คุณจบลงด้วยการพึ่งพาเครื่องมือซอฟต์แวร์มากมายได้อย่างไร?
มันเริ่มต้นจากสิ่งเล็ก ๆ—แอปสำหรับการวิเคราะห์, อีกแอปสำหรับการทำงานร่วมกัน, และอะไรบางอย่างสำหรับการติดตามโครงการ. ก่อนที่คุณจะรู้ตัว, คุณกำลังจัดการกับเครื่องมือ SaaS หลายสิบตัว, เปลี่ยนแท็บอยู่ตลอดเวลา, และจ่ายเงินสำหรับคุณสมบัติที่ซ้ำซ้อนที่คุณแทบไม่ได้ใช้.
ทีมของคุณใช้เวลาไปกับการใช้งานซอฟต์แวร์มากกว่าการทำงานจริง, ทีมไอทีต้องเผชิญกับความเสี่ยงด้านความปลอดภัย, และค่าใช้จ่ายยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง.
นั่นคือการขยายตัวอย่างไม่ควบคุมของ SaaS หากปล่อยไว้โดยไม่ตรวจสอบ อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง การตัดสินใจช้าลง และกัดกร่อนงบประมาณของคุณ
วิธีแก้ไข: การรวม SaaS ซึ่งเป็นแนวทางที่ชาญฉลาดและเรียบง่ายยิ่งขึ้น ที่นำเครื่องมือสำคัญของคุณมารวมไว้ในที่เดียว ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น และช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
มาเจาะลึกกันว่าทำไมการรวมศูนย์จึงเป็นอนาคต และธุรกิจของคุณจะปรับเปลี่ยนอย่างไร
⏰ สรุป 60 วินาที
- การรวม SaaS คือกระบวนการลดจำนวนเครื่องมือซอฟต์แวร์แบบสแตนด์อโลนโดยการผสานรวมหรือแทนที่ด้วยแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- มันช่วยให้ธุรกิจลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ เสริมความมั่นคงปลอดภัย ปรับปรุงการทำงานร่วมกันให้ราบรื่น และลดการสลับบริบทระหว่างทีม
- หากคุณต้องการรวมเครื่องมือ SaaS ของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร ให้เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบเครื่องมือปัจจุบันของคุณ ประเมินโซลูชันแบบครบวงจร ย้ายและผสานรวมโดยไม่มีการหยุดชะงัก อัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ และปรับให้เหมาะสมสำหรับการขยายขนาด
- ClickUpคือแอปครบวงจรสำหรับการทำงาน (เปลี่ยนจากการใช้หลายบริษัท SaaS และเครื่องมือต่างๆ ได้อย่างสมบูรณ์แบบ) รวมการจัดการโครงการ เอกสาร เป้าหมาย ระบบอัตโนมัติ และการแชทไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ขับเคลื่อนด้วย AI
การรวม SaaS คืออะไร?
การรวม SaaS คือกระบวนการลดจำนวนแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์-as-a-service (SaaS) แบบสแตนด์อโลนที่ธุรกิจใช้ โดยผสานรวมหรือแทนที่ด้วยแพลตฟอร์มที่ครอบคลุมมากขึ้นและมีจำนวนน้อยลง
แทนที่จะต้องจัดการกับเครื่องมือเฉพาะทางจำนวนมาก แต่ละอย่างมีระบบสมัครสมาชิก การเข้าสู่ระบบ และวิธีการใช้งานที่แตกต่างกัน คุณสามารถรวมเทคโนโลยีทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นโซลูชันแบบศูนย์กลางที่ครอบคลุมฟังก์ชันการทำงานหลากหลาย
ภายในองค์กร การรวม SaaS หมายถึง:
- สำหรับเจ้าของธุรกิจ: ลดต้นทุน ลดเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน และตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วยข้อมูลที่รวมศูนย์
- สำหรับผู้นำด้านไอที: ความปลอดภัยที่แข็งแกร่งขึ้น, การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ดีขึ้น, และการจัดการผู้จัดจำหน่ายที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- สำหรับทีม: ลดความเหนื่อยล้าจากการใช้แอป, ลดการสลับบริบท, และทำให้การทำงานราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
🔍 คุณรู้หรือไม่?
ตามรายงานของ Harvard Business Review พนักงานที่มีความรู้โดยเฉลี่ยจะสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันและเว็บไซต์ต่างๆถึง 1,200 ครั้งต่อวัน ซึ่งสะสมเป็นเวลาสูญเปล่าถึงสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์
นั่นคือหนึ่งเดือนของงานที่สูญเปล่าทุกปีเพียงจากการคลิกสลับแท็บ ซึ่งนำไปสู่:
- ความเหนื่อยล้าทางจิตใจ:การเปลี่ยนบริบทที่ไม่จำเป็นทำให้เสียสมาธิและพลังงาน
- การตัดสินใจที่ช้าลง: ข้อมูลสำคัญกระจายอยู่ในเครื่องมือต่างๆ ทำให้ยากต่อการดำเนินการอย่างรวดเร็ว
- อัตราความผิดพลาดสูงขึ้น: การสลับแอปบ่อยครั้งทำให้เกิดข้อผิดพลาดและการสื่อสารที่คลาดเคลื่อน
ทำไมธุรกิจถึงหันมาใช้การรวมระบบ SaaS
- การลดต้นทุน: ไม่มีใครอยากจ่ายเงินสำหรับเครื่องมือที่พวกเขาแทบไม่ได้ใช้ ธุรกิจต่างๆ กำลังเลิกใช้แอปและผู้ให้บริการซอฟต์แวร์แบบ SaaS ที่ซ้ำซ้อนเพื่อประหยัดเงินและได้รับคุณค่ามากขึ้นจากซอฟต์แวร์ของพวกเขา
- ประสิทธิภาพลดลง: เมื่อทุกงานต้องใช้แอปที่แตกต่างกัน งานจึงใช้เวลานานขึ้น การตัดสินใจล่าช้า และข้อมูลสูญหายระหว่างการจัดการ
- ทีมไอทีถูกงานล้นมือ: การจัดการสัญญาซอฟต์แวร์หลายฉบับ, ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย, และปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด เป็นงานเต็มเวลา (และไม่ใช่เรื่องสนุก)
- ประสิทธิภาพการทำงานกำลังดิ่งลงเหว: เปลี่ยนแอปไปมาอยู่ตลอดใช่ไหม? ค่าใช้จ่ายจากการสลับแอปนั้นสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้สมาธิหลุดและเสียเวลาไปหลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์
- การดำเนินงาน SaaS นั้นยากต่อการจัดการ: ทีมไอทีและทีมปฏิบัติการกำลังประสบปัญหาในการติดตามการใช้งานแอปพลิเคชัน, การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน, และการติดตามว่าใครมีการเข้าถึงอะไร(นี่คือลักษณะของการดำเนินงาน SaaS ที่ดีขึ้น)
- ความร่วมมือต้องการการอัปเกรด: เครื่องมือที่กระจัดกระจายหมายถึงการสนทนาที่กระจัดกระจาย การนำทุกอย่างมารวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียวช่วยให้ทีมทำงานสอดคล้องกันและงานดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง
- ปรับปรุงความปลอดภัย: การรวม SaaS ช่วยเสริมสร้างความปลอดภัยของคุณโดยการลดพื้นที่การโจมตี ทำให้ยากต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและการรั่วไหลของข้อมูล
📮ClickUp Insight: การสลับบริบทกำลังค่อยๆ กัดกร่อนประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณอย่างเงียบๆ งานวิจัยของเราพบว่า42% ของการถูกรบกวนในที่ทำงานเกิดจากการสลับแพลตฟอร์มการจัดการอีเมล และการกระโดดไปมาระหว่างการประชุม แล้วจะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถกำจัดสิ่งรบกวนที่มีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้?
ClickUp รวมเวิร์กโฟลว์ (และการแชท) ของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่เรียบง่ายและคล่องตัว เปิดตัวและจัดการงานของคุณจากแชท เอกสาร กระดานไวท์บอร์ด และอื่นๆ อีกมากมาย—ในขณะที่ฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้บริบทเชื่อมต่อ ค้นหาได้ และจัดการได้ง่าย!
กลยุทธ์การรวม SaaS ที่มีประสิทธิภาพ
เครื่องมือมากเกินไปอาจทำให้ทีมทำงานช้าลงแทนที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ นี่คือกลยุทธ์บางประการในการรวม SaaS โดยไม่รบกวนกระบวนการทำงาน:
- ค้นพบเครื่องมือที่ซ่อนอยู่: ดำเนินการตรวจสอบ SaaS อย่างละเอียดเพื่อระบุเครื่องมือที่ซ้ำซ้อน ไม่ค่อยได้ใช้ หรือถูกลืม คุณอาจพบแอปหลายตัวที่แก้ปัญหาเดียวกันหรือการสมัครสมาชิกที่ไม่มีใครจำได้ว่าเคยสมัครไว้
- เชื่อมโยงทุกเครื่องมือกับเป้าหมายทางธุรกิจ: กำหนดว่าแพลตฟอร์มใดมีส่วนช่วยในการสร้างรายได้, เพิ่มประสิทธิภาพ, หรือเสริมความปลอดภัย หากไม่มีส่วนช่วย ก็ต้องตัดทิ้ง
- เพิ่มประสิทธิภาพการลงทุนที่มีอยู่: ประเมินว่าชุดเครื่องมือปัจจุบันของคุณสามารถตอบสนองความต้องการได้หรือไม่ก่อนที่จะนำเครื่องมือใหม่เข้ามา ตลาด SaaS เต็มไปด้วยแพลตฟอร์มอเนกประสงค์ที่มักจะทดแทนความจำเป็นในการใช้แอปแบบสแตนด์อโลน (เช่น ClickUp)
- ยกเลิกใบอนุญาตที่ไม่ได้ใช้งาน: ลดขนาดลงหากเครื่องมือมี 50 ที่นั่งแต่มีผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่เพียง 15 คน ผู้ให้บริการหลายรายในตลาด SaaS มักจะผลักดันให้ทำสัญญาขนาดใหญ่ แต่ข้อมูลการใช้งานควรเป็นปัจจัยในการตัดสินใจของคุณ
- ปรับปรุงการจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพ: กำหนดกระบวนการอนุมัติที่ชัดเจนสำหรับบริการ SaaS ใหม่ เมื่อแต่ละทีมเลือกเครื่องมือของตนเอง จะนำไปสู่การทำซ้ำ ปัญหาการบูรณาการ และงบประมาณที่สูญเปล่า
- ลดความซ้ำซ้อนของผู้ขาย: รวบรวมผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ให้เหลือเพียงรายเดียวเมื่อเป็นไปได้ การมีผู้ขายรายเดียวที่นำเสนอโซลูชันหลายอย่างมักส่งผลให้ราคาดีขึ้น ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยน้อยลง และการผสานรวมที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
- ลงทุนในแพลตฟอร์มที่ทำงานข้ามสายงาน: ให้ความสำคัญกับเครื่องมือที่สามารถรองรับหลายทีมและหลายแผนกเมื่อมีโอกาส แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ช่วยลดความซ้ำซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน และทำให้การจัดการด้านไอทีง่ายขึ้น
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: สร้างเมทริกซ์ 'คะแนนคุณค่า SaaS' ก่อนตัดสินใจรวมเครื่องมือ สำหรับแต่ละเครื่องมือ ให้คำนวณคะแนนอย่างง่าย: (เปอร์เซ็นต์ของทีมที่ใช้เครื่องมือนี้ทุกสัปดาห์ × คะแนนผลกระทบทางธุรกิจ [1-5]) ÷ ค่าใช้จ่ายรายเดือน เมตริกนี้ช่วยระบุเครื่องมือที่สร้างคุณค่าได้มากที่สุดเมื่อเทียบกับต้นทุน
ขั้นตอนในการรวม SaaS Stack ของคุณ
การรวม SaaS stack ของคุณเข้าด้วยกันคือการลดความซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพ
นี่คือคำแนะนำแบบขั้นตอนเพื่อช่วยคุณ 👇
1. ตรวจสอบเครื่องมือที่คุณใช้ในปัจจุบัน
ก่อนที่คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ คุณจำเป็นต้องมี ภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่มีอยู่ในเทคโนโลยีของคุณ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการสะสมแอปพลิเคชัน SaaS ที่ซ้ำซ้อนหรือไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างไม่รู้ตัว ซึ่งนำไปสู่ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและการลงทุนในเทคโนโลยีที่ไม่มีประสิทธิภาพ
การดำเนินการหลัก:
✅ สร้างรายการสินค้าคงคลังที่ครอบคลุม: นี่คือสำหรับเครื่องมือ SaaSทั้งหมดที่ใช้ในทุกแผนก—IT, ฝ่ายขาย, การตลาด, HR, การเงิน, ฯลฯ (ทีมส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าพวกเขามีเครื่องมืออยู่มากมายเพียงใด)
✅ วิเคราะห์ข้อมูลการใช้งาน: เครื่องมือเหล่านี้ถูกใช้งานบ่อยแค่ไหน? ใครเป็นผู้ใช้งาน? คุณสมบัติหลักถูกนำมาใช้จริงหรือไม่ หรือทีมกำลังใช้งานเพียงฟังก์ชันพื้นฐานที่เครื่องมืออื่นสามารถทำได้อยู่แล้ว?
✅ ทบทวนความเสี่ยงด้านความปลอดภัย, การปฏิบัติตามข้อกำหนด, และการกำกับดูแล: เครื่องมือทั้งหมดเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและความปลอดภัยหรือไม่? การซื้อระบบ IT ที่ไม่ได้รับการอนุมัติจากองค์กรกำลังสร้างช่องโหว่ด้านความปลอดภัยหรือไม่? ผู้ให้บริการ SaaS ควรสอดคล้องกับมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยง
📌 ตัวอย่าง: หากทีมการตลาดของคุณใช้ Slackสำหรับการสื่อสารภายในทีม, Google Drive สำหรับการจัดเก็บเอกสาร, และ Notion สำหรับการวางแผนแคมเปญ, การรวมทุกอย่างไว้ในแพลตฟอร์มเดียว (เช่นClickUp) ที่มีแชท, เอกสาร, และการจัดการโครงการในตัว จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น ลดการสลับเครื่องมือ และลดค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์แบบ SaaS
อ่านเพิ่มเติม:แม่แบบการจัดการโครงการฟรีสำหรับทุกประเภทของโครงการ
2. ประเมินโซลูชันแบบครบวงจร
ผลิตภัณฑ์ SaaS ที่เต็มไปด้วยฟีเจอร์เกินความจำเป็นสามารถทำให้ทีมทำงานช้าลงได้ แทนที่จะใช้เครื่องมือหลายตัวร่วมกัน ธุรกิจจึงหันมาใช้ซอฟต์แวร์แบบครบวงจรที่สามารถรวมกระบวนการทำงานไว้ด้วยกันโดยไม่ลดทอนประสิทธิภาพ
คำถามที่ควรถามก่อนที่คุณจะเปลี่ยน:
✅ สามารถแทนที่เครื่องมือหลายอย่างได้โดยไม่สูญเสียคุณสมบัติที่สำคัญหรือไม่? แพลตฟอร์มแบบครบวงจรที่แท้จริงควรจัดการการบริหารโครงการ, การทำงานร่วมกันเอกสาร, การทำงานอัตโนมัติ, และการรายงาน—โดยไม่ต้องใช้ส่วนเสริมเพิ่มเติม
✅ มันสามารถผสานการทำงานกับระบบที่คุณมีอยู่ได้อย่างราบรื่นหรือไม่? การเปลี่ยนเครื่องมือไม่ควรส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน แพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งควรเชื่อมต่อกับ CRM, ERP และเครื่องมือสื่อสารของคุณได้อย่างไร้รอยต่อ เพื่อรักษาความต่อเนื่องของกระบวนการทำงาน
✅ มันช่วยเพิ่มความปลอดภัยและการกำกับดูแลหรือไม่? การจัดการการเข้าถึงในโซลูชัน SaaS ที่แยกส่วนกันเพิ่มความเสี่ยง การอนุญาตตามบทบาท, เส้นทางการตรวจสอบ, และความปลอดภัยระดับองค์กรควรกลายเป็นมาตรฐานเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลที่ดีขึ้น
✅ ระบบจะสามารถขยายตามการเติบโตของธุรกิจได้หรือไม่? หากแพลตฟอร์มไม่สามารถรองรับจำนวนผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น กระบวนการทำงาน และความต้องการด้านระบบอัตโนมัติได้ การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าจะกลายเป็นปัญหาในระยะยาว การวางรากฐานระบบให้รองรับอนาคตจะช่วยหลีกเลี่ยงการย้ายระบบที่มีค่าใช้จ่ายสูงในอนาคต
การต่อสู้กับการสูญเสียการติดตามการสนทนาและการจัดการกับข้อมูลที่ไม่เชื่อมโยงกันเป็นปัญหาที่อุตสาหกรรม SaaS ต้องเผชิญมาเป็นเวลานาน
แนวคิดของการรวมสินค้าหรือบริการเป็นชุด (bundling) เกิดขึ้นจากความต้องการนี้ อย่างไรก็ตาม การรวมสินค้าหรือบริการเป็นชุดเป็นกลยุทธ์การกำหนดราคาเป็นหลัก โดยนำสินค้าหรือบริการหลายอย่างมารวมกันและขายในราคาเดียว จุดมุ่งหมายอยู่ที่มูลค่าทางการเงินมากกว่าการสร้างประสบการณ์ผู้ใช้ที่เป็นหนึ่งเดียว การรวมสินค้าหรือบริการเป็นชุดไม่ได้หมายความว่าสินค้าเหล่านั้นจะต้องมีการบูรณาการอย่างลึกซึ้งหรือออกแบบมาเพื่อทำงานร่วมกันเป็นระบบที่สอดคล้องกันเสมอไป
📌 ตัวอย่าง: Microsoft Office มีโปรแกรม Word, Excel และ PowerPoint ให้เป็นชุดเดียวกัน แต่แต่ละโปรแกรมทำงานแยกจากกัน
การอ้างว่าเป็น "ครบจบในหนึ่งเดียว" มักไม่ถูกต้องสำหรับผลิตภัณฑ์แบบรวมชุด เนื่องจากขาดการผสานรวมอย่างลึกซึ้งและประสบการณ์ที่ราบรื่นซึ่งเป็นสิ่งที่กำหนดการหลอมรวมที่แท้จริง
นี่คือจุดที่ แอปซูเปอร์แอปสามารถเปลี่ยนเกมได้ มันไม่ใช่แค่การรวบรวมเครื่องมือเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของการออกแบบผลิตภัณฑ์และเป็นผลลัพธ์ของการหลอมรวม มันรวมฟังก์ชันการทำงานหลายอย่างเข้าไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่บูรณาการอย่างสมบูรณ์
📌 ตัวอย่าง:ClickUp(ซึ่งรวมงาน เอกสาร แชท เป้าหมาย และอื่นๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว)
3. ย้ายและผสานรวม
การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมเป็นเพียงครึ่งหนึ่งของความสำเร็จ การย้ายระบบอย่างราบรื่นจะเป็นตัวกำหนดว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพหรือทำให้การดำเนินงานหยุดชะงัก
เพื่อให้แน่ใจว่า:
✅ ให้ความสำคัญกับเครื่องมือที่มีผลกระทบสูงก่อน: เริ่มต้นด้วยแอปพลิเคชันที่ใช้บ่อยที่สุด โดยทั่วไปคือ การจัดการโครงการ การสื่อสาร และการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากมีผลกระทบมากที่สุดต่อกระบวนการทำงานประจำวัน
✅ วางแผนการพึ่งพาข้อมูลก่อนการย้ายข้อมูล: ระบุเครื่องมือที่พึ่งพาแหล่งข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน (เช่น CRM, แพลตฟอร์มวิเคราะห์ข้อมูล) และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรักษาหรือปรับปรุงการเชื่อมต่อเหล่านี้หลังการย้ายข้อมูล
✅ ส่งออก ทำความสะอาด และนำเข้าข้อมูลอย่างมีกลยุทธ์: ลบไฟล์ที่ล้าสมัย บันทึกซ้ำซ้อน และเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ใช้งาน ทยอยดำเนินการทีละแผนกแทนที่จะเปลี่ยนแปลงทั้งหมดพร้อมกัน
✅ ตั้งค่าการเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่: ระบุการเชื่อมต่อที่จำเป็นและกำหนดค่าให้ถูกต้องเพื่อรักษาความต่อเนื่องของกระบวนการทำงาน
📌 ตัวอย่าง: ย้อนกลับไปในปี 2008Netflix ประสบกับอุปสรรคใหญ่— ฐานข้อมูลล่มจนทำให้บริการต้องหยุดให้บริการถึงสามวัน แทนที่จะรีบแก้ไขปัญหาและหวังว่าจะดีขึ้น พวกเขาตัดสินใจอย่างกล้าหาญ: ย้ายระบบไปยังคลาวด์ แต่พวกเขาไม่ได้รีบเร่ง
พวกเขาวางแผนไว้อย่างดี ขยายธุรกิจอย่างค่อยเป็นค่อยไป และภายในปี 2015? พวกเขาสามารถรองรับชั่วโมงการสตรีมได้เพิ่มขึ้นถึง 1,000 เท่า และมีสมาชิกเพิ่มขึ้นถึง 8 เท่า
💡 ข้อสรุป? การย้ายระบบสามารถทำลายธุรกิจของคุณหรือสร้างการเติบโตอย่างมหาศาลให้กับคุณได้
อ่านเพิ่มเติม: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีที่ดีที่สุด
4. ปรับปรุงประสิทธิภาพและขยายขนาด
การยอมรับไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ และความไร้ประสิทธิภาพไม่ได้แก้ไขตัวเอง งานที่แท้จริงเริ่มต้นตอนนี้
สิ่งที่ต้องติดตาม:
✅ ทีมกำลังใช้งานจริงหรือไม่? ติดตามอัตราการยอมรับการใช้งาน หากผู้คนยังคงยึดติดกับเครื่องมือเดิม ให้หาสาเหตุว่าทำไม—ขาดการฝึกอบรม, ขาดฟีเจอร์ที่จำเป็น, หรือเป็นเพียงความเคยชิน?
✅ รับฟังทีมของคุณ ถามว่ามีอะไรที่ใช้งานได้ดีและอะไรที่สร้างความหงุดหงิด การปรับเปลี่ยนเล็กๆ น้อยๆ เช่น การเชื่อมต่อระบบใหม่หรือการปรับปรุงระบบอัตโนมัติให้ดียิ่งขึ้น สามารถช่วยให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น
✅ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถปรับขนาดได้ตามความต้องการของคุณ สิ่งที่ใช้ได้ผลกับทีมขนาด 50 คน อาจใช้งานไม่ได้เมื่อเพิ่มเป็น 500 คน ตรวจสอบว่าแพลตฟอร์มของคุณรองรับการเติบโตได้หรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นจำนวนผู้ใช้ที่เพิ่มขึ้น, กระบวนการทำงานที่มากขึ้น, หรือการผสานรวมที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
📌 ตัวอย่าง: หากระบบใหม่ของคุณมีฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการ ให้ปรับกระบวนการต่าง ๆ เช่น การมอบหมายงาน การอนุมัติ และการรายงาน เพื่อลดงานที่ต้องทำซ้ำด้วยตนเอง
ClickUp ช่วยในการรวม SaaS อย่างไร
ระบบ SaaS ของคุณอาจดูเหมือนตู้เสื้อผ้าที่รก คุณเริ่มต้นด้วยเครื่องมือหนึ่ง จากนั้นเพิ่มอีกเครื่องมือเพราะมี 'ฟีเจอร์ที่ขาดหายไป' แล้วเพิ่มอีกเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน และก่อนที่คุณจะรู้ตัว คุณก็มีเครื่องมือถึงห้าอย่างเพื่อจัดการโครงการเดียว
มันยุ่งเหยิง มันแพง และที่แย่ที่สุดคือ มันทำให้คุณช้าลง
แต่มีทางแก้ไขปัญหาใหญ่หลวงเหล่านี้ได้. ขอแนะนำClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน.แทนที่จะต้องจัดการกับโปรเจ็กต์และเครื่องมือหลายอย่าง, จินตนาการถึงการมีแพลตฟอร์มเดียวที่รวมการจัดการงานและความรู้, แชท, เอกสาร, วัตถุประสงค์, และการอัตโนมัติไว้ในที่ทำงานที่ราบรื่น – ทั้งหมดขับเคลื่อนโดย AI.
ClickUp ช่วยให้คุณ:
1. รวบรวมงานของคุณไว้ในที่เดียว
การจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมเริ่มต้นเมื่อคุณมีทุกสิ่งที่ต้องการอยู่ในที่เดียวโซลูชันการจัดการโครงการของ ClickUpถูกออกแบบมาสำหรับทีมที่ต้องการความโปร่งใสอย่างเต็มที่ การทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ และแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับงานทั้งหมดของพวกเขา
คุณจะได้รับ:
- การจัดการงาน: ใช้การตั้งค่างานที่ปรับแต่งได้พร้อมงานย่อยแบบซ้อนและรายการตรวจสอบ เพื่อแยกย่อยโครงการที่ซับซ้อนให้ชัดเจนและเป็นระเบียบ
- มุมมองหลากหลาย: เลือกจากมุมมองที่กำหนดเองมากกว่า 15 แบบ รวมถึงรายการ, กระดาน, ปฏิทิน, และแผนภูมิแกนต์ เพื่อแสดงภาพโครงการในรูปแบบที่เหมาะกับกระบวนการทำงานของทีมคุณ
- แดชบอร์ดและการรายงาน: สร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้พร้อมวิดเจ็ตมากกว่า 50 รายการ เพื่อติดตาม KPI, จุดสำคัญ และขีดความสามารถของทีม
- การติดตามเวลา: ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานและจัดการงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยClickUp Time Tracking ซึ่งช่วยให้บันทึกชั่วโมงการทำงานได้อย่างแม่นยำและประเมินเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้อง
- การจัดการทรัพยากร: ปรับสมดุลปริมาณงานของทีมด้วยมุมมองความจุแบบเรียลไทม์ ช่วยให้สามารถกระจายงานได้อย่างสมดุล
ต้องการปรับปรุงการจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย AI ใช่ไหม? ใช้ ClickUp Brain:
ตอนนี้ เมื่อมีโซลูชันของทีมแล้ว คุณต้องการที่จะเปลี่ยนไปสู่การกำหนดความสำเร็จ. เราทำงานเพื่ออะไร? เราจะวัดความคืบหน้าอย่างไร?
เราหันมาใช้ClickUp Goals
✅ กำหนดเป้าหมายระดับสูงและแบ่งย่อยเป็นเป้าหมายที่วัดผลได้ แทนที่จะตั้งความทะเยอทะยานที่คลุมเครือ เช่น 'ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า' ให้สร้างเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง เช่น 'เพิ่มคะแนน NPS จาก 40 เป็น 60 ภายใน 6 เดือน' ClickUp ช่วยให้คุณกำหนด เป้าหมายในรูปแบบตัวเลข, สกุลเงิน, จริง/เท็จ และเป้าหมายตามงาน ทำให้ความก้าวหน้าสามารถดำเนินการได้
✅ เชื่อมโยงงานประจำวันกับเป้าหมายโดยตรง เป้าหมายช่วยให้คุณแนบงานกับเป้าหมายเฉพาะได้ โดยจะอัปเดตความคืบหน้าโดยอัตโนมัติเมื่อทำงานเสร็จ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกในทีมจะทราบเสมอว่า ทำไม งานของพวกเขาจึงมีความสำคัญ และการมีส่วนร่วมของพวกเขาช่วยขับเคลื่อนวัตถุประสงค์ของบริษัทได้อย่างไร
✅ จัดระเบียบเป้าหมายในโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้างสำหรับทีมและโครงการต่างๆ จัดหมวดหมู่เป้าหมายด้านการตลาด การขาย ผลิตภัณฑ์ และการดำเนินงานอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้แต่ละแผนกรู้ว่าความสำเร็จสำหรับพวกเขาคืออะไร
แต่หากไม่มีศูนย์กลางสำหรับเอกสาร ทีมต่างๆ จะเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล ซ้ำซ้อนคำถาม และสูญเสียข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญ
ClickUp Docsแก้ไขปัญหานี้โดยเก็บรักษาความรู้เกี่ยวกับสถานที่ที่งานเกิดขึ้น
เหนือกว่าเอกสารแบบคงที่ ClickUp Docs ถูกสร้างขึ้นเพื่อการลงมือทำ คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารเหล่านี้กับงานได้โดยตรง ทำให้ทุกอย่างตั้งแต่แผนโครงการ เอกสารกลยุทธ์ ไปจนถึงแนวทางปฏิบัติกระบวนการต่างๆ เชื่อมโยงกับการดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง
ศูนย์กลางเอกสารนี้ เช่นเดียวกับทุกสิ่งภายใน ClickUp ได้รับการขับเคลื่อนโดยClickUp Brain ซึ่งช่วยให้งานง่ายขึ้นด้วยการสร้าง จัดระเบียบ สรุป และอัปเดตข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถขอให้ Brain สร้างสรุปโครงการ สรุปการประชุม สร้างงานย่อย มอบหมายงาน หรือปรับปรุงเอกสารกลยุทธ์ได้
ClickUp Brain ยังให้คุณเลือกจาก LLM หลายตัว เช่น ChatGPT และ Claude เพื่อทำงานให้เสร็จได้ ในเวลาไม่นาน คุณจะมีเอกสารที่พร้อมใช้งานเพื่อเชื่อมโยงไปยังแดชบอร์ดโครงการของคุณโดยตรง เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญยังคงมองเห็นได้และสามารถดำเนินการได้
อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบแผนการสื่อสารโครงการฟรี: Excel, Word และ ClickUp
2. ย้ายและผสานรวมโดยไม่เกิดการหยุดชะงัก
ตอนนี้ที่โครงการและเป้าหมายของคุณได้ถูกจัดโครงสร้างไว้ใน ClickUp แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการโอนย้ายงานที่มีอยู่ของคุณโดยไม่ทำให้กระบวนการทำงานเสียหาย
ClickUp ทำให้การเปลี่ยนจากเครื่องมืออื่นเป็นเรื่องง่าย โดยไม่สูญเสียข้อมูลลูกค้าที่สำคัญหรือความต่อเนื่องในการทำงาน
ด้วย การนำเข้าแบบเนทีฟ คุณสามารถนำเข้าโครงการ งาน และเวิร์กโฟลว์จากแพลตฟอร์มต่างๆ เช่น Asana, Trello, Monday.com, Jira และอื่นๆ ได้เพียงไม่กี่คลิก
คุณยังสามารถนำเข้าข้อมูลจากเอกสารภายใน Google Workspace และระบบนิเวศของ Microsoft ได้อีกด้วย
นอกจากนี้การผสานรวมกว่า 1,000 รายการของ ClickUpช่วยให้ข้อมูลไหลลื่นระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ ได้อย่างราบรื่น
3. อัตโนมัติกระบวนการทำงาน
เมื่อคุณมีโครงการ, วัตถุประสงค์, และการผสานรวมของคุณพร้อมแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการกำจัดงานที่ทำด้วยมือและเครื่องมือที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
ด้วยระบบอัตโนมัติของ ClickUp คุณสามารถ:
- มอบหมายงานโดยอัตโนมัติ ตามสถานะโครงการ ความสำคัญ หรือปริมาณงาน (ไม่ต้องมอบหมายงานด้วยตนเองอีกต่อไป)
- การแจ้งเตือนและอัปเดตสถานะ ทันทีที่มีความคืบหน้าเกิดขึ้น เพื่อให้ไม่มีใครต้องคอยติดตามงาน
- ย้ายงานผ่านขั้นตอนการทำงานโดยอัตโนมัติ—ตั้งแต่การอนุมัติไปจนถึงการส่งต่อ งานจะดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่ติดขัด
- ติดตามทุกการทำงานอัตโนมัติในบันทึกการตรวจสอบ เพื่อให้คุณทราบเสมอว่าเกิดอะไรขึ้นเบื้องหลัง
4. ปรับปรุงการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ระหว่างทีม
แม้ว่าจะมีการรวมทุกอย่างไว้ด้วยกันแล้ว แต่ทีมส่วนใหญ่ ยังคงพึ่งพาแอปแชทแยกต่างหาก ในการพูดคุยเรื่องงาน นั่นหมายถึงอีกหนึ่งแอปที่ต้องสลับไปมา อีกหนึ่งที่ที่ข้อมูลอาจสูญหาย และอีกหนึ่งบิล SaaS ที่เพิ่มขึ้น
ClickUp แก้ปัญหานี้ด้วยClickUp Chat
ตอนนี้ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ คุณสามารถ:
- หารือรายละเอียดโครงการที่สำคัญแบบเรียลไทม์ ณ จุดที่งานเกิดขึ้น
- เปลี่ยนข้อความให้เป็นงานใน ClickUpเพื่อให้รายการที่ต้องดำเนินการไม่สูญหายในเธรดที่ไม่มีที่สิ้นสุด
- ใช้ ClickUp Brain ภายในแชทเพื่อรับคำตอบทันที มอบหมายงาน สร้างสรุป หรือแม้แต่ร่างคำตอบโดยไม่ต้องออกจากบทสนทนา
- เก็บทุกอย่างไว้ในบริบทเดิม เนื่องจากเธรดแชท ลิงก์งาน และเอกสารทั้งหมดอยู่ในพื้นที่ทำงานเดียวกัน
ลดความซับซ้อน, ปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ, และขยายขนาดด้วยซูเปอร์แอป
การรวม SaaS คือการสร้างวิธีการทำงานที่ชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ด้วย ClickUp คุณสามารถลดค่าใช้จ่าย ลดความเหนื่อยล้าจากการใช้แอปหลายตัว และรวมทุกอย่าง (งาน เอกสาร เป้าหมาย ระบบอัตโนมัติ และ AI) ไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ทรงพลัง ไม่ต้องสลับแอปหรือมีขั้นตอนการทำงานที่แยกส่วนอีกต่อไป—เพียงพื้นที่ทำงานแบบครบวงจรที่สร้างมาเพื่อความเร็วและประสิทธิภาพ
ทำไมต้องจัดการกับระบบ SaaS ที่ซับซ้อนและยุ่งยาก เมื่อ ClickUp สามารถทำได้ทุกอย่าง?
สมัครใช้ ClickUp วันนี้และสัมผัสความแตกต่างด้วยตัวคุณเอง