10 แบบฟอร์มรายการผู้ขายฟรีเพื่อจัดการข้อมูลติดต่อ

หากคุณเคยรู้สึกเหนื่อยล้ากับงานที่น่าเบื่อในการจัดการผู้ขาย ซัพพลายเออร์ และข้อมูลสำคัญของพวกเขาด้วยตนเอง คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ! เราจะเปิดเผยพลังและความเรียบง่ายของการใช้เทมเพลตรายชื่อผู้ขายเพื่อปรับปรุงการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นและยกระดับประสิทธิภาพของคุณไปสู่ระดับใหม่

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและเต็มไปด้วยความท้าทาย การมีรายชื่อผู้จัดจำหน่ายที่จัดระเบียบอย่างดีและทันสมัยเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม การติดตามผู้จัดจำหน่ายจำนวนมาก ข้อมูลติดต่อของพวกเขา แคตตาล็อกสินค้า และตัวชี้วัดประสิทธิภาพอาจกลายเป็นภาระที่หนักหนาได้อย่างรวดเร็ว

ไม่ว่าคุณจะเป็นสตาร์ทอัพขนาดเล็กหรือองค์กรที่มั่นคง การจัดการผู้จัดหาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่น การจัดการห่วงโซ่อุปทานที่ไร้รอยต่อ และการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ!

แบบฟอร์มรายการผู้ขายคืออะไร?

แบบฟอร์มรายการผู้ขายบันทึกและจัดระเบียบบริษัททั้งหมดที่คุณจ่ายเงินเพื่อให้ผลิตงาน จัดหาวัสดุ หรือให้บริการในนามของคุณ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ แบบฟอร์มผู้ขายที่ดีที่สุดสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย เช่น:

ลองนึกภาพว่าการดำเนินโครงการของคุณจะง่ายขึ้นมากเพียงใดเมื่อคุณได้มาตรฐานทรัพยากรทั้งหมดไว้ในเทมเพลตรายชื่อผู้ขาย โดยเฉพาะงานที่ต้องพึ่งพาความร่วมมือกับผู้ขาย เช่นเดียวกับเทมเพลต SOP ระดับมาตรฐานนี้ช่วยประหยัดเวลาของทุกคนและเปิดโอกาสให้เกิดความร่วมมือเชิงกลยุทธ์มากยิ่งขึ้น

แต่แน่นอนว่า นั่นจะเป็นจริงก็ต่อเมื่อคุณพบเทมเพลตรายชื่อผู้ขายที่ เหมาะสม กับองค์กรของคุณเท่านั้น

อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบฟอร์มรายการผู้ขายที่ดี?

เทมเพลตรายชื่อผู้ขายที่ดีที่สุดมีลักษณะร่วมกันอยู่ไม่กี่ประการ:

แบบฟอร์มรายการผู้ขายจะมีประโยชน์เพียงใดนั้น ขึ้นอยู่กับปริมาณงานที่การออกแบบสามารถช่วยลดลงได้ เมื่อคุณกำลังประเมินแบบฟอร์มรายการผู้ขาย ให้มองหาคุณลักษณะเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการนำไปใช้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

10 แบบฟอร์มรายการผู้ขาย

ไม่มีแม่แบบรายการผู้ขายสองแบบที่เหมือนกัน. แม่แบบรายการผู้ขายแต่ละแบบด้านล่างครอบคลุมช่วงของข้อมูลที่คุณอาจต้องการ ตั้งแต่ข้อตกลงมาตรฐานไปจนถึงงานตรวจสอบที่มีแม่แบบ, รายชื่อผู้ติดต่อ, และแม่แบบการจัดการกิจกรรม.

แต่พวกเขามีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: ความมุ่งมั่นอย่างเต็มที่ในการช่วยให้คุณทำภารกิจที่เกี่ยวข้องกับการจัดการผู้ขายให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทุกครั้งที่มีปัญหาเกิดขึ้น นั่นคือเหตุผลที่เราชื่นชอบพวกเขาและเลือกพวกเขามาอยู่ในรายการนี้

1. แม่แบบรายการผู้ขาย ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ในขณะที่แม่แบบสองแบบแรกมีความสำคัญสำหรับการจัดซื้อจัดจ้าง คุณยังจำเป็นต้องบริหารจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขายปัจจุบันของคุณด้วย นี่คือจุดที่แม่แบบรายการหลักผู้ขายของ ClickUPเข้ามาช่วย

รายการผู้ขายหลักเริ่มต้นด้วยแบบฟอร์มผู้ขายที่คุณกรอกข้อมูลทั่วไป เช่น ชื่อและข้อมูลติดต่อ จากนั้น รายชื่อผู้ติดต่อผู้ขายจะเติมลงในรายการหลักของคุณซึ่งประกอบด้วยคู่ค้าที่มีศักยภาพและในอนาคตในรูปแบบตารางที่เรียบง่าย แน่นอนว่าคุณยังสามารถทำการปรับเปลี่ยนในมุมมองนั้นได้เมื่อข้อมูลผู้ขายมีการเปลี่ยนแปลง

คุณไม่จำเป็นต้องปฏิบัติต่อผู้ขายแต่ละรายในรายการผู้ขายหลักของคุณอย่างเท่าเทียมกันเสมอไป หากคุณมีผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติหรือผู้ขายที่ได้รับความนิยม ให้ทำเครื่องหมายองค์กรเหล่านี้เป็นลำดับความสำคัญ และพวกเขาจะปรากฏในมุมมองผู้ขายลำดับความสำคัญ

กำลังมองหาพันธมิตรเฉพาะพื้นที่อยู่หรือไม่? มุมมองตำแหน่งผู้ขายสามารถช่วยคุณได้โดยอิงจากข้อมูลที่อยู่สำหรับจัดส่งที่คุณกรอก

แบบฟอร์มรายการผู้ขายยังมีช่องข้อมูลแบบกำหนดเอง (Custom Fields) ให้คุณสามารถจัดระเบียบรายการผู้ขายของคุณได้โดยใช้หมวดหมู่เช่น คุณภาพการให้บริการ และประเภทของสินค้าหรือบริการ. ในท้ายที่สุด คุณสามารถกำหนดสถานะให้กับผู้ขายแต่ละรายได้ตามความสัมพันธ์ของคุณกับพวกเขา ได้แก่ ผู้ขายใหม่ (New), ผู้ขายที่ดำเนินการอยู่ (Ongoing), ผู้ขายที่เสร็จสิ้นการดำเนินงานแล้ว (Complete), หรือผู้ขายที่ไม่มีการติดต่ออีกต่อไป (Disengaged Vendors).

เช่นเดียวกับคุณสมบัติอื่น ๆ ของ ClickUp คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตผู้ขายนี้ให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้

2. แม่แบบรายการตรวจสอบการจัดการผู้ขายของ ClickUp

กำลังมองหาวิธีประเมินผู้ขายหลายรายเพื่อพิจารณาความเหมาะสมในการเป็นพันธมิตรกับบริษัทของคุณอยู่หรือไม่?แม่แบบรายการตรวจสอบการจัดการผู้ขายของ ClickUpพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณแล้ว

เทมเพลตรายชื่อผู้ขายนี้เป็นสเปรดชีตที่เรียบง่าย ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณประเมินผู้ขายต่างๆ ตามเกณฑ์มาตรฐาน เช่น โครงสร้างองค์กร ความเป็นไปได้ โลจิสติกส์ ความตรงต่อเวลา และการตอบสนอง คุณให้คะแนนผู้ขายแต่ละรายสำหรับเกณฑ์เหล่านี้โดยใช้มาตราส่วน 1-5 จากนั้นจึงย้ายพวกเขาผ่านขั้นตอนการตรวจสอบต่างๆ ก่อนที่จะปิดการขาย

ความสวยงามของเทมเพลตรายชื่อผู้ขายนี้คือความสามารถในการปรับแต่งได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแทนที่เกณฑ์ต่างๆ ได้ตามความสำคัญสำหรับองค์กรและกระบวนการเฉพาะของคุณ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเทมเพลตรายชื่อผู้ติดต่อผู้ขายได้อีกด้วย โดยคุณสามารถเพิ่มอีเมล หมายเลขติดต่อ และเว็บไซต์สำหรับผู้ขายแต่ละรายเพื่อช่วยให้การติดตามผลเป็นไปอย่างราบรื่น

ในความเป็นจริง มันช่วยให้คุณสามารถเจาะลึกได้มากยิ่งขึ้น คุณสามารถขอความคิดเห็นจากสมาชิกในทีมแต่ละคนเกี่ยวกับผู้ขายรายใดรายหนึ่งผ่านแบบฟอร์มประเมินผู้ขายได้ จากนั้นเทมเพลตจะรวบรวมตัวเลขเหล่านี้เพื่อนำเสนอภาพรวมที่ครอบคลุมของทุกคู่ค้าที่มีศักยภาพในกระบวนการพิจารณา

3. แม่แบบข้อตกลงผู้ขาย ClickUp

ทุกผู้ขายที่คุณทำงานด้วยต้องการข้อตกลงอย่างเป็นทางการ ข้อตกลงต้องระบุขอบเขตของงาน, ระยะเวลา, เงื่อนไขการชำระเงิน, และรายละเอียดที่สำคัญอื่น ๆ ข้อดีที่สุดของแบบข้อตกลงผู้ขาย ClickUpคือคุณไม่ต้องสร้างองค์ประกอบเหล่านี้จากศูนย์

แทนที่จะทำเช่นนั้น คุณสามารถใช้แบบฟอร์มมาตรฐานเพื่อระบุเงื่อนไขของความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณได้ คุณสามารถเพิ่มแบรนด์ของบริษัทคุณไว้ที่ด้านบน ปรับแบบ템เพลตให้เหมาะกับบริการที่คุณต้องการจัดหา และคุณก็พร้อมที่จะนำไปใช้แล้ว

ความยืดหยุ่นคือหัวใจสำคัญของเกม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับเทมเพลตรายชื่อผู้ขายให้รองรับสถานการณ์ที่คุณจำเป็นต้องติดต่อผู้ขายที่แตกต่างกัน เช่น ผู้สนับสนุนในงานแสดงสินค้า จากนั้น การทำซ้ำจะต้องการการปรับแต่งเฉพาะบุคคลเพียงเล็กน้อยเท่านั้น

อย่าให้ความซับซ้อนของสัญญาผู้ขายมาขัดขวางการสร้างความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพกับผู้ขายของคุณ ใช้แม่แบบข้อตกลงผู้ขายเพื่อเริ่มต้นอย่างถูกต้องกับทุกคู่ค้าที่คุณมีส่วนร่วม

4. แม่แบบการทบทวนผลงานผู้ขาย ClickUp

การประเมินผู้ขายมีความสำคัญไม่แพ้กันสำหรับความสัมพันธ์ที่มีอยู่ก่อนแล้วและที่กำลังดำเนินอยู่ เช่นเดียวกับการจัดหาผู้ให้บริการรายใหม่.เทมเพลตการประเมินผู้ขายย้อนหลังของ ClickUpทำให้การดำเนินการประเมินเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย.

ด้วยเทมเพลตรายชื่อผู้ขายนี้ คุณสามารถประเมินบริการที่ผู้ขายรายหนึ่งได้จัดหาให้กับองค์กรของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากจะให้ภาพรวมพื้นฐานของข้อตกลงแล้ว ยังเชื่อมโยงคำชี้แจงงานเดิมและสิ่งที่สัญญาว่าจะส่งมอบกับผลลัพธ์และผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจริง

ใช้แม่แบบนี้เพื่อ:

การประเมินย้อนหลังจากผู้ขายของคุณสามารถกลายเป็นส่วนสำคัญที่มีคุณภาพในการประเมินผู้ขายและการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างชาญฉลาด

5. แม่แบบงานตรวจสอบผู้จัดหาของ ClickUp

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่พึ่งพาผู้จัดหาหลายรายและมีการจัดหาเป็นประจำแม่แบบงานตรวจสอบผู้จัดหาของ ClickUpจะเป็นทรัพยากรที่มีค่าอย่างยิ่ง มันช่วยให้แน่ใจว่าผู้จัดหาของคุณตรงตามมาตรฐานคุณภาพขององค์กรของคุณและสมควรที่จะอยู่ในห่วงโซ่อุปทานของคุณ

ใช้เทมเพลตรายชื่อผู้ขายนี้เพื่อมาตรฐานกระบวนการตรวจสอบผู้จัดหาของคุณ ให้ปฏิบัติตามและบันทึกแผนการตรวจสอบเพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาทำงานน้อยลงในส่วนของความคืบหน้า และใช้เวลาเพิ่มขึ้นในส่วนของการประเมินคุณภาพที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์กับผู้ขาย

องค์กรในอุตสาหกรรมที่มีกฎระเบียบเข้มงวดสามารถปรับแต่งเทมเพลตนี้ให้ตรงกับความต้องการที่ระบุไว้ของสาขาของตนได้ การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ กระบวนการ และผลิตภัณฑ์สามารถทำได้ทั้งหมดเมื่อมีการติดตั้งเทมเพลตงานนี้และมอบหมายเจ้าของงานที่เหมาะสมภายใน ClickUp

6. แม่แบบพื้นที่จัดซื้อจัดจ้าง ClickUp

เทมเพลตการจัดซื้อของ ClickUpมีความซับซ้อน แต่ทุกส่วนของความซับซ้อนนั้นมีจุดประสงค์และยังคงใช้งานง่าย คุณสมบัติของมันประกอบด้วย:

เนื่องจากเทมเพลตรายชื่อผู้ขายนี้ผสานการทำงานกับ ClickUp ได้อย่างลงตัว จึงสามารถเชื่อมต่อกับเทมเพลตใบสั่งซื้อและเทมเพลตใบขอเสนอราคาของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ กลายเป็นศูนย์กลางหลักสำหรับทีมจัดซื้อทั้งหมดของคุณ ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มความคล่องตัวในการบริหารจัดการซัพพลายเออร์และผู้ขายอย่างมีประสิทธิภาพ

7. แม่แบบโฟลเดอร์ ClickUp Run of Show

การจัดงานอีเวนต์ต้องอาศัยความสัมพันธ์พิเศษกับผู้จัดจำหน่ายเพื่อให้งานนั้นประสบความสำเร็จ.เทมเพลต ClickUp Run of Showช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น.

แม้ว่ามันจะไม่ใช้รายการผู้ขายอย่างเคร่งครัด แต่เทมเพลต Run of Show ช่วยให้คุณจัดงานของคุณได้อย่างราบรื่นที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ รวมถึงการทำงานร่วมกับผู้จัดหาที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

นอกเหนือจากโครงร่างของงานแล้ว แบบฟอร์มรายการผู้ขายยังมีมุมมองที่กำหนดเองสำหรับงานของผู้ขาย ซึ่งรวมถึงพันธมิตรที่เกี่ยวข้องกับงาน พร้อมด้วยงานที่พวกเขาต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น มุมมองด้านโลจิสติกส์ของวัสดุจะเชื่อมต่อโดยตรงกับแบบฟอร์มนี้ สำหรับสถานการณ์ที่วัสดุมาจากแหล่งภายนอก

คุณสมบัติเหล่านี้จะยิ่งโดดเด่นเมื่อคุณใช้ ClickUpเป็นซอฟต์แวร์วางแผนงานอีเวนต์ของคุณ ทีมงานสามารถติดตามงานและทำงานร่วมกันในพื้นที่เดียวกันได้ โดยแม่แบบ Run of Show ยังเชื่อมต่อโดยตรงกับแม่แบบสำหรับผู้จัดจำหน่ายรายอื่น ๆ ในรายการนี้อีกด้วย

8. แม่แบบเอกสารวางแผนกิจกรรม ClickUp Events

เมื่อพูดถึงการวางแผนงาน หากคุณกำลังมองหาภาพรวมในระดับที่สูงขึ้นเกี่ยวกับผู้ให้บริการงานของคุณแม่แบบการวางแผนงานของ ClickUpอาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

เป็นเอกสารง่าย ๆ ที่ประกอบด้วยรายการผู้ขายในรูปแบบบรรยาย เช่น ผู้ให้บริการสถานที่ ผู้จัดเลี้ยง ความบันเทิง และอื่น ๆ

เทมเพลตนี้จัดเก็บไว้ในพื้นที่กลางที่ง่ายต่อการแชร์กับทุกคนที่เกี่ยวข้องในการวางแผนงาน คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบง่ายๆ สำหรับการติดต่อและการจัดการกับผู้ขายเพื่อทำให้การวางแผนและการดำเนินการจัดงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

นี่เป็นเพียงหนึ่งในแม่แบบการวางแผนงานมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เหมาะสำหรับงานขนาดเล็กที่การควบคุมภาพรวมทำได้สะดวกกว่า หรือสำหรับการวางแผนการประชุมออนไลน์ที่ผู้จัดจำหน่ายมีบทบาทน้อยกว่าในกระบวนการของงานโดยรวม

9. แม่แบบรายชื่อผู้ติดต่อบริษัท ClickUp

บางครั้ง คุณเพียงแค่ต้องการเทมเพลตรายชื่อผู้ติดต่อพื้นฐานสำหรับผู้ขาย เพื่อรักษาสมุดที่อยู่เสมือนของคุณให้ทันสมัยและถูกต้องนั่นคือสิ่งที่เทมเพลตรายชื่อผู้ติดต่อบริษัทของ ClickUpทำได้พอดี

นี่คือทางเลือกที่ทรงพลังแทนรายการติดต่อแบบคงที่ นอกเหนือจากการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลติดต่อได้อย่างง่ายดายแล้ว คุณยังได้รับแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวที่สมาชิกทีมทุกคนสามารถอ้างอิงได้ ตัวเลือกการปรับแต่งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเทมเพลตอีกด้วย รวมถึง:

หากคุณกำลังจ้างบุคคลภายนอกให้ดูแลบางส่วนขององค์กรของคุณรายการนี้สามารถช่วยปรับปรุงความร่วมมือของคุณให้ราบรื่นขึ้นได้จริง ๆ รายการนี้ยังสามารถใช้เป็นรายการผู้ขายที่ได้รับความนิยมหรือรายการผู้ขายที่ได้รับการอนุมัติได้อีกด้วย ความเรียบง่ายที่มีเจตนาของมันสามารถให้ประโยชน์แก่ทุกคนในกระบวนการบริหารจัดการผู้ขาย ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงผู้ที่ปฏิบัติงานอยู่หน้างาน

10. แบบฟอร์มรายการผู้ขายโดย Spreadsheet.com

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดเลย, Spreadsheet.com's Excel Vendor List Template มอบอีกวิธีหนึ่งในการจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดจำหน่ายของคุณได้อย่างง่ายดาย

แต่ละบรรทัดในเทมเพลตนี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้ขายแต่ละราย โดยมีช่องข้อมูลที่กำหนดเอง เช่น ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ผู้ขายจัดหาให้ ข้อมูลติดต่อ และมูลค่าการสั่งซื้อเฉลี่ย ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งและจัดเรียงข้อมูลตามประเภทของผู้ขายได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ คุณยังสามารถแนบรายการสินค้าคงคลังและใบแจ้งหนี้แต่ละรายการเข้ากับเทมเพลตเพื่อเชื่อมโยงผู้ขายกับสินค้าที่พวกเขาจัดหาให้

สร้างขึ้นใน Microsoft Excel, แบบฟอร์มนี้ค่อนข้างคงที่และไม่ยืดหยุ่นเมื่อเทียบกับตัวเลือกอื่น ๆ ของ ClickUp ที่ระบุไว้ด้านล่าง อย่างไรก็ตาม มันเป็นเครื่องมือการจัดการผู้จัดจำหน่ายที่มีประโยชน์สำหรับบริษัทใด ๆ ที่ต้องการแบบฟอร์มรายการติดต่อผู้จัดจำหน่ายเบื้องต้น, แบบฟอร์มรายการราคาผู้จัดจำหน่าย, หรือรายการผู้จัดจำหน่ายที่ได้รับการอนุมัติ

พร้อมที่จะปรับปรุงการจัดการผู้จัดจำหน่ายของคุณให้ราบรื่นขึ้นหรือไม่

แม้แต่ผู้ขายที่ดีที่สุดก็อาจกลายเป็นปัญหาได้เมื่อคุณไม่มีวิธีจัดการความสัมพันธ์ที่ง่ายดาย อย่าปล่อยให้ถึงจุดนั้น ให้ใช้เทมเพลตรายชื่อผู้ขายช่วยจัดการงานหนักเพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการผู้ขายของคุณ

แต่อย่าหยุดเพียงแค่นั้น คุณอาจสังเกตเห็นว่าแม่แบบส่วนใหญ่ข้างต้นถูกนำไปใช้ใน ClickUp โดยตรง นั่นเป็นเพราะมีเหตุผลสำคัญ

ลงทะเบียนใช้ ClickUp แล้วคุณจะได้รับระบบจัดการงานที่ครอบคลุม ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ทุกความต้องการของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การติดตามมาตรฐานปฏิบัติงาน หรือแม้แต่การจัดการผู้ขาย—แค่บอกมา ClickUp พร้อมช่วยคุณทุกเรื่อง!