{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "รายงานสถานะโครงการคืออะไร?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "เทมเพลตรายงานสถานะการจัดการโครงการช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของทุกหมุดหมายและความคืบหน้าของโครงการเทียบกับแผนเดิม" } } ] }
ผู้จัดการโครงการทุกคนทราบดีว่ากุญแจสำคัญของการบริหารโครงการเริ่มต้นที่แผนโครงการของคุณ— แต่มันไม่ได้จบเพียงแค่นั้น
เมื่อคุณกำลังบริหารโครงการอยู่ การติดตามสถานการณ์อย่างใกล้ชิดเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากมีเพียงองค์ประกอบเดียวที่ไม่เป็นไปตามแผน ก็สามารถก่อให้เกิดผลกระทบเป็นลูกโซ่อย่างมหาศาลได้ คำถามคือ วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบสถานะของโครงการของคุณคืออะไร เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้องเสมอ?
กรอกแบบฟอร์มรายงานสถานะโครงการ
อะไรคือแบบรายงานสถานะโครงการ?
แม่แบบรายงานสถานะการจัดการโครงการช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของทุกเป้าหมายสำคัญและความคืบหน้าของโครงการเทียบกับแผนเดิมได้อย่างชัดเจน ช่วยให้คุณบริหารจัดการความเสี่ยงของโครงการได้แบบเรียลไทม์ แทนที่จะรับมือเมื่อสายเกินไป และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารทรัพยากรเพื่อยกระดับผลผลิตและลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แน่นอน หากคุณต้องการใช้เทคโนโลยีที่น้อยลงและโครงการของคุณมีขนาดเล็ก คุณสามารถสร้างโครงสร้างการแบ่งงานใน Excel ได้เสมอ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณเริ่มจัดการกับโครงการที่ใหญ่ขึ้นหรือมีองค์ประกอบเพิ่มเติม เช่นทีมข้ามสายงานตัวชี้วัดและเอกสารโครงการของคุณจะมีความซับซ้อนมากขึ้น
เมื่อเป็นเช่นนั้น เครื่องมืออย่างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและเทมเพลตรายงานสถานะโครงการสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและพลังงาน พร้อมทั้งทำให้การควบคุมโครงการที่สำคัญของคุณ —ระยะเวลาของโครงการและงบประมาณของโครงการ — อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง 🙌
อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบรายงานสถานะโครงการดี?
แบบฟอร์มรายงานสถานะโครงการมักจะมีคุณสมบัติหลักหลายประการรวมกันไว้. ในการเลือกแบบฟอร์มการจัดการโครงการที่เหมาะสม คุณต้องเข้าใจถึงฟังก์ชันการทำงานที่คุณต้องการ และงบประมาณของคุณ.
ขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณและประเภทของการรายงานที่คุณต้องการนำเสนอ แม่แบบรายงานสถานะโครงการที่ดีสามารถรวมเอาสิ่งต่อไปนี้ได้:
- แสดงข้อมูลโครงการที่สำคัญ เช่น ชื่อโครงการและชื่อของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการภายในโครงสร้างการจัดการโครงการ
- ปรับปรุงมุมมองของคุณเกี่ยวกับความคืบหน้าตามเป้าหมายและผลลัพธ์ของโครงการให้ชัดเจน
- ให้ผู้จัดการโครงการเห็นภาพที่ชัดเจนว่าคุณและทีมอยู่ในเส้นทางเดียวกันและล่าช้ากว่ากำหนดการตรงจุดใดบ้าง
- ติดตามค่าใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณเพื่อช่วยคุณบริหารสุขภาพของโครงการ
- ช่วยคุณติดตามและตรวจสอบการขยายขอบเขตของโครงการร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก
- ช่วยคุณบันทึกและจัดการคำขอเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในระหว่างความคืบหน้าของโครงการ
- ให้ผู้จัดการโครงการสามารถเน้นย้ำความสำเร็จที่สำคัญในช่วงระยะเวลาที่รายงานอยู่ภายใต้การตรวจสอบ
- ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถระบุความเสี่ยงและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้โครงการล้มเหลวได้อย่างง่ายดาย
- อนุญาตให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทั้งหมด เช่น ลูกค้าและผู้สนับสนุนโครงการ สามารถรักษาการกำกับดูแลโครงการได้
- ให้สมาชิกในทีม ผู้จัดการโครงการ และตัวคุณเองได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับรายการดำเนินการที่เสร็จสิ้นแล้วและงานที่กำลังจะเกิดขึ้น ทำให้การบริหารทีมง่ายขึ้นมาก
- ทำให้การนำเสนอสถานะโดยรวมแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเรื่องง่าย โดยให้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการในรูปแบบที่มีโครงสร้างและเข้าใจง่าย
โดยสรุป รายงานสถานะโครงการที่ดีจะช่วยประหยัดเวลาของคุณ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งาน ที่แท้จริง ของคุณ: การบริหารโครงการของคุณ 🛠️
11 แบบฟอร์มรายงานสถานะโครงการฟรีใน Excel & Docs
หากคุณมีงบประมาณเพียงพอ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ลงทุนในซอฟต์แวร์บริหารโครงการแบบเสียค่าใช้จ่ายที่มีฟังก์ชันรายงานในตัว
แต่มีเทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีมากมายที่สามารถหาได้ทางออนไลน์ เพียงแค่ต้องระบุเทมเพลตรายงานความคืบหน้าที่จะเหมาะสมที่สุดกับความต้องการของคุณ
เพื่อช่วยคุณตัดสินใจ ให้คุณพิจารณาถึงกรอบเวลาที่คุณต้องการวัด และปริมาณรายละเอียดที่คุณต้องการจะแสดงสำหรับกรอบเวลานั้น ๆ ซึ่งจะขึ้นอยู่กับว่าคุณติดตามความคืบหน้าของโครงการในแต่ละด้านอย่างใกล้ชิดเพียงใด และข้อมูลใดที่คุณต้องการเพื่อให้สามารถระบุสัญญาณเตือนภัยได้
โดยทั่วไปแล้ว ยิ่งคุณสามารถตรวจพบปัญหาและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้เร็วเท่าไร ก็ยิ่งจัดการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ ควรคำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายในวงกว้างของคุณด้วย
ใครอื่นที่จะอ่านรายงานสถานะโครงการนี้ และพวกเขาอาจสนใจอะไร? ตัวอย่างเช่น ผู้ชมระดับผู้บริหารจะมองหาเพียงภาพรวมเท่านั้น ซึ่งน่าจะเน้นไปที่ว่าโครงการของคุณอยู่ในกำหนดเวลาและอยู่ในงบประมาณหรือไม่
ในขณะที่สมาชิกในทีมที่ทำงานโดยตรงกับโครงการสนใจในสิ่งที่ได้ทำเสร็จแล้วและสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นต่อไป เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะต้องมุ่งเน้นอะไรในสัปดาห์หน้าหรือเดือนหน้า เมื่อคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้แล้ว มาสำรวจคุณสมบัติของเทมเพลตฟรีที่ดีที่สุดที่มีอยู่ เพื่อให้คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมกับคุณ 🤩
1. แม่แบบรายงานสถานะโครงการ ClickUp
เมื่อผู้บริหารที่ยุ่งและผู้ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่คุณรายงานให้ทราบต้องการเห็นสรุปผู้บริหารของโครงการต่าง ๆ ที่คุณดูแลอยู่รายงานสถานะโครงการสำหรับผู้บริหารของ ClickUpคือคำตอบของคุณ
คุณสามารถเลือกฟอร์แมตที่คุณต้องการได้จาก 7 รูปแบบการดูเพื่อให้ตัวอย่างเช่นการอัปเดตสถานะโครงการโดยรวมที่มีการเข้ารหัสสีแดง, เหลือง, และเขียวซึ่งเน้นไปที่งบประมาณ, ระยะเวลา, และคุณภาพ หรือคุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณเพื่อแสดงความคืบหน้าสำหรับแต่ละงานย่อยหรือตามแผนกต่างๆในแง่มุมของโครงการ
รูปแบบรายการยังช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งด้วย 11 ฟิลด์ที่กำหนดเอง เช่น ขอบเขต, สุขภาพงบประมาณ, และการให้คะแนนโครงการ ทำให้คุณสามารถแสดงข้อมูลที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและทีมผู้บริหารได้
2. แม่แบบรายงานสถานะโครงการธุรกิจรายเดือนของ ClickUp
บางครั้ง แทนที่จะดูสรุปสถานะปัจจุบันของโครงการทั้งหมด คุณอาจต้องการเจาะลึกลงไปยังสมาชิกทีมโครงการเฉพาะบุคคล สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อถึงเวลาต้องทบทวนขั้นตอนการทำงานหรือประสิทธิภาพของสมาชิกทีมโครงการก่อนการประเมินผลประจำปี
เทมเพลตรายงานสถานะธุรกิจรายเดือนโดย ClickUpเป็นเอกสาร Doc หนึ่งหน้าที่เน้นย้ำถึงงานที่บุคคลได้ดำเนินการเสร็จสิ้นในแต่ละเดือน รวมถึงงานที่กำลังจะเกิดขึ้นและความท้าทายที่อาจพบในการทำงานเหล่านั้นให้เสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังให้การอัปเดตอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับปัญหาเร่งด่วน เช่น การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานการส่งมอบงานในโครงการที่พลาดไป และปัญหาด้านความสามารถในการรองรับงานที่อาจส่งผลกระทบต่อสถานะของโครงการ
3. แม่แบบรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์แบบง่ายของ ClickUp
เทมเพลตรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์แบบง่ายของ ClickUpเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายสถานะเพื่อแสดงภาพรวมของโครงการของคุณ จากนั้นคุณสามารถกรอกภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับความคืบหน้าในสัปดาห์นั้น รวมถึงงานที่ เสร็จสิ้นแล้ว, กำลังดำเนินการ และ กำลังจะเกิดขึ้น ในสัปดาห์ถัดไป
เอกสารฉบับง่ายนี้เป็นวิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการอัปเดตข้อมูลให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ ทำให้พวกเขามีความสุขโดยไม่ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการเตรียมรายงานให้พวกเขา 🙌
4. แม่แบบรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์ของ ClickUp
แทนที่จะคิดค้นสิ่งใหม่ทุกครั้งรายงานสถานะประจำสัปดาห์ของ ClickUpจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณติดตามความคืบหน้าของโครงการด้วยเทมเพลตสถานะโครงการที่เป็นมาตรฐาน
รายงานแสดงรายละเอียดโครงการโดยรวม เช่น ชื่อโครงการ ผู้จัดการโครงการ และผู้สนับสนุนหลัก พร้อมทั้งให้พื้นที่สำหรับนำเสนอความสำเร็จสำคัญต่าง ๆ ของโครงการ จากนั้นจะเน้นไปที่กิจกรรมที่กำลังดำเนินการอยู่และกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นถัดไป รวมถึงระดับความสำคัญของงานและกำหนดส่งของแต่ละงาน
5. แม่แบบรายงานสถานะโครงการรายเดือนของ ClickUp
สำหรับภาพรวมความคืบหน้าของโครงการของคุณตลอดหนึ่งเดือนตัวเลือกที่ดีที่สุดคือเทมเพลตรายงานสถานะโครงการรายเดือนของ ClickUp เทมเพลตอัปเดตนี้จะเปรียบเทียบสถานะปัจจุบันของโครงการกับแผนโครงการเพื่อแสดงให้เห็นว่าโครงการของคุณอยู่ในเส้นทางที่ควรจะเป็นหรือไม่ โดยเน้นที่เดือนที่ผ่านมาและเดือนปัจจุบัน ช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและอัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดายในแต่ละเดือน
เอกสารที่ใช้งานง่ายนี้ใช้การเข้ารหัสสีเพื่อแสดงสถานะของแต่ละองค์ประกอบของโครงการ เช่น กำหนดเวลา งบประมาณ คุณภาพ และขอบเขตที่อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง และความเสี่ยงได้รับการจัดการอย่างดีหรือไม่ และหากความรับผิดชอบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณเป็นพิเศษ ยังมีพื้นที่สำหรับผู้ตรวจสอบรายงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการยืนยันว่าพวกเขาได้อ่านรายงานแล้วและเพิ่มข้อคิดเห็นใดๆ 👀
6. แม่แบบรายงานสถานะโครงการหลายโครงการของ ClickUp
เมื่อคุณมีหลายโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่,เทมเพลตรายงานสถานะหลายโครงการของ ClickUpจะให้ภาพรวมที่สะดวกและชัดเจนของพอร์ตโฟลิโอทั้งหมดของคุณ
รายงานฉบับนี้นำเสนอหน้าสำหรับแต่ละโครงการ โดยมีแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโออยู่ในหน้าแรก แดชบอร์ดจะสรุปความสำคัญของโครงการแต่ละโครงการ ระยะของโครงการ และสถานะโดยรวม จากนั้นจะแยกย่อยออกเป็นด้านต้นทุน คุณภาพ และระยะเวลา เครื่องหมายสถานะจะแสดงว่าปัจจัยต่างๆ อยู่ในสถานะ สุขภาพดี มีความเสี่ยง หรือ ไม่ตรงตามเป้าหมาย
7. แม่แบบรายงานสถานะโปรแกรม ClickUp
เทมเพลตรายงานสถานะโปรแกรม ClickUpแสดงรายละเอียดสำคัญทั้งหมดของโปรแกรมของคุณในภาพรวม พร้อมสถานะของโครงการของคุณ เซลล์ที่มีรหัสสีจะเน้นย้ำว่าไทม์ไลน์ งบประมาณ และคุณภาพของคุณอยู่ในเส้นทางหรือไม่ และบ่งชี้ว่ามีความเสี่ยงที่ต้องให้ความสนใจหรือไม่ คุณยังสามารถแนบรูปภาพเช่นแผนภูมิแกนต์ การจัดสรรทรัพยากร และงบประมาณของโปรแกรมเพื่อให้คุณเห็นภาพที่ชัดเจนของสิ่งที่กำลังเกิดขึ้น
8. แบบรายงานสถานะโครงการ Google Docs โดย Project Management Docs
เทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีนี้ให้ภาพรวมที่ดีของโครงการของคุณ พร้อมรายละเอียดเพียงพอที่จะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ผู้จัดการพึงพอใจ
มันแสดงสรุปสถานะโครงการด้วยรหัสสีที่ชัดเจนไว้ด้านหน้า พร้อมพื้นที่สำหรับอธิบายปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ยังแสดงสถานะของงานส่งมอบหลักและเหตุการณ์สำคัญ พร้อมทั้งรายการปัญหาที่ยังเปิดอยู่ ความเสี่ยง และคำขอเปลี่ยนแปลง รวมถึงความคลาดเคลื่อนของกำหนดการและต้นทุน
เพื่อช่วยคุณในการจัดการทีมของคุณ ระบบจะเน้นที่การไหลของงาน โดยให้ความสำคัญกับงานที่วางแผนไว้ในเดือนที่ผ่านมาและสัปดาห์ที่ผ่านมา และขั้นตอนต่อไปในสัปดาห์ที่จะมาถึง และสำหรับผู้จัดการที่ต้องการตัวชี้วัดเฉพาะ ระบบจะติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs)
โบนัส:แม่แบบบันทึก RAID
9. แม่แบบรายงานสถานะรายสัปดาห์ของ Google Docs โดย Template.net
รายงานสถานะประจำสัปดาห์นี้เหมาะอย่างยิ่งหากคุณบริหารทีมอย่างใกล้ชิด นอกจากนี้ยังมีแม่แบบที่ละเอียดมากซึ่งทำให้ง่ายต่อการกรอกและส่งต่อให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
ตัวอย่างเทมเพลตรายงานสถานะประกอบด้วยจดหมายปะหน้า, บทสรุปสำหรับผู้บริหาร, และการแนะนำโครงการ จากนั้นจะเน้นไปที่เป้าหมายปัจจุบันที่กำลังดำเนินการอยู่พร้อมเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า และเจาะลึกลงไปถึงพนักงานแต่ละคนและระดับประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา คุณจะทราบเสมอว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่และพวกเขากำลังทำได้ดีเพียงใด 👀
10. แม่แบบติดตามโครงการใน Excel
ปรับปรุงการจัดการโครงการของคุณให้มีประสิทธิภาพด้วยเทมเพลต Excel Project Tracker ของเรา ออกแบบมาเพื่อความมีประสิทธิภาพ เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้า จัดการงาน และควบคุมกำหนดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เหมาะสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการให้ทีมของตนเป็นระเบียบและได้รับข้อมูลที่ชัดเจนและอัปเดตได้ง่ายด้วยรายงานสถานะที่ชัดเจน
บริหารโครงการให้ดียิ่งขึ้นด้วยเทมเพลตรายงานสถานะโครงการ
การจัดทำแผนโครงการของคุณให้พร้อมใช้งานเป็นเพียงก้าวแรกของการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น หลังจากนั้น คุณจะต้องติดตามความคืบหน้า บริหารทีม กำหนดเวลา และงบประมาณของคุณ รวมถึงคอยระวังสัญญาณเตือนล่วงหน้าต่าง ๆ เพื่อให้สามารถจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทั้งหมดนี้ต้องทำก่อนที่คุณจะอัปเดตข้อมูลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ลูกค้าหรือผู้สนับสนุนโครงการทราบ เพราะการแจ้งข้อมูลให้พวกเขาทราบอย่างต่อเนื่องถือเป็นอีกหนึ่งส่วนสำคัญของการทำงาน
การทำทุกสิ่งนี้อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องอยู่ในมือคุณ—ในรูปแบบที่ช่วยให้คุณทำงานได้ แทนที่จะสร้างงานเพิ่มเติมให้กับคุณ
ไม่ว่าคุณจะให้ความสำคัญกับอะไร ให้ใช้เวลาในการค้นหาเทมเพลตรายงานสถานะโครงการฟรีที่เหมาะสมสำหรับคุณ คุณจะพบทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จและทำงานร่วมกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณบน ClickUp—และทั้งหมดนี้ฟรีด้วย
ด้วยเทมเพลตของ ClickUp คุณจะรู้สึกควบคุมได้มากขึ้น จัดการโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และประหยัดเวลาและเงินได้อีกด้วย เป็นประโยชน์ทุกด้าน 🙌