10 อันดับกลยุทธ์ในการรับมือกับข้อจำกัดด้านเวลาของโครงการ (พร้อมเครื่องมือแนะนำ)

ข้อจำกัดคือข้อจำกัด เป็นขอบเขตที่คุณต้องทำงานอยู่ภายใน คนส่วนใหญ่จะมองข้อจำกัดว่าเป็นสิ่งลบที่ขัดขวางสิ่งที่คุณสามารถทำได้

ในการบริหารโครงการ สิ่งตรงกันข้ามอาจเกิดขึ้นได้ ลองจินตนาการว่าคุณมีเวลาไม่จำกัดในการพัฒนาฟีเจอร์หนึ่ง คุณก็จะไม่มีวันทำมันเสร็จ!

หากไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ คุณจะถูกผลักดันและดึงไปในทิศทางต่างๆ ซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อความมุ่งมั่นของคุณ หากไม่มีข้อจำกัดด้านทรัพยากร กระบวนการทำงานของคุณอาจไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสมที่สุดสำหรับประสิทธิภาพหรือผลผลิต

ข้อจำกัดของโครงการช่วยให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล ช่วยให้ทีมสามารถส่งมอบซอฟต์แวร์ได้เป็นระยะๆ ขนาดเล็ก ข้อจำกัดประเภทต่างๆ มีผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการแตกต่างกัน เรามาดูทีละข้อ

ข้อจำกัดสามประการของการบริหารโครงการ

โครงการทั่วไปอาจเผชิญกับข้อจำกัดสามประเภท ได้แก่ เวลา ต้นทุน และขอบเขต ซึ่งข้อจำกัดเหล่านี้มักเรียกกันว่าข้อจำกัดสามประการ หรือที่รู้จักกันในชื่อสามเหลี่ยมการจัดการโครงการ สามเหลี่ยมเหล็ก หรือสามเหลี่ยมโครงการ

1. ข้อจำกัดด้านขอบเขต

ขอบเขตหมายถึงคุณสมบัติหรือฟังก์ชันของผลิตภัณฑ์ที่ทีมได้ตกลงที่จะส่งมอบ หรือภารกิจที่ทีมโครงการได้ตกลงที่จะทำให้เสร็จสิ้น

มันระบุสิ่งที่ต้องทำและคุณภาพที่ต้องการ. ขอบเขตของโครงการมักกำหนดเวลาและค่าใช้จ่ายด้วย.

ขอบเขตโครงการที่ดีช่วยให้ทีมพัฒนามีความชัดเจนและอิสระในการสร้างซอฟต์แวร์ ส่วนขอบเขตที่ไม่ดีจะเปิดโอกาสให้เกิดการขยายขอบเขตงานโดยไม่จำเป็นและทำให้ทีมออกนอกเส้นทาง

2. ข้อจำกัดด้านต้นทุน

ข้อจำกัดด้านต้นทุนคืองบประมาณ ซึ่งกำหนดข้อจำกัดต่อทรัพยากรทางการเงิน ซึ่งอาจรวมถึงหลายสิ่งหลายอย่าง ตัวอย่างเช่น ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์แบบอไจล์อาจมีข้อจำกัดในด้านต้นทุนของโครงการดังต่อไปนี้

ข้อจำกัดด้านต้นทุนที่มีประสิทธิภาพช่วยให้มั่นใจถึงผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) และผลลัพธ์ทางธุรกิจ หากมีข้อจำกัดที่ไม่ดีจะทำให้ทุกคนขาดแรงจูงใจและถูกจำกัดความสามารถ

3. ข้อจำกัดด้านเวลา

ขอบเขตของเวลาที่ใช้กับโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ กำหนดเวลา ข้อจำกัดด้านเวลาจะถูกกำหนดในรูปแบบของกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงาน หลักสำคัญ และทั้งโครงการ

ข้อจำกัดด้านเวลาที่เหมาะสมช่วยให้ทีมสามารถสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีและตรงตามเกณฑ์การยอมรับทั้งหมดได้ ข้อจำกัดด้านเวลาที่ไม่สมเหตุสมผลหรือกำหนดเส้นตายที่เร่งรัดจะบังคับให้ทีมต้องลดขั้นตอนหรือทำงานแบบลวกๆ ส่งผลให้ได้ผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพต่ำและก่อให้เกิดหนี้ทางเทคนิคสะสม

ของข้อจำกัดสามประการที่ทำให้ผู้จัดการโครงการนอนไม่หลับในยามค่ำคืน วันนี้เราจะมาเน้นที่ข้อจำกัดด้านเวลา เราจะเห็นว่าเหตุใดจึงมีความสำคัญและสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อจำกัดเหล่านี้ทำให้โครงการของคุณล้มเหลว

ข้อจำกัดด้านเวลาคืออะไร?

ข้อจำกัดด้านเวลาคือข้อจำกัดของระยะเวลาที่ถูกกำหนดให้กับคุณผ่านโครงการในหลักสูตร โดยรวมถึงกำหนดเวลาที่คุณต้องเสร็จสิ้นโครงการ กำหนดเวลาที่คุณต้องส่งฟีเจอร์ไปยังการผลิต จำนวนชั่วโมงทำงานที่คุณสามารถใช้กับฟีเจอร์หนึ่งๆ และอื่นๆ

ข้อจำกัดด้านเวลา มักถูกแสดงออกมาในรูปแบบของตารางเวลา ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดตารางเวลาสำหรับโครงการ โดยมีกำหนดส่งงานในแต่ละขั้นตอน ได้แก่ การวางแผน การพัฒนา การทดสอบ การตรวจสอบขั้นสุดท้าย การผลิตจริง และการส่งมอบงาน

ความล่าช้าในหนึ่งในขั้นตอนอาจส่งผลกระทบแบบลูกโซ่ ทำให้โครงการทั้งหมดล่าช้าออกไปอีกหลายวัน/หลายสัปดาห์ ความล่าช้าเหล่านี้สร้างข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นและเป็นอุปสรรคต่อการส่งมอบโครงการ

ผู้จัดการโครงการมุ่งมั่นที่จะหลีกเลี่ยงข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นซึ่งเกิดขึ้นในระหว่างโครงการ. นี่คือวิธีบางประการที่สามารถทำได้.

10 กลยุทธ์เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดด้านเวลา

การหลีกเลี่ยงข้อจำกัดด้านเวลาไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว แต่เป็นกระบวนการที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทีมโครงการจะกำหนดโครงสร้างและระบบเพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างแรงกดดันให้กับตนเอง บางวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUp นี่คือวิธีการ

1. การวางแผนโครงการ

แผนที่แข็งแกร่งช่วยลดข้อจำกัดได้ครึ่งหนึ่ง สร้างแผนโครงการที่ครอบคลุมซึ่งระบุรายละเอียดงาน ผลลัพธ์ที่ต้องการ และกำหนดเวลาใช้มุมมองปฏิทินของClickUp เพื่อดูว่างานของคุณเชื่อมโยงกันอย่างไร

เริ่มต้น

โปรดให้ความสนใจเป็นพิเศษกับสิ่งที่ต้องพึ่งพา หากคุณมีงานที่ขึ้นอยู่กับงานอื่น การผลักดันงานหลังอาจทำให้งานแรกสะดุดได้มุมมองแผนภูมิแกนต์สามารถช่วยในการติดตามงานที่ทับซ้อนกันและสิ่งที่ต้องพึ่งพาได้

ใช้ระยะโครงการนี้เพื่อประเมินทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้แล้วเสร็จตามกำหนดเวลา

ครั้งแรกที่วางแผนโครงการ?นี่คือเทมเพลตการวางแผนโครงการที่ยอดเยี่ยมเพื่อเริ่มต้นอย่างถูกต้อง

2. การจัดลำดับความสำคัญของงาน

มีขีดจำกัดตามธรรมชาติของปริมาณงานที่คุณสามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณจัดลำดับงานมากเกินไป คุณจะพลาดกำหนดเวลา หากคุณจัดสรรเวลาน้อยเกินไป คุณอาจมีทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้ ซึ่งเป็นการเสียเวลา ดังนั้น ให้จัดลำดับความสำคัญและจัดตารางเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพผลลัพธ์

ใช้รายการลำดับความสำคัญเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณ ลองใช้การปรับสมดุลทรัพยากร โดยจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมสำหรับงานที่ซับซ้อน และปล่อยให้ทีมดำเนินงานตามแผนได้อย่างต่อเนื่อง

3. การประมาณเวลาที่สมจริง

กำหนดการโครงการถูกสร้างขึ้นโดยอิงจากระยะเวลาที่สมาชิกในทีมคิดว่าจำเป็นต้องใช้ในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จสมบูรณ์ กระบวนการนี้เรียกว่าการประมาณเวลา ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการบริหารเวลาโครงการ

ผู้จัดการโครงการและสมาชิกทีมมักจะทำการคาดการณ์โครงการโดยอิงจากผลการดำเนินงานในอดีต หากการปฏิบัติตาม GDPR ใช้เวลา 20 ชั่วโมงในครั้งล่าสุด ก็มีความเป็นไปได้ที่จะใช้เวลาเท่าเดิมในครั้งนี้

อย่างไรก็ตาม การประมาณการอาจเป็นเพียงการคาดคะเนเท่านั้น เพื่อให้การประมาณการของคุณมีความถูกต้องมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ให้เปรียบเทียบกับข้อมูลจริงคุณสมบัติการประมาณเวลาและการติดตามเวลาของ ClickUpได้ถูกออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ

4. การติดตามเวลา

บันทึกเวลาสำหรับทุกงานในไทม์ไลน์โครงการของคุณ มีแอปพลิเคชันจัดการเวลาหลายตัวที่จะช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้

ระบบติดตามเวลาของ ClickUpถูกผสานรวมไว้ในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ทำให้คุณสามารถเริ่มและหยุดตัวจับเวลา หรือเพิ่มเวลาที่บันทึกด้วยตนเองสำหรับทุกงานที่คุณกำลังทำได้ ใช้ข้อมูลนี้เพื่อทำให้การประมาณการของคุณแม่นยำยิ่งขึ้น

เมื่อเวลาผ่านไป ความสามารถในการประมาณและวางแผนของคุณจะแข็งแกร่งขึ้น ทำให้ข้อจำกัดด้านเวลาลดลง

หากคุณกำลังรวบรวมทีมใหม่หรือเพิ่งเริ่มใช้ ClickUpนี่คือเทมเพลตการจัดการเวลา10 แบบที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากการติดตามเวลาเพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดในอนาคต

5. การติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ

หากคุณเปิดโปรเจ็กต์และปล่อยให้มันทำงานโดยไม่มีคนดูแล คุณอาจแปลกใจเมื่อพบว่างานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา ดังนั้น การจัดการกับข้อจำกัดทางเวลาจึงต้องการการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

ใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ฟรีใดก็ได้เพื่อติดตามว่าไทม์ไลน์เป็นไปตามแผนหรือไม่ ปรับแต่งแดชบอร์ด ClickUpเพื่อดูรายงานที่คุณต้องการติดตามความคืบหน้า ใช้แผนภูมิเบิร์นอัพและเบิร์นดาวน์เพื่อทราบว่าโครงการอาจดำเนินไปอย่างไร ระบุความล่าช้าและจัดเตรียมทางเลือกอื่น

6. การระบุความเสี่ยงและการบรรเทาความเสี่ยง

ความน่าจะเป็นที่คุณจะไม่ทันกำหนดเวลาคืออะไร? อะไรคือสาเหตุที่เป็นไปได้?

การตอบคำถามสองข้อนี้จะช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงที่คุณเผชิญและประเมินผลกระทบต่อโครงการได้ ความเสี่ยงเหล่านี้อาจเป็นความเสี่ยงทางการเงิน ความเสี่ยงในการดำเนินงาน หรือแม้แต่ความเสี่ยงด้านพฤติกรรม ผลกระทบอาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่ความล่าช้าเพียงไม่กี่วันไปจนถึงการไม่สามารถส่งมอบโครงการได้ทั้งหมด

ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ ให้รวบรวมทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับความเสี่ยง ระบุและลดความเสี่ยงเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการจำกัดเวลาของคุณจะไม่ถูกทำให้รุนแรงขึ้น

7. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

สิ่งที่สมาชิกในทีมของคุณไม่รู้ พวกเขาก็ไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพสถานการณ์ที่เกณฑ์การยอมรับสำหรับฟีเจอร์เฉพาะไม่ได้สื่อสารอย่างชัดเจน นักพัฒนาอาจคิดว่าพวกเขาได้ส่งมอบฟีเจอร์แล้ว ในขณะที่นักวิเคราะห์คุณภาพอาจไม่เห็นด้วย พวกเขาจะส่งฟีเจอร์กลับไปให้นักพัฒนาอีกครั้ง ทำให้เกิดเวลาการทำงานซ้ำที่ไม่จำเป็น

หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการปรับปรุงการสื่อสารของโครงการให้ราบรื่น

8. การจัดการโครงการแบบอไจล์

บางครั้ง โครงการอาจไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจอาจมีการเปลี่ยนแปลงในข้อกำหนด สมาชิกในทีมอาจป่วยและต้องการหยุดงานนานขึ้น องค์กรอาจประสบปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน เหตุการณ์ต่าง ๆ อาจเกิดขึ้นได้ ด้วยเหตุนี้ คุณอาจต้องเผชิญกับข้อจำกัดด้านเวลาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

การจัดการโครงการแบบอไจล์ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับสถานการณ์เช่นนี้โดยเฉพาะ ผู้จัดการโครงการแบบอไจล์ถูกคาดหวังให้คาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนสำรอง หรืออย่างน้อยที่สุด พวกเขาต้องแจ้งเตือนผู้นำและจัดการความคาดหวัง

9. การจัดการประชุม

"นี่อาจจะเป็นอีเมลก็ได้" เป็นมีมบนอินเทอร์เน็ตที่มีเหตุผลรองรับ หนึ่งในสิ่งที่ทำให้เสียเวลาอย่างมากสำหรับทีมพัฒนาคือการประชุม ซึ่งหลายครั้งไม่จำเป็นและไม่มีประสิทธิภาพ

เพื่อป้องกันข้อจำกัดด้านเวลาที่ไม่คาดคิดอย่างต่อเนื่อง ให้จัดการประชุมให้ดีขึ้นตรวจสอบเครื่องมือการจัดการเวลาของคุณเพื่อเข้าใจว่ามีเวลาเท่าไหร่ที่ใช้ไปกับการประชุม จากนั้นปรับปรุงกระบวนการของคุณให้ดีขึ้น

จัดการประชุมเฉพาะกิจกรรมที่ต้องการการอภิปรายอย่างจริงจังเท่านั้น กำหนดเวลาให้ชัดเจนและมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการ บันทึกข้อมูลสำคัญและการตัดสินใจเพื่อไม่ให้ต้องเริ่มต้นใหม่ในการประชุมครั้งถัดไป

สำหรับสิ่งอื่น ๆ ให้ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดี ความคิดเห็นภายในงานของ ClickUp ช่วยให้สามารถสนทนาแบบซ้อนกันได้มุมมองแชทของ ClickUpช่วยให้คุณเห็นข้อความทั้งหมดในที่เดียวและดำเนินการได้จากที่นั่น

10. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ทีม Agile ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นอย่างมาก และมีเหตุผลที่ดี ทีมที่มีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสามารถส่งมอบประสิทธิภาพและคุณค่าที่สูงขึ้นในระยะยาวได้ ตัวอย่างเช่น คุณได้ปรับปรุงกระบวนการคอนเทนเนอร์ให้เหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละฟีเจอร์ผ่านการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

คุณสามารถทำให้กระบวนการทั้งหมดหรือบางส่วนเป็นอัตโนมัติได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและแรงงานได้มากยิ่งขึ้น นี่เป็นวิธีที่สำคัญในการหลีกเลี่ยงข้อจำกัดด้านเวลาอย่างยั่งยืน

พิชิตข้อจำกัดของโครงการของคุณด้วย ClickUp

ข้อจำกัดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในทุกโครงการ เราถึงกับกล้าที่จะโต้แย้งว่าข้อจำกัดนั้นเป็นสิ่งจำเป็น

อย่างไรก็ตาม ข้อจำกัดที่ไม่คาดคิดและไม่สมเหตุสมผลอาจทำให้โครงการล้มเหลวได้โดยสิ้นเชิง การบริหารโครงการที่ดีควรป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น ClickUp ถูกออกแบบมาโดยคำนึงถึงสิ่งนี้

ด้วย ClickUp คุณสามารถปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดด้านเวลา งานย่อยและรายการตรวจสอบใน ClickUp ช่วยให้ข้อกำหนดมีความชัดเจน มุมมองปฏิทินและแผนภูมิแกนต์ช่วยให้เห็นภาพรวมของงานที่กำลังดำเนินการอยู่

แดชบอร์ด ClickUp มอบความโปร่งใสในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ ด้วยทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการ คุณพร้อมที่จะเอาชนะข้อจำกัดของโครงการด้วย ClickUpลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้