การกำหนดเป้าหมายโครงการให้สอดคล้องกับหลักการ SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, และ Time-bound) ตั้งแต่วันแรก เป็นคำแนะนำที่พบบ่อยที่สุดในการบริหารโครงการ แต่น่าเสียดายที่สิ่งนี้เองก็เป็นสาเหตุที่ทำให้เป้าหมายส่วนใหญ่ล้มเหลวก่อนที่งานจะเริ่มต้น
การวิจัยแสดงให้เห็นว่ามีเพียง 31% ของโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างสมบูรณ์ และสาเหตุที่พบบ่อยคือเป้าหมายที่ถูกแทนที่ด้วยตัวชี้วัด
ปัญหานี้มีรากฐานเชิงโครงสร้าง เป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นสองสิ่งที่ต่างกัน แต่ทีมมักรวมทั้งสองสิ่งนี้เข้าเป็นประโยคเดียว ทำให้สูญเสียความสามารถในการปรับทิศทางและปรับตัวเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลง เมื่อเกิดสถานการณ์เช่นนี้ การไม่บรรลุตัวเลขเพียงตัวเดียวก็ทำให้ดูเหมือนว่าเป้าหมายทั้งหมดล้มเหลว ทั้งที่ผลลัพธ์โดยรวมยังคงเป็นไปตามแผน
คู่มือนี้แยกทั้งสองชั้นออกจากกัน แสดงเป้าหมายที่แท้จริงพร้อมด้วยวัตถุประสงค์ที่วัดได้ซึ่งจัดเรียงอยู่ด้านล่าง และนำคุณผ่านขั้นตอนห้าขั้นตอนในการเขียนเป้าหมายที่สามารถยืนหยัดได้แม้ในสถานการณ์ที่ไม่แน่นอน
TL;DR: เป้าหมายโครงการคือผลลัพธ์โดยรวมที่คุณต้องการ เช่น ‘ปรับปรุงประสบการณ์การสนับสนุนสำหรับผลิตภัณฑ์ของฉัน’ มันไม่ใช่ตัวชี้วัด ตัวชี้วัดควรถูกจัดอยู่ใน 3 ถึง 5 วัตถุประสงค์โครงการที่อยู่ใต้เป้าหมาย โดยแต่ละวัตถุประสงค์มีตัวเลขและกำหนดเวลาที่ชัดเจน การแบ่งแยกนี้ทำให้เป้าหมายทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถพลาดวัตถุประสงค์หนึ่งข้อได้ แต่ยังตรวจสอบได้ว่าเป้าหมายโดยรวมยังอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง หากรวมเป้าหมายเป็นตัวเลขเดียว คุณจะสูญเสียมุมมองนี้ไป
เป้าหมายโครงการคืออะไร?
เป้าหมายของโครงการคือคำอธิบายระดับสูงเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่โครงการถูกสร้างขึ้นเพื่อบรรลุ: การเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้เกิดขึ้นเมื่องานเสร็จสิ้นแล้ว มันไม่ใช่เป้าหมายย่อย (objective) ซึ่งระบุขั้นตอนที่เฉพาะเจาะจงและวัดได้เพื่อก้าวสู่ผลลัพธ์นั้น เป้าหมายถูกกำหนดให้กว้างโดยเจตนา เพื่อให้สามารถเป็นแนวทางในการตัดสินใจหลายเรื่องพร้อมกัน
เป้าหมายโครงการที่ดีนั้นต้องมีความกว้างขวาง มุ่งเน้นผลลัพธ์ เชื่อมโยงกับผลลัพธ์ทางธุรกิจ และมีความมั่นคงพอที่จะคงอยู่ได้นานกว่างานแต่ละงาน มันตอบคำถามว่า “ทำไมเราถึงทำสิ่งนี้” ระบุผลลัพธ์และกลุ่มเป้าหมาย และ ไม่ ถูกรวมเข้าเป็นตัวชี้วัดเดียว
ตาม TenStepเป้าหมายโครงการอยู่ในระดับองค์กร ส่วนวัตถุประสงค์โครงการอยู่ในระดับโครงการ หากคุณสามารถวัดผลได้โดยตรงภายในวงจรโครงการหนึ่งครั้ง หมายความว่ามันถูกกำหนดไว้ในระดับที่ต่ำเกินไป ซึ่งนั่นคือวัตถุประสงค์
เป้าหมายโครงการ vs. วัตถุประสงค์: ความแตกต่างคืออะไร?
เป้าหมายโครงการคือผลลัพธ์โดยรวม ส่วนวัตถุประสงค์คือกิจกรรมที่เฉพาะเจาะจงและวัดได้ ซึ่งช่วยให้คุณก้าวไปสู่เป้าหมายนั้น โดยทั่วไปแล้ว เป้าหมายหนึ่งมักต้องมีวัตถุประสงค์หลายข้ออยู่ภายใต้มัน การเข้าใจผิดในเรื่องนี้อาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายสูง เพราะทั้งสองสิ่งนี้มักถูกเข้าใจผิดกันได้ง่าย ต่อไปนี้คือคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างเป้าหมายโครงการกับวัตถุประสงค์:
| คุณสมบัติ | เป้าหมายโครงการ | วัตถุประสงค์ของโครงการ |
|---|---|---|
| ขอบเขต | ผลลัพธ์ที่กว้างและระดับสูง | ผลลัพธ์ที่แคบและเฉพาะเจาะจง |
| ความสามารถในการวัดผล | มักไม่เกี่ยวข้องโดยตรง; ถูกออกแบบให้มีความกว้างขวาง | เสมอต้องมีตัวชี้วัดและกำหนดเวลา |
| กรอบเวลา | ในระยะยาว อาจมีอายุยืนยาวกว่าโครงการ | ระยะสั้นถึงระยะกลาง และถูกกำหนดขอบเขตโดยโครงการ |
| คำตอบ | ทำไมเราจึงทำสิ่งนี้? | เราจะบรรลุอะไร และเมื่อไหร่? |
| ตัวอย่าง | ปรับปรุงประสบการณ์การสนับสนุน | ลดเวลาตอบสนองเฉลี่ยให้เหลือน้อยกว่าสี่ชั่วโมงภายในหกเดือน |
ทั้งสองอย่างนี้ทำงานร่วมกันเป็นชุด เมื่อคุณกำหนด เป้าหมายโครงการ คือตอนที่คุณกำลังกำหนดเหตุผลที่โครงการนี้ถูกสร้างขึ้น และภาพลักษณ์ของ “ดีขึ้น” นั้นเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น “ปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ใหม่”
เขียน วัตถุประสงค์ของโครงการ เพื่อที่คุณจะรู้เมื่อใดที่บรรลุเป้าหมาย เช่น ‘ลดขั้นตอนการตั้งค่าจากหกคลิกเหลือสามคลิกก่อนการปล่อยเวอร์ชันถัดไป’ ใช้เป้าหมายโครงการเพื่อสร้างความสอดคล้องระหว่างทีมงานและตัดสินใจเรื่องข้อแลกเปลี่ยน เลือกวัตถุประสงค์ของโครงการเพื่อติดตามความก้าวหน้าและประกาศว่าโครงการเสร็จสิ้น
ทำไมเป้าหมายโครงการจึงสำคัญ?
เป้าหมายของโครงการมีความสำคัญเพราะมันสามารถทำสี่สิ่งที่รายการงานไม่สามารถทำได้ ได้แก่: สนับสนุนการตัดสินใจอย่างอิสระ, รักษาความต่อเนื่องแม้มีการเปลี่ยนแปลงในทีม, ลดงานที่ต้องทำซ้ำ, และรักษาโครงการให้ดำเนินต่อไปเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนไป หากละเลยเป้าหมายนี้ ช่องว่างแต่ละจุดจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายให้คุณในช่วงกลางโครงการ
เรื่องนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในปัจจุบัน เนื่องจากโครงการมีความซับซ้อนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ในระบบนิเวศการทำงานที่ให้ความสำคัญกับ AI เป็นอันดับแรก การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ความกดดันด้านกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงไป สัญญาณจากตลาด และกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย เป็นเรื่องปกติ โครงการที่จัดการกับความซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพมีโอกาสประสบความสำเร็จสูงกว่า 5 เท่า— ด้วยอัตราความสำเร็จ 88% — เมื่อเทียบกับโครงการที่ไม่สามารถจัดการได้
เป้าหมายโครงการช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างงานที่แต่ละคนต้องรับผิดชอบกับผลลัพธ์ที่บริษัทให้ความสำคัญ เป้าหมายเหล่านี้ช่วยคลี่คลายความซับซ้อนของโครงการบางส่วน เพื่อให้ทุกคนเข้าใจได้ว่างานของตนมีความสำคัญอย่างไรในบริบทที่กว้างขึ้น เป้าหมายคือสิ่งที่ให้มุมมองนั้น
นี่คือตัวอย่างการนำไปใช้ในปฏิบัติ
- ผู้คนจะตัดสินใจโดยไม่รอคุณ เมื่อเป้าหมายชัดเจน ทีมจะตัดสินใจร่วมกันได้อย่างสอดคล้องกัน นักออกแบบที่เลือกระหว่างสองแบบจัดวางจะเลือกแบบที่สอดคล้องกับเป้าหมาย หากไม่มีเป้าหมาย ทุกการตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ จะต้องส่งกลับไปยังบุคคลเดียว และบุคคลนั้นจะกลายเป็นจุดคอขวด
- มันช่วยเตรียมความพร้อมให้คนใหม่แทนคุณ บางครั้งสมาชิกในทีมอาจถอนตัวจากโครงการกลางทาง เมื่อมีใครออกจากทีม เป้าหมายที่เขียนไว้จะช่วยเติมเต็มช่องว่างในบริบทให้กับผู้แทนที่เข้ามา หากไม่มีเป้าหมายที่เขียนไว้ คนใหม่จะรับช่วงต่อรายการงานที่ไม่มีโครงสร้างและขาดความชัดเจนในวัตถุประสงค์
- ช่วยป้องกันการทำงานซ้ำตั้งแต่ต้น ในโครงการที่ซับซ้อนและเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย เมื่อทุกคนทำงานโดยมีแนวคิดที่แตกต่างกันเกี่ยวกับเป้าหมายโครงการ จะก่อให้เกิดความสับสน เป้าหมายที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกันจะช่วยให้ทุกคนมุ่งสู่ผลลัพธ์เดียวกันก่อนเริ่มงาน ดังนั้นจึงไม่เกิดสถานการณ์ที่ทีมสองทีมส่งงานครึ่งๆ ที่ไม่สอดคล้องกัน
- มันช่วยปกป้องโครงการเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง การปรับเปลี่ยนทีมผู้นำ การเปลี่ยนแปลงสภาพตลาด และโครงการที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะประสบปัญหา เป้าหมายที่เชื่อมโยงกับผลลัพธ์ทางธุรกิจคือเกราะป้องกันของคุณในสถานการณ์นั้น มันสามารถเอาชนะการบริหารจัดการที่ผิดพลาดและยึดมั่นเป้าหมายให้มั่นคง
แพลตฟอร์มอีสปอร์ต G-Lootได้เผชิญกับปัญหานี้โดยตรง: ทีมต่าง ๆ ส่งมอบงานที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายระดับบริษัท แต่เมื่อพวกเขานำวัตถุประสงค์มาเชื่อมโยงกับโครงสร้างเป้าหมายร่วมเดียว ก็ทำให้ 80 คนทำงานไปในทิศทางเดียวกันได้ โดยไม่ต้องเพิ่มการประชุมเพิ่มเติม
Jamie Dunbar Smyth, Chief Growth Officer ของ G-Loot, กล่าวว่า:
สมาชิกในทีมสร้างสรรค์อาจไม่ทราบเลยว่าสมาชิกในทีม CRM กำลังทำอะไรอยู่ ซึ่งทำให้การสนับสนุนงานของพวกเขากลายเป็นความท้าทาย เราต้องการสร้างความโปร่งใสให้ทุกคน ClickUp มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำสิ่งนี้ผ่าน Docs เพราะคุณสามารถจัดระเบียบหน้าได้โดยการรวมและฝังมุมมองจากรายการต่าง ๆ และบัตร Whiteboard ซึ่งช่วยให้การดูข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย
สมาชิกในทีมสร้างสรรค์อาจไม่ทราบเลยว่าสมาชิกในทีม CRM กำลังทำอะไรอยู่ ซึ่งทำให้การสนับสนุนงานของพวกเขากลายเป็นความท้าทาย เราต้องการสร้างความโปร่งใสให้ทุกคน ClickUp มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำสิ่งนี้ผ่าน Docs เพราะคุณสามารถจัดเรียงหน้าได้โดยการรวมและฝังมุมมองจากรายการต่าง ๆ และบัตร Whiteboard ซึ่งทำให้การดูข้อมูลเป็นไปอย่างง่ายดาย
เป้าหมายโครงการควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?
เป้าหมายโครงการที่สมบูรณ์มีเจ็ดส่วน ได้แก่: คำชี้แจงผลลัพธ์หนึ่งข้อ ความเชื่อมโยงกับธุรกิจ กลุ่มเป้าหมายที่ระบุไว้ ขอบเขตที่ตั้งใจกำหนด วัตถุประสงค์ SMART ที่อยู่ภายใต้เป้าหมายนั้น ผู้รับผิดชอบ และกรอบเวลา หากขาดส่วนใดส่วนหนึ่ง เป้าหมายนั้นจะถูกลดทอนลงเป็นเพียงวัตถุประสงค์ หรือหลุดลอยไปโดยไม่มีสิ่งใดที่สนับสนุนความจำเป็นของโครงการ
- คำชี้แจงผลลัพธ์หนึ่งข้อ: ประโยคเดียวที่ระบุถึงการเปลี่ยนแปลงที่โครงการนี้มีขึ้นเพื่อสร้างขึ้น
- ความเชื่อมโยงที่ชัดเจนกับธุรกิจ: ความเชื่อมโยงที่ชัดเจนกับเป้าหมายของบริษัท เพื่อสนับสนุนความจำเป็นของโครงการ
- กลุ่มเป้าหมายที่ระบุไว้: ผลลัพธ์นี้มุ่งเน้นไปที่ใคร เช่น ลูกค้า พนักงานใหม่ หรือทีมปฏิบัติการ
- ความกว้างที่ตั้งใจ: การกำหนดกรอบที่กว้างพอเพื่อชี้นำการตัดสินใจหลายเรื่องพร้อมกัน
- เป้าหมาย SMART ที่อยู่ใต้เป้าหมายหลัก:เป้าหมาย3 ถึง 5ข้อที่มีความเฉพาะเจาะจงวัดผลได้มีกรอบเวลาที่เกี่ยวข้อง และสามารถบรรลุได้ ซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายหลัก
- ผู้รับผิดชอบหลักเพียงคนเดียว: บุคคลเดียวที่รับผิดชอบในการรักษาให้เป้าหมายอยู่ในระยะที่บรรลุได้
- กรอบเวลาที่เป็นจริง: กรอบเวลาในระยะยาวที่เป้าหมายนั้นอยู่ ซึ่งอาจยาวนานกว่าวงจรโครงการเดียว
ทำไมคุณไม่ควรใช้ SMART ตั้งแต่เนิ่นๆ
SMART เป็นวิธีที่ใช้งานได้ดี แต่ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามปฏิบัติตามทั้งห้าเกณฑ์พร้อมกัน การศึกษาที่ผ่านการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับวิธีนี้พบว่า คู่มือส่วนใหญ่ใช้SMART เหมือนสูตรสำเร็จที่เพียงกรอกข้อมูลให้ครบ ผู้เขียน Bjerke และ Renger ชี้ว่านี่เป็นความผิดพลาด โดยบริบทควรเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะนำแต่ละเกณฑ์มาใช้อย่างไรและเมื่อใด
นี่คือจุดสำคัญ คุณมักเริ่มโครงการโดยไม่มีข้อมูลพื้นฐาน เมื่อเกิดสถานการณ์เช่นนี้ คุณยังไม่สามารถกำหนดตัวเลขที่แท้จริงได้ หากแบบฟอร์มยังคงบังคับให้กรอก คุณก็กรอกตัวเลขที่คาดการณ์ได้ดีที่สุด ตัวชี้วัดนั้นดูแม่นยำ แต่ไม่มีพื้นฐานที่ชัดเจน คุณเลือกตัวเลขนั้นเพื่อกรอกช่องว่าง ไม่ใช่เพราะข้อมูลชี้ให้เห็นถึงตัวเลขนั้น
สิ่งเดียวกันนี้ทำให้เป้าหมายผิดพลาด เป้าหมายมีไว้เพื่อกำหนดทิศทาง แต่แบบ SMART กลับขอให้ระบุตัวเลขตั้งแต่วันแรก ดังนั้นทีมจึงต้องกำหนดตัวเลขก่อนที่จะเข้าใจปัญหาอย่างแท้จริง ทำให้เป้าหมายกลายเป็นเพียงการคาดการณ์เบื้องต้นที่มีจุดทศนิยม
วิธีแก้ไขคือใช้หลักการ SMART แบบเป็นขั้นตอน โดยเริ่มจากการเขียนเป้าหมายเป็นผลลัพธ์ที่ชัดเจน โดยไม่ระบุตัวเลขใดๆ ก่อน จากนั้นศึกษาข้อมูลให้เพียงพอเพื่อกำหนดเป้าหมายย่อยที่สมจริง เมื่อพร้อมแล้ว ให้เพิ่มรายละเอียดที่วัดได้และมีกรอบเวลาที่ชัดเจนลงในเป้าหมายย่อยภายใต้เป้าหมายหลัก เป้าหมายหลักยังคงกว้างไว้ และคุณค่อยเติมตัวเลขเมื่อมันมีความหมาย
สิ่งนี้ช่วยให้คุณติดตามเป้าหมายหลักได้โดยไม่ทำให้เป้าหมายนั้นแคบลง
เขียนเป้าหมายโครงการอย่างไร?
เพื่อเขียนเป้าหมายโครงการ ให้ดำเนินการตามห้าขั้นตอนต่อไปนี้ตามลำดับ: กำหนดผลลัพธ์ทางธุรกิจ, ระบุเป้าหมายอย่างกว้างๆ, กำหนดวัตถุประสงค์, ขอการอนุมัติ, และตรวจสอบอีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดผลลัพธ์ทางธุรกิจก่อน
ก่อนที่จะเขียนเป้าหมาย ให้เขียนผลลัพธ์ของบริษัทที่เป้าหมายนั้นช่วยสร้างขึ้นก่อน นี่คือจุดเชื่อมโยงกลับไปยังกลยุทธ์ และหากขาดจุดนี้ โครงการจะประสบปัญหาเมื่อลำดับความสำคัญเปลี่ยนแปลง
ระบุปัจจัยขับเคลื่อนธุรกิจหนึ่งอย่างที่โครงการนี้สนับสนุน:
- รายได้: เพิ่มจำนวนโอกาสขาย, เพิ่มอัตราการแปลงเป็นลูกค้า, เพิ่มมูลค่าสัญญา
- การรักษาลูกค้า: ลดจำนวนบัญชีที่เลิกใช้บริการ และเพิ่มอัตราการต่ออายุ
- ค่าใช้จ่าย: ลดงานทำด้วยมือ, ลดปริมาณการสนับสนุน, ลดจำนวนเครื่องมือ
- ความน่าเชื่อถือ: เวลาหยุดทำงานน้อยลง, ข้อบกพร่องน้อยลง, การกู้คืนระบบเร็วขึ้น
หากโครงการไม่สอดคล้องกับข้อใดในข้างต้น ให้หาสาเหตุว่าทำไมโครงการนี้จึงได้รับงบประมาณ ก่อนที่จะเขียนเป้าหมายใดๆ ออกมา
ขั้นตอนที่ 2: กำหนดเป้าหมายอย่างกว้างขวาง และมีจุดมุ่งหมาย
เขียนผลลัพธ์เป็นประโยคเดียวในระดับสูง โดยไม่ใช้ตัวเลขในประโยคนั้น เพราะการใช้ตัวเลขจะทำให้มันกลายเป็นเป้าหมายย่อย และทำให้วัตถุประสงค์ที่ใหญ่กว่าถูกละเลย
- เป้าหมาย: ปรับปรุงกระบวนการต้อนรับลูกค้าใหม่
- ไม่ใช่เป้าหมาย: เพิ่มอัตราการเปิดใช้งานภายใน 30 วันขึ้น 20% (นี่คือวัตถุประสงค์)
- ทดสอบ: หากคุณสามารถวัดได้โดยตรง แสดงว่าคุณตั้งเป้าหมายไว้ต่ำเกินไป
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: กำหนดเป้าหมายให้กว้างในขั้นตอนนี้ เพื่อให้สามารถกำหนดวัตถุประสงค์ย่อยได้หลายข้อในขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเป้าหมายย่อย 3 ถึง 5 ข้อภายใต้เป้าหมายหลัก
ใช้หลักการ SMART ที่นี่ และเฉพาะที่นี่เท่านั้น เขียนวัตถุประสงค์แต่ละข้อ ซึ่งเมื่อรวมกันแล้วจะหมายความว่าเป้าหมายได้บรรลุแล้ว แต่ละข้อต้องมี:
- ตัวชี้วัด: ตัวเลขที่แสดงถึงความก้าวหน้า เช่น อัตราการเปิดใช้งาน หรือจำนวนข้อผิดพลาด
- ค่าอ้างอิง: ค่าปัจจุบันของตัวเลขนั้น เพื่อให้เป้าหมายไม่ใช่การคาดเดา
- กำหนดเวลา: เวลาที่คุณคาดว่าจะบรรลุเป้าหมาย
- ผู้รับผิดชอบ: มอบหมายหน้าที่ให้บุคคลหนึ่งแทนที่จะให้ทั้งทีม
กำหนดให้อยู่ระหว่างสามถึงห้าข้อเท่านั้น หากมีมากกว่านั้น หมายความว่าเป้าหมายใหญ่เกินไป หรือวัตถุประสงค์ละเอียดเกินไป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีตั้งวัตถุประสงค์โครงการให้มีประสิทธิภาพ (พร้อมตัวอย่าง)
นี่คือภาพรวมเมื่อขั้นตอนที่ 2 และ 3 ทำงานร่วมกัน:
| ชั้น | คำอธิบาย | เจ้าของโครงการ | กำหนดเวลา |
|---|---|---|---|
| เป้าหมายโครงการ | ปรับปรุงกระบวนการรับลูกค้าใหม่ | รองประธานฝ่ายผลิตภัณฑ์ | ดำเนินต่อเนื่อง (อยู่ได้นานกว่าโครงการ) |
| วัตถุประสงค์ 1 | ลดขั้นตอนการตั้งค่าจากหกครั้งคลิกเหลือสามครั้งคลิก | หัวหน้าฝ่ายออกแบบ | 30 กรกฎาคม |
| วัตถุประสงค์ 2 | เพิ่มอัตราการเปิดใช้งานภายใน 30 วันจาก 52% เป็น 70% | Growth PM | 15 กันยายน |
| วัตถุประสงค์ 3 | ลดจำนวนตั๋วสนับสนุนที่มีแท็ก ‘setup’ ลง 40% | หัวหน้าทีมสนับสนุน | 15 กันยายน |
| งาน (เป้าหมาย 1) | ตรวจสอบกระบวนการตั้งค่าปัจจุบันและระบุจุดที่งานถูกทิ้งไว้ | นักวิจัย UX | 10 กรกฎาคม |
| งาน (เป้าหมาย 2) | สร้างต้นแบบของตัวนำการตั้งค่าหน้าจอเดียว | นักออกแบบผลิตภัณฑ์ | 20 กรกฎาคม |
| งาน (เป้าหมาย 2) | สร้างชุดอีเมลต้อนรับ (3 อีเมล) | Lifecycle Marketer | 5 สิงหาคม |
| งาน (เป้าหมาย 3) | เพิ่มข้อความช่วยอธิบายตามบริบทเมื่อเปิดแดชบอร์ดครั้งแรก | นักพัฒนา Frontend | 20 สิงหาคม |
ขั้นตอนที่ 4: ขอความเห็นชอบจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนเริ่มงาน
แบ่งปันเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง แล้วตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจในทิศทางเดียวกัน หากพบความไม่สอดคล้องกันตั้งแต่ต้น จะใช้เวลาเพียง 5 นาทีในการพูดคุยแก้ไข แต่หากพบในระหว่างโครงการ ก็จะต้องเร่งรีบแก้ไขงานใหม่
- แสดงให้:ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ, ทีมที่ดำเนินการงาน, และทีมใดก็ตามที่คุณต้องพึ่งพา
- ยืนยัน: แต่ละคนสามารถอธิบายเป้าหมายนั้นด้วยคำพูดของตนเอง
- จุดที่ควรสังเกต: เมื่อมีสองคนอธิบายเรื่องนี้อย่างต่างกัน นั่นคือช่องว่างที่คุณควรค้นพบตั้งแต่เนิ่นๆ
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบเป้าหมายเมื่อโครงการดำเนินไป
เป้าหมายที่คงที่อาจไม่สอดคล้องกับงานตั้งแต่สัปดาห์ที่สามเป็นต้นไป กำหนดจุดตรวจสอบประจำสัปดาห์สำหรับโครงการระยะสั้น และสำหรับโครงการระยะยาว ให้กำหนดจุดตรวจสอบที่แต่ละขั้นตอนสำคัญ ใช้จุดตรวจสอบนี้เพื่อเปรียบเทียบเป้าหมายกับความคืบหน้าของโครงการ และตัดสินใจว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนเป้าหมายหรือไม่
- ตรวจสอบการตัดสินใจกับเป้าหมายนี้: ตัวเลือกนี้ช่วยบรรลุเป้าหมายหรือไม่ (ใช่ หรือ ไม่)
- ติดตามเป้าหมายเพื่อตรวจหาสัญญาณเตือนตั้งแต่เนิ่นๆ: หากตัวชี้วัดหยุดนิ่ง หมายความว่าเป้าหมายกำลังหลุดจากแผน
- ปรับเป้าหมายย่อย ไม่ใช่เป้าหมายหลัก: หากเป้าหมายหลักเองยังคงเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ นั่นหมายความว่ามันเป็นเพียงเป้าหมายย่อยมาตั้งแต่ต้น
การเขียนเป้าหมายนั้นไม่ใช่เรื่องของการใช้คำมากเท่ากับการจัดลำดับขั้นตอน หากทำตามลำดับนี้ เป้าหมายมักจะออกมาถูกต้อง
เป้าหมายโครงการในแต่ละหมวดหมู่มีลักษณะอย่างไร?
ทุกประเภทงานจะสร้างเป้าหมายที่แตกต่างกัน แต่โครงสร้างยังคงเหมือนเดิม: ผลลัพธ์หลักหนึ่งอย่าง ไม่มีตัวชี้วัดที่ชัดเจน และเป้าหมายย่อยที่ระบุตัวเลข
ต่อไปนี้คือตัวอย่างเป้าหมายโครงการสำหรับหกประเภทโครงการที่พบบ่อย
| หมวดหมู่ | เป้าหมายโครงการ | เป้าหมายสนับสนุน |
|---|---|---|
| รายได้ | ขยายเข้าสู่ตลาดระดับกลาง | อัตราการปิดการขายหลังการสาธิต (Demo-to-close rate) มากกว่า 18%; ลูกค้าใหม่ 30 รายต่อไตรมาส; มูลค่าเฉลี่ยของสัญญาขายมากกว่า $25K |
| การลดค่าใช้จ่าย | ขจัดกระบวนการส่งต่องานแบบมือระหว่างฝ่ายขายและฝ่ายดำเนินการจัดส่ง | ลดขั้นตอนกระบวนการจาก 9 เป็น 4; ลดเวลาวงจรลง 35%; ลดอัตราการผิดพลาดให้ต่ำกว่า 2% |
| คุณภาพผลิตภัณฑ์ | ปรับปรุงความน่าเชื่อถือของกระบวนการชำระเงิน | 99. เวลาทำงาน 95% ในขั้นตอนการชำระเงิน; อัตราความผิดพลาดต่ำกว่า 0.3%; จำนวนการทิ้งตะกร้าสินค้าลดลง 10 จุด |
| ประสบการณ์ของพนักงาน | ลดระยะเวลาการคัดเลือกพนักงานสำหรับตำแหน่งวิศวกร | เวลาจากวันแรกถึงวันเสนอสัญญาจ้างน้อยกว่า 21 วัน; อัตราการถอนตัวของผู้สมัครต่ำกว่า 15%; ระดับความพึงพอใจของผู้จัดการฝ่ายรับสมัครสูงกว่า 4.2/5 |
| การปฏิบัติตามกฎระเบียบ | ปรับการจัดการข้อมูลให้สอดคล้องกับข้อกำหนด SOC 2 | ไม่มีข้อค้นพบการตรวจสอบที่สำคัญ; เอกสารนโยบายได้รับการอัปเดต 100%; ทีมงานเสร็จสิ้นการฝึกอบรม 95% |
| การรักษาลูกค้า | ลดอัตราการเลิกใช้บริการในช่วง 90 วันแรก | 70% บรรลุจุดสำคัญในการเปิดใช้งานภายในวันที่ 14; NPS สูงกว่า 40 ภายในวันที่ 60; คำขอยกเลิกก่อนกำหนดลดลง 25% |
วิธีตั้งเป้าหมายโครงการใน ClickUp
ระบบลำดับชั้นของ ClickUp ทำได้ในสิ่งที่ระบบการตั้งเป้าหมายส่วนใหญ่ทำไม่ได้: คือการเชื่อมโยงเป้าหมายกับงาน คุณตั้งเป้าหมายเป็น List หรือ Space ส่วนวัตถุประสงค์จะอยู่ใต้เป้าหมายนั้นในรูปแบบของงาน แต่ละงานมีผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด สถานะ และ Custom Field สำหรับตัวชี้วัด
วิธีการทำงาน: เมื่อใครนั้นเสร็จสิ้นงาน ตัวเลขจะเปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ ไม่มีใครต้องอัปเดตเครื่องมือติดตามแยกต่างหาก
คุณไม่สามารถสูญเสียความเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายกับการดำเนินการได้ เพราะทั้งสองอย่างนี้ไม่ได้ถูกจัดเก็บในเครื่องมือที่ต่างกัน นี่คือตัวอย่างการตั้งเป้าหมายโครงการด้วย ClickUp ในทางปฏิบัติ:
- แบ่งเป้าหมายย่อยเป็นสปรินต์ เปลี่ยนเป้าหมายย่อยแต่ละข้อให้เป็นสปรินต์ กำหนดคะแนนตามระดับความยากของงานสปรินต์ใน ClickUpจะติดตามความเร็วที่ทีมของคุณเคลื่อนผ่านแต่ละรอบงาน นำงานที่ยังไม่เสร็จไปต่อในสปรินต์ถัดไป และแสดงให้คุณทราบระหว่างสปรินต์ว่าทีมจะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ สถานะที่กำหนดเองจะแสดงว่างานเสร็จแล้วหรือไม่ วันที่ครบกำหนดจะบังคับให้ต้องเสร็จตามกำหนดเวลา
- ติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายโดยไม่ต้องถามใคร แดชบอร์ดของ ClickUpดึงข้อมูลแบบเรียลไทม์จากงาน, สนามข้อมูลที่กำหนดเอง และการติดตามเวลา มาแสดงในรายงานแบบภาพ กราฟ Burndown แสดงให้เห็นว่าคุณกำลังล่าช้ากว่ากำหนดหรือไม่ในช่วงกลางสปรินต์ ส่วน Battery cards แสดงว่าตัวชี้วัดนั้นอยู่ใกล้เป้าหมายเพียงใด คุณยังสามารถแชร์ลิงก์นี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุด
- ตรวจพบเป้าหมายที่เริ่มหลุดกรอบตั้งแต่เนิ่นๆ ClickUp Brainมีข้อมูลบริบทเกี่ยวกับทุกสิ่งในพื้นที่ทำงานของคุณ ลองถามมันเพื่อรับสรุปความคืบหน้า มันจะรวบรวมข้อมูลการเสร็จสิ้นงาน รายการที่เกินกำหนด และการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการไว้ในคำตอบเดียว คุณจะเห็นสิ่งที่กำลังล่าช้าก่อนการประชุมทบทวนครั้งต่อไป
- ทำให้การตรวจสอบความคืบหน้าประจำสัปดาห์เป็นอัตโนมัติ สร้างSuper Agentที่ทำงานตามกำหนดเวลา มันจะเขียนอัปเดตสถานะ แจ้งเตือนเมื่อเป้าหมายไม่ตรงตามแผน และโพสต์สรุปไปยัง Doc หรือช่อง Chat การตรวจสอบความคืบหน้าจะเกิดขึ้นไม่ว่าใครจะจำได้หรือไม่
ClickUp Super Agents เข้าใจงานของคุณดีพอที่จะทั้ง ตั้ง เป้าหมายโครงการและ ทำ งานที่จำเป็นเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น ดูวิธีตั้งค่า AI Agents ครั้งแรกของคุณภายในไม่กี่นาที
- ระบุความสัมพันธ์ระหว่างเป้าหมายต่างๆ เมื่อเป้าหมายหนึ่งขัดขวางเป้าหมายอื่นแผนภูมิแกนท์ (Gantt Chart) ของ ClickUpจะแสดงให้เห็นความสัมพันธ์นั้นอย่างชัดเจน เมื่อย้ายงานหนึ่งไป กำหนดเวลาของงานที่ตามมาจะปรับเปลี่ยนตามไปด้วย เปิดใช้งาน Critical Path เพื่อดูว่าเป้าหมายใดมีอิทธิพลต่อไทม์ไลน์ของคุณ
ข้อจำกัดที่ควรทราบ: ClickUp เป็นแพลตฟอร์มการทำงานแบบครบวงจร หากทีมของคุณต้องการเพียงเขียนเป้าหมายสามข้อและทบทวนทุกไตรมาส การตั้งค่านี้อาจเกินความจำเป็นสำหรับคุณ ทีมที่เปลี่ยนจากสเปรดชีตมาใช้ ClickUp ก็จำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ระบบ เนื่องจากคุณต้องเรียนรู้การจัดการโครงการควบคู่ไปกับการติดตามเป้าหมาย
เหมาะสำหรับ: ทีมที่ต้องการให้ความคืบหน้าของเป้าหมายเกิดจากงานที่เสร็จสิ้น ไม่ใช่จากการอัปเดตด้วยมือ
ข้ามส่วนนี้ไปหาก: คุณต้องการเครื่องมือ OKR เฉพาะทาง เช่น Microsoft Viva Goals, Perdo หรือ Weekdone ที่มีวงจรตรวจสอบความคืบหน้าอย่างเป็นทางการในหลายแผนก หรือหากสเปรดชีตที่มีอยู่สามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้อยู่แล้ว
การเข้าใจเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการผ่านตัวอย่าง
ต่อไปนี้คือตัวอย่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการบางประการ ที่คุณสามารถเพิ่มเข้าไปในแบบฟอร์มการตั้งเป้าหมายของคุณเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิง
ตัวอย่างเป้าหมายโครงการสำหรับประสบการณ์ ของพนักงาน
พนักงานที่มีส่วนร่วมสูงและพึงพอใจคือกระดูกสันหลังของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น เป้าหมายโครงการที่เน้นไปที่พนักงานอาจมีลักษณะดังนี้:
ตัวอย่างเป้าหมาย #1: เพิ่มระดับการมีส่วนร่วมของพนักงาน
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ดำเนินการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานทุกไตรมาส เพื่อระบุจุดที่จำเป็นต้องปรับปรุง และเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของพนักงานขึ้น 5%
- เสนอรูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น เช่น การทำงานจากระยะไกลหรือเวลาทำงานที่ยืดหยุ่น เพื่อปรับปรุงความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว
- สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เชิงบวกและเปิดกว้าง ซึ่งช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายส่วนตัวของพวกเขา
ตัวอย่างเป้าหมาย #2: ปรับปรุงขวัญกำลังใจและแรงจูงใจของทีม
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- จัดกิจกรรมสร้างทีมทุกไตรมาสที่เน้นการสื่อสารและการแก้ปัญหา เพื่อปรับปรุงความร่วมมือในทีมและเพิ่มขวัญกำลังใจ
- นำโปรแกรมการให้รางวัลและยกย่องประจำปีมาใช้ เพื่อแสดงความชื่นชมต่อความพยายามของทีมงานและรักษาแรงจูงใจของทีมงาน
- จัดประชุมแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกทีมทุกสัปดาห์ เพื่อให้ข้อเสนอแนะที่สร้างประโยชน์และโอกาสพัฒนา
ตัวอย่างเป้าหมาย #3: เพิ่มอัตราการรักษาพนักงาน
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- พัฒนาโปรแกรมการรับเข้าทำงานและฝึกอบรมที่ครบถ้วนเป็นระยะเวลา 90 วัน สำหรับพนักงานใหม่
- ขยายโอกาสในการพัฒนาวิชาชีพและการเติบโตในอาชีพ
- นำโปรแกรมการให้คำปรึกษาเข้ามาใช้เพื่อส่งเสริมการแบ่งปันความรู้และการพัฒนาทักษะ
ตัวอย่างเป้าหมายโครงการสำหรับลูกค้า
เป้าหมายโครงการสำหรับลูกค้ามักเน้นไปที่การปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า การสร้างความภักดี และสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า ต่อไปนี้คือตัวอย่างของเป้าหมายดังกล่าว:
ตัวอย่างเป้าหมาย #4: ขยายฐานลูกค้า
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าเพื่อค้นพบกลุ่มตลาดใหม่และที่ยังไม่ได้พัฒนา และเพิ่มอัตราการเจาะตลาดขึ้น 10% ในไตรมาสหน้า
- วางแผนแคมเปญการตลาดเชิงกลยุทธ์และมุ่งเป้าเพื่อดึงดูดลูกค้าใหม่ 1,000 รายภายในสามเดือนข้างหน้า
- เปิดตัวโปรแกรมแนะนำลูกค้าที่น่าสนใจเพื่อส่งเสริมการตลาดแบบปากต่อปาก และเพิ่มการได้มาซึ่งลูกค้าใหม่ขึ้น 15% ผ่านการแนะนำ
ตัวอย่างเป้าหมาย #5: เพิ่มมูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ติดตามพฤติกรรมและแนวโน้มการซื้อของลูกค้าเพื่อคาดการณ์ความเป็นไปได้ของการขาย สร้างรายชื่อปัจจัยกระตุ้น และวัดระดับความตั้งใจ
- ระบุและใช้ประโยชน์จากโอกาสการขายข้าม (cross-selling) และการขายเพิ่ม (upselling) เพื่อเพิ่มมูลค่าคำสั่งซื้อเฉลี่ยขึ้น 20%
- นำระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) มาใช้เพื่อปรับความสัมพันธ์กับลูกค้าให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล
ตัวอย่างเป้าหมาย #6: เพิ่มระดับความพึงพอใจของลูกค้า
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ปรับแต่งประสบการณ์ของลูกค้าให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลโดยใช้การวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อเพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าขึ้น 20 จุด
- ปรับปรุงเวลาตอบสนองบริการลูกค้าให้เร็วขึ้น 20% ด้วยการใช้แชทบอทที่ขับเคลื่อนด้วย AI
- เก็บรวบรวมความคิดเห็นของลูกค้าและพัฒนาข้อมูลเชิงลึกที่มีผลกระทบสูงและลำดับความสำคัญสูง
ตัวอย่างเป้าหมายโครงการสำหรับด้านการดำเนินงาน
ต้องการปรับปรุงกระบวนการทำงานและกิจกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดค่าใช้จ่ายหรือไม่? ต่อไปนี้คือเป้าหมาย SMART บางประการที่คุณสามารถตั้งขึ้นเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจดังกล่าว:
ตัวอย่างเป้าหมาย #7: เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและความสามารถในการขยายตัว
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ทำให้งานประจำและงานที่ซ้ำๆ 40% เป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อลดความพยายามในการทำงานด้วยมือลง 20% ใน 6 เดือนข้างหน้า
- วิเคราะห์กระบวนการธุรกิจหลักสามขั้นตอน ระบุจุดคอขวด และดำเนินการปรับปรุงเพื่อทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
- นำเทคโนโลยีใหม่มาใช้เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและเพิ่มผลผลิตขึ้น 15% ภายในหนึ่งปี
ตัวอย่างเป้าหมาย #8: ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ระบุและตัดลดค่าใช้จ่ายที่สิ้นเปลืองหรือไม่จำเป็นอย่างน้อย 10% ในสามเดือนข้างหน้า
- ดำเนินการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลสำหรับกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูงอย่างน้อยสี่กระบวนการ ซึ่งมีความยืดหยุ่นต่ำและไม่มีประสิทธิภาพ
- ลดค่าใช้จ่ายด้านสาธารณูปโภคลง 10% โดยการติดตามรูปแบบการบริโภคหรือการใช้งานทรัพยากร
ตัวอย่างเป้าหมาย #9: ปรับปรุงการบริหารจัดการสต็อก
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ใช้ซอฟต์แวร์จัดการสต็อกเพื่อเพิ่มความโปร่งใสและติดตามระดับสต็อก
- ปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้จัดหาเพื่อรับประกันการส่งมอบวัตถุดิบหรือผลิตภัณฑ์ตามกำหนดเวลา
- ปรับกลยุทธ์การกำหนดราคาให้เหมาะสมเพื่อลดสต็อกส่วนเกินลง 10% เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้า และเพิ่มรายได้ขึ้น 5%
ตัวอย่างเป้าหมายโครงการด้านการเงิน
หากคุณมีเป้าหมายที่จะเพิ่มรายได้ ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร และเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของเงินสดภายในงบประมาณโครงการ ให้พิจารณาเพิ่มตัวอย่างต่อไปนี้ลงในกระบวนการกำหนดเป้าหมาย:
ตัวอย่างเป้าหมาย #10: หาเงินทุน/ทุนเพิ่มเติม
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- จัดทำแผนโครงการที่ครบถ้วนภายในสามเดือนข้างหน้า และส่งเอกสารดังกล่าวให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคน
- ระบุนักลงทุนที่มีศักยภาพ นักลงทุนทุนเสี่ยง หรือนักลงทุนแองเจิล อย่างน้อย 25 ราย และเริ่มติดต่อและสร้างความสัมพันธ์กับพวกเขาภายในสองเดือนข้างหน้า
- เตรียมการคาดการณ์และคาดการณ์ทางการเงินสำหรับไตรมาสสุดท้าย
ตัวอย่างเป้าหมาย #11: ปรับปรุงกระแสเงินสด
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินที่ดีขึ้นกับผู้จัดหาและผู้ขาย เพื่อลดยอดหนี้ต้องจ่ายลง 10% ในสามเดือนข้างหน้า
- ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้าลง 10% ในไตรมาสหน้า ผ่านการบริหารจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ
- ลดระยะเวลาเฉลี่ยการเก็บเงินจากยอดขาย (DSO) ลง 12% ผ่านการจัดทำใบแจ้งหนี้และการเก็บเงินอย่างมีประสิทธิภาพทุกสี่เดือน
ตัวอย่างเป้าหมาย #12: เพิ่มความมีกำไร
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- เปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่อย่างน้อยสองอย่าง เพื่อสร้างรายได้ประมาณ $250k ในหกเดือนข้างหน้า
- ลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักลง 10% ในสามเดือนข้างหน้า
- นำระบบกำหนดราคาแบบไดนามิกและการจัดแพ็กเกจผลิตภัณฑ์มาใช้ เพื่อเพิ่มอัตรากำไรสุทธิขึ้น 15%
ตัวอย่างเป้าหมายโครงการด้านเทคโนโลยี
ต้องการใช้เทคโนโลยีเพื่อขับเคลื่อนนวัตกรรม ปรับปรุงการดำเนินงานทางธุรกิจ เสริมสร้างความปลอดภัย และสร้างการเติบโตอย่างรวดเร็วหรือไม่? ต่อไปนี้คือเป้าหมายการบริหารโครงการสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจดังกล่าว:
ตัวอย่างเป้าหมาย #13: ปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ย้ายโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีอย่างน้อย 70% ไปสู่ระบบคลาวด์ภายในปีหน้า
- อัปเกรดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์หลัก รวมถึงอุปกรณ์เครือข่าย เพื่อเพิ่มความเร็วของระบบขึ้น 25%
- ติดตั้งระบบป้องกันไฟวอลล์ขั้นสูงและระบบตรวจจับการบุกรุก เพื่อลดเหตุการณ์ด้านความปลอดภัยลง 30%
ตัวอย่างเป้าหมาย #14: ปรับปรุงและรวมศูนย์แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- พัฒนาโซลูชันซอฟต์แวร์ตามความต้องการเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง
- บูรณาการระบบนิเวศดิจิทัลโดยการแทนที่เครื่องมือ แพลตฟอร์ม และระบบที่แยกกันด้วยแพลตฟอร์มการจัดการโครงการแบบรวมศูนย์
- ให้การสนับสนุนทางเทคนิคและฝึกอบรมการใช้ซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องแก่พนักงาน 80%
ตัวอย่างเป้าหมาย #15: เสริมสร้างความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
วัตถุประสงค์ของโครงการ:
- ดำเนินการตรวจสอบความปลอดภัยและทดสอบจุดอ่อนทุกสองสัปดาห์
- นำโปรแกรมฝึกอบรมด้านความปลอดภัยไซเบอร์ที่พนักงานต้องเข้าร่วมมาใช้ และจัดกำหนดการประเมินผลทุกเดือน
- พัฒนาแผนการตอบสนองต่อการรั่วไหลข้อมูลที่ครอบคลุม ซึ่งจะเริ่มดำเนินการภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากเกิดเหตุการณ์
5 ข้อผิดพลาดที่ทำให้เป้าหมายโครงการอ่อนแอลง
ห้าพฤติกรรมที่ทำให้เป้าหมายโครงการสูญเสียความหมาย: ตัวเลขที่ไม่มีพื้นฐาน, เป้าหมายที่ถูกนำกลับมาใช้ซ้ำ, เป้าหมายที่ไม่มีใครรับผิดชอบ, เป้าหมายที่มุ่งเน้นไปที่ผู้นำแทนที่จะเป็นทีม, และเป้าหมายย่อยที่ถูกทิ้งไว้โดยไม่ปรับเปลี่ยนเมื่องานมีการเปลี่ยนแปลง นี่คือห้าพฤติกรรมที่ควรระวัง
การปล่อยให้เป้าหมายย่อยคงที่ เป้าหมายย่อยที่ชัดเจนว่าหลุดจากเส้นทางแต่ยังอยู่ในเอกสาร เพราะการเปลี่ยนมันดูเหมือนการยอมรับความล้มเหลว ซึ่งก่อให้เกิดความขัดแย้ง เมื่อตัวเลขหนึ่งไม่มีประสิทธิภาพ ทีมจะมองข้ามทั้งหมด เปลี่ยนเป้าหมายย่อย แต่รักษาเป้าหมายหลักไว้
การกำหนดตัวเลขก่อนที่จะมีข้อมูลอ้างอิง เป้าหมายเช่น ‘20%’ หรือ ‘2x’ ที่ไม่มีข้อมูลสนับสนุนนั้นไม่น่าเชื่อถือ ทีมของคุณอาจสูญเสียความเชื่อมั่นในเป้าหมายนั้นก่อนที่งานจะเริ่มขึ้นด้วยซ้ำ หาค่าปัจจุบันของตัวชี้วัดก่อน แล้วจึงกำหนดเป้าหมายที่มีเหตุผลรองรับ
การใช้เป้าหมายจากโครงการก่อนหน้านี้ หากเป้าหมายของคุณสามารถใช้ได้กับทุกโครงการ นั่นหมายความว่าหนึ่งในนั้นขาดความชัดเจน ให้เชื่อมโยงเป้าหมายนั้นกับปัจจัยขับเคลื่อนทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงของโครงการปัจจุบัน และกลุ่มคนที่โครงการนี้มุ่งช่วยเหลือ
การเขียนเป้าหมายที่ไม่มีใครรับผิดชอบ การกำหนดผู้รับผิดชอบโครงการเป็นเรื่องหนึ่ง แต่คุณยังต้องมอบความรับผิดชอบในการติดตามเป้าหมายให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งด้วย มิฉะนั้น ทุกคนจะคิดว่ามีคนอื่นกำลังติดตามอยู่ ให้กำหนดบุคคลหนึ่งให้รับผิดชอบการติดตามเป้าหมายอย่างชัดเจน แยกจากผู้ที่ดำเนินการงาน
การทำให้แผนเป้าหมายซับซ้อนเกินไป แผนที่เรียบง่ายและมีประสิทธิภาพจะมีประโยชน์มากกว่าบอร์ดอารมณ์ที่ตกแต่งอย่างวิจิตรในการบรรลุเป้าหมาย หากทีมไม่สามารถใช้แผนของคุณเพื่อตัดสินใจได้โดยไม่ต้องพึ่งพาคุณ แผนนั้นก็ไม่ได้ทำหน้าที่ของมันอย่างถูกต้อง เขียนแผนนี้สำหรับผู้ที่ดำเนินการ ไม่ใช่สำหรับผู้ที่อนุมัติ
อะไรที่ทำให้เป้าหมายโครงการประสบความสำเร็จได้จริง?
เป้าหมายโครงการจะถือว่าประสบความสำเร็จเมื่อทีมสามารถกล่าวถึงมันได้โดยไม่ต้องตรวจสอบเอกสาร และใช้มันเพื่อแก้ไขความเห็นไม่ตรงกันโดยไม่ต้องส่งเรื่องขึ้นระดับสูง นั่นคือมาตรฐานที่ควรมี หากสมาชิกในทีมยังคงส่งทุกการตัดสินใจที่ต้องแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ไปยังผู้ตัดสินใจหรือผู้บริหารเพียงคนเดียว เป้าหมายนั้นยังไม่ชัดเจนพอ หรือมันถูกซ่อนอยู่ใต้ตัวชี้วัดโครงการที่ควรอยู่ในส่วนของวัตถุประสงค์
ข้อผิดพลาดเดียวที่ทำลายทุกสิ่งอื่น: การรวมเป้าหมายและวัตถุประสงค์เป็นคำกล่าวเดียว คุณอาจบรรลุตัวเลขเป้าหมายแต่พลาดจุดสำคัญ หรือพลาดตัวเลขเป้าหมายแล้วสันนิษฐานว่าโครงการทั้งโครงการล้มเหลว ให้แยกชั้นต่าง ๆ ไว้ให้ชัดเจน ให้เป้าหมายกำหนดทิศทาง และให้วัตถุประสงค์แสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้า
เริ่มต้นด้วยเป้าหมายหนึ่งข้อ วัตถุประสงค์สามถึงสี่ข้อ และตรวจสอบความคืบหน้าของทั้งสองอย่างทุกสัปดาห์ โครงสร้างนี้เพียงพอที่จะรักษาความมั่นคงของโครงการตั้งแต่เริ่มต้น โดยไม่ทำให้การตั้งเป้าหมายกลายเป็นโครงการอีกโครงการหนึ่ง
เพื่อให้การตรวจสอบนี้ทำงานอัตโนมัติให้ตั้งค่าเป้าหมายของคุณใน ClickUp ฟรีและเชื่อมต่อเป้าหมายเหล่านั้นโดยตรงกับงานที่ดำเนินการ
คำถามที่มักถูกถามเกี่ยวกับเป้าหมายโครงการ
เป้าหมายโครงการสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอย่างไร?
เป้าหมายของโครงการควรเชื่อมโยงโดยตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กร หากไม่สามารถเชื่อมโยงได้ โครงการนั้นจะยากที่จะพิสูจน์ความจำเป็นได้ เป้าหมายกำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการ (เช่น ‘ปรับปรุงประสบการณ์การสนับสนุน’) ส่วนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอธิบายว่าทำไมผลลัพธ์นั้นจึงสำคัญต่อองค์กร (การรักษาลูกค้า, รายได้, ค่าใช้จ่าย) แม้แต่งานด้านโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กรก็ควรเชื่อมโยงกับเวลาตอบสนองที่เร็วขึ้นหรือค่าใช้จ่ายที่ต่ำลง หากไม่สามารถเชื่อมโยงได้ ให้ถือว่านี่เป็นสัญญาณที่ควรหยุดคิดทบทวนก่อนเริ่มโครงการ
ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายโครงการกับ OKRs คืออะไร?
เป้าหมายโครงการคือผลลัพธ์โดยรวมของโครงการเดียว OKRs (Objectives and Key Results) เป็นกรอบงานระดับบริษัทสำหรับการกำหนดและประเมินผลเป้าหมายของทุกทีมทุกไตรมาส ทั้งสองมีความทับซ้อนกัน: เป้าหมายโครงการสอดคล้องกับ ‘Objective’ ของ OKR และเป้าหมายที่วัดได้ของโครงการสอดคล้องกับ ‘Key Results’ OKRs ช่วยสร้างจังหวะการทำงาน เช่น วงจรทุกไตรมาสหรือการตรวจสอบความคืบหน้า ใช้เป้าหมายโครงการแบบทั่วไปสำหรับโครงการเดียว และใช้ OKRs อย่างเป็นทางการเมื่อการประสานงานระหว่างหลายทีมเป็นความท้าทายในตัวมันเอง
คุณจะวัดเป้าหมายโครงการที่ไม่สามารถวัดได้โดยตรงได้อย่างไร?
คุณวัดเป้าหมายนี้แบบอ้อม ผ่านวัตถุประสงค์ SMART ที่อยู่ใต้เป้าหมายนั้น เป้าหมายยังคงเป็นทิศทางหลัก ส่วนวัตถุประสงค์แต่ละข้อจะมีตัวชี้วัดและกำหนดเวลา (เช่น “ลดเวลาตอบสนองครั้งแรกให้ต่ำกว่า 4 ชั่วโมงภายใน 6 เดือน”) การติดตามวัตถุประสงค์จะช่วยให้คุณทราบว่าเป้าหมายนั้นอยู่ในระยะที่สามารถบรรลุได้หรือไม่ เครื่องมืออย่าง ClickUp ช่วยทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติ โดยรวมงาน (Tasks) ที่เชื่อมโยงกันและความคืบหน้าของเป้าหมายเข้าเป็นเป้าหมายเดียว ซึ่งสามารถติดตามได้ตามเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสิ้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องลดเป้าหมายลงเป็นตัวเลขเดียว
ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายโครงการกับ KPI คืออะไร?
เป้าหมายโครงการคือผลลัพธ์ที่กำหนดทิศทางและเชื่อมโยงกับโครงการเฉพาะ: มันจะสิ้นสุดลงเมื่อโครงการสิ้นสุดลงหรือเมื่อผลลัพธ์นั้นถูกบรรลุแล้ว ส่วน KPI (Key Performance Indicator) คือตัวชี้วัดการดำเนินงานที่ต่อเนื่องและคงอยู่ต่อไปแม้หลังจากโครงการนั้นสิ้นสุดลงแล้ว เป้าหมายโครงการอาจคือ ‘ปรับปรุงประสบการณ์การสนับสนุน’ ในขณะที่ KPI ที่ได้รับอิทธิพลจากเป้าหมายนั้นคือ ‘เวลาตอบสนองครั้งแรกเฉลี่ย’ เป้าหมายโครงการมีลักษณะชั่วคราวและเชิงกลยุทธ์ ส่วน KPI มีลักษณะถาวรและใช้เพื่อการวิเคราะห์
ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายโครงการกับวิสัยทัศน์โครงการคืออะไร?
วิสัยทัศน์ของโครงการเป็นสิ่งที่มุ่งหวังและมักเป็นนามธรรม: ‘กลายเป็นผลิตภัณฑ์ที่ง่ายที่สุดในการเริ่มต้นใช้งาน’ ส่วนเป้าหมายของโครงการนั้นชัดเจนพอที่จะประเมินได้เมื่อโครงการสิ้นสุด: ‘ปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับลูกค้าใหม่’ วิสัยทัศน์สร้างแรงบันดาลใจ ส่วนเป้าหมายกำหนดทิศทาง โครงการเดี่ยวส่วนใหญ่ต้องการเป้าหมาย ไม่ใช่วิสัยทัศน์ วิสัยทัศน์ควรอยู่ในระดับโปรแกรมหรือพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งโครงการหลายโครงการทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายระยะยาวเดียวกัน
ความแตกต่างระหว่างเป้าหมายโครงการกับผลลัพธ์ที่ส่งมอบคืออะไร?
เป้าหมายคือความเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการให้เกิดขึ้น ส่วนผลลัพธ์ที่ส่งมอบคือสิ่งที่จับต้องได้ที่คุณส่งมอบให้ เช่น ‘ปรับปรุงกระบวนการรับลูกค้าใหม่’ เป็นเป้าหมาย ส่วน ‘ตัวช่วยตั้งค่าที่ได้รับการออกแบบใหม่’ เป็นผลลัพธ์ที่ส่งมอบเพื่อสนับสนุนเป้าหมายนั้น ผลลัพธ์ที่ส่งมอบคือสิ่งที่คุณสามารถตรวจสอบและยืนยันได้ว่าเสร็จสิ้นแล้ว ส่วนเป้าหมายคือผลลัพธ์สุดท้ายที่ผลลัพธ์ที่ส่งมอบเหล่านั้นควรสร้างขึ้น
โครงการหนึ่งสามารถมีเป้าหมายได้มากกว่าหนึ่งข้อหรือไม่?
ได้ครับ แต่โครงการส่วนใหญ่จะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อมีเป้าหมายหลักหนึ่งข้อ บางครั้งสองข้อ โดยแต่ละข้อมีวัตถุประสงค์สามถึงห้าข้อ เมื่อทุกอย่างถูกกำหนดเป็นเป้าหมาย ไม่มีสิ่งใดเป็นลำดับความสำคัญ และความพยายามจะถูกกระจายไปอย่างไม่เต็มที่ การมีเป้าหมายห้าหรือหกข้อมักหมายความว่าบางข้อเป็นวัตถุประสงค์ที่ถูกติดป้ายผิด