วิธีจัดการประชุมใหญ่ที่มีประสิทธิผล (พร้อมเทมเพลต)

การประชุมแบบรวมทุกฝ่ายเป็นวิธีชาญฉลาดในการแบ่งปันข้อมูลอย่างรวดเร็วกับทุกคนและทุกแผนกในธุรกิจของคุณ แต่การประชุมเหล่านี้มีผู้เข้าร่วม จำนวนมาก ซึ่งหมายความว่าสามารถหลุดออกจากกรอบได้อย่างรวดเร็วหากไม่มีแผนที่ชัดเจนรองรับ

ไม่ว่าคุณจะมีผู้เข้าร่วมประชุมห้าคนหรือห้าร้อยคน การวางแผนกลยุทธ์เพื่อจัดการประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วมและมีประสิทธิภาพสูงสุดเป็นสิ่งที่ดีที่สุด

ใช้คู่มือทีละขั้นตอนนี้เพื่อวางแผนการประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วมและมีความหมายสำหรับทีมของคุณ พร้อมรับเทมเพลตฟรีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณ มาเริ่มกันเลย! 🙌

การประชุมแบบมีส่วนร่วมของทุกคนคืออะไร?

การประชุมแบบทุกฝ่ายเข้าร่วมเป็นการประชุมเสมือนจริงหรือแบบพบหน้ากันที่รวมถึงพนักงานและผู้นำทุกคนในธุรกิจของคุณ ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานระดับเริ่มต้น การประชุมนี้รวมถึงเกือบทุกคนในโครงสร้างองค์กรของคุณ

การประชุมทั้งหมดแตกต่างจากการประชุมทีมปกติเพราะมีการรวมหลายแผนกและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมก็เป็นความแตกต่างที่สำคัญเช่นกัน แทนที่จะมีผู้เข้าร่วมประชุมเพียงไม่กี่คน คุณต้องจัดการกับผู้คนหลายสิบคนในที่ประชุมเดียว

ในฐานะผู้วางแผนการประชุม คุณจะมีบทบาทเป็นผู้ดำเนินรายการมากขึ้นเพื่อ:

ธุรกิจของคุณอาจมีการประชุมทั้งหมดเป็นประจำเช่น การประชุมทาวน์ฮอลล์ของ Google หรือจัดขึ้นตามความจำเป็นเมื่อมีเหตุการณ์สำคัญหรือน่าตื่นเต้นเกิดขึ้น

บ่อยครั้งเกินไปที่ธุรกิจใช้การประชุมทั้งหมดเพื่อสร้างวัฒนธรรมองค์กร, แบ่งปันข่าวที่น่าตื่นเต้น, หรือรวมทุกคนในบริษัทเข้าด้วยกัน เป้าหมายไม่ใช่แค่การแบ่งปันข้อมูลเท่านั้น แต่เพื่อให้ทีมของคุณรู้สึกกระตือรือร้น 🏋️

ประโยชน์ของการจัดประชุมทุกฝ่ายสำหรับทีมของคุณ

การวางแผนการประชุมทั้งหมดไม่ใช่เรื่องง่าย คุณต้องจัดการกับคำเชิญในปฏิทินหลายรายการและคำถามจากผู้เข้าร่วมจำนวนมาก นอกจากนี้ผู้บริหารระดับสูงก็จะเข้าร่วมด้วย ดังนั้นคุณรู้แล้วว่าไม่มีแรงกดดันเลย 👀

การประชุมทุกครั้งที่ทุกคนเข้าร่วมเป็นประจำนั้นมีประโยชน์ต่อบริษัทเพราะช่วยให้ทีมต่างๆ มีความสอดคล้องกัน สร้างวัฒนธรรมของความโปร่งใส และเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน นี่คือเหตุผลที่การมีตารางการประชุมทุกครั้งที่ทุกคนเข้าร่วมเป็นประจำนั้นมีคุณค่า:

1. ปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงาน

การประชุมทุกฝ่ายช่วยให้มั่นใจว่าทุกคน ตั้งแต่ผู้นำไปจนถึงผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน มีความเข้าใจตรงกัน พวกเขาให้เวทีในการแบ่งปันข้อมูลอัปเดตของบริษัท เป้าหมาย และการตัดสินใจที่สำคัญ

สำหรับทีมที่กระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆโดยเฉพาะ การประชุมทีมเหล่านี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามความคืบหน้าและข่าวสารต่างๆ ที่เกิดขึ้นทั่วทั้งบริษัท

การประชุมประจำกับพนักงานทั้งหมดในองค์กรช่วยให้คนที่ปกติไม่ได้ทำงานร่วมกันได้เชื่อมต่อกัน การนำคนมารวมกันเป็นสิ่งที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขามีประสบการณ์และความสามารถที่แตกต่างกัน

หากเป็นไปได้ ออกแบบการประชุมที่ทุกคนเข้าร่วมได้ซึ่งส่งเสริมให้คนจากแผนกต่างๆ ได้มีปฏิสัมพันธ์กัน คุณไม่มีทางรู้ว่าการสนทนาที่เกิดขึ้นเองของพวกเขาจะนำไปสู่สิ่งใด

2. เพิ่มความโปร่งใสและความไว้วางใจ

คุณจำเป็นต้องส่งเสริมการทำงานเป็นทีมไม่เพียงแค่ในแผนกของคุณเท่านั้น แต่ควรครอบคลุมทั่วทั้งองค์กรการสื่อสารที่เปิดกว้างเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการสร้างความไว้วางใจและกระตุ้นให้พนักงานของคุณเปิดใจมากขึ้น

ผู้นำสามารถหารือเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของบริษัท, ความท้าทาย, และแผนการในอนาคตได้อย่างเปิดเผยในที่ประชุมใหญ่ของบริษัท. สิ่งนี้ช่วยให้พนักงานรู้สึกได้รับข้อมูล, ลดความไม่แน่นอนและการคาดคะเน.

นอกจากนี้ พวกเขายังให้เวทีแก่พนักงานในการยกประเด็นข้อกังวล เสนอแนวคิด และขอความชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ของบริษัท

แทนที่จะเก็บข้อมูลไว้เฉพาะในแผนกเดียวหรือระหว่างผู้จัดการเท่านั้น การประชุมทั้งหมดจะแบ่งปันข้อมูลกับทั้งบริษัทในเวทีที่ส่งเสริมความโปร่งใส

3. เสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กร

การประชุมเป็นประจำช่วยเสริมสร้างคุณค่าแกนกลาง, ภารกิจ, และวิสัยทัศน์. การประชุมช่วยสร้างความรู้สึกเป็นหนึ่งเดียว, โดยเฉพาะในทีมที่ทำงานทางไกลหรือแบบผสมผสาน. การร่วมมือกันก็ดีขึ้นเมื่อทุกคนเข้าใจเป้าหมายของบริษัทอย่างกว้างขวาง.

การประชุมทั้งหมดช่วยให้ทีมของคุณมีโอกาสมากขึ้นในการเชื่อมต่อกับกันและกันนอกเหนือจากหน้าที่งานปกติของพวกเขา การเชื่อมต่อข้ามทีมเพิ่มเติมเหล่านี้ช่วยสร้างความรู้สึกของชุมชนซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างวัฒนธรรม 🌻

นอกจากนี้ การประชุมทั้งหมดยังช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจวิธีการทำงานของคุณ หากคุณเพิ่งจ้างพนักงานใหม่หลายตำแหน่ง การประชุมทั้งหมดเป็นวิธีที่ดีในการแนะนำพนักงานใหม่ให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ

4. ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและขวัญกำลังใจของพนักงาน

คุณเห็นเพื่อนร่วมงานทุกคนในที่เดียวกันบ่อยแค่ไหน?

การมีทุกคนอยู่ด้วยกันทำให้คุณมีโอกาสโอ้อวดเกี่ยวกับความสำเร็จของพนักงาน ซึ่งส่งผลดีต่อขวัญกำลังใจของทีมอย่างมาก เมื่อวางแผนการประชุมทั้งหมด ให้แน่ใจว่าได้จัดงานเฉลิมฉลอง:

พนักงานรู้สึกมีคุณค่าเมื่อได้รับฟังโดยตรงจากผู้นำและมีโอกาสได้ซักถาม ผู้นำยังสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมงานได้ด้วยการแบ่งปันความสำเร็จและโอกาสในอนาคตในการพบปะแบบไม่เป็นทางการเช่นนี้

5. ผลักดันความรับผิดชอบและการมุ่งเน้น

เมื่อพนักงานเห็นว่างานของตนมีส่วนช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จ พวกเขาก็จะรู้สึกมีส่วนร่วมมากขึ้น การอัปเดตที่สำคัญที่แบ่งปันในการประชุมทั้งหมดช่วยให้ทีมต่างๆ รับผิดชอบต่อเป้าหมายและความก้าวหน้าได้

ผู้นำยังสามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมใหญ่ของบริษัทเพื่อเน้นย้ำลำดับความสำคัญและเสริมสร้างกลยุทธ์ทางธุรกิจเพื่อสร้างความสอดคล้องกัน

6. ได้รับความร่วมมือในการดำเนินโครงการ

การประชุมทั้งหมดของทีมทำให้ทีมของคุณรู้สึกอบอุ่นและมีความสุข แต่การประชุมเหล่านี้ก็มีวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเช่นกัน การได้รับการสนับสนุนจากทีมเป็นองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับการจัดการโครงการ ดังนั้นหากคุณกำลังพยายามขายความคิดใหม่ให้กับทีมของคุณ (และหัวหน้าของคุณ) นี่คือเวลาที่คุณต้องได้รับการสนับสนุนจากสมาชิกทีมทุกคน

หากคุณได้ตัดสินใจเลือกทิศทางใหม่ที่กล้าหาญแล้ว การประชุมใหญ่ทุกฝ่ายเป็นเวลาที่เหมาะสมในการแบ่งปันเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง ทำไมมันถึงเป็นสิ่งที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรคาดหวังในอนาคต

เป้าหมายคือการบรรเทาความกลัวของทีมคุณในขณะที่เสริมสร้างความสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทในการประชุมทาวน์ฮอลล์อย่างมีประสิทธิภาพ ✨

เราควรพูดคุยเรื่องอะไรในการประชุมใหญ่ทุกฝ่าย?

คุณมีความรับผิดชอบในการวางแผนการประชุมใหญ่ครั้งต่อไปของบริษัทคุณหรือไม่? นี่คือหัวข้อสำคัญที่คุณสามารถมุ่งเน้นได้:

ไม่แน่ใจว่าจะใส่อะไรในวาระการประชุมทั้งหมดของคุณ? เราช่วยคุณได้ การสร้างวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพนั้นง่ายมากด้วยเทมเพลต

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตวาระการประชุมผู้นำของ ClickUpประกอบด้วยส่วนต่างๆ สำหรับ:

มันมาพร้อมกับรูปแบบที่พร้อมใช้งานและกราฟิกที่ดึงดูดสายตาด้วย ดังนั้นคุณจะใช้เวลาในการจัดรูปแบบเอกสารน้อยลงและมุ่งเน้นพลังงานไปที่เนื้อหาหลักของการประชุม

วิธีการวางแผนและจัดการประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม: ขั้นตอนทีละขั้นตอน

การประชุมแบบทุกฝ่ายมีส่วนร่วมเป็นโอกาสอันยอดเยี่ยมในการสร้างความโปร่งใสและความเชื่อมโยง แต่ผู้เข้าร่วมจะรู้สึกเบื่อหน่ายอย่างรวดเร็วหากการประชุมไม่น่าสนใจพอ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อวางแผนการประชุมแบบทุกฝ่ายมีส่วนร่วมที่ทั้งสนุกและให้ข้อมูลครบถ้วน 🤩

เพื่อความสะดวกของคุณ เราได้แบ่งขั้นตอนออกเป็นสิ่งที่ต้องทำก่อน ระหว่าง และหลังการประชุมทีม

1. กำหนดวัตถุประสงค์

ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อแบ่งปันข้อมูลอัปเดตของบริษัท ฉลองความสำเร็จ ปรับแนวทางให้สอดคล้องกัน หรือเพื่อแก้ไขข้อกังวลต่างๆ

การเข้าใจเป้าหมายช่วยให้กำหนดวาระการประชุมและทำให้การประชุมสร้างคุณค่าให้กับพนักงานได้ วัตถุประสงค์ของการประชุมยังช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการประชุมนั้นได้อีกด้วย

2. ตัดสินใจเกี่ยวกับรูปแบบการประชุม

โปรดจำไว้ว่านี่เป็นการประชุมประเภทที่แตกต่างออกไป การประชุมแบบรวมทุกคนไม่ได้เหมือนกับการประชุมแบบตัวต่อตัว: มีคนจำนวนมากเข้าร่วมการโทรนี้ ดังนั้นคุณต้องใช้เวลาทุกวินาทีให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ก่อนเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ วางแผนการประชุมให้ข้อมูลสามารถรับชมได้ง่าย อาจหมายถึง:

หากคุณอยู่ในองค์กรแบบผสมผสาน ลองคิดถึงวิธีที่จะมอบประสบการณ์ที่เท่าเทียมกันให้กับพนักงานที่ทำงานทางไกล เพื่อให้วัฒนธรรมองค์กรของคุณเป็นแบบที่เปิดกว้างและครอบคลุมมากขึ้น ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมงานในสถานที่จริงได้รับของที่ระลึกสนุกๆ จากบริษัท ให้ส่งของที่ระลึกเหล่านั้นไปยังผู้เข้าร่วมที่ทำงานทางไกลล่วงหน้า เพื่อไม่ให้พวกเขาพลาดโอกาส

3. กำหนดวันและเวลา

เลือกเวลาที่สะดวกสำหรับพนักงานในทุกสถานที่และเขตเวลาต่างๆ เพื่อเพิ่มการเข้าร่วมให้สูงสุด

สำหรับทีมระดับประเทศหรือข้ามชาติ ควรพิจารณาเขตเวลาเมื่อกำหนดการประชุม พนักงานของคุณในประเทศจีนอาจไม่ต้องการรับสายตอน 5 ทุ่ม ดังนั้นพยายามหาเวลาที่เหมาะสมกับคนส่วนใหญ่ในบริษัท

พิจารณาหมุนเวียนเวลาการประชุมเพื่อให้ครอบคลุมทุกคน หรือเสนอเวอร์ชันบันทึกไว้สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมสดได้

4. เตรียมแผนการสื่อสาร

ทีมงานทั้งหมดจะเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์ครั้งนี้ ดังนั้นจึงเป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะรวบรวมความคิดเห็นจากผู้อื่นก่อนที่จะสร้างวาระการประชุม คุณอาจคิดว่าทีมต้องการเน้นเรื่องสนุกๆ เช่น วันครบรอบการทำงานหรือการกล่าวชื่นชม แต่บางทีพวกเขาอาจต้องการพูดคุยอย่างจริงใจกับซีอีโอมากกว่า

ใช้เวลาในการรวบรวมคำถามสำหรับช่วงถาม-ตอบหรือการประชุมใหญ่ สร้างคำถามที่แปลกใหม่เพื่อเริ่มต้นการสนทนา และรวบรวมไอเดียสำหรับการประชุมทั้งหมดจากทีมของคุณ

แทนที่จะขอให้ทุกคนตอบกลับอีเมลในหัวข้อการประชุมด้วยไอเดียการประชุม คุณสามารถสร้างแบบสำรวจและส่งไปยังทั้งบริษัทได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับแต่งแบบฟอร์มความคิดเห็นของพนักงานจากเทมเพลตของ ClickUpเพื่อติดตามไอเดียต่าง ๆ ได้

ไม่ใช่ทุกความคิดจะประสบความสำเร็จ แต่คุณจะพบกับความคิดใหม่ ๆ ที่น่าสนใจอย่างแน่นอนผ่านการระดมสมองกับทีมอื่น ๆ — โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพยายามหารือเกี่ยวกับเรื่องของบริษัท

5. ออกแบบวาระการประชุม

แม้ว่าการประชุมแบบรวมทุกคนจะสนุกเพียงใด แต่ก็ยังจำเป็นต้องมีโครงสร้าง มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะออกนอกประเด็นและใช้เวลาอันมีค่าของบริษัทไปกับเรื่องที่ไม่สำคัญ การจัดโครงสร้างการประชุมด้วยลำดับที่สมเหตุสมผล ครอบคลุมการอัปเดตที่สำคัญ ข้อความจากผู้นำ การมีส่วนร่วมของพนักงาน และการถามตอบ

รักษาความสมดุล—หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไปในขณะที่มั่นใจว่าทุกหัวข้อสำคัญได้รับการกล่าวถึงอย่างกระชับและน่าสนใจ

นี่เป็นโอกาสที่จะอัปเดตทุกคนเกี่ยวกับผลการดำเนินงานโดยรวมของบริษัท ดังนั้นโปรดออกแบบวาระการประชุมที่มุ่งเน้นและน่าสนใจ ขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรปฏิบัติตาม ได้แก่ การจัดสรรเวลาสำหรับ:

ในกำหนดการของคุณ โปรดระบุเวลาที่คุณวางแผนจะใช้กับแต่ละผู้พูดหรือแต่ละหัวข้อ

6. รวบรวมเนื้อหาและวิทยากร

ระบุผู้ที่จะนำเสนอแต่ละส่วน โดยให้มีการผสมผสานระหว่างผู้นำและตัวแทนทีมเพื่อให้การประชุมมีความกระตือรือร้น เตรียมสไลด์ ประเด็นสำคัญ และข้อมูลสนับสนุนเพื่อให้การนำเสนอชัดเจนและมีผลกระทบ

7. ส่งคำเชิญและคำเตือน

เมื่อมีวาระการประชุมอยู่ในมือแล้ว ถึงเวลาที่จะเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุมใหญ่ของคุณ กระจายรายละเอียดการประชุมล่วงหน้าให้ชัดเจนผ่านแชท อีเมล หรือปฏิทินภายใน รวมถึงวาระการประชุมและลิงก์สำหรับการเข้าร่วม

ส่งการแจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรล่วงหน้าสองสามวันก่อนการประชุมและในวันประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมาก

การจัดประชุมใหญ่ทุกฝ่ายไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นหากคุณต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนงานนี้ให้ใช้เทมเพลตการประชุมใหญ่ทุกฝ่ายของ ClickUpเพื่อช่วยให้ทุกอย่างรวดเร็วขึ้น

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เครื่องมืออย่าง ClickUp ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการประชุมทุกฝ่าย ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการดำเนินการ

8. ตรวจสอบการตั้งค่าทางเทคนิค

ทดสอบแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ, ไมโครโฟน, กล้อง, และเครื่องมือการนำเสนอใด ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาทางเทคนิคในนาทีสุดท้าย

หากใช้ฟีเจอร์แบบโต้ตอบ เช่น การสำรวจความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ แชท หรือการถาม-ตอบ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟีเจอร์เหล่านี้ถูกตั้งค่าและใช้งานได้ก่อนเริ่มการประชุม

9. อำนวยความสะดวกในการประชุม

เริ่มต้นตรงเวลา ตั้งบรรยากาศที่เป็นบวกและน่าสนใจ และยึดตามกำหนดการเพื่อเคารพเวลาของทุกคน ส่งเสริมการมีส่วนร่วมผ่านการสำรวจความคิดเห็น การกล่าวชื่นชม หรือการแชทสด ทำให้การประชุมน่าสนใจแทนที่จะเป็นการนำเสนอทางเดียว

10. ตอบคำถามและข้อเสนอแนะ

จัดสรรเวลาสำหรับการถาม-ตอบแบบเปิดที่พนักงานสามารถยกประเด็นหรือขอคำชี้แจงได้ ใช้การส่งคำถามแบบไม่ระบุชื่อหากจำเป็นเพื่อส่งเสริมความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาและให้แน่ใจว่าผู้นำตอบกลับอย่างโปร่งใส

11. สรุปประเด็นสำคัญ

สรุปประเด็นสำคัญ การตัดสินใจ และขั้นตอนต่อไปในตอนท้ายของการประชุม ย้ำข้อความสำคัญเพื่อให้พนักงานออกไปพร้อมกับความชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของบริษัท ความคาดหวัง และบทบาทของพวกเขาในโครงการที่กำลังจะมาถึง

ด้วยAI คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้หลายวิธี:

12. แชร์การบันทึกและวัสดุอื่น ๆ

หลังจากประชุมทั้งหมดเสร็จสิ้น (ไม่เกิน 24 ชั่วโมง) ให้ส่งอีเมลสรุปสั้น ๆ พร้อมบันทึกการประชุมออกไป นี่จะช่วยเน้นย้ำประเด็นที่ได้พูดคุยและช่วยให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมทราบข้อมูล

13. ติดตามผลและรวบรวมข้อเสนอแนะ

การติดตามผลมีความสำคัญเท่ากับการนัดหมายการประชุม การติดตามผลเป็นการปิดวงจรและทำให้ทีมของคุณรับผิดชอบต่อการดำเนินการตามสิ่งที่ต้องทำ

หลังจากการประชุมของคุณ คุณอาจจำเป็นต้อง:

การรวบรวมความคิดเห็นผ่านการสำรวจหรือการหารืออย่างไม่เป็นทางการจะช่วยให้คุณปรับปรุงรูปแบบ, เนื้อหา, และประสบการณ์โดยรวมของการประชุมทุกครั้งในอนาคต

ในขณะที่คุณอาจหวังว่าจะได้รับคำชมเชยเกี่ยวกับการประชุมของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการตามคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ นั่นเป็นวิธีเดียวที่จะทำให้การประชุมในอนาคตของคุณน่าสนใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 🏆

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการประชุมพนักงานทั้งหมด

โปร่งใส

การสื่อสารที่โปร่งใสเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของการประชุมทุกฝ่าย พนักงานชื่นชมความซื่อสัตย์และความเปิดเผยจากผู้นำของพวกเขา

ในระหว่างการประชุม ให้แบ่งปันข้อมูลอัปเดตของบริษัท ข่าวสาร โครงการใหม่ ความท้าทาย และความสำเร็จต่างๆ การทำเช่นนี้ไม่เพียงแต่สร้างความไว้วางใจ แต่ยังช่วยให้สมาชิกทุกคนได้รับข้อมูลและเข้าร่วมกิจกรรมทางธุรกิจอย่างกระตือรือร้น

ให้ข้อเสนอแนะ

การประชุมทั้งหมดเป็นโอกาสที่ดีเยี่ยมในการให้ข้อเสนอแนะแก่ทีมทั้งหมด. ให้การยอมรับและชื่นชมความสำเร็จ, เน้นย้ำความก้าวหน้า, และให้การยอมรับในเชิงบวกต่อจุดที่ต้องการการปรับปรุง.

สิ่งนี้ช่วยรักษาแรงจูงใจในหมู่พนักงานและส่งเสริมวัฒนธรรมการเรียนรู้และการเติบโตอย่างต่อเนื่อง

จัดเซสชันถามตอบหรือพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ

การรวมช่วงถาม-ตอบหรือการพูดคุยแบบสบายๆ เข้าไปในที่ประชุมทั้งหมดของคุณเป็นวิธีที่ดีในการสร้างความมีส่วนร่วม

ทีมผู้นำของคุณสามารถตอบคำถามหรือมีส่วนร่วมในการสนทนาแบบไม่เป็นทางการในบรรยากาศที่ผ่อนคลาย ช่วงการมีส่วนร่วมนี้จะเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็น ข้อสงสัย และความคิดเห็นของพวกเขาอย่างอิสระ

จัดเตรียมภาพประกอบ

ภาพช่วยให้ผู้ชมมีส่วนร่วมและทำให้ข้อมูลเข้าใจง่ายขึ้น การรวมแผนภาพ, กราฟ, สไลด์โชว์, หรือวิดีโอเพื่อสนับสนุนหัวข้อของคุณช่วยเพิ่มความชัดเจนและความเข้าใจ

การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบภาพสามารถอธิบายข้อมูลที่ซับซ้อนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้ผู้ชมมีสมาธิและสนใจตลอดเวลา

เฉลิมฉลองความสำเร็จ

ใช้การประชุมเป็นโอกาสในการเฉลิมฉลองความสำเร็จ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ การยกย่องความสำเร็จของบุคคลหรือทีมจะช่วยเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ

ส่งเสริมการมีส่วนร่วม

ส่งเสริมให้สมาชิกทุกคนในทีมมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นในการประชุม ยิ่งพวกเขามีส่วนร่วมมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีสมาธิและมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น

เคล็ดลับการประชุมทุกมือสำหรับทีมเสมือน

แม้ว่าหลักการพื้นฐานของการประชุมแบบ all-hands จะไม่เปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง แต่การจัดการประชุม all-hands แบบเสมือนจริงนั้นจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนบางอย่าง นี่คือเคล็ดลับสั้นๆ ที่จะช่วยให้การประชุม all-hands ของคุณดึงดูดทีมเสมือนจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ:

โดยการปรับวิธีการของคุณให้เหมาะกับรูปแบบเสมือนจริง คุณสามารถรักษาประสิทธิภาพของการประชุมทั้งหมดของทีมไว้ได้ ทำให้ทีมของคุณเชื่อมต่อ ได้รับข้อมูล และมีความกระตือรือร้น ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

วิธีที่เราวางแผนและดำเนินการประชุมทุกฝ่ายที่ ClickUp!

เพื่อให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมและค่านิยมของเราที่ ClickUp เรามีการประชุมประจำเดือนทุกเดือนเพื่อให้แน่ใจว่าทีมที่กระจายอยู่ทั่วสามารถรู้สึกได้รับการสนับสนุนให้ทำงานได้ดีที่สุด แน่นอนว่าเราใช้ ClickUp เพื่อให้กระบวนการมีประสิทธิภาพ

นี่คือวิธีที่Sarah Gold ผู้จัดการโปรแกรมการเติบโตที่ ClickUp อธิบายกระบวนการของเธอ:

เราพึ่งพา ClickUp Tasks ในการวางแผน จัดการ และเตรียมการประชุมทีมประจำเดือนได้อย่างราบรื่น ด้วยการตั้งค่างานที่เกิดซ้ำ เราจึงมั่นใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน

ในแต่ละเดือน เราจะสร้างงานย่อยเพื่อจัดระเบียบรายละเอียด ติดแท็กผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง และปรับปรุงการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพ งานย่อยเหล่านี้ช่วยให้เราประสานงานกับวิทยากร กำหนดวันครบกำหนด และสรุปเนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ClickUp ช่วยให้กระบวนการวางแผนของเราเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นระเบียบ และทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง!

วางแผนการประชุมทั่วทั้งบริษัทให้ดีขึ้นในเวลาที่น้อยลงด้วย ClickUp

การประชุมแบบรวมทุกคนเป็นโอกาสที่หาได้ยากสำหรับทุกคนที่จะมารวมตัวกันในเวลาและสถานที่เดียวกัน แต่จำนวนผู้เข้าร่วมที่มากมายทำให้กระบวนการวางแผนดูน่ากลัว

โชคดีที่ ด้วยวิธีการที่ถูกต้อง คุณจะวางแผนการประชุมสุดยอดที่ทุกคนรอคอยอย่างแท้จริง

ใคร ๆก็สามารถนัดประชุมและ ใช้เครื่องมือในการติดตามบันทึกการประชุมได้ แต่ต้องใช้มืออาชีพตัวจริงในการวางแผนการประชุมใหญ่ที่โดดเด่นและน่าประทับใจ เร่งกระบวนการวางแผนและไม่ให้พลาดรายละเอียดสำคัญด้วยระบบที่เหมาะสม

ClickUp ให้บริการเทมเพลตวาระการประชุมสำหรับทุกคนในทีม, กระบวนการทำงานสำเร็จรูป, งาน และเครื่องมืออื่น ๆ เพื่อช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น

การประชุมที่ดีกว่าอยู่แค่คลิกเดียวสมัครใช้ ClickUp ตอนนี้—ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต!