วิธีจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อสร้างผลลัพธ์สูงสุด

แมคคินซีย์รายงานว่าผู้บริหารถึง 61%รู้สึกว่าการตัดสินใจของพวกเขาอย่างน้อยครึ่งหนึ่ง—ซึ่งส่วนใหญ่ใช้เวลาในการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ—ไม่ได้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่แท้จริง

ความรู้สึกนี้สะท้อนกับมืออาชีพมากมายที่รู้สึกไม่สบายใจหรือขนลุกเมื่อระบบส่งเสียงเตือนการประชุมอีกครั้ง

การประชุมที่มีประสิทธิภาพมีเป้าหมายเพื่อรวบรวมกลุ่มบุคคลที่ได้รับการคัดเลือกมาเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล, มุมมอง, และข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ. ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจ, การคิดค้น, หรือการสร้างแผนการกระทำ, วัตถุประสงค์คือการให้ทุกคนรู้สึกว่ามีประสิทธิผลเมื่อจบการประชุม.

แล้วคุณจะจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพและหยุดวงจรความหงุดหงิดได้อย่างไร? มาดูกัน 👀

ประเภทของการประชุม

ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่แพร่หลาย การเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นขึ้นนานก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น ลักษณะของการประชุมที่คุณจัดขึ้นมีบทบาทสำคัญในการกำหนดสิ่งนี้

ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ที่ต้องการ มีประเภทของการประชุมทั่วไปบางประเภทที่คุณอาจวางแผนสำหรับทีมของคุณ 🧑‍💻

1. การประชุมแบบพบปะกัน

การประชุมเหล่านี้จัดให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมารวมตัวกันในสถานที่เดียวกัน—โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในบริเวณสำนักงาน

การสื่อสารแบบตัวต่อตัวในระหว่างการประชุมแบบพบปะกันทำให้สามารถมีส่วนร่วมได้แบบเรียลไทม์ และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น. การสื่อสารแบบตัวต่อตัวช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจน และมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด.

เมื่อปราศจากสิ่งรบกวนทางดิจิทัล ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะสังเกตสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดมากขึ้น ทำให้การโต้ตอบดูเป็นธรรมชาติมากขึ้น สภาพแวดล้อมนี้เอื้อให้เกิดการทำงานร่วมกันได้ทันที โดยเปิดโอกาสให้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น โต้แย้ง และอภิปรายกันแบบเรียลไทม์

2. การประชุมเสมือนจริง

การประชุมเสมือนจริง หรือการประชุมทางไกล คือตัวอย่างที่ดีที่สุดของความยืดหยุ่น การประชุมเหล่านี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ เช่น โทรศัพท์มือถือ แล็ปท็อป หรือแท็บเล็ต การประชุมเหล่านี้ดำเนินการทางดิจิทัลผ่านแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ/เสียง

การประชุมเสมือนจริงช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่าห้องประชุม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีพนักงานทั่วโลก ด้วยความยืดหยุ่นของการประชุมเสมือนจริง ทีมงานสามารถตัดสินใจได้ทันทีและหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการจัดการประชุมแบบพบหน้ากัน

มันช่วยลดความจำเป็นที่ผู้เข้าร่วมจะต้องอยู่ในสถานที่ใดสถานที่หนึ่งในเวลาที่กำหนด และทำให้การจัดงานง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้จัดสามารถติดตามการประชุมได้อย่างง่ายดายโดยใช้AI สำหรับบันทึกการประชุม

3. การประชุมแบบผสมผสาน

การประชุมแบบผสมผสานได้รับความนิยมหลังการระบาดของโรค แต่ยังคงมีบทบาทสำคัญในปัจจุบัน ทำไม?

การทำงานแบบไฮบริดจึงเป็นจุดลงตัวของการประนีประนอม การประชุมแบบไฮบริดเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่ธุรกิจต่างๆ ตั้งแต่บริษัทข้ามชาติไปจนถึงองค์กรเสมือนจริงนำมาใช้เพื่อทำงานร่วมกับทีมที่มีสมาชิกจากทั่วโลกมากขึ้น

การประชุมเหล่านี้มักจะมีผู้เข้าร่วมทั้งแบบพบหน้ากันและแบบทางไกล

เช่นเดียวกับการตั้งค่าจากระยะไกล การประชุมที่ไม่มีการขัดจังหวะไม่สามารถรับประกันได้ในการตั้งค่าแบบไฮบริด อย่างไรก็ตาม การใช้แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอที่มีประสิทธิภาพและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรสามารถช่วยได้มากในการทำให้การประชุมเหล่านี้จัดการได้ง่ายขึ้น

การวางแผนและการเตรียมการสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ตามที่ได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ การวางรากฐานจะเป็นตัวกำหนดว่าการประชุมจะมีประสิทธิภาพหรือเป็นเพียงหลุมดำที่ดูดเวลาและทรัพยากรของทีมคุณไปโดยเปล่าประโยชน์

แต่หนทางที่แน่นอนที่สุดในการจัดการประชุมที่ยอดเยี่ยมคือการลงมือทำงานที่สำคัญด้วยตัวเองอย่างจริงจัง

นี่คือบางสิ่งที่ควรจำไว้ขณะวางแผนและเตรียมการสำหรับการประชุมของคุณ 🙋

กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมให้ชัดเจน

เริ่มต้นด้วยการระบุเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุผ่านการประชุมครั้งนี้ จากนั้นพิจารณาว่าผลลัพธ์ที่คุณต้องการนั้น 'จริงๆ แล้ว' จำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมอย่างจริงจังและแบบเรียลไทม์จากทีมของคุณหรือไม่

สร้างระเบียบวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับการประชุมของคุณแล้วให้จัดทำวาระการประชุมที่ระบุหัวข้อหลัก ผู้ที่ควรหารือเกี่ยวกับหัวข้อเหล่านั้น และบทบาทที่ต้องปฏิบัติ (และโดยใคร)

คุณสามารถก้าวไปอีกขั้นโดยการจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อในวาระการประชุมและกำหนดกรอบเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อเพื่อให้มีการหารือภายใน

ที่นี่, ClickUp Docsสามารถเป็นเพื่อนคู่ใจที่สมบูรณ์แบบสำหรับการวางแผนการประชุมและจัดทำวาระการประชุม ประสานงานตารางเวลาของทีม และมอบหมายงานที่เกิดซ้ำตามข้อสรุปจากการประชุม

เทมเพลต ClickUp Agendaช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมของคุณโดยให้คุณติดตามเป้าหมาย, สรุปวัตถุประสงค์, สร้างโครงสร้างการประชุมที่ชัดเจน, และมอบหมายงานและรายการที่ต้องทำ—ทั้งหมดในที่เดียว

ฉันมีการประชุมทุกสองสัปดาห์กับผู้บังคับบัญชาของฉัน และเราใช้ ClickUp สำหรับกำหนดการของเรา ฉันรู้สึกควบคุมงานได้ดีขึ้นเพราะทุกคำขอเกี่ยวกับกิจกรรมและการนำเสนอของฉันอยู่ที่นี่ รวมถึงตัวบ่งชี้สถานะที่อัปเดตอยู่เสมอที่เธอสามารถตรวจสอบได้

เชิญผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสม

เช่นเดียวกับกิจกรรมอื่น ๆ รายชื่อแขกของคุณเป็นจุดเริ่มต้นที่กำหนดความสำเร็จ (หรือพูดอีกอย่างคือ ประสิทธิผล) ของงาน

ในที่ทำงาน นี่หมายถึงการรวบรวมสัดส่วนที่เหมาะสมจากแต่ละกลุ่ม—ผู้ตัดสินใจ ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ผู้ดำเนินการ และแน่นอน ผู้จัดงาน หากมีผู้ตัดสินใจมากเกินไป อาจนำไปสู่การชะงักงันและล่าช้าในการอภิปรายเกี่ยวกับการดำเนินการ

ในทางกลับกัน การรวมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีมุมมองหลากหลายในการประชุมระดมความคิดนั้นเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยรวมแล้ว กฎทั่วไปที่ดีคือเชิญคนเข้าร่วมประชุมให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

กำหนดการประชุมอย่างมีสติ

การจัดตารางการประชุมในเวลาที่สะดวกช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมและมุ่งเน้น ซึ่งนำไปสู่การหารือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นและผลลัพธ์ของการประชุมที่ดีขึ้น

เริ่มต้นด้วยการได้รับการสนับสนุนจากสมาชิกที่มีตารางเวลาที่อาจถูกขัดจังหวะมากที่สุด เช่น ผู้เข้าร่วมประชุมที่ทำงานร่วมกันแต่อยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน

ไม่ว่าคุณจะจัดประชุมสแตนด์อัพประจำสัปดาห์หรือการประชุมฉุกเฉินแบบเฉพาะกิจ การตรวจสอบตารางเวลาของผู้เข้าร่วมแต่ละคนเพื่อหาเวลาที่เหมาะสมในการประชุมนั้นเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ

มุมมองปฏิทิน ClickUp

ด้วยมุมมองปฏิทินของ ClickUp คุณสามารถรวมปฏิทินของคุณและทีมของคุณไว้ในที่เดียว

คุณสามารถแก้ไขตารางเวลาของคุณได้ด้วยการลากและวางอย่างง่าย ๆ. มุมมองปฏิทินช่วยให้ทุกคนอยู่ในความสอดคล้องกัน ดังนั้นทีมของคุณทั้งหมดจะอยู่ในหน้าเดียวกัน—ตามตัวอักษร.

เทมเพลตการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตการประชุม ClickUpช่วยให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถจัดการวาระการประชุม บันทึกข้อมูล และติดตามการติดตามผลได้ ทำให้รายละเอียดสำคัญทั้งหมดอยู่ในมือคุณ

คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของการประชุมของคุณ โดยมั่นใจว่าทุกหัวข้อสำคัญได้รับการครอบคลุม ส่วนบันทึกเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจดบันทึกประเด็นสำคัญที่ได้พูดคุยกัน ในขณะที่ส่วนติดตามผลช่วยให้รายการที่ต้องดำเนินการและความรับผิดชอบชัดเจน ทำให้ง่ายต่อการติดตามสิ่งที่ต้องทำต่อไป

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

สร้างบรรทัดฐานที่ถูกต้องเมื่อเริ่มต้นการประชุมของคุณ

นี่คือหลักการที่ควรจดจำขณะดำเนินการประชุมครั้งต่อไปของคุณ 📋

เริ่มตรงเวลา

การเริ่มการประชุมตรงเวลาเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามวาระการประชุม นอกจากนี้ยังแสดงถึงความเคารพและความใส่ใจต่อเวลาของผู้เข้าร่วมประชุม

มอบหมายบทบาท

การประชุมส่วนใหญ่มีความเคลื่อนไหวอยู่เสมอ โดยมีการพัฒนาใหม่ๆ เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพื่อรักษาความต่อเนื่องของการประชุม ให้เปลี่ยนการสนทนาเหล่านี้ให้กลายเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปปฏิบัติได้สำหรับทีมของคุณ

ด้วยClickUp Meetings คุณสามารถเปลี่ยนข้อสรุปเหล่านี้ให้กลายเป็นงานได้อย่างง่ายดาย

ClickUp Tasks ช่วยให้คุณสร้างรายการงานที่ละเอียดได้โดยตรงจากบันทึกการประชุมของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกหล่น

เมื่อคุณสร้างงานแล้ว คุณสามารถมอบหมายงานเหล่านั้นได้ด้วยClickUp Assign Comments ซึ่งช่วยให้คุณสามารถมอบหมายความรับผิดชอบเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมได้โดยตรงจากความคิดเห็นของงานนั้น

ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

มาตรวัดความสำเร็จที่แท้จริงของการประชุมใด ๆ คือการที่สามารถส่งเสริมการร่วมมือที่มีความหมายได้มากเพียงใด คุณสามารถบรรลุสิ่งนี้ได้โดยการเชิญชวนให้มีความคิดเห็นที่หลากหลายในหัวข้อการหารือ หรือแม้กระทั่งมอบหมายภารกิจให้ผู้เข้าร่วมประชุม

แม่แบบบันทึกการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตรายงานการประชุมของ ClickUpมอบวิธีการที่ราบรื่นในการบันทึกการประชุมของคุณ คุณสามารถบันทึกผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างง่ายดาย โดยยืนยันว่าทุกคนที่เข้าร่วมได้รับการยอมรับแล้ว เทมเพลตนี้ช่วยให้สามารถจดบันทึกอย่างละเอียดสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม บันทึกการอภิปรายที่สำคัญและการตัดสินใจต่างๆ

เทมเพลตนี้ได้รับการออกแบบให้ทำงานร่วมกันได้ ทำให้ผู้ใช้หลายคนสามารถมีส่วนร่วมและแก้ไขได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้ทีมของคุณทำงานไปในทิศทางเดียวกัน นอกจากนี้ยังติดตามผลลัพธ์สำคัญและข้อมูลเชิงลึกต่างๆ พร้อมนำเสนอสรุปการประชุมที่มีคุณค่าสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้

จัดการเวลาการประชุมอย่างเหมาะสม

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพคือการกำหนดและยึดมั่นในเวลาที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุม

แต่นี่อาจหมายถึงการควบคุมการอภิปรายอย่างมีสุขภาพดีในขณะที่ทำให้แน่ใจว่าการสนทนาไม่หลุดประเด็นจากหัวข้อที่กำลังพูดถึงอยู่ด้วย ควรพิจารณาการรวมผู้ควบคุมการอภิปรายในรายชื่อผู้เข้าร่วมหากคุณในฐานะผู้จัดงานก็มีส่วนร่วมในการตัดสินใจด้วย

การติดตามผลและความรับผิดชอบหลังการประชุม

ตอนนี้การประชุมสิ้นสุดลงแล้ว งานที่แท้จริงกำลังจะเริ่มต้นขึ้น นี่คือจุดที่คุณจะเริ่มติดตามผลลัพธ์ที่การประชุมของคุณมุ่งหวังให้เกิดขึ้น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถวิเคราะห์และทำให้การประชุมของคุณมีผลลัพธ์ที่มีความหมาย 🎯

รวบรวมผลลัพธ์จากการประชุม

คุณสามารถวัดประสิทธิผลที่แท้จริงของการประชุมได้จากการที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนได้รับสิ่งที่เป็นประโยชน์กลับไป การประชุมจะถือว่าเกิดประสิทธิผลก็ต่อเมื่อนำไปสู่เป้าหมายที่สำคัญหรือแผนการดำเนินงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง

สำหรับผู้ที่ได้รับมอบหมายให้สรุปผลลัพธ์ของการประชุม ไม่จำเป็นต้องตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดด้วยตนเอง

ด้วยClickUp Brain ผู้ช่วย AI ในตัว คุณสามารถสรุปบันทึกการประชุมได้โดยไม่พลาดรายละเอียดสำคัญ (หรือประเด็นสำคัญในการสนทนา)

นอกจากนี้แม่แบบรายงานการประชุมของ ClickUpยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสรุปและบันทึกข้อมูลการประชุมอย่างรวดเร็ว—ตั้งแต่ประเภทของการประชุม สถานที่จัด และระยะเวลา ไปจนถึงจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

อัตโนมัติการมอบหมายงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการทำให้แน่ใจว่าผลลัพธ์จากการประชุมเหล่านี้ไม่ได้อยู่แค่บนกระดาษเท่านั้น การผสานรวมเข้ากับกระบวนการทำงานประจำวันกลายเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างผลลัพธ์จากการประชุมที่มีความหมาย คุณสามารถใช้ClickUp Automationsเพื่อมอบหมายงานและกำหนดการติดตามผลเมื่อใดก็ตามที่จำเป็น

การใช้ระบบอัตโนมัติควบคู่กับ ClickUp Brain ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมของคุณให้สูงสุดในขณะที่ลดภาระงานของคุณ

ติดตามความคืบหน้า

ปิดช่องว่างระหว่างการตัดสินใจและการดำเนินการโดยการติดตามงานจากการประชุมของคุณให้เสร็จสิ้น

สิ่งนี้อาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสถานะของงานอย่างสม่ำเสมอหรือการนัดประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้รับผิดชอบเมื่อใดก็ตามที่จำเป็นต้องมีการแทรกแซง คุณสามารถกำหนดความถี่ของการติดตามงานเหล่านี้ได้ตามความซับซ้อนของงานและบุคคลที่เกี่ยวข้อง

การปฏิบัติที่ดีคือการทำงานเป็นทีมและระบุ 'พันธมิตร' ที่สามารถทำงานเฉพาะเพื่อคาดการณ์อุปสรรคและสร้างกรอบการบรรเทาผลกระทบ

เมื่อทีมมุ่งเน้นไปที่ส่วนต่าง ๆ ของโครงการมากเกินไป พวกเขามักจะมองไม่เห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น มุมมองที่แคบนี้อาจทำให้พวกเขาไม่สามารถค้นพบข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าซึ่งอาจช่วยเร่งกระบวนการตัดสินใจได้

ClickUp Dashboardsเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทรงพลังซึ่งช่วยให้ทีมของคุณปรับปรุงการวางแผนโครงการและประสิทธิภาพการทำงาน จัดการสปรินต์ได้ดีขึ้น และจัดลำดับความสำคัญของงานโดยการแสดงภาพงานของคุณ

มันแยกสถานะของงานต่าง ๆ ภายในโครงการของคุณเพื่อให้เห็นภาพรวมของสิ่งที่ล่าช้าและช่วยให้คุณจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม

การวัดประสิทธิผลของการประชุม

การวัดประสิทธิผลของการประชุมของคุณไม่ใช่แค่การแสดงออกเพื่อความพึงพอใจส่วนตัวเท่านั้น แต่ควรถือเป็นกระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพแทน

ยิ่งคุณเข้าใจว่าอะไรทำให้การประชุมประสบความสำเร็จมากเท่าไร การประชุมของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น มาค้นพบตัวชี้วัดที่คุณต้องใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพของการประชุมกันเถอะ 📊

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประชุมประเภทเฉพาะ

การประชุมแต่ละครั้งมีความแตกต่างกัน—และด้วยเหตุนี้ สิ่งที่ทำให้การประชุมแต่ละครั้งประสบความสำเร็จจึงแตกต่างกันไปด้วย กฎทองในการวางแผนและดำเนินการประชุมให้ประสบความสำเร็จขึ้นอยู่กับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการ

มาสำรวจกลยุทธ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถยกระดับการประชุมของคุณได้:

🤝 การเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมแบบพบหน้า

🤝 ยกระดับประสบการณ์การประชุมเสมือนจริง

🤝 การใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมแบบผสมผสาน

การเอาชนะความท้าทายทั่วไปในการประชุม

ไม่ว่าการประชุมของคุณจะมีลักษณะอย่างไร ก็ย่อมมีความท้าทายอยู่เสมอ แม้แต่การประชุมที่วางแผนมาอย่างดีแล้ว ก็อาจหลุดประเด็นได้ มาสำรวจความท้าทายทั่วไปสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพกันเถอะ ⚠️

การจัดการกับบุคคลที่มีอิทธิพลในการสนทนา

คุณค่าของการประชุมอยู่ที่ความสามารถในการสร้างมุมมองที่หลากหลาย

ดังนั้น เมื่อมีเสียงที่โดดเด่นเพียงหนึ่งหรือสองเสียงครอบงำการสนทนา จะเหลือพื้นที่เพียงเล็กน้อยสำหรับมุมมองอื่น ผลลัพธ์คืออะไร? ข้อมูลเชิงลึกที่ตื้นเขิน มีมิติเดียว และในที่สุดก็ไม่มีประโยชน์

เป็นหน้าที่ของคุณในฐานะผู้ดำเนินประชุมที่จะต้องคอยจับตาดูความคิดเห็นหลักที่เกิดขึ้นภายในที่ประชุมอย่างใกล้ชิด

การสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

การมีส่วนร่วมสามารถมีรูปแบบต่าง ๆ ได้ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุม. ตัวอย่างเช่น ในการหารือเกี่ยวกับการตัดสินใจ อาจมีการเชิญสมาชิกทีมที่มีตำแหน่งน้อยกว่าให้แบ่งปันมุมมองใหม่ ๆ ก่อนที่จะให้ผู้นำทีมได้พิจารณาและให้ความคิดเห็น.

การประชุมแบบไฮบริดหรือเสมือนจริงอาจมีการกล่าวถึงผู้เข้าร่วมประชุมทางไกลเป็นพิเศษ เพื่อให้พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ถูกกลบเสียงหรือถูกมองข้ามโดยผู้เข้าร่วมที่อยู่ในสถานที่จริง

รักษาการสนทนาให้อยู่ในประเด็น

การประชุมที่ไม่มีวาระการประชุมก็เหมือนกับการพูดคุยที่ตู้กดน้ำ—การนินทา

ยกเว้นว่าเมื่อผู้เข้าร่วมประชุมเข้าร่วมการประชุมของคุณ พวกเขาคาดหวังว่าจะได้สนทนาที่มีความหมาย ท้ายที่สุดแล้ว พวกเขากำลังสละเวลาจากการทำงานเพื่อเข้าร่วมการประชุม

แม้จะมีกำหนดการไว้แล้ว บางครั้งการประชุมก็อาจเกินเวลาที่กำหนดหรือพลาดการอัปเดตที่สำคัญ ทำให้ทุกคนรู้สึกหงุดหงิด

การแก้ไขปัญหาทางเทคนิค

ปัญหาทางเทคนิคเป็นอุปสรรคที่พบได้บ่อยสำหรับการประชุม

พวกเขามักจะชะลอหรือขัดขวางการไหลของการสนทนาในกรณีที่ดีที่สุด และทำให้การประชุมล้มเหลวโดยสิ้นเชิงในกรณีแย่ที่สุด การเตรียมความพร้อมให้กับสมาชิกในทีมของคุณด้วยเทคโนโลยีการประชุมที่ดีขึ้นและการวางแผนสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินกลายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในที่นี้

วางแผนและจัดการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพด้วย ClickUp

สรุปแล้ว การประชุมที่มีประสิทธิภาพจะสร้างผลกระทบที่ชัดเจนหรือมีความหมายต่อการทำงานหรือบริการ/ผลิตภัณฑ์ของคุณ

นี่หมายความว่าแม้แต่การวางแผนสำหรับการประชุมใด ๆ ก็เหมือนกับการเล่นวิดีโอแบบย้อนกลับ—คุณเริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ที่ต้องการ วางแผนว่าคุณจะไปถึงที่นั่นได้อย่างไร (และกับใคร) และคุณเริ่มต้นจากที่ไหน

แต่ด้วย ClickUp นี่ไม่ใช่การเดินทางเพียงลำพัง เข้าถึงระบบนิเวศของเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ช่วยให้คุณวางแผน ปรับปรุง และจัดการการประชุมของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นใช้งาน ClickUpวันนี้