30 เครื่องมือจัดระเบียบที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณได้ทันที

เครื่องมือที่ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ก็เหมือนวัชพืช—มีใหม่โผล่ขึ้นมาทุกวัน

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่จะจัดระเบียบตัวเอง คุณอาจลองใช้เครื่องมือที่แตกต่างกันตั้งแต่วันอาทิตย์ถึงวันเสาร์ และอาจไม่ได้เข้าใกล้เป้าหมายของคุณมากขึ้นเลย

ส่วนหนึ่งของการใช้เครื่องมือและเทคนิคคือทัศนคติของคุณ คุณต้องใช้เครื่องมือให้ถูกวิธีเพื่อให้เครื่องมือนั้นทำงานให้คุณ

ฉันหมายความว่าอย่างไร?

มันหมายถึงการลองทำอย่างจริงจัง เพิ่มงาน บันทึก แผนการ และสิ่งที่ต้องเตือนลงไปเพื่อดูว่ามันได้ผลหรือไม่

บางคนชอบที่จะเป็นระเบียบด้วยแอปดิจิทัลเท่านั้น ในขณะที่บางคนชอบใช้เครื่องมือแบบอนาล็อกร่วมกับตัวเลือกดิจิทัล

แต่เป้าหมายของเครื่องมือใด ๆ – ไม่ว่าจะเป็นดิจิทัลหรืออนาล็อก – คือการช่วยให้คุณติดตามทุกสิ่งทุกอย่างได้

บางครั้งเราแต่ละคนก็มีความชอบของตัวเองในเรื่องนั้น

กุญแจสำคัญคือการไม่ปล่อยให้สิ่งใดหลุดรอดไป

สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้เครื่องมือดิจิทัลและอนาล็อกร่วมกัน และฉันจะเน้นบางเครื่องมือเหล่านั้นด้านล่างนี้

เครื่องมือดิจิทัลที่จำเป็นสำหรับการจัดการองค์กร

1) ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เช่น ClickUp

ClickUpได้รับคำวิจารณ์ที่ยอดเยี่ยมได้อย่างไร?

อะไรที่ทำให้มันแตกต่างจากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพและระบบการจัดการโครงการอื่น ๆ ที่มีอยู่มากมาย?

คนอื่นๆ ชอบใช้เป็นเครื่องมือจัดการงานส่วนตัวหรือสำหรับวิธีการทำงานแบบGet Things Done

โบนัส:ซอฟต์แวร์ GTD!

การนำระบบการจัดการโครงการที่มีคุณภาพสูงสุดมาใช้จะช่วยให้การวางแผนกลยุทธ์ของคุณดีขึ้นด้วย เนื่องจากคุณสามารถวางแผนเป้าหมาย, ทำความเข้าใจทรัพยากร และตีความประมาณเวลาได้ในทันที

อีกเหตุผลหนึ่งที่ผู้ใช้จำนวนมากชื่นชอบ ClickUp?

ClickUp มีกำหนดการปล่อยฟีเจอร์ที่ไม่มีใครเทียบได้ในอุตสาหกรรมนี้ ในระยะเวลาอันสั้น ClickUp ได้สร้างมุมมองหลายแบบในผลิตภัณฑ์ของตน รวมถึงมุมมองรายการ มุมมองบอร์ด และมุมมองเวลาที่ทำให้การเพิ่มงานเป็นเรื่องง่าย

ClickUp เพิ่มคุณสมบัติพิเศษที่ผู้ใช้ชื่นชอบอย่างต่อเนื่อง เช่น:

ClickUp ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่องพร้อมทั้งรักษาข้อเสนอที่ยอดเยี่ยมสำหรับแผนฟรีตลอดไปและแผนพรีเมียม

ตัวเลือกอื่น ๆ:

2) ระบบจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ เช่น Dropbox

รายงาน, เอกสารขาย หรือเอกสารใหม่ – ทั้งหมดนี้สามารถเก็บไว้กับ Dropbox ได้. สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับ Dropbox คือคุณสามารถสลับระหว่างไฟล์ส่วนตัวและไฟล์งานได้อย่างง่ายดายเพียงไม่กี่คลิก.

การรักษาสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวบางครั้งหมายถึงการขจัดจุดขัดแย้งระหว่างทั้งสอง และ Dropbox ก็ทำได้อย่างแน่นอน

โบนัสเพิ่มเติม? ผู้ใช้สามารถตรวจสอบเอกสารได้ โดยเพิ่มความคิดเห็นของตัวเอง และจากนั้นสามารถแสดงความคิดเห็นกลับไปกลับมาได้หากมีคำถามใด ๆ นี่คือส่วนหนึ่งของการมีระบบการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

Dropbox ยังผสานการทำงานได้อย่างสะดวกภายในClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมโยงเอกสารของคุณไปยังงานที่เกี่ยวข้องได้ทันที

ตัวเลือกอื่น ๆ:

3) แอปจดบันทึก เช่น Google Keep

โพสต์ส่วนใหญ่จะแนะนำ Evernote ในช่องนี้ แต่เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้เปลี่ยนมาใช้ Google Keep และไม่คิดจะกลับไปใช้อีกเลย

แน่นอนว่ามันมีความง่ายในการใช้งานที่เป็นเอกลักษณ์ของ Google พร้อมกับการเชื่อมต่อกับเครื่องมืออื่น ๆ ใน G-suite

การจัดระเบียบโน้ตให้เป็นโฟลเดอร์นั้นง่ายกว่ามาก และเว็บคลิปเปอร์สามารถช่วยคุณดึง URL หรือโน้ตจากเบราว์เซอร์ของคุณได้ เครื่องมือเหล่านี้ดีกว่าที่ Google Keep มี แต่การใช้งานในชีวิตประจำวันทำให้มันคุ้มค่ากับการเปลี่ยนสำหรับฉัน

Evernote ได้ปรับขึ้นราคาในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและได้ผลักดันผู้ใช้ไปสู่ Evernote Business ก่อนที่คุณจะตัดสินใจใช้ Evernote Business อย่าลืมตรวจสอบทางเลือกอื่น ๆ และแอปจดบันทึกอื่น ๆ ให้ดีก่อน

ตัวเลือกอื่น ๆ:

4) ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ เช่น Process Street

นี่คือสิ่งที่ฟังดูน่าเบื่อแต่มีประโยชน์มาก: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์ที่ทำสิ่งนี้ช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติ เช่นการป้อนข้อมูลและการรายงานทำให้ไม่ต้องทำงานด้วยมือ งานเหล่านี้จำเป็นต้องทำ แต่คนไม่ค่อยชอบทำ

หากคุณสามารถจัดระบบได้ คุณก็มีโอกาสมากขึ้นที่มันจะถูกต้อง ตรงเวลา และเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจยังช่วยในการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ไม่ว่าจะเป็นการที่พนักงานคนหนึ่งลาออกจากบริษัทหรือการย้ายกลุ่มคนทั้งหมดไปทำงานอื่น

หากกระบวนการทั้งหมดถูกบันทึกและทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ จะทำให้การรับงานนั้นง่ายขึ้นมาก นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถคำนวณตัวชี้วัดทางธุรกิจที่สำคัญ เช่นเครื่องคำนวณกำไรขั้นต้นและส่วนเพิ่มราคา

Process Streetเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับเรื่องนี้เพราะมันฟรีและเชื่อมต่อกับแอปมากมายที่คุณใช้อยู่แล้ว พวกเขาสร้างเทมเพลตให้คุณ จากนั้น Process Street สามารถทำซ้ำเทมเพลตเหล่านั้นได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

พวกเขายังมีรายการตรวจสอบเพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและทำตามได้ Process Street ยังมีแบบฟอร์มที่คุณสามารถใช้ได้หากคุณต้องการบันทึกข้อมูลติดต่อจำนวนมากในลักษณะที่ทำซ้ำได้

Process Street มีอินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยมากซึ่งดูเหมือนเอกสารเปล่า คุณสามารถเพิ่มวิดีโอหรือรูปภาพระหว่างทางเพื่อแสดงขั้นตอนที่แน่นอนที่ใครบางคนต้องทำเพื่อทำงานให้เสร็จ

ตัวเลือกอื่น ๆ:

5) การจัดการความรู้แบบ Notion

หากคุณค้นหาคำว่า "การจัดการความรู้" คุณจะพบว่าตัวเองถูกจัดให้อยู่ในสองกลุ่มที่แตกต่างกันอย่างรวดเร็ว

หนึ่งในนั้นจะเป็นสำหรับบริการลูกค้าและข้อมูลช่วยเหลือทางเทคนิค ส่วนอีกอันจะเป็นสำหรับคลังเอกสารภายในของบริษัท ประวัติ และกระบวนการทำงาน

ระบบการจัดการความรู้คือที่ที่ทีมสามารถเก็บเอกสารการประชุมที่สำคัญ, เอกสารเก่า, หรือเอกสารของบริษัทได้. ระบบเหล่านี้มีระบบลำดับชั้นมากกว่าระบบเก็บข้อมูลเอกสารบนคลาวด์.

เมื่อฉันได้ใช้การจัดการความรู้ในอดีต เราใช้มันร่วมกับ Dropbox หรือ Google Drive บ่อยครั้ง Dropbox และ Google Drive ใช้สำหรับเอกสารที่กำลังอยู่ในระหว่างการตรวจสอบ และเมื่อเสร็จสิ้นแล้วเราจะย้ายเอกสารเหล่านั้นไปยังระบบการจัดการความรู้ของเรา

เช่นเดียวกับระบบการจัดการธุรกิจ เครื่องมือเหล่านี้สามารถใช้เพื่อเก็บบันทึกข้อมูลสำหรับบริษัทของคุณให้ก้าวหน้าต่อไป

Notion.soเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับสิ่งนี้เพราะความเรียบง่ายของมันคุณสามารถจัดระเบียบ เริ่มเขียน หรือเพิ่มตารางได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องคิดมากเกี่ยวกับเมนูที่น่ารำคาญ คุณสามารถบันทึกและเก็บข้อมูลไว้ และจัดระเบียบได้ในภายหลังหากต้องการ นอกเหนือจากการบันทึกการประชุมแล้ว Notion ยังมีเครื่องมือที่มีประโยชน์เช่นปฏิทินและรายการที่ต้องทำ

ตัวเลือกอื่น ๆ:

6) แอปสำหรับทำงานอัตโนมัติ เช่น Zapier

Zapier เปรียบเสมือนโซ่อันยาวที่เชื่อมโยงอินเทอร์เน็ตทั้งหมดเข้าด้วยกัน

อาจจะไม่ใช่ทั้งอินเทอร์เน็ตทั้งหมด แต่แน่นอนว่าเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันในที่ทำงานที่คุณใช้บ่อยที่สุด มันจะเปลี่ยนงานดิจิทัลเล็กๆ น้อยๆ ที่ยุ่งยากเหล่านั้น (เช่น การคัดลอกจาก Google Sheets) ให้กลายเป็นงานอัตโนมัติ

พวกเขาได้คิดถึงงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่ต้องทำระหว่างเครื่องมือต่างๆ และสร้างวิธีการให้เครื่องมือเหล่านั้นทำงานร่วมกันได้ เนื่องจากพวกเขามีเครื่องมือหลายพันชิ้นในระบบนิเวศของพวกเขา คุณจึงสามารถผสมผสานเครื่องมือต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างที่คุณอาจไม่เคยจินตนาการมาก่อน

เรามาดูตัวอย่างของ ClickUp กัน. ใช่แล้ว ClickUp เป็นส่วนหนึ่งของระบบ Zapier และยังได้รับการยกย่องให้เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันที่เติบโตเร็วที่สุดในปี 2018!

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้หน้าLanding Page ของ Hubspotสำหรับการตลาด คุณสามารถตั้งค่า Zap เพื่อทำการแปลงการส่งแบบฟอร์มใด ๆ ให้เป็นงานในClickUp โดยอัตโนมัติ

อาจมีกรณีการใช้งานที่แตกต่างกันสำหรับสิ่งนั้น แต่เป็นเรื่องดีที่รู้ว่าคุณมีมัน! นั่นเป็นสิ่งที่เปลี่ยนเกมสำหรับแผนกการตลาดทั้งหมดของคุณ

ตัวเลือกอื่น ๆ:

7) เครื่องมือทำแผนผังความคิด เช่น Bubbl.us

เครื่องมือทำแผนผังความคิดเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการถ่ายทอดความคิดของคุณลงบนกระดาษ (หรือหน้าจอ) หนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดคือ Bubbl.us คุณสามารถสร้างรูปทรงต่าง ๆ เขียนความคิดของคุณ และเชื่อมโยงความคิดเหล่านั้นเข้าด้วยกัน โดยเติมแต่ละวงกลมไปตามลำดับ

การทำแผนผังความคิดเป็นหนึ่งในเทคนิคการระดมความคิดที่ดีที่สุด และ Bubbl.us เป็นวิธีที่รวดเร็วในการทำ

ตัวเลือกอื่น ๆ:

โบนัส:ตรวจสอบคู่มือของเราเกี่ยวกับการจัดระเบียบดิจิทัล!

เครื่องมือจัดระเบียบแบบอนาล็อกที่ขาดไม่ได้

ในความคิดของฉัน หนึ่งในสิ่งที่สูญหายไปในวัฒนธรรมปัจจุบันของเราคือการแนะนำผลิตภัณฑ์แบบอนาล็อกหรือทางกายภาพควบคู่ไปกับการแนะนำผลิตภัณฑ์ดิจิทัล

มันง่ายกว่ามากที่จะทำให้เครื่องมือดิจิทัลกลายเป็นที่นิยมอย่างรวดเร็วหรืออะไรทำนองนั้น แต่ทั้งสองสิ่งนี้กลับถูกนำมาเปรียบเทียบกันอย่างไม่ยุติธรรม หลายคนยังคงใช้สมุดวางแผน สมุดบันทึก และไดอารี่ควบคู่ไปกับเครื่องมือดิจิทัลในการทำงานของพวกเขา

ผู้คนร่วมมือกันโดยใช้เครื่องมือและตัวเลือกที่หลากหลาย รวมถึงสิ่งที่คุณสามารถสัมผัสได้ ในส่วนนี้ เราจะดูเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบอนาล็อกบางชนิดที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีขึ้น

8) สมุดวางแผนรายวัน เช่น Ink + Volt

สมุดวางแผน Ink + Volt เป็นหนึ่งในรายการโปรดของฉัน มันแข็งแรง ดูดี (แต่ไม่เหมือนขององค์กร) และมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายอย่างชัดเจน – รวมถึงเป้าหมายรายเดือน รายสัปดาห์ และรายวัน

มันให้มุมมองที่กว้างขวางเกี่ยวกับชีวิตของฉัน ตั้งแต่การประชุมงานไปจนถึงการนัดหมายส่วนตัว และช่วยให้ฉันตั้งเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายการทำงานได้ มันเป็นการผสมผสานที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประสบความสำเร็จในทั้งสองด้าน

สมุดวางแผน Ink + Volt ยังนำเสนอความท้าทายรายเดือนเพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงคุณภาพชีวิตของคุณ

ตัวเลือกที่แนะนำเพิ่มเติม:

9) เขียนบันทึกเหมือน Leuchtturm1917

อะไรนะ ไม่มี Moleskine เหรอ? ไม่เลย หน้าเปล่าไม่เอาแล้ว ตอนนี้ต้องเป็นหน้ากระดาษมีจุดแทน นักจดบันทึกตัวยงต่างหันมาใช้แบบนี้กัน เพราะมันง่ายกว่ามากในการเชื่อมจุดเข้าด้วยกัน

จุดช่วยให้ผู้เขียนสามารถแยกบรรทัดและความคิดออกจากกันได้อย่างเป็นธรรมชาติ นอกจากนี้ยังช่วยให้การสร้างคอลัมน์ง่ายขึ้นมาก

จุดเหล่านั้นยังเหมาะมากสำหรับกระแสการจดบันทึกแบบบูลเล็ทเจอร์นัลอีกด้วย

ตัวเลือกอื่น ๆ:

10) การ์ดดัชนีและกระดาษโน้ตติด

หากคุณต้องการใช้ระบบการจัดการแบบอนาล็อกอย่างเต็มที่ คุณจะต้องมีบัตรดัชนีและกระดาษโน้ตติดผนัง สิ่งเหล่านี้จะมีประโยชน์สำหรับการเขียนบันทึกย่อและเตือนความจำอย่างรวดเร็ว รวมถึงการตั้งเป้าหมายด้วย

บัตรดัชนีไม่หนาเท่าไหร่ คุณสามารถเก็บไว้ในขอบของสมุดบันทึกและนำติดตัวไปได้ โน้ตติดสามารถติดไว้ที่คอมพิวเตอร์ของคุณและช่วยเตือนความจำให้ผู้อื่นได้

บางคนถึงกับใช้บัตรดัชนีในการสร้างระบบ GTDของตัวเอง ซึ่ง...อีกครั้ง...เราไม่จำเป็นต้องแนะนำ

บัตรดัชนีและกระดาษโน้ตติดผนังเหมาะสำหรับการระดมความคิดและการสร้างสรรค์ไอเดีย แต่ฉันไม่ไว้ใจให้จัดการรายละเอียดทั้งหมดของโครงการของคุณได้จริงๆ ในที่สุดแล้ว นั่นไม่ปลอดภัยสำหรับความคิดของคุณ

พวกมันอาจถูกพัดปลิวไป ตกลงในถังขยะ และถูกพนักงานทำความสะอาดทิ้งในตอนกลางคืน มันไม่มีเหตุผลเลย

แต่ถ้าฉันจะซื้อการ์ดดัชนีและกระดาษโน้ตแบบมีกาว ฉันชอบแบบขนาดใหญ่มากกว่า เพราะฉันสามารถเขียนได้เยอะ

ตัวเลือก:

สรุป: เครื่องมือการจัดการแบบใดที่เหมาะกับคุณ?

เมื่อมองหาเครื่องมือในการจัดระเบียบ คุณจะต้องหาจุดสมดุลระหว่างสิ่งที่เหมาะสมกับตัวคุณเองกับสิ่งที่คุณอาจใช้สำหรับบริษัทหรือที่ทำงานของคุณ

เครื่องมือในการจัดการเหล่านี้สามารถช่วยคุณได้ในทั้งสองสถานการณ์ ขึ้นอยู่กับว่ามันสามารถปรับขนาดได้หรือไม่ สมุดบันทึกจะช่วยให้คุณจัดการเรื่องส่วนตัวได้ดี แต่จะยากในการแบ่งปันกับเพื่อนร่วมทีม (เว้นแต่คุณจะถ่ายรูปไว้!)

เครื่องมือที่เน้นการทำงานร่วมกันมากขึ้น เช่น ClickUp สามารถช่วยให้คุณจัดการงานส่วนตัว บันทึก และรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเองได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถแชร์งานและไอเดียกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้ด้วย

คุณไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ง่ายๆ ด้วยกระดาษโน้ตและบัตรดัชนี

แหล่งข้อมูลความร่วมมือเพิ่มเติม: