10 กลยุทธ์การสื่อสารทีมเพื่อความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพ

เนื่องจากรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่องในยุคสมัยใหม่ ความหลากหลายในที่ทำงานจึงมีมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมา บริษัทต่างๆ ดำเนินการภายในสำนักงานจริง ภูมิทัศน์การทำงานแบบทางไกลทั้งหมด และรูปแบบไฮบริดที่ผสมผสานทั้งสองอย่างเข้าด้วยกัน ด้วยทีมงานที่กระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ เขตเวลา หรือแม้แต่เพียงชั้นต่างๆ ในอาคารสำนักงานเดียวกัน ความท้าทายหนึ่งยังคงเป็นสากล: การสื่อสารทีมที่มีประสิทธิภาพ

ต่างจากสภาพแวดล้อมแบบดั้งเดิมที่การพูดคุยสั้น ๆ ระหว่างพักดื่มกาแฟหรือการรวมกลุ่มพูดคุยเล็ก ๆ ที่ตู้กดน้ำสามารถแก้ไขปัญหาหรือจุดประกายไอเดียใหม่ ๆ ได้ รูปแบบสถานที่ทำงานที่หลากหลายในปัจจุบันต้องการกลไกการสื่อสารที่มีโครงสร้างมากขึ้น แม้ว่าการพบปะพูดคุยแบบเผชิญหน้าจะเป็นที่ปรารถนาเพียงใด แต่ก็ไม่ใช่ทางเลือกเสมอไป

ความท้าทายของการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพนั้นยิ่งทวีความรุนแรงขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลายเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม ทางออกไม่ได้ง่ายเพียงแค่ตกลงที่จะสื่อสารให้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ต้องอาศัยการปฏิบัติที่ตั้งใจและใช้เครื่องมือเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมช่องว่างของการแยกทางกายภาพ

ในบล็อกนี้ เราจะสำรวจว่าทำไมการสื่อสารในทีมจึงมีความสำคัญต่อสภาพแวดล้อมการทำงานที่หลากหลาย และจะสำรวจกลยุทธ์สิบประการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานเดียวกัน กระจายอยู่ทั่วโลก หรือผสมผสานทั้งสองรูปแบบ มาเริ่มกันเลย!

การสื่อสารในทีมในที่ทำงานคืออะไร?

การสื่อสารในทีมคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลสองคนหรือมากกว่าที่ทำงานเพื่อเป้าหมายร่วมกันการร่วมมือและการสื่อสารในทีมสามารถเกิดขึ้นได้ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น แอปแชท, อีเมล,ซอฟต์แวร์จัดการโครงการ, การโทรผ่านวิดีโอ, การประชุมแบบตัวต่อตัว, จดหมายข่าว, หรือการสนทนาแบบเผชิญหน้าอย่างง่าย ๆ

รูปแบบการสื่อสารของทีมคุณอาจแตกต่างกันไป แต่ในที่สุดแล้ว มันเกี่ยวข้องกับการแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกการปรับปรุงวงจรการให้ข้อเสนอแนะ และการอัปเดตโครงการ พร้อมทั้งส่งเสริมความร่วมมือและส่งเสริมความโปร่งใส การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มผลผลิตปรับปรุงขวัญกำลังใจของทีม และขับเคลื่อนความสำเร็จในการดำเนินโครงการให้ลุล่วง

ทำไมการสื่อสารในทีมจึงสำคัญ?

การสื่อสารในทีมคือเส้นเลือดหล่อเลี้ยงของทุกสภาพแวดล้อมการทำงานมืออาชีพ ไม่ว่าจะเป็นแบบทำงานจากระยะไกลทั้งหมด ในสถานที่ทำงาน หรือแบบผสมผสาน การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการเปลี่ยนผู้ทำงานรายบุคคลให้กลายเป็นหน่วยที่ประสานงานกันอย่างดี ส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานที่ดีซึ่งให้คุณค่ากับการร่วมมือและการสื่อสาร

แม้ก่อนการเปลี่ยนแปลงในยุคปัจจุบันที่มุ่งสู่การทำงานทางไกล การศึกษาได้ชี้ให้เห็นว่าพนักงานใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่ชัดเจนถึงบทบาทสำคัญของการสื่อสารในสภาพแวดล้อมการทำงานใด ๆ ในทีมที่หลากหลายซึ่งครอบคลุมหลายสถานที่และเขตเวลา หรือแม้แต่ในสภาพแวดล้อมสำนักงานเดียวกัน การสื่อสารยังคงเป็นความต้องการพื้นฐานที่คงอยู่ตลอดเวลา

การสื่อสารที่ไม่เพียงพอหรือไม่มีประสิทธิภาพมักนำไปสู่ระดับประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง เนื่องจากพนักงานประสบปัญหาในการเข้าใจบทบาท วัตถุประสงค์ และงานที่ได้รับมอบหมายโดยปราศจากคำสั่งหรือข้อเสนอแนะที่ชัดเจน งานวิจัยชี้ให้เห็นว่าพนักงานจำนวนมากรู้สึกว่าประสิทธิภาพการทำงานของตนลดลงเนื่องจากกลยุทธ์การสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงาน

ช่องว่างในการสื่อสารยังสามารถส่งผลต่อการรับรู้ของผู้นำบริษัทได้อีกด้วย หากขาดความโปร่งใสและช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้าง พนักงานอาจสูญเสียความเชื่อมั่นและความไว้วางใจในผู้นำของตน ส่งผลให้ขวัญกำลังใจและแรงจูงใจลดลง

สรุปแล้ว การปรับปรุงการสื่อสารในทีมช่วยให้ทุกคนได้ทั้งประโยชน์และมีความสุขไปพร้อมกัน 🎂

ประเภทของการสื่อสารในทีม

วิธีการสื่อสารของทีมคุณสามารถส่งผลอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันของทีม วิธีที่ดีในการจัดกลุ่มรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันคือการนำเสนอข้อมูล

นี่คือรายการของประเภทการสื่อสารทั้งสี่และวิธีที่ทีมใช้:

วิธีปรับปรุงการสื่อสารในทีมด้วย 10 กลยุทธ์

ตอนนี้เราได้ครอบคลุมถึงสิ่งที่เราต้องการ, เหตุผล, และวิธีการแล้ว, ให้เราเริ่มทำลายกำแพงกั้นเหล่านั้น และหารือเกี่ยวกับวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ.

เมื่อคุณอ่านรายการนี้ ให้พิจารณาในแง่ของจุดที่ทีมของคุณกำลังประสบปัญหาและจุดที่ทำได้ดี คุณจำเป็นต้องปรับปรุงความเร็วในการสื่อสารหรือความถูกต้องหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจต้องการจุดประกายความคิดสร้างสรรค์กลับมาอีกครั้ง?

กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ 10 ประการนี้ควรช่วยได้ในเกือบทุกสถานการณ์

1. กำหนดแนวทางเกี่ยวกับประเภทของการสื่อสารที่จะใช้

ทุกคนมีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน บางคนอาจใช้การส่งข้อความทันทีเสมอ ในขณะที่บางคนจะสื่อสารโดยการโทรและพูดคุยเท่านั้น แม้ว่าการมีความยืดหยุ่นบ้างเป็นสิ่งสำคัญ แต่ความสม่ำเสมอภายในทีมของคุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ขั้นแรก ประเมินมาตรฐานการสื่อสารในปัจจุบันโดยใช้เทมเพลตกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการการสื่อสารภายในของ ClickUp ซึ่งให้กรอบการทำงานเพื่อกำหนดแผนที่องค์กรของคุณ จับรูปแบบการสื่อสารที่มีอยู่ รวบรวมความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย บันทึกความท้าทาย และกำหนดแผนงานใหม่ของคุณ

เมื่อคุณมีแผนที่เส้นทางแล้ว ให้กำหนดแนวทางที่ชัดเจนและบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ให้มาตรฐานว่าข้อมูลประเภทใดควรใช้โหมดการสื่อสารแบบใด เช่นClickUp Whiteboardsสำหรับการระดมความคิด, แชทสำหรับปัญหาที่ต้องการการแก้ไขทันที, และความคิดเห็นในภารกิจสำหรับข้อความที่ไม่เร่งด่วน

และเนื่องจากเราทราบดีว่าบางครั้งอีเมลอาจเป็นวิธีการสื่อสารที่คุณชื่นชอบคุณสามารถส่งและรับอีเมลได้ทุกที่ใน ClickUp

2. รวบรวมตัวกันบ่อย ๆ เพื่อประชุมแบบยืน

มีหลายประเภทของการประชุมทีมที่เชื่อมต่อทีมระยะไกล และแต่ละประเภทก็มีบทบาทของตัวเอง การประชุมที่ได้รับความนิยมจากกลุ่มที่ขับเคลื่อนด้วยโครงการคือ การประชุมแบบยืน (Stand-up Meeting) ซึ่งมักจะจัดขึ้นวันละครั้ง ชื่อนี้มาจากวิธีการยืนเพื่อทำให้การประชุมสั้นและกระชับ

ในการประชุมแบบยืนขึ้น คุณจะเดินไปรอบๆ ทีมทีละคน และแต่ละคนจะพูดถึงสิ่งที่พวกเขาทำงานตั้งแต่การประชุมครั้งล่าสุด สิ่งที่พวกเขาต้องทำในวันนั้น และความท้าทายใดๆ ที่พวกเขาเผชิญอยู่ มันเป็นเครื่องมือมาตรฐานในวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์

การประชุมแบบยืนสามารถมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับทีมข้ามสายงานที่ไม่มีคำศัพท์ร่วมกัน ทำให้ทุกคนมีโอกาสที่ดีขึ้นในการเข้าใจสิ่งที่เพื่อนร่วมงานในบทบาทอื่นๆ กำลังทำอยู่ การประชุมแบบยืนช่วยให้ทีมสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยส่งเสริมการเชื่อมโยง การจัดระเบียบ และการสอดคล้องกันในเป้าหมายการสื่อสาร

อย่างไรก็ตาม การวางแผนอาจกลายเป็นงานที่น่าเบื่อหากใช้เครื่องมือที่ล้าสมัย.แบบแผนการประชุมประจำวันของ ClickUpช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยให้ศูนย์กลางสำหรับการวางแผน, การบันทึกข้อมูล, และการติดตามความคืบหน้า, รายการตรวจสอบสำหรับแต่ละบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการครบถ้วน, และตำแหน่งเดียวสำหรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์เพื่อให้ทุกคนทราบข้อมูลล่าสุด.

3. ให้ความเคารพต่อความต้องการในการสื่อสารที่แตกต่างกัน

ไม่ว่าจะเป็นการประชุมผ่าน Zoom หรือในกระทู้ Slack ก็ตาม บางครั้งสมาชิกในทีมบางคนก็มักจะครอบงำการสนทนาและเสียงของคนอื่น ๆ ก็อาจไม่ได้รับการรับฟัง นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องปกติที่บางคนจะเสียสมาธิหรือไม่เข้าร่วมการสนทนาด้วย

อย่างไรก็ตาม อาจไม่ใช่เพราะพวกเขาไม่สนใจ!

แม้ว่าผู้นำจะเป็นผู้ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานและการทำงานร่วมกันในทีม แต่พนักงานบางคนอาจเป็นคนเก็บตัวหรือรู้สึกกดดันเมื่ออยู่ในกลุ่ม ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดปกติแต่อย่างใด ควรให้พวกเขารู้ว่าสามารถแบ่งปันความคิดเห็นได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนหลังการประชุม เอกสารร่วมกัน ความคิดเห็นหรือแชท หรือโดยตรงกับคุณ

ลองใช้ ClickUp Chat

สำหรับผู้ที่เป็นมือใหม่หรือจู่ๆ ก็เงียบลง คุณอาจต้องการนัดพูดคุยเพื่อประเมินว่ามีอะไรเกิดขึ้นที่ทำให้พวกเขาไม่ก้าวหน้าหรือไม่ ผู้จัดการที่ดีรู้ว่าบางครั้งอาจมีปัญหาที่ใหญ่กว่า เช่น สมาชิกทีมคนอื่นไม่เห็นด้วยกับไอเดียของพวกเขาในระหว่างการระดมความคิด หรือรู้สึกว่าเสียงของพวกเขาไม่เคยได้รับการรับฟัง

ในการศึกษาหนึ่ง พบว่า50% ของพนักงานรายงานว่าพวกเขาเลือกที่จะเงียบในที่ทำงานเกี่ยวกับความกังวลที่มีอยู่ ความจริงก็คือ คุณอาจเป็นผู้ที่จะต้องเปลี่ยนแปลงหรือพูดคุยกับพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เปิดกว้างและครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งทุกคนรู้สึกปลอดภัยที่จะแสดงความคิดเห็น

การตั้งความคาดหวังในสไตล์การสื่อสารของคุณและบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น การเปิดกล้องทุกครั้งในการประชุมออนไลน์ และการตอบกลับอีเมลหรือแชทของทีมภายในระยะเวลาที่กำหนด

คุณจะช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขาได้รับการรับฟัง ในขณะที่ลดความกังวลสำหรับผู้ที่ชอบกฎระเบียบและคำแนะนำ ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมกลุ่มอย่างไร สิ่งสำคัญคือการทำให้ทุกคนรู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขามีความสำคัญ และขจัดอุปสรรคที่ขัดขวางการสื่อสารที่เปิดกว้าง

โบนัส: สื่อสารกับพนักงานด้วยการประชุมข้ามระดับ!

4. พัฒนาทักษะการสื่อสารที่สำคัญในการฟัง

การสื่อสารในทีมคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสมาชิก ไม่ใช่แค่การส่งอีเมลไปมา นั่นคือเหตุผลที่สมาชิกทุกคนในทีมต้องเปิดใจรับฟังมากพอๆ กับการพูด ซึ่งรวมถึงการใส่ใจในสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดและการอ่านเนื้อหาที่เขียนอย่างรอบคอบด้วย

สร้างบรรยากาศด้วยการฟังอย่างตั้งใจ—นั่นหมายความว่าแทนที่จะคิดหาคำตอบในใจขณะที่มีคนกำลังพูดอยู่ คุณควรเคลียร์ความคิดและฟังสิ่งที่พวกเขาพูดอย่างแท้จริง ถามคำถามเพิ่มเติมเพื่อกระตุ้นให้พวกเขาพูดต่อไป แทนที่จะหันความสนใจไปที่ความคิดของคุณเอง

หากทีมของคุณกำลังประสบปัญหาในการฟังอย่างตั้งใจ ให้จัดการประชุมที่มีโครงสร้างมากขึ้น โดยให้พนักงานคนหนึ่งนำเสนอแนวคิด และต้องมีการถามคำถามติดตามผลอย่างน้อยสามข้อ ก่อนที่จะไปยังแนวคิดถัดไป แม้ว่าแนวคิดนั้นจะแย่มากก็ตาม สมาชิกในทีมคนนั้นจะรู้ว่าเสียงของพวกเขาได้รับการรับฟัง 📣

การฟังเป็นทักษะที่ยากแม้แต่สำหรับผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นคุณอาจต้องการพิจารณาวางแผนการฝึกอบรมเกี่ยวกับการฟังอย่างตั้งใจ

หากคุณกำลังประชุมออนไลน์หรือระดมความคิดร่วมกันแบบเรียลไทม์ ให้ใช้ความคิดเห็นใน ClickUp ในโครงการของคุณเป็นวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการรับฟังซึ่งกันและกัน คุณสามารถกำหนดหัวข้อและกล่าวถึงบุคคลในความคิดเห็นเพื่อดึงทีมของคุณเข้ามาอ่านและพิจารณาสิ่งที่ผู้อื่นกำลังพูดในความคิดเห็น

นี่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมที่กระจายอยู่ตามเขตเวลาต่างๆ

5. มีตารางเวลาที่มองเห็นได้ชัดเจนพร้อมผลลัพธ์ที่ชัดเจน

ทุกคนในทีมจำเป็นต้องทราบถึงสิ่งที่ต้องส่งมอบในโครงการและกำหนดเวลาที่ต้องส่งมอบ หากมีการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและเวลาที่ต้องทำให้เสร็จ จะทำให้ยากที่จะบรรลุกำหนดเวลาที่กำหนดไว้

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการส่งข้อมูลนี้ไปยังทีมทั้งหมดคือการทำงานในเครื่องมือการร่วมมือที่จัดการการจัดตารางโครงการได้อย่างง่ายดาย เช่น แพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบครบวงจรของ ClickUp สมาชิกทีมแต่ละคนสามารถมองเห็นงานของตนในรูปแบบที่เหมาะกับพวกเขาที่สุด และมุมมองของ ClickUp สามารถตั้งค่าให้เป็นสาธารณะหรือส่วนตัวเพื่อปรับปรุงความโปร่งใส

ClickUp ยังมีเทมเพลตสำหรับงานส่งโครงการมากมายพร้อมฟิลด์ที่กำหนดเองไว้ล่วงหน้า เพื่อให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้อย่างรวดเร็ว

6. มอบหมายงานและติดตามความคืบหน้า

การส่งมอบงานให้เสร็จตรงเวลาต้องอาศัยการแบ่งปันสิ่งที่ต้องทำ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และสถานะของแต่ละงาน ด้วยทีมงานที่ทำงานทางไกล คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยในการมอบหมายงานและให้ทีมสามารถดูสถานะและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละงาน

ใช้มุมมองปริมาณงานของ ClickUp เพื่อดูว่าใครทำงานนำหรือล้าหลัง และสามารถลากและวางงานเพื่อจัดสรรทรัพยากรใหม่ได้อย่างง่ายดาย

เริ่มต้นด้วยการแบ่งโครงการของคุณออกเป็นงานและงานย่อยโดยใช้ ClickUp เมื่อคุณสร้างงานใน ClickUp คุณสามารถเพิ่มข้อมูลฟิลด์ที่กำหนดเอง มอบหมายสมาชิกในทีม และสร้างการพึ่งพากันระหว่างงานได้

คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้จากมุมมองที่ปรับแต่งได้มากกว่า 15 แบบ มุมมองกิจกรรมของ ClickUp จะแสดงให้คุณเห็นว่าใครทำอะไรในโครงการ และมุมมองปริมาณงานจะแสดงให้คุณเห็นว่าแต่ละงานจะใช้เวลามากน้อยเพียงใด

ด้วย ClickUp เป็นพื้นที่ทำงานร่วมกันของคุณ จะไม่มีใครต้องถามทีมอีกว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่

7. จดบันทึกเพื่อบันทึกการสนทนา

การพูดคุยกันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความเข้าใจและตัดสินใจ เครื่องมือสื่อสารทีมเสมือนจริงอย่าง Zoom, Microsoft Teams หรือ Google Workspace ช่วยลดความซับซ้อนในการสื่อสารด้วยวาจาได้อย่างแน่นอน แต่ความจำของมนุษย์ไม่สมบูรณ์แบบ และบางครั้งประเด็นที่ต้องดำเนินการหลังการประชุมอาจหลุดลอยไปโดยไม่ทันได้จดจำ

วิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกการสนทนาของทีมคุณคือการจดบันทึกและเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานร่วมกันของคุณ ทุกงาน, กระดานไวท์บอร์ด, แผนผังความคิด, และเอกสารใน ClickUp มีความสามารถในการเพิ่มความคิดเห็นได้

การเพิ่มบันทึกในโครงการของคุณและให้ทีมทั้งหมดมีส่วนร่วมในกระบวนการนั้นทำได้ง่ายมาก และเนื่องจากความคิดเห็นใน ClickUp รองรับมัลติมีเดีย คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ ไฟล์ คลิปเสียง และแม้แต่การบันทึกหน้าจอได้

ลองใช้คลิป

ClickUp ยังมีเครื่องมือ Notepad ที่คุณสามารถจดบันทึกได้ตามต้องการขณะทำงาน คุณสามารถเชื่อมโยงกับบุคคล งาน และเอกสารต่างๆ เพื่อให้ทุกอย่างเชื่อมโยงกัน คุณสามารถแปลงเป็นงานหรือเอกสารเพื่อแชร์กับทีมของคุณเมื่อพร้อม

ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใด ให้มองหาเครื่องมือที่สามารถทำงานร่วมกันได้และใช้งานได้ทุกที่เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

8. งบประมาณสำหรับการประชุมแบบพบปะกัน

ทุกวันนี้เป็นเรื่องปกติที่ทีมจะสัมภาษณ์ จ้างงาน และทำงานร่วมกับสมาชิกใหม่โดย ไม่เคย พบกันตัวต่อตัวเลย แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการพบปะกันแบบตัวต่อตัวช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นและสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมได้ถึง 35%

จัดสรรงบประมาณบางส่วนสำหรับการพาทุกคนมารวมตัวกันในที่เดียวกันอย่างน้อยปีละหนึ่งหรือสองครั้ง

มากกว่าโอกาสในการทำงานร่วมกันในสถานที่เดียวกัน การพบปะกันแบบตัวต่อตัวควรเน้นไปที่การเข้าสังคมและการสร้างความสัมพันธ์ในรูปแบบอื่นๆ แต่งตั้งบุคคลเพื่ออำนวยความสะดวกในการมีปฏิสัมพันธ์ กำหนดเวลาสำหรับการสร้างทีม และอย่าลืมให้มีเวลาว่างที่ทุกคนสามารถเชื่อมต่อกันในระดับส่วนตัวได้เสมอ

แม้จะเป็นเพียงปีละครั้ง การรวมตัวกันของทุกคนจะช่วยสร้างทีมที่แข็งแกร่งขึ้นซึ่งไว้วางใจซึ่งกันและกัน และด้วยเหตุนี้จึงสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลองใช้แอปสร้างทีมเหล่านี้ดูสิ!

9. ใช้ระบบที่มีการแจ้งเตือนที่สามารถปรับแต่งได้

หากมีใครสร้างเอกสารสำคัญและเก็บไว้ในไดเรกทอรีโดยไม่แจ้งให้ใครทราบ อาจเกิดปัญหาการสื่อสารที่ล้มเหลวได้ คุณไม่สามารถคาดหวังให้สมาชิกในทีมตรวจสอบงานตลอดเวลาทุกวัน และสังเกตการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ (แต่สำคัญ) ได้

แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ช่วยแก้ปัญหาได้ เนื่องจากเราทราบดีว่าการควบคุมการแจ้งเตือนของคุณมีความสำคัญเพียงใด ClickUp จึงมาพร้อมกับความสามารถในการปรับแต่งการแจ้งเตือนได้อย่างเต็มที่

คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการเลือกการกระทำที่จะสร้างข้อความ จากนั้นกำหนดว่าคุณต้องการรับการแจ้งเตือนที่ใด รวมถึงมือถือ อีเมล เดสก์ท็อป หรือเบราว์เซอร์ หากคุณต้องการควบคุมเวลาที่คุณได้รับข้อความ คุณสามารถเปิดสรุปประจำวันหรือปิดการแจ้งเตือนขณะที่คุณกำลังใช้งานแอปบนเว็บได้

10. ทำงานภายในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเดียว

เมื่อทำงานร่วมกันแบบพบหน้าวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความร่วมมือที่ดีคือการให้ทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน คุณสามารถทำสิ่งเดียวกันนี้กับทีมที่อยู่ระยะไกลได้โดยการทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณใช้ชุดเครื่องมือเดียวกัน หากกลุ่มพนักงานกลุ่มหนึ่งใช้แพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน ก็เหมือนกับการอยู่ในห้องที่ต่างกัน สมาชิกทีมคนอื่นๆ จะไม่สามารถเห็นสิ่งที่พวกเขากำลังทำได้

หากเป็นไปได้ ให้เลือกใช้โซลูชันการทำงานร่วมกันเพียงหนึ่งเดียวที่รองรับทุกฟีเจอร์ที่คุณต้องการในที่เดียว ClickUp เป็นเครื่องมือครบวงจรที่สามารถแทนที่โซลูชันแยกต่างหากทั้งหมดทุกฟีเจอร์สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเต็มรูปแบบเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

แทนที่จะส่งอีเมลถึงทุกคนเพื่อรวบรวมความคิดเห็นและให้คนหนึ่งคนสรุปทั้งหมดในเอกสาร คุณสามารถจดบันทึกใน ClickUp Doc เดียวกันและเพิ่มความคิดเห็นในแนวคิดของกันและกัน เปลี่ยนสิ่งที่สำคัญที่สุดให้กลายเป็นงานใน ClickUp

แน่นอน บางครั้งคุณอาจต้องทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ เราได้ผสานการทำงานกับเครื่องมืออื่น ๆ มากกว่า 1,000 รายการเพื่อให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น ด้วย ClickUp คุณสามารถให้ทุกคนอยู่ในห้องเสมือนจริงเดียวกัน ทำงานเป็นทีมด้วยข้อมูลและเป้าหมายเดียวกัน

ทักษะการสื่อสารในทีม

การสื่อสารในทีมอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่แค่การรู้วิธีเรียงประโยคหรือส่งอีเมลกลุ่มประจำสัปดาห์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงทักษะบางอย่างที่สามารถขับเคลื่อนประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของคุณได้อย่างมาก เพิ่มขวัญกำลังใจและทำให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น

นี่คือทักษะการสื่อสารพื้นฐานของทีมที่สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกันของทีมคุณได้:

การฟังอย่างตั้งใจ: การฟังอย่างตั้งใจหมายถึงการเข้าใจและรับฟังความคิดของเพื่อนร่วมทีม ซึ่งนำไปสู่การร่วมมืออย่างสร้างสรรค์และการแก้ไขปัญหา

ความชัดเจนและความกระชับ: การสื่อสารที่ชัดเจนและกระชับช่วยให้ข้อความของคุณเข้าใจได้ง่าย ป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด

การสื่อสารที่ไม่ใช้คำพูด: การรับรู้การเปลี่ยนแปลงในน้ำเสียงหรือภาษากายช่วยให้เข้าใจอารมณ์และทัศนคติเพื่อการสื่อสารที่มีความเห็นอกเห็นใจมากขึ้น

ความฉลาดทางอารมณ์: การถอดรหัสและตอบสนองต่ออารมณ์ของเพื่อนร่วมทีมช่วยส่งเสริมการสนทนาที่ดีต่อสุขภาพและอ่อนไหวมากขึ้น

การแก้ปัญหา: การส่งเสริมการหาทางแก้ไขปัญหาผ่านการสนทนา มีส่วนช่วยโดยตรงในการทำให้การทำงานของทีมราบรื่นขึ้น และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในทีม

การให้ข้อเสนอแนะอย่างให้เกียรติ: ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ซึ่งให้ด้วยความเคารพสามารถกระตุ้นให้สมาชิกในทีมมีแรงจูงใจและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมได้

ส่งเสริมความเคารพและความเปิดกว้าง: การสนับสนุนให้ทุกเสียงได้รับการรับฟังช่วยสร้างความไว้วางใจและเสริมสร้างความสัมพันธ์ในทีมให้แข็งแกร่งขึ้น

การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพ: การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน ถูกต้อง และปราศจากข้อผิดพลาดช่วยลดความเข้าใจผิด

ความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัว: การปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการสื่อสารที่หลากหลายช่วยในการพัฒนาความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งขึ้นและความเข้าใจซึ่งกันและกัน

การใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ: ความเชี่ยวชาญในการใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่น ClickUp ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงาน เสริมสร้างความร่วมมือ และลดความเข้าใจผิด

ความอดทน: การอดทนในการสื่อสารช่วยส่งเสริมการสนทนาที่สุภาพ ความเข้าใจ และความสงบในสถานการณ์ที่ตึงเครียด

การจัดการเวลา: สำหรับทีมที่กระจายอยู่ในเขตเวลาต่างๆ การจัดการการสื่อสารเพื่อเคารพเวลาทำงานของทุกคนจะช่วยให้เกิดการโต้ตอบที่ทันเวลาและให้เกียรติซึ่งกันและกัน

การเชี่ยวชาญทักษะการสื่อสารในทีมเหล่านี้สามารถช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่กลมเกลียว มีประสิทธิภาพ และเกิดประสิทธิผลมากขึ้นได้ การส่งเสริมทักษะเหล่านี้ภายในทีมของคุณจะช่วยให้สร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น ความเข้าใจซึ่งกันและกัน และความไว้วางใจ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับความสำเร็จในการทำงานเป็นทีม อย่าลืมว่าการสื่อสารในทีมที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่จะพัฒนาและดีขึ้นตามกาลเวลา ความพยายามอย่างต่อเนื่อง และการฝึกฝน แต่ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ที่คุณมี คุณก็อยู่บนเส้นทางที่ถูกต้องแล้ว

รวมทีมของคุณด้วยการสื่อสารทีม

หวังว่ากลยุทธ์เหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการช่วยให้การสื่อสารในทีมของคุณมีประสิทธิภาพในโครงการถัดไป คุณได้เริ่มต้นอย่างยอดเยี่ยมแล้วด้วยเครื่องมือสื่อสาร แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน และวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นความร่วมมือในทีม

ไม่ว่าทีมของคุณจะทำงานทางไกลหรืออยู่ในสำนักงาน ClickUp ถูกออกแบบมาตั้งแต่เริ่มต้นเพื่อให้ทีมอยู่ในหน้าเดียวกันและทำงานไปสู่เป้าหมายเดียวกัน มันจับและสื่อสารข้อมูลและส่งเสริมการทำงานเป็นทีมในแพลตฟอร์มเดียวที่ผสานรวมกับช่องทางการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไปสำหรับการประชุมทางวิดีโอ การแชท หรือการสร้างเอกสาร

วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้ว่า ClickUp สามารถช่วยขจัดปัญหาการสื่อสารที่ไม่ดีในทีมของคุณได้คือการทดลองใช้งานฟรีวันนี้