เรามักจะใช้เวลาไปกับการไล่ตามรายละเอียดของโครงการมากมาย เพียงเพื่อจะพบว่าเราสามารถทำได้ดีกว่านี้
แทนที่จะต้องมานั่งตรวจสอบชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างละเอียดถี่ถ้วนด้วยตนเอง เราสามารถทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติและหลีกเลี่ยงการทำงานล่วงเวลาในแผนงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพใหม่ในช่วงสุดสัปดาห์ได้ ตัวอย่างเช่น
หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการเช่นเดียวกับฉัน คุณอาจสามารถแบ่งปันตัวอย่างเช่นนี้ได้หลายสิบกรณี
นี่คือเหตุผลที่เราต้องการแดชบอร์ดการจัดการโครงการที่ทำงานเหมือนห้องนักบินดิจิทัล ให้เราเห็นภาพที่ชัดเจนทุกแง่มุมของรายละเอียดในทุกโครงการ
ในบล็อกนี้ ฉันจะมาแบ่งปันว่าแดชบอร์ดการจัดการโครงการสามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานได้อย่างไร ตั้งแต่การปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ ไปจนถึงการระบุความเสี่ยงก่อนที่มันจะส่งผลกระทบต่อกำหนดเวลา ฉันจะแนะนำเครื่องมือและเทมเพลตแดชบอร์ดที่ฉันใช้เป็นประจำ ซึ่งช่วยให้ฉันเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจได้ทันเวลาที่ต้องการ
อะไรคือแดชบอร์ดการจัดการโครงการ?
แดชบอร์ดการจัดการโครงการเป็นเครื่องมือเชิงภาพที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมสามารถดูประสิทธิภาพของโครงการได้ในที่เดียว มันนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการผ่านแผนภูมิและตัวชี้วัด ทำให้ผู้ชมสามารถเข้าใจสถานะ ความคืบหน้า และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการได้อย่างรวดเร็ว
โครงการที่ประสบความสำเร็จมากมายในตลาดสมัยใหม่ในปัจจุบันมักมีความเชื่อมโยงซึ่งกันและกัน ซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์และความสำเร็จของโครงการเหล่านี้มีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด การเชื่อมโยงนี้อาจเกิดขึ้นภายในองค์กรเดียว ที่โครงการหลายโครงการต้องพึ่งพาทรัพยากรที่แบ่งปันกันผลงานที่ส่งมอบ หรือระยะเวลาที่กำหนด 🌐
การประสานงานข้ามเขตเวลาต่างๆ อาจทำให้เกิดความล่าช้าและชะลอการตัดสินใจได้ ความท้าทายเหล่านี้ส่งผลให้เกิดความเข้าใจผิด กำหนดเวลาที่พลาดไป และประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง
และด้วยซอฟต์แวร์แดชบอร์ดอย่างClickUp,Google Sheets หรือExcel คุณจะมีตัวเลือกการแสดงผลที่หลากหลายเพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการเฉพาะ!
นี่คือประโยชน์ของแดชบอร์ดโครงการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของโครงการ:
- การมองเห็นที่ดีขึ้น: แดชบอร์ดการจัดการโครงการมอบการมองเห็นแบบเรียลไทม์ในสถานะงานโดยรวม คุณสามารถระบุจุดติดขัดได้อย่างรวดเร็ว ตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และตรวจจับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่มันจะลุกลาม
- การสื่อสารที่ดีขึ้น: แดชบอร์ดช่วยให้การสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้น การอัปเดตสามารถเข้าถึงได้ทันที ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันของทีม
- การติดตามประสิทธิภาพ: ผ่านเครื่องมือการมองเห็นข้อมูล, แดชบอร์ดเหล่านี้สามารถติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ. คุณสามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานของทีม, งบประมาณของโครงการ, การจัดการเวลา, และอื่น ๆ ได้
- การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: ด้วยการให้มุมมองที่ครอบคลุมของข้อมูลโครงการ แดชบอร์ดมอบบริบทที่เหมาะสมให้กับผู้จัดการโครงการในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ซึ่งช่วยในการวางแผนโครงการและการจัดการความเสี่ยงที่ดีขึ้น
- เพิ่มประสิทธิภาพ: ความสามารถในการมองเห็นงาน, กำหนดเวลา, และการพึ่งพาอาศัยกันในที่เดียวช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น. แผงควบคุมการจัดการโครงการช่วยให้การจัดสรรงานง่ายขึ้นและป้องกันการใช้ทรัพยากรเกินความจำเป็น, ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ
ในฐานะที่เป็นมนุษย์ก่อนและเป็นผู้จัดการโครงการเป็นอันดับสอง ความเป็นเอกลักษณ์ของคุณคือทรัพย์สินที่สามารถนำไปสู่การจัดการโครงการที่มีนวัตกรรมและประสบความสำเร็จได้ รู้สึกมั่นใจที่จะสำรวจซอฟต์แวร์แดชบอร์ดการจัดการโครงการต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ทีมของคุณ และโครงการของคุณ! ⚡️
ประโยชน์ของการใช้แดชบอร์ดการจัดการโครงการ
บางทีข้อดีที่ใหญ่ที่สุดของแดชบอร์ดโครงการสำหรับฉันคือการมองเห็นความคืบหน้าของโครงการแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้ฉันติดตามตัวชี้วัดสำคัญ ระบุจุดติดขัด และจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมที่สุด แต่ยังมีข้อดีอื่นๆ อีกหลายอย่างที่ฉันได้พึ่งพา:
- ความชัดเจนเหมือนคริสตัล: แดชบอร์ดรวบรวมข้อมูลโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้สามารถมองเห็นภาพรวมของความคืบหน้า การจัดสรรทรัพยากร และกำหนดเวลาได้แบบเรียลไทม์ สำหรับฉันแล้ว นั่นหมายถึงการใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับงานล่าสุดที่มีผู้รับผิดชอบหลายคนและต้องการการอัปเดตสถานะจากทุกคน
- การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลในพริบตา: ด้วยเมตริกสำคัญทั้งหมดที่อยู่ในมือของคุณ คุณสามารถตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว ตรวจพบอุปสรรคตั้งแต่เนิ่นๆ ระบุพื้นที่ที่ต้องการทรัพยากรเพิ่มเติม และรักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง
- เพิ่มประสิทธิภาพ:แดชบอร์ดช่วยอัตโนมัติรายงานโครงการและกำจัดความจำเป็นในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาว่างมากขึ้นในการมุ่งเน้นสิ่งที่สำคัญที่สุด—การทำให้งานสำเร็จลุล่วง!
- การสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น: แดชบอร์ดการจัดการโครงการกลายเป็นศูนย์กลางการสื่อสารของคุณ ทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลและสอดคล้องกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถวิเคราะห์ความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย และสมาชิกในทีมสามารถแก้ไขปัญหาในขณะที่ทำงานร่วมกันเมื่อโครงการดำเนินไป หากไม่มีแดชบอร์ด ตัวอย่างเช่น เราคงไม่เคยรู้ว่าหนึ่งในหน่วยงานพันธมิตรของเราล่าช้าในการส่งเนื้อหาอย่างสม่ำเสมอเนื่องจากพนักงานลาออกบ่อย
- ความรับผิดชอบที่ดีขึ้น: ด้วยการมองเห็นที่ชัดเจนในประสิทธิภาพของบุคคลและทีม แดชบอร์ดช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมของความรับผิดชอบ กระตุ้นให้ทุกคนติดตามงานของตนอย่างใกล้ชิด
- การจัดสรรทรัพยากรที่ชาญฉลาดขึ้น: ดูว่าทรัพยากรของคุณถูกใช้ไปที่ไหนและระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาได้ แดชบอร์ดสถานะโครงการช่วยให้คุณปรับการจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ทุกคนทำงานในภารกิจที่มีผลกระทบมากที่สุด เช่นเดียวกับที่มันช่วยให้ทีมของฉันสามารถรับมือกับหน่วยงานพันธมิตรใหม่ได้อย่างทันเวลา
การใช้แดชบอร์ดช่วยให้ฉันไม่ต้องเดาสุ่ม เพิ่มประสิทธิภาพของทีม และทำให้โครงการของฉันประสบความสำเร็จอย่างสม่ำเสมอ และนั่นคือสิ่งที่มีค่ามาก!
วิธีสร้างแดชบอร์ดการจัดการโครงการ
สร้างแดชบอร์ดการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมกับฉันเพื่อให้โครงการของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและตัดสินใจสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
นี่คือรายละเอียดของกระบวนการที่ฉันปฏิบัติตาม:
1. กำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs)
การมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของแดชบอร์ดของคุณสามารถช่วยในการตัดสินใจเลือกประเภทของตัวชี้วัดที่ควรติดตามได้
ตัวอย่างเช่นแดชบอร์ดของทีมโครงการจะเน้นที่ อัตราการเสร็จสิ้นงาน การจัดสรรทรัพยากร และกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงแดชบอร์ดการดำเนินงานจะติดตามกระบวนการดำเนินงานและวิเคราะห์ประสิทธิภาพของกิจกรรมภายในบริษัทส่วนแดชบอร์ดของผู้บริหารจะเน้นที่เหตุการณ์สำคัญในโครงการและวิธีการที่สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมขององค์กร
เมื่อฉันรู้จักกลุ่มเป้าหมายของฉันแล้ว ฉันสามารถเริ่มระบุพื้นที่เฉพาะที่ต้องปรับปรุงในโครงการของฉันได้ ฉันมักจะพลาดกำหนดเวลาอยู่เสมอหรือไม่? ทีมของฉันกำลังประสบปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรหรือไม่? ค่าใช้จ่ายของโครงการเกินงบประมาณหรือไม่?
เมื่อฉันหาคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ได้แล้ว ฉันจะสามารถเลือกตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องเพื่อติดตามความก้าวหน้าได้
2. เลือกซอฟต์แวร์และเครื่องมือสำหรับแดชบอร์ด
เราได้รับการเลือกอย่างมากมายในแง่ของเครื่องมือแดชบอร์ด ตั้งแต่สเปรดชีตง่าย ๆ ไปจนถึงแผนภูมิความคืบหน้าที่ปรับแต่งได้สูง มีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือกตามสิ่งที่คุณต้องการติดตาม นี่คือตัวอย่างของตัวเลือกที่ได้รับความนิยม:
- สเปรดชีต: เครื่องมือเช่น Excel หรือ Google Sheets อาจเป็นประโยชน์สำหรับแดชบอร์ดพื้นฐาน แต่สามารถกลายเป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับโครงการที่ซับซ้อนที่มีการเปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกมากเกินไป
- ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ(PMS): เครื่องมือ PMS เช่น ClickUp มักมีแดชบอร์ดในตัวที่มีความสามารถสูงซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์และการอัปเดตแบบเรียลไทม์ พวกเขามักจะมาพร้อมกับวิดเจ็ตสำเร็จรูปและเครื่องมือรายงาน สำหรับการแสดงข้อมูลที่ง่ายดาย
- เครื่องมือธุรกิจอัจฉริยะ (BI): แม้ว่าจะยอดเยี่ยมสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนและการปรับแต่ง แต่เครื่องมือเช่น Tableau และ Microsoft Power BI มักมีเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงกว่าและอาจต้องการผู้เชี่ยวชาญในการใช้งาน
3. ออกแบบเพื่อความชัดเจน
รักษาให้แดชบอร์ดสะอาดและไม่รก ฉันหลีกเลี่ยงการยัดข้อมูลมากเกินไปลงบนแดชบอร์ด เพราะจะทำให้ผู้ชมรู้สึกสับสนและยากต่อการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
- ใช้ป้ายกำกับที่ชัดเจนและรูปแบบที่สม่ำเสมอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนภูมิและกราฟเข้าใจง่าย แม้แต่สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับโครงการ ใช้แบบอักษร สี และคำศัพท์อย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งแดชบอร์ด
- ใช้ประโยชน์จากองค์ประกอบภาพอย่างมีประสิทธิภาพ: แผนภูมิ กราฟ และภาพอื่นๆ สามารถช่วยสื่อสารข้อมูลที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ใช้ภาพหลากหลายรูปแบบเพื่อให้แดชบอร์ดน่าสนใจ แต่หลีกเลี่ยงการใช้ประเภทแผนภูมิที่แตกต่างกันมากเกินไป เนื่องจากอาจทำให้สับสนได้
- มุ่งเน้นที่ตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุด: อย่าพยายามติดตามทุกอย่าง ให้ระบุและมุ่งเน้นที่ตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดต่อความสำเร็จของโครงการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้สร้างแดชบอร์ดงานที่สามารถดำเนินการได้และให้ข้อมูลเชิงลึกในการตัดสินใจที่ดีขึ้น
4. ออกแบบเลย์เอาต์ของแดชบอร์ดและสร้างส่วนประกอบ
เมื่อคุณได้ระบุตัวชี้วัดหลักแล้ว ให้เลือกเครื่องมือเพื่อรวบรวมแดชบอร์ด. นี่คือองค์ประกอบที่พบบ่อยที่คุณสามารถนำมาใช้ได้:
- สถานะโครงการ: สถานะโดยรวมของโครงการ, เปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า, และเป้าหมายที่บรรลุแล้ว
- การจัดการงาน: ติดตามอัตราการเสร็จสิ้นงาน งานที่ล่าช้า และการกระจายงานในทีมสมาชิก
- การจัดการทรัพยากร: ตรวจสอบการจัดสรรทรัพยากรและระบุจุดที่อาจเกิดปัญหา
- การติดตามงบประมาณ: แสดงการใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณและระบุค่าใช้จ่ายที่อาจเกินงบประมาณ
- การสื่อสารในทีม: รวมพื้นที่สำหรับประกาศหรือการอัปเดตโครงการที่สำคัญ
5. รักษาและอัปเดตแดชบอร์ดอย่างสม่ำเสมอ
แดชบอร์ดควรเป็นเอกสารที่มีชีวิตซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงของโครงการ ฉันอัปเดตข้อมูลและปรับปรุงการแสดงผลอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่แสดงนั้นสะท้อนความคืบหน้าของโครงการในปัจจุบันอย่างถูกต้อง
ความถี่ในการอัปเดตแดชบอร์ดของฉันขึ้นอยู่กับลักษณะของโครงการและอัตราการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล สำหรับโครงการที่มีจังหวะรวดเร็วและมีเส้นตายที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา เช่น โครงการประเภทใหม่ที่คุณยังไม่เคยทำมาก่อน การอัปเดตทุกวันอาจเป็นสิ่งจำเป็น การอัปเดตทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์อาจเพียงพอสำหรับโครงการที่เคลื่อนไหวช้าและสามารถคาดการณ์ได้หรือเป็นงานซ้ำๆ
กุญแจสำคัญคือการกำหนดตารางการอัปเดตเป็นประจำและยึดมั่นตามนั้น ซึ่งจะทำให้แดชบอร์ดของฉันยังคงเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ
ตัวอย่างแดชบอร์ดโครงการสำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน
คุณรู้สึกว่าการบริหารโครงการมักจะซับซ้อนเกินความจำเป็นหรือไม่? ผมรู้สึกเช่นนั้นอย่างแน่นอน งานและเป้าหมายต่าง ๆ ขยายไปทั่วหลายแผนก ต้องคอยติดตามผลในหลายแพลตฟอร์มอยู่ตลอดเวลา และการบริหารจัดการโครงการเชิงกลยุทธ์หลายโครงการพร้อมกันก็กลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว
ขอบคุณพระเจ้าสำหรับแดชบอร์ด! ใช่แล้ว พวกมันอาจมีประโยชน์สำหรับการติดตามโครงการเดียว แต่พวกมันจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการจัดการพอร์ตโฟลิโอของโครงการที่เชื่อมโยงกัน
สำหรับฉัน โครงการที่ท้าทายที่สุดคือโครงการขนาดใหญ่ที่ต้องทำงานข้ามสายงาน เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ มีหลายส่วนที่ต้องจัดการมากมาย และฉันดีใจที่ได้ใช้ ClickUp เพื่อจัดการกับสิ่งเหล่านี้
นี่คือตัวอย่างที่ฉันชื่นชอบจากClickUp Dashboardsและวิธีที่ทีมของฉันและฉันใช้มัน ฉันหวังว่ามันจะให้ไอเดียที่เป็นประโยชน์สำหรับการสร้างของคุณเอง
1. แดชบอร์ดประสิทธิภาพส่วนบุคคล
เช่นเดียวกับผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ ฉันชอบเริ่มต้นวันด้วยการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการในตอนเช้า! และสิ่งนี้เป็นไปได้ด้วยมุมมองแดชบอร์ดของ ClickUp
ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ฉันสามารถเปลี่ยนสิ่งที่ฉันกำลังทำงานอยู่ให้กลายเป็นแผนภูมิและกราฟที่ชัดเจนได้
หากต้องการทำสิ่งนี้ด้วยตนเองให้ลงทะเบียนกับ ClickUpหรือเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณหากคุณเคยใช้งานมาก่อนแล้ว จากนั้นเพิ่ม 'มุมมองแดชบอร์ด' ใหม่และเลือกเทมเพลตที่ต้องการ มุมมองนี้จะดึงข้อมูลจากงานและฟิลด์ต่างๆ โดยอัตโนมัติ เพื่อสร้างแดชบอร์ดส่วนตัวที่แสดงภาพรวมงานของคุณ
การเพิ่มแดชบอร์ดประสิทธิภาพส่วนบุคคลเป็นมุมมองช่วยให้ฉันสามารถประเมินและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฉันได้ มันช่วยให้ฉันจัดลำดับความสำคัญของงาน ติดตามความก้าวหน้า และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ
นี่คือศูนย์บัญชาการของฉันสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ
2. แดชบอร์ดภาระงานของทีม
ฉันใช้แดชบอร์ดปริมาณงานของทีมใน ClickUp เพื่อดูว่าทีมของฉันกำลังทำงานอะไรอยู่ตลอดทั้งสัปดาห์และติดตามความคืบหน้าของแต่ละงานที่ได้รับมอบหมาย
ฉันสามารถกำหนดและติดตามขีดความสามารถในการทำงานของสมาชิกแต่ละคนในทีมได้ สิ่งนี้ช่วยให้ฉันเห็นได้ง่ายว่าใครมีงานน้อยหรือมากเกินไป ซึ่งดีสำหรับพวกเขาด้วย—พวกเขาสามารถใช้มันเพื่อหลีกเลี่ยงการรับงานมากเกินไปและหมดไฟได้ ในทำนองเดียวกัน หากพวกเขามีเวลาว่าง พวกเขาก็สามารถรับงานเพิ่มเติมเพื่อทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้เร็วขึ้นหรือช่วยเหลือเพื่อนร่วมทีมคนอื่นได้
มันช่วยปรับปรุงความโปร่งใส—ฉันสามารถเพิ่มประมาณเวลาและความสำคัญให้กับงานของทีมได้ ทำให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรก่อน ฉันยังใช้มันเพื่อกำหนดว่างานใดอาจต้องการทรัพยากรเพิ่มเติมจากทีม และสามารถเพิ่มผู้รับผิดชอบได้อย่างง่ายดาย
📮ClickUp Insight:92% ของพนักงานใช้วิธีการที่ไม่สอดคล้องกันในการติดตามรายการที่ต้องดำเนินการ ซึ่งส่งผลให้เกิดการตัดสินใจที่พลาดและการดำเนินการล่าช้า
ไม่ว่าคุณจะส่งบันทึกติดตามผลหรือใช้สเปรดชีต กระบวนการมักจะกระจัดกระจายและไม่มีประสิทธิภาพ โซลูชันการจัดการงานของ ClickUp ช่วยให้การแปลงบทสนทนาเป็นงานเป็นไปอย่างราบรื่น—เพื่อให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน
3. แดชบอร์ดติดตามเวลา
แดชบอร์ดการติดตามเวลาช่วยให้ฉันมองเห็นและวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไปกับแต่ละโครงการมากมายของฉันได้—ทั้งสำหรับตัวฉันเองและทีมของฉัน ด้วยการสังเกตเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับโครงการ เปอร์เซ็นต์ความเสร็จสมบูรณ์ และความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายหลัก ฉันสามารถติดตามสถานะโดยรวมของโครงการได้อย่างรวดเร็ว
แดชบอร์ดนี้มีแอปพลิเคชันที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่ง มันช่วยให้ฉันติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้สำหรับพนักงานพาร์ทไทม์หรือฟรีแลนซ์ ฉันสามารถทำได้โดยการทำเครื่องหมายเวลาที่ระบุว่าเป็นเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และใช้ข้อมูลที่รวบรวมไว้เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องในตอนสิ้นเดือน
ฉันยังใช้ข้อมูลการติดตามเวลาในอดีตเพื่อช่วยให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการวางแผนโครงการในอนาคต, การจัดสรรทรัพยากร, และการจัดทำงบประมาณ
4. แดชบอร์ดการสปรินต์ซอฟต์แวร์
คุณไม่สามารถบริหารโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้หากไม่มีแดชบอร์ด Sprint ที่ครอบคลุม เชื่อฉันเถอะ ฉันเคยลองมาแล้ว (และต้องทนทุกข์โดยไม่จำเป็น!)
ClickUp ช่วยให้คุณจัดการปริมาณงานของทีมด้วยระบบคะแนนที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ รวบรวมคะแนนจากงานย่อย แยกตามผู้รับผิดชอบ และจัดเรียงได้อย่างง่ายดายเพื่อติดตามความคืบหน้าของสปรินต์ได้ในพริบตา
ใช้แดชบอร์ด Agileใน ClickUp เพื่อกำหนดวันที่สปรินต์, มอบหมายคะแนน, และทำเครื่องหมายความสำคัญเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรและเมื่อไหร่ อัตโนมัติการย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังสปรินต์ถัดไปของคุณ และซิงค์ความคืบหน้าการพัฒนาของทีมคุณกับ GitHub, GitLab, หรือ Bitbucket
แดชบอร์ดนี้รวบรวมตัวเลขที่สำคัญทั้งหมด—ความเร็วในการทำงาน, การเผาผลาญ, การเผาผลาญลง, ระยะเวลาเตรียมงาน, ระยะเวลาทำงาน, และอื่น ๆ—ไว้ในแผนภูมิที่ชัดเจนเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
ฉันยังชื่นชอบการใช้ClickUp Sprintsในการวางแผน ติดตาม และปรับปรุงการดำเนินงานของเราให้ประสบความสำเร็จ พร้อมทั้งสร้างทีมที่มีความยืดหยุ่นและมุ่งเน้นผลลัพธ์ในกระบวนการนี้ด้วย
5. แดชบอร์ดแคมเปญการตลาด
แดชบอร์ดแคมเปญการตลาดช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าและการแปลงของโครงการการตลาดที่มีความสำคัญในมุมมองเดียว. พวกมันช่วยให้คุณสามารถวัดการเข้าถึงและการมีส่วนร่วมของเนื้อหาที่คุณโพสต์ออนไลน์, จำนวน MQL (Marketing Qualified Leads) ที่คุณสร้างขึ้น, และประสิทธิภาพในการแปลงเหล่านั้นเป็นยอดขาย.
คุณสามารถเชื่อมโยงงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับแผนงานและแผนการเข้าสู่ตลาดของคุณได้อย่างง่ายดาย
6. แดชบอร์ดภาพรวมการขาย
หากคุณกำลังมองหาวิธีในการแสดงภาพยอดขายตามผลิตภัณฑ์/บริการและหมวดหมู่ลูกค้า ฉันไม่สามารถแนะนำอะไรที่ดีไปกว่าแดชบอร์ดภาพรวมการขายของ ClickUp ได้อีกแล้ว
แต่นี่ไม่ใช่ทั้งหมดที่คุณสามารถติดตามได้ แยกแยะรายได้เป็นยอดรวมและยอดสุทธิเพื่อวัดความสามารถในการทำกำไรได้อย่างแม่นยำและคำนวณภาระภาษีของคุณ ตรวจสอบรายได้ตามช่วงเวลา—รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี เพื่อคาดการณ์ช่วงขาลงและขาขึ้นและปรับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม เปรียบเทียบเป้าหมายกับตัวเลขจริงและวางกลยุทธ์เพื่อปรับปรุง
คุณยังสามารถใช้ข้อมูลนี้เป็นพื้นฐานในการเฉลิมฉลองได้ เช่นเดียวกับที่เราทำ และมอบรางวัลให้กับตัวแทนขายที่มีผลงานดีเด่นทั่วทั้งทีมขายของคุณ
ส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถเชื่อมต่อแดชบอร์ดกับความสามารถของ AI ของ ClickUp Brain เพื่อดึงข้อมูลเชิงลึกในการคาดการณ์แนวโน้มและระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
7. แดชบอร์ดพอร์ทัลลูกค้า
แดชบอร์ดไม่ได้เพียงแค่เพิ่มพลังให้กับเราเท่านั้น แต่ยังเพิ่มพลังให้กับลูกค้าของเราด้วย เชิญลูกค้าใด ๆ เข้าสู่ ClickUp Workspace ของคุณในฐานะแขกและแชร์พอร์ทัลลูกค้าเพื่อให้การอัปเดตโครงการแบบเรียลไทม์และทำงานร่วมกันได้ในที่เดียว ติดตามโครงการและงานต่าง ๆ ดูปริมาณงานข้ามทีมโครงการ และแชทกับพวกเขาแบบเรียลไทม์
ดูว่าใบแจ้งหนี้ถูกติดตามอย่างไรตลอดเวลา ใครกำลังปิดดีล และประเมินประสิทธิภาพโดยรวมของทีมของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุจุดติดขัดได้ด้วยแผนภูมิ Cumulative Flow, Burnup, Burndown และVelocity
8. แดชบอร์ดการแสดงผลภาพ CRM
ต้องการติดตามประสิทธิภาพการตอบสนองต่อเหตุการณ์และความเสี่ยงของลูกค้าหรือไม่? เราทำแล้ว
ดังนั้น เราจึงใช้แดชบอร์ด CRM ใน ClickUp ซึ่งช่วยให้เราเห็นกลุ่มลูกค้าที่มีความเสี่ยงสูงที่สุด สรุปสาเหตุที่อาจทำให้ลูกค้าเลิกใช้บริการ และคาดการณ์รายได้ในแต่ละภูมิภาคและทีม
พิจารณาติดตามข้อมูลเชิงวัดผลอย่างเคร่งครัดที่บ่งชี้ถึงสุขภาพของลูกค้าและความเสี่ยงที่อาจเกิดการยกเลิกการใช้บริการ ตัวอย่างเช่น คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า, เวลาการแก้ไขปัญหาผ่านตั๋วสนับสนุน, และระดับการมีส่วนร่วมของลูกค้า
ใช้ตัวอย่างแดชบอร์ดเหล่านี้จาก ClickUpเพื่อสร้างระบบการแสดงผลแบบกำหนดเองสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ. คุณยังสามารถได้แรงบันดาลใจจากทีม ClickUp และปรับปรุงแดชบอร์ดที่มีอยู่ของคุณได้!
ตอนนี้ มาดูเทมเพลตสำเร็จรูปบางตัวเพื่อช่วยตั้งค่าแดชบอร์ดของคุณโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด
เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการ
เทมเพลตแดชบอร์ดเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการสร้างแดชบอร์ดที่ให้ข้อมูลและดึงดูดสายตาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ พวกมันมอบฐานที่มั่นคงสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาและสกัดข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้จากการวิเคราะห์ของคุณ
นี่คือเทมเพลตแดชบอร์ดที่ฉันได้ลองและทดสอบมาแล้วสำหรับคุณ:
1. แม่แบบแดชบอร์ดการจัดการโครงการ ClickUp
เบื่อกับการจัดการรายละเอียดโครงการมากมายหรือไม่?
เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการของ ClickUpรวบรวมทุกสิ่งที่คุณต้องการไว้ในที่เดียว ดูทุกอย่างได้ทันที!
เทมเพลตแดชบอร์ดโครงการที่สร้างไว้ล่วงหน้านี้ให้มุมมองที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายของโครงการของคุณ รวมถึงกำหนดเวลา งาน และความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
รักษาความเป็นระเบียบ ประหยัดเวลา. เทมเพลตนี้มีคุณสมบัติที่ทรงพลัง:
- ติดตามความคืบหน้าของงานด้วยสถานะที่กำหนดเอง เช่น "เสร็จสิ้น" "กำลังดำเนินการ" และอื่นๆ
- ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองแปดฟิลด์เพื่อเก็บข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการ เช่น งบประมาณและระยะ
- มุมมองหลายแบบช่วยให้เข้าถึงและสลับระหว่างการตั้งค่า ClickUp เจ็ดแบบได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย รวมถึงคู่มือเริ่มต้นใช้งานและมุมมองประสิทธิภาพของทีม
- เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโครงการของคุณด้วยการติดตามเวลา, แท็ก, การแจ้งเตือนการพึ่งพา, และการสื่อสารทางอีเมลที่ติดตั้งไว้
หยุดการจัดการแบบจู้จี้; เริ่มการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพ. เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณรักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องด้วยการจัดระเบียบอย่างง่ายดายและข้อมูลที่ชัดเจนเหมือนแก้ว.
2. แม่แบบแดชบอร์ดโครงการธุรกิจ Tableau
เทมเพลตแดชบอร์ดธุรกิจนี้สามารถติดตามตัวชี้วัดที่หลากหลายได้ตามเป้าหมายเฉพาะและแผนกต่างๆ ของธุรกิจคุณ
ติดตามและวิเคราะห์:
- รายได้รวมที่เกิดจากโครงการ แบ่งตามผลิตภัณฑ์ บริการ ภูมิภาค ปริมาณที่ขาย หรือกลุ่มลูกค้า
- การใช้จ่ายตามการจัดสรรงบประมาณ, อัตรากำไรขั้นต้น, กำไรสุทธิ, และอัตราส่วนความสามารถในการทำกำไรที่สำคัญ
- กระแสเงินสดเข้าและออกเพื่อติดตามสุขภาพทางการเงินและความเป็นไปได้ของโครงการของคุณ
3. แม่แบบแดชบอร์ดรายงานโครงการ Tableau
เทมเพลตแดชบอร์ดการจัดการโครงการนี้เป็นศูนย์รวมสำหรับการติดตามโครงการและการวิเคราะห์ข้อมูลสุขภาพโดยรวมของโครงการ
เทมเพลตนี้ช่วยลดความจำเป็นที่ผู้จัดการโครงการต้องค้นหาข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วไป โดยนำเสนอข้อมูลโครงการที่จำเป็นในรูปแบบที่ดึงดูดสายตา ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถตรวจสอบสถานะโครงการได้อย่างรวดเร็ว
ตัวชี้วัดทั่วไปที่คุณสามารถติดตามได้ด้วยเทมเพลตนี้:
- อัตราการเสร็จสิ้นงาน: แสดงร้อยละของงานที่เสร็จสิ้นเมื่อเทียบกับงานที่เหลืออยู่
- กำหนดการโครงการ: ติดตามความคืบหน้าไปสู่กำหนดเวลาและเน้นย้ำความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น
- การจัดสรรทรัพยากร: แสดงให้เห็นว่าสมาชิกในทีมได้รับการมอบหมายงานอย่างไร และระบุจุดที่อาจเกิดปัญหาคอขวด
- งบประมาณเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง: เปรียบเทียบการใช้จ่ายที่วางแผนไว้กับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงเพื่อติดตามสถานะทางการเงิน
- การจัดการความเสี่ยง: ติดตามความเสี่ยงที่ระบุและแผนการบรรเทา
เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดที่สำคัญหลายประการได้ โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่จัดการโครงการหลายโครงการพร้อมกัน
4. แม่แบบแดชบอร์ดสถานะโครงการค่าใช้จ่ายใน Excel
ตัวติดตามค่าใช้จ่ายใน Excel ฟรีนี้ทำให้การจัดการเงินของคุณเป็นเรื่องง่าย ไม่มีการค้นหาใบเสร็จหรือสงสัยว่าเงินงบประมาณโครงการของคุณถูกใช้ไปที่ไหนอีกต่อไป เมื่อคุณต้องการเครื่องมือเฉพาะสำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายในสำนักงานที่เล็กแต่สำคัญ นี่คือเทมเพลตที่คุณควรเลือกใช้:
- ติดตามการใช้จ่ายทั้งหมดของคุณด้วยการออกแบบที่สะอาดและทันสมัย
- จัดระเบียบค่าใช้จ่ายตามหมวดหมู่ เช่น ค่าขนส่ง ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น
- ปรับแต่งให้เป็นของคุณเอง! เทมเพลตนี้สามารถปรับแต่งได้ 100%
- เปลี่ยนข้อความ เพิ่มความโดดเด่นด้วยรูปภาพ หรือปรับสีให้เข้ากับสไตล์ของคุณ
- เข้าถึงคลังภาพ รูปภาพกราฟิก และแบบอักษรมากมายเพื่อปรับแต่งตัวติดตามของคุณและเพิ่มบริบท
- แบ่งปันงบประมาณของคุณกับทีมของคุณ, ผู้นำของคุณ, หรือที่ปรึกษาทางการเงินเพื่อให้คุณรับผิดชอบและมั่นใจในความโปร่งใสของค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
เคล็ดลับ: แม่แบบที่พร้อมใช้งานจะเป็นประโยชน์เมื่อคุณกำลังขยายธุรกิจและไม่มีเวลาสร้างแดชบอร์ดแต่ละอันขึ้นมาเอง อย่างไรก็ตาม คุณต้องใส่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อติดตามความก้าวหน้าและใช้ประโยชน์จากแดชบอร์ดได้อย่างเต็มที่
องค์ประกอบทั่วไปที่ควรรวมไว้ในแดชบอร์ดรายงานโครงการของคุณ
มาสำรวจองค์ประกอบสำคัญที่จะยกระดับแดชบอร์ดของคุณจากการเป็นเพียงแหล่งข้อมูลดิบไปสู่ศูนย์กลางข้อมูลที่ทรงพลัง:
- มุ่งเน้นที่ KPI ที่เกี่ยวข้อง: อย่าหลงทางในทะเลของข้อมูล! ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) คือเรือชูชีพของคุณ ให้ข้อมูลเชิงปริมาณที่เชื่อมโยงโดยตรงกับเป้าหมายของคุณ เลือก KPI ที่บอกเล่าเรื่องราวที่ชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ
- การสำรวจแบบโต้ตอบด้วยตัวกรอง: เสริมพลังให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถเจาะลึกข้อมูลได้มากยิ่งขึ้น ตัวกรองแบบโต้ตอบช่วยให้ผู้ใช้สามารถคัดกรองและวิเคราะห์ข้อมูลตามเกณฑ์ที่ต้องการได้อย่างยืดหยุ่น ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้และเปิดเผยข้อมูลเชิงลึกที่ซ่อนอยู่
- การเล่าเรื่องด้วยภาพผ่านแผนภูมิ: หนึ่งภาพแทนคำพูดนับพัน! แผนภูมิและกราฟเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย เลือกประเภทแผนภูมิที่เหมาะสมกับข้อมูลของคุณเพื่อเล่าเรื่องราวที่น่าสนใจผ่านภาพ
- แนวโน้มตามเวลาพร้อมตัวเลือกวันที่: ให้ผู้ใช้สำรวจแนวโน้มตามช่วงเวลา วันที่ที่เลือกได้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกช่วงเวลาเฉพาะได้ ทำให้พวกเขาสามารถวิเคราะห์ข้อมูลในอดีตและเปรียบเทียบกับประสิทธิภาพปัจจุบันได้
- ตัวกรองระดับโลกสำหรับการดูภาพรวม: เสนอแง่มุมที่แตกต่างกัน ตัวกรองระดับโลกช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูข้อมูลข้ามหมวดหมู่หรือแผนกต่างๆ ได้
- กราฟิกที่เพิ่มความชัดเจน: ภาพประกอบไม่ได้มีแค่แผนภูมิเท่านั้น ใช้กราฟิกที่วางไว้อย่างเหมาะสม เช่น ไอคอนหรือภาพประกอบ เพื่อเพิ่มความชัดเจนและนำทางผู้ใช้ผ่านข้อมูลที่นำเสนอ
เรียบร้อยแล้ว! คุณพร้อมที่จะสร้างแดชบอร์ดของคุณเองด้วยเทมเพลตหรือในซอฟต์แวร์แดชบอร์ดเฉพาะได้แล้ว
ตั้งค่าแดชบอร์ดโครงการของคุณด้วย ClickUp
สำหรับฉัน ความงดงามของแดชบอร์ดอยู่ที่ความหลากหลายในการใช้งาน ตั้งแต่การติดตามผลการขายและความพึงพอใจของลูกค้าในด้านการตลาด ไปจนถึงการตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการและการจัดสรรทรัพยากรในด้านการจัดการโครงการ คุณสามารถปรับแต่งแดชบอร์ดให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของทีมใดก็ได้
ในฐานะคนที่ใช้ชีวิตอยู่กับแดชบอร์ด ฉันสามารถยืนยันถึงจุดแข็งของ ClickUp ในการสร้างแดชบอร์ดได้อย่างถูกต้องด้วยคลังแดชบอร์ดที่กว้างขวางซึ่งสามารถสร้างและปรับแต่งได้ตามต้องการ ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ที่จัดการงานส่วนตัวหรือผู้จัดการโครงการในองค์กรที่ดูแลโครงการซับซ้อนหลายโครงการ ClickUp มีแดชบอร์ดสำหรับทุกวัตถุประสงค์
ลงทะเบียนกับ ClickUpวันนี้และให้แดชบอร์ดเป็นพันธมิตรของคุณ!