เทมเพลตการส่งมอบโครงการฟรีเพื่อการเปลี่ยนผ่านที่มีประสิทธิภาพ

อยากรู้กฎข้อแรกในการประหยัดเวลาในการทำงานของคุณหรือไม่? อย่าคิดค้นสิ่งใหม่ขึ้นมาเอง คำแปล: อย่าทำสิ่งเดิมซ้ำสองครั้ง—แม้ว่าจะมีคนทำซ้ำในภายหลังก็ตาม

เมื่อโครงการถูกส่งต่อระหว่างสองคนหรือมากกว่า (ไม่ต้องพูดถึงสองแผนกหรือมากกว่า) จะมีความเสี่ยงเสมอที่จะเกิดงานซ้ำซ้อน และงานซ้ำซ้อนนั้นไม่มีประโยชน์เลย

แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ทั้งสองฝ่ายกลับรู้สึกหงุดหงิดเพราะเวลา ความสามารถ และพลังงานของพวกเขาสามารถนำไปใช้ที่อื่นได้ และทีมโครงการหรือผู้จัดการโครงการก็หลงอยู่ในความวุ่นวายของงานที่ซ้ำซ้อน

แล้วคุณจะหลีกเลี่ยงมันได้อย่างไร?

ง่ายมาก: คุณสร้างการส่งมอบโครงการที่สมบูรณ์แบบระหว่างฝ่ายต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่ทำงานในโครงการในอนาคตจะทราบอย่างชัดเจนว่าอะไรได้ถูกทำเสร็จไปแล้วในอดีต สำหรับการทำทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น คุณจำเป็นต้องมีแบบฟอร์มการส่งมอบโครงการ

อะไรคือแบบฟอร์มการส่งมอบโครงการ?

แบบฟอร์มการส่งมอบโครงการเป็นเอกสารที่ระบุรายละเอียดทั้งหมดของโครงการหรือบทบาทหน้าที่ เพื่อให้สามารถส่งต่อจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่งได้อย่างง่ายดาย (ตามชื่อที่ระบุไว้)

แบบฟอร์มการส่งมอบโครงการจะระบุขอบเขตของโครงการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, กำหนดเวลา,กระบวนการและขั้นตอน, และคำแนะนำอื่น ๆ ในลักษณะที่เข้าใจง่าย. วัตถุประสงค์ของรายการตรวจสอบการส่งมอบโครงการมีสองประการ:

เอกสารการส่งมอบโครงการที่ดีที่สุดควรมีความกระชับ ถูกต้อง และเกิดจากการร่วมมือกัน—เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น. บันทึกการส่งมอบทุกฉบับควรมีรายละเอียดของโครงการทั้งหมดไว้ให้ครบถ้วน—เพื่อป้องกันความสับสนระหว่างผู้เกี่ยวข้องและงานซ้ำซ้อน.

จากการสำรวจโดย Zippia ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรแก่ผู้หางาน พบว่า 50% ของพนักงานมีการประชุม 1-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ และ 20% เชื่อว่าการประชุมเหล่านั้นเป็นการเสียเวลา การเลือกเทมเพลตการส่งมอบงานที่เหมาะสม ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด งานที่ต้องทำ และลำดับความสำคัญสำหรับโครงการ จะช่วยลดความจำเป็นในการประชุมที่ไม่จำเป็นลง

เทมเพลตการส่งมอบโครงการฟรีเพื่อการเปลี่ยนผ่านที่ง่ายดาย

แบบฟอร์มการส่งมอบโครงการที่เหมาะสมช่วยป้องกันอุปสรรคในโครงการ ระบุลำดับความสำคัญ และสร้างแผนสำรองสำหรับสมาชิกทีมใหม่หรือที่มีอยู่ ด้านล่างนี้คือแบบฟอร์มการส่งมอบโครงการ 7 แบบที่ควรลองใช้ในองค์กรของคุณ

1. เทมเพลตการส่งมอบโครงการ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

การส่งมอบโครงการจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีโอกาสที่พลาดไป ด้วยการใช้แบบฟอร์มการส่งมอบโครงการของ ClickUp

เทมเพลตรายงานการส่งมอบโครงการนี้สามารถปรับแต่งแบรนด์ให้เข้ากับบริษัทของคุณได้ โดยจะมีพื้นที่สำหรับใส่ชื่อบริษัท โลโก้ คำขวัญ และข้อมูลติดต่อของคุณไว้ที่ด้านบนสุด เพื่อเริ่มต้น ให้เขียนชื่อโครงการและผู้จัดทำ (เช่น บุคคลที่กรอกรายงาน) ตามด้วยคำอธิบายสั้นๆ ของโครงการ

จากนั้น เทมเพลตจะเจาะลึกทุกแง่มุมของโครงการเพื่อป้องกันความสับสนระหว่างแผนกต่างๆ ส่วน "ผู้เข้าร่วมการส่งมอบงาน" มีพื้นที่สำหรับรูปถ่าย ชื่อ และคำอธิบายบทบาทของผู้ร่วมงานแต่ละคนในโครงการ

ส่วน "ข้อกำหนด" มีไทม์ไลน์ที่สะดวกเป็นพิเศษ ซึ่งคุณสามารถระบุแต่ละงาน แผนกที่รับผิดชอบ สำหรับ งานนั้น และกำหนดเส้นตายที่เกี่ยวข้องสำหรับทุกการดำเนินการที่จำเป็นก่อนที่การเปลี่ยนผ่านจะเกิดขึ้นได้ สุดท้าย ส่วน "งานในการเปลี่ยนผ่าน" ช่วยให้สมาชิกทีมหรือผู้จัดการโครงการสามารถบันทึกกิจกรรมที่เสร็จสิ้นทั้งหมดสำหรับโครงการได้ ซึ่งจะช่วยป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน

2. แม่แบบมาตรฐานการส่งมอบโครงการ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

มาเผชิญความจริงกันเถอะ: คนที่ได้รับมอบหมายให้ทำโครงการจะไม่คงที่เสมอไป การหมุนเวียนของพนักงานเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจ เมื่อคุณนำสมาชิกทีมใหม่เข้ามา คุณต้องการให้พวกเขาปรับตัวและเข้าใจงานได้อย่างรวดเร็วที่สุด

การใช้แบบฟอร์มมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP)ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจว่าต้องทำอะไรและทำอย่างไร ในบทบาทที่กำหนดไว้แบบฟอร์มการส่งมอบโครงการ SOP ของ ClickUpให้คำแนะนำที่ชัดเจนและสม่ำเสมอเพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติตามแนวทางมาตรฐานในการทำภารกิจให้สำเร็จ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการเกิดข้อผิดพลาด

เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตนเอง กรุณากรอกข้อมูลในส่วน "ขอบเขต" โดยระบุรายละเอียดต่าง ๆ ของงานที่ได้รับมอบหมาย จากนั้นให้สรุปขั้นตอนมาตรฐานในส่วน "วิธีการปฏิบัติ" โดยระบุขั้นตอนเป็นลำดับพร้อมทั้งรูปภาพ (หากเป็นประโยชน์ต่อทีมโครงการ)

สุดท้ายนี้ ให้เพื่อนร่วมงานมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จโดยการเชื่อมโยงไปยังทรัพยากรที่จำเป็น (เช่น โฟลเดอร์ งาน และ/หรือไฟล์) และกรอกข้อมูลในส่วนคำถามที่พบบ่อย (FAQ)

3. แม่แบบรายงานการเปลี่ยนแปลงกะของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

หากคุณเป็นผู้จัดการกลุ่มพนักงานที่ทำงานเป็นกะ เอกสารสรุปงานเปลี่ยนกะสามารถช่วยประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพื่อป้องกันความสะดุดของประสิทธิภาพการทำงานเมื่อกะหนึ่งสิ้นสุดและอีกกะหนึ่งเริ่มต้น ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตรายงานการเปลี่ยนแปลงกะของ ClickUp

แผนการส่งมอบงานเปลี่ยนกะให้รายละเอียดโดยละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงกะที่ผ่านมา และระบุลำดับความสำคัญสำหรับกะถัดไป แม่แบบการส่งมอบงานนี้อาจมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่ทำงานเป็นกะแทบทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นโรงพยาบาล บ้านพักคนชรา ร้านกาแฟ หรือบริการล้างรถ

รายงานการเปลี่ยนกะควรใช้ทุกวัน—ขออภัย หมายถึงหลายครั้งต่อวัน—โดยกรอกวันที่ เวลาเริ่มและสิ้นสุดกะ สถานที่ และผู้บังคับบัญชาไว้ที่ด้านบน หากจำเป็น สามารถกรอกส่วน "ข้อมูลพนักงาน" เพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนกรอกรายงานของตนเองได้

จากนั้น ส่วน "การเปลี่ยนหน้าที่และความรับผิดชอบ" จะให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานทั้งหมด งานย่อย ความรับผิดชอบของพนักงาน และสถานะของแต่ละงาน เพื่อให้เพื่อนร่วมงานทุกคนทราบถึงสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกเมื่อเริ่มงาน สุดท้าย ใช้ส่วน "ความท้าทายและข้อเสนอแนะ" เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นกับงานในแต่ละวัน

4. แม่แบบแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ผู้จัดการที่ดีทำให้ทั้งองค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น—มอบหมายงาน, มอบหมายความรับผิดชอบ, และกำหนดลำดับความสำคัญให้กับทีมที่เหลือ. ผู้บังคับบัญชาของบริษัทดูแลทุกแง่มุมของการจัดการการเปลี่ยนแปลง—ปรับตัวตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง, ถ่ายโอนโครงการ, และแม้กระทั่งการลาออกของพนักงาน.

เตรียมผู้จัดการให้พร้อมสำหรับความสำเร็จด้วยเทมเพลตแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ ClickUp. เทมเพลตที่พร้อมใช้งานนี้แบ่งการเปลี่ยนผ่านของโครงการออกเป็นสามระยะ (แม้ว่าสามารถขยายได้เพื่อให้เหมาะกับองค์กรหรือทีมโครงการของคุณ).

ภายใต้ระยะที่ 1 ผู้จัดการจะระบุการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนผ่านโครงการ ในระยะที่ 2 ผู้จัดการจะดำเนินการย้ายโครงการจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง โดยระบุแผนการสื่อสาร เหตุการณ์สำคัญ และแผนการจัดการความต้านทาน สุดท้าย ระยะที่ 3 จะรวบรวมข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ฉลองความสำเร็จ และระบุช่องว่างสำหรับการเปลี่ยนผ่านในอนาคต

ด้วยระบบอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าแล้วมากกว่า 100แบบให้เลือกใช้เทมเพลตการจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยในการมอบหมายงานอัปเดตความคิดเห็น และเปลี่ยนสถานะโดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าในสัปดาห์การทำงาน

นอกจากนี้ เทมเพลตยังช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูแลให้แต่ละโครงการดำเนินไปตามเป้าหมายด้วยระบบรหัสสีที่เข้าใจง่ายมีมุมมองแบบตารางพร้อมคอลัมน์สำหรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และแถบแสดงความคืบหน้าสำหรับแต่ละขั้นตอน

5. แม่แบบการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ของ ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เมื่อจ้างพนักงานใหม่ คุณต้องการให้บุคคลนั้นสามารถมีส่วนร่วมในโครงการของบริษัทได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ น่าเสียดายที่การขาดการวางแผนอาจทำให้กระบวนการปฐมนิเทศล่าช้าออกไปเป็นสัปดาห์ (หรืออาจนานถึงหลายเดือน)

เพื่อย่นระยะเวลาการปฐมนิเทศและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานใหม่ให้ใช้เทมเพลตการปฐมนิเทศพนักงานของ ClickUp เทมเพลตนี้ให้ขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด เริ่มตั้งแต่วันแรกที่พนักงานเริ่มงาน รายการที่แยกย่อยจะแบ่งกระบวนการปฐมนิเทศออกเป็นลำดับความสำคัญรายสัปดาห์ ช่วยให้สมาชิกใหม่ในทีมสามารถตรวจสอบงานแต่ละรายการได้เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น

รายงานความก้าวหน้าของพนักงานใหม่นี้สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดายให้เหมาะสมกับบริษัทหรือแผนกของคุณโดยเฉพาะ คุณสามารถขยายรายละเอียดของแต่ละงานได้โดยเพิ่มงานย่อย (ตัวอย่างเช่น งาน "กรอกเอกสารฝ่ายทรัพยากรบุคคล" อาจมีงานย่อยสำหรับสวัสดิการสุขภาพ การสมทบกองทุน 401(k) และการหักลดหย่อนภาษี) หรือเพิ่มไฟล์แนบ การอนุมัติจากหัวหน้า กำหนดส่ง หรือบันทึกย่อต่าง ๆ เพื่อช่วยให้กระบวนการปฐมนิเทศเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

6. แม่แบบแกนต์สำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ใน ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กระบวนการปฐมนิเทศที่ประสบความสำเร็จไม่ได้ขึ้นอยู่กับการทำให้พนักงานใหม่เข้าใจงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังขึ้นอยู่กับการที่สมาชิกทุกคนในทีม—แม้แต่ผู้ที่ทำงานกับบริษัทมาหลายปีแล้ว—ทำงานร่วมกันเป็นหนึ่งเดียวอย่างมีประสิทธิภาพ

การเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จนั้นต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่ายในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นทีมทรัพยากรบุคคล ทีมกฎหมาย และทีมรักษาความปลอดภัยที่ทำงานร่วมกันอย่างสอดประสาน ดังนั้น กระบวนการส่งมอบงานและการถ่ายทอดความรู้โดยรวมให้กับพนักงานใหม่จึงต้องอยู่ภายใต้การดูแลในระดับผู้อำนวยการหรือผู้บริหาร ซึ่งนี่เองคือจุดที่แม่แบบ Gantt สำหรับการปฐมนิเทศพนักงานของ ClickUpเข้ามามีบทบาทสำคัญ

เทมเพลตนี้สร้างแผนการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นสำหรับพนักงานใหม่ในระดับองค์กร ด้วยแผนภูมิแกนต์ แต่ละแผนก (เช่น ทรัพยากรบุคคล, กฎหมาย, ความปลอดภัย, และการฝึกอบรม) จะมีโฟลเดอร์ของตัวเอง พร้อมงานที่มอบหมายให้กับพนักงานแต่ละคน แต่ละบุคคลจะมีแถบความคืบหน้าของตัวเอง ซึ่งให้ภาพรวมในระดับสูงของงานโครงการที่เสร็จสิ้นแล้ว

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรับผิดชอบในการตรวจสอบประวัติ การกรอกแบบฟอร์ม I-9 การตรวจสอบบัตรประจำตัวประชาชนของพนักงานใหม่ และการยื่นแบบฟอร์มสวัสดิการต่างๆ ที่จำเป็น ในขณะเดียวกัน บุคคลจากฝ่ายความปลอดภัยหรือฝ่ายเทคโนโลยีจะรับผิดชอบในการตั้งค่าการเข้าสู่ระบบของพนักงานใหม่ การตั้งค่าแอปพลิเคชันการติดตามเวลาทำงาน และการตั้งค่าการเข้าถึงด้วยบัตรคีย์การ์ด

ด้วยเทมเพลตที่มีรายละเอียดครบถ้วนเช่นนี้ คุณจะสามารถป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน พร้อมทั้งให้การสนับสนุนสูงสุดแก่สมาชิกใหม่ในทีม

โบนัส:แม่แบบการส่งมอบโครงการก่อสร้าง!

วิธีเลือกเทมเพลตการส่งมอบโครงการที่ดีที่สุด

แม่แบบการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จช่วยลดความสับสน ความหงุดหงิด และทรัพยากรที่สูญเปล่าที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กำหนด

ในการเลือกเทมเพลตการส่งมอบโครงการที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

ป้องกันการลดลงของประสิทธิภาพการทำงานด้วยเทมเพลตการส่งมอบโครงการ

การรักษาโครงการให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยหลายส่วนที่เคลื่อนไหวร่วมกัน เมื่อการทำงานในแต่ละกะสิ้นสุดลง พนักงานใหม่เข้ามา พนักงานเดิมลาออก หรือมีการเปลี่ยนแปลงฝ่ายบริหาร คุณย่อมต้องการให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปโดยไม่สะดุด

เทมเพลตการส่งมอบโครงการที่เหมาะสมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมข้ามแผนกได้ ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยเทมเพลตการส่งมอบของ ClickUp ที่มีให้เลือกมากมายหรือสร้างขึ้นเองตั้งแต่ต้น คุณสามารถมอบหมายหน้าที่และงานย่อย สร้างปฏิทินกำหนดเวลา ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และส่งมอบเอกสารสำคัญได้อย่างราบรื่น

ด้วย ClickUp คุณสามารถปรับแต่งมุมมอง, ฟิลด์, หัวข้อ, หรือข้อความได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการที่ไม่เหมือนใครของบริษัทคุณ. และด้วยการเชื่อมต่อมากกว่า 1,000 รายการให้คุณเลือกใช้คุณสามารถบริหารจัดการโครงการแต่ละโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ.

พร้อมที่จะดูว่า ClickUp สามารถทำให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร?ลองใช้ฟรีวันนี้