การแก้ปัญหาการทำงานที่กระจายตัว: GVP ฝ่ายการตลาดของ ClickUp พูดถึงอนาคตของการทำงาน

การขยายตัวของงานเป็นภัยเงียบที่บั่นทอนประสิทธิภาพ นวัตกรรม และขวัญกำลังใจในที่ทำงานยุคปัจจุบัน ซึ่งมักมีรากฐานมาจากเครื่องมือและกระบวนการที่ขาดความเชื่อมโยง ผม/ฉันได้เผชิญกับปัญหานี้ด้วยตัวเอง นำทีมฝ่าฟัน และที่สำคัญที่สุด คือได้เรียนรู้วิธีรับมือกับมัน ในบทความนี้ ผม/ฉันอยากแบ่งปันประสบการณ์การเดินทางกับปัญหาการขยายตัวของงาน ต้นทุนแฝงที่ผม/ฉันค้นพบ และเหตุผลที่ผม/ฉันเชื่อว่าอนาคตของการทำงานขึ้นอยู่กับการรวมศูนย์พื้นที่ทำงานและ AI ที่ทำงานได้จริงเพื่อผู้คน

อะไรคือการขยายตัวของที่ทำงาน? มุมมองส่วนตัวของฉัน

เมื่อฉันเริ่มนำทีมการตลาดและการพัฒนาการขาย B2B ฉันคิดว่าความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือการจัดการค่าใช้จ่ายเพียงอย่างเดียว—เพื่อให้แน่ใจว่าเราไม่ได้ใช้จ่ายเกินไปกับเครื่องมือต่างๆ แต่เมื่อเวลาผ่านไป ฉันตระหนักว่าปัญหาที่แท้จริงนั้นลึกซึ้งและซับซ้อนกว่ามาก

สิ่งที่ผมต้องเผชิญจริงๆ คือการขยายตัวของงาน—ซึ่งตอนนี้ผมนิยามว่าเป็นความแตกแยกของงานที่กระจายไปอยู่ในเครื่องมือ ระบบ และกระบวนการที่เชื่อมต่อกันน้อยเกินไป มันคือช่วงเวลาที่ทีมของคุณต้องสลับแพลตฟอร์มอยู่ตลอดเวลา สูญเสียบริบท และใช้เวลาไปกับการอัปเดตข้อมูลให้กันและกันมากกว่าการทำงานจริงๆ

ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานนั้นปฏิเสธไม่ได้ ทีมต่างๆ ทำงานช้าลง ทำซ้ำงานเดิม และใช้เวลาไปกับการประสานงานมากกว่าการลงมือทำ ข้อมูลกระจัดกระจาย การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างกระจัดกระจาย และโครงการต่างๆ สูญเสียแรงผลักดันก่อนที่จะเริ่มต้นด้วยซ้ำ

สี่ด้านของการขยายตัวของเมืองอย่างไร้ทิศทาง

1. การขยายตัวของแอปพลิเคชัน

นี่คือจุดเริ่มต้นทั้งหมดสำหรับฉัน ฉันจำได้ว่าตอนที่ก้าวเข้าสู่บทบาทใหม่และพบว่าทีมของเรากำลังใช้เครื่องมือที่แตกต่างกันนับสิบ—หลายอย่างทำสิ่งเดียวกัน หรือแย่กว่านั้นคือไม่ทำอะไรเลย เรากำลังจ่ายเงินเพื่อซื้อของที่ไม่ได้ใช้ และ CFO ก็รู้สึกหงุดหงิด (ซึ่งก็ถูกต้อง) แต่ต้นทุนไม่ได้มีแค่ด้านการเงินเท่านั้น การขาดการบูรณาการนำไปสู่การทำงานที่กระจัดกระจายและการสูญเสียความสอดคล้อง—สัญญาณคลาสสิกของการขยายงานอย่างไร้ทิศทาง

2. การขยายตัวของบริบท

สิ่งนี้กระทบฉันหนักที่สุดในฐานะผู้นำ ฉันพยายามจะเข้าใจภาพรวมอย่างชัดเจนว่าทีมของฉันกำลังทำอะไรอยู่ แต่กลับพบว่าข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ใน Google Docs, Slack, อีเมล, และเครื่องมือจัดการโครงการต่างๆ ไม่มีแหล่งข้อมูลหลักที่เชื่อถือได้ ฉันต้องคอย "ปะติดปะต่อ" เรื่องราวอยู่ตลอดเวลา—ซึ่งเป็นผลจากเครื่องมือที่แยกส่วนกันและขาดการเชื่อมโยงตามการออกแบบ ฉันสูญเสียการมองเห็นภาพรวม และทีมของฉันก็สูญเสียบริบทที่จำเป็นต่อการทำงานอย่างเต็มศักยภาพ

3. การขยายตัวของกระบวนการ

ฉันเคยเห็นสิ่งนี้ทำลายแม้แต่ทีมที่ดีที่สุด เมื่อทุกกลุ่มใช้เครื่องมือและกระบวนการทำงานของตัวเอง จะไม่มีกระบวนการที่เป็นหนึ่งเดียว ฉันเคยเห็นทีมพยายาม "ต่อจิ๊กซอว์" กระบวนการของพวกเขาเข้าด้วยกัน แต่สุดท้ายกลับได้ความไม่มีประสิทธิภาพ ความสับสน และโอกาสที่พลาดไปในการทำงานร่วมกัน มันเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของสิ่งที่ทำให้เกิดการขยายงานอย่างไร้ทิศทาง: เครื่องมือที่แยกส่วน ทีมที่ไม่สอดคล้องกัน และการตัดสินใจที่เร่งรีบ

4. การขยายตัวของปัญญาประดิษฐ์

นี่คือความท้าทายใหม่ล่าสุด—และเติบโตเร็วที่สุด— ในความเร่งรีบที่จะนำ AI มาใช้ ฉันได้เห็นองค์กรต่าง ๆ (รวมถึงองค์กรของฉันเอง) ที่รวบรวมเครื่องมือ AI ที่หลากหลายซึ่งแก้ไขปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่ไม่สามารถเชื่อมโยงกับภาพใหญ่ได้ เครื่องมือเหล่านี้กลายเป็นของที่เก็บไว้บนชั้นอย่างรวดเร็ว เช่นเดียวกับเครื่องมือ SaaS ก่อนหน้านี้ ที่แย่กว่านั้นคือ เมื่อ AI ไม่ถูกผสานรวมกับบริบทที่แท้จริง มันจะผลิตผลลัพธ์ที่ไม่ดีและทำลายความไว้วางใจ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ซึ่งทีมส่วนใหญ่ไม่ทราบจนกว่าการนำไปใช้จะลดลง

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่: สิ่งที่ผู้นำส่วนใหญ่พลาด

ฉันเคยคิดว่าราคาหลักของการขยายตัวเมืองแบบไร้ทิศทางเป็นเพียงรายการหนึ่งในงบประมาณ แต่ต้นทุนที่แท้จริงนั้นซ่อนอยู่—เหมือนภูเขาน้ำแข็งที่อยู่ใต้น้ำ

ขวัญกำลังใจและนวัตกรรม

เมื่อผู้คนไม่มีบริบท พวกเขารู้สึกถูกแยกออกจากกันและไม่มีความผูกพัน ฉันเคยเห็นพนักงานที่มีผลงานยอดเยี่ยมใช้ความพยายามอย่างหนักในการหาข้อมูลที่จำเป็น—จัดประชุมเพิ่มเติม ติดตามเพื่อนร่วมงาน และรวบรวมข้อมูลเชิงลึกด้วยตัวเอง แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะทำได้ และแม้แต่คนที่ทำได้ก็รู้สึกเหนื่อยล้า

หากเราให้โอกาสทุกคนได้เข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้น กำลังใจและความคิดสร้างสรรค์จะเพิ่มขึ้น มิฉะนั้น เรากำลังจำกัดศักยภาพของทุกคน

การสูญเสียประสิทธิภาพในการทำงาน

สถิติที่ติดอยู่ในใจผม: พนักงานสายงานความรู้โดยเฉลี่ยสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชันและเว็บไซต์เกือบ1,200 ครั้งต่อวันและใช้เวลา มากกว่าสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เพียงเพื่อปรับตัวให้เข้ากับระบบใหม่ ผมเคยเห็นสิ่งนี้ด้วยตาตัวเอง—ผู้คนคัดลอกและวางงาน ทำซ้ำงาน และเสียเวลาไปหลายชั่วโมงทุกสัปดาห์กับ "งานซ้ำซ้อน"—ซึ่งเป็นการไม่สอดคล้องกันระหว่างข้อมูลกับการปฏิบัติจริงในโลกดิจิทัล ไม่ใช่แค่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังทำให้หมดกำลังใจอีกด้วย

ปัญญาประดิษฐ์ที่ขาดบริบทไร้ประโยชน์

ฉันเคยเห็นโครงการ AI ล้มเหลวมากมายเพราะขาดบริบท โดยเฉพาะในบริษัทเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งทีมต้องพึ่งพาความแม่นยำและความชัดเจน หาก AI ของคุณไม่รู้จักแนวทางของแบรนด์ วิธีการขาย หรือความละเอียดอ่อนของธุรกิจของคุณ มันก็แค่สร้างเสียงรบกวนขึ้นมาเท่านั้น และเมื่อผู้คนสูญเสียความไว้วางใจใน AI การนำไปใช้ก็จะลดลงอย่างรวดเร็ว

วิธีที่ผมกำลังแก้ปัญหาการขยายตัวของเมืองแบบไร้ทิศทางที่ ClickUp

การบรรจบกัน: พลังของพื้นที่ทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว

การปลดล็อกครั้งใหญ่สำหรับผมคือการตระหนักว่า การบรรจบกัน—การนำแอป, กระบวนการ, คน, ความรู้, และ AI มารวมกันในที่เดียว—เปลี่ยนแปลงทุกสิ่งทุกอย่าง. ที่ ClickUp, เราสร้างพื้นที่ทำงานที่บริบทไม่สูญหาย, กระบวนการถูกวางแผนไว้, และ AI ถูกผสานรวมอย่างแท้จริง.

การขยายตัวของงานมักเริ่มต้นจากบันทึกที่กระจัดกระจายและแนวคิดที่จำได้เพียงครึ่งเดียวซึ่งไม่เคยกลับเข้าสู่ระบบบันทึกข้อมูล นั่นคือเหตุผลที่เราใช้ฟีเจอร์อย่างTalk to Text ใน ClickUp Brain Max—ซึ่งช่วยเชื่อมช่องว่างนั้นด้วยการจับความคิดทันทีที่ผุดขึ้นมาและเปลี่ยนเป็นงาน เอกสาร หรือตัวเตือนโดยตรง—ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องตามหาบริบท—เพียงแค่การจับความรู้ที่ราบรื่นซึ่งช่วยให้งานดำเนินไปข้างหน้า

ด้วย Brain ที่ฝังอยู่ในระบบโดยกำเนิด ฉันไม่ได้แค่เห็นงานของฉันหลอมรวมเข้าด้วยกัน—ฉันเห็นความฉลาดถูกถักทอเข้าไปในงานนั้นด้วย ต้องการร่างเอกสารสั้น ๆ สรุปเอกสาร หรือทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นอัตโนมัติใช่ไหม? ทุกอย่างเกิดขึ้นภายในระบบเดียวกันที่งานของคุณอยู่

เรื่องเล่าส่วนตัว: ผู้ช่วยจดบันทึก AI

หนึ่งในเครื่องมือที่เปลี่ยนแปลงชีวิตฉันมากที่สุดคือClickUp AI Notetakerฉันไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมทุกครั้งได้ แต่ด้วย AI Notetaker ฉันก็ไม่จำเป็นต้องทำเช่นนั้น มันบันทึกการสนทนา สรุปประเด็นสำคัญ และแชร์บริบทให้กับทุกคนที่ต้องการ ฉันจำได้ว่าเคยพลาดการประชุมผลิตภัณฑ์ที่สำคัญ และเหมือนกับหลายๆ คนที่ต้องปรับตัวกับการทำงานทางไกล ฉันเพียงแค่ทบทวนสรุปที่ AI สร้างขึ้นแทนที่จะต้องตามหาบันทึกหรือสรุปการประชุม ฉันเข้าใจทุกอย่างทันทีและสามารถตัดสินใจได้โดยไม่ล่าช้า

การบันทึกและแบ่งปันความรู้

ผมได้เรียนรู้จากประสบการณ์ที่ยากลำบากว่า บริบทที่มีค่าที่สุดมักถูกเก็บไว้ในหัวของคน ผมผลักดันทีมของผม—และตัวผมเอง—ให้ใช้เวลา 20 นาทีเพื่อเขียนสิ่งต่าง ๆ ลงไป มันไม่ง่าย แต่มันเป็นสิ่งจำเป็น เมื่อเราบันทึกการเรียนรู้ กระบวนการ และข้อมูลเชิงลึกของเรา เราสร้างแหล่งข้อมูลร่วมกันที่เป็นประโยชน์ต่อทุกคน

บทเรียนการเป็นผู้นำ: สิ่งที่ฉันบอกผู้บริหารทุกคน

1. วางแผนกระบวนการของคุณ

คุณไม่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติในสิ่งที่คุณยังไม่ได้วางแผนไว้ ใช้เวลาในการบันทึกวิธีการทำงาน—จากนั้นมองหาวิธีที่จะทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและอัตโนมัติมากขึ้น

2. ให้ความสำคัญกับบริบท

ทำให้ผู้คน (รวมถึง AI) สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย. รวมความรู้ไว้ที่ศูนย์กลาง, ทำให้เอกสารเป็นมาตรฐาน, และทำลายกำแพงกั้นระหว่างหน่วยงาน.

3. ผสาน AI อย่างรอบคอบ

อย่าวิ่งตามสิ่งที่น่าสนใจเพียงผิวเผิน. ลงทุนใน AI ที่ผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับกระบวนการทำงานและบริบทของคุณ—ไม่ใช่แค่โซลูชันแบบจุดเดียว.

นอกจากนี้ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจาก AI การเลือกเครื่องมือที่ปรับให้เข้ากับความต้องการและกระบวนการทำงานของทีมคุณเป็นสิ่งสำคัญ ด้วย ClickUp Brain คุณสามารถสลับระหว่างโมเดลภาษาขนาดใหญ่ (LLMs) เพื่อปรับแต่งประสบการณ์ AI ของคุณให้เหมาะสมได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่า AI ที่คุณใช้นั้นไม่ใช่เพียงโซลูชันทั่วไป แต่เป็นโซลูชันที่ปรับให้เข้ากับบริบทและเป้าหมายเฉพาะของคุณ

4. นำการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม

การเปลี่ยนแปลงไม่ใช่แค่เรื่องเทคนิค—แต่เป็นเรื่องของวัฒนธรรม จงเป็นแบบอย่างของพฤติกรรมที่คุณต้องการเห็น: ความโปร่งใส การบันทึกข้อมูล และความเต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลง

อนาคตของการทำงาน: วิสัยทัศน์ของฉัน

ผมเชื่อว่าอนาคตเป็นขององค์กรที่สามารถ แก้ปัญหาการขยายตัวอย่างไร้ทิศทาง—ไม่ใช่แค่การลดต้นทุนเท่านั้น แต่คือการสร้างวัฒนธรรมที่ชัดเจน ความร่วมมือ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตัวแทน AI แบบบูรณาการ พื้นที่ทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว และการมุ่งเน้นบริบทอย่างไม่หยุดยั้ง จะปลดปล่อยให้ผู้คนได้ทำงานที่ดีที่สุดและสร้างสรรค์ที่สุด นี่คือพลังของพื้นที่ทำงาน AI แบบบูรณาการ—ไม่ใช่แค่การรวมเครื่องมือเข้าด้วยกัน แต่เป็นการสร้างงานใหม่ทั้งหมดขึ้นรอบแพลตฟอร์มอัจฉริยะเดียว

วิสัยทัศน์ของเราเรียบง่าย: ปลดปล่อยมนุษย์จากงานที่ทำซ้ำๆ เสริมศักยภาพด้วยบริบท และให้พวกเขาได้มุ่งเน้นในสิ่งที่สำคัญจริงๆ นั่นคือวิธีที่เราจะรักษาความสามารถในการแข่งขันในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

การขยายงานที่ไร้ทิศทางไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง มันทำให้ทีมของคุณทำงานช้าลง บดบังกลยุทธ์ของคุณ และก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายมากกว่าที่คุณจะติดตามได้ ถึงเวลาแล้วที่จะนำทางด้วยความชัดเจน—เริ่มต้นด้วยการลองใช้สิ่งที่เราสร้างขึ้นเพื่อต่อสู้กับปัญหานี้