วิธีเขียนรายงานการประชุม: แม่แบบและตัวอย่างสำหรับ Word, Excel, PDF และ ClickUp

การประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่งในที่ทำงานและคิดเป็นประมาณ 15% ของเวลาทั้งหมดที่องค์กรใช้ไป นั่นเกือบจะเท่ากับหนึ่งวันทำงานเต็ม!

หากไม่มีซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้ในการติดตามบันทึกการประชุม ทีมงานอาจสูญเสียการติดตามการสนทนาที่สำคัญ และด้วยการบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมเหล่านั้นอย่างถูกต้อง คุณกำลังลงทุนในสุขภาพ การทำงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของทีมในอนาคต

อย่างไรก็ตาม คำถามใหญ่ยังคงอยู่: คุณจะเขียนรายงานการประชุมอย่างถูกต้องได้อย่างไร? นั่นคือจุดที่เราเข้ามาช่วย! 💪🏼

เมื่อจบโพสต์นี้ คุณจะมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวิธีการเขียนรายงานการประชุมและประหยัดเวลาและความพยายามในการทำมัน เราจะแบ่งปันเทมเพลตรายงานการประชุมที่สามารถปรับแต่งได้และฟรีสำหรับ Word, Excel, PDF และ ClickUp เพื่อให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วน

สวมแว่นกรองแสงสีฟ้า เปิดสมุดบันทึกดิจิทัลของคุณ แล้วทำตามไปด้วยกัน!

บันทึกการประชุมคืออะไรและทำไมคุณจึงต้องการ?

รายงานการประชุม (หรือที่เรียกว่า รายงานการประชุม, บันทึกการประชุม, หรือ MOM) คือ เอกสารที่บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม เพื่อให้มีบันทึกที่ชัดเจนสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง—ไม่ว่าจะเข้าร่วมหรือไม่ก็ตาม

เครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับองค์กรที่มีการประชุมเป็นประจำเพื่อกิจกรรม, การอัปเดต, หรือการตรวจสอบ. หากทำอย่างถูกต้อง, พวกมันจะทำหน้าที่เป็นหน้าต่างสู่การหารือในอดีต, ช่วยให้คุณกลับไปคิดถึงความคิด และช่วยให้การแก้ปัญหาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ.

รายงานการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการเป็นวิธีรวดเร็วสำหรับผู้บริหารในการรับทราบการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ หรือหากสมาชิกท่านใดพลาดการเชิญเข้าร่วมประชุม ก็สามารถอ้างอิงรายงานการประชุมและติดตามกับบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อสอบถามหรือแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมได้

แต่ วิธีโปรดส่วนตัว ของเราในการใช้สิ่งเหล่านี้คือการยกย่องในทีม หากลูกค้าชมเชยผลงานของคุณในโครงการใด—ต้องบันทึกไว้ในรายงานการประชุม! ใครจะไม่ชอบขวัญกำลังใจที่ดีในทีมบ้างล่ะ? 👏

การเขียนรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้อย่างทันท่วงที และป้องกันความรู้สึกพลาดโอกาสในที่ทำงานที่เกิดจากการลาหยุด 💞

โบนัส:จังหวะการประชุมสำหรับทีมระยะไกล

คุณควรรวมอะไรไว้ในรายงานการประชุม?

วิธีการเขียนรายงานการประชุมอาจแตกต่างกันไปตามความต้องการของทีม, อุตสาหกรรม, หรือผลิตภัณฑ์ของคุณ แต่รายงานการประชุมทุกฉบับควรมีข้อมูลสำคัญต่อไปนี้:

บางส่วนอาจยาวมากกว่าส่วนอื่น ๆ ชื่อเรื่อง วันที่ และเวลา ควรใช้ไม่เกินหนึ่งบรรทัด ในขณะที่สรุปวาระการประชุมอาจใช้หลายย่อหน้า ผู้เข้าร่วมประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการควรเป็นรายการที่กระชับในรูปแบบของรายการหัวข้อย่อย

แต่ละส่วนควรสอดคล้องกับวาระการประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจลำดับของเหตุการณ์และสามารถนำทางไปยังจุดที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย!

คิดถึงบันทึกการประชุมของคุณเหมือนกับ Spark Notes ของการประชุม—มันง่ายต่อการอ่านและเข้าใจ แต่ยังคงให้เรื่องราวทั้งหมดแก่คุณ!

หากมีการหารือหัวข้อเพิ่มเติมที่ไม่ได้วางแผนไว้ในกำหนดการ คุณสามารถสร้างส่วนใหม่หรือกำหนดส่วนใดส่วนหนึ่งเป็น "การหารือทั่วไป" หรือ "เรื่องอื่น ๆ" เพื่อบ่งชี้ว่ามีปัญหาเกิดขึ้นที่ไม่ได้วางแผนไว้ในตอนแรก

การบันทึกข้อมูล ทั้งหมด นี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรับรองว่าบันทึกจะครอบคลุมและละเอียดถี่ถ้วน นั่นคือเหตุผลที่คุณควรเริ่มต้นด้วยแม่แบบบันทึกการประชุมเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกหล่น 🤓

วิธีเขียนรายงานการประชุมที่สามารถนำไปปฏิบัติได้

นี่คือคำแนะนำแบบขั้นตอนต่อขั้นตอนสำหรับการเขียน รายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สำหรับพนักงานสำนักงานที่ยุ่งและต้องการประหยัดเวลาและแรงงาน:

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมตัวก่อนการประชุม

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกข้อมูลสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพ

โปรดบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น:

ใช้ประโยคสั้น ๆ ชัดเจน และหลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 3: จัดรูปแบบบันทึกการประชุมเพื่อการสแกนอย่างรวดเร็ว

เช่นเดียวกับคุณ คนอื่นๆ ก็มีเรื่องมากมายที่ต้องจัดการเช่นกัน ดังนั้นโปรดสรุปบันทึกการประชุมให้กระชับและอ่านง่าย

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบและแชร์ MoM อย่างรวดเร็ว

ตรวจสอบบันทึกการประชุมของคุณอีกครั้งเพื่อความถูกต้องและครบถ้วน และส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนในขณะที่การสนทนายังสดใหม่

ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันเช่นClickUp Docsสำหรับการเข้าถึงและการอัปเดตที่ง่ายเมื่อต้องการ

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามผลของรายการที่ต้องดำเนินการ

เพื่อให้มั่นใจว่ามีการติดตามและดำเนินการตามรายการที่ต้องดำเนินการ ให้ตั้งการแจ้งเตือนในปฏิทินสำหรับกำหนดเวลาสำคัญที่ระบุไว้ในรายงานการประชุม

ตรวจสอบกับสมาชิกทีมที่รับผิดชอบก่อนการประชุมครั้งถัดไป และปรับปรุงบันทึกการประชุมครั้งก่อนเพื่อสะท้อนความคืบหน้าของประเด็นที่ต้องดำเนินการ

โบนัส:เครื่องมือสร้างรายงานการประชุมด้วย AI!

อะไรคือแบบฟอร์มบันทึกการประชุม?

แบบฟอร์มการประชุมคือเอกสารที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งระบุทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดทำบันทึกการประชุมที่มีความหมาย แบบฟอร์มการประชุมที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูลสำคัญ เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม การเริ่มต้นและสิ้นสุดการประชุม ประเด็นสำคัญ และอื่น ๆ ได้

นอกจากนี้ แม่แบบบันทึกการประชุมยังสามารถใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันของเอกสารต่างๆ เพื่อช่วยให้คุณแก้ไข ปรับแต่ง และนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับการประชุมในอนาคตได้

11 ตัวอย่างและเทมเพลตบันทึกการประชุมฟรี

เพื่อช่วยให้คุณค้นหาเทมเพลตที่ต้องการได้ทันเวลาสำหรับการประชุมระดมความคิดครั้งต่อไปของคุณ ใช้รายการเทมเพลตที่เราชื่นชอบสำหรับโปรแกรมแก้ไขเอกสารต่างๆ เช่น Word, Excel, PDF และ ClickUp คุณจะพบคำอธิบายเทมเพลตโดยละเอียดและการแยกคุณสมบัติ รวมถึงการเข้าถึงเทมเพลตแต่ละรายการได้โดยตรงจากบทความนี้!

1. แบบฟอร์มรายงานการประชุมโดย ClickUp

แบบฟอร์มบันทึกการประชุมโดย ClickUpทำให้การบันทึกข้อมูลสำคัญของการประชุมง่ายขึ้นกว่าที่เคย ด้วยเอกสาร ClickUp Doc หนึ่งหน้าที่สามารถแก้ไข, แชร์, และคัดลอกได้สำหรับการประชุมในอนาคต

เทมเพลตนี้มาพร้อมกับการจัดรูปแบบล่วงหน้าที่มีส่วนแยกต่างหากสำหรับข้อมูลทั่วไป, วาระการประชุมของคุณ, การอัปเดต, การประกาศ, และอื่น ๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีความเป็นภาพสูง พร้อมคุณสมบัติการปรับแต่งสไตล์ที่สามารถเพิ่มรายการตรวจสอบ, ตาราง, สื่อ, ข้อมูล, และอื่น ๆ ได้เพื่อช่วยให้สมาชิกสามารถอ่านและเข้าใจบันทึกการประชุมได้อย่างรวดเร็ว

เทมเพลตนี้เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น ครอบคลุมทุกประเด็นสำคัญ โดยเฉพาะสำหรับการประชุมประจำกับทีม เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มเขียน MoM โดยทั่วไป! หากคุณกำลังมองหาโครงสร้างที่เรียบง่ายแต่ครบถ้วน ช่วยให้การจัดระเบียบมีประสิทธิภาพ—ไม่ว่าจะเป็นการประชุมประเภทใด—เทมเพลตเอกสารนี้คือตัวเลือกที่คุณควรเลือกใช้

2. แม่แบบกรอบการประชุมโดย ClickUp

ไม่เพียงแต่แม่แบบกรอบการประชุมของ ClickUpจะเหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น ปรับแต่งได้ง่าย และครอบคลุมเท่านั้น แต่ยังอยู่ในฟีเจอร์เอกสารอันทรงพลังและทำงานร่วมกันได้ของ ClickUp ที่ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณได้แบบเรียลไทม์

สรุปข้อมูลสำคัญของการประชุมของคุณ รวมถึงผู้เข้าร่วมประชุม รายการที่ต้องดำเนินการ และลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม จัดระเบียบสิ่งเหล่านี้ให้เป็นหน้าย่อยแยกต่างหากภายในเอกสารของคุณอย่างสะดวก

เพิ่มอีโมจิ, รูปภาพ, การจัดรูปแบบ, และตัวเลือกการจัดสไตล์เพื่อจัดโครงสร้างบันทึกของคุณได้ทันทีและทำให้การเขียนของคุณโดดเด่น. นอกจากนี้, คุณสามารถแชร์เอกสารของคุณได้ทันทีผ่าน URL หรือแนบไว้กับงานของคุณเพื่อการเข้าถึงที่ง่ายตลอดเวลา.

คุณยังสามารถใช้เทมเพลตกรอบการทำงานนี้เพื่อติดตามรายการสำคัญที่ได้เรียนรู้ ผลลัพธ์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และงานที่มอบหมายให้เพื่อนร่วมทีมที่รับผิดชอบดำเนินการตามรายการปฏิบัติการที่ระบุไว้ได้อีกด้วย เทมเพลตนี้เป็นทรัพยากรที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการให้ทุกคนได้รับข้อมูล มีส่วนร่วม และเข้าใจตรงกันอย่างเป็นรูปธรรม

3. แบบฟอร์มบันทึกการประชุม (MoM) โดย ClickUp

การนำแนวทางการจัดระเบียบที่แตกต่างออกไปเล็กน้อยมาใช้กับบันทึกการประชุมของคุณ,แม่แบบบันทึกการประชุม (MoM) โดย ClickUpจะนำงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าไปใช้ในพื้นที่ทำงานของคุณ ซึ่งจะช่วยทำให้กระบวนการจดบันทึกแบบดั้งเดิมง่ายขึ้นและเป็นมาตรฐาน โดยการจัดโครงสร้างรายละเอียดที่เกิดขึ้นซ้ำและรายการที่ต้องดำเนินการในรายการแบบโต้ตอบ

ในภารกิจนี้ คุณจะพบคู่มือเริ่มต้นใช้งานในคำอธิบายภารกิจซึ่งมีรายละเอียดขั้นตอนการใช้งานเทมเพลตอย่างครบถ้วน นอกจากนี้ คุณยังสามารถเข้าถึงเอกสารช่วยเหลือหลายรายการเพื่อใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์สำคัญอื่น ๆ ของ ClickUp ได้อย่างเต็มที่ เช่นงานย่อย ฟิลด์ที่กำหนดเอง รายการตรวจสอบ และอื่น ๆ อีกมากมาย

เทมเพลตนี้จะกรอกข้อมูลงานย่อยสี่รายการโดยอัตโนมัติเพื่อติดตามการเข้าร่วมประชุม กำหนดวาระการประชุมครั้งถัดไป แก้ไขปัญหาปัจจุบัน และดูวาระการประชุมของสัปดาห์นี้ เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกประเด็นแล้ว ผู้จดบันทึกการประชุมสามารถใช้รายการตรวจสอบการประเมินหลังการประชุมเพื่อพิจารณาว่าการประชุมประสบความสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่

4. แบบฟอร์มบันทึกการประชุมคณะกรรมการบริษัท โดย ClickUp

ClickUp มีเทมเพลตมากมายเพื่อตอบสนองความต้องการของทีมทุกประเภทในการเขียนรายงานการประชุม!เริ่มต้นด้วยเทมเพลตรายงานการประชุมคณะกรรมการบริษัทโดย ClickUp

เช่นเดียวกับเทมเพลตอื่น ๆ ในคู่มือนี้ เอกสารบันทึกการประชุมเทมเพลตนี้ช่วยให้คุณบันทึกและแท็กผู้เข้าร่วมทุกคน พร้อมด้วยวาระการประชุมและรายการที่ต้องดำเนินการ แต่คณะกรรมการบริหารของคุณอาจมีความคาดหวังเฉพาะที่แตกต่างจากการประชุมทั่วไปของคุณ และเทมเพลตนี้เข้าใจสิ่งนั้น—ดังนั้นคุณจึงสามารถบันทึกผลการลงคะแนนสำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการและให้บันทึกการประชุมในระดับสูงได้อีกด้วย

คุณยังสามารถแชร์เอกสารนี้อย่างรวดเร็วกับผู้เล่นหลักทุกคนได้โดยใช้ปุ่ม "แชร์เอกสาร" ใน ClickUp!

5. แบบฟอร์มบันทึกการประชุมการจัดการโครงการโดย ClickUp

แบบฟอร์มบันทึกการประชุมการจัดการโครงการโดย ClickUpจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมการจัดการโครงการของคุณด้วยรายการที่ครบถ้วนในภารกิจ ClickUp ที่สามารถปรับแต่งได้

คุณสามารถเริ่มใช้เทมเพลตนี้ได้ก่อนการประชุมเริ่มต้นโครงการของคุณ โดยมีส่วนที่กำหนดไว้สำหรับลิงก์ที่เป็นประโยชน์ รายละเอียดการประชุม วาระการประชุม และสมาชิกทีมโครงการ—ทั้งหมดนี้มาจากคำอธิบายงานที่ครอบคลุม

อีกส่วนหนึ่งจะแสดงรายละเอียดการทบทวนกำหนดการโครงการ ซึ่งจะระบุงานที่เสร็จสิ้นแล้ว งานที่วางแผนไว้ในอนาคต และบันทึกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถระบุความเสี่ยงและปัญหาต่างๆ ที่อาจส่งผลกระทบในทางลบต่อแต่ละโครงการได้โดยใช้หนึ่งในหกช่องข้อมูลที่กำหนดเองที่มีอยู่ในเทมเพลตนี้

จากนั้น คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการหลังการประชุมได้โดยมีงานย่อยที่เตรียมไว้ล่วงหน้าห้างานเพื่อให้แน่ใจว่า:

และอีกมากมาย! หากคุณต้องการเทมเพลตรายงานการประชุมที่ครอบคลุมสำหรับการจัดการโครงการ คุณจะหาเทมเพลตที่ดีกว่านี้ได้ยาก

6. แบบบันทึกการประชุมโดย ClickUp

แม่แบบบันทึกการประชุมโดย ClickUpเป็นแม่แบบบันทึกการประชุมที่เรียบง่ายและสมบูรณ์แบบสำหรับการจัดระเบียบรายละเอียดของการประชุมของคุณและทำให้สมาชิกในทีมมีความสอดคล้องกัน

ส่วนต่าง ๆ ในเทมเพลตนี้ประกอบด้วย:

ร่วมกัน,แบบฟอร์มหน้าเดียวนี้จะช่วยคุณบันทึกข้อมูลพื้นฐานที่อาจช่วยเสริมเอกสารการประชุมอื่น ๆ ได้—รวมถึงรายงานการประชุมด้วย!

7. บันทึกการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำโดย ClickUp

อีกหนึ่งเทมเพลตที่สามารถช่วยในการจดบันทึกระหว่างการประชุมคือบันทึกการประชุมประจำ โดย ClickUp

คุณสามารถใช้เอกสารนี้เพื่อจัดการรายการวาระทั้งหมด, รายการที่ต้องทำ, ทบทวนความจำจากการประชุมครั้งก่อนด้วยภาพรวมระดับสูง, และมอบหมายรายการดำเนินการต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีมได้

แน่นอน คุณสามารถรวมรายละเอียดเช่น วันที่ของการประชุมที่ผ่านมา ปัจจุบัน และอนาคต วัตถุประสงค์ของการประชุมที่เฉพาะเจาะจง ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้ไม่เข้าร่วมประชุมได้เช่นกัน นอกจากนี้ ให้ระบุด้วยว่าจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมนั้นครบองค์ประชุมสำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นเป็นประจำหรือไม่

8. แบบฟอร์มติดตามการประชุม โดย ClickUp

ต้องการวิธีแก้ปัญหาเพื่อช่วยติดตามการประชุมตั้งแต่ต้นจนจบหรือไม่? เพิ่มเทมเพลต Meeting Tracker โดย ClickUpลงในพื้นที่ทำงานของคุณ! เทมเพลตที่มีรายละเอียดนี้รวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในรายการที่ครอบคลุมและสามารถดำเนินการได้ เพื่อวางแผน เตรียมการ และจัดการรายการที่ต้องดำเนินการไปพร้อมกัน

เทมเพลตนี้สามารถใช้ติดตามการประชุมและโครงการทุกประเภท ตั้งแต่การประชุมแบบตัวต่อตัวและการทบทวนธุรกิจรายไตรมาส ไปจนถึงการฉลองวันเกิดและการประชุมธุรกิจที่ไม่เป็นทางการอื่นๆ

เทมเพลตนี้ประกอบด้วยองค์ประกอบมากมายเพื่อช่วยในการติดตามการประชุมทุกด้าน รวมถึงสถานะสามแบบ, ฟิลด์ที่กำหนดเองแปดฟิลด์, และประเภทการดูสี่ประเภท

9. แบบฟอร์มบันทึกการประชุมสำหรับ Excel

แม้ว่า ClickUp จะเป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเก็บเอกสารการประชุมทั้งหมดไว้ในที่เดียว พร้อมความสามารถในการแชร์ที่เหมาะสมที่สุดและฟีเจอร์อื่นๆ แต่คุณอาจต้องการใช้ทางเลือกอื่นแทน Excelหากองค์กรของคุณได้ลงทุนในผลิตภัณฑ์ของ Microsoft อยู่แล้ว

รายการติดตามการดำเนินการของผู้บริหารในรายงานการประชุมฉบับนี้เป็นแม่แบบสเปรดชีตพื้นฐานสำหรับใช้บันทึกข้อมูลรายละเอียดในการประชุมผู้บริหาร

แม่แบบบันทึกการประชุม Excel นี้ใช้รูปแบบแผ่นงานที่เรียบง่ายพร้อมหลายคอลัมน์เพื่อติดตามรายละเอียดการประชุมทั้งหมด รวมถึงข้อมูลเช่น คำอธิบายงาน ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด ทรัพยากรที่จำเป็น และบันทึกสถานะของผู้บริหาร

10. แบบฟอร์มบันทึกการประชุมสำหรับ Microsoft Word

หากคุณใช้ Microsoft Word เป็นประจำ คุณอาจได้รับประโยชน์จากการบันทึกการประชุมใน Word โดย Microsoft มีแม่แบบการบันทึกการประชุมให้เลือกมากมาย คุณจะพบแม่แบบเอกสารที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับทุกประเภทของการประชุม รวมถึงการประชุมผู้บริหาร การประชุม PTA และแม่แบบการบันทึกการประชุมแบบคลาสสิกสำหรับการประชุมทีมทั่วไป

ไม่สามารถหาเทมเพลตที่เหมาะสมสำหรับ Word ได้ใช่ไหม? Microsoft ยังอนุญาตให้คุณสร้างเอกสารจากศูนย์ได้เช่นกัน

11. แบบฟอร์มบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการในรูปแบบ PDF

การประชุมหรือการรวมตัวกันอย่างเป็นทางการบางประเภท เช่น การประชุมคณะกรรมการ การประชุมผู้ถือหุ้น หรือการประชุมใหญ่ขององค์กร จำเป็นต้องมีการจัดทำบันทึกการประชุมอย่างละเอียดถี่ถ้วน

แม่แบบบันทึกการประชุมอย่างเป็นทางการนี้มีส่วนเฉพาะสำหรับการบันทึกสิ่งต่างๆ เช่น การตรวจสอบองค์ประชุม การอนุมัติรายงานการประชุมครั้งก่อน การแสดงรายการสรุปประเด็นการอภิปราย และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าการอภิปรายในการประชุมขนาดใหญ่จะไม่หลุดประเด็น

อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบบันทึกการประชุมที่ดี?

แบบฟอร์มบันทึกการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะให้เครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดแก่คุณในการบันทึกเหตุการณ์การประชุมอย่างครบถ้วน ด้วยการใช้แบบฟอร์มนี้ คุณควรจะสามารถจัดระเบียบรายละเอียดการประชุมทั้งหมดในรูปแบบที่นำเสนอได้และเข้าถึงได้ง่ายซึ่งทุกคนสามารถเข้าใจได้

แต่ก่อนที่คุณจะเริ่มสร้างเทมเพลตของคุณเองตั้งแต่ต้นหรือลงทุนในเทมเพลตแรกที่ปรากฏขึ้นในผลการค้นหาของคุณ มีคุณสมบัติสำคัญบางประการที่ควรพิจารณาในเทมเพลตรายงานการประชุมที่มีประสิทธิภาพ:

แม่แบบบันทึกการประชุมที่ดีที่สุดจะต้องสามารถใช้งานร่วมกับหรือถูกสร้างขึ้นในเครื่องมือแก้ไขเอกสารที่คุณชื่นชอบ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถผสานรวมแม่แบบของคุณกับเครื่องมือประชุมงานอื่น ๆ หรือแม้แต่แพลตฟอร์มการประชุมเสมือนจริงของคุณได้! ในกรณีนี้ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าแม่แบบการประชุมของคุณสอดคล้องกับเทคโนโลยีที่คุณใช้อยู่ถือเป็นอีกหนึ่งข้อได้เปรียบที่สำคัญ

องค์ประกอบเหล่านี้จะช่วยให้ทุกการประชุมมีคุณค่าและทุกคนได้รับข้อมูลที่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างความประทับใจในการประชุมเริ่มต้นโครงการของคุณ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนรายงานการประชุม

วิธีการบันทึกการประชุมของคุณจะขึ้นอยู่กับสไตล์การเขียนและความสามารถในการจดบันทึกอย่างรวดเร็วของคุณ อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับความเร็วตั้งแต่แรกเริ่ม ด้วยเวลาและประสบการณ์เพียงเล็กน้อย คุณจะพัฒนาจังหวะในการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องได้

อย่างไรก็ตาม นี่คือข้อเตือนใจบางประการที่จะช่วยให้คุณสร้างรายงานการประชุมที่ดีที่สุดเท่าที่เคยมีมา:

มอบหมายหน้าที่การจดบันทึกการประชุมให้กับบุคคลเฉพาะเจาะจง

บันทึกและรายงานการประชุมมีความแตกต่างกัน—และควรได้รับการปฏิบัติที่แตกต่างกัน! ในขณะที่บันทึกการประชุมสามารถเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ แต่รายงานการประชุม (MoM) มีชุดแนวปฏิบัติและข้อมูลมาตรฐานที่ต้องรวมไว้

บางครั้งผู้วางแผนการประชุมอาจมอบหมายให้ผู้อำนวยความสะดวกเป็นผู้บันทึกการประชุม และต่อมาอาจขอให้บุคคลเดียวกันนี้จัดทำบันทึกการประชุมจากบันทึกการประชุมนั้น ๆ บางครั้งผู้วางแผนการประชุมอาจใช้คำสองคำนี้แทนกันได้! คุณอาจสูญเสียความสม่ำเสมอและคุณภาพของบันทึกการประชุมของคุณได้หากทำเช่นนี้

การมอบหมายความรับผิดชอบมากเกินไปให้กับผู้จดบันทึกอาจทำให้บันทึกไม่ครอบคลุมหรือมีช่องว่างในบางส่วนของรายงานการประชุมได้ การให้บุคคลคนเดียวรับผิดชอบทั้งสองหน้าที่อาจทำให้ความสามารถในการทำงานแต่ละอย่างลดลง

ดังนั้น หากคุณรับผิดชอบในการจัดทำรายงานการประชุม ให้ทุ่มเทความสนใจอย่างเต็มที่ 100%

เล่าเรื่องให้กระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้

ยึดติดกับประเด็นสำคัญ

แทนที่จะเน้นย้ำทุกรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ให้มุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญและปล่อยให้ผู้อ่านถามคำถามเอง บันทึกการประชุมของคุณจะชี้แนะให้พวกเขาติดต่อบุคคลที่เหมาะสมเพื่อติดตามผลต่อไป 🙂

หากมีการยกประเด็นขึ้นในการประชุม โปรดบันทึกข้อมูลดังต่อไปนี้:

การใส่ข้อมูลเพิ่มเติมอาจทำให้ผู้อ่านสับสน และทำให้การติดตามบันทึกการประชุมยากขึ้น. ดีกว่าที่จะใส่เฉพาะจุดที่สำคัญที่สุด.

ทำความสะอาดบันทึกการประชุมก่อนการแบ่งปัน

เชื่อฉันเถอะ คุณคงไม่อยากแชร์บันทึกการประชุมแบบดิบๆ โดยไม่มีการแก้ไขอย่างละเอียดแน่นอน แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้การเขียนครั้งแรกของคุณเป็นพื้นฐานในการจัดโครงสร้างร่างสุดท้าย ในระหว่างกระบวนการแก้ไข คุณจะปรับแต่งบันทึกให้เป็นเรื่องราวที่สอดคล้องกันซึ่งปฏิบัติตามโครงสร้างการบันทึกที่สม่ำเสมอของทีมคุณ

ในระหว่างการประชุม ให้ความสนใจกับข้อมูล. อย่ากังวลเกี่ยวกับการจัดระเบียบบันทึกของคุณจนกว่าคุณจะพร้อมที่จะแก้ไข—นั่นคือเวลาที่บันทึกการประชุมจะเริ่มมีรูปร่าง!

การอ่านและเขียนบันทึกซ้ำจะช่วยให้คุณจดจำการสนทนาได้ดีขึ้นและให้มุมมองใหม่ในแต่ละหัวข้อ

นอกจากนี้ รายงานการประชุมควรได้รับการแก้ไข ตรวจสอบความถูกต้อง และปราศจากข้อผิดพลาด การพิมพ์ผิดจะดึงความสนใจของผู้อ่านออกจากประเด็นสำคัญ และพูดตามตรง มันไม่มีความเป็นมืออาชีพเลย

ตรวจสอบ ตรวจสอบซ้ำ และให้ผู้อื่นตรวจสอบงานของคุณอีกครั้ง กำจัดข้อผิดพลาดและให้ผู้อ่านสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาได้

เคล็ดลับจากมืออาชีพ: แทนที่จะไว้ใจปากกาและกระดาษแบบดั้งเดิมสำหรับงานนี้ ลองจดบันทึกอย่างเป็นระบบในสมุดบันทึกดิจิทัลดูสิ!

เครื่องมือเช่นNotepad ของ ClickUpและChrome Extensionมอบโซลูชันที่รวดเร็วและใช้งานง่ายสำหรับการจดบันทึกอย่างรวดเร็ว เพิ่มการจัดรูปแบบและสไตล์ได้ทันทีด้วยการแก้ไขข้อความแบบสมบูรณ์เพื่อให้บันทึกของคุณครบถ้วนยิ่งขึ้น แม้ในระหว่างการประชุม

ถามคำถามเสมอ, เสมอ, เสมอ

วัตถุประสงค์หลักของการบันทึกการประชุมคือการถ่ายทอดสิ่งที่เกิดขึ้น

โปรดตรวจสอบบันทึกของคุณหรือการบันทึกการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้อง ทำทุกวิถีทางเพื่อยืนยันว่าบันทึกการประชุมมีความน่าเชื่อถือ

อย่าปล่อยให้อะไรเป็นไปตามโชคชะตา! หากมีบันทึกหรือความคิดเห็นใดที่ไม่ชัดเจน กรุณาติดต่อบุคคลนั้นเพื่อขอคำชี้แจงหากทำได้ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมหรือผู้ที่ต้องการทบทวน ความถูกต้องสำคัญกว่าความรวดเร็ว!

ความรับผิดชอบเริ่มต้นจากรายการที่ต้องดำเนินการ

รายการที่ต้องดำเนินการของคุณจะเป็นหนึ่งในส่วนที่สั้นที่สุดของบันทึกการประชุมของคุณแต่อาจเป็นสิ่งสำคัญที่สุด!

นี่คือส่วนที่คุณบันทึกขั้นตอนถัดไปสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ได้กล่าวถึงในระหว่างการประชุม นั่นคือเหตุผลที่ทุกข้อปฏิบัติควรมีรายละเอียดที่ชัดเจนและแน่นอน:

นี่คือวิธีที่ซอฟต์แวร์บันทึกการประชุมส่งเสริมความรับผิดชอบและช่วยให้ผู้เข้าร่วมติดตามงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อเสนอของเรา? สร้างบันทึกการประชุมของคุณในเครื่องมือเอกสารแบบไดนามิกที่ช่วยให้คุณเพิ่มและมอบหมายความคิดเห็นให้กับงานเขียนของคุณได้

อ่านเพิ่มเติม:เทมเพลตจดบันทึกฟรีที่ดีที่สุดใน Google Docs, Word และ ClickUp

ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ClickUp

การใช้เครื่องมือจัดการการประชุมเฉพาะทางเช่น ClickUp ช่วยให้วาระการประชุม, บันทึก, และรายการที่ต้องดำเนินการของคุณรวมอยู่ในที่เดียว ด้วยเครื่องมือบันทึกการประชุมในตัว, การมอบหมายงาน, และคุณสมบัติการติดตามความคืบหน้า, มันช่วยป้องกันการพลาดกำหนดเวลาและการติดตามผลที่ลืม

อ่านเพิ่มเติม:โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการการประชุมและวาระการประชุมที่ดีที่สุด

วางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

การบันทึกการประชุมที่มีโครงสร้างช่วยให้ติดตามการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น รักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย และมั่นใจได้ว่าไม่มีรายละเอียดสำคัญใดตกหล่น การใช้เทมเพลตช่วยให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่นและทำให้เอกสารมีความสม่ำเสมอ

แม้ว่าเทมเพลตจะช่วยประหยัดเวลาของคุณได้มาก แต่พวกมันจะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้นเมื่อคุณสามารถแก้ไข เข้าถึง และจัดการพวกมันไปพร้อมกับงานอื่น ๆ ของคุณได้ซอฟต์แวร์จัดการโครงการฟรีเช่นClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างนี้และอื่น ๆ อีกมากมาย

เลือกจากคลังแม่แบบที่กำลังเติบโตของ ClickUp หรือสร้างของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทีมคุณ 🦄

และเราได้กล่าวถึงหรือยังว่า ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือการทำงานอื่น ๆ กว่า1,000 รายการ?แม้กระทั่ง Zoom! ทั้งหมดนี้เพื่อให้กระบวนการบันทึกการประชุมของคุณง่ายขึ้นมาก 😇

และส่วนที่ดีที่สุด:คุณสมบัติเหล่านี้ฟรีทั้งหมด

ชุดเทมเพลตรายงานการประชุม เอกสารการทำงานร่วมกัน และฟีเจอร์การจัดการการประชุมอันทรงพลังของ ClickUp สามารถเข้าถึงได้ฟรีสำหรับทุกคนตลอดไป ต้องการควบคุมทุกอย่างด้วยตัวเองหรือไม่?เริ่มต้นกับ ClickUp ได้เลยตอนนี้!

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. ใครควรเป็นผู้บันทึกการประชุม?

โดยทั่วไป ผู้จัดการประชุมหรือผู้ใดในทีมของเขาควรบันทึกการประชุม สรุปการประชุม และแบ่งปันการประชุมกับผู้เข้าร่วมทุกคนหลังการประชุม

2. ทำไมการบันทึกการประชุมจึงมีความสำคัญ?

การบันทึกการประชุมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งด้วยเหตุผลหลายประการ: