การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร? การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเวิร์กโฟลว์

กระบวนการต่าง ๆ มีชีวิตชีวาขึ้นผ่านการทำงานอย่างเป็นระบบ. แต่บางครั้ง กระบวนการเหล่านั้นอาจซับซ้อนมากหรือมีขนาดใหญ่มากจนการจัดการพวกมันไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ.

ในบางครั้งผู้จัดการโครงการขาดประสบการณ์ในการมองเห็นภาพรวมของงานจำนวนมาก พวกเขาอาจรู้สึกสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่ทีมต้องทำต่อไป และอาจขัดขวางหรือตัดสินใจอย่างหุนหันพลันแล่นซึ่งส่งผลเสียมากที่สุด

และนั่นคือเหตุผลว่าทำไมการจัดการกระบวนการ—และโครงการ—จึงมีความสำคัญและท้าทายในเวลาเดียวกัน! โชคดีที่คุณสามารถพึ่งพาการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อหลีกเลี่ยงความวุ่นวายอย่างสิ้นเชิงได้

บล็อกนี้คือการแบ่งปันส่วนหนึ่งของเราเพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการเดินทางของคุณสู่การจัดการระบบการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะได้เรียนรู้ว่าการจัดการระบบการทำงานคืออะไร เครื่องมือที่คุณต้องการ และแบบ템เพลตที่คุณสามารถนำมาใช้สร้างระบบการทำงานตามความต้องการของคุณเอง

มาเริ่มกันเลย!

การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

การจัดการเวิร์กโฟลว์คือกระบวนการสร้างและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ให้มีประสิทธิภาพ และช่วยในการประสานงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุดในการเพิ่มประสิทธิภาพของทีม

ขณะนี้ กระบวนการทำงาน (workflow) หมายถึงกระบวนการ (หรือส่วนหนึ่งของกระบวนการ) ซึ่งเป็นลำดับของงาน (tasks) และงานเหล่านี้จะถูกดำเนินการโดยบทบาทหนึ่งหรือมากกว่าเพื่อผลิตผลลัพธ์ (output) และบรรลุเป้าหมาย เช่น การบรรลุเป้าหมายของโครงการ (project milestone)

ในแง่ของภาพลักษณ์ การจัดการเวิร์กโฟลว์จะดูเหมือนแผนภาพหรือแผนผังการไหลในแง่ของวิธีการจัดการโครงการ แต่ต่อไปนี้คือข้อความสั้นๆ ที่อธิบายเวิร์กโฟลว์:

หลังจากสร้างเวิร์กโฟลว์แล้ว เราขอแนะนำให้คุณนำไปใช้งานโดยมีการสนับสนุนจากซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการประเภทต่างๆช่วยในการทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติและจัดการได้ง่ายขึ้น

และนั่นคือสิ่งที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานในธุรกิจของคุณได้ แต่อย่าเข้าใจผิด:การจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการกระบวนการทำงานในธุรกิจไม่ใช่สิ่งเดียวกัน นี่คือความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์และกระบวนการทำงานในธุรกิจ:

ประเภทของการจัดการเวิร์กโฟลว์

เวิร์กโฟลว์อยู่ในหนึ่งในหมวดหมู่ต่อไปนี้:

ลำดับการทำงาน

ตามชื่อที่บ่งบอกไว้ กระบวนการทำงานแบบลำดับคือแผนภาพที่มีลำดับของงาน และกระบวนการจะดำเนินต่อไปจากงานหนึ่งไปยังงานต่อไป ลักษณะที่โดดเด่นของกระบวนการทำงานแบบนี้คือ การพึ่งพาของงาน ซึ่งหมายความว่ากระบวนการจะไม่เปลี่ยนแปลงจากงานหนึ่งไปยังงานต่อไปก่อนที่งานปัจจุบันจะเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นจึงไม่มีการกลับไปกลับมา

ตัวอย่างของกระบวนการทำงานนี้ พิจารณาขั้นตอนการผลิตในสายการผลิต เนื่องจากไม่สามารถนำผลิตภัณฑ์กลับไปยังสถานีเดิมได้ กระบวนการนี้ทำงานเหมือนแม่น้ำที่ไหลไปทางเดียว

เวิร์กโฟลว์เครื่องสถานะ

ตรงกันข้ามกับกระบวนการทำงานแบบลำดับ กระบวนการทำงานแบบเครื่องสถานะสามารถไหลไปมาได้ โดยหมุนรอบแนวคิดของ "สถานะ" แทนที่จะเป็น "งาน" กล่าวอีกนัยหนึ่ง กระบวนการจะเคลื่อนจากสถานะหนึ่งไปยังอีกสถานะหนึ่ง ไม่ใช่จากงานหนึ่งไปยังงานถัดไป กระบวนการเหล่านี้ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์ ซึ่งหมายความว่าพวกมันจะก้าวไปสู่สถานะเมื่อมีบางสิ่งเกิดขึ้น—ไม่จำเป็นต้องเป็นการเสร็จสิ้นงานเสมอไป

ตัวอย่างของกระบวนการทำงานนี้คิดถึงกระบวนการทำงานบนสื่อสังคมออนไลน์ กระบวนการนี้ประกอบด้วยงานตรวจสอบเนื้อหาซึ่งผลลัพธ์อาจเป็นการส่งเนื้อหาคืนไปยังผู้เขียนเพื่อให้แก้ไข ตัวอย่างอื่น ๆ คือกระบวนการทำงานแบบ Agile ตัวอย่างเช่นโครงการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ที่ใช้Scrum อาจต้องการให้ผู้ใช้ยอมรับผลิตภัณฑ์ในจุดหนึ่ง และสิ่งนี้อาจทำให้กระบวนการไม่สามารถดำเนินต่อไปได้ในจุดนั้น

กระบวนการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยกฎเกณฑ์

เหมือนกับกระบวนการตามลำดับ การทำงานนี้ผสมผสานกับชุดของกฎที่กำหนดการดำเนินการของกระบวนการ และ voilà! คุณได้สร้างระบบการจัดการการทำงานตามกฎแล้ว

กฎเหล่านี้เป็นเงื่อนไขแบบ "ถ้า, แล้ว" ซึ่งมีศักยภาพที่จะเป็นกระบวนการทำงานอัตโนมัติได้ พวกมันแสดงทางเลือกที่ปรับแต่งการไหลของกระบวนการ ดังนั้น กระบวนการจึงก้าวหน้าไม่เพียงแต่จากการทำภารกิจให้เสร็จสิ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเลือกทางเลือกด้วย

ตัวอย่างของกระบวนการทำงานนี้ คิดเหมือนกับการทำอาหารที่รถขายอาหาร โดยลูกค้าสามารถเลือกเนื้อ, ซอส, และเครื่องปรุงที่ต้องการได้

ค้นหาตัวอย่างขั้นตอนการทำงาน ในบล็อกนี้ และดูว่าเครื่องมือจัดการขั้นตอนการทำงานแบบใดที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ!

ทำไมการจัดการเวิร์กโฟลว์จึงสำคัญ?

คุณทราบดีอยู่แล้วว่าการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีม แต่หากเราต้องแยกแยะข้อดีของการจัดการเวิร์กโฟลว์ออกมา นี่คือรายการของเรา:

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ

โดยการนำเสนอ—หรือจำลอง—กระบวนการด้วยเวิร์กโฟลว์ คุณจะสามารถมองเห็น:

มิฉะนั้น พวกเขาจะทำให้ทีมของคุณเสียเวลาและแรงงาน และในที่สุดก็ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณลดลง

นั่นคือเหตุผลที่คุณไม่สามารถปล่อยให้มีการโต้ตอบที่ไม่จำเป็นซึ่งสร้างกระบวนการซ้ำซ้อนได้ การจัดการเวิร์กโฟลว์จะดีที่สุดเมื่อคุณทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพหรือนำระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์มาใช้

ลดการทำงานด้วยมือและข้อผิดพลาดของมนุษย์

ด้วยกระบวนการทำงานแบบแมนนวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งที่เก็บไว้ในสเปรดชีต ทุกอย่างจะถูกอัปเดตอยู่ตลอดเวลาพร้อมทั้งมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดหรือข้อมูลซ้ำซ้อนได้มากมาย การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสมจะประสบความสำเร็จด้วยการหลีกเลี่ยงสิ่งที่ทำให้เสียเวลา!

กระบวนการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสามารถแก้ไขได้ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ แทนที่จะใช้สเปรดชีต คุณสามารถติดตามงานของทีมได้อย่างอัตโนมัติผ่านทริกเกอร์การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เพื่อมอบหมายงาน เปลี่ยนลำดับความสำคัญ หรือแสดงความคิดเห็น—ลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำด้วยตนเอง

ความโปร่งใสและความรับผิดชอบที่ดีขึ้น

หากมีสิ่งหนึ่งที่ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟร์นำมาให้คุณได้ นั่นก็คือข้อมูลกระบวนการมากมาย และนั่นเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมสำหรับคุณที่จะทราบสถานะของงานของทีมคุณ ทำให้คุณเห็นได้ว่าใครกำลังตามหลัง ใครกำลังทำตามกำหนด หรือใครจะต้องทำอะไรต่อไปในเวิร์กโฟร์ของคุณ

ด้วยข้อมูลกระบวนการข้างต้น ผู้จัดการสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของงานในทีมได้ และด้วยข้อมูลดังกล่าว ผู้จัดการสามารถระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการทำงานได้

นอกจากนี้ เนื่องจากแต่ละงานมีผู้รับผิดชอบ ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณจึงช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถถือสมาชิกในทีมทุกคนให้รับผิดชอบต่อผลงานที่ส่งมอบได้

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ด้วยการมองเห็นงานของทุกคน สมาชิกในทีมจะเข้าใจข้อกังวลของกันและกันได้ดีขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้น และนั่นคือก้าวสำคัญสู่การสื่อสารและการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ สมาชิกในทีมจะไม่รู้สึกกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาควรทำต่อไปเมื่อพวกเขาสามารถเห็นได้ในเครื่องมือจัดการโครงการ ป้องกันทีมของคุณจากการคาดเดาเกี่ยวกับงานหรือข้อบกพร่องที่ต้องแก้ไขต่อไป การมอบหมายงานอยู่ในระบบจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อให้พวกเขาตรวจสอบได้

การปรับขนาดที่ง่ายและการมีทรัพยากรที่มากขึ้น

จินตนาการถึงกระบวนการรับพนักงานใหม่ทั่วไปที่ถูกทำให้เป็นระบบอัตโนมัติด้วยระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ และทุกครั้งที่พนักงานใหม่ทำภารกิจรับพนักงานใหม่เสร็จสิ้น ระบบจะนำทางพวกเขาไปยังภารกิจถัดไปในกระบวนการโดยอัตโนมัติ

ตอนนี้ลองนึกภาพว่าผู้จัดการโครงการจะต้องปวดหัวแค่ไหนหากต้องทำสิ่งนี้ด้วยตนเองกับพนักงานใหม่ทุกคน และลองเดาดูว่ามันจะยุ่งยากแค่ไหนหากบริษัทต้องต้อนรับพนักงานใหม่หลายสิบคนในแต่ละเดือน นี่แหละคือวิธีที่การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยสนับสนุนการขยายขนาดขององค์กร

นอกจากนี้ ในกระบวนการทำงานอัตโนมัติ งานต่างๆ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องพึ่งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่แต่ละคนแต่ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานจะเป็นผู้ดำเนินการแทน ทำให้พนักงานและทรัพยากรอื่นๆ มีเวลาว่างสำหรับงานที่ต้องอาศัยการมีส่วนร่วมของพวกเขา

5 เคล็ดลับการจัดการเวิร์กโฟลว์

หากเราแบ่งปันเคล็ดลับในการจัดการเวิร์กโฟลว์กับคุณ นี่คือสิ่งที่เราจะแบ่งปัน:

1. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์

ระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการทำงานต่าง ๆ เป็นอัตโนมัติและจัดการได้อย่างง่ายดายแต่มีแอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์มากมายให้เลือกใช้คุณจึงจำเป็นต้องรู้ว่าควรเลือกเครื่องมือเวิร์กโฟลว์ที่มีคุณสมบัติอะไรบ้าง และนี่คือเหตุผลที่เราได้รวบรวมรายการคุณสมบัติที่จำเป็นเหล่านี้ไว้ให้คุณ:

ดูสิ ClickUp, เครื่องมือจัดการโครงการของเราที่โดดเด่นในการทำงานอัตโนมัติ!

2. ใช้แม่แบบงานและกระบวนการทำงาน

ลองนึกภาพดูว่าจะน่าเบื่อและไม่มีประสิทธิภาพเพียงใดหากต้องสร้างและมอบหมายงานเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณควรเลือกซอฟต์แวร์บริหารจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยให้คุณสามารถ:

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณต้องทำกับเทมเพลตในซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ คุณต้องมีตัวเลือกในการสร้างเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ของคุณเองด้วย นี่คือตัวอย่างของเทมเพลตแผนผังกระบวนการของ ClickUp

นี่คือเทมเพลตแผนผังงานที่มีองค์ประกอบกราฟิกที่คุณต้องการเพื่อแสดงกระบวนการใด ๆ ทางด้านขวา คุณจะเห็นกระบวนการจ้างงาน โปรดสังเกตว่ากระบวนการไหลจากสวิมเลนหนึ่งไปยังอีกสวิมเลนหนึ่ง แต่ละสวิมเลนแสดงถึงผู้มีส่วนร่วมและความรับผิดชอบของพวกเขาในกระบวนการ

3. กำหนดการพึ่งพาของโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์จะไม่มีประสิทธิภาพหากไม่มีการพึ่งพาของโครงการ ตัวอย่างเช่น งานอาจขึ้นอยู่กับงานอื่นและเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกสามารถเชื่อมโยงงานที่เกี่ยวข้องกันได้ในบางวิธี

มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถเชื่อมโยงคำสั่งซื้อกับลูกค้าหรือรายงานข้อผิดพลาดกับผู้ใช้ได้ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณต้องกำหนดลำดับที่ถูกต้องระหว่างงานต่างๆ การพึ่งพาในการจัดการเวิร์กโฟลว์ประกอบด้วย:

4. ตรวจสอบความคืบหน้าด้วยแผนภูมิแกนต์

เพื่อให้สามารถติดตามความก้าวหน้าของระบบการจัดการงานได้อย่างแม่นยำ ไม่มีอะไรดีไปกว่าแผนภูมิแกนต์แบบดั้งเดิม มันเป็นเครื่องมือที่แสดงแผนผลิตภัณฑ์ของคุณในรูปแบบภาพในไทม์ไลน์ของโครงการ และมีความหลากหลายมากจนคุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้ด้วยมุมมองแผนภูมิแกนต์ภายในซอฟต์แวร์การจัดการงานของคุณ เช่น:

5. สนับสนุนการวางแผนสปรินต์

เคล็ดลับสุดท้ายนี้เน้นถึงแม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณ เราพูดถึงแม่แบบการจัดการ ClickUp Agile Scrum และซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีแม่แบบนี้ถือเป็นก้าวที่ยิ่งใหญ่กว่าซอฟต์แวร์อื่นๆ

เพราะคุณเริ่มการประชุมวางแผนฤดูใบไม้ผลิด้วยการสร้างสปรินท์จากเทมเพลต จึงช่วยลดภาระของคุณได้มาก นอกจากนี้ เนื่องจากแผนภูมิแกนต์เป็นมุมมองของกระบวนการทำงาน จึงมีข้อมูลจากกระบวนการทำงานเอง เช่น งานต่างๆ

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงมีความสำคัญที่จะต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดพร้อมมุมมองแผนภูมิแกนต์ที่สามารถปรับแต่งได้ซึ่งง่ายต่อการอ่านและแก้ไข

เทมเพลตการจัดการกระบวนการทำงานเพิ่มเติม

ทำให้การจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณทำงานเพื่อคุณ

การจัดการเวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพสูงมากสำหรับทีมของคุณในการบรรลุระดับผลผลิตที่น่าทึ่ง แต่หากไม่มีซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ กระบวนการบริหารโครงการสำหรับงาน ทรัพยากรของทีม และความพร้อมใช้งานในปัจจุบันจะยิ่งยากขึ้น

หากคุณใช้เครื่องมือจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เหมาะสม การจัดการโครงการก็จะง่ายขึ้นมาก โชคดีที่ ClickUp มีตัวเลือกการปรับแต่งและเทมเพลตอัตโนมัติมากมายที่จะช่วยให้การจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณง่ายยิ่งขึ้น

เลือกจากมุมมองที่ปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบของ ClickUpสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์และฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติที่ละเอียด เพื่อ... เอ่อ... ทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นอัตโนมัติ คุณจะได้ไม่ต้องทำงานด้วยตนเอง!

อยากนั่งที่คนขับไหม?

สร้างพื้นที่ทำงานของคุณวันนี้ในClickUp ฟรีไม่มีค่าใช้จ่าย! นำเข้างานจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือการจัดการเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ เพื่อดูว่า ClickUp สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณได้อย่างไร