การสร้างรายการลำดับความสำคัญเพื่อให้งานสำเร็จ: คู่มือทีละขั้นตอน

เคยสงสัยไหมว่าทำไมบางคนดูเหมือนจะจัดการกับรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างง่ายดาย ปล่อยให้พวกเราที่เหลือต้องทึ่งในความสามารถในการทำงานของพวกเขา? ดูเหมือนว่าพวกเขามีเครื่องย้อนเวลาของเฮอร์ไมโอนี่ เกรนเจอร์ที่ทำให้พวกเขาทำทุกอย่างเสร็จในขณะที่พวกเราต้องเกาหัวและครุ่นคิดถึงเคล็ดลับในการบิดเวลาของพวกเขา

นี่คือการตรวจสอบความเป็นจริงเล็กน้อย: มันไม่ใช่เวทมนตร์—แค่กลยุทธ์เท่านั้น

ทุกคนที่ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพสูงต่างมีอาวุธลับในการต่อสู้กับความวุ่นวายและการผัดวันประกันพรุ่ง นั่นก็คือ รายการสิ่งที่ต้องทำก่อน!

ค้นพบพลังแห่งห้าด้วยคู่มือที่ครอบคลุมของเราในการสร้างรายการลำดับความสำคัญที่มีประสิทธิภาพ เราจะนำเสนอ ห้าเหตุผลที่น่าสนใจ นำคุณผ่าน ห้าขั้นตอนง่ายๆ และเปิดเผย ห้าวิธีขั้นสูง—ทั้งหมดนี้ออกแบบมาเพื่อยกระดับชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ! 🏋️

รายการลำดับความสำคัญคืออะไร และมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร?

คุณอาจคิดว่าคุณรู้แล้วว่าลิสต์ลำดับความสำคัญคืออะไร—ลิสต์สำหรับจัดระเบียบงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน (อืม!). แต่ยังมีอะไรให้คิดมากกว่านี้จากมุมมองของมนุษย์.

ยกตัวอย่างหนังสือที่สะเทือนอารมณ์ The Priority List: A Teacher's Final Quest to Discover Life's Greatest Lessons เป็นบันทึกความทรงจำที่น่าติดตามของเดวิด เมนาเช่ ครูสอนภาษาอังกฤษในโรงเรียนมัธยมปลายที่กำลังเผชิญกับโรคมะเร็งสมองระยะสุดท้าย ในการเดินทางที่กล้าหาญข้ามประเทศ เขาพยายามที่จะเชื่อมต่อกับอดีตนักเรียนของเขาอีกครั้ง ด้วยคำถามที่ลึกซึ้ง: เขาได้สร้างความแตกต่างในชีวิตของพวกเขาหรือไม่?

การเดินทางของเดวิดเผยให้เห็นว่าความหลงใหลและแรงจูงใจของแต่ละคนมักมีอิทธิพลต่อลำดับความสำคัญในแต่ละช่วงของชีวิต ประเด็นของเราคือ หากคุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างถูกต้อง คุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญสำหรับคุณได้อย่างแท้จริง

มันไม่ใช่แค่การลดความเครียดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการต่อสู้กับสิ่งรบกวนเพื่อให้คุณสามารถดูแลเป้าหมายหลักของคุณได้ ข้อสรุปสำคัญคือให้พูดว่า ใช่ กับงานที่ผลักดันคุณไปข้างหน้า และพูดว่า ไม่ กับงานที่เพียงแค่ดึงเวลาของคุณไปเท่านั้น

กำลังพยายามหาว่าจะเริ่มจัดการอะไรก่อนดีใช่ไหม?เทมเพลต ClickUp 2×2 Priority Matrixจะช่วยให้คุณสร้างลำดับความสำคัญที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้จริง โดยอิงตามผลกระทบและความเร่งด่วน ลองใช้ฟรีวันนี้!

เปลี่ยนงานที่กระจัดกระจายให้กลายเป็นแผนที่ชัดเจนด้วยเทมเพลต ClickUp 2×2 Priority Matrix

5 เหตุผลที่ควรสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำลำดับความสำคัญ

ในความวุ่นวายของงานที่มากเกินไป การเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญไม่ใช่ทางเลือก—แต่เป็นความจำเป็นที่ไม่สามารถต่อรองได้ ดังนั้น มาพูดคุยกันว่าทำไมมันถึงสำคัญมากและมันช่วยให้เวลาของเรามีคุณค่าท่ามกลางตารางงานที่ยุ่งเหยิงได้อย่างไร

1. จัดระเบียบงานของคุณภายในเวลาที่มีอยู่

คุณเคยรู้สึกไหมว่ามีอะไรให้ทำมากมายแต่เวลาช่างน้อยเหลือเกิน แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน? นั่นแหละคือจุดที่การจัดลำดับความสำคัญมีประโยชน์

การจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำและกำหนดระดับความสำคัญของงานแต่ละอย่าง เท่ากับว่าคุณกำลังบอกว่า นี่คือเรื่องสำคัญ และนี่คือเรื่องที่ไม่สำคัญมากนัก รายการที่จัดเรียงอย่างรอบคอบจะช่วยให้คุณบริหารเวลาได้อย่างมืออาชีพ ทำให้คุณ ไม่ใช่แค่ยุ่ง แต่ยุ่งกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

2. เพิ่มผลผลิต

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นอีกเหตุผลที่น่าสนใจในการจัดทำรายการลำดับความสำคัญ เนื่องจากช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีคุณค่าสูงซึ่งผลักดันคุณไปสู่เป้าหมาย คุณจะพบว่ารายการที่จัดโครงสร้างอย่างดีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันของคุณ ช่วยให้คุณสามารถบรรลุเป้าหมายได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

นี่คือวิธีที่รายการลำดับความสำคัญจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ:

  • ความชัดเจน: การจัดทำรายการจะจัดเรียงงานของคุณให้เป็นระเบียบ ทำให้คุณเห็นภาพรวมอย่างชัดเจนว่าอะไรที่ต้องจัดการ—คุณจะไม่เสียเวลาไปกับการลังเล แต่จะลงมือทำอย่างเป็นรูปธรรม
  • มุ่งเน้นอย่างเต็มที่: โดยการแยกงานที่มีผลกระทบสูงออกมา คุณจะสามารถทุ่มเทความพยายามของคุณไปยังสิ่งที่สำคัญที่สุดได้
  • เพิ่มแรงจูงใจ: การทำเครื่องหมายว่าเสร็จในแต่ละงานสามารถสร้างความพึงพอใจอย่างลึกซึ้งและกระตุ้นให้เกิดการกระทำต่อไป
  • การบรรเทาความเครียด:การมีรายการช่วยให้มีแนวทางที่ชัดเจน ลดความกังวลเกี่ยวกับการลืมงานหรือพลาดกำหนดเวลา

3. ปรับปรุงเป้าหมายให้กระชับ

หากการบรรลุเป้าหมายเปรียบเสมือนการไปถึงยอดเขา รายการลำดับความสำคัญของคุณก็คือแผนที่นำทางสู่ยอดนั้น ⛰️

รายการนี้ทำหน้าที่เป็นแผนปฏิบัติการที่เปลี่ยนความปรารถนาให้กลายเป็นชัยชนะโดยการ จัดลำดับงานประจำวันและกระบวนการให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว. มันทำให้แน่ใจว่าคุณก้าวไปข้างหน้าอย่างมีจุดมุ่งหมายและขับเคลื่อนด้วยความก้าวหน้าในบริบทของเป้าหมายส่วนตัวและอาชีพของคุณ.

เคล็ดลับเพิ่มเติม: หลายคนประสบปัญหาในการยึดติดกับเป้าหมาย ซึ่งทำให้คุณภาพของรายการสิ่งที่ต้องทำลดลง หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น เราขอแนะนำให้ใช้ClickUp Goalsเพื่อแสดงภาพสิ่งที่ต้องส่งมอบหลักและกำหนดสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ

แยกย่อยเป้าหมาย งาน ประเด็นแบบอไจล์ และสถานะโครงการในแดชบอร์ด ClickUp 3.0 ที่ปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น

4. ติดตามความคืบหน้าของเป้าหมาย

โดยการอัปเดตและทำเครื่องหมายรายการที่เสร็จสิ้นอย่างสม่ำเสมอ คุณจะเปลี่ยนรายการลำดับความสำคัญของคุณให้กลายเป็นบันทึกความสำเร็จแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้เห็นชัดเจนว่า อะไรเสร็จแล้ว อะไรอยู่ระหว่างดำเนินการ และอะไรที่ต้องทำต่อไป ลดการคาดเดาและเปิดโอกาสให้คุณได้เฉลิมฉลองความสำเร็จในแต่ละขั้นตอน พร้อมทั้งระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่งานจะเสร็จสมบูรณ์

5. วางแผนการพึ่งพาของงาน

คุณรู้ไหมว่าบางครั้งงานหนึ่งต้องรอให้งานอื่นเสร็จก่อน? นั่นคือการพึ่งพาของงาน มันคือห่วงโซ่ของเหตุการณ์ที่เชื่อมโยงกันซึ่งรายการลำดับความสำคัญช่วยในการมองเห็นภาพ เมื่อคุณเข้าใจ ว่างานแต่ละอย่างพึ่งพาอาศัยกันอย่างไร คุณจะสามารถจัดการงานได้อย่างชาญฉลาด รายการลำดับความสำคัญมีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมของทีม ซึ่งการรอคอยงานที่พึ่งพาอาศัยกันอาจนำไปสู่ความล่าช้าที่ไม่คาดคิด (และมักมีค่าใช้จ่ายสูง)

คุณสามารถสำรวจวิธีการทำงานของการพึ่งพาของงานภายใน ClickUp ได้ ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานไหลลื่นโดยไม่มีการหยุดชะงักที่ไม่จำเป็น!

การตั้งค่าการพึ่งพาของงานใน ClickUp
กำหนดลำดับขั้นตอนการทำงานให้ชัดเจนโดยเพิ่มการพึ่งพาแบบ "บล็อก" หรือ "รอ" ระหว่างงานต่างๆ เพื่อให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรู้ว่าควรทำอะไรก่อน

วิธีสร้างรายการลำดับความสำคัญ: 5 ขั้นตอนที่นำไปใช้ได้จริง

เป้าหมาย ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก คือเสียงกระซิบแรกของฝัน แต่การเปลี่ยนฝันให้กลายเป็นความจริงนั้นต้องการมากกว่าการคิดฝันอย่างเดียว ถึงเวลาแล้วที่จะหยิบปากกาขึ้นมาเขียน หรือดีกว่านั้น ใช้ปลายนิ้วพิมพ์ลงบนแป้นพิมพ์ และให้โครงสร้างแก่ความปรารถนาเหล่านั้น

เราจะพูดคุยเกี่ยวกับห้าขั้นตอนในการสร้างรายการลำดับความสำคัญที่ใช้งานได้จริง—และสาธิตกระบวนการด้วยClickUp เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่เปรียบเสมือน ศูนย์บัญชาการเสมือนจริงสำหรับการจัดการงานและลำดับความสำคัญ

มาอัปเกรด, ทำให้เรียบง่าย, และพิชิตเป้าหมายเหล่านั้นกันเถอะ!

ขั้นตอนที่ 1: จัดทำรายการงานหลัก

ก่อนที่คุณจะสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ คุณจำเป็นต้องทำรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จก่อน คุณอาจรู้สึกท่วมท้นในตอนแรก แต่ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณจัดการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

  • จดทุกอย่างลง: ตั้งแต่เรื่องเล็กน้อยไปจนถึงภาระหน้าที่เร่งด่วน ระบายทุกอย่างออกจากระบบของคุณ
  • อย่าตัดสินหรือวิเคราะห์: อย่าตกอยู่ในโหมด การวิเคราะห์จนเป็นอัมพาต—แค่ปล่อยให้ความคิดไหลไปตามธรรมชาติ
  • รวมงานส่วนตัว: รายการลำดับความสำคัญของคุณไม่ควรจำกัดเฉพาะงานเท่านั้น หากคุณต้องการสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว
  • อัปเดต: เมื่อมีงานใหม่เข้ามา ให้เพิ่มเข้าไปในรายการหลักของคุณเพื่อจัดระเบียบงานให้เป็นระเบียบ
  • ระบุให้ชัดเจน: งานที่คลุมเครือ (เช่น "จัดสรรทรัพยากร") จะยากต่อการดำเนินการ การเพิ่มรายละเอียดให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ (เช่น "วางแผนการจัดสรรทรัพยากรสำหรับแผนก A ในไตรมาสที่ 3") จะช่วยให้คุณระบุงานและดำเนินการได้อย่างแม่นยำ

เราขอแนะนำให้จดบันทึกงานต่างๆ ลงในแพลตฟอร์มดิจิทัล เช่น ClickUp เชื่อหรือไม่ว่า การใช้กระดาษโน้ตหรือกระดาษที่พับย่นจะยิ่งทำให้งานยุ่งเหยิงมากขึ้นในภายหลัง

ClickUp สำหรับการจัดการงาน
ใช้ ClickUp เพื่อสร้างรายการลำดับความสำคัญที่มีรหัสสี, ทำภารกิจและโครงการให้เสร็จสมบูรณ์, และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับทีมของคุณ

การสร้างรายการงานในทุกขนาดเป็นเรื่องง่ายด้วยชุดเครื่องมือจัดการงานของ ClickUp มาพร้อมกับชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุมเพื่อช่วยคุณ:

  • ตั้งค่างาน (หรือแยกย่อยเป็นงานย่อยเฉพาะ)
  • เพิ่มผู้รับผิดชอบงานเพื่อสร้างความรับผิดชอบ
  • ปรับแต่งกำหนดส่งสำหรับแผนงานที่มีความสำคัญสูง
  • ทำให้งานซ้ำๆ ในรายการของคุณเป็นอัตโนมัติด้วยClickUp Automations
  • ติดแท็กงานของคุณเพื่อการระบุที่ง่าย (เพื่อช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญใน ขั้นตอนที่ 2)

ปรับแต่งและกำหนดรายการหลักของคุณด้วยClickAppsที่น่าสนใจสำหรับกระบวนการต่างๆ เช่น การเพิ่มรหัสงานที่กำหนดเองหรือความสัมพันธ์ภายในเวิร์กโฟลว์! หากคุณกำลังสร้างรายการลำดับความสำคัญสำหรับทีมขนาดใหญ่ ใช้คุณสมบัติการทำงานร่วมกัน เช่น ความคิดเห็นแบบมีหัวข้อและการกล่าวถึง เพื่อขอให้เพื่อนร่วมงานของคุณมีส่วนร่วมในการกำหนดประเภทงาน 🧑‍🤝‍🧑

ClickUp 3.0 ประเภทงานที่เรียบง่ายขึ้น
เพิ่มความชัดเจนให้กับโครงการของคุณด้วยประเภทงานที่ปรับแต่งได้ และปรับปรุงการจัดระเบียบในการจัดการงานของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดงานที่มีความสำคัญสูงสุด

ลองจินตนาการถึงงานของคุณเหมือนตัวละครในละครเวที แต่ละตัวมีบทบาทและผลกระทบต่อเรื่องราวของวันของคุณ บางงานเป็นบทบาทสำคัญที่โดดเด่น ในขณะที่บางงานเป็นเพียงตัวประกอบที่รอคอยโอกาสของตน ขั้นตอนนี้คือการกำหนดลำดับชั้นนี้

การจัดระดับความสำคัญของงานสามารถทำได้อย่างง่ายดายด้วยClickUp Task Priorities ด้วยระดับความสำคัญสี่ระดับ—ด่วน, สูง, ปกติ, และต่ำ—คุณมีความยืดหยุ่นเพียงพอในการกำหนดความหมายของแต่ละสถานะความสำคัญที่แสดงด้วยสีสำหรับทีมของคุณ 🚩

การกำหนดลำดับความสำคัญในคลิกอัพ
จัดลำดับความสำคัญของงานใน ClickUp เพื่อแยกแยะสิ่งที่ต้องทำในขณะนี้และสิ่งที่สามารถรอได้

เพื่อจัดลำดับความสำคัญทั่วทั้ง Workspace ของคุณ คุณสามารถสลับระหว่างมุมมองต่างๆของ ClickUpเพื่อสำรวจมุมมองที่แตกต่างกันได้ นี่คือตัวอย่างสามประการ:

  1. มุมมองงาน: เปิดงานที่ต้องการ แล้วคลิกที่ไอคอนธงซึ่งอยู่บริเวณมุมบนซ้ายของหน้าต่างงานนั้นเพื่อกำหนดระดับความสำคัญของงาน
  2. มุมมองรายการ: ไอคอนธงลำดับความสำคัญอยู่ทางขวาของแต่ละงาน
  3. มุมมองบอร์ด: เลื่อนเมาส์ไปที่มุมล่างซ้ายของบัตรงานเพื่อเข้าถึงตัวเลือกความสำคัญ

เมื่อคุณตั้งค่าลำดับความสำคัญของงานและกำหนดวันครบกำหนดเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้ใช้มุมมองปฏิทินเพื่อตรวจสอบตารางเวลาของคุณ กรองงานที่มีความสำคัญ หรือแก้ไขงานเหล่านั้นพร้อมกันได้

ClickUp 3.0 การตั้งค่าลำดับความสำคัญของงาน
กำหนดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างรวดเร็วภายในงานเพื่อสื่อสารสิ่งที่ต้องให้ความสนใจเป็นอันดับแรก

ขั้นตอนที่ 3: มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน

ผู้จัดการทีมมักจะมีรายการงานที่ต้องทำมากมายซึ่งนำไปสู่ความเหนื่อยล้า แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเองลองพิจารณาการมอบหมายงานตามทักษะหรือความเชี่ยวชาญเฉพาะของพนักงานแต่ละคนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ 🔀

สมมติว่าคุณมีสมาชิกในทีมชื่อ นิค ที่มีความสามารถโดดเด่นด้านการออกแบบกราฟิก ตอนนี้คุณมีงานที่มีความสำคัญสูงซึ่งเกี่ยวข้องกับการสร้างงานนำเสนอที่โน้มน้าวใจสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ และงานนี้ต้องการการออกแบบในระดับหนึ่ง

นี่คือจุดที่คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดีขึ้นโดยการมอบหมายงาน—แทนที่จะรับผิดชอบการนำเสนอทั้งหมดเพียงลำพัง คุณสามารถใช้ความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบกราฟิกของนิคได้ ด้วยวิธีนี้ คุณได้ลดภาระงานของตัวเองและมั่นใจได้ว่างานจะอยู่ในมือของผู้ที่มีความสามารถ

การมอบหมายงานที่มีความสำคัญใน ClickUp เป็นเรื่องง่ายด้วยฟีเจอร์การแจ้งเตือน หากคุณต้องการแบ่งเบาภาระงาน ให้สร้างงานขึ้นมา ใช้ตัวเลือก มอบหมาย เพื่อเลือกเพื่อนร่วมทีม เช่น นิค และตั้งค่าการแจ้งเตือนพร้อมวันที่ครบกำหนดและไฟล์แนบหรือความคิดเห็นที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับงาน

การแจ้งเตือนใน ClickUp
ตั้งค่าการแจ้งเตือนได้อย่างง่ายดายด้วยคำสั่ง "R" ของ ClickUp

ขั้นตอนที่ 4: ลบงานที่ไม่จำเป็น

ใช่ คุณอ่านไม่ผิด การลบงานออกจากรายการหลักของคุณสามารถเป็นการกระทำที่ปลดปล่อย ในการแสวงหาประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งได้รับการสนับสนุนจากรายงานแนวโน้มการเรียนรู้ในที่ทำงานปี 2021ที่ชี้ให้เห็นว่างานที่ไม่จำเป็นสามารถเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดความเครียดในทีมได้อย่างแท้จริง

เพื่อประเมินความสำคัญของงานในรายการของคุณใหม่ ให้ถามตัวเองว่า: งานนี้จำเป็นอย่างยิ่งหรือไม่? ถ้าไม่จำเป็น ให้ลบออกโดยไม่ต้องลังเล 🗑️

วิธีนี้ไม่ได้เกี่ยวกับการหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบ แต่เกี่ยวกับการคัดสรรอย่างมีกลยุทธ์ โดยการกำจัดงานที่ไม่สำคัญ—เช่น การประชุม เวิร์กช็อป ฯลฯ—คุณจะจัดระเบียบรายการของคุณ ทำให้มีพื้นที่สำหรับงานที่สำคัญจริงๆ

ต้องการหารือเกี่ยวกับงานที่ควรปล่อยให้ทีมของคุณรับผิดชอบหรือไม่?เทมเพลตแผนปฏิบัติการ SMART ของ ClickUpสามารถช่วยให้พนักงานติดแท็กงานว่าเป็น Specific, Measurable, Achievable, Relevant, และ Timely ซึ่งช่วยคัดกรองงานที่มีคุณค่าต่ำออกไป

เทมเพลตแผนปฏิบัติการเป้าหมายอัจฉริยะของ ClickUp
ด้วยเทมเพลตแผนปฏิบัติการเป้าหมาย SMART คุณจะมั่นใจได้ว่าเป้าหมายของคุณได้รับการปฏิบัติตามด้วยมุมมองรายการแบบภาพที่ช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ ติดตาม และทบทวน

เมื่อคุณทำภารกิจเสร็จแล้ว ให้ทำเครื่องหมายถูกไว้ข้างๆ ยิ่งมีเครื่องหมายถูกมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งมีแรงจูงใจมากขึ้นในการพิชิตงานที่เหลือของวัน หรืออีกวิธีหนึ่ง การติดตามความคืบหน้าก็ช่วยให้ปรับลำดับความสำคัญของงานได้ตามความเหมาะสมเช่นกัน ✅

หากคุณต้องการระบุรูปแบบการทำงานของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของงาน ให้ใช้การติดตามเวลาแบบเนทีฟใน ClickUp สมมติว่ากระบวนการหนึ่งใช้เวลามากกว่าที่คุณคาดไว้เสมอด้วยข้อมูลการติดตามเวลา คุณสามารถตรวจจับกรอบเวลาที่ไม่สมจริงล่วงหน้าและปรับลำดับความสำคัญของคุณได้อย่างเชิงรุก

การติดตามเวลาด้วย ClickUp
สร้างแบบฟอร์มบันทึกเวลาและติดตามเวลาที่บันทึกไว้ใน ClickUp

5 วิธีการจัดลำดับความสำคัญที่คุณควรลอง

เพื่อยกระดับความสามารถในการจัดการงานของคุณ มาเจาะลึกห้าวิธีการจัดลำดับความสำคัญขั้นสูงและชาญฉลาดกันเถอะ

1. การจัดหมวดหมู่ตามเวลา

เมื่อคุณได้รวบรวมรายการสิ่งที่ต้องทำขนาดใหญ่แล้ว ให้แยกย่อยและจัดหมวดหมู่ตามความจำเป็น กลยุทธ์ที่ได้รับความนิยมคือการจัดหมวดหมู่ตามเวลา เพียงจัดกลุ่มงานตามเวลาที่คุณวางแผนจะดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นวันนี้ สัปดาห์นี้ เดือนนี้ หรือในอนาคต เพื่อประเมินลำดับความสำคัญ 🗓️

2. วิธีการทำงานที่สำคัญที่สุด (MITs)

วิธีการงานสำคัญที่สุด(TheMost Important Tasks method)คือตัวเปลี่ยนเกมสำหรับการกลับมาควบคุมตัวเองได้อีกครั้งเมื่อรู้สึกท่วมท้นกับรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวเหยียด แทนที่จะพยายามจัดการกับรายการที่ดูไม่มีที่สิ้นสุด คุณ เลือกงานที่สำคัญที่สุดสองหรือสามอย่าง—หรือที่เรียกว่า MITs—สำหรับวันนั้นอย่างมีกลยุทธ์ 📑

งานที่มีความสำคัญสูงเหล่านี้กลายเป็นศูนย์กลางของความสนใจของคุณ ทำให้คุณสามารถละทิ้งสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้นได้ คุณมั่นใจได้ว่าจะทำงานเสร็จสมบูรณ์และสร้างแนวทางที่มุ่งเน้นอย่างเต็มที่ซึ่งสามารถขยายไปสู่การบรรลุเป้าหมายอื่นๆ ในรายการของคุณได้ ใช้ ตะกร้างานของ ClickUp เพื่อให้ MIT ประจำวันของคุณเข้าถึงได้ง่าย

ถาดงานของ ClickUp
ทำให้วันของคุณง่ายขึ้นด้วยการเพิ่มงานที่มีความสำคัญไปยังถังงานใน ClickUp

3. วิธีการมุ่งเน้นจุดเดียว

สำหรับช่วงเวลาที่งานสำคัญที่สุด (MITs) ดูเหมือนจะมากเกินไป วิธีการนี้จะก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง เป็นการลดความซับซ้อนให้ถึงที่สุด—เลือกงานเพียงหนึ่งอย่างที่มีความสำคัญสูงสุด และปล่อยให้ทุกอย่างอื่นจางหายไปในเบื้องหลัง 🧘

จินตนาการถึงเช้าวันจันทร์ที่วุ่นวายกับรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวเหยียดไม่มีที่สิ้นสุด รู้สึกถึงภาระของงานมากมาย คุณจึงใช้เทคนิคโฟกัสเดียว มองไปที่รายการของคุณ คุณพบโครงการสำคัญ—อาจเป็นการนำเสนอให้กับลูกค้าที่ต้องการความสนใจจากคุณอย่างเต็มที่

ตลอดช่วงเช้า คุณทุ่มเทอย่างเต็มที่เพื่อปรับปรุงการนำเสนอครั้งนี้เพียงอย่างเดียว ปิดกั้นเสียงรบกวนจากงานอื่น ๆ ที่พยายามเรียกร้องความสนใจของคุณ จนถึงเที่ยงวัน คุณก็สามารถสรุปการนำเสนอทั้งหมดได้สำเร็จ

ผลลัพธ์? วิธีนี้ได้เปลี่ยนวันที่อาจเต็มไปด้วยความวุ่นวายและเครียดให้กลายเป็นวันที่เต็มไปด้วยความสำเร็จตามเป้าหมาย

4. ตารางการจัดลำดับความสำคัญแบบไอเซนฮาวร์

หากคุณเคยติดอยู่ในภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกว่าควรให้ความสำคัญกับอะไรก่อนEisenhower Matrixคือพันธมิตรของคุณ เทคนิคนี้เป็นการจัดหมวดหมู่ของงานอย่างง่ายแต่มีประสิทธิภาพ โดยพิจารณาจากความเร่งด่วนและความสำคัญ แบ่งออกเป็นสี่ส่วน 🪟

แม่แบบ Eisenhower Matrix โดย ClickUp
จัดการรายการงานที่มากมายได้อย่างง่ายดายด้วยแม่แบบ Eisenhower Priority Matrix โดย ClickUp

สิ่งที่คุณต้องทำคือวาดแกน ความเร่งด่วน และ ความสำคัญ จากนั้นจัดวางงานลงในหมวดหมู่ต่อไปนี้:

  • ด่วน และ สำคัญ: ทำ
  • ด่วน และไม่สำคัญ: กำหนดเวลาไว้
  • ไม่ด่วน แต่ สำคัญ: มอบหมายให้ผู้อื่น
  • ไม่เร่งด่วน และไม่สำคัญ: ลบออก

โบนัส:ลองใช้เทมเพลต ClickUp Priority Matrixฟรีเพื่อสร้างรายงานการจัดลำดับความสำคัญแบบตารางได้อย่างรวดเร็ว! แพลตฟอร์มยังมีเทมเพลตการจัดลำดับความสำคัญอื่นๆ อีกมากมายให้คุณได้สำรวจ

5. กินกบก่อนเริ่มงาน

ลองจินตนาการถึงรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเป็นบ่อน้ำที่เต็มไปด้วยงานต่าง ๆ และมีกบตัวใหญ่ที่น่ากลัวอยู่ในนั้น—งานที่คุณอยากหลีกเลี่ยงมากที่สุด ตอนนี้เทคนิคกินกบตัวนั้นซะ!โดย Brian Tracyแนะนำให้กระโดดลงไปและจัดการกับกบตัวใหญ่นั้นเป็นสิ่งแรกในตอนเช้าเพื่อสร้างแรงผลักดัน

มันเหมือนกับการพูดว่า มาจัดการเรื่องยากๆ ให้เสร็จก่อนที่เราจะสดชื่นและพร้อมลุยกันเถอะ การทำแบบนี้ไม่ได้แค่พิชิตงานที่ท้าทายเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างบรรยากาศที่ดีสำหรับวันที่จะเต็มไปด้วยความสำเร็จอีกด้วย ดังนั้น หยิบกาแฟของคุณขึ้นมา หายใจลึกๆ แล้วมาจัดการกับงานยากๆ กันเถอะ! 🐸

กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดลำดับความสำคัญด้วย ClickUp

รายการลำดับความสำคัญของคุณไม่ใช่แค่รายการธรรมดา—แต่เป็นแผนการเล่นสู่ความสำเร็จของคุณ การวางแผนวันอย่างมีกลยุทธ์จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเร่งรีบในนาทีสุดท้ายและการพลาดกำหนดส่งงาน

ทำให้เสร็จ และทำให้เสร็จอย่างถูกต้องด้วย ClickUp! ไว้วางใจเครื่องมือจัดลำดับความสำคัญในการทำงานแบบครบวงจรนี้เพื่อช่วยคุณในการจัดหมวดหมู่ มอบหมายงาน และจัดลำดับความสำคัญได้อย่างง่ายดายลงทะเบียนเพื่อสำรวจทางลัดสู่ความสำเร็จ! 🏆