คู่มือการจัดระเบียบดิจิทัลเพื่อสร้างพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ

การจัดระเบียบพื้นที่ทำงานดิจิทัลของคุณสามารถเป็นประสบการณ์ที่เปลี่ยนเกมได้... เมื่อคุณมีเครื่องมือและนิสัยที่เหมาะสมในการจัดระเบียบอย่างมีจุดประสงค์ หากคุณได้เลื่อนการจัดระเบียบไฟล์หลายร้อยหรือแม้กระทั่งหลายพันไฟล์ออกไป—คุณไม่ได้อยู่คนเดียว!

การสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่ยั่งยืนและสวยงามเหมือนใน Pinterest เป็นงานที่รู้สึกน่าเบื่อสำหรับฉัน แต่ทุกอย่างเปลี่ยนไปหลังจากที่ฉันทำโปรเจกต์จัดระเบียบเล็กๆ น้อยๆ ได้สำเร็จ ตอนนี้ฉันรู้สึกมีแรงบันดาลใจจากพื้นที่ทำงานของตัวเอง และนั่นคือสิ่งที่ฉันอยากมอบให้คุณ!

คุณอาจกำลังสงสัยว่าจะเริ่มต้นที่ไหนดีและถามว่า "สะอาดแค่ไหนถึงจะเรียกว่าสะอาด?" ฉันจะพาคุณผ่านโครงการจัดระเบียบดิจิทัลที่จัดการได้ง่ายแปดโครงการ และวิธีที่ ClickUp สามารถช่วยให้คุณสร้างนิสัยการจัดระเบียบได้ทันที 🌱

เส้นทางสู่การมีทัศนคติที่จัดระเบียบดิจิทัล

มันเป็นความรับผิดชอบของเราที่จะต้องถอยห่างจากเทคโนโลยีเป็นประจำเพื่อตรวจสอบความเป็นอยู่ที่ดีของเรา ความจริงก็คือ แนวคิด "เก็บไว้หรือเสียใจ" นี้เองที่กระตุ้นให้เรามีแนวโน้มสะสมข้อมูลดิจิทัล ซึ่งเป็นตัวร้ายในเส้นทางสู่ประสิทธิภาพการทำงานของเรา

เพื่อควบคุมอุปกรณ์ที่รกของเรา ก่อนอื่นเราต้องรู้ว่าอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้กองพะเนิน

คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

ใบสมัครงาน

มือถือ/แท็บเล็ต

ข่าวดีก็คือเมื่อคุณเริ่มสร้างนิสัยในการจัดระเบียบองค์กร ปริมาณการจัดการสิ่งของที่ไม่จำเป็นจะลดลงเรื่อยๆ เมื่อเวลาผ่านไป! ✨

เอาล่ะ คุณควรคาดหวังว่าจะรู้สึกอย่างไรเมื่อคุณเริ่มกระบวนการจัดระเบียบอุปกรณ์ของคุณ? ในตอนแรก คุณจะรู้สึกท่วมท้น:

ตามด้วยเสียงหัวเราะเบา ๆ ที่หวนคิดถึงอดีต:

ในที่สุด ความหนักอึ้งในใจก็หมดไปเมื่อโครงการเสร็จสิ้น

ก่อนที่เราจะเริ่มต้น สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือคุณไม่จำเป็นต้องทำตามคู่มือนี้ทุกขั้นตอนเพื่อให้ได้กระบวนการจัดระเบียบที่สมบูรณ์แบบ คุณสามารถจัดระเบียบได้ตามปกติที่คุณทำอยู่แล้ว แต่ฉันขอแนะนำให้คุณลองปรับเปลี่ยนดูบ้าง! 🧠💡

นี่คือแปดโครงการจัดระเบียบดิจิทัลที่คุณสามารถทำได้เพื่อเริ่มต้นการเดินทางในการจัดระเบียบดิจิทัลของคุณ

8 โครงการจัดระเบียบดิจิทัล

1️⃣ ล้างโฟลเดอร์ดาวน์โหลด

ดาวน์โหลด PDF แบบสุ่มและภาพหน้าจอซ้ำ—ต้องจัดการ! เริ่มต้นด้วยการจัดเรียงโฟลเดอร์นี้เป็นรายการและจัดเรียงตามประเภทไฟล์เพื่อลบเป็นกลุ่มได้ง่ายขึ้น วิธีนี้ช่วยให้ฉันค้นหาและลบไฟล์ PNG, ไฟล์ Zip, GIF และโฟลเดอร์ HTML จากโปรเจกต์เก่าๆ ที่ฉันรู้ว่าไม่ต้องการอีกต่อไปได้อย่างรวดเร็ว หลังจากทำความสะอาดเบื้องต้นเสร็จแล้ว ให้จัดการส่วนที่เหลือที่ต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ 🔎

เคล็ดลับ: หากคุณใช้ Mac ให้เลือกไฟล์ (หรือกลุ่มไฟล์) แล้วกดปุ่ม Space Bar เพื่อดูตัวอย่างไฟล์ จากนั้นกดปุ่ม Space Bar อีกครั้งเพื่อปิดไฟล์ คุณจะเคลื่อนผ่านไฟล์ที่รกได้เร็วขึ้นแทนที่จะต้องเปิดและปิดไฟล์ทีละไฟล์!

2️⃣ จัดระเบียบ Google Drive ของคุณ

Google Drive มีลักษณะคล้ายกับโฟลเดอร์ดาวน์โหลด เพราะสามารถเต็มไปด้วยไฟล์ที่คัดลอกซ้ำซ้อนของเอกสารที่ยังไม่เสร็จได้อย่างรวดเร็ว จัดระเบียบไฟล์ของคุณในรูปแบบตารางหรือรายการ และลบสิ่งที่ไม่มีประโยชน์ออกไป 🗑

เคล็ดลับ #1: ยกระดับการจัดระเบียบ Google Drive ของคุณไปอีกขั้นด้วยการเปลี่ยนหน้าแรกเริ่มต้นจาก ไดรฟ์ของฉัน เป็น รายการสำคัญ วิธีนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกไม่วุ่นวายเมื่อเปิด Google Drive โดยจะเห็นเฉพาะสิ่งที่สำคัญก่อน แทนที่จะเห็นคลังทั้งหมดของคุณ

ที่ด้านบนของหน้า Priority จะมีแถบหมุนเพื่อเข้าถึงไฟล์ที่เปิดใช้งานบ่อยได้อย่างรวดเร็ว ที่ด้านล่างของหน้าคือที่ที่ความมหัศจรรย์ที่แท้จริงเกิดขึ้น! คุณสามารถสร้าง Workspaces เพื่อเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นหรือใช้งานบ่อยที่สุดโดยไม่ต้องย้ายไฟล์ออกจากตำแหน่งเดิม 📍

เคล็ดลับ #2: หากคุณแทบไม่ได้ใช้แผง คำแนะนำ ที่อยู่ด้านบนของ Google Drive คุณสามารถปิดฟีเจอร์นี้ได้โดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟือง > การตั้งค่า > ยกเลิกการเลือก คำแนะนำ

3️⃣ รวมบุ๊กมาร์กและส่วนขยายของเบราว์เซอร์

บุ๊กมาร์กและส่วนขยาย ควรช่วยให้เราได้รับประโยชน์สูงสุดจากประสบการณ์ออนไลน์ของเรา หากพื้นที่นี้ในดิจิทัลสเปซของคุณแออัดเกินไป นี่คือข้อเสนอแนะบางประการที่จะช่วยให้ทุกอย่างเรียบง่ายขึ้น:

เคล็ดลับ: ไม่เกินจริงเลย, ส่วนขยาย Chrome ของ ClickUp นั้นเปลี่ยนเกมได้จริงๆ เมื่อฉันกำลังค้นคว้าสำหรับโปรเจกต์ถัดไปของฉัน ฉันจะบุ๊กมาร์กเว็บไซต์ประมาณ 8-12 เว็บไซต์ในแต่ละครั้ง มันเป็นการรวบรวมแหล่งข้อมูลข้อความ, วิดีโอ YouTube, และแรงบันดาลใจ แทนที่จะตั้งค่าและลืมไว้ในโฟลเดอร์ Chrome ฉันบุ๊กมาร์กผ่านส่วนขยาย Chrome ของ ClickUp! มันซิงค์กับบัญชี ClickUp ของฉันพร้อมกับงานอื่น ๆ ของฉัน และยังมีบันทึกสั้น ๆ ที่ฉันเขียนถึงตัวเองในอนาคตเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของมัน หากคุณจะนำสิ่งใดสิ่งหนึ่งจากคู่มือนี้ไป ให้เป็นสิ่งนี้:ดาวน์โหลดส่วนขยาย ClickUp สำหรับ Chrome! 🆓

4️⃣ ทำกล่องจดหมายอีเมลให้ว่างเปล่า

สามารถสันนิษฐานได้อย่างปลอดภัยว่าทุกคนมีบัญชีอีเมลระหว่างสามถึงห้าบัญชี:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com หรือ Yahoo! Mail จากวัยเยาว์ 2. Gmail (เพราะไม่ใช่ AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com หรือ Yahoo! Mail จากวัยเยาว์) 3. บัญชีที่ทำงาน 4 & 5. บัญชีที่มีชื่อในรูปแบบต่างๆ ของเรา

จัดการกับบัญชีอีเมลหนึ่งบัญชีก่อน—บัญชีส่วนตัวหรือบัญชีงานของคุณ โดยการจัดระเบียบ, ลบ, หรือเก็บถาวรข้อความ. หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน นี่คือตัวเลือกไม่กี่อย่าง:

เคล็ดลับ: หากคุณใช้ Gmail ให้ไปที่แถบค้นหาและคลิกที่ไอคอน แสดง ตัวเลือก การค้นหา ค้นหาอีเมลทั้งหมดที่มีขนาดมากกว่า 5 MB หรือ 10 MB แล้วลบหรือเก็บเข้าคลัง

หลังจากที่คุณได้กำจัดสิ่งรบกวนออกไปแล้ว ก็ถึงเวลาจัดระเบียบ! ด้วยเทคนิคเพียงไม่กี่อย่าง คุณสามารถเริ่มพัฒนาทักษะการจัดการอีเมลและเวลา และใช้เวลาในแต่ละวันได้มากขึ้น นี่คือวิธีการ:

1. หลีกเลี่ยงการใช้โครงสร้างโฟลเดอร์หลายระดับในการจัดเก็บอีเมล ในที่สุด คุณจะเริ่มเพิ่มโฟลเดอร์ย่อยมากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งจะทำให้เกิดความยุ่งเหยิงมากขึ้น คุณจะใช้เวลากับการปรับแต่งระบบของคุณทุกสองเดือนเพื่อรองรับงานใหม่ โครงการใหม่ และการติดต่อใหม่ ๆ ที่เข้ามา แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้ใช้หมวดหมู่และป้ายกำกับสำหรับอีเมลและย้ายออกจากกล่องขาเข้า เมื่อคุณต้องการค้นหาอีเมลเฉพาะ เพียงแค่ค้นหาตามแท็กหรือชื่อหมวดหมู่

2. สร้างกิจวัตรอีเมล ก่อนใช้ ClickUp วันทำงาน "ปกติ" ของฉันคือการทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่า ทุกๆ สองสามชั่วโมงฉันจะไปประชุม แต่หลังจากนั้นก็จะกลับมาที่กล่องจดหมายอีกครั้ง ใกล้จะสิ้นวันประมาณบ่ายสามโมง ฉันจะเริ่มทำงานจริง ๆ แต่ในตอนนั้นสมองของฉันเหนื่อยล้าจากการอ่านอีเมลทั้งวันแล้ว นี่อาจไม่สามารถทำได้สำหรับทุกคน แต่หากคุณฝึกตัวเองให้ตรวจสอบอีเมลสองสามครั้งต่อวันคุณสามารถสร้างช่วงเวลาในระหว่างวันเพื่อให้เสร็จงานได้

3. ใช้คุณสมบัติของผู้ให้บริการอีเมลของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ คีย์ลัด, หมวดหมู่, แท็ก, กฎ, ป้ายกำกับ, ทุกอย่าง! คุณสมบัติเหล่านี้คุ้มค่าที่จะเรียนรู้และนำไปใช้ เพราะมันช่วยประหยัดพลังงานสมองและเวลา—สองทรัพยากรที่สำคัญที่คุณต้องใช้ทุกวัน

หากคุณสนใจเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ Outlook หรือ Gmail โปรดแจ้งให้เราทราบในช่องแสดงความคิดเห็นด้านล่าง!

5️⃣ อัปโหลดรูปภาพและภาพหน้าจอไปยังคลาวด์

ประหยัดพื้นที่ในอุปกรณ์ของคุณโดยการย้ายรูปภาพไปยังพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ เช่น iCloud หรือ Google Photos สำหรับรูปภาพที่คุณต้องการเก็บไว้ในโทรศัพท์ ให้ตรวจสอบคลังรูปภาพของคุณและลบรูปภาพที่ซ้ำกัน รูปภาพมีมตลกๆ และภาพหน้าจอจากการปลุกที่เผลอถ่ายไว้

เคล็ดลับ: Google Photos มีฟีเจอร์ที่จัดหมวดหมู่รูปภาพและวิดีโอขนาดใหญ่ รูปภาพที่เบลอ ภาพหน้าจอ และไฟล์จากแอปอื่น ๆ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบและลบไฟล์เหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว หากคุณใช้อุปกรณ์ Apple คุณสามารถกรองตามประเภทของสื่อได้

6️⃣ ทำความสะอาดฟีดโซเชียล

โซเชียลมีเดียของคุณเพิ่มคุณค่าให้กับชีวิตของคุณหรือไม่? มันให้ความรู้ สร้างแรงบันดาลใจ หรือทำให้คุณรู้สึกเชื่อมโยงกับคนในแง่บวกหรือเปล่า? นี่อาจเป็นโครงการจัดระเบียบที่สำคัญที่สุดในรายการนี้ เพราะ ทุกคน สามารถทำได้ มีโลกที่ปราศจากโซเชียลมีเดียรอให้คุณไปใช้เวลาทำสิ่งต่างๆ เพื่อตัวเองหรือกับผู้อื่น

หากการทำความสะอาดสำหรับคุณหมายถึงการปิดบัญชีของคุณเป็นเวลาสองสามสัปดาห์หรือสองสามเดือน นั่นก็ขึ้นอยู่กับคุณอย่างสมบูรณ์! แต่หากนั่นรู้สึกเกินไป คุณสามารถทำความสะอาดอย่างง่าย ๆ ทุกเดือนหรือสองเดือนก็ได้ ซึ่งจะเริ่มมีประโยชน์ต่อสุขภาพจิตของคุณ:

หากคุณเป็นผู้ดูแลบัญชีโซเชียลมีเดียสำหรับธุรกิจของคุณ คุณอาจพิจารณาใช้ระบบกล่องข้อความโซเชียลแบบรวมศูนย์ ด้วยเครื่องมือเช่นนี้คุณจะประหยัดเวลาที่คุณมักใช้ไปกับการสลับระหว่างแท็บ บัญชี และอุปกรณ์ต่าง ๆ และหลีกเลี่ยงการเสียสมาธิจากสิ่งรบกวนมากมาย

7️⃣ จัดระเบียบหน้าจอหลัก

ลบโน้ตและแอปพลิเคชันที่ไม่มีความจำเป็นออก จากนั้นจัดระเบียบสิ่งที่เหลืออยู่ ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณในการจัดระเบียบแอปพลิเคชัน นี่คือคำแนะนำในการจัดโครงสร้าง:

1. จัดระเบียบตามประเภทโฟลเดอร์. จัดกลุ่มแอปพลิเคชันตามวัตถุประสงค์การใช้งาน (งานผลิต, โซเชียลมีเดีย, งาน, ถ่ายภาพ, การเดินทาง)

2. พิจารณา วิธีที่คุณถือโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต จัดวางแอปที่คุณต้องเข้าถึงอย่างรวดเร็วไว้รอบขอบหน้าจอ

3. เน้นแอปที่คุณใช้บ่อยที่สุดหรือจำเป็น จำกัดสิ่งที่ปรากฏบนหน้าจอหลักของคุณโดยไม่จำเป็นต้องค้นหา

8️⃣ ปรับปรุงเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณให้ดีที่สุด

หากคุณใช้เครื่องมือจัดการโครงการสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน มีความเป็นไปได้สูงว่าคุณจะมีขุมทรัพย์ของข้อมูลและบันทึกที่กระจัดกระจายไปทั่วทุกมุมของซอฟต์แวร์ นั่นไม่เป็นไร! เราทุกคนต่างก็ประสบกับความไม่เป็นระเบียบนี้เพราะเรามักจะย้ายไปยังสิ่งใหม่และสิ่งถัดไปอยู่เสมอ เราบอกตัวเองว่า "ช่างมันเถอะ เดี๋ยวค่อยทำทีหลัง" 🤷‍♀️

เริ่มต้นกระบวนการจัดระเบียบโดยการเคลียร์พื้นที่หน้าบ้านของคุณและจัดเก็บงานที่ผ่านมา:

1. ปิดงานค้างที่ยังไม่ได้ดำเนินการ

2. เก็บจดหมายโต้ตอบไว้ในคลังเอกสาร

3. จัดเก็บเอกสารสำคัญ (ใบแจ้งหนี้,สรุปโครงการ)

4. ลบรายงานที่ล้าสมัย

เคล็ดลับ: กุญแจสู่ความสำเร็จ (และปราศจากความเครียด) ของโครงการคือการปฏิบัติตามระบบที่สามารถปรับขนาดได้และมีความน่าเชื่อถือ หากคุณมีเครื่องมือการจัดการโครงการหรือเครื่องมือการจัดการองค์กรที่ครอบคลุม ให้ใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติที่มีอยู่และจัดระเบียบงานของคุณ

นี่คือทั้งหมด—แปดโครงการเพื่อปลดปล่อยความยุ่งเหยิง!

พร้อมสำหรับการจัดระเบียบและเคลียร์ของแบบขั้นกว่าแล้วหรือยัง? ขอแนะนำ ClickUp พื้นที่ทำงานแบบครบวงจรที่ปรับแต่งได้ตามต้องการ เพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นและทำสิ่งต่าง ๆ ได้มากขึ้น 👋

วิธีใช้บัญชี ClickUp ฟรีเพื่อสร้างนิสัยการจัดการองค์กรอย่างรวดเร็ว

ไม่มีคำว่าเร็วเกินไปสำหรับการเริ่มจัดระเบียบไฟล์ของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน! แทนที่จะรอให้สิ่งของรกกองพะเนิน ให้คุณจัดสรรเวลาทุกเดือนเพื่อทำความสะอาดอุปกรณ์ของคุณ นี่คือที่ที่ ClickUp จะช่วยคุณรวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน:

1. ตั้งค่างานประจำเดือนใน ClickUp เพื่อทำความสะอาดพื้นที่ทำงานดิจิทัลของคุณ มุ่งมั่นที่จะทำความสะอาดดิจิทัลเดือนละครั้งพร้อมรายการตรวจสอบ เพื่อให้เมื่อถึงเวลา คุณรู้แน่ชัดว่าจะต้องทำอะไร

2. ประหยัดพื้นที่บนอุปกรณ์ของคุณโดยใช้การเตือนความจำและงานใน ClickUp ย้ายภาพหน้าจอ บันทึก และไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการไปยังพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ เพื่อไม่ให้สิ่งใดตกหล่น

3. เข้าถึงฟีเจอร์ ClickUp จากภายนอกแพลตฟอร์มบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ลดภาระในการสลับระหว่างหลายแอปและระบบ เพื่อความเป็นระเบียบและทำงานให้สำเร็จ

4. ใช้ส่วนขยาย ClickUp บน Chrome ขณะที่คุณกำลังท่องอินเทอร์เน็ต. จริงๆ นะ มันเปลี่ยนเกมไปเลย!

หากคุณเป็นผู้ใช้ใหม่ของ ClickUp ลองดูบทเรียนง่าย ๆ จากClickUp Universityเพื่อสร้างงานจัดระเบียบดิจิทัลของคุณได้อย่างมั่นใจ! ⬇️

ความคิดสุดท้าย

คุณจะทำอะไรได้บ้างหากมีเวลาเพิ่มขึ้นในแต่ละวัน? เรียนรู้ทักษะใหม่? ใช้เวลาอยู่กับคนที่คุณรัก? งีบหลับ?

ไม่ว่าคำตอบของคุณจะเป็นอย่างไร เราทุกคนสามารถเห็นพ้องต้องกันในสิ่งหนึ่งอย่างแน่นอน: การสร้างนิสัยที่ดีและยั่งยืนช่วยให้เราได้รับแรงบันดาลใจ มีประสิทธิภาพ และมั่นใจในตนเอง เราไม่จำเป็นต้องมีระบบที่ล้ำสมัยที่สุดหรือการจัดวางที่สมบูรณ์แบบซึ่งจะกระตุ้นให้เราทำงานเสร็จเพียงชั่วคราว

คุณสามารถทำทุกโครงการจัดระเบียบในบทความนี้ได้โดยไม่ต้องใช้สิ่งเหล่านั้น ค่อยๆ ทำไปและจำไว้ว่าการทำงานนี้ในตอนนี้จะทำให้คุณรู้สึกไม่หนักใจในระยะยาว 😌 🖥 📱

สมัครรับจดหมายข่าวรายเดือนของเรา เพื่อรับเคล็ดลับและเทรนด์เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ ส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณ