การจัดการงานผ่านอีเมลคืออะไรและวิธีการนำไปใช้

อยากรู้เกี่ยวกับ การจัดการงานผ่านอีเมล ไหม?

ลองนึกภาพนี้:

คุณกำลังค้นหาอีเมลเก่าที่เพื่อนร่วมงานส่งให้คุณเมื่อไม่กี่เดือนก่อน 10 นาทีผ่านไป, 20 นาที, 30 นาที...

ตอนนี้มันรู้สึกเหมือนเป็นนิรันดร์ คุณจึงล่องลอยไปในมหาสมุทรอันไร้ขอบเขตของอีเมลที่สูญหาย

ครั้งสุดท้ายที่เราตรวจสอบ นั่นไม่ใช่วิธีที่จะทำให้งานเสร็จ!

แต่อย่ากังวลไป เราได้พบทางออกสำหรับปัญหานี้แล้ว

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูว่าการจัดการงานผ่านอีเมลคืออะไร คุณสมบัติหลัก ประโยชน์ และเครื่องมือที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้ เพื่อจัดการงานจากกล่องจดหมายของคุณ

พร้อมหรือยังที่จะล่องเรือออกจากห่วงโซ่ของอีเมลที่ไม่มีที่สิ้นสุด?

เยี่ยมมาก เริ่มกันเลย!

การจัดการงานผ่านอีเมลคืออะไร?

การจัดการงานผ่านอีเมลเกี่ยวข้องกับการใช้กล่องขาเข้าของคุณเพื่อจัดเรียง จัดระเบียบ และสร้างงาน ซึ่งรวมถึงการมอบหมายงานให้กับบุคคล การกำหนดเส้นตาย และการจัดการโครงการทั้งหมดผ่านอีเมลของคุณ

แต่แน่นอนว่า อีเมลจะถูกจัดระเบียบ อย่างเป็นระบบ โดยผู้ส่ง หัวข้อ และวันที่ และ ไม่ใช่ ตามงาน ความสำคัญ และกำหนดส่ง อีเมลยังเต็มไปด้วยการสนทนาที่ ไม่เกี่ยวข้อง กับการมอบหมายงาน

แล้วทำไมถึงต้องใช้มันด้วยล่ะ?

อย่าเข้าใจเราผิด อีเมลยังไม่ตาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะพนักงานประจำใช้เวลาถึง2.5 ชั่วโมงในการจัดการกับอีเมลทั้งหมดที่ได้รับในแต่ละวัน

ทันใดนั้น 30 นาทีที่คุณเสียไปก็ไม่ได้แย่ขนาดนั้นใช่ไหม? 😉

แต่มีวิธีหนึ่งที่ทำให้อีเมลกลายเป็นเครื่องมือจัดการงานที่มีประสิทธิภาพได้ สิ่งที่คุณต้องมีคือซอฟต์แวร์จัดการโครงการที่ใช้ระบบอีเมล

ด้วยเครื่องมือจัดการงานทางอีเมล คุณสามารถกำหนดเวลาและวางแผนโครงการหลายโครงการ มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าได้

คลิกที่นี่เพื่อดูเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดตารางงาน!

คุณสมบัติที่เครื่องมือจัดการงานอีเมลของคุณควรมี

เราทราบว่าคุณต้องการให้ทีมของคุณแข็งแกร่งกว่าเรือไททานิค เพื่อที่พวกเขาจะไม่แตกแยกเหมือนนี้:

เพื่อช่วยคุณ นี่คือรายการคุณสมบัติที่จำเป็นที่เครื่องมือจัดการงานอีเมลของคุณควรมี:

1. การผสานรวมอีเมล

การผสานรวมอีเมลเป็นคุณสมบัติที่จำเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะคุณไม่สามารถมีเครื่องมือจัดการงานอีเมลได้โดยไม่มีอีเมล

ด้วยการผสานรวมอีเมล ทีมงานของคุณสามารถจัดการเอกสารทั้งในและนอกกล่องจดหมายของพวกเขาได้ พวกเขายังสามารถจัดเก็บและแชร์อีเมล รวมถึงสร้างงานพร้อมการแจ้งเตือนอัตโนมัติได้อีกด้วย

ไม่ต้องวิ่งกลับไปกลับมาในแอปต่าง ๆ แบบนี้อีกต่อไป:

2. การสร้างงานและการมอบหมายงาน

การสร้างงานเป็นคุณสมบัติหลักที่ช่วยให้คุณสามารถวางแผนและส่งงานไปยังทีมโครงการของคุณผ่านอีเมลของคุณได้ งานจะถูกส่งออกไปพร้อมกับวันที่ครบกำหนด, คำอธิบายงาน, และไฟล์แนบ

การมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพยังช่วยคุณในการวางแผนกำลังการผลิตได้ด้วย. ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถใช้ประโยชน์จากสิ่งที่มีอยู่ได้มากที่สุด.

ท้ายที่สุดแล้ว เราทุกคนก็รู้ว่าแจ็คกับโรสไม่ได้ใช้ประตูลอยน้ำนั้นให้เต็มประสิทธิภาพเลยสักนิด! 🙄

3. การจัดตารางงาน

การส่งมอบงานออกไปเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การบริหารทีมเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณควรมีคุณสมบัติการจัดการทีมที่ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมมีภารกิจประจำวัน

หากงานใดล่าช้า ผู้จัดการงานของคุณควรสามารถจัดตารางงานที่ขึ้นอยู่กับงานนั้นใหม่ได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ ควรมีปฏิทินในตัว ประมาณเวลา และเครื่องมือติดตามงาน

4. การกล่าวถึงงาน

ใช้สัญลักษณ์ @ ที่ทรงพลังเพื่อกล่าวถึงผู้ใช้ ทีม งาน หรือเอกสารเพื่อแท็กสมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณ การกล่าวถึงงานจะมองเห็นได้เสมอและจะถูกส่งทางอีเมลด้วย

นั่นหมายความว่าสมาชิกในทีมของคุณจะไม่พลาดงานใด ๆ อีกต่อไป แต่สิ่งที่พวกเขาจะไม่ได้ยินก็คือข้ออ้างว่า "ฉันไม่เห็นงานนั้น" นั่นเอง!

5. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ผู้จัดการงานที่คุณเลือกควรมีแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบเรียลไทม์ที่เป็นศูนย์กลาง ซึ่งสมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกันได้

ด้วยวิธีนี้ ทีมของคุณยังคงได้รับสิทธิประโยชน์ทั้งหมดที่มาพร้อมกับอีเมล แต่ไม่ต้องพึ่งพาอีเมลสำหรับการสื่อสารที่ (ช้า) อีกต่อไป

ที่เกี่ยวข้อง:แคมเปญอีเมลแบบหยดน้ำหยด

เครื่องมือจัดการงานอีเมลที่ดีที่สุด: ClickUp

อีเมลกินเวลา23% ของวันทำงานเฉลี่ยของพนักงาน และโดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานจะตรวจสอบอีเมลของตน 36 ครั้งต่อวัน ฉันหมายถึง เราทุกคนเคยเป็นแบบนั้น... รีเฟรชอีเมลของเรา... 36 ครั้ง ⌚

ดังนั้น จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้จัดการโครงการกำลังมองหาเครื่องมือจัดการงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและไม่น่าแปลกใจเช่นกันที่การปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำการตลาดผ่านอีเมลและการส่งอีเมลแบบเย็นชาจะสร้างผลลัพธ์ที่แท้จริง

โชคดีที่ ClickUp ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อสิ่งนี้

ClickUp คืออะไร?

ClickUp คือ เครื่องมือการจัดการโครงการชั้นนำของโลก

ตั้งแต่ช่วยคุณจัดการทีมระยะไกลไปจนถึงการปรับปรุงการร่วมมือของทีม, ClickUp มอบทุกสิ่งที่ทีมต้องการเพื่อให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ.

พูดถึงเรื่องนี้แล้ว นี่คือบทความเกี่ยวกับเคล็ดลับในการ ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ!

ตอนนี้กลับมาที่การจัดการงานทางอีเมล...

นี่คือวิธีที่การจัดการงานอีเมลของ ClickUp สามารถช่วยคุณได้:

ระบบการจัดการงานทางอีเมลของ ClickUp ส่งเสริมให้ทีมใช้แนวทางที่ครอบคลุมมากขึ้นในการจัดการงาน เพื่อให้สามารถวางแผนได้อย่างเหมาะสม

เราไม่อยากให้เกิดสถานการณ์เหมือนเรือไททานิคที่พวกเขาไม่ได้วางแผนให้มีเรือชูชีพเพียงพอ!

สับสน?

มาดูกันว่า ClickUp สามารถรับประกันการทำงานที่ราบรื่นสำหรับทีมของคุณได้อย่างไร:

1. ส่งและรับอีเมลโดยตรงจากงาน

คุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนหากคุณสามารถส่งหรือตอบอีเมลได้ทันทีควบคู่ไปกับงานที่เกี่ยวข้อง — โดยไม่ต้องเปลี่ยนแท็บเลย?

ด้วยอีเมลใน ClickUp คุณสามารถทำสิ่งนั้นได้!

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมอบหมายอีเมลให้กับสมาชิกในทีม ทำงานร่วมกันในการส่งและตอบกลับอีเมล และกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติตามฟิลด์ที่กำหนดเอง เหตุการณ์ของลูกค้า หรือแม้แต่การติดตามข้อบกพร่อง ความเป็นไปได้แทบจะไร้ขีดจำกัด!

การผสานอีเมลของคุณกับ ClickUp ช่วยคุณ:

สำหรับคุณสมบัตินี้ ClickUp รองรับ Outlook, IMAP, Office 365 และ Gmail ในขณะนี้ ทุกอีเมลที่คุณส่งจาก ClickUp จะดูเหมือนว่าส่งโดยตรงจากอีเมลของคุณ — ไม่มีที่อยู่การส่งต่อแปลก ๆ!

2. สร้างงานผ่านอีเมล

เครื่องมือจัดการงานทางอีเมลของ ClickUp มีฟีเจอร์มอบหมายงานที่ ช่วยให้คุณสร้างงานได้โดยการส่งหรือส่งต่ออีเมลไปยัง ClickUp

นี่คือรายละเอียดงานที่คุณสามารถระบุได้:

3. เพิ่มความคิดเห็น

คุณสามารถส่งอีเมลไปยังงานใน ClickUp ได้และ อีเมลนั้นจะปรากฏเป็นความคิดเห็นใหม่สำหรับงานนั้น รวมถึงไฟล์แนบทั้งหมด

สงสัยเกี่ยวกับรูปแบบการจัดวางหรือไม่?

ไม่ต้องกังวล ClickUp จับภาพอีเมล HTML ได้ครบถ้วนสมบูรณ์ ดังนั้นรูปภาพและการออกแบบของคุณจะดูสวยงามน่าทึ่งเหมือนภาพวาดของโรสโดยแจ็ค

4. ตอบกลับการแจ้งเตือน

คุณสามารถตอบกลับอีเมลแจ้งเตือนจาก ClickUp ได้โดยการส่งอีเมลกลับ ซึ่งจะเพิ่มเป็นความคิดเห็นใหม่ในภารกิจนั้น โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปพลิเคชัน!

5. อัตโนมัติภารกิจ

ใช้กฎการส่งต่ออีเมลของ ClickUp เพื่อสร้างงานให้คุณโดยอัตโนมัติ และหากคุณบันทึกที่อยู่ของงานและรายการของคุณไว้ในสมุดรายชื่อ คุณก็สามารถเพิ่มงานลงในรายการงานของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา!

อีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถทำงานของคุณให้เป็นอัตโนมัติโดยใช้ฟีเจอร์งานที่เกิดซ้ำของ ClickUp คุณสามารถปรับแต่งการเกิดซ้ำของงานได้ทั้งการใช้ตารางเวลาซ้ำหรือทริกเกอร์การเกิดซ้ำ

6. การจัดตารางงาน

ใช้รายละเอียดงานของ ClickUp เพื่อเพิ่มวันที่ครบกำหนดในบรรทัดหัวเรื่อง ซึ่งจะกำหนดเส้นตายสำหรับงานนั้นโดยอัตโนมัติ

คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติการลากและวางเวลาการจัดตารางเพื่อจัดการตารางเวลาของทีมคุณได้ในทุกวัน, ทุกสัปดาห์, หรือทุกเดือน

หากสมาชิกในทีมล่าช้า (เราทุกคนรู้ว่าชีวิตสามารถเป็นเช่นไรบ้าง) ClickUp จะเปลี่ยนวันครบกำหนดของงานที่ขึ้นอยู่กับงานนั้นโดยอัตโนมัติ

โบนัส:ทางเลือกอีเมล

7. การผสานรวมกับ Gmail และ Microsoft Outlook

ClickUp ช่วยให้คุณเชื่อมต่อGmailและOutlookกับงานใน ClickUp ของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ งานใดๆ ที่คุณเพิ่มใน ClickUp จะซิงค์ไปยังงานใน Gmail หรืองานใน Outlook ของคุณโดยอัตโนมัติ

ต้องการประหยัดเวลาบ้างไหม?

เปลี่ยนอีเมลสำคัญในกล่องจดหมายเข้า Gmail ของคุณให้เป็นงานใน ClickUp โดยเพิ่มเครื่องหมายดาว ⭐

คุณยังสามารถซิงค์งานใน ClickUp ของคุณกับGoogle Calendar ได้อีกด้วย

ตอนนี้ หากคุณอัปเดตงานใน ClickUp คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในแอป Google

พูดถึงความสะดวกสบาย!

แต่นี่ไม่ใช่ทั้งหมดที่ ClickUp มีให้คุณ! 🎁

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมนี้ยังมีคุณสมบัติอื่น ๆ เช่น:

ทำไมคุณจึงต้องการเครื่องมือจัดการงานทางอีเมล

เครื่องมือจัดการงานทางอีเมลช่วยให้ผู้จัดการโครงการและทีมงานเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางอีเมลในที่ทำงาน

ด้วยแอปจัดการงาน ทีมของคุณสามารถทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่าได้อย่างง่ายดาย และมีเวลาเพิ่มขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่งานแต่ละงาน

นี่คือวิธีที่ซอฟต์แวร์จัดการงานทำงาน:

1. เปลี่ยนอีเมลให้เป็นงานที่ต้องทำ

โดยการใช้เครื่องมือที่ผสานการทำงานกับโปรแกรมอีเมลของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายของคุณให้กลายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำขนาดใหญ่ได้

ดังนั้นลืมการดาวน์โหลด แอปจดบันทึกแยกต่างหากหรือแอปจัดการงานไปได้เลย!

ด้วยการจัดการงานผ่านอีเมล คุณสามารถสร้างงานและเพิ่มรายละเอียดงานได้โดยตรงจากอีเมลของคุณ

บอกลาการคัดลอกงานซ้ำและการสลับไปมาระหว่างแอปและหน้าต่างๆ!

2. ส่งอีเมลน้อยลงและประหยัดเวลา

ด้วยโปรแกรมจัดการงาน สมาชิกในทีม เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ และการสนทนาทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในที่เดียว

ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลคำถามไปยังสมาชิกในทีมอีกต่อไป เพียงเพื่อจะได้รับคำตอบที่คลุมเครือซึ่งทำให้คุณต้องส่งอีเมลอีกครั้ง

ทำแบบนี้ต่อไปอีกสักพัก แล้วจู่ๆ...

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณใช้แอปงาน อีเมลของคุณจะมีรายละเอียดทุกอย่างเกี่ยวกับงานนั้นพร้อมวันที่ครบกำหนด และหากมีใครมีคำถาม พวกเขาสามารถส่งข้อความใน ห้องแชทในตัว ได้เลย

นี่ไง!

คำตอบภายในไม่กี่วินาที

3. เพิ่มประสิทธิภาพของทีม

เครื่องมือจัดการงานผ่านอีเมลช่วยให้ทีมโครงการมีคำอธิบายงานที่ละเอียดชัดเจน เพื่อป้องกันความสับสนเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคน นอกจากนี้ คุณยังสามารถแชร์งานกับสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดายเพียงแค่กล่าวถึงชื่อพวกเขา

แอปพลิเคชันการจัดการโครงการยังช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น. โดยการใช้คุณสมบัติการติดตามงานและการสื่อสารแบบเรียลไทม์ ทีมและผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นความคืบหน้าของโครงการของทุกคนได้ดีขึ้น.

4. รวมศูนย์การทำงานของคุณ

อะไรที่แย่กว่าการจัดการงานหลายอย่างพร้อมกัน?

การจัดการงานหลายอย่างบนหลายแพลตฟอร์ม!

แม้ว่าเราทุกคนจะชอบคิดว่าตัวเองเป็นคนเก่งในการทำหลายอย่างพร้อมกัน แต่ความจริงแล้ว เราเหมาะสมกับการทำงานบนแพลตฟอร์มที่รวมศูนย์และเชื่อมโยงกันมากกว่า

มันช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ เรียบร้อย และช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งต่าง ๆ ได้เพียงแค่เหลือบมอง

และนั่นคือสิ่งที่แพลตฟอร์มการจัดการงานอีเมลจะช่วยคุณได้ คุณสามารถจัดการการจัดสรรปริมาณงาน, การสื่อสารในทีม, และการจัดตารางงานได้จากหน้าจอเดียว คุณไม่ต้องกระโดดจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปอีกแพลตฟอร์มหนึ่งเพื่อพยายามทำความเข้าใจสิ่งต่าง ๆ!

สรุป

การจัดการงานผ่านอีเมลช่วยให้ทีมสามารถใช้กล่องจดหมายของตนเป็นแพลตฟอร์มหลักในการบริหารโครงการได้ แม้ว่าคุณจะสามารถใช้กล่องจดหมายปกติของคุณได้ แต่กล่องจดหมายทั่วไปไม่ได้ให้พื้นที่ทำงานที่มีความสามารถในการทำงานร่วมกัน ห้องแชทในตัว และการทำงานอัตโนมัติของงาน

ClickUp มอบฟีเจอร์การจัดการงานและเวิร์กโฟลว์อีเมลที่หลากหลายและมีประสิทธิภาพให้กับทีม เพื่อช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลสูงสุด

ด้วยคุณสมบัติที่หลากหลายตั้งแต่การจัดตารางงานไปจนถึงการมอบหมายงานทางอีเมล ClickUp มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดการงานจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณ

รับ ClickUp วันนี้และดูกล่องจดหมายของคุณเปลี่ยนเป็นเครื่องมือจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ เพราะอย่าลืมว่าชีวิตสั้นเกินกว่าจะเสียไปกับอีเมลที่ซ้ำซากและน่ารำคาญ

แค่ถามแจ็ค: