รายการตรวจสอบการจัดการโครงการ 9 ข้อ สำหรับผู้จัดการ

ที่ ClickUp เราให้ความสำคัญกับกระบวนการและประสิทธิภาพการทำงาน

ในฐานะผู้จัดการโครงการ เราทราบดีว่านั่นคือสองเป้าหมายของคุณเช่นกัน

เพื่อช่วยคุณในการวางแผนโครงการ คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบนี้สำหรับแต่ละส่วนของกระบวนการได้ ใช้ร่วมกับทีมโครงการหรือแชร์กับผู้จัดการโครงการคนอื่นๆ ในองค์กรของคุณ

คุณสามารถเพิ่มรายการตรวจสอบแบบนี้ลงใน ClickUp ได้ด้วย (รายละเอียดเพิ่มเติมในอีกสักครู่)

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ความรับผิดชอบของคุณรวมถึงการมีแผนสำหรับการจัดทำแผนโครงการ

ก่อนอื่น นี่คือสิ่งจำเป็นสำหรับรายการตรวจสอบการจัดการโครงการที่สมบูรณ์แบบ

รายการตรวจสอบการจัดการโครงการ

1. กำหนดวิสัยทัศน์ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์

หนึ่งในพื้นฐานของการบริหารโครงการคือการกำหนด เป้าหมายและวัตถุประสงค์สำหรับโครงการของคุณ

ด้วยเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ, ลองตอบคำถามสองข้อระดับสูงต่อไปนี้:

คำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดผลลัพธ์ของโครงการและพิจารณาว่าผลลัพธ์เหล่านั้นช่วยแก้ปัญหาที่คุณต้องการแก้ไขได้อย่างไร

การตั้งเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้ในฐานะผู้จัดการโครงการ

การตั้งเป้าหมายที่สามารถบรรลุได้เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการบริหารจัดการระดับสูง ทีมหลายทีมใช้การตั้งเป้าหมายแบบ SMART

ด้วย ClickUp ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เป้าหมายเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับทีมทั้งหมดของคุณ จากนั้นกำหนดเป้าหมายเป็นงานให้พวกเขาทำสำเร็จ

จากนั้น คุณสามารถกำหนดวิสัยทัศน์และกำหนดความพยายามที่จำเป็นสำหรับทีมเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและพนักงานมีส่วนร่วมในการทำให้สำเร็จ เป้าหมายยังช่วยให้ทุกคนเข้าใจว่าโครงการสามารถทำอะไรได้บ้าง รวมถึงประเด็นต่างๆ เช่น:

สามารถนำแบบตรวจสอบการจัดการโครงการมาใช้เพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายและบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายของโครงการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ เป้าหมายใน ClickUp.

โบนัส:การจัดการโครงการเว็บไซต์

2. พบปะกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้จัดการโครงการอื่น ๆ

บุคคลเหล่านี้คือผู้ที่ลงทุนส่วนตัวในความก้าวหน้าและผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ พวกเขามีความคาดหวังต่อวิธีการวางแผนโครงการ และเป็นหน้าที่ของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการที่จะต้องตอบสนองความคาดหวังเหล่านั้น อีกครั้งหนึ่ง รายการตรวจสอบการจัดการโครงการก็เข้ามาช่วยได้!

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการอาจประกอบด้วย:

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำศัพท์การจัดการโครงการ!

3. รวบรวมข้อมูลจำเพาะและข้อกำหนด สำหรับทีมโครงการ

ขั้นตอนต่อไปในรายการตรวจสอบการจัดการโครงการของคุณคือการรวบรวมข้อกำหนดและข้อมูลที่ต้องการสำหรับโครงการของคุณ. สิ่งนี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่.

โดยทั่วไป ข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณควรมีเกณฑ์ที่มุ่งเน้นผลลัพธ์อยู่สองสามข้อ:

4. จัดทำแผนโครงการ

คุณได้ทำการค้นคว้าแล้ว,เข้าใจข้อกำหนด, และตอนนี้คุณพร้อมที่จะทำแผนการทำงานแล้ว

ความโน้มเอียงตามธรรมชาติของคุณอาจเป็นการกระโดดไปทำไทม์ไลน์และจัดตารางงานทันที

แต่ก่อนที่คุณจะสร้างกำหนดการโครงการ คุณต้องพิจารณาขั้นตอนเฉพาะที่ต้องดำเนินการก่อน

ตั้งแต่การเขียนโค้ดไปจนถึงการสั่งซื้อชิ้นส่วนหรือการสร้างป้ายโฆษณา ชิ้นส่วนและองค์ประกอบจะแตกต่างกันไปตามโครงการเฉพาะของคุณ ไม่มีรายการตรวจสอบการจัดการโครงการใดที่เหมือนกัน และขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของคุณและโครงการของคุณ

อย่าลืมเรื่องการบริหารความเสี่ยงและวิธีที่คุณจะ จัดการกับปัญหาท้าทายหรือคำขอเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น คุณควรกำหนดขอบเขตของโครงการไว้ในแผนการบริหารโครงการด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้โครงการออกนอกเส้นทาง แม้จะมีเรื่องไม่คาดคิดเกิดขึ้นเสมอ แต่ตราบใดที่คุณมุ่งมั่นในการสื่อสารโครงการดำเนินงานตามแผน และใช้เครื่องมือบริหารโครงการ ClickUp คุณและทีมของคุณก็จะพร้อมสู่ความสำเร็จอย่างแน่นอน!

การพิจารณาปัจจัยที่พึ่งพาเมื่อวางแผนโครงการ

สำหรับรายการตรวจสอบนี้ ให้พิจารณาถึงสิ่งที่ต้องพึ่งพาด้วย – งานใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนที่งานอื่นจะเริ่มได้ จัดลำดับงานของคุณและตั้งค่าการพึ่งพาของงานเพื่อจัดการกับเป้าหมาย และประหยัดเวลา

ใน ClickUp ให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับโปรเจกต์ของคุณ จากนั้นเริ่มสร้างลิสต์สำหรับส่วนต่าง ๆ ของโปรเจกต์ อาจจะมีลิสต์แยกตามภาษาโค้ดที่ใช้ก็ได้ เช่น ลิสต์สำหรับงานฝั่งหน้าบ้าน (front-end) และลิสต์สำหรับงานฝั่งหลังบ้าน (back-end) งานออกแบบและงานเขียนก็จัดได้เช่นกัน! ไม่ว่าคุณจะมีกลุ่มงานแบบไหน ลิสต์ก็จะช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและง่ายต่อการจัดการ

จากนั้น ให้สร้างงานแต่ละรายการสำหรับแต่ละสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ อย่าตั้งวันครบกำหนด! แต่คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องหรือไฟล์ได้ ClickUp มีตัวแก้ไขข้อความแบบสมบูรณ์เพื่อช่วยให้คุณเน้นจุดสำคัญ คัดลอกโค้ด หรือแม้แต่ทำข้อความบางส่วนเป็นตัวเอียงได้

5. สร้างงบประมาณโครงการ

เมื่อคุณเสร็จสิ้นแผนโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับรายละเอียดที่สำคัญ: งบประมาณ

นี่คือการประมาณการตามเวลาของสิ่งที่ทุกอย่างจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการ

หวังว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณได้ให้ตัวเลขบางอย่างไว้ให้คุณทำงานด้วย

แต่มีคำแนะนำ: อย่ามองมัน

คิดถึงสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ตามความสามารถของคุณและอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ จากนั้นให้คิดถึงตัวเลข

จากนั้นคุณจะรู้ว่าอะไรควรตัดออกและอะไรควรเก็บไว้ เริ่มต้นด้วยการประมาณการขนาดใหญ่ แล้วค่อยๆ ทำงานลงไปสู่การปรับปรุงที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

ต้นทุนทางตรงและต้นทุนทางอ้อม

งบประมาณแต่ละรายการจะมีค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม

ต้นทุนโดยตรงประกอบด้วยค่าแรงงาน, ฮาร์ดแวร์,ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการวิจัย (เช่น การเดินทางหรือกลุ่มเป้าหมาย)

ค่าใช้จ่ายทางอ้อมอาจไม่จำเป็นต้องนำมาคำนวณ (ขึ้นอยู่กับโครงการ) ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มีผลกระทบที่กว้างขวางเกินกว่าโครงการของคุณ เช่น การเช่าสำนักงานหรืออุปกรณ์สำนักงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจนำไปใช้และให้ประโยชน์แก่โครงการอื่น ๆ ได้เช่นกัน

ด้วยคุณสมบัติ Custom Fields ของ ClickUp คุณสามารถสร้างคอลัมน์งานที่ไม่ซ้ำกันเพื่อจัดการงบประมาณของคุณ หรือค่าตัวเลขใด ๆ ที่คุณต้องการได้

คุณสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้, คำนวณงบประมาณของคุณในรายงานเพื่อหาผลรวม, ค่าเฉลี่ย หรือช่วงของค่าใช้จ่ายเหล่านั้นได้. นี่คือวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการค่าใช้จ่ายและมองเห็นภาพรวมของประสิทธิภาพทั่วไปของโครงการของคุณ. คุณสามารถสร้างแผนทรัพยากรสำหรับโครงการของคุณได้.

6. จัดสรรทรัพยากรของคุณ

ใครจะทำงานอะไร?

นี่คือส่วนที่คุณจะเริ่มมอบหมายงานหรือมอบหมายภารกิจให้กับสมาชิกทีมแต่ละคน คิดถึงทักษะของแต่ละบุคคล ประสบการณ์ที่ผ่านมา และบทบาทหน้าที่ของพวกเขาภายในบริษัท

หลายครั้ง เป็นเรื่องที่แน่นอนอยู่แล้วว่าสมาชิกทีมบางคนจะทำงานในโครงการหนึ่ง บางครั้ง คุณอาจกำลังสร้างทีมเฉพาะทางที่ปัจจัยเหล่านี้จะมีความสำคัญมากขึ้น

การจัดสรรทรัพยากรและอุปกรณ์

นอกเหนือจากบุคลากรแล้ว คุณอาจต้องคิดเกี่ยวกับตารางเวลาและอุปกรณ์ด้วย คุณต้องสั่งซื้อชิ้นส่วนเพิ่มเติมหรือไม่?สินค้าคงคลังปัจจุบันของคุณเป็นอย่างไร และเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จหรือไม่? คุณต้องการซอฟต์แวร์เพิ่มเติมอะไรบ้าง?

การพิจารณาเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดสรรทรัพยากร คุณมีหน้าที่ในการปรับตารางเวลาให้สอดคล้องกับจำนวนบุคลากรที่คุณมี

อาจหมายถึงการขอเพิ่มจำนวนพนักงานหรือการว่าจ้างผู้ขายรายอื่นเพื่อให้โครงการเสร็จตามกำหนดเวลา

7. สร้างตารางเวลา

หลังจากกำหนดงานที่ต้องทำและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินงานแล้ว คุณสามารถสร้างตารางเวลาและกำหนดการสำหรับโครงการของคุณได้

สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการประมาณเวลาที่แต่ละงานจะใช้เวลา และจากนั้นนำเวลาที่ได้มาจัดเรียงเพื่อให้ได้วันที่คาดว่าจะเสร็จสิ้นโครงการอย่างสมเหตุสมผล

คุณอาจต้องการให้ผู้ร่วมงานเฉพาะทางประมาณเวลาให้คุณ หรือปรับปรุงตารางโครงการของคุณเมื่อคุณมีประมาณการสองสามอย่างแล้ว

ใน ClickUp คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับเวลาและตารางเวลา:

8. กำหนดแผนการสื่อสารของคุณ

ในแผนนี้ คุณจะสร้างหมุดหมายของโครงการสำหรับการตรวจสอบและอัปเดต ซึ่งอาจทำได้ผ่านการประชุมประจำวัน เช่น ในการจัดการโครงการแบบอไจล์ การประชุมประจำสัปดาห์หรือการประชุมเปิดตัวโครงการ

นอกจากนี้ คิดถึงวิธีที่คุณจะแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้สนับสนุนโครงการ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ทราบอย่างชัดเจน เนื่องจากพวกเขามีแนวโน้มที่จะทำงานในโครงการหลาย ๆ โครงการพร้อมกัน

โบนัส: ตรวจสอบเทมเพลตการเริ่มต้นโครงการที่ดีที่สุด10 อันดับสำหรับการประชุม

ส่วนหนึ่งของแผนการสื่อสารจะเป็นการบันทึกเอกสารของแต่ละระยะของโครงการ

ClickUp ช่วยให้คุณแนบไฟล์ เชื่อมต่อกับ Google Drive/Dropbox และแม้กระทั่งฝังสเปรดชีตหรือเอกสารอื่นๆ ไว้ใน ClickUp ได้โดยตรง ClickUp สามารถเป็นแอปที่แทนที่แอปทั้งหมดสำหรับการจัดการเอกสาร ช่วยขจัดความยุ่งยากจากเครื่องมืออื่นๆ

การสื่อสารด้วยบทสนทนาใน ClickUp

การสนทนาใน ClickUp ช่วยเพิ่มความสามารถในการสื่อสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มการสนทนาลงในโฟลเดอร์หรือรายการ และกล่าวถึงเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกทีมโครงการของคุณได้ การแจ้งเตือนจะปรากฏในส่วนการแจ้งเตือนของพวกเขา และพวกเขาสามารถตอบกลับได้ทันที การสนทนาเหมาะสำหรับคำถามที่ต้องการคำตอบอย่างรวดเร็ว

คุณอาจต้องการพิจารณาการนำเสนออย่างเป็นทางการเป็นการอัปเดตเช่นกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางแผนโครงการของคุณอย่างดีใช้แบบแผนการวางแผนโครงการเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้น และอย่าลืมมีแผนการสื่อสารและบัญชีรายการความเสี่ยงไว้ก่อนที่คุณจะเริ่มทำรายการตรวจสอบโครงการของคุณ

โปรดจำไว้ว่า: โครงการที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นด้วยวิสัยทัศน์ของโครงการที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนให้การสนับสนุนอย่างมั่นคงและเข้าใจโครงสร้างการแบ่งงาน(WBS) ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) และกรอบเวลาของโครงการ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสื่อสารในทีมโครงการที่มีประสิทธิภาพ และเครื่องมือโครงสร้างการแบ่งงาน.

9. ติดตามความก้าวหน้าของคุณ

คุณกำลังอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องหรือไม่?

คุณส่งงานทันกำหนดหรือไม่

นี่คือคำถามที่สำคัญเมื่อคุณเริ่มต้นโครงการของคุณ คิดถึงสิ่งที่ต้องส่งมอบที่คุณต้องการ และนำไปใช้กับตารางเวลาของโครงการของคุณ นอกจากนี้ คุณควรพิจารณาบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากโครงการที่คุณเคยบริหารจัดการมาก่อน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลโครงการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดพร้อมใช้งานสำหรับทีมของคุณ ยิ่งคุณสามารถให้รายละเอียดได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น!

มีหลายวิธีที่คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณใน ClickUp

แผนภูมิแกนต์ใน ClickUp จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมว่าโครงการใดอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง อะไรที่ล่าช้า และเส้นทางการทำงานที่สำคัญที่สุด (Critical Path) เพื่อให้คุณเห็นรายการที่สำคัญที่สุดที่ต้องดำเนินการให้เสร็จ

รายงานใน ClickUp จะ แสดงให้คุณเห็นด้วยว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่, จำนวนงานที่เสร็จสิ้นแล้ว และข้อมูลเพิ่มเติม

คุณยังสามารถใช้เป้าหมายใน ClickUp เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณได้ ตั้งวัตถุประสงค์แล้วเพิ่มโฟลเดอร์, รายการ หรือ งาน เป็นเป้าหมาย คุณสามารถดูได้ว่าคุณมีความคืบหน้าไปมากน้อยเพียงใด

อีกหนึ่งคุณสมบัติที่สามารถช่วยคุณติดตามความคืบหน้าได้คือ "พอร์ตโฟลิโอ" คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมในระดับสูงของสิ่งที่เกิดขึ้นในทีมของคุณได้ โดยให้คุณสามารถเชื่อมโยงรายการที่เลือกไว้ในที่เดียวที่เชื่อมโยงกันอย่างสมบูรณ์ คุณสามารถปรับแต่งมุมมองของพอร์ตโฟลิโอของคุณได้ และยังสามารถแชร์ให้ผู้อื่นได้เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันตามกำหนดการของโครงการของคุณ

โบนัส:ตัวอย่างการจัดการโครงการ

สรุป

ตอนนี้ที่เราได้ผ่านขั้นตอนสำคัญทั้งเก้าในรายการตรวจสอบการจัดการโครงการแล้ว ยังมีอีกหนึ่งคุณสมบัติเครื่องมือ PM ที่มีประโยชน์ที่จะช่วยคุณได้

ใช่ เราได้แสดงให้คุณเห็นแล้วว่า ClickUp สามารถช่วยคุณได้อย่างไร – ตั้งแต่กำหนดวันครบกำหนดไปจนถึงการรายงานความคืบหน้าและประสิทธิภาพของโครงการ – แต่ยังมีอีกส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้ด้วย

คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบงานใน ClickUp ที่รวมถึง แต่ละส่วนของกระบวนการนี้ได้ ทุกครั้งที่คุณต้องการเริ่มโครงการ คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบที่บันทึกไว้เพื่อช่วยคุณทำแต่ละขั้นตอนได้

นี่คือแผนโครงการสำหรับการเริ่มต้นโครงการ

นี่คือสิ่งที่ฉันสร้างขึ้นสำหรับสิ่งนี้:

เพื่อให้ง่ายยิ่งขึ้น คุณสามารถบันทึกเทมเพลตเช็กลิสต์ เป็นเทมเพลตการจัดการโครงการและโหลดกลับมาใช้ใหม่เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้สำหรับโครงการถัดไปของคุณ

ClickUp ทำให้การวางแผนโครงการง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับผู้จัดการโครงการ

รวบรวมงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว และเริ่มประหยัดเวลาหนึ่งวันต่อสัปดาห์ด้วยClickUp!