เคยมีช่วงเวลาที่น่าเบื่อหน่ายที่คุณตระหนักว่าคุณกำลังเสียเวลาไปกับการคัดลอกข้อมูลระหว่างระบบและจัดรูปแบบเซลล์ในเวิร์กชีตมากเกินไป แทนที่จะคิดกลยุทธ์และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ใช่ไหม? คุณไม่ได้อยู่คนเดียวหรอก
ประมาณ 60% ขององค์กรรายงานว่าทีมของพวกเขาเสียเวลาไป5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์กับงานที่ต้องทำด้วยตนเองและกระบวนการที่ทำซ้ำๆ — นั่นคือประมาณ 1.5 เดือนต่อปี! และหลายคนในกลุ่มนี้คือพนักงานที่มีความรู้ซึ่งมีศักยภาพในการทำงานอัตโนมัติ ลองนึกภาพดูว่างานที่ทำซ้ำๆ เหล่านี้จะทำให้ทีมอื่นๆ ต้องสูญเสียเวลาไปมากเพียงใด
ข่าวดีก็คือคุณสามารถกู้คืนเวลาที่มีค่านี้ได้โดยการทำให้งานที่เป็นกิจวัตรและซ้ำซากเป็นอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นในการทำงานที่ท้าทายมากขึ้นและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เพื่อช่วยในการทำภารกิจนี้ นี่คือคู่มือ 5 ขั้นตอนง่าย ๆ ของเราสำหรับการทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ
การทำความเข้าใจการอัตโนมัติของงาน
การอัตโนมัติของงานใช้เทคโนโลยีเพื่อทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นและเสร็จสมบูรณ์โดยมีการแทรกแซงจากมนุษย์น้อยที่สุดหรือไม่มีเลย ซึ่งรวมถึงการใช้ซอฟต์แวร์ แพลตฟอร์ม และเครื่องมือเพื่อ:
- จำลองการกระทำของมนุษย์ที่อาจง่ายเพียงแค่คัดลอกข้อมูลไปจนถึงซับซ้อนเช่นการกระทำตามเงื่อนไขทางตรรกศาสตร์
- ดำเนินการงานโดยปฏิบัติตามขั้นตอนและคำแนะนำที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
- ตอบสนองต่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์เฉพาะ และกระตุ้นให้เกิดการกระทำต่อไป
วัตถุประสงค์คือการมอบหมายงานให้กับโซลูชันดิจิทัลที่เหมาะสมเพื่อความถูกต้อง ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลที่มากขึ้น ส่วนถัดไปจะกล่าวถึงประโยชน์โดยละเอียด
ทำไมคุณควรทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นระบบอัตโนมัติ?
การทำงานอัตโนมัติช่วยประโยชน์แก่บุคคลและธุรกิจในลักษณะต่อไปนี้:
- ประหยัดเวลา และแรงงานด้วยการจัดการกับกระบวนการที่น่าเบื่อซ้ำซาก เวลาที่ประหยัดได้สามารถนำไปใช้กับการสร้างสรรค์นวัตกรรม หรือวางแผนกลยุทธ์ได้
- กำจัดงานที่ทำซ้ำหรือเกินความจำเป็น และ ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ทำให้บุคคลสามารถทำงานได้มากขึ้น ทำงานเสร็จเร็วขึ้น และส่งมอบผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
- ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ โดยการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่แม่นยำ
- สร้างแบรนด์บนพื้นฐานของความสม่ำเสมอและความน่าเชื่อถือ เนื่องจากกระบวนการอัตโนมัติให้ผลลัพธ์ที่ สม่ำเสมอ
- เพิ่ม ขวัญกำลังใจของพนักงาน และความพึงพอใจในงาน เนื่องจากบุคคลไม่ต้องมีส่วนร่วมในงานที่น่าเบื่อหรือซ้ำซากอีกต่อไป
- ลดต้นทุน โดยลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานที่เกี่ยวข้องกับงานที่ต้องทำด้วยมือ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายโดยการลดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งอาจทำให้ต้นทุนการดำเนินงานเพิ่มขึ้น
- รักษา ความสามารถในการขยายตัว ช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มปริมาณงานหรือขีดความสามารถได้โดยไม่ต้องเพิ่มทรัพยากรบุคคลอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่ผันผวนและอัตราการเติบโตที่แตกต่างกันได้
- ให้ทีมสามารถรวบรวม, รักษา, และอัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้การตัดสินใจมีข้อมูลที่ดีขึ้น และผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
- ขับเคลื่อน ความพึงพอใจของลูกค้า ด้วยการมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้า
- ปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริง โดยการปลดปล่อยทรัพยากรบุคคลให้สามารถทำงานที่ท้าทายหรือซับซ้อนมากขึ้น เช่น การสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและการสร้างนวัตกรรมผลิตภัณฑ์
- รับประกัน ความปลอดภัยของข้อมูล และความถูกต้องสมบูรณ์ เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลและการจัดการด้วยมือ
วิธีทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ: คู่มือ 5 ขั้นตอน
ตามที่สัญญาไว้ นี่คือคู่มือขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำให้งานที่ทำซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ:
ขั้นตอนที่ 1: ระบุงานที่ทำซ้ำ
ก่อนอื่น คุณต้องระบุงานที่ทำซ้ำๆ ที่กินเวลาและความพยายาม
นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:
- สร้างรายการงาน ควรมีการบันทึกงานทั้งหมดของคุณ พร้อมด้วยลำดับความสำคัญ ความถี่ และวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน
- นำเครื่องมือติดตามเวลาไปใช้เพื่อวัดปริมาณเวลาที่จำเป็นในการทำแต่ละงานให้เสร็จ
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญหรือร่วมมือกับทีมของคุณเพื่อรวบรวมรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำซ้ำ
งานที่ทำซ้ำคืองานที่เกิดขึ้นบ่อย ใช้เวลาค่อนข้างมาก และอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ อย่างไรก็ตาม คุณอาจพบงานอื่น ๆ ที่เหมาะสมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งอาจรวมถึง:
- งานตามกฎเกณฑ์ ที่ปฏิบัติตามกฎหรือตรรกะที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นระบบอัตโนมัติทางอีเมลที่ส่งข้อความตอบกลับโดยอัตโนมัติไปยังอีเมลที่เข้ามา
- งานซอฟต์แวร์ ที่สามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ซึ่งมีฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติในตัว เช่น การที่คุณสามารถตั้งค่าให้ Excelคำนวณข้อมูลโดยอัตโนมัติ
- งานที่ใช้เวลานาน ซึ่งต้องการการดูแลจากมนุษย์เพียงเล็กน้อยแต่ใช้เวลาเป็นจำนวนมาก ตัวอย่างเช่นการทำงานอัตโนมัติของ DevOpsเพื่อตรวจสอบระบบสำหรับบันทึกข้อผิดพลาดและแจ้งเตือนเหตุการณ์
- งานป้อนข้อมูลและจัดการข้อมูล ที่คุณต้องรวบรวม จัดการ จัดระเบียบ อัปเดต และใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้เครื่องมืออัตโนมัติด้านการขายร่วมกับระบบCRM เพื่อปรับแต่งประสบการณ์การขายให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละราย
ระบุงานดังกล่าวอย่างเป็นระบบขณะที่คุณเตรียมตัวสำหรับขั้นตอนถัดไป โดยให้ความสำคัญกับพื้นที่เป้าหมายที่จะให้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2: วัดศักยภาพของระบบอัตโนมัติ
แม้ว่าคุณอาจมีรายการงานยาวที่เหมาะสำหรับการอัตโนมัติ แต่ให้เราเน้นไปที่งานที่ทำซ้ำๆ กันก่อน
ในขั้นตอนนี้ คุณจะวัดศักยภาพในการทำงานอัตโนมัติของงานที่ทำซ้ำๆ เพื่อคำนวณสิ่งนี้ คุณจะต้องวิเคราะห์พารามิเตอร์ต่อไปนี้:
| งานที่เหมาะสำหรับการทำงานอัตโนมัติตามพารามิเตอร์ | |
| เวลาที่ต้องใช้ในการทำภารกิจให้เสร็จสิ้น | งานที่ยาวนาน |
| ความสม่ำเสมอของการเกิดงานดังกล่าว | งานที่เกิดขึ้นบ่อย |
| ความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับการทำงานให้สำเร็จ | งานที่สามารถคาดการณ์ได้และมีกฎเกณฑ์ชัดเจนซึ่งมีความซับซ้อนน้อยกว่า |
| ต้องใช้ความพยายามด้วยตนเองในการทำงาน | งานที่ต้องใช้แรงงานคนอย่างมาก |
| อัตราความผิดพลาดเฉลี่ย โดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านการทำงานด้วยมือ | งานที่มีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดมากกว่า |
| ผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน | งานที่มีความสำคัญสูงและส่งผลกระทบสูง |
การวิเคราะห์เช่นนี้ดำเนินการตามแนวทางเชิงกลยุทธ์พร้อมทั้งทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ. คุณสามารถใช้สูตรที่มีน้ำหนักเพื่อเตรียมรายการที่มีความสำคัญเป็นฐานสำหรับการทำให้งานของคุณเป็นอัตโนมัติ.
ขั้นตอนที่ 3: สำรวจโซลูชันระบบอัตโนมัติ
ตอนนี้คุณมีรายการงานประจำของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะเลือกเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับงานที่เหมาะสม
สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการวิจัยตลาดซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับกระบวนการทำงานเพื่อค้นหาโซลูชันที่สามารถทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถดำเนินการต่อได้:
- ระบุความต้องการของคุณอย่างชัดเจนและกำหนดข้อกำหนดที่สอดคล้องจากเครื่องมืออัตโนมัติ แยกความต้องการของคุณ ออกเป็นความต้องการ ความต้องการ และแผนในอนาคตเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่เกิดขึ้นซ้ำที่มีความสำคัญสูง
- กำหนดเป้าหมาย ของเครื่องมืออัตโนมัติ โดยในอุดมคติ ควรระบุเป้าหมายเหล่านี้ตามเกณฑ์ SMART เพื่อแสดงและวัดผลกระทบของกระบวนการอัตโนมัติต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ
- เมื่อคุณมีแนวคิดพื้นฐานแล้ว ให้ทำการค้นหาออนไลน์สำหรับเครื่องมืออัตโนมัติที่ได้รับความนิยมซึ่งสอดคล้องกับความต้องการของคุณ สำรวจตัวเลือกของคุณ โดยเยี่ยมชมเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ ฟอรัมเฉพาะทางอุตสาหกรรม กระดานสนทนา ฯลฯ
- คัดเลือก ทางออกที่เป็นไปได้และเปรียบเทียบและประเมินคุณสมบัติของเครื่องมือเหล่านั้น พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ค่าใช้จ่าย ความสามารถในการขยายตัว ความสามารถในการผสานรวม ความง่ายในการใช้งาน ความเข้ากันได้กับเทคโนโลยีที่มีอยู่ ฯลฯ
- ตอนนี้ที่คุณมีตัวเลือกน้อยลงแล้ว ให้ตรวจสอบอย่างละเอียดรีวิวจากผู้ใช้ คำรับรองจากลูกค้า และกรณีศึกษา เพื่อทำความเข้าใจอย่างสมจริงเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังได้จากเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับงาน บันทึกข้อบกพร่องหรือข้อบกพร่องใดๆ เพื่อทำความเข้าใจว่าสิ่งเหล่านี้มีผลกระทบต่อเป้าหมายการอัตโนมัติงานของคุณอย่างไร
- ณ จุดนี้ คุณจะมีตัวเลือกประมาณสองถึงสามตัวเลือกให้เลือก ติดต่อผู้ขายและลงทะเบียนเพื่อรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ ทดลองใช้ฟรี และดูการแนะนำผลิตภัณฑ์เพื่อรับ แนวคิดโดยตรง เกี่ยวกับความสามารถของเครื่องมืออัตโนมัติแต่ละตัว
- หลังจากช่วงทดลองและทดสอบแล้ว เลือกเครื่องมืออัตโนมัติ ตามความต้องการขององค์กร งบประมาณ และความสามารถของทีมของคุณ คุณต้องการโซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้เพื่อรองรับเป้าหมายระยะยาว แม้ว่าจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเล็กน้อยก็ตาม ด้วยเหตุนี้เครื่องมือที่มีการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทำงานด้วย AIจะทำงานได้ดีกว่าเครื่องมือที่ขาดคุณสมบัตินี้
ขั้นตอนที่ 4: อัตโนมัติงาน
ตอนนี้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติสำหรับงานได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีแล้ว ถึงเวลาที่จะเริ่มทำงานอัตโนมัติแล้ว
นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้งานเป็นอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์แบบ:
- เริ่มต้นด้วยการเตรียมแผนงานโดยละเอียดของ แผนการดำเนินงาน ระบุงานหลายอย่างที่คุณจะทำการอัตโนมัติและกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละงาน คุณอาจเริ่มการอัตโนมัติงานในขนาดเล็กก่อนแล้วค่อยขยายต่อไป
- ต่อไป กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน สำหรับการอัตโนมัติงาน ระบุตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs) และตัวชี้วัดที่คุณจะใช้ในการประเมินประสิทธิภาพของงานที่อัตโนมัติ และนำข้อมูลเหล่านี้เข้าสู่เครื่องมืออัตโนมัติ
- เริ่มต้นโครงการ ระบบอัตโนมัติสำหรับขั้นตอนการทำงานของพนักงานขับ ของคุณ โดยควรเลือกโครงการที่เรียบง่ายและให้ประโยชน์ที่เห็นได้ชัดเจนก่อน นี่เป็นวิธีที่ดีในการทดสอบระบบอัตโนมัติสำหรับขั้นตอนการทำงานในสภาพแวดล้อมที่ควบคุมได้ ก่อนที่จะขยายไปสู่ขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น
- ประเมิน ประสิทธิภาพและผลกระทบของขั้นตอนการอัตโนมัติของงานในขั้นแรกนี้ ปรับปรุง กระบวนการอัตโนมัติตามข้อเสนอแนะ ผลลัพธ์เบื้องต้น และตัวชี้วัดประสิทธิภาพ ปรับแต่ง เวิร์กโฟลว์ ปรับการตั้งค่าให้เหมาะสม และแก้ไขข้อบกพร่องเพื่อประสานการทำงานให้ราบรื่น
- เมื่อผ่านขั้นตอนการวนซ้ำและการปรับปรุงในการทำงานอัตโนมัติของงานประจำแล้ว ให้ดำเนินการ เปิดตัวเต็มรูปแบบ โดยการขยายไปยังงานอื่น ๆ, กระบวนการทำงาน, และแผนกต่าง ๆ อย่างค่อยเป็นค่อยไป การดำเนินการในลักษณะนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความต่อเนื่องทางธุรกิจและการหยุดชะงักน้อยที่สุด
การฝึกอบรมและการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องควรมีควบคู่ไปกับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในระยะการนำไปใช้จริง คุณต้องสร้างความตระหนักให้กับบุคลากรของคุณเกี่ยวกับประโยชน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของการทำงานอัตโนมัติด้วย
ขั้นตอนที่ 5: วัดผลกระทบของระบบอัตโนมัติ
ขั้นตอนสุดท้ายคือการวัดผลกระทบของความพยายามในการทำงานอัตโนมัติของคุณ จำได้ไหมว่าคุณต้องกำหนด KPI และตัวชี้วัดเพื่อหาสิ่งนี้? KPI ของคุณอาจวัดเวลาที่ประหยัดได้ การเพิ่มประสิทธิภาพ การประหยัดต้นทุน หรือการลดข้อผิดพลาด ไม่ว่าจะเป็นอย่างไร นี่คือจุดที่คุณติดตามสิ่งเหล่านี้เพื่อประเมินประสิทธิภาพโดยรวม ประสิทธิภาพ และประโยชน์ที่ได้รับ
ในการทำเช่นนี้ คุณต้อง:
- บันทึกข้อมูล ในขั้นตอนก่อนการอัตโนมัติ วัดค่าต่างๆ เช่น เวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ อัตราความผิดพลาดเฉลี่ย และอื่นๆ
- ใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติเพื่อ รับข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับกระบวนการทำงานและการดำเนินงานทางธุรกิจหลังจากที่ได้ทำการอัตโนมัติกระบวนการแล้ว รวบรวมข้อมูลที่สามารถเปรียบเทียบได้
- วัด ความแปรปรวน เพื่อประเมินการปรับปรุงและผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน ตั้งค่าสิ่งเหล่านี้เป็น เกณฑ์มาตรฐาน สำหรับการวัดในอนาคต
นอกจากนี้ ให้ปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายและรวบรวมความคิดเห็นจากพวกเขา ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาอาจช่วยให้เห็นแง่มุมที่จับต้องไม่ได้บางประการของการทำงานอัตโนมัติที่ข้อมูลอาจมองข้ามไป เช่น การเพิ่มขวัญกำลังใจหรือการร่วมมือกันในทีม
กำหนดตารางการทบทวนเป็นระยะและติดตามผลการดำเนินงานเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
ตัวอย่างจากโลกจริงของการทำงานอัตโนมัติในงานที่ทำซ้ำ
นี่คือตัวอย่างบางส่วนของการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจตามขั้นตอนห้าขั้นตอนที่ระบุไว้ข้างต้น:
การตลาด: ทำให้ปฏิทินโซเชียลมีเดียง่ายขึ้น
- ระบุงาน: การจัดตารางเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดียในแพลตฟอร์มต่างๆ ใช้เวลามาก
- ประเมินศักยภาพ: งานนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง ต้องปฏิบัติตามตารางและกระบวนการโพสต์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และต้องการการกำกับดูแลเพียงเล็กน้อย
- ค้นหาวิธีแก้ปัญหา: เครื่องมือเช่น Hootsuite หรือ Buffer อาจช่วยในการจัดตารางเวลาโซเชียลมีเดียโดยอัตโนมัติ
- อัตโนมัติ: เตรียมปฏิทินเนื้อหา, ออกแบบสื่อการตลาด, สร้างโพสต์, และใช้เครื่องมือเพื่ออัตโนมัติการเผยแพร่ตามกำหนดการ
- วัดผลกระทบ: ติดตามประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ความสม่ำเสมอในการโพสต์ และการเติบโตของการมีส่วนร่วมโดยใช้การวิเคราะห์
การเงิน: ปรับปรุงความถูกต้องของใบแจ้งหนี้
- ระบุงาน: การป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองใช้เวลามากและต้องใช้ความพยายาม อีกทั้งยังมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดสูง
- ประเมินศักยภาพ: งานนี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง มีรูปแบบที่อิงตามกฎ และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์
- สำรวจโซลูชัน: OCR สามารถดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และกรอกข้อมูลลงในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ
- อัตโนมัติ: ผสานรวมซอฟต์แวร์ OCR เข้ากับระบบบัญชีและตั้งค่ากฎสำหรับการดึงข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้อง
- วัดผลกระทบ: ติดตามการลดลงของเวลาในการประมวลผล, การลดลงของข้อผิดพลาด, และการปรับปรุงความถูกต้องของบันทึกทางการเงิน
บริการลูกค้า: ทำมากขึ้นด้วยทรัพยากรเท่าเดิม
- ระบุงาน: การตอบคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ใช้เวลาของเจ้าหน้าที่สนับสนุนลูกค้ามากเกินไป
- ประเมินศักยภาพ: การตอบคำถามที่พบบ่อยเป็นงานที่ทำซ้ำ มีรูปแบบที่คาดการณ์ได้ และไม่เกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน
- สำรวจโซลูชัน: แชทบอทสามารถฝึกให้ตอบคำถามที่พบบ่อยและส่งต่อปัญหาที่ซับซ้อนไปยังเจ้าหน้าที่สดได้
- อัตโนมัติ: ออกแบบแชทบอทที่มีกระบวนการตัดสินใจและโครงสร้างคำตอบเพื่อจัดการกับคำถามที่พบบ่อย และผสานแชทบอทเข้ากับแพลตฟอร์มบริการลูกค้า
- วัดผลกระทบ: ติดตามตัวชี้วัดเช่น NPS (คะแนนผู้ส่งเสริมสุทธิ), CSAT (คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า), FRT (เวลาการตอบกลับครั้งแรก), คำขอซ้ำ, เป็นต้น
อ่านเพิ่มเติม:ตัวอย่างระบบอัตโนมัติ
เหตุผลในการใช้ ClickUp สำหรับการอัตโนมัติของงาน
ไม่ว่าคุณจะกำลังมองหาการอัตโนมัติของงานหรือการจัดการโครงการแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ClickUp ก็เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมไม่ว่าจะในกรณีใด
เพื่อที่จะเข้าใจอย่างแท้จริงว่าคุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อทำงานอัตโนมัติได้อย่างไร ให้พิจารณาคุณสมบัติต่อไปนี้:
การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp
ClickUp Automationsช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างกฎที่กำหนดเองหรือเลือกจากไลบรารีของ สูตรการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้า เพื่อทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่อมอบหมายงานให้กับสมาชิกทีมที่มีคุณสมบัติเหมาะสมโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างงาน
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่ออัปเดตความสำคัญของงานตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หรือส่งการแจ้งเตือนเมื่องานเสร็จสิ้น การทำงานอัตโนมัติตามเงื่อนไขเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยดิจิทัลในขณะที่ช่วยให้คุณทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมทั้งหมด
คลิกอัพ เบรน
ClickUp Brainเป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยลดอุปสรรคทางเทคนิคในการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเช่น AI ผู้ช่วย AI นี้รับคำสั่งในภาษาธรรมชาติและแปลเป็นกฎการทำงานอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้! ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำให้งานหรือกระบวนการทำงานใด ๆ เป็นอัตโนมัติได้เพียงแค่บรรยายกระบวนการทำงานที่ต้องการในภาษาที่ง่ายและชัดเจน ขณะที่ ClickUp Brain ทำงานทั้งหมดให้คุณ
การตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติเป็นเรื่องง่ายเพียงแค่บอก Brain ว่า "เมื่อมีงานที่ถูกทำเครื่องหมายว่าสำคัญมาก ให้มอบหมายงานนั้นให้กับ Jane และกำหนดวันครบกำหนดเป็นวันถัดไป" ClickUp Brain จะตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติให้ทันที ในทำนองเดียวกัน มันสามารถทำงานอัตโนมัติในงานต่างๆ เช่น การเตรียมข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ การร่างอีเมล การสรุปบันทึกการประชุม และอื่นๆ อีกมากมาย! สิ่งนี้ทำให้ฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทุกคนในทีม ไม่ว่าจะมีความเชี่ยวชาญทางเทคนิคเพียงใดก็ตาม
ClickUp Forms
มุมมองแบบฟอร์มของ ClickUpช่วยขจัดงานที่เสียเวลาในการบันทึกข้อมูลด้วยตนเอง ใช้เพื่อสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่กำหนดเองอย่างละเอียดที่เก็บข้อมูลและแปลงเป็นงานโดยตรง มีประโยชน์สองประการ
ก่อนอื่น คุณไม่จำเป็นต้องจัดสรรทรัพยากรเฉพาะสำหรับการป้อนข้อมูล
ประการที่สอง มันช่วยให้มั่นใจในความถูกต้องของข้อมูลโดยไม่มีจุดที่ข้อมูลขาดหายและการแทรกแซงด้วยมือ แบบฟอร์มที่ได้ซึ่งใช้งานง่าย แม่นยำ และสามารถนำไปปฏิบัติได้นั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจ เช่น การเก็บข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย การรับลูกค้าใหม่ และการขอใช้บริการ
งานที่ทำซ้ำใน ClickUp
ใช้ClickUp งานที่ทำซ้ำเพื่อทำให้งานที่ทำซ้ำเป็นอัตโนมัติ—ง่ายเพียงแค่นั้น กำหนดเวลางาน ที่ทำซ้ำทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือทุกปี ไม่ว่าจะเป็นการสร้างรายงาน การออกใบแจ้งหนี้ หรือการติดตามผล คุณสามารถปรับรูปแบบการทำซ้ำได้ด้วยตัวเลือกเช่น 'ทุกสัปดาห์เว้นสัปดาห์' หรือ 'ในวันสุดท้ายของเดือน' เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณสอดคล้องกับงานที่ทำเป็นระยะ เมื่อใช้ร่วมกับ ClickUp Automations คุณลักษณะนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีงานใดตกหล่น เพื่อให้คุณและทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีระดับสูงกว่าได้
เทมเพลต ClickUp
ด้วยคลังเทมเพลตการทำงานอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้หลากหลาย คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน เพิ่มผลผลิต และประหยัดเวลาได้ โซลูชันสำเร็จรูปเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมสำหรับการ ทำงานอัตโนมัติในกระบวนการทำงานทั่วไป
นี่คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถใช้เริ่มต้นได้:
เทมเพลต ClickUp สำหรับการอัตโนมัติทางอีเมล
นำงานที่ต้องทำด้วยมือออกจากการติดต่อทางอีเมลและส่ง อีเมลที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล ตามค่าของฟิลด์ที่กำหนดเองหรือการทริกเกอร์งาน ลองนึกภาพการส่งอีเมลต้อนรับโดยอัตโนมัติให้กับลูกค้าที่เพิ่งลงทะเบียนใหม่หรือส่งชุดอีเมลแนะนำสำหรับพนักงานใหม่! สิ่งนี้ช่วยให้คุณส่งอีเมลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสมในขณะที่ยังช่วยให้ทีมมีเวลาว่างสำหรับงานอื่นๆ คุณสามารถสร้างงานสำหรับอีเมลอัตโนมัติแต่ละฉบับและตั้งค่ากฎใน ClickUp เพื่อกำหนดทริกเกอร์ได้
เทมเพลต ClickUp สำหรับการอัตโนมัติการเสนอโครงการ
ปรับปรุงกระบวนการจัดทำข้อเสนอโครงการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสามารถทำงานอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายกิจกรรมการสร้างข้อเสนอให้กับสมาชิกในทีม การส่งการแจ้งเตือนและคำเตือนเกี่ยวกับกำหนดเวลา และการปรึกษาหารือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อข้อเสนอเสร็จสมบูรณ์ มุมมองข้อเสนอโครงการ จะให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของข้อเสนอทั้งหมดแก่คุณ
เทมเพลตการติดตาม KPI อัตโนมัติของ ClickUp
อย่าเพียงแค่ทำให้งานซ้ำๆ เป็นอัตโนมัติ แต่ให้วัดผลกระทบของการกระทำนี้ด้วย ใช้เทมเพลตนี้เพื่อ ทดสอบประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติของคุณ มันให้กรอบการทำงานสำหรับการวัด KPI ที่สำคัญที่คุณสามารถติดตามเพื่อประเมินว่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติของคุณกำลังทำงานตามศักยภาพของมันหรือไม่ รวมถึงฟิลด์ที่กำหนดเองเช่น แผนก, ค่าเป้าหมาย, ความแตกต่าง, เป็นต้น คุณสามารถมองเห็นไทม์ไลน์และเป้าหมายของโครงการระบบอัตโนมัติของคุณได้ด้วย มุมมองไทม์ไลน์ และติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละอย่างได้ด้วย มุมมองความคืบหน้า
อย่าทำซ้ำ แค่ทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp
จากทุกสิ่งที่เราได้พูดคุยกันมาจนถึงตอนนี้ เป็นที่ชัดเจนว่า การทำงานอัตโนมัติไม่ใช่สิ่งฟุ่มเฟือยหรือเป็นเพียงฟีเจอร์ที่ "มีไว้ก็ดี" อีกต่อไป คุณจำเป็นต้องทำให้งานที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด เพื่อก้าวไปสู่ระดับใหม่ของประสิทธิภาพ ผลผลิต และการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิผล หวังว่าคู่มือ 5 ขั้นตอนง่าย ๆ ของเราจะเป็นแผนที่นำทางที่ชัดเจนสำหรับการนำระบบอัตโนมัติมาใช้
โซลูชันการจัดการโครงการที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์อย่าง ClickUp สามารถเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานประจำวันของคุณด้วยพลังของการทำงานอัตโนมัติที่ชาญฉลาด
ลงทะเบียนฟรีบน ClickUpเพื่อเพิ่มศักยภาพทางธุรกิจของคุณให้สูงสุด!