10 กฎมารยาทในการประชุมเสมือนจริง: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงาน

ทุกวันนี้ การประชุมเสมือนจริงกลายเป็นเรื่องปกติและได้รับการยอมรับไม่ต่างจากการทำงานที่สำนักงานห้าวันต่อสัปดาห์เมื่อสิบปีก่อน

ด้วยพนักงาน28%ที่ทำงานจากบ้านอย่างน้อยบางส่วนของเวลา การทำงานทางไกลได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานอย่างแน่นหนา พร้อมกับการประชุมออนไลน์และการผสมผสานระหว่างความเป็นทางการและความไม่เป็นทางการที่น่าสงสัย ซึ่งหลายคนต้องดิ้นรนเพื่อปรับตัว

แต่การสื่อสารในลักษณะนี้ย่อมมาพร้อมกับความจำเป็นในการมีจรรยาบรรณเสมือนจริง แล้วคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าทุกคนในการประชุมทางโทรศัพท์รู้สึกได้รับการรับฟัง มีส่วนร่วม และสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาที่มีความหมาย?

มารยาทในการประชุมเสมือนจริงช่วยให้ทีมเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน, สร้างภาพลักษณ์ที่ดี, และสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างมืออาชีพ.

อ่านไปพร้อมกับเราขณะที่เราสำรวจกฎพื้นฐานของมารยาทการประชุมสมัยใหม่ รวมถึงสิ่งที่มารยาทการประชุมออนไลน์คืออะไร ประโยชน์ของมัน และกฎสิบข้อที่จำเป็นสำหรับสภาพแวดล้อมออนไลน์มืออาชีพใด ๆ

มารยาทในการประชุมเสมือนจริงคืออะไร?

มารยาทในการประชุมเสมือนจริงกำหนดมาตรฐานว่าทีมและผู้นำควรปฏิบัติตนและปฏิบัติต่อผู้อื่นอย่างไรในระหว่างการประชุมออนไลน์ คิดเสียว่านี่คือชุดแนวทางมาตรฐานที่ช่วยรักษาความเป็นมืออาชีพในทุกด้าน 🫱🏼‍🫲🏾

มารยาทในการประชุมออนไลน์ที่ดีเป็นสิ่งที่คาดหวังจากคุณเมื่อเชื่อมต่อกับแผนกอื่น ๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอ, เป็นผู้นำการประชุมเปิดตัวโครงการ,หรือระดมความคิดกับทีมของคุณ มารยาทในการประชุมทางไกลขององค์กรเชื่อมโยงกับค่านิยมหลัก, ปรัชญา, และเป้าหมายขององค์กร 🎯

ในขณะที่บางแง่มุมอาจเฉพาะเจาะจงกับองค์กร แต่ก็มีกฎทั่วไปสำหรับการประชุมเสมือนจริงที่สามารถช่วยให้คุณสร้างความประทับใจที่ยั่งยืนและเป็นบวกต่อผู้ที่คุณพบเจอได้ ⬇️

มารยาทในการประชุมเสมือนจริง สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

โปรดจำไว้ว่าความเคารพซึ่งกันและกันและมารยาททางธุรกิจโดยทั่วไปไม่ใช่เรื่องใหม่! แต่มีความแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างการประชุมแบบเสมือนจริงกับการประชุมแบบพบหน้ากันที่คุณต้องพิจารณาเพื่อให้สามารถดำเนินการได้ตรงตามเป้าหมาย ตรงเวลา และได้รับข้อมูลครบถ้วน

10 กฎมารยาทในการประชุมออนไลน์

แม้ว่าคุณจะรู้สึกว่าโดยทั่วไปแล้วคุณปฏิบัติตามมารยาทในการประชุมออนไลน์อย่างเหมาะสม แต่รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก็สร้างความแตกต่างได้อย่างมาก นั่นคือเหตุผลที่เราได้รวบรวมกฎมารยาทในการประชุมออนไลน์เหล่านี้สำหรับทุกสภาพแวดล้อมทางธุรกิจออนไลน์

แบ่งปันสิ่งเหล่านี้กับทีมของคุณ เพื่อให้ทุกคนสามารถยกระดับมาตรฐานของการประชุมออนไลน์ร่วมกันได้

นอกจากนี้ ยังมีทรัพยากรมากมาย, แม่แบบ, และคำแนะนำให้คุณได้ใช้ประโยชน์* เพื่อการสนับสนุนเพิ่มเติมเมื่อคุณเชี่ยวชาญทักษะใหม่นี้ 😎

1. รู้จักแพลตฟอร์มการประชุมของคุณ

ก่อนอื่น สิ่งสำคัญคือต้องทราบซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่คุณใช้สำหรับการประชุมเสมือนจริง

หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม ควรทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ของคุณล่วงหน้าเพื่อให้คุณมั่นใจในการใช้งานซอฟต์แวร์ หากคุณใช้เครื่องมือที่ผู้อื่นไม่คุ้นเคย ควรเตรียมตัวให้พร้อมเพื่อตอบคำถามอย่างรวดเร็วและช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การประชุมได้ โดย ไม่ ให้พวกเขาต้องกังวลกับปัญหาทางเทคนิค

ในเมื่อเรากำลังพูดถึงเรื่องนี้...หากคุณกำลังเลือกแพลตฟอร์มสำหรับการประชุม ให้เลือกแพลตฟอร์มที่ผู้คนน่าจะเคยใช้มาก่อนหรือสามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็ว อาจเป็นเครื่องมือประชุมทางวิดีโอ เช่น Zoom, Microsoft Teams หรือ Google Meet หรือแพลตฟอร์มแบบบูรณาการอย่างClickUpที่รวมแชท การจัดการงาน และการจัดการโครงการไว้ในที่เดียว

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: เริ่มการประชุม Zoom จากภายในงานใน ClickUp ด้วยการผสานการทำงานของ Zoom กับ ClickUp นำการสนทนาโดยไม่ต้องออกจาก Workspace ของคุณ ในขณะที่ ClickUp จะแจ้งเตือนทุกคนที่เกี่ยวข้องให้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มรองรับความสามารถในการสร้างห้องย่อย, แชร์หน้าจอ, หรือร่วมมือกันบนทรัพยากรที่แชร์หากการประชุมของคุณต้องการ

การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการประชุมแบบไดนามิกเช่น ClickUpเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสบการณ์ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพทุกครั้ง

2. เตรียมตัวมาพร้อมวาระการประชุม

เราไม่สามารถเน้นย้ำได้มากพอ—เตรียมตัว เตรียมตัว เตรียมตัว!

มีแผนสำหรับการประชุมก่อนที่มันจะเริ่มขึ้น และสร้างระเบียบวาระการประชุมเพื่อให้การหารือของคุณมีทิศทางที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบ สำหรับการประชุมทีมออนไลน์ที่ยอดเยี่ยม ให้แชร์ระเบียบวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมก่อนการประชุมเป็นเวลานานพอที่พวกเขาจะมีเวลาทบทวน รู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้น และสามารถเพิ่มสิ่งที่จำเป็นได้

หากมีเอกสารหรือข้อมูลใดที่ผู้เข้าร่วมประชุมจำเป็นต้องอ่านหรือเตรียมคำตอบล่วงหน้าเพื่อเข้าร่วมการอภิปราย กรุณาแบ่งปันให้ด้วยเช่นกัน ให้ความสำคัญกับระเบียบวาระการประชุมออนไลน์ของคุณเสมือนเป็นคู่มือการดำเนินงาน และจัดสรรเวลาและทรัพยากรที่เหมาะสมให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัวล่วงหน้า

วิธีที่ดีที่สุดในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมออนไลน์คือการใช้เทมเพลตกำหนดการประชุมที่สามารถปรับแต่งได้ ซึ่งครอบคลุมทุกประเด็นสำคัญของคุณคลังเทมเพลตอันหลากหลายของ ClickUpเต็มไปด้วยทรัพยากรฟรีสำหรับทุกกรณีการใช้งาน—รวมถึงเทมเพลตนี้ด้วย!

วางแผน พัฒนา และติดตามการประชุมทีมออนไลน์อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเทมเพลตการประชุม All Hands ของ ClickUp

ใช้แม่แบบการประชุม All Hands โดย ClickUpหรือแม่แบบรายงานคณะกรรมการเพื่อสื่อสารวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

ทั้งสองเทมเพลตช่วยส่งเสริมความโปร่งใสภายในทีมหรือองค์กรของคุณ และช่วยให้สมาชิกมีความสอดคล้องกันในเป้าหมายหรือเป้าหมายหลักสำหรับการประชุมของคุณ

3. ให้ความเคารพต่อเวลาของกันและกัน

ก่อนอื่นเลย ต้องตรงเวลา ⏱

ในฐานะผู้จัดประชุม การให้ทีมหรือลูกค้าของคุณรออยู่นั้น ไม่เคยเป็นมารยาทที่ดีในการประชุมออนไลน์

แต่กฎเดียวกันนี้ใช้กับผู้เข้าร่วมประชุมด้วย—อย่าให้เจ้าภาพต้องรอ! เจ้าภาพของคุณน่าจะเป็นหนึ่งในเพื่อนร่วมทีมของคุณ สมาชิกจากแผนกอื่น หรือผู้จัดการ คุณอาจทำงานร่วมกับพวกเขาเป็นประจำทุกวันหรือแม้กระทั่งมีความเป็นเพื่อนกับพวกเขา จงปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยความ เคารพที่เราทุกคนสมควรได้รับ โดยการมาถึงพร้อมที่จะเริ่มการประชุมตามเวลาที่กำหนด

ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUp เพื่อรักษาความสุภาพในการประชุมออนไลน์
ตั้งการแจ้งเตือนใน ClickUp เพื่อรักษาความมีมารยาทในการประชุมออนไลน์

หากคุณเป็นคนที่บางครั้งมีปัญหาในการจัดการเวลาในแต่ละวัน ลองใช้ClickUp เพื่อตั้งการแจ้งเตือน! ตัวคุณในอนาคตจะขอบคุณคุณสำหรับการเตือนล่วงหน้า 🙌🏼

นอกจากนี้ พวกเราทุกคนต่างก็มีตารางงานที่ยุ่ง แต่ทรัพยากรอย่างเช่นแม่แบบตารางเวลาทีมแบบโต้ตอบจาก ClickUpนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับเวลาและเนื้อหาของการประชุมที่จะเกิดขึ้นในสัปดาห์ต่อๆ ไป

รับการมองเห็นตารางเวลาของสมาชิกในทีมด้วยเทมเพลตตารางเวลาทีมของ ClickUp เพื่อการวางแผนการประชุมทีมที่ดีขึ้น

📮ClickUp Insight: ข้อมูลจากการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของเราแสดงให้เห็นว่า 25% ของการประชุมมีผู้เข้าร่วมเฉลี่ย 8 คนขึ้นไป นอกจากนี้ยังพบว่าการประชุมโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 51 นาที การประชุมขนาดใหญ่เหล่านี้อาจทำให้เสียเวลาในการประชุมรวมกันไม่น้อยกว่า 6 ถึง 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในระดับองค์กร จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถลดเวลาได้?ClickUpเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารของทีม! แทนที่จะประชุมยาวๆ คุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยตรงภายในงานโดยใช้ความคิดเห็น ไฟล์แนบ บันทึกเสียง คลิปวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย—ในที่เดียว 💫 ผลลัพธ์จริง: ทีมทั่วโลกของ STANLEY Security ประหยัดเวลาได้มากกว่า 8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุมและการอัปเดตด้วยแอปสำหรับทำงานของเรา!

4. แต่งกายให้เหมาะสมเพื่อความสำเร็จ

ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานหรือออนไลน์ การแต่งกายให้เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง มารยาทที่เหมาะสมแนะนำให้คุณแต่งกายสำหรับการประชุมทางวิดีโอในแบบเดียวกับที่คุณจะแต่งกายหากต้องไปทำงานในสถานที่จริง

แต่ข่าวดีก็คือ การประชุมออนไลน์นั้นมีความยืดหยุ่นอยู่บ้าง เพราะหน้าจอจะตัดภาพอยู่เหนือเอวพอดี—นั่นหมายความว่า ใช่แล้ว คุณสามารถใส่รองเท้า Uggs ได้เลย!

นอกเหนือจากการดูดีแล้ว ชุดสำหรับการประชุมเสมือนจริงของคุณควรสอดคล้องกับบรรยากาศของการประชุมด้วย หลีกเลี่ยงเครื่องประดับที่รบกวนสายตา ลวดลายที่ไม่ชัดเจนเมื่อเห็นผ่านวิดีโอ หรือเสื้อยืดที่มีกราฟิกซึ่งผู้อื่นอาจไม่เข้าใจ

5. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ให้จดจ่อกับการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ หลีกเลี่ยงการอยากทำหลายอย่างพร้อมกัน ก่อนการประชุม อย่าลืมที่จะ:

  • เก็บโทรศัพท์ของคุณไว้
  • ปิดทีวีหรือเพลง
  • ปิดเสียงการแจ้งเตือนทั้งหมด
  • ปิดแท็บที่ไม่จำเป็นของคุณ

และโปรดเถอะ เพื่อสิ่งดีงามและสร้างสรรค์ทั้งหลาย อย่ากินอาหารขณะโทรคุย

กำลังแชร์หน้าจออยู่ใช่ไหม? ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีอะไรอยู่บนหน้าจอของคุณก่อนแชร์ การมีแท็บเปิดอยู่เป็นร้อย ๆ แท็บไม่ใช่ภาพที่น่าดูนัก แม้ว่าจะไม่ใช่ครั้งแรกที่มีคนเผลอแชร์ข้อมูลสำคัญของบริษัท การสนทนาส่วนตัวใน Slack หรือเพลย์ลิสต์ Spotify ของตัวเองออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่คุณคงไม่อยากให้เรื่องแบบนี้เกิดขึ้นกับตัวเองใช่ไหม

พื้นหลังที่วุ่นวายเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิในระหว่างการประชุมออนไลน์ หากคุณอยู่ที่ร้านกาแฟ มีลูกอยู่ด้วย หรือใช้พื้นที่สำนักงานร่วมกับคู่ของคุณ ให้เลือกพื้นหลังทางเลือกอื่นหรือใช้เอฟเฟกต์เบลอเพื่อรักษาสมาธิของคุณและผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนให้อยู่ในเซสชัน

มองหาสิ่งที่สะอาด เรียบง่าย และสีเป็นกลาง จากนั้นคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การหาจุดในบ้านที่มีแสงสว่างดีที่สุดแทนที่จะเป็นผนังที่สวยงามที่สุด

ไม่จำเป็นต้องค้นหาทั่วเว็บเพื่อหาพื้นหลังที่สมบูรณ์แบบเหล่านี้เลย!

คลิกที่ภาพด้านล่างเพื่อบันทึกพื้นหลังฟรีเหล่านี้ และหลีกเลี่ยงการรบกวนจากผู้อื่นที่เดินผ่านด้านหลังของการนำเสนอครั้งสำคัญของคุณ 📩

ภาพพื้นหลังสำนักงาน
ผ่านทาง Cadeau Maesto บน Pexels
ภาพพื้นหลังสต็อกสำหรับ Zoom
ผ่านทาง Marc Mueller บน Pexels
พื้นหลัง Zoom ฟรี
ผ่านทาง Max Vakhtbovych บน Pexels

6. รู้ว่าเมื่อใดควรพูดและเมื่อใดควรฟัง

การฟังอย่างตั้งใจให้โอกาสทุกคนได้พูดและแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่พวกเขาต้องการจะบอก

ผู้ดำเนินประชุมและผู้เข้าร่วมประชุมต้องหาสมดุลระหว่างการพูด การฟัง และการถามคำถาม เพื่อเข้าใจผู้อื่น—และไม่ทำลายพวกเขา. การมีใจเปิดกว้างและการสื่อสารที่เปิดกว้างจะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับประโยชน์มากขึ้นจากการสนทนา!

นี่คือคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับมารยาทในการประชุมออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับการพูดระหว่างการโทร:

  • พูดด้วยความมั่นใจ แต่ให้กระชับ
  • หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำหรือย้ำประเด็นมากเกินไป
  • กรุณาปิดเสียงไมโครโฟนของคุณไว้ เว้นแต่คุณกำลังพูด
  • เก็บคำถามไว้ท้ายการหารือ ยกเว้นผู้ดำเนินรายการขอให้ถาม

อีกปัญหาหนึ่งที่พวกเราทุกคนเคยเจอระหว่างการประชุมออนไลน์ก็คืออาการเสียงล่าช้าที่น่ารำคาญ 🙄

ไม่ว่าสัญญาณไวไฟของคุณจะแรงแค่ไหน การเชื่อมต่อก็ยังคงหลุดบ้างในระหว่างการประชุมออนไลน์! เพื่อหลีกเลี่ยงการพูดทับคนอื่นหรือขัดจังหวะการสนทนา ให้ใช้ฟีเจอร์ยกมือบนแพลตฟอร์มของคุณหากเป็นไปได้ หรือแสดงความสนใจในการพูดผ่านแชท 🙋🏼‍♀️

7. จดบันทึกให้น้อยที่สุด

แม้ว่าเจตนาของคุณจะถูกต้องแล้วก็ตามควรหลีกเลี่ยงการจดบันทึกการประชุมอย่างละเอียดเว้นแต่จะได้รับมอบหมายให้ทำเช่นนั้น ให้เน้นเฉพาะประเด็นสำคัญของการสนทนา และทบทวนบันทึกการประชุมในภายหลังหากมีจุดสำคัญที่ขาดหายไปในบันทึกของคุณ

ประโยชน์หลักของการประชุมเสมือนจริงคือความสามารถในการบันทึกการประชุมทั้งหมดหรือสร้างสรุปการประชุม ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้เพื่อทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด—การหยุดพักบ่อยครั้งในระหว่างการสนทนาจะขัดจังหวะการไหลของข้อมูล ทำให้วาระการประชุมล่าช้า และเสียเวลาอันมีค่า

ในฐานะผู้จัดประชุม ให้กำหนดสมาชิกในทีมของคุณเพื่อติดตามบันทึกการประชุมและแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบว่าจะมีการจัดส่งบันทึกการประชุมให้โดยเร็วที่สุดหลังจากสิ้นสุดการประชุม การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณและผู้เข้าร่วมประชุมสามารถอยู่ในปัจจุบันได้ และจะช่วยให้คุณไม่ต้องพูดซ้ำ!

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ด้วยClickUp Docs ผู้เข้าร่วมสามารถจดบันทึกร่วมกันและเปลี่ยนเป็นงานที่ต้องทำด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวด้วยการสร้างงานที่ผสานรวมไว้แล้ว

รายงานการประชุมสรุปกรอบการทำงานและประเด็นสำคัญจากการประชุมที่สำคัญ รายงานเหล่านี้จะถูกแชร์กับทุกคนที่เกี่ยวข้องและช่วยให้ทุกคนติดตามความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว เพื่อดำเนินการติดตามผลและดำเนินการตามข้อปฏิบัติต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ทรัพยากรเช่นแบบฟอร์มบันทึกการประชุมคณะกรรมการของเรา และแบบฟอร์มบันทึกการประชุม โดย ClickUpทำให้กระบวนการนี้มีการจัดระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยหน้าเอกสารที่สร้างไว้ล่วงหน้าและสามารถปรับแต่งได้ เพื่อจัดการทีม บันทึก และรายละเอียดต่าง ๆ ในเอกสาร ClickUp Doc ที่สามารถทำงานร่วมกันได้!

สร้างรายงานการประชุมและบันทึกที่สามารถแชร์ได้ร่วมกันผ่าน Clickup Docs ที่อัปเดตแบบเรียลไทม์และมี AI ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของงานเขียนของคุณ

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่การบันทึกการประชุมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในการประชุมได้หรือไม่? ตรวจสอบคู่มือวิธีการนี้สำหรับการ การเขียนบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพทุกครั้ง!

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ประหยัดเวลาอันมีค่าหลังการประชุมของคุณโดยให้ClickUp Brainสรุปบันทึกการประชุมและสร้างงานและงานย่อยใน ClickUp หากคุณบันทึกการประชุมไว้ Brain ยังสามารถถอดเสียงและแปลการบันทึกนั้นให้คุณได้อีกด้วย!

สรุปบันทึกการประชุมด้วย ClickUp Brain และประหยัดเวลา

8. การประชุมยาวนาน? กำหนดเวลาพัก

หากคุณทราบว่าการประชุมจะยาวนาน ให้จัดเวลาพักสั้น ๆ ในกำหนดการ

ให้ตัวคุณเองและเพื่อนร่วมงานของคุณใช้เวลาสักครู่เพื่อถอยห่างจากหน้าจอ หยิบของว่าง หรือยืดเส้นยืดสายสักหน่อย การทำเช่นนี้จะไม่ทำให้การสนทนาหยุดชะงัก—แต่จะช่วยให้การสนทนาดีขึ้นอย่างมาก! การพักเบรกสั้น ๆ จะช่วยให้ทุกคนอยู่ในอารมณ์ที่ดีโดยไม่ต้องต่อสู้กับความเหนื่อยล้าหรือปวดศีรษะ

ไม่จำเป็นต้องนาน แค่ตั้งเวลาใน ClickUpไว้ที่ห้านาทีแล้วเปิดโซดาขึ้นมาดื่ม เพราะคุณสมควรได้รับมัน

และหากการประชุมที่คุณเข้าร่วมไม่ได้ระบุว่ามีการพักหรือไม่ คุณสามารถทิ้งข้อความสั้น ๆ ว่า 'ขอตัวแป๊บนะ!' ในแชทได้หากคุณต้องการหยุดพักสักครู่ ง่าย ๆ แค่นี้เอง 💬

9. ให้พื้นที่สำหรับคำถาม

สร้างส่วนถาม-ตอบของการประชุมของคุณไว้ในกำหนดการเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณมีเวลาเตรียมตัวทางจิตใจในการเตรียมคำถาม, แสดงความคิดเห็น, หรือเสนอแนะ

หากคุณนำกฎมารยาทในการประชุมออนไลน์เหล่านี้ไปปฏิบัติอย่างจริงจัง คุณน่าจะเพิ่งจบการสนทนาที่เข้มข้นและน่าสนใจไปหมาด ๆ—ขอให้เตรียมตัวไว้ว่าผู้คนจะมีเรื่องอยากพูดถึงมันแน่นอน 🙂

💡คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณติดต่อสอบถาม แนวคิด หรือแสดงความคิดเห็น แม้ว่าการประชุมจะสิ้นสุดลงแล้วก็ตาม

10. กล่าวสรุป

จบการประชุมออนไลน์ของคุณอย่างสมบูรณ์แบบโดยใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อปิดการประชุมอย่างถูกต้อง

ก่อนที่เพื่อนร่วมงานของคุณจะอนุมัติ ให้ทบทวนขั้นตอนถัดไปอย่างย่อ วิธีการและเวลาที่คุณจะติดตามผล สิ่งที่ต้องส่งมอบ และกรอบเวลาที่จะดำเนินการต่อไป

💡เคล็ดลับมืออาชีพ: ClickUp สามารถช่วยคุณมอบหมายงานจากเอกสาร, กระดานไวท์บอร์ด, ความคิดเห็น และอื่นๆ ได้ เพื่อให้คุณสามารถเริ่มทำงานเหล่านี้ได้ทันทีโดยไม่สะดุด! เปลี่ยนข้อความ, การบันทึกหน้าจอ และวัตถุต่างๆ ให้เป็นงานที่เชื่อมต่อโดยตรงกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและรักษาโมเมนตัมของการประชุมให้ดำเนินต่อไป

แปลงรูปร่างเป็นงานใน ClickUp Whiteboards
แปลงรูปร่างเป็นงานบนกระดานไวท์บอร์ด ClickUp ของคุณเพื่อเปลี่ยนความคิดให้กลายเป็นจริงได้ทันที

จากนั้น—และที่สำคัญที่สุด—ขอขอบคุณทีมงานของคุณสำหรับเวลาของพวกเขา! ทุกคนทำงานได้ยอดเยี่ยมมากในวันนี้ 👏

ทำไมมารยาทในการประชุมเสมือนจึงมีความสำคัญ?

มารยาทในการประชุมเสมือนจริงช่วยสร้างบรรยากาศที่เป็นมืออาชีพสำหรับการประชุมทางไกลและส่งเสริมความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแกร่ง นี่คือเหตุผลบางประการที่ทำให้การปฏิบัติตามกฎของการประชุมเสมือนจริงเป็นสิ่งสำคัญ:

  • การปฏิบัติตามมารยาทที่เหมาะสม แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ซึ่งช่วยสร้างความไว้วางใจและความน่าเชื่อถือในหมู่เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
  • การทุ่มเทเวลา ความคิด และความพยายามในการประชุมก่อนที่มันจะเกิดขึ้น แสดงให้เห็นว่าคุณ เคารพ ทีม ผู้นำ และลูกค้าที่มีศักยภาพของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยการเตรียมการและนำการสนทนา
  • การประชุมเสมือนจริงมักมีผู้เข้าร่วมจากสถานที่และเขตเวลาที่แตกต่างกัน มารยาทที่เหมาะสม เช่น การเข้าร่วมตรงเวลา การปิดเสียงเมื่อไม่ได้พูด และการอยู่ในประเด็น ช่วยลดสิ่งรบกวนและ ทำให้การประชุมมีสมาธิและมีประสิทธิภาพ
  • การปฏิบัติตามแนวทางที่ดีในการประชุมเสมือนจริง เช่น การให้ผู้อื่นพูด การหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ และการคำนึงถึงความละเอียดอ่อนทางวัฒนธรรม ช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริม ความเคารพซึ่งกันและกันและการทำงานร่วมกัน
  • มารยาทที่เหมาะสม เช่น การใช้เสียงและวิดีโอที่ชัดเจน การรักษาการติดต่อทางสายตา (ผ่านกล้อง) และการมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้น จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ และทุกคนสามารถติดตามได้โดยไม่เกิดความสับสน
  • การมีระเบียบ การหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และการเคารพวาระการประชุม ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีสมาธิ ลดความหงุดหงิดและความเครียด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการประชุมที่ต่อเนื่องกัน

หากไม่มีกฎเกณฑ์ในการประชุมเหล่านี้ ก็เป็นเรื่องง่ายที่จะเสียเวลาอันมีค่าไปหลายนาทีหรือแม้กระทั่งหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุมที่ "น่าจะส่งอีเมลแทนได้" และแม้ว่าการได้เห็นสมาชิกในทีมของเราบนหน้าจอจะเป็นเรื่องที่ดี แต่ยังมีวิธีที่มีเป้าหมายชัดเจนกว่านี้สำหรับการใช้เวลาของเราทุกคน ⏳

มารยาทในการประชุมเสมือนที่รอบคอบจะเผื่อเวลาให้เพียงพอสำหรับการรับฟัง คิดไตร่ตรอง และตอบกลับซึ่งกันและกัน สิ่งนี้ไม่เพียงแต่สร้างความไว้วางใจในหมู่ผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ทุกคนประสบความสำเร็จ โดยทำให้พวกเขารู้ว่าสามารถคาดหวังอะไรจากคุณ และคุณคาดหวังอะไรจากพวกเขาเป็นการตอบแทน

คำถามที่พบบ่อยและเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาทในการประชุมเสมือนจริง

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการประชุมออนไลน์คืออะไร?

การประชุมเสมือนจริงมักมีความคาดหวังในการมีส่วนร่วมที่แตกต่างจากการประชุมแบบพบหน้ากัน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่ในประเด็นและมีส่วนร่วมในการสนทนา นี่คือแนวทางมารยาทที่ควรปฏิบัติตาม:

สิ่งที่ควรทำ

  1. ตรงต่อเวลา. การเข้าสู่ระบบประชุมออนไลน์ก่อนเวลาสักสองสามนาทีช่วยให้สามารถเตรียมการทางเทคนิคได้หากจำเป็น
  2. ตั้งใจฟัง ให้ความสนใจกับผู้พูดเหมือนกับว่าคุณกำลังประชุมแบบตัวต่อตัว
  3. ปิดเสียงเมื่อไม่ได้พูด. ช่วยลดเสียงรบกวนจากพื้นหลัง
  4. ใช้วิดีโอเมื่อเป็นไปได้ ช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น
  5. อยู่ในห้องที่เงียบสงบและมีแสงสว่างเพียงพอ สภาพแวดล้อมที่ชัดเจนและปราศจากสิ่งรบกวนช่วยให้ทุกคนมีสมาธิ
  6. เตรียมตัวล่วงหน้า หากคุณเป็นผู้บรรยาย ให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดของคุณพร้อมก่อนการประชุมเริ่ม

สิ่งที่ห้ามทำ

  1. อย่าทำหลายอย่างพร้อมกัน มันเป็นการไม่ให้เกียรติและอาจทำให้พลาดข้อมูลสำคัญได้
  2. อย่าขัดจังหวะ ให้ผู้อื่นพูดจบความคิดของพวกเขาก่อนที่คุณจะเริ่มพูด
  3. อย่าทานอาหารระหว่างการประชุม อาจทำให้เสียสมาธิและไม่เป็นมืออาชีพ
  4. อย่าลืมตรวจสอบอุปกรณ์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไมโครโฟน และกล้องของคุณทำงานอย่างถูกต้องก่อนเริ่ม
  5. อย่าออกไปอย่างกะทันหัน หากคุณจำเป็นต้องออกจากประชุมก่อนเวลา กรุณาแจ้งให้ผู้ดำเนินรายการทราบล่วงหน้า

คุณทำกิจกรรมพบปะทักทายแบบเสมือนจริงได้อย่างไร?

การพบปะและทักทายเสมือนจริงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานของคุณ แม้ว่าจะทำงานจากระยะไกลก็ตาม นี่คือเคล็ดลับสำหรับการพบปะและทักทายเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ:

  1. ทักทายผู้คนเป็นรายบุคคล เริ่มต้นการสนทนาทุกครั้งด้วยการแนะนำตัวเองและถามอีกฝ่ายว่าสบายดีไหม
  2. ให้สั้นและกระชับ พยายามให้บทสนทนาอยู่ในประเด็นและหลีกเลี่ยงการออกนอกเรื่อง
  3. เป็นผู้ฟังที่มีส่วนร่วม. ฟังอย่างตั้งใจและให้ความสนใจกับความคิดเห็นของผู้อื่น
  4. โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบวิธีการใช้เทคโนโลยี เพื่อให้ทุกคนสามารถสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์โดยไม่มีการขัดจังหวะหรือปัญหาทางเทคนิค
  5. ระวังภาษากาย. แม้ว่าคุณจะเห็นเพียงใบหน้าของกันและกัน ภาษากายก็ยังคงมีความสำคัญ. รักษาท่าทางที่ดี และระวังการแสดงออกทางใบหน้า
  6. จบการสนทนาอย่างสุภาพ ด้วยการขอบคุณอีกฝ่ายสำหรับเวลาของพวกเขาและแสดงความตั้งใจที่จะติดต่อกันอีกครั้งในอนาคต

วิธีมีมารยาทที่ดีในการประชุมออนไลน์ในฐานะผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมประชุมมีบทบาทสำคัญในการทำให้การประชุมทางไกลประสบความสำเร็จ. นี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับมารยาทที่ดีในการประชุมทางวิดีโอในฐานะผู้เข้าร่วมประชุม:

  • เตรียมตัวให้พร้อม อ่านเอกสารหรือข้อมูลที่ส่งมาก่อนการประชุม และเตรียมคำถามหรือข้อคิดเห็นมาด้วย
  • เข้าร่วมการอภิปราย อย่ากลัวที่จะพูดและแบ่งปันความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับหัวข้อที่กำลังพูดถึง
  • ตั้งใจอยู่กับงาน หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เนื่องจากอาจทำให้ทุกคนเสียสมาธิ
  • ให้เกียรติผู้อื่น ฟังอย่างตั้งใจและมีมารยาทต่อผู้เข้าร่วมการสนทนา
  • แชร์หน้าจอของคุณ หากคุณมีเอกสารหรือสื่อที่ต้องการแบ่งปัน กรุณาแชร์หน้าจอของคุณกับทุกคนเพื่อให้ทุกคนสามารถติดตามได้
  • ใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนทราบวิธีการใช้เทคโนโลยี ก่อนที่การประชุมจะเริ่มต้น
  • มุ่งมั่นกับงานที่ทำอยู่ และอย่ากลัวที่จะนำการสนทนากลับเข้าสู่ประเด็นหลักหากเริ่มออกนอกเรื่องมากเกินไป

ทำให้การประชุมเสมือนของคุณมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

ไม่ว่าการประชุมของคุณจะมีความเป็นทางการหรือเกิดขึ้นบ่อยเพียงใด กฎมารยาทในการประชุมออนไลน์ที่เราได้แบ่งปันจะช่วยให้คุณสื่อสารได้อย่างถูกต้อง ความพยายามของคุณจะสะท้อนไปถึงทุกคนที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เข้าร่วมหรือผู้จัดงาน เวลาที่คุณทุ่มเทลงไปจะได้รับการชื่นชมและตอบแทนอย่างคุ้มค่าเป็นสิบเท่า!

ทั้งหมดนี้เพียงแค่แสดงความเคารพต่อเพื่อนร่วมงานของคุณ 💜

พึ่งพาทรัพยากร ClickUp ที่มีอยู่ในบล็อกนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของคุณและกำหนดมาตรฐานสำหรับมารยาทในการประชุมเสมือนจริงที่คุณและทีมควรยึดถือทุกครั้งหากคุณต้องการให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ClickUp มอบสิ่งเหล่านี้ให้กับคุณ:

  • ClickUp Whiteboardsสำหรับการระดมความคิดเสมือนจริงและการแบ่งปันไอเดียร่วมกันระหว่างการประชุมออนไลน์ของคุณ
  • ปฏิทินใน ClickUp ที่คุณสามารถผสานรวมกับ Google Calendar ของคุณเพื่อจัดการการประชุมของคุณจากที่เดียว
  • ClickUp Chatที่รวมการโทรเสียงและวิดีโอ, การแชทกลุ่ม, การส่งข้อความทันที และอื่นๆ
  • การผสานรวมกับแอปที่ใช้ในการทำงานประจำวันทั้งหมดของคุณ
  • ClickUp Clipsสำหรับการสร้างและแชร์วิดีโอหน้าจอ

แผนฟรีตลอดชีพของ ClickUpให้คุณเข้าถึงเทมเพลตทั้งหมดที่เชื่อมโยงไว้ข้างต้น ฟีเจอร์การจัดการการประชุมแบบร่วมมือมากมาย การเชื่อมต่อกับระบบอื่นกว่า 1,000 ระบบ และอีกมากมาย! ทั้งหมดนี้ไม่มีค่าใช้จ่าย 💸

ลงทะเบียนและทดลองใช้ ClickUpสำหรับการประชุมออนไลน์ของคุณวันนี้!