หลายบริษัทสมัยใหม่สนับสนุนระบบลำดับชั้นแบบแบนราบ และแม้ว่าสิ่งนี้จะฟังดูเหมือนไม่มีลำดับชั้นเลย แต่ในความเป็นจริง องค์กรและโครงการต่าง ๆ ก็ยังคงมีลำดับชั้นในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งอยู่เสมอ
เมื่อคุณเปิดเผยรูปแบบและวิธีการต่าง ๆ ในการจัดโครงสร้างโครงการ คุณจะป้องกันไม่ให้โครงการเหล่านั้นกลายเป็นความยุ่งเหยิง ด้วยการมีโครงสร้างการจัดการโครงการที่เหมาะสม ทุกคนในทีมของคุณ—รวมถึงทีมรอบข้าง—จะทราบอย่างชัดเจนว่าใครรับผิดชอบอะไร
มันจะง่ายขึ้นมากในการควบคุมงานและตัดสินใจที่ดีที่สุดสำหรับโครงการ และในที่สุดก็ธุรกิจ
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่กำหนดโครงสร้างการจัดการโครงการ และวิธีการเลือกโครงสร้างที่เหมาะสม แต่ที่สำคัญกว่านั้น เราจะมอบคำแนะนำให้คุณเกี่ยวกับวิธีการสร้างโครงสร้างเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายในClickUp!
อ่านต่อ!
โครงสร้างการจัดการโครงการใช้เพื่ออะไร?
โครงสร้างการจัดการโครงการถูกใช้เพื่อชี้แจงลำดับชั้น และตามมาด้วยเส้นทางการรายงานในโครงการ โครงสร้างนี้ระบุหน้าที่และอำนาจของผู้เกี่ยวข้องแต่ละคนในโครงการในการกำกับดูแลและตัดสินใจ
โครงสร้างองค์กรเหล่านี้มีลักษณะเป็นแผนผัง และคุณค่าของมันอยู่ที่การเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับสมาชิกในทีมที่จะกลับไปใช้ในระหว่างการดำเนินโครงการ
ท้ายที่สุดแล้ว ด้วยการลาออกและการเปลี่ยนงานของพนักงานโครงสร้างการจัดการโครงการย่อมเปลี่ยนแปลงไปด้วย และสิ่งเดียวกันนี้อาจเกิดขึ้นในช่วงวันหยุดและเมื่อคุณจ้างพนักงานใหม่จำนวนมาก
แต่โครงการอาจเพิ่งเริ่มต้น ซึ่งต้องการการกำหนดโครงสร้างองค์กร หรืออาจเก่าแก่มากจนโครงสร้างองค์กรได้เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา
การตรวจสอบแผนภูมิในคลังข้อมูลที่เข้าถึงได้เร็วกว่าและสบายกว่าการรบกวนเพื่อนร่วมงาน (บางครั้งหลายคน) เพื่อถามว่าควรคุยกับใครเพื่อแก้ไขปัญหาเร่งด่วน
การจัดการโครงการ หรือ โครงสร้างองค์กรโครงการ? บางคนเรียกโครงสร้างเหล่านี้ว่า "โครงสร้างองค์กรโครงการ" แทนที่จะเป็น "โครงสร้างการจัดการโครงการ" นั่นเป็นเพราะโครงสร้างเหล่านี้แสดงถึงการจัดระเบียบผู้คนรอบโครงการ และขึ้นอยู่กับโครงสร้าง รูปแบบของการประสานงานและการจัดการงานและการสื่อสารของทีมโครงการก็จะเปลี่ยนแปลงไป
อย่างไรก็ตาม โครงสร้างการจัดการโครงการใด ๆ ก็ตาม ทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับ:
- การสื่อสารที่ชัดเจน: จัดให้สมาชิกทุกคนในทีมมีความเข้าใจตรงกันทั้งก่อนและระหว่างโครงการเกี่ยวกับประเภทของการมีส่วนร่วมที่คาดหวังจากแต่ละคน เพื่อลดความขัดแย้งให้น้อยที่สุด
- การร่วมมือในทีมที่มีประสิทธิภาพ: บทบาท, ความรับผิดชอบ, และการเชื่อมโยงระหว่างกันอย่างชัดเจน
- การปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด: บุคลากร, ระบบเทคโนโลยี, และวัสดุภายในและระหว่างโครงการได้รับการกำหนดไว้
- การกำจัดอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น: อาจมีอยู่เนื่องจากการจัดสรรทรัพยากรและปริมาณงานที่ไม่เพียงพอหรือมากเกินไป
และคุณลักษณะทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น ล้วนเป็นหลักการบริหารโครงการในทางใดทางหนึ่ง
โครงสร้างองค์กรโครงการประเภทต่างๆ
มาดูโครงสร้างการจัดการโครงการหลักสามประเภทกัน แต่ละประเภทมีการกำหนดบทบาทของสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันทั้งภายในโครงการและภายในบริษัท
และนั่นจะเป็นตัวกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจของแต่ละบุคคลภายในบริบทของโครงการหรือบริษัท โปรดทราบว่าเราจะแสดงให้คุณเห็นแม่แบบที่คุณอาจต้องปรับแต่งให้เหมาะสมกับความเป็นจริงของคุณ
แต่ในระหว่างนี้ โปรดตรวจสอบความแตกต่างระหว่างประเภทโครงสร้างในระดับต่างๆ เหล่านี้:
- บทบาทของผู้จัดการโครงการ
- การประสานงานระหว่างงานและบุคลากร ซึ่งอาจเป็นแนวตั้งหรือแนวนอน
- ตำแหน่งสายงานเทียบกับตำแหน่งสายสนับสนุน โดยพิจารณาว่าตำแหน่งสายงานหมายถึงสมาชิกในทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์ ส่วนตำแหน่งสายสนับสนุนหมายถึงผู้ที่สนับสนุนการทำงานของผู้ที่อยู่ในตำแหน่งสายงานโดยไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
- ตำแหน่งในสายงานหมายถึงสมาชิกในทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
- ตำแหน่งเจ้าหน้าที่หมายถึงบุคคลที่ให้การสนับสนุนการทำงานของผู้ที่อยู่ในสายงานหลักโดยไม่เข้าไปเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
- การรวมศูนย์การตัดสินใจ ซึ่งอาจถูกครอบครองโดยสมาชิกทีมเพียงไม่กี่คนหรือกระจายไปทั่วทั้งบริษัท
- ตำแหน่งในสายงานหมายถึงสมาชิกในทีมที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
- ตำแหน่งเจ้าหน้าที่หมายถึงบุคคลที่ให้การสนับสนุนการทำงานของผู้ที่อยู่ในสายงานหลักโดยไม่เข้าไปเกี่ยวข้องโดยตรงกับผลิตภัณฑ์
โครงสร้างองค์กรเชิงหน้าที่
โครงสร้างองค์กรการจัดการโครงการเชิงหน้าที่จัดระเบียบพนักงานเป็นแผนกต่างๆ และแต่ละแผนกนั้นเป็นตัวแทนของพื้นที่หน้าที่ภายในบริษัท เช่น ทรัพยากรบุคคล การเงิน หรือการตลาด
ผู้จัดการฝ่ายงานมีหน้าที่รับผิดชอบแต่ละแผนก และผู้บริหารจะดูแลงานของพวกเขา
ผู้จัดการฝ่ายงานปฏิบัติการเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจและประสานงานโครงการในแนวนอน และสำหรับแต่ละโครงการ พวกเขาจะคัดเลือกสมาชิกทีมจากพนักงานของแผนกที่เกี่ยวข้อง สมาชิกทีมเหล่านั้นจะสะสมความรับผิดชอบภายในแผนก เช่น การประมวลผลเงินเดือน ควบคู่ไปกับงานโครงการ
แนะนำสำหรับ:โครงการข้ามสายงานที่พนักงานสามารถสะสมควบคู่ไปกับหน้าที่ความรับผิดชอบในแผนกของตนได้
โครงสร้างองค์กรแบบโครงการ
ในโครงสร้างองค์กรการจัดการโครงการ (หรือการจัดการโครงการตามโครงการ) หน่วยงานที่ใหญ่ที่สุดภายในบริษัทคือโครงการ (ไม่ใช่แผนก) และเช่นเดียวกัน การประสานงานของงานจะมุ่งเน้นไปที่โครงการ ดังนั้นจึงเป็นแนวตั้ง
นอกจากนี้ อำนาจในการกำกับดูแลงานเป็นของผู้จัดการโครงการ—หนึ่งคนต่อหนึ่งโครงการ และพวกเขาจะจัดสรรสมาชิกในทีมให้กับโครงการ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกเหล่านั้นจะทุ่มเทให้กับโครงการ (แทนที่จะเป็นแผนก)
แนะนำสำหรับ: เอเจนซี่ขนาดเล็กและสตาร์ทอัพใหม่
โครงสร้างองค์กรแบบเมทริกซ์
โครงสร้างแบบเมทริกซ์คือตารางที่สมาชิกทีมโครงการมีเส้นทางการรายงานสองสาย มีรูปแบบของโครงสร้างนี้ที่หลากหลายซึ่งรวมถึง:
โครงสร้างอ่อนแอ
เมื่อมองแวบแรก โครงสร้างการจัดการโครงการแบบเมทริกซ์นี้ดูเหมือนกับโครงสร้างองค์กรแบบหน้าที่ แต่มีความแตกต่าง: สมาชิกในทีมจะประสานงานการทำงานของโครงการข้ามแผนก (แทนที่จะเป็นผู้จัดการหน้าที่) ในโครงสร้างเมทริกซ์นี้
โครงสร้างที่สมดุล
โครงสร้างเมทริกซ์ที่สมดุลไม่มีผู้จัดการโครงการประจำเต็มเวลา แต่ผู้จัดการโครงการจะเป็นพนักงานประจำด้วย และสะสมงานในแผนกของตนพร้อมกับความรับผิดชอบในการประสานงานโครงการแบบไม่เต็มเวลา นอกจากนี้ ผู้จัดการฝ่ายงานยังคงเป็นผู้ตัดสินใจในเรื่องงบประมาณโครงการ การจัดสรรทรัพยากร และด้านอื่นๆ
โครงสร้างที่แข็งแรง
โครงสร้างเมทริกซ์ที่แข็งแกร่งประกอบด้วยแผนกพิเศษที่อุทิศให้กับการบริหารโครงการโดยเฉพาะ และสมาชิกของแผนกนั้นล้วนเป็นผู้จัดการโครงการเต็มเวลาที่มีความสามารถหลากหลายด้าน (ภายใต้การกำกับดูแลของผู้จัดการสายงาน)
ผู้จัดการของทุกผู้จัดการโครงการเป็นหัวหน้าแผนกการจัดการโครงการ และผู้จัดการโครงการทุกคนมีอำนาจเหนือโครงการของตนเอง
วิธีเลือกโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณ
ไม่ทราบว่ารูปแบบโครงสร้างการจัดการโครงการแบบใดที่เหมาะกับคุณที่สุดใช่ไหม? ไม่มีปัญหา! นี่คือความคิดและคำแนะนำบางประการที่จะช่วยคุณตัดสินใจได้:
วิเคราะห์ข้อจำกัดของคุณสำหรับการจัดสรรทรัพยากร
เมื่อคุณพิจารณาข้อจำกัดด้านทรัพยากรของคุณ ควรคำนึงถึงบุคลากรและแรงงานด้วย แต่คุณยังต้องประเมินทรัพยากรอื่น ๆ เช่น ซอฟต์แวร์ เครื่องมือ และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของทีมด้วย
งบประมาณการจ้างงานของคุณมีผลต่อการจัดสรรทรัพยากรบุคคล และกำหนดหน้าที่ที่พนักงานแต่ละคนจะรับผิดชอบ นอกจากนี้ งบประมาณยังมีอิทธิพลต่อเวลาที่สมาชิกแต่ละคนในทีมสามารถจัดสรรให้กับงานโครงการได้
- โครงสร้างองค์กรเชิงหน้าที่ เหมาะกับพนักงานที่ต้องสะสมงานโครงการควบคู่กับความรับผิดชอบในแผนก
- ใน โครงสร้างแบบเมทริกซ์อ่อน สมาชิกทีมจะประสานงานโครงการควบคู่ไปกับงานประจำของแต่ละแผนก
- โครงสร้างเมทริกซ์แบบสมดุล มีพนักงานบางคนที่รับผิดชอบทั้งการประสานงานโครงการและงานประจำของแผนก
- โครงสร้างโครงการ ต้องการให้คุณวางแผนให้มีผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบเฉพาะในการกำกับดูแลงานโครงการเท่านั้น
- โครงสร้างเมทริกซ์ที่แข็งแกร่ง ต้องการงบประมาณที่เพียงพอสำหรับผู้จัดการโครงการเต็มเวลาและแผนกบริหารโครงการที่มีหัวหน้าเฉพาะ
ตระหนักถึงอำนาจที่ผู้จัดการโครงการของคุณต้องการ
นั่นคืออำนาจตัดสินใจของพวกเขา ซึ่งขึ้นอยู่กับโครงสร้างการจัดการโครงการที่คุณเลือกเป็นส่วนใหญ่ แต่การตัดสินใจก็ขึ้นอยู่กับว่ามีผู้จัดการฝ่ายงานที่รับผิดชอบในแต่ละหน้าที่เพิ่มเติมจากผู้จัดการโครงการหรือไม่ด้วย
นอกจากนี้ โครงสร้างองค์กรของโครงการยังมีผลกระทบต่อการสื่อสารระหว่างพนักงานและผู้จัดการโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ โครงสร้างนี้กำหนดเส้นทางการรายงานภายในโครงการ
- ใน โครงสร้างเมทริกซ์ที่สมดุล ผู้จัดการโครงการจะไม่ตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณหรือการจ้างบุคลากร
- ผู้จัดการโครงการใน โครงสร้างแบบโครงการ ไม่แบ่งปันอำนาจในโครงการ
- โครงสร้างแบบเมทริกซ์ ให้สมาชิกทีมโครงการรายงานต่อทั้งผู้จัดการโครงการและผู้จัดการสายงาน
ประเมินขนาดและความซับซ้อนของโครงการของคุณ
เมื่อโครงการมีความซับซ้อนน้อยกว่าหรือมีขนาดเล็กกว่า ผู้จัดการโครงการสามารถมีหน้าที่อื่นนอกเหนือจากการประสานงานโครงการได้ พวกเขาสามารถรวมการประสานงานโครงการเข้ากับงานโครงการและ/หรืองานของแผนกได้
โครงการขนาดเล็กทำงานได้ดีที่สุดกับโครงสร้างที่มีฟังก์ชันการทำงาน, โครงสร้างแบบเมทริกซ์อ่อน, และโครงสร้างแบบสมดุล
ในทางกลับกัน โครงการที่มีขนาดใหญ่หรือซับซ้อนมากขึ้นจะเหมาะสมกับโครงสร้างองค์กรที่มีผู้จัดการโครงการซึ่งไม่ได้ทำงานในแผนกหรือโครงการ โครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับกรณีนี้คือโครงสร้างแบบโครงการ (Projectized) และโครงสร้างแบบเมทริกซ์ที่แข็งแกร่ง (Strong-matrix)
ประเมินความพร้อมของบริษัทของคุณ
หากองค์กรยังไม่มีความเป็นผู้ใหญ่ อาจไม่มีแผนกต่าง ๆ และนั่นหมายความว่าหน้าที่ของแผนกต่าง ๆ จะกลายเป็นหน้าที่ที่เหลืออยู่ ทำให้บุคลากรต้องทุ่มเทเวลาเกือบทั้งหมดให้กับงานโครงการ นี่เหมาะกับสตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มต้นมากที่สุด
5 ตัวอย่างโครงสร้างการจัดการโครงการและเทมเพลตสำหรับทีมที่แตกต่างกัน
เมื่อคุณเลือกโครงสร้างองค์กรการจัดการโครงการแล้ว คุณอาจต้องปรับแต่งให้เหมาะกับทีมของคุณ แต่เราคิดล่วงหน้าไปหนึ่งก้าวแล้ว และมีตัวอย่างให้คุณได้ประหยัดเวลา ลองดูตัวอย่างโครงสร้างการจัดการโครงการ 5 แบบที่คุณอาจพบเจอ:
1. โครงสร้างการจัดการโครงการของทีมการตลาด
ตัวอย่างง่าย ๆ ของโครงสร้างองค์กรนี้สามารถนำไปใช้กับทีมการตลาดเนื้อหาได้ ในตัวอย่างนี้ ผู้จัดการบล็อกคือผู้จัดการโครงการ บล็อกคือภารกิจในโครงการ และสมาชิกทีมคือผู้กลยุทธ์เนื้อหา ผู้เขียนบล็อก และนักวาดภาพประกอบที่มีส่วนร่วมในการสร้างโพสต์
นักวาดภาพประกอบรายงานไม่เพียงแต่ต่อผู้จัดการบล็อกเท่านั้น แต่ยังรายงานต่อผู้จัดการฝ่ายสร้างสรรค์ด้วย ผู้จัดการฝ่ายสร้างสรรค์เป็นผู้ตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณและการจัดสรรของนักวาดภาพประกอบและตำแหน่งสร้างสรรค์อื่น ๆ ให้กับโครงการบล็อกและโครงการอื่น ๆ เช่นแคมเปญทางสื่อสังคมออนไลน์
โดยทั่วไป ผู้จัดการบล็อก และบางครั้งผู้จัดการฝ่ายสร้างสรรค์ จะรายงานต่อผู้อำนวยการด้านเนื้อหา (หรือหัวหน้าฝ่ายสร้างสรรค์) และผู้อำนวยการนี้จะรายงานต่อรองประธานฝ่ายการตลาดหรือผู้อำนวยการการตลาด
2. โครงสร้างการจัดการโครงการของทีมออกแบบ
โครงสร้างองค์กรหนึ่งอาจทำงานได้ดีกว่าสำหรับทีมหนึ่งเมื่อเทียบกับอีกทีมหนึ่ง—ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมโครงสร้างองค์กรเชิงหน้าที่จึงมีความสำคัญสำหรับทีมออกแบบ แต่เราเพิ่งแสดงให้คุณเห็นถึงหนึ่งในความเป็นไปได้ ซึ่งประกอบด้วยผู้นำด้านการออกแบบในหมู่สมาชิกทีมโครงการ
ในตัวอย่างโครงสร้างนี้ ผู้จัดการโครงการแต่ละคนจะดูแลทีมโครงการของตนเอง และผู้ประสานงานผู้จัดการโครงการคือผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ซึ่งกำหนดแผนงานหลักที่ควบคุมโครงการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์
ทีมโครงการ 1 พัฒนาเว็บไซต์ ทีม 2 สร้างส่วนประกอบของการออกแบบที่ปรากฏบนเว็บไซต์ และทีม 3 สร้างส่วนประกอบของซอฟต์แวร์ที่โปรแกรมเมอร์คอมพิวเตอร์ในทีม 1 ใช้
ซึ่งหมายความว่าทีมอาจประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายสาขา แต่ยังคงมีนักออกแบบภาพของตัวเอง อย่างไรก็ตาม หัวหน้าฝ่ายออกแบบจะเป็นผู้ประสานงานผลงานของนักออกแบบเหล่านั้น เพื่อให้สอดคล้องกับแนวทางออกแบบเดียวกัน
3. โครงสร้างการจัดการโครงการของทีมขาย
การจัดทีมขายและโครงการตามภูมิศาสตร์เป็นเรื่องปกติ เนื่องจากผู้อำนวยการฝ่ายขายมักดูแลผู้จัดการฝ่ายขายประจำภูมิภาคหลายคน และแต่ละคนจะดูแลผู้จัดการฝ่ายขายประจำเขต
ขึ้นอยู่กับขนาดของเขต ผู้จัดการฝ่ายขายประจำเขตแต่ละคนจะประสานงานการทำงานของทีมตัวแทนขายหนึ่งทีมหรือมากกว่า เป้าหมายของแต่ละทีมคือการขยายฐานลูกค้าและเพิ่มรายได้ภายในเขตที่รับผิดชอบ
4. โครงสร้างการจัดการโครงการของทีม HR
สำหรับทีมทรัพยากรบุคคล โครงการหมายถึงงานด้านทรัพยากรบุคคลที่มีขนาดใหญ่หรือซับซ้อน ซึ่งต้องการผู้จัดการโครงการเพื่อดูแลและควบคุม ตัวอย่างของโครงการเหล่านี้ ได้แก่ การสร้างประสบการณ์การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การจัดทำคู่มือพนักงาน หรือการพัฒนาระบบเงินชดเชยเมื่อออกจากงาน
การกำหนดโครงสร้างแผนกทรัพยากรบุคคลที่มีผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลดูแลผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจเป็นโครงสร้างองค์กรเชิงหน้าที่ที่ใช้สำหรับธุรกิจ บางครั้งผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจรับผิดชอบทีมของตนเอง โดยจัดระเบียบตามลักษณะงาน เช่น การสรรหา การจ่ายค่าตอบแทน สวัสดิการ และการเรียนรู้และพัฒนา (L&D)
ตัวอย่างเช่น ในการออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมการเริ่มต้นงาน ผู้ออกแบบการเรียนการสอนอาจรับบทบาทเป็นผู้จัดการโครงการนอกเหนือจากการพัฒนาหลักสูตรเอง และพวกเขาจะพึ่งพาข้อมูลจากสมาชิกในทีมอีกสองทีมเพื่อสร้างหลักสูตร โดยมีเงื่อนไขว่าทีมหลังจะยังคงทำหน้าที่ประจำของแผนก เช่น การสัมภาษณ์หรือการประมวลผลเงินเดือน
โบนัส:ซอฟต์แวร์คู่มือพนักงาน!
5. โครงสร้างการจัดการโครงการของทีมก่อสร้าง
ทีมก่อสร้างสามารถมีโครงสร้างโครงการที่ซับซ้อนได้ และเพื่อสร้างโครงสร้าง คุณต้องเข้าใจว่าบทบาทแต่ละอย่างในโครงการก่อสร้างหมายถึงอะไร:
- ผู้จัดการโครงการอาวุโสดูแลการทำงานของผู้จัดการโครงการและผู้ควบคุมงาน
- ผู้จัดการโครงการจะอยู่ในสำนักงานวางแผนเป้าหมายโครงการร่วมกับผู้จัดการอาวุโส และทำให้ทีมบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น พวกเขาจะดูแลทั้งผู้ควบคุมงาน—อย่างน้อยหนึ่งคนต่อโครงการ—และผู้ดูแลโครงการ—โดยปกติหนึ่งคนต่อโครงการหากโครงการมีขนาดใหญ่พอ
- ผู้อำนวยการเป็นผู้จัดการที่อยู่ในสถานที่ทำงาน มีหน้าที่กำหนดตารางเวลาและกำกับดูแลหัวหน้างานทั่วไป
- หัวหน้างานทั่วไป—หนึ่งคนต่อหนึ่งสถานที่ก่อสร้าง—ดูแลหัวหน้างานแต่ละสาขาและควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานภาคสนามทั้งหมด เช่น ช่างไม้ ช่างสี ช่างฝ้า ช่างไฟฟ้า และช่างประปา
- ผู้ดูแลโครงการจะรับผิดชอบเอกสารทั้งหมดที่โครงการต้องการเพื่อให้ดำเนินไปอย่างราบรื่น. ตัวอย่างเช่น การขอและการติดตามการชำระเงินให้กับผู้ขายและผู้รับเหมาช่วง
วิธีสร้างโครงสร้างองค์กรใน ClickUp
สองวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างโครงสร้างการจัดการโครงการใน ClickUp คือผ่านฟีเจอร์ClickUp Mind MapและClickUp Whiteboardsของเรา
การใช้แผนผังความคิด ClickUp เพื่อกำหนดโครงสร้างโครงการ
ก่อนอื่นเลย,อะไรคือแผนภาพความคิด? ในบริบทของบทความนี้,แผนภาพความคิดคือการนำเสนอภาพลักษณ์ของโครงสร้างภายในขององค์กรของคุณ.
นี่คือแผนภาพที่แสดงความสัมพันธ์ของรายงานและอำนาจระหว่างสมาชิกทีมงานโครงการ ผู้จัดการ และผู้บริหารระดับสูงอื่น ๆ คุณสามารถใช้มันเพื่อวางแผนและจัดตั้งโครงการของคุณ และสื่อสารโครงสร้างการบริหารโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบ
ตอนนี้ใน ClickUp คุณสามารถสร้างแผนผังความคิดแบบอิสระได้ทั้งในมุมมอง แผนผังความคิดหรือบนไวท์บอร์ด ในกรณีแรก ให้เพิ่มมุมมองแผนผังความคิดไปยังพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ และในกรณีที่สอง ให้เพิ่มแผนผังความคิดไปยังไวท์บอร์ด
หมายเหตุ: คุณสามารถแปลงองค์ประกอบของแผนผังความคิดเป็นงานใน ClickUp ได้ แต่หากคุณกำลังทำงานในมุมมองแผนผังความคิดเป็นครั้งแรก เราขอแนะนำให้คุณเลือกโหมดว่างเปล่า (แทนที่จะเป็นโหมดงาน)
เรามาดูขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อสร้างแผนผังความคิด ไม่ว่าจะในมุมมองแผนผังความคิดหรือบนกระดานไวท์บอร์ด
ขั้นตอนที่ 1: วาดผู้มีอำนาจสูงสุด
เนื่องจากแผนผังความคิดเป็นโครงสร้างที่มีลำดับชั้น ให้เริ่มต้นด้วยการแสดงตำแหน่งสูงสุดของอำนาจในโครงการของคุณ ตำแหน่งนั้นคือโหนดรากในแผนผัง
ขั้นตอนที่ 2: แสดงระดับแรกของโหนดลูก
ขึ้นอยู่กับโครงสร้างองค์กรของโครงการที่คุณเลือก ให้วาดโหนดลูกของโหนดราก โหนดลูกอาจเป็นผู้จัดการฝ่ายงาน ผู้จัดการโครงการ หรือผู้จัดการของผู้จัดการโครงการก็ได้ และหากเป็นประโยชน์ ให้ระบุชื่อบุคคลในตำแหน่งแต่ละตำแหน่งด้วย
ขั้นตอนที่ 3: แยกโหนดลูก
ณ จุดนี้ ขึ้นอยู่กับโครงสร้างการจัดการโครงการของคุณ ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- เพิ่มสมาชิกพนักงานและผู้จัดการโครงการไปยังแผนกหน้าที่โดยการแยกพวกเขาออกจากผู้จัดการหน้าที่
- เพิ่มสมาชิกพนักงานในทีมโครงการโดยแยกพวกเขาออกจากผู้จัดการโครงการ
หากคุณมีแผนกบริหารโครงการ ให้เพิ่มผู้จัดการโครงการเข้าไปในแผนกนั้น โดยแยกออกมาจากผู้จัดการฝ่ายผู้จัดการโครงการ
ขั้นตอนที่ 4: เน้นทีมโครงการ
กำหนดขอบเขตของแต่ละทีมโครงการ คุณสามารถทำได้ เช่น การใช้สีที่แตกต่างกันสำหรับทีมโครงการที่แยกจากกัน นอกจากนี้ยังมีวิธีอื่น ๆ บนไวท์บอร์ดที่สามารถใช้รูปร่างหรือสีเพื่อระบุได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 5: กำหนดผู้จัดการโครงการ
ระบุผู้จัดการโครงการเต็มเวลาและนอกเวลา ตัวอย่างเช่น ติดป้ายกำกับโหนดด้วยสัญลักษณ์เพื่อแยกความแตกต่าง
ต้องการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วขึ้นหรือไม่?ใช้เทมเพลตแผนผังความคิดแบบง่ายของ ClickUpเพื่อจัดโครงสร้างการจัดการโครงการของคุณให้พร้อมใช้งาน
และหากคุณไม่แน่ใจว่า ClickUp เป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการออกแบบแผนผังความคิดหรือไม่ ลองอ่านบทความของเราเกี่ยวกับซอฟต์แวร์แผนผังความคิดที่ดีที่สุดทั้งหมดที่มีอยู่ในตลาด!
การใช้กระดานไวท์บอร์ดของ ClickUp เพื่อกำหนดโครงสร้างโครงการ
กระดานไวท์บอร์ดเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันจากระยะไกลและแบบเรียลไทม์กับผู้จัดการและผู้บริหารคนอื่น ๆ ในขณะที่กำลังกำหนดโครงสร้างการจัดการโครงการ
ขั้นตอนการสร้างแผนผังความคิดยังคงใช้ได้กับการออกแบบโครงสร้างองค์กรบนกระดานไวท์บอร์ด อย่างไรก็ตาม แทนที่จะสร้างแผนผังความคิดบนกระดานไวท์บอร์ด คุณสามารถเพิ่มความน่าสนใจให้กับโครงสร้างของคุณด้วยองค์ประกอบภาพอื่นๆ และข้อจำกัดในการสร้างแผนผัง
ใน ClickUp Whiteboards คุณสามารถวาดรูปทรงและเชื่อมโยงด้วยตัวเชื่อมต่อได้ นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มโน้ตติดและข้อความในโครงสร้างการจัดการโครงการของคุณ และอัปโหลดไฟล์ภาพ เช่น ภาพถ่ายใบหน้าหรือสัญลักษณ์ เพื่อแยกแยะตำแหน่งต่างๆ ได้
เคล็ดลับมืออาชีพ:ใช้เทมเพลต "แนะนำกระดานไวท์บอร์ด" ของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นใช้งาน
ความคิดที่ควรจดจำไว้เสมอ
เมื่อคุณเลือกโครงสร้างการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับโครงการของคุณ คุณกำลังเพิ่มประสิทธิภาพของบุคลากรและทรัพยากร และคุณกำลังวางรากฐานสำหรับการจัดการกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพและทีมที่มีประสิทธิภาพสูง
เพราะหากปราศจากสององค์ประกอบนี้ คือเป้าหมายโครงการที่ชัดเจนและวิสัยทัศน์ ก็ไม่มีทางที่คุณจะได้รับผลลัพธ์และคุณภาพตามที่ต้องการ
เชื่อมต่อกับเรา! และเราจะช่วยคุณจัดตั้งโครงสร้างการจัดการโครงการที่จะสร้างผลกระทบที่ดีที่สุดต่อโครงการของคุณ.