12 ตัวอย่างกลยุทธ์การสื่อสารสำหรับที่ทำงาน

คุณกำลังนำทีมอยู่หรือไม่?

มีโอกาสสูงที่คุณจะใช้เวลาคิดมากเกี่ยวกับการสื่อสารของคุณ หรือแม้กระทั่งว่าคุณทำได้ดีหรือไม่ ไม่แปลกใจเลย เพราะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือรากฐานของทีมที่มีพลวัตที่ดีในท้ายที่สุด

การศึกษาได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของการสื่อสารเช่นกัน รวมถึงผลการค้นพบเช่น:

เพื่อสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับที่ทำงาน ผู้นำจำเป็นต้องเข้าใจและพิจารณาประเภทของทักษะการสื่อสารที่เหมาะสมที่สุดกับสถานการณ์นั้น ๆ แม้ว่าบางวิธีการสื่อสารอาจดูชัดเจน แต่รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ คือสิ่งที่สำคัญที่สุดในการนำไปใช้ และเริ่มเรียนรู้สัญญาณทางร่างกาย

เพื่อช่วยให้คุณปรับแต่งวิธีการสื่อสารของทีมให้ดียิ่งขึ้น ลองพิจารณา 12 กลยุทธ์การสื่อสารที่มาพร้อมกับข้อดีมากมายไม่ว่าจะขนาดของทีมของคุณก็ตาม 🚀

ทำไมกลยุทธ์การสื่อสารจึงมีความสำคัญ?

แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องเป็นนักวิทยาศาสตร์จรวดในการเข้าใจว่าทำไมกลยุทธ์การสื่อสารในที่ทำงานจึงมีความสำคัญมาก แต่ประโยชน์ที่ได้รับก็คุ้มค่าที่จะเน้นย้ำ

12 กลยุทธ์การสื่อสาร

หากไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนภายในทีม โครงการก็จะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ และการเติบโตก็จะหยุดชะงัก นั่นคือเหตุผลที่การรู้และนำกลยุทธ์การสื่อสารที่เหมาะสมที่สุดมาใช้กับทีมของคุณนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของทีม

มาดำดิ่งสู่ 12 กลยุทธ์การสื่อสารชั้นนำที่คุณสามารถเริ่มใช้กับทีมของคุณได้ทันที:

1. ใช้รูปแบบการสื่อสารที่หลากหลาย

ทีมของคุณควรมีวิธีการสื่อสารที่หลากหลาย รวมถึงการพูดคุยแบบพบหน้า อีเมล โทรศัพท์ วิดีโอคอล และเครื่องมือแชท การใช้หลากหลายวิธีช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจตรงกันและมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้โซลูชันการสื่อสารทีมเช่น ClickUp ที่มีความสามารถในการแท็กและกล่าวถึงสมาชิกทีมของคุณภายในงาน เอกสาร และอื่นๆ คุณจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถสื่อสารกันได้ในขณะที่ทำงานซึ่งช่วยลดการสลับบริบท ทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น

2. กำหนดกฎเกณฑ์การสื่อสาร

กำหนดแนวทางสำหรับวิธีการและเวลาที่สมาชิกในทีมควรสื่อสาร ซึ่งอาจรวมถึงระยะเวลาการตอบกลับที่คาดหวัง วิธีการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารต่างๆ และใครควรถูก CC ในอีเมลบางฉบับ 📝

สิ่งนี้ยังขยายไปถึงการประชุมด้วย ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าเป็นหนึ่งในงานในที่ทำงานที่กินทรัพยากรของทีมคุณไปมาก พิจารณาการกำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการสื่อสารด้วยวาจาและวิธีที่สมาชิกควรสื่อสารภายในประชุม (เช่น ระบุรายละเอียดความคาดหวังสำหรับงานเตรียมการล่วงหน้า)

3. ขจัดอุปสรรคในการสื่อสาร

การทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมได้รับการรวมอยู่ในวงจรการสื่อสารนั้นเป็นเรื่องยากเมื่อคุณไม่มีเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้ทำได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังทำงานกับทีมแบบไฮบริด— หมายถึงสมาชิกในทีมบางคนทำงานจากระยะไกลและในสำนักงาน

ไม่ควรมีใครถูกทิ้งไว้จากการสนทนา ซึ่งเป็นเหตุผลที่การสื่อสารที่ดีช่วยขจัดความแยกส่วน กลยุทธ์การสื่อสารของคุณควรประกอบด้วยเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงานเพียงไม่กี่อย่างเพื่อที่คุณจะได้ไม่กระจายตัวเองมากเกินไปด้วยเครื่องมือทางธุรกิจที่มากเกินไป

4. มีผู้ดำเนินการประชุมที่ได้รับมอบหมาย

มอบหมายให้บุคคลหนึ่งทำหน้าที่อำนวยความสะดวกในกระบวนการสื่อสาร และให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถสื่อสารประเด็นของตนได้ทันเวลา. ให้เป้าหมายเสมอว่าให้การประชุมมีประสิทธิภาพและอยู่ในหัวข้อ.

แต่ถ้าคุณต้องการก้าวไปอีกขั้น ให้มอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมคนหนึ่งเพื่อดูแลการสื่อสารให้ราบรื่นนอกเหนือจากการประชุม ผู้ประสานงานที่ได้รับมอบหมายจะช่วยในเรื่องความรับผิดชอบของงานและเติมเต็มช่องว่างต่างๆ

5. ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

สื่อสารได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือโครงการมากมายที่ติดตั้งมาใน Whiteboard ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการระดมความคิดและแลกเปลี่ยนไอเดีย

เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่นClickUp Mind Maps, Whiteboards และ Docs มอบวิธีที่ยอดเยี่ยมให้ทีมสามารถสื่อสารกันและทำงานในโครงการต่างๆ ได้พร้อมกัน

คิดถึงไวท์บอร์ดเหมือนกับสนามทรายที่ทีมสามารถใช้การสื่อสารทั้งทางภาพและตัวอักษรเพื่อแบ่งปันและปรับปรุงความคิดได้ ส่วนที่ดีที่สุดคือเครื่องมือของไวท์บอร์ดใช้งานง่ายและปรับแต่งได้เพียงพอสำหรับทีมที่จะอ้างอิงและแก้ไขได้ตามต้องการ

6. กำหนดเป้าหมายของทีมให้ชัดเจน

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมเพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้าได้ และทำให้ทุกคนทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน.คุณสมบัติของเป้าหมายใน ClickUpช่วยให้คุณสามารถตั้งเป้าหมาย ติดตาม และบรรลุเป้าหมายของทีมได้อย่างง่ายดาย พร้อมการมองเห็นที่ชัดเจน.

สร้างเป้าหมายที่สามารถติดตามได้ซึ่งเชื่อมโยงกับงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถวัดเป้าหมายและมองเห็นเส้นเวลาได้ ในแง่ของรูปแบบการสื่อสาร ระบบนี้ใช้ทั้งการสื่อสารแบบลายลักษณ์อักษรและการสื่อสารแบบภาพเพื่อให้ทีมของคุณเชื่อมต่อและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายร่วมกัน

7. ส่งเสริมการสื่อสารสองทาง

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต้องเป็นแบบสองทาง เมื่อพวกเขาพูดว่า "ต้องใช้สองคนถึงจะเต้นแทงโก้ได้" นั่นก็ใช้ได้กับการสื่อสารในที่ทำงานเช่นกัน 💃

ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมถามคำถามและแบ่งปันความคิดอย่างเปิดเผย สิ่งนี้ช่วยสร้างทีมที่มีความเป็นเอกภาพมากขึ้นซึ่งทำงานจากแนวคิดและข้อเสนอแนะเดียวกัน

8. ใช้แอปแชร์หน้าจอ

แอปแชร์หน้าจอ เช่นเครื่องมือ Clip ของ ClickUpมีประโยชน์อย่างมากสำหรับทีมที่ทำงานระยะไกล ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแชร์งานของตนได้แบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งมั่นใจได้ว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แน่นอนว่ามีเครื่องมืออย่าง Zoom ที่ช่วยให้ทีมสามารถแชร์หน้าจอของพวกเขาแบบเรียลไทม์ได้เช่นกัน 💻

มันเป็นเรื่องของการค้นหาส่วนผสมของเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการทำงานของทีม ด้วยวิธีนี้ การส่งต่อข้อมูลจะกลายเป็นเรื่องง่ายและการจัดการการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

9. แยกแยะหัวข้อที่ซับซ้อน

แยกหัวข้อที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น ซึ่งรวมถึงการแยกปัญหาออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่สามารถจัดการได้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่แต่ละส่วนได้ทีละอย่าง

การนำเสนอ เอกสารแม่แบบ ตารางข้อมูล และเครื่องมือต่างๆ เช่น กระดานไวท์บอร์ด ล้วนมีประโยชน์ในการแบ่งงานที่ซับซ้อนและกำหนดเวลาของโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ เพื่อให้ไม่มีสิ่งใดตกหล่น

ข้อดีของการใช้เครื่องมือเหล่านี้คือ ทุกเครื่องมือช่วยให้การแยกแยะของคุณสามารถอ้างอิงได้ ทำให้ทีมสามารถติดตามข้อมูลได้ตลอดเวลา

10. รวมศูนย์ความพยายามในการสื่อสารของคุณ

รวมศูนย์ รวมศูนย์ รวมศูนย์ บ่อยครั้งที่ความพยายามในการสื่อสารของทีมสูญเปล่าเนื่องจากข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยในการจัดการทีม สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เช่น:

เมื่อการสื่อสารถูกจัดให้เป็นศูนย์กลาง ทีมงานจะสามารถติดตามการสนทนา งาน และโครงการต่างๆ ได้ดีขึ้นในที่เดียว ซึ่งช่วยลดการสลับงานและบริบท และช่วยให้ทีมงานของคุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ

สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงคือกลยุทธ์การสื่อสาร—เมื่อใช้อย่างเหมาะสม—จะช่วยให้ทีมสามารถก้าวหน้าในงานของตนเองได้ แทนที่จะหลงทางไปกับงานด้านการบริหารจัดการ ขั้นตอนสำคัญในการก้าวไปข้างหน้าคือการรวมศูนย์วิธีการสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลให้เป็นจุดเดียว

11. จัดการประชุมทีมเป็นประจำ

การจัดการประชุมทีมเป็นประจำเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีความรู้ความเข้าใจในภารกิจของตนและสอดคล้องกัน การประชุมทีมยังเป็นโอกาสที่ดีสำหรับการอภิปรายอย่างเปิดเผยและการทำงานร่วมกัน

สิ่งใดที่ไม่ชัดเจนจะถูกชี้แจงให้กระจ่าง และทีมสามารถยกประเด็นปัญหาใด ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ทั้งหมด การประชุมทีมเป็นประจำส่วนใหญ่เป็นการสื่อสารด้วยวาจา แต่คุณไม่ควรลืมที่จะเพิ่มการสื่อสารทางภาพและลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจน

12. ให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว

หัวหน้าทีมไม่ควรลืมให้ความสำคัญกับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว เพื่อที่จะได้รับประโยชน์จากการประชุมเหล่านี้ คุณจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารที่แข็งแกร่งในที่ทำงานของคุณ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดเวลาประชุมกับสมาชิกในทีมเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ ใช้เวลานี้ในการให้ข้อเสนอแนะเชิงบวกอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้สมาชิกในทีมรู้สึกปลอดภัยและได้รับการชื่นชม ที่นี่คุณจะเริ่มเรียนรู้สัญญาณภาษากายและการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดอื่นๆ

การประชุมแบบตัวต่อตัวให้โอกาสแก่สมาชิกทีมในการถามคำถาม แบ่งปันความคิดเห็น และติดตามปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น ให้จัดการประชุมเหล่านี้เป็นประจำ และอย่าลืมกำหนดกฎเกณฑ์การสื่อสารที่ชัดเจน

หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการเริ่มต้นการประชุมแบบตัวต่อตัว คุณสามารถใช้เทมเพลตของ ClickUp เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้เร็วขึ้น! ตั้งค่าและติดตามการประชุมแบบตัวต่อตัวของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยเทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัวของ ClickUp!

ประเภทของกลยุทธ์การสื่อสาร

โดยทั่วไปแล้ว มีกลยุทธ์การสื่อสารหลักสี่ประการที่ควรพิจารณาเมื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณ มาดูรายละเอียดของแต่ละกลยุทธ์การสื่อสารเพื่อให้คุณทราบว่าอะไรจะเหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์หรือบทบาทของคุณ:

การสื่อสารด้วยวาจา

เมื่อพนักงานใช้ภาษาพูดในการแลกเปลี่ยนข้อมูล พวกเขากำลังใช้การสื่อสารทางวาจา ไม่ว่าจะเป็นการสนทนาแบบเผชิญหน้า การนำเสนอ หรือการประชุมผ่าน Zoom เป้าหมายของคุณคือการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพผ่านการโต้ตอบทางวาจา

สำหรับการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่ดีที่สุด คุณต้องพิจารณาทักษะการพูดของคุณ เช่น การอธิบายความคิดอย่างมีประสิทธิภาพ การสื่อสารให้ตรงประเด็น และการรักษาความสนใจของผู้ฟัง

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด คือการที่พนักงานสื่อสารข้อความโดยไม่ใช้คำพูด ซึ่งรวมถึงภาษากาย ใบหน้า ท่าทาง หรือแม้กระทั่งการสบตา ในบรรดาวิธีการสื่อสารทั้งหมด นี่มักจะเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำความเข้าใจ

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดให้บริบทแก่ข้อความที่ใช้คำพูด และในท้ายที่สุดช่วยให้คุณจับสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูดจากพนักงานได้ ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการสื่อสารโดยตรงผ่านการสนทนา

ด้วยการเพิ่มขึ้นของการสื่อสารเสมือนจริง การสังเกตภาษากาย น้ำเสียง และสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดอื่นๆ ซึ่งสามารถมองเห็นได้ง่ายกว่าเมื่อพบกันต่อหน้า อาจกลายเป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้น

นั่นคือเหตุผลที่กล้องถูกแนะนำให้เปิดไว้เมื่อคุณอยู่ในสายประชุม Zoom ของทีม การเข้าใจการสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูดมีความสำคัญต่อการสื่อสารทางไกลเพราะมันช่วยให้บริบทชัดเจนและลดความเสี่ยงของการเข้าใจผิด

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร

อีเมล, บันทึก, จดหมายข่าว, บันทึกย่อ และแม้แต่สัญลักษณ์ต่างๆ ล้วนเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของการสื่อสารที่เขียนขึ้น การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพผ่านการเขียนนั้นมีหลายปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง—ตั้งแต่คำที่คุณเลือกใช้ โครงสร้างประโยค และการจัดระเบียบการเขียนของคุณ ทุกอย่างล้วนมีความสำคัญเมื่อสื่อสารด้วยวิธีนี้

ในที่ทำงาน พนักงานแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านเอกสารที่เขียนขึ้นซึ่งมีหลายรูปแบบ การสื่อสารประเภทนี้มีประโยชน์เพราะช่วยให้มีบันทึกถาวรของการสนทนาเพื่อให้ทุกคนสามารถอ้างอิงและทบทวนได้อย่างง่ายดาย

การมีระบบฐานความรู้เพียงระบบเดียวในการทำงานร่วมกันช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานหลายคนเป็นเรื่องง่ายขึ้น และลดโอกาสที่อาจเกิดการตีความผิดพลาดได้ กลยุทธ์การสื่อสารนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการในการมอบหมายงานและความรับผิดชอบอีกด้วย

โบนัส:ซอฟต์แวร์สำหรับการสื่อสารภายในองค์กร!

การสื่อสารด้วยภาพ

ภาพต่าง ๆ เช่น แผนภาพ, แผนภูมิ, วิดีโอ, ภาพถ่าย, และอื่น ๆ ถูกนำมาใช้เพื่อสื่อสารข้อความผ่านการสื่อสารทางสายตา. ในบรรดากลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด, กลยุทธ์นี้มีประโยชน์เพราะช่วยให้สามารถแยกแยะแนวคิดที่ซับซ้อนให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น.

ภาพ—เช่นClickUp Whiteboards—ช่วยเพิ่มบริบทให้กับข้อความ ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น นี่คือเหตุผลที่หนังสือภาพมีอยู่ นอกจากนี้ กลยุทธ์การสื่อสารประเภทนี้ยังช่วยให้คุณอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน ตัดสินใจได้เร็วขึ้น เพิ่มการมีส่วนร่วมในการประชุม และสามารถอ้างอิงได้ง่าย

ใช้กลยุทธ์การสื่อสารกับทีมของคุณใน ClickUp

การใช้เครื่องมือ, กลยุทธ์, และวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมจะช่วยให้การสื่อสารและการร่วมมือในทีมดีขึ้น. เป้าหมายคือการให้ทุกคนทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกัน และนั่นสามารถทำได้ดีที่สุดผ่านกลยุทธ์การสื่อสารที่มั่นคง.

ดีกว่านั้น การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อรวมศูนย์การสื่อสารของทีมจะช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นได้ClickUpมีฟีเจอร์หลากหลายที่ตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะ!

ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์ติดตามเป้าหมาย ส่วนขยายบันทึกหน้าจอ และเทมเพลตการประชุมของ ClickUp เพื่อช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมายและรักษาประสิทธิภาพในการทำงาน

พัฒนาทักษะการสื่อสารของคุณให้เฉียบคมด้วย ClickUp!เริ่มต้นใช้งานฟรีวันนี้!