วิธีการติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณกำลังยุ่งอยู่กับการจัดการโครงการหลายอย่าง สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือความเครียดเพิ่มเติมจากการล่าช้าในกำหนดการของคุณ

อุปสรรคเช่นการจัดสรรทรัพยากรไม่เหมาะสม, การขยายขอบเขตงาน, และการขัดจังหวะที่ไม่คาดคิดอื่น ๆ สามารถทำให้โครงการของคุณล่าช้าได้, บางครั้งอาจไม่มีกำหนดสิ้นสุด.

นี่คือเหตุผลที่คุณต้องเรียนรู้วิธีการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

การติดตามความคืบหน้าของโครงการตลอดวงจรชีวิตช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลในทุกขั้นตอน และปรับกิจกรรมของโครงการให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและกลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ความท้าทายในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการหรือผู้นำทีม คุณอาจเคยเผชิญกับความท้าทายหลายประการในการติดตามโครงการและบันทึกสถานะของงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงการเสร็จสิ้นโครงการอย่างประสบความสำเร็จ หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่เราได้สังเกตเห็น ได้แก่:

10 วิธีติดตามความคืบหน้าของโครงการ

หากคุณต้องการติดตามและวัดความคืบหน้าของโครงการ นี่คือ 10 ขั้นตอนที่คุณควรปฏิบัติตาม

1. กำหนดเป้าหมายและตัวชี้วัดที่ชัดเจน

นั่งคุยกับสมาชิกทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการอย่างละเอียด แบ่งเป้าหมายเหล่านี้ออกเป็นเป้าหมายหลักเพื่อให้ ทีมของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอะไรให้สำเร็จในแต่ละขั้นตอนของโครงการ

ในกระบวนการนี้ จุดสำคัญทำหน้าที่เป็นจุดตรวจสอบตลอดโครงการ ช่วยให้คุณสามารถวัดความคืบหน้าจริงของโครงการเทียบกับกำหนดการได้

ใช้ClickUp Goalsเพื่อกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถติดตามได้สำหรับโครงการของคุณ เพิ่มไทม์ไลน์และเป้าหมายสำหรับแต่ละเป้าหมายเพื่อให้คุณทราบอย่างชัดเจนว่าโครงการของคุณกำลังดำเนินไปอย่างไร

2. มอบหมายความรับผิดชอบให้ชัดเจน

หากคุณไม่ต้องการให้สมาชิกในทีมใช้คำว่า 'ฉันไม่ทราบเรื่องนั้น' คุณจำเป็นต้อง กำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับทุกงานในรายการสิ่งที่ต้องทำของโครงการของคุณ

เริ่มต้นด้วยการแบ่งโครงการของคุณออกเป็นขั้นตอนต่าง ๆ เพิ่มงานแต่ละงานภายใต้แต่ละขั้นตอน และตรวจสอบร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนสรุปรายการงานของคุณ

3. รักษาเอกสารอย่างละเอียด

หากคุณเคยใช้เวลาในการเตรียมและปรับปรุงเอกสารการจัดการโครงการ เช่น แผนโครงการ บันทึกการเปลี่ยนแปลง รายการความเสี่ยงและรายงานสถานะโครงการคุณจะทราบดีว่าข้อมูลเหล่านี้มักกระจัดกระจายอยู่ในอีเมล โน้ต แชท และสเปรดชีตที่ไม่มีที่สิ้นสุด

เมื่อเอกสารสำคัญไม่ได้ถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียวที่สามารถแชร์ได้ การเข้าถึงเอกสารเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยากและใช้เวลานาน คุณอาจต้องขอการเข้าถึงจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายคน และค้นหาผ่านเครื่องมือต่าง ๆ (เช่น Word, PowerPoint, MS Teams, Google Docs, เป็นต้น) และคุณอาจยังไม่สามารถหาเวอร์ชันล่าสุดของเอกสารเหล่านี้ได้

หากเราบอกคุณว่าคุณสามารถ รวมเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลกลาง ได้โดยใช้ClickUp Docs ได้หรือไม่?

ใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่มีอยู่ในตัวเพื่อช่วยจัดโครงสร้างเอกสารให้เป็นระเบียบ เพิ่มส่วนต่าง ๆ อัปโหลดรูปภาพ และฝังวิดีโอเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจได้ง่าย นอกจากนี้การตรวจจับการทำงานร่วมกันยังช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถแก้ไขเอกสารได้แบบเรียลไทม์ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะได้รับการอัปเดตอยู่เสมอ

คิดถึงเอกสารเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่ช่วยให้ทุกคนทำงานจากข้อมูลเดียวกัน ลดการมองข้ามและลดความล่าช้า

4. กำหนดการประชุมสถานะเป็นประจำ

การประชุมทีมเป็นประจำช่วยให้ทุกคนได้หารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของตน และให้การอัปเดตเกี่ยวกับสถานะของงานของตน. นี่คือวิธีให้สมาชิกทีมของคุณทราบว่าอะไรได้ทำไปแล้ว อะไรที่ยังค้างอยู่ และเวลาที่เหลืออยู่เท่าไร.

ในฐานะผู้จัดการ นี่คือช่วงเวลาที่คุณต้องสังเกตสัญญาณเตือนล่วงหน้า ก่อนที่ปัญหาจะลุกลามจนกลายเป็นอุปสรรคใหญ่ และป้องกันความล่าช้าของกำหนดการ การติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ทุกคนในทีม ประสานงานกันได้ดีขึ้น และส่งเสริมการแก้ไขปัญหาแบบมีส่วนร่วม

คุณสามารถจัดการประชุมสแตนด์อัพประจำวันซึ่งใช้เวลา 15-20 นาที โดยทุกคนจะแบ่งปันข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่ผิดพลาด และสิ่งที่พวกเขาวางแผนจะทำในวันนี้

ในทางกลับกัน การประชุมรายสัปดาห์ที่มีระยะเวลา 30-60 นาที จะประกอบด้วยการหารือเกี่ยวกับเป้าหมายระยะยาว, ความท้าทายของโครงการ, และรายงานสถานะ

5. ดำเนินการติดตามความคืบหน้าอย่างเหมาะสม

การติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยไม่ตัดสินใจว่าจะใช้วิธีการติดตามแบบใด ก็เหมือนกับการเดินทางโดยไม่มี GPS

หากคุณต้องการกรอบการทำงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการติดตามความคืบหน้าของโครงการให้ใช้เทมเพลต ClickUp Project Tracker

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

มันมอบโครงสร้างที่ครอบคลุมพร้อมมุมมองที่ปรับแต่งได้หลากหลายเพื่อช่วยให้คุณติดตามงานต่างๆ ในโครงการและมองเห็นไทม์ไลน์ได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณได้รับภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณและดูงานตามหมวดหมู่ ผู้รับผิดชอบ และวันที่ครบกำหนด

6. ใช้ระเบียบวิธีแบบ Agile

ผู้จัดการโครงการใช้วิธีการแบบ Agile เพื่อแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นรอบการทำงานขนาดเล็กที่เรียกว่าสปรินต์

แทนที่จะส่งมอบผลลัพธ์เมื่อสิ้นสุดโครงการ วิธีการแบบ Agile มุ่งเน้นการส่งมอบคุณค่าที่เพิ่มขึ้นทีละน้อยเมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟสของโครงการหรือสปรินท์ วงจรการส่งมอบที่สั้นลงทำให้การติดตามความคืบหน้าและการปรับเปลี่ยนตามเวลาที่เหมาะสมง่ายขึ้นมาก

สองในกรอบการทำงานแบบ Agile ที่ใช้กันมากที่สุดคือ Scrum และ Kanban

สครัม

งานถูกแบ่งออกเป็นช่วงเวลาที่จำกัด ซึ่งเป็นการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นประจำ แต่ละช่วงเวลาจะมีความยาวประมาณ 1-4 สัปดาห์ และต้องมีการดำเนินกิจกรรมที่กำหนดไว้ให้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลานี้

เทมเพลตการจัดการ Agile Scrum ของ ClickUp นำเสนอขั้นตอนการทำงานที่สามารถปรับแต่งได้เพื่อจัดการกระบวนการพัฒนา Agile Scrum ของคุณ คุณสามารถใช้สถานะที่กำหนดเองเพื่อสร้างขั้นตอนต่างๆ ของโครงการและเข้าใจความคืบหน้าของงานในแต่ละขั้นตอนเหล่านี้

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

คัมบัง

งานถูกแสดงภาพเป็นขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการทำงาน ขั้นตอนเหล่านี้อาจเป็น 'ต้องทำ', 'กำลังดำเนินการ', และ 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' จำกัดจำนวนงานในแต่ละขั้นตอนเพื่อรักษาความราบรื่นของกระบวนการทำงาน

ใช้แม่แบบ ClickUp Kanban เพื่อแสดงกระบวนการทำงานของโครงการของคุณ ฟิลด์ที่กำหนดเองช่วยให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่ภารกิจตามขั้นตอนและเพิ่มรายละเอียดเกี่ยวกับภารกิจเพื่อปรับปรุงการมองเห็นสิ่งที่เสร็จสิ้นและสิ่งที่ยังค้างอยู่

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

7. ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงภาพไทม์ไลน์

แผนภูมิแกนต์ใช้เพื่อ แสดงภาพการเริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการบนเส้นเวลา

เมื่อไทม์ไลน์ของโครงการของคุณมีหลายจุดสำคัญระหว่างทางเพื่อแสดงความคืบหน้าของโครงการพร้อมกับงาน ผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ และกำหนดเวลา แผนภูมิแกนต์จะช่วยให้เห็นภาพตารางเวลาของโครงการได้อย่างชัดเจน แสดงให้ทุกคนเห็นว่างานใดต้องเริ่มเมื่อใดและต้องเสร็จสิ้นเมื่อใด

8. ใช้การรายงานที่สอดคล้องกัน

สมาชิกในทีมอาจรวบรวมรายงานที่มีข้อมูลไม่สอดคล้องหรือไม่ถูกต้องบ่อยครั้ง ซึ่งอาจนำไปสู่การตัดสินใจที่ขาดข้อมูลที่ถูกต้องและทำให้ยากต่อการระบุปัญหาในกำหนดการส่งมอบโครงการ

หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดย:

วิธีแก้ไข? สร้างและใช้แบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับรายงานทั้งหมด. ให้ความรู้แก่สมาชิกทีมของคุณเกี่ยวกับความสำคัญของการรายงานมาตรฐานเพื่อการติดตามความคืบหน้าที่ดีขึ้น.

ตัวอย่างเช่นเทมเพลตรายงานความคืบหน้าโครงการของ ClickUpประกอบด้วยทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อแจ้งให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตนี้มีมุมมองหลากหลายให้เลือกเพื่อแสดงงานของคุณในรูปแบบที่แตกต่างกัน มุมมองแบบกำหนดเองช่วยให้คุณเพิ่มรายละเอียดสำคัญเพื่อจัดการและติดตามงานได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์เพื่อให้ได้รับการอัปเดตทันทีทุกครั้งที่มีการดำเนินการหรือเสร็จสิ้นงาน

9. จัดทำรายงานโครงการที่มีประสิทธิภาพ

รายงานที่ครอบคลุมสามารถให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับ รายงานนี้จะเน้นย้ำถึงวิธีการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ และให้ข้อมูลเกี่ยวกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่สำคัญของโครงการ ตัวชี้วัดเหล่านี้ใช้วัดประสิทธิภาพของโครงการและติดตามความรับผิดชอบของแต่ละสมาชิกในทีม

แดชบอร์ด ClickUp ช่วยให้คุณสามารถสร้างรายงานรายละเอียดเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ ดูข้อมูลเกี่ยวกับงานและกิจกรรมต่างๆ ได้ในที่เดียว และติดตามตัวชี้วัดสำคัญของโครงการ

แดชบอร์ดของ ClickUp สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ และคุณสามารถนำเสนอข้อมูลสำคัญได้อย่างสวยงามด้วยแผนภูมิ กราฟ หรือเครื่องมือการแสดงผลข้อมูลอื่นๆ เพิ่มปุ่มโต้ตอบ เช่น ปุ่มและเมนูดรอปดาวน์ เพื่อทำให้การกรองข้อมูลง่ายขึ้นและได้รับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

10. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

เมื่อคิดหาวิธีติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ทางเลือกที่ดีที่สุดของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เครื่องมือการจัดการโครงการให้แหล่งข้อมูลกลางเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด และมีคุณสมบัติต่าง ๆ ที่ช่วยปรับปรุงการร่วมมือ, ทำให้การปฏิบัติงานเป็นระบบอัตโนมัติ, ติดตามโครงการ, และจัดการงาน

ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ClickUpมีคุณสมบัติที่แข็งแกร่งหลายประการที่ช่วยให้การวางแผนและการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณง่ายขึ้น

เชลซี เบนเน็ตต์ ผู้จัดการฝ่ายสร้างการมีส่วนร่วมกับแบรนด์ที่Lulu Press กล่าวชื่นชมว่า ClickUp ได้ช่วยให้ทีมของพวกเขามีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างไร:

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทีมการตลาด และเราชอบที่มันช่วยให้เราเชื่อมต่อกับแผนกอื่น ๆ ได้ เราใช้ ClickUp ทุกวันจริง ๆ สำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง มันช่วยทีมสร้างสรรค์ของเราได้มาก และทำให้กระบวนการทำงานของพวกเขามีประสิทธิภาพดีขึ้นและดีขึ้น

นี่คือวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ ClickUp เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของโครงการ

ก้าวแรกสู่การติดตามความคืบหน้าโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

การติดตามโครงการอย่างมีประสิทธิภาพนั้นห่างไกลจากการควบคุมงานอย่างละเอียดยิบ มันเป็นการผสมผสานอย่างเป็นระบบของการสื่อสารที่ชัดเจน การจัดทำเอกสารอย่างละเอียด การทำงานที่มีประสิทธิภาพ และการรายงานที่มีประสิทธิผล

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณต้องนำแนวทางที่เหมาะสมมาใช้เพื่อรักษาภาพรวมที่ชัดเจนของความคืบหน้าของโครงการและสามารถระบุปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ตาม การเริ่มต้นจากศูนย์ไปสู่หนึ่งอย่างรวดเร็วอาจเป็นเรื่องท้าทายเมื่อต้องนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้กล่าวถึงข้างต้นไปใช้งาน แทนที่จะเร่งรีบ ให้ค่อยๆ ทำทีละขั้นตอน

ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนที่เป็นประโยชน์มากที่สุดคือการนำมาใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ยืดหยุ่นเช่น ClickUp ที่สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของทีมคุณได้ คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยการทดลองใช้คุณสมบัติพื้นฐานเช่น ClickUp's Dashboards, views, แบบ템เพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า, และงาน และค่อยๆ ขยับไปสู่คุณสมบัติที่ซับซ้อนมากขึ้นเมื่อคุณคุ้นเคยกับเครื่องมือนี้

ลงทะเบียนบน ClickUp วันนี้และค้นพบวิธีที่ฟังก์ชันการทำงานอันทรงพลังของแพลตฟอร์มนี้ทำให้การติดตามความก้าวหน้าเป็นเรื่องง่าย