ดังนั้น คุณต้องการจัดประชุมออนไลน์ ยอดเยี่ยม!
กิจกรรมเสมือนจริงกำลังได้รับความนิยมอย่างมาก และคุณเองก็คงเคยเข้าร่วมมาแล้วอย่างน้อยสิบสองครั้ง—ใช่แล้ว งานแฮปปี้อาวร์ออนไลน์และคลาสโยคะสดที่คุณทำตอนอยู่บ้านก็ถือว่านับรวมด้วย
กิจกรรมออนไลน์สร้างโซลูชันที่คุ้มค่าและครอบคลุมสำหรับผู้ที่มีข้อจำกัดในการเดินทาง และมีแนวโน้มว่าจะยังคงอยู่ต่อไปอีกนานหลังจากที่โลกกลับเข้าสู่ยุค "ที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน"
แต่คุณจะเริ่มต้นที่ไหน? และคุณจะทำให้การประชุมออนไลน์ของคุณประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
เราเข้าใจคุณ และเราก็เคยผ่านจุดนั้นมาแล้วเช่นกัน!
ClickUpได้จัดการประชุมทางเว็บขนาดใหญ่ของตนเองที่ชื่อว่าLevelUp ซึ่งจัดการทั้งหมดใน ClickUp เอง! แต่ไม่ว่าคุณจะกำลังวางแผนการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดหรือการฉลองการคลอดลูกของน้องสาวผ่าน Zoom ก็มี5 ขั้นตอนสำคัญในการวางแผนงาน เสมือนจริงในฝันของคุณ
5 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จในโลกเสมือนจริง
เมื่อคุณสรุปรายการตรวจสอบสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงใด ๆ จะพบว่ามีขั้นตอนไม่กี่อย่างที่แผนงานที่ประสบความสำเร็จหลาย ๆ แผนมีเหมือนกัน
ดังนั้นเตรียมตัวให้พร้อมและติดตั้งส่วนขยาย ClickUp Chromeของคุณให้เรียบร้อยสำหรับจดบันทึก เพราะเราจะมาแบ่งปันขั้นตอนเหล่านั้นกับคุณทันที... ตอนนี้เลย!
ขั้นตอนที่ 1: เลือกกิจกรรมของคุณ
ก่อนที่การวางแผนจะเกิดขึ้น คุณจำเป็นต้องกำหนดประเภทของกิจกรรมออนไลน์ที่คุณจะจัดขึ้น อาจเป็นการประชุม หรือเป็นเว็บบินาร์? แล้วความแตกต่างคืออะไร? มีกิจกรรมออนไลน์หลักสี่ประเภทที่กิจกรรมของคุณน่าจะจัดอยู่ในประเภทใดประเภทหนึ่ง
การประชุมเสมือนจริง เป็นทางเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกิจกรรมเสมือนจริงขนาดใหญ่ที่มีระยะเวลาต่อเนื่องยาวนานพร้อมกำหนดการประชุมที่ละเอียด ซึ่งผู้เข้าร่วมแต่ละคนสามารถเลือกหัวข้อที่ต้องการเข้าร่วมเพื่อจัดตารางวันของตนเองได้ การประชุมเสมือนจริงมักจัดขึ้นแบบเรียลไทม์ และเป็นรูปแบบกิจกรรมที่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างโอกาสทางธุรกิจและการสร้างเครือข่ายออนไลน์
เว็บบินาร์ (Webinar) เป็นกิจกรรมออนไลน์ที่มีระยะเวลาสั้นกว่าการประชุม และจัดขึ้นในรูปแบบเสมือนจริงโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ความรู้หรือแนะนำวิธีการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยเฉพาะ เว็บบินาร์ไม่ได้เน้นการสร้างเครือข่ายหรือโอกาสในการพบปะพูดคุยกันมากนัก เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วกิจกรรมประเภทนี้จะถูกบันทึกไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถรับชมย้อนหลังได้ตามเวลาที่สะดวก อย่างไรก็ตาม เว็บบินาร์มักจะมีการจัดช่วงถาม-ตอบ หากกิจกรรมนั้นจัดขึ้นแบบเรียลไทม์
กิจกรรมไฮบริดภายในและภายนอก คือกิจกรรมที่เกิดขึ้นทั้งออนไลน์และแบบพบปะกันในเวลาเดียวกัน
เข้าสู่: งานแต่งงานเสมือนจริงและงานหมั้นเสมือนจริง
การประชุมหลายครั้ง, งานเลี้ยงวันหยุด, และกิจกรรมทีมก็เกิดขึ้นในรูปแบบนี้เช่นกัน! หากกิจกรรมจำกัดเฉพาะสมาชิกทีมภายในบริษัทเท่านั้น ก็ถือเป็นกิจกรรมไฮบริดภายใน แต่ถ้าลูกค้าที่มีศักยภาพ, ผู้ใช้, หรือธุรกิจอื่น ๆ ได้รับเชิญให้เข้าร่วมงานเลี้ยง ก็ถือว่าเป็นกิจกรรมไฮบริดภายนอก—และเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างเครือข่าย!
ขั้นตอนที่ 2: เลือกแพลตฟอร์มการประชุมเสมือนของคุณ
เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าประเภทของกิจกรรมออนไลน์ใดที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด ให้คุณพิจารณาว่าคุณจะถ่ายทอดสดกิจกรรมอย่างไร
มีแพลตฟอร์มสตรีมมิ่งมากมายสำหรับทุกงบประมาณ ดังนั้นก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกตัวเลือกใดเพียงเพราะราคา ให้พิจารณาถึงเป้าหมายและขอบเขตของงานของคุณก่อน
ถามตัวเองว่า:
- วัตถุประสงค์ของกิจกรรมของคุณคืออะไร? กลับไปพิจารณาประเภทของกิจกรรมเสมือนจริง และจดบันทึกคุณสมบัติที่ทำให้คุณเลือกฟอร์แมตที่เหมาะกับคุณที่สุด และเหตุผล
- คุณคาดว่าจะมีผู้เข้าร่วมกี่คน? จะมีแขกหลายพันคนหรือเพื่อนสนิทของคุณเพียงสิบคน
- คุณต้องการคุณสมบัติอะไรบ้างที่ขาดไม่ได้? หากการมีส่วนร่วมของผู้ชมเป็นส่วนสำคัญของงานของคุณ ให้มองหาแพลตฟอร์มที่อนุญาตให้สมาชิกสามารถแชท ยกมือ หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้ หากงานของคุณเป็นบทเรียนสิบนาทีเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนสีและแต่งคิ้วที่บ้าน อาจเน้นไปที่แพลตฟอร์มที่สามารถสตรีมสดและบันทึกไว้สำหรับดูภายหลังได้
การถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองอาจทำให้คุณเกิดคำถามใหม่ ๆ ที่ไม่ได้ระบุไว้ที่นี่ และนั่นเป็นเรื่องที่ดี! อย่างน้อยที่สุด คำถามทั้งสามนี้จะช่วยให้คุณเริ่มคิดไปในทิศทางที่ถูกต้องในการเลือกแพลตฟอร์มสตรีมมิ่งที่เหมาะกับคุณที่สุด
แพลตฟอร์มสตรีมมิ่งที่เราแนะนำ:
เมื่อโลกของกิจกรรมเสมือนจริงเติบโตขึ้น จำนวนแพลตฟอร์มสตรีมมิ่งที่คุณสามารถเลือกใช้ก็เพิ่มขึ้นตามไปด้วย! เลือกอย่างรอบคอบ เพราะนี่จะเป็นเสมือนสถานที่จัดงานเสมือนจริงของคุณ—และอย่าลืมว่า ไม่จำเป็นต้องเลือกแบบครึ่งๆ กลางๆ! แพลตฟอร์มที่เราชื่นชอบ ได้แก่:
- Brandlive: Brandlive มีความโดดเด่นตรงที่นำเสนอผลิตภัณฑ์การสตรีมสามรูปแบบที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของงานประชุมเสมือนจริงที่คุณกำลังวางแผน ผลิตภัณฑ์ของประกอบด้วย Allhands, Streams และ Showrooms ซึ่งช่วยให้คุณเลือกประสบการณ์ที่เหมาะกับประเภทของงานเสมือนจริงของคุณ—ตั้งแต่การประชุมงานประจำวันไปจนถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์เสมือนจริง สิ่งนี้ช่วยให้คุณได้รับฟีเจอร์ที่ตรงกับความต้องการของคุณอย่างแน่นอน!
- HeySummit: แพลตฟอร์มสตรีมมิ่งนี้จะช่วยคุณสร้างหน้า landing page สำหรับเว็บไซต์การประชุมของคุณก่อนงานเพื่อติดตามการลงทะเบียนและเริ่มต้นการตลาดสำหรับการประชุมของคุณได้ล่วงหน้า หากคุณกำลังวางแผนซีรีส์การบรรยายหรือเซสชั่นผู้บรรยายหลายคน HeySummit อาจคุ้มค่าที่จะพิจารณา
- AirMeet: แพลตฟอร์มที่คล้ายกันซึ่งสร้างขึ้นสำหรับการประชุมสุดยอดและการประชุมเชิงปฏิบัติการเสมือนจริง เน้นที่ด้านสังคมของการจัดงานออนไลน์หรือสัมมนาผ่านเว็บ และสัญญาว่าจะมอบประสบการณ์เครือข่ายที่อุดมสมบูรณ์
- Zoom: อา, สิ่งที่ผ่านการทดสอบและเชื่อถือได้ Zoom ได้กลายเป็นชื่อที่คุ้นเคยในทุกครัวเรือนในปีที่ผ่านมา และคุณอาจเคยเจอขีดจำกัด 40 นาทีสักครั้งหรือสองครั้ง แต่ด้วยตัวเลือกแบบเสียค่าใช้จ่าย Zoom สามารถจัดงานได้ทุกรูปแบบ ขนาดฟีเจอร์การประชุมย่อยให้โอกาสในการสร้างเครือข่ายสำหรับผู้เข้าร่วมและผู้จัดงาน และความสามารถในการใช้งานผ่านอุปกรณ์มือถือทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่จริงๆ
ขั้นตอนที่ 3: รักษาความสนใจของผู้ชม
หนึ่งในความท้าทายหลักของการประชุมเสมือนจริงคือ งานนี้เกิดขึ้นในโลกเสมือนจริงอย่างแท้จริง
มีพลังงานบางอย่างที่เกิดขึ้นในห้องระหว่างการประชุมแบบพบปะกันที่จัดได้อย่างดี—เมื่อทุกอย่างดำเนินไปตามที่คุณวางแผนไว้และทุกคนต่างตื่นเต้นและกระตือรือร้น
แต่อย่ากังวลไป ความรู้สึกนี้ยังคงเป็นไปได้กับกิจกรรมออนไลน์
คุณเพียงแค่ต้องมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นอีกนิดเกี่ยวกับวิธีที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมของคุณสนใจเนื้อหาของคุณตลอดเวลา
เมื่อจัดโครงสร้างกิจกรรมของคุณ ให้แบ่งวิธีการนำเสนอข้อมูลออกเป็นส่วน ๆ และพิจารณาใช้การผสมผสานระหว่างเนื้อหาสดและเนื้อหาที่บันทึกไว้ล่วงหน้า
โดยเฉพาะสำหรับงานที่ยาวนาน เช่น การประชุมหรือการประชุมสุดยอด การนำเสนอเนื้อหาแบบผสมผสานจะช่วยให้ผู้บรรยายได้พักจากการพูดสั้นๆ และสามารถใช้เป็นแผนสำรองในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดทางเทคโนโลยีหรือความผิดพลาดด้านเวลา
เนื้อหาผสมยังเปลี่ยนแปลงวิธีที่ผู้เข้าร่วมของคุณรับรู้ข้อมูลและช่วยให้พวกเขาจดจำแนวคิดสำคัญและช่วงเวลาสำคัญจากวันนั้นได้อีกด้วย!
นี่อาจหมายถึงการนำวิดีโอที่บริษัทของคุณสร้างขึ้นซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อของงานของคุณ หรือแม้แต่ภาพ GIF ที่น่าสนใจ และใครล่ะจะไม่ชอบภาพ GIF ที่ดี?
เคล็ดลับมืออาชีพ: แบ่งปันและอภิปรายไอเดียเนื้อหาต่างๆ กับทีมของคุณตลอดกระบวนการวางแผนโดยเก็บไว้ใน ClickUp!แทรกวิดีโอ YouTube, ลิงก์ Vimeo, ไฟล์ Google Driveและการบันทึก หน้าจอได้โดยตรง ในคำอธิบายงานและความคิดเห็นเพื่อให้คุณเข้าถึงเนื้อหาที่ต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที
อีกวิธีหนึ่งที่จะทำให้ผู้คนสนใจ? เลือกผู้ดำเนินรายการหรือผู้บรรยายที่เกี่ยวข้องซึ่งสามารถทำให้การประชุมดำเนินไปตามกำหนดการได้
ผู้บรรยายที่มีความเชี่ยวชาญสามารถช่วยดึงดูดผู้ซื้อบัตรเข้าร่วมงานของคุณได้มากขึ้น และทำให้ผู้เข้าร่วมงานของคุณตื่นเต้นตลอดเวลา! โดยเฉพาะบุคคลที่มีชื่อเสียงซึ่งเชี่ยวชาญในหัวข้อของงานของคุณ หรือผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมที่เป็นที่รู้จักในวงกว้าง หรือผู้บรรยายสาธารณะมืออาชีพที่รู้วิธีเติมเต็มช่วงเวลาที่ไม่คาดคิดให้เต็มไปด้วยความน่าสนใจ
เช่นเดียวกับที่เอมี่ โพห์เลอร์ และทีน่า เฟย์เคยเป็นพิธีกรงานลูกโลกทองคำถึงสี่ครั้งและเช่นเดียวกับที่ ClickUp ได้เชิญนักจิตวิทยาการจัดการชื่อดังระดับโลกอย่างอดัม แกรนท์มาเป็นวิทยากรหลักในงาน LevelUp 2021 😉
แม้จะมีวิทยากรหรือผู้ดำเนินรายการที่ยอดเยี่ยมแล้วก็ตาม ลองพิจารณาตัวเลือกเหล่านี้เพื่อเติมเต็มวาระของคุณด้วยโอกาสที่มีความหมายในการแสดงความรู้ของคุณ:
- จัดเซสชันย่อยหรือการอภิปรายกลุ่มในช่วงกลางวันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้จากผู้ดำเนินรายการและร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นร่วมกัน นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับแขกของคุณในการทำความรู้จักกันและสร้างเครือข่ายทั้งในฝั่งเดียวกันและข้ามฝั่ง
- หากเป็นไปได้ ให้เปิดใช้งานฟีเจอร์แชทบนแพลตฟอร์มของคุณเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบและสร้างเครือข่ายระหว่างกันได้ตลอดเวลา ลองใช้ชีวิตให้สนุกบ้าง
- ให้เวลาสำหรับคำถามและคำตอบในช่วงท้ายของแต่ละส่วน การประชุมเสมือนจริงจะรู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้นและแขกของคุณจะรู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้นหากพวกเขารู้ว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการสนทนา ให้สมาชิกอีกคนในทีมของคุณคอยดูแลแชทของงานเพื่อไม่ให้มีคำถามใดที่ไม่ได้รับคำตอบ
ขั้นตอนที่ 4: จัดการทุกส่วนที่เคลื่อนไหวได้ในที่เดียว
ไม่ต้องพูดถึงก็รู้ว่า การวางแผนอย่างมากมายเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการจัดงานประชุมออนไลน์ไม่ว่าจะขนาดใดก็ตาม และหากคุณมาถึงขั้นตอนนี้แล้ว คุณน่าจะรู้สึกเช่นนี้แล้วเช่นกัน ติดตามความคืบหน้าของคุณในไทม์ไลน์ของกิจกรรมออนไลน์ของคุณโดยการจัดระเบียบสิ่งที่ต้องทำในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการออนไลน์
หรืออีกนัยหนึ่ง คุณควรใช้ClickUp
ClickUpคือกาวที่ยึดการวางแผนงานเสมือนจริงของคุณให้อยู่ด้วยกัน และหนึ่งในคุณสมบัติหลักของมันคือความสามารถในการปรับแต่ง ซึ่งหมายความว่า ทุกคนในทีมสามารถทำงานในแบบที่พวกเขาต้องการได้
เราใช้แพลตฟอร์มของเราเองในการวางแผน LevelUp อย่างไร? นี่คือสิ่งเล็กๆ ที่ควรทำซึ่งสร้างผลกระทบอย่างมาก:
- สร้างรายการเดียวสำหรับทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการประชุมที่กำลังจะมาถึงของคุณ และเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองให้กับงานของคุณสำหรับแต่ละแผนกเพื่อแสดงว่างานนั้นเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้จัดงานคนใด
- ค้นหาภารกิจที่ได้รับมอบหมายในแต่ละรายการได้อย่างรวดเร็วด้วยตัวกรองและ โหมด Me ค้นหาภารกิจที่เร่งด่วนและสำคัญที่สุดของคุณโดยกำจัดสิ่งรบกวนและดูเฉพาะภารกิจที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดงานบางรายหรือเฉพาะที่คุณเท่านั้น
- ใช้แดชบอร์ดเพื่อดูสรุปแบบไม่กรองว่าคุณใกล้จะเสร็จสิ้นโครงการของคุณมากเพียงใด โดยพื้นฐานแล้ว นี่คือภาพรวมของสิ่งต่างๆ ที่กำลังดำเนินอยู่ ใช้แดชบอร์ดในการประชุมเมื่อรายงานต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้จัดการโครงการ
- จัดการประชุมของคุณได้โดยตรงใน ClickUp! เปลี่ยนการประชุมใด ๆ ให้เป็นการประชุม Zoom ได้ด้วยการผสานการทำงานกับ Zoomในงานของคุณบน ClickUp
ขั้นตอนที่ 5: โฆษณาให้สุดกำลัง
คุณเกือบจะถึงแล้ว! คุณมี:
✅ ประเภทของกิจกรรม
✅ บริการสตรีมมิ่ง
✅ วาระการประชุม
✅ เครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุด. ไอ, ไอ, ClickUp.
ตอนนี้ถึงเวลาที่จะดึงดูดผู้คนเข้าสู่โลกเสมือนจริงด้วยการนำกลยุทธ์การตลาดที่ครอบคลุมมาใช้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ
การประชุมเสมือนจริงมอบความยืดหยุ่นให้คุณในการดึงดูดผู้ฟังจากทั่วโลก ตราบใดที่คุณรู้วิธีเข้าถึงพวกเขา! ClickUp สามารถช่วยคุณจัดการโพสต์โซเชียลมีเดีย วิดีโอไปยังช่อง YouTube ของบริษัท การตลาดทางอีเมล กลยุทธ์ประชาสัมพันธ์และอื่นๆ อีกมากมาย
ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อเข้าถึงโพสต์, แบบฟอร์ม, เอกสาร, URL และข้อมูลพื้นฐานสำหรับการตรวจสอบหรืออ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว ฟิลด์เหล่านี้จะอยู่กับงานและงานย่อยของคุณในทุกขั้นตอนของกระบวนการวางแผน และไม่มีขีดจำกัดสำหรับสิ่งที่ฟิลด์ที่กำหนดเองสามารถเก็บได้! ดังนั้นสนุกกับมันได้เลย 🤓
หากกลยุทธ์การตลาดของคุณรวมถึงการเพิ่มสถานะ VIP ในรายชื่อแขกการทำข้อตกลงกับอินฟลูเอนเซอร์เพื่อโปรโมตงานของคุณ หรือการสนับสนุนจากสปอนเซอร์ ถึงเวลาแล้วที่จะใช้ศูนย์เทมเพลตของ ClickUp
สร้างหรือใช้เทมเพลตการวางแผนกิจกรรมก่อนการสร้างจากศูนย์กลางเทมเพลตของ ClickUp
เลือกจากหนึ่งในเทมเพลตสำเร็จรูปของ ClickUpที่ออกแบบมาเพื่อการวางแผนกิจกรรมหรือสร้างของคุณเองเพื่อครอบคลุมทุกสิ่งที่จำเป็นอย่างรวดเร็วสำหรับงานที่ทำซ้ำ
พร้อม, ตั้ง, ไป!
จำไว้ว่า นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น!
นี่อาจเป็นห้าขั้นตอนสำคัญในการวางแผนงานประชุมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณ แต่ความเป็นไปได้นั้นไม่มีที่สิ้นสุดและตลาดงานออนไลน์กำลังเติบโตขึ้นเรื่อยๆ! ดังนั้นให้ClickUpช่วยจัดการงานด้านองค์กรที่ยุ่งยาก แล้วปล่อยให้ความคิดสร้างสรรค์ของคุณโลดแล่นอย่างเต็มที่!
