{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "อะไรคือคุณสมบัติของผู้จัดการโครงการที่ดี?", "acceptedAnswer": { "@type": "คำตอบ", "text": "ผู้จัดการโครงการคือบุคคลที่ทุกคนพึ่งพาในการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล พวกเขาทำให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน ทีมทำงานประสานกัน และบรรลุเป้าหมาย" } } ] }
ผู้จัดการโครงการคือบุคคลที่ทุกคนพึ่งพาในการทำงานให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล พวกเขาทำให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปตามแผน ทีมทำงานประสานกัน และบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ แต่สิ่งใดที่ทำให้ผู้จัดการโครงการเป็นคนที่เก่ง?
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จควรมีทักษะทางเทคนิค, ทักษะการนำ, และทักษะการสื่อสาร. ด้านล่างนี้คือทักษะการจัดการโครงการที่ต้องมีซึ่งผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมทุกคนต้องมีเพื่อให้ประสบความสำเร็จ:
1. ทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น
ผู้จัดการโครงการที่ดีสามารถสื่อสารสิ่งที่ต้องทำได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งระบุเวลาให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา ซึ่งรวมถึงการแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในโครงการ ตลอดจนให้คำแนะนำและข้อเสนอแนะ
PMI กล่าวว่า หากระดับการสื่อสารยังคงดำเนินต่อไปเช่นนี้ "มีความเสี่ยงที่จะพลาดเป้าหมายหรือผลลัพธ์อื่น ๆ"
โอ๊ย การสื่อสารมากเกินไปจะเป็นเรื่องไม่ดีได้ไหม? ใช่ ถ้าไม่ได้เป็นระบบ ไม่ชัดเจน หรือถ้าการสื่อสารของคุณเป็นเพียงอีเมลที่ส่งแยกกันโดยไม่มีประเด็นเชื่อมโยงความสามารถในการสื่อสารมีผลอย่างมากต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ
คุณอาจคิดว่าผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจะรู้วิธีทำเช่นนั้นด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดี ความสามารถนี้เป็นทักษะการสื่อสารที่มักถูกมองข้าม
เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทรงพลังเช่นClickUpช่วยคุณในการปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ มอบการอัปเดตให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย/ผู้สนับสนุน และระบุอย่างชัดเจนว่าเมื่อใดที่งานและภารกิจจะครบกำหนด
2. มีทัศนคติเชิงบวกต่อการทำงาน
หากผู้จัดการโครงการรู้สึกว่างานไม่สมเหตุสมผลหรือไม่สามารถทำได้ สมาชิกทีมที่เหลือจะรู้สึกอย่างไร?
ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมมีความสามารถในการเข้าใจลำดับความสำคัญขององค์กร แปลงคุณค่าเหล่านั้นไปสู่ทีมโครงการของตน และเชื่อมโยงให้เห็นว่ามีความเกี่ยวข้องกับโครงการและงานแต่ละชิ้นอย่างไร ผู้จัดการโครงการเหล่านี้ยังทำงานร่วมกับทีมในการวางกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์นั้นอีกด้วย
เพื่อให้ทันกำหนดเวลา กำหนดส่ง และให้โครงการดำเนินไปตามแผน ผู้จัดการโครงการควรมีทัศนคติเชิงบวกต่องานที่ต้องทำ และช่วยเหลือทีมทั้งหมดให้บรรลุเป้าหมาย
การบาลานซ์ระหว่างความคิดบวกกับความเป็นจริงเกี่ยวกับความเสี่ยงและปัญหาต้องใช้ความรู้สึกและประสบการณ์ ซึ่งพาเราไปสู่จุดต่อไป:
3. แก้ปัญหา
อาจฟังดูชัดเจน แต่ผู้จัดการโครงการที่ดีสามารถแก้ปัญหาได้ และดีกว่านั้น พวกเขามีอำนาจในการแก้ไขปัญหาการจัดการโครงการ การแก้ปัญหาพื้นฐานจะประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ 5 ขั้นตอน
- ระบุปัญหา
- กำหนดสาเหตุ
- สร้างโซลูชัน
- วิเคราะห์แนวทางแก้ไข
- ลงมือทำ
ห้าขั้นตอนเหล่านี้อาจดูง่าย แต่บ่อยครั้งเราไม่ได้ใช้เวลาในการทำตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างชัดเจน เราอาจรู้ปัญหา แต่ไม่ได้ประเมินจากทุกมุมมอง หรือบันทึกความคิดของทีมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำต่อไป
นี่อาจหมายถึงการหยิบปากกาและกระดาษออกมาเพื่อให้ความสนใจอย่างแท้จริงและคิดถึงสิ่งที่เกิดขึ้น จดบันทึกแต่ละขั้นตอนของกระบวนการและเขียนความคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและไม่ได้ผลในแต่ละขั้นตอน
นี่คือตัวอย่างการใช้รายการตรวจสอบการจัดการโครงการนี้เพื่อแก้ปัญหาของพนักงาน:
ขั้นตอนที่หนึ่ง: ระบุปัญหา
พนักงานกำลังประสบปัญหาในการทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา
ขั้นตอนที่สอง: กำหนดสาเหตุ
พวกเขามีงานมากเกินไปที่ต้องรับผิดชอบและไม่มีเวลาเพียงพอที่จะทำทุกอย่างให้เสร็จ
ขั้นตอนที่สาม: สร้างแนวทางแก้ไข
แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้อาจรวมถึงการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมคนอื่น การกำหนดเส้นตายที่เป็นจริง หรือการใช้อุปกรณ์จัดการโครงการเพื่อบริหารจัดการปริมาณงานให้ดียิ่งขึ้น
ขั้นตอนที่สี่: วิเคราะห์แนวทางแก้ไข
การวิเคราะห์แนวทางแก้ไขจะต้องพิจารณาข้อดีและข้อเสียของแต่ละแนวทาง และตัดสินใจว่าแนวทางใดเหมาะสมที่สุดสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม
ขั้นตอนที่ห้า: ลงมือทำ
เมื่อคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าวิธีแก้ปัญหาใดดีที่สุด ก็ถึงเวลาที่จะลงมือทำและนำไปใช้แผนการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ
การปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการแก้ปัญหาอย่างง่ายนี้สามารถยกระดับผู้จัดการโครงการที่ดีให้กลายเป็นผู้จัดการโครงการที่เชื่อถือได้
4. รักษาความสงบ
เอาล่ะ มันไม่ได้อยู่ในระดับเดียวกับแพทย์ห้องฉุกเฉินหรือตำรวจหรอกนะ แต่ผู้จัดการโครงการก็ต้องคอยบาลานซ์ความต้องการของโครงการควบคู่ไปกับ 우선итетขององค์กร ผลลัพธ์ของทีม และการมีส่วนร่วมส่วนตัวที่พวกเขาต้องทำด้วย ยังไม่ต้องพูดถึงปัญหาที่น่าหงุดหงิดซึ่งอาจอยู่นอกเหนือการควบคุมของผู้จัดการโครงการ เช่น ระบบที่ล้าสมัยหรือกระบวนการทำงานที่ไม่เหมาะสม
นี่อาจทำให้เครียดได้
แต่ผู้จัดการโครงการที่ดีมีความสามารถที่จะถอยออกมาหนึ่งก้าว วิเคราะห์ตัวเลือกต่อไป และเรียนรู้บทเรียนแม้ในยามที่เผชิญกับอุปสรรค
ผู้จัดการโครงการคือผู้ที่ต้องทำความสะอาดและกลับมาทำโครงการอีกครั้ง—อาจจากมุมมองที่ต่างออกไปก็ได้ แต่ในกรณีนี้ ผู้จัดการโครงการต้องรู้ว่าอะไรผิดพลาด และไม่ทำผิดพลาดซ้ำอีก ผู้จัดการโครงการที่ดีควรสามารถระบุได้ว่าอะไรผิดพลาด และเสนอทางเลือกแก้ไขได้ (ดูข้อ #3)
รักษาความสงบและนำทีมอย่างมีประสิทธิภาพ ร่วมมือกับทีมของคุณเพื่อหาทางออกที่เหมาะสมสำหรับทุกคน
5. มอบหมายงานได้ดี
ทำไมการมอบหมายงานที่ดีจึงสำคัญ? ผู้จัดการโครงการสามารถบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น คุณอาจจะสามารถปรับตัวเข้ากับบทบาทและทำงานได้ในช่วงแรก แต่ในที่สุด ความต้องการเวลาของคุณจะท่วมท้นจนคุณรับไม่ไหว
ในความเป็นจริง คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นหากคุณมอบอำนาจให้ผู้คนอย่างถูกต้องตั้งแต่แรก
"ขีดจำกัดสูงสุดของสิ่งที่เป็นไปได้จะเพิ่มขึ้นก็ต่อเมื่อคุณมอบอำนาจให้ผู้ร่วมงานแต่ละคนได้มีส่วนร่วมในการสร้างสรรค์ผลงานที่ดีที่สุดเพื่อเป้าหมายร่วมกันของคุณเท่านั้น ในทำนองเดียวกัน อำนาจของคุณจะลดลงทุกครั้งที่คุณยึดติดกับโครงการหรือความคิดริเริ่มที่ไม่จำเป็น" เจสซี โซสตริน จาก PwC กล่าวไว้ในHarvard Business Review
เพื่อบรรลุเป้าหมายนี้ ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จเข้าใจถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของผู้ที่พวกเขาบริหารจัดการ จากนั้นจึงใช้และนำจุดแข็งเหล่านั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดเพื่อเพิ่มผลผลิต
การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น ClickUpช่วยให้คุณมอบหมายงานได้ด้วยความโปร่งใส, การรายงาน, รายละเอียด, และคุณสมบัติการให้ความคิดเห็น. และโครงสร้างลำดับชั้นของมันใช้งานง่าย–แข็งแกร่งเพียงพอสำหรับทีมข้ามสายงาน, แต่มีการแบ่งปันความเป็นส่วนตัวที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับผู้จัดการหรือผู้ร่วมงานที่เลือกไว้เท่านั้น.
6. ให้ความสำคัญกับงาน
ทุกสิ่งไม่สามารถเป็นลำดับความสำคัญอันดับหนึ่งได้ ตามคำจำกัดความของมันเอง บางสิ่งต้องตกไปเป็นลำดับที่สอง ผู้จัดการโครงการที่ดีจะเข้าใจวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานสำหรับทีมและตัดสินใจอย่างถูกต้อง
กุญแจสำคัญที่นี่คืออะไร? ทำความเข้าใจระหว่างสิ่งที่เร่งด่วนกับสิ่งที่สำคัญและตัดสิ่งรบกวนออกไป ผู้สนับสนุนหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอาจตะโกนเรื่อง "ด่วนที่สุด" แต่ผู้จัดการโครงการที่ดีจะรักษาความสงบและรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญที่สุด
ทำไมสิ่งนี้ถึงสำคัญ? เพราะงานที่สำคัญเพิ่มคุณค่า นี่คือคุณค่าของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นระบบที่ใช้การแบ่งเป็นสี่ส่วนโดยแยกงานตามความสำคัญและคุณค่า
หลังจากเข้าใจถึงความสำคัญและคุณค่าของแต่ละงานแล้ว ผู้จัดการโครงการที่ดีจะประมาณเวลาที่ต้องใช้สำหรับแต่ละงาน จากนั้นจัดลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย
7. ร่วมมือและรับฟัง
การทำงานร่วมกันคือการร่วมมือกัน และเพื่อให้ประสบความสำเร็จ การฟังอย่างตั้งใจเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง คุณไม่สามารถทำงานร่วมกันได้หากไม่ฟังและไม่พยายามเข้าใจ
หากคุณกำลังทำงานกับทีมพัฒนาโปรเจกต์และโค้ดกำลังมีปัญหาหรือไม่สามารถผ่านการตรวจสอบคุณภาพได้ คุณควรประเมินสถานการณ์ก่อนที่จะตัดสินใจอย่างเร่งด่วน คำถามแรกหรือสองข้ออาจไม่ได้คำตอบที่คุณต้องการโดยตรง แต่คุณอาจต้องใช้วิธีการที่แตกต่างกันเพื่อค้นหาวิธีแก้ไขที่เหมาะสม
การทำงานร่วมกันช่วยให้คุณได้ลองสิ่งใหม่ ๆ ทดลอง และค้นหาทางออกต่อไปข้างหน้า
ผู้จัดการโครงการที่ดีจะส่งเสริมการทำงานร่วมกันของทีมและสร้างบรรยากาศที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน แทนที่จะแยกแต่ละคนออกจากกัน
เครื่องมือที่ดี เช่นClickUpและเครื่องมือการทำงานร่วมกันออนไลน์อื่น ๆ เหล่านี้ สามารถช่วยให้คุณทำงานนั้นสำเร็จได้
การมีชุดโครงการและงานที่โปร่งใส สมาชิกในทีมสามารถเห็นสิ่งที่พวกเขาต้องทำและวันที่ที่พวกเขาต้องทำให้เสร็จ เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดีควรส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ใช่ทำให้ลดลง
โบนัส:แม่แบบประวัติย่อการจัดการโครงการ!
8. จัดการเวลา
หนึ่งในบทบาทหลักของผู้จัดการโครงการคือการทำให้แน่ใจว่าทีมสามารถปฏิบัติตามกำหนดเวลาและดำเนินการตามตารางโครงการได้อย่างต่อเนื่อง
นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องติดตามทุกนาทีที่ใช้ไปกับงานหรือควบคุมทุกการเคลื่อนไหวของพวกเขา (นั่นคงเป็นฝันร้าย) แต่เป็นการเข้าใจว่าอะไรที่ต้องทำและเมื่อไหร่ที่ต้องทำให้เสร็จ
การจัดการเวลาไม่เพียงแต่รวมถึงการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในตอนนี้และทรัพยากรที่มีอยู่สำหรับงานต่าง ๆ แต่ยังรวมถึงการติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในตอนนี้และทรัพยากรที่มีอยู่สำหรับงานต่าง ๆ อีกด้วย นี่คือจุดที่เครื่องมือจัดการโครงการเช่น ClickUp โดดเด่น เพราะคุณสามารถแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ ที่สามารถจัดการได้ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นได้
9. มุ่งเน้นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคือบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีผลกระทบต่อหรือได้รับผลกระทบจากโครงการของคุณและผลลัพธ์ที่โครงการส่งมอบ
คนเหล่านี้มีส่วนได้ส่วนเสียกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าอยู่เสมอ ผู้จัดการโครงการที่ดีจะแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบอย่างต่อเนื่อง แต่ยังต้องอธิบายด้วยว่าต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่พวกเขาคาดหวัง
นี่คือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการที่ดีทำ – พวกเขาสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีม ด้วยวิธีนี้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหรือความท้าทายเกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการสามารถริเริ่มแก้ไขได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
10. การสร้างแรงจูงใจ
สุดท้ายนี้ ผู้จัดการโครงการที่ดีต้องเข้าใจว่าอะไรเป็นไปได้และขอบเขตคืออะไร
เมื่อพวกเขาเผชิญกับความท้าทาย พวกเขาควรมีความคิดสร้างสรรค์เพียงพอที่จะคิดค้นวิธีแก้ปัญหาและแนวทางของตนเองได้ พวกเขาควรคิดนอกกรอบเมื่อต้องจัดการโครงการเพื่อให้ทันกับยุคสมัย ดูว่าเทคโนโลยีใหม่ ๆ สามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อทำให้โครงการดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ผู้จัดการโครงการที่มีนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์คือผู้ที่ขับเคลื่อนโครงการให้ก้าวหน้า พวกเขาคิดค้นวิธีแก้ปัญหาที่ผู้คนไม่เคยรู้มาก่อนว่ามีอยู่ และหาหนทางทำให้สิ่งที่เคยเป็นไปไม่ได้ กลายเป็นความจริง
เคล็ดลับและเทคนิคการจัดการเวลาเหล่านี้จะช่วย:
เป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมของคุณ
ผู้จัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพรู้ดีว่าต้องทำอย่างไรจึงจะยกระดับโครงการที่ดูธรรมดาให้กลายเป็นโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง สิ่งนี้ต้องอาศัยการผสมผสานระหว่างทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์ การบริหารจัดการ และภาวะผู้นำ พร้อมด้วยทักษะทางเทคนิคที่เหมาะสมในการจัดลำดับความสำคัญของงานและตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
ลงทะเบียนใช้ ClickUp วันนี้และใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากทีมของคุณ!