ในฐานะผู้จัดการโครงการหรือผู้นำทีม คุณทราบดีว่าการร่วมมือ, การสื่อสาร, และความมีประสิทธิภาพเป็นรากฐานของทีมที่ประสบความสำเร็จ. แต่จะทำอย่างไรให้สามารถนำการปฏิบัติเหล่านี้ไปใช้ให้เกิดผลสำเร็จสำหรับทีมได้?
นั่นแหละครับ ที่นี่คือจุดที่กฎบัตรทีมเข้ามามีบทบาท
มันไม่เพียงแต่เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่ช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับการตั้งเป้าหมายร่วมกับทีมทั้งหมดของคุณเท่านั้น แต่กฎบัตรทีมยังทำหน้าที่เป็นดั่งดาวเหนือที่นำทางทุกกิจกรรมและความรับผิดชอบของคุณอีกด้วย ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะเจาะลึกถึงรายละเอียดสำคัญในการสร้างกฎบัตรทีมที่มีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งตัวอย่างกฎบัตรทีมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ผู้นำทีมทุกคนควรรู้
อะไรคือ Team Charter?
กฎบัตรทีมคือข้อตกลงที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และแนวทางสำหรับทีมที่ทำงานในโครงการหนึ่งๆ กฎบัตรนี้ช่วยชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน และสร้างความคาดหวังสำหรับสมาชิกในทีม
คิดถึงมันเหมือนแผนที่โครงการ นำทางทีมของคุณผ่านเส้นทางที่คดเคี้ยวของโครงการใด ๆ
ทำไมคุณถึงต้องการกฎบัตรทีม?
ทีมโครงการจำเป็นต้องมี กฎบัตรทีม เนื่องจากเป็นกรอบและรากฐานที่ชัดเจนสำหรับงานของทีม เป็นเอกสารสำคัญที่ระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย บทบาท และแนวทางในการทำงานร่วมกันของทีม
กฎบัตรช่วยลดความไม่ชัดเจนโดยการระบุบทบาทของสมาชิกทีมอย่างชัดเจน ทุกคนทราบถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง ซึ่งช่วยลดการทับซ้อนและปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้
แผนปฏิบัติการของทีม ทำหน้าที่เป็น แผนที่นำทางสู่ความสำเร็จ เพื่อให้ทุกคนมีความสอดคล้องและพร้อมที่จะทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน มันช่วยป้องกันความเข้าใจผิด ส่งเสริมความรับผิดชอบ และช่วยให้สามารถรักษาความมุ่งมั่นและประสิทธิภาพตลอดวงจรชีวิตของโครงการ
ประโยชน์ของการใช้กฎบัตรทีม
สงสัยว่าทำไมกฎบัตรทีมจึงมีความสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการและผู้นำทีม? นี่คือเหตุผลที่น่าสนใจบางประการว่าทำไมกฎบัตรทีมจึงมีความสำคัญในที่ทำงาน:
- การสื่อสารที่ดีขึ้น: ข้อบังคับทีมช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกทีมปัจจุบันและสมาชิกใหม่ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ลดความเข้าใจผิดและส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง
- เพิ่มประสิทธิภาพของทีม: กำจัดอุปสรรค ข้อกีดขวาง หรือความล่าช้าที่สิ้นเปลืองเวลาโดยการบันทึกกระบวนการและงานประจำวัน เพื่อให้ทีมของคุณไม่ต้องเสียเวลาและพลังงานไปโดยเปล่าประโยชน์
- ยกระดับความรับผิดชอบ: เมื่อบทบาทและความรับผิดชอบถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน สมาชิกในทีมจะทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา และสามารถถูกตรวจสอบความรับผิดชอบต่อความคาดหวังส่วนบุคคลและผลการปฏิบัติงานโดยรวมได้ ซึ่งช่วยป้องกันการโยนความรับผิดชอบไปมา และให้มาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับทุกคนที่รับผิดชอบ
- ลดความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น: โดยการกำหนดแนวทางสำหรับการตัดสินใจและการแก้ไขข้อขัดแย้ง ข้อบังคับของทีมจะช่วยให้ทีมมุ่งเน้นไปที่โครงการ นี่เป็นวิธีที่ดีในการป้องกันข้อพิพาทและรักษาทิศทางของทีมโดยรวม เพราะทุกคนทราบถึงบทบาทของตนและรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร
- รับและรักษาความสอดคล้อง: กฎบัตรทีมที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะช่วยให้ทีมมีจุดมุ่งหมายและความพยายามที่สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมของโครงการ เพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายของคุณอย่างสำเร็จ
กฎบัตรทีม vs. กฎบัตรโครงการ
ทีมชาร์เตอร์ และ โครงการชาร์เตอร์ เป็นเอกสารพื้นฐานที่ชี้นำทีมหรือโครงการ แต่มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันและมุ่งเน้นไปที่แง่มุมที่ต่างกันของความร่วมมือและการจัดการ ต่อไปนี้คือความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสอง:
กฎบัตรทีมมุ่งเน้นไปที่การกำหนดวิธีการที่ทีมจะทำงานร่วมกัน รวมถึงบรรทัดฐาน บทบาท และพลวัตของทีม กฎบัตรนี้สร้างความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความคาดหวังด้านพฤติกรรมและวิธีการทำงานร่วมกัน
ในทางกลับกัน หนังสือรับรองโครงการจะมุ่งเน้นไปที่การกำหนดขอบเขตของโครงการ วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และข้อจำกัดต่าง ๆ โดยเป็นการให้อำนาจอย่างเป็นทางการในการเริ่มต้นโครงการ และกำหนดกรอบการบริหารจัดการโครงการ
แม้ว่าทั้งสองเอกสารจะมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่กฎบัตรทีมจะเน้นที่วิธีการทำงานของทีม ในขณะที่กฎบัตรโครงการจะเน้นที่สิ่งที่โครงการต้องการบรรลุ เมื่อทั้งสองเอกสารนี้ทำงานร่วมกัน จะช่วยให้เกิดความสอดคล้องระหว่างการทำงานร่วมกันของทีมและการดำเนินโครงการ
| แง่มุม | กฎบัตรทีม | เอกสารกำหนดโครงการ |
|---|---|---|
| โฟกัส | พลวัตของทีมและการทำงานร่วมกัน | เป้าหมายของโครงการและผลลัพธ์ที่คาดหวัง |
| ผู้ชม | สมาชิกทีม | ผู้สนับสนุน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทีมงาน |
| เนื้อหา | บทบาท, บรรทัดฐาน, การสื่อสาร | ขอบเขต, วัตถุประสงค์, ระยะเวลา |
| เวลาที่เหมาะสม | ในการจัดตั้งทีม | เมื่อเริ่มโครงการ |
| เจ้าของ | ทีม | ผู้จัดการโครงการ/ผู้สนับสนุน |
| ระดับความเป็นทางการ | ไม่เป็นทางการ | ทางการ |
ความเสี่ยงของการดำเนินงานโดยไม่มีกฎบัตรทีม
แม้ว่าประโยชน์ของการมีกฎบัตรทีมจะมีมากมาย แต่ก็มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการไม่มีกฎบัตรเช่นกัน ปัญหาที่พบบ่อยจากการไม่มีกฎบัตรทีม ได้แก่:
- ความสับสนและความเข้าใจผิด: หากไม่มีแนวทางและข้อคาดหวังที่ชัดเจน สมาชิกในทีมอาจมีความเข้าใจที่แตกต่างกันเกี่ยวกับบทบาทและความรับผิดชอบของตน ซึ่งอาจนำไปสู่ความขัดแย้งและความล่าช้า
- การขาดสมาธิ: หากไม่มีวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน สมาชิกในทีมอาจมองไม่เห็นภาพรวมและจมอยู่กับงานที่ไม่สำคัญ
- ประสิทธิภาพลดลง: การขาดกระบวนการที่ชัดเจนและแนวทางในการตัดสินใจอาจนำไปสู่การเสียเวลา การทำงานซ้ำซ้อน หรือแม้กระทั่งความล้มเหลวของโครงการ
- ความยากลำบากในการจัดการกับความขัดแย้ง: หากไม่มีวิธีการที่ชัดเจนในการแก้ไขความขัดแย้ง ความไม่เห็นด้วยอาจบานปลายและส่งผลเสียต่อความสามัคคีของทีมและความสำเร็จของโครงการ
อ่านเพิ่มเติม: คู่มือข้อตกลงการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ
องค์ประกอบหลัก 6 ประการของกฎบัตรทีมโครงการ
⭐ แม่แบบแนะนำ
รู้สึกท่วมท้นกับการวางแผนโครงการอยู่หรือไม่? ให้ClickUp's Project Charter Template ฟรี ช่วยคุณรักษาเป้าหมาย, บทบาท, และกำหนดเวลาให้ชัดเจน. ทดลองใช้ตอนนี้เลย!
สิ่งที่ต้องระบุในกฎบัตรทีมมีอะไรบ้าง และคุณจะรู้ได้อย่างไรว่ามันจะได้ผล? ไม่ต้องกังวล! นี่คือรายการที่ครอบคลุมองค์ประกอบหลักของกฎบัตรทีมที่ประสบความสำเร็จ:
1. วัตถุประสงค์และเป้าหมายของทีม
กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการให้ชัดเจน และระบุเป้าหมายที่ทีมของคุณกำลังมุ่งไปให้ถึง อย่าลืมให้รายละเอียดอย่างชัดเจน—เป้าหมายที่ไม่ชัดเจนเช่น "ปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า" จะไม่เพียงพอเมื่อต้องการเป้าหมายที่เป็นจริงและสามารถบรรลุได้ของทีม
แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้เลือกเป้าหมายแบบ SMART(เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ สามารถทำได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีกรอบเวลา) เช่น "เพิ่มคะแนนความพึงพอใจของลูกค้าขึ้น 20% ภายในหกเดือน" ซึ่งจะทำให้ทีมโครงการของคุณมีตัวเลขที่ชัดเจนให้ติดตามและมีกรอบเวลาที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมาย ตอนนี้คุณมีสิ่งที่ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้แล้ว! 💪
2. สมาชิกทีมและบทบาท
ทุกคนควรทราบถึงวัตถุประสงค์ของทีมของตน นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องระบุชื่อสมาชิกทีมแต่ละคนและมอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบให้พวกเขา กฎบัตรทีมของคุณจะช่วยให้ทุกคนทราบถึงสิ่งที่คาดหวังไว้ และป้องกันไม่ให้ภารกิจใด ๆ หลุดรอดไป
เอกสารกำหนดขอบเขตโครงการประเภทนี้ยังช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับความรับผิดชอบ เพื่อให้กระบวนการทำงานร่วมกันยังคงเปิดกว้างและมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง
3. แนวทางการสื่อสาร
กำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารของทีมคุณ รวมถึงช่องทางที่ต้องการ เวลาที่คาดหวังในการตอบกลับ และตารางเวลาสำหรับการประชุมทีมที่สำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจว่าสมาชิกทีมควรตอบกลับอีเมลภายใน 24 ชั่วโมง และจัดการประชุมเช็คอินรายสัปดาห์ผ่านการประชุมทางวิดีโอ
รายละเอียดทั้งหมดขึ้นอยู่กับคุณในที่สุด ประเด็นคือรายละเอียดเหล่านั้นจำเป็นต้องถูกระบุไว้อย่างชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อกำหนดกฎเกณฑ์พื้นฐานสำหรับการสื่อสารในทุกการติดต่อของทีมและกลุ่ม
4. กระบวนการตัดสินใจ
ทีมของคุณจะใช้กระบวนการใดในการตัดสินใจ? กรุณาอธิบายขั้นตอนที่จะใช้สำหรับโครงการเฉพาะนี้ ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจโดยฉันทามติ การลงคะแนนเสียงข้างมาก หรือการตัดสินใจโดยผู้จัดการโครงการ สิ่งนี้ไม่ควรเป็นความลับที่ทีมของคุณไม่ทราบ
ทำไม? นี่เป็นก้าวสำคัญในการป้องกันความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้น และทำให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับการตัดสินใจในที่สุด การมีส่วนร่วมของทุกคนมีคุณค่า แต่เมื่อถึงเวลาที่ต้องตัดสินใจ การตัดสินใจก็จำเป็นต้องเกิดขึ้น
5. กลยุทธ์การแก้ไขข้อขัดแย้ง
ความขัดแย้งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่กฎบัตรทีมที่จัดทำขึ้นอย่างดีจะมอบกลยุทธ์ในการแก้ไขข้อขัดแย้งในลักษณะที่สร้างสรรค์ ในท้ายที่สุด คุณต้องการสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีเพราะนั่นจะนำไปสู่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงเสมอ
พิจารณาการรวมแนวทางและทรัพยากรสำหรับการสื่อสารแบบเปิด การฟังอย่างตั้งใจ และการขอการไกล่เกลี่ย ยิ่งคุณระบุรายละเอียดเกี่ยวกับกลยุทธ์การแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้มากเท่าใด คุณก็จะยิ่งดีขึ้นเมื่อเกิดปัญหาขึ้น
6. ตัวชี้วัดประสิทธิภาพและการประเมินผล
กำหนดตัวชี้วัดที่ทีมของคุณจะใช้ในการประเมินประสิทธิภาพและติดตามความก้าวหน้าในการบรรลุเป้าหมาย ซึ่งอาจรวมถึงKPI(ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก)ต่างๆเช่น:
- อัตราการเสร็จสิ้นโครงการ: ร้อยละของโครงการที่เสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและอยู่ในขอบเขตที่กำหนด
- การปฏิบัติตามงบประมาณ: ร้อยละของโครงการที่ดำเนินการเสร็จสิ้นภายในงบประมาณและทรัพยากรที่จัดสรรไว้
- ความถี่ในการเปลี่ยนแปลงขอบเขต: จำนวนครั้งของการเปลี่ยนแปลงขอบเขตต่อโครงการ ซึ่งบ่งชี้ถึงระดับความชัดเจนและความมั่นคงของข้อกำหนดโครงการ
- ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การวัดเชิงคุณภาพของความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งรวมถึงลูกค้าและสมาชิกในทีม โดยทั่วไปจะประเมินผ่านการประเมินผลการปฏิบัติงานผ่านการสำรวจหรือการประชุมให้ข้อเสนอแนะ
- การใช้ทรัพยากร:การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น เวลาของสมาชิกในทีม และวัสดุหรือทรัพยากรงบประมาณของโครงการ
- ประสิทธิภาพการทำงานของทีม: ผลลัพธ์หรือผลงานโครงการที่ทีมโครงการดำเนินการเสร็จสิ้น โดยวัดเทียบกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ เพื่อประเมินความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ
วิธีเขียนเอกสารกฎบัตรทีมใน 10 ขั้นตอน
พร้อมที่จะสร้างกฎบัตรทีมของคุณเองหรือยัง? ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ตามลำดับเพื่อสร้างกฎบัตรทีม:
1. เริ่มต้นด้วยแม่แบบกฎบัตรทีมที่ปรับแต่งได้
ข่าวดีคือคุณไม่จำเป็นต้องสร้างกฎบัตรทีมขึ้นมาใหม่ทั้งหมด ผู้นำทีมทุกคนควรมีเอกสารกฎบัตรทีมที่สามารถปรับแต่งได้เก็บไว้ใช้เมื่อจำเป็น
ไม่ว่าคุณจะกำลังสร้างกฎบัตรทีมทั่วไปหรือร่างกฎบัตรเฉพาะสำหรับแผนก เช่น ทีมการตลาดของคุณเทมเพลตกฎบัตรโครงการของ ClickUpจะช่วยให้ทีมของคุณเป็นระเบียบด้วยเอกสาร ClickUpที่สามารถแชร์ได้ง่าย เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันเทมเพลตกฎบัตรทีมที่เรียบร้อยและมีประโยชน์นี้ฟรี จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็ว
2. รวบรวมทีม
หลังจากที่คุณได้เริ่มต้นเทมเพลตกฎบัตรทีมแล้ว ให้รวบรวมสมาชิกทุกคนในทีมที่จะมีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนหรือดำเนินการโครงการ ซึ่งรวมถึงผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินงาน ตลอดจนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีความสนใจในความสำเร็จของโครงการ
โดยการมีส่วนร่วมของทุกคนตั้งแต่เริ่มต้น คุณจะมั่นใจได้ว่าทุกมุมมองได้รับการพิจารณาและส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกเป็นเจ้าของและความมุ่งมั่นต่อกฎบัตร
3. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของทีม
ร่วมมือกับทีมของคุณเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของทีมสำหรับโครงการนี้ ขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นการวางรากฐานสำหรับทุกสิ่งทุกอย่างในเอกสารกำหนดบทบาทของทีม
เริ่มต้นด้วยการระบุและเขียนวัตถุประสงค์โดยรวมของโครงการให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณกำลังพัฒนาแคมเปญการตลาดใหม่ วัตถุประสงค์อาจเป็นการเพิ่มการรับรู้แบรนด์และกระตุ้นยอดขาย จากนั้นให้แยกวัตถุประสงค์ออกเป็นเป้าหมายย่อยแบบ SMART เช่น:
- เพิ่มปริมาณผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ขึ้น 20% ภายในสามเดือนข้างหน้า
- เพิ่มผู้ติดตามในสื่อสังคมออนไลน์ 15% ภายในหกเดือน
- สร้างยอดขายเพิ่มขึ้น 10% ภายในไตรมาสหน้า
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทุกคนในทีมเข้าใจและเห็นด้วยกับกระบวนการทำงานของโครงการ, วัตถุประสงค์, และทิศทาง. การสอดคล้องนี้จะวางกฎเกณฑ์พื้นฐานเพื่อให้ทีมมีสมาธิและมีแรงจูงใจตลอดโครงการ.
4. ระบุสมาชิกในทีมและมอบหมายบทบาท
ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อระบุบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละคนภายในโครงการ นี่เป็นโอกาสที่ดีในการใช้ประโยชน์จากทักษะเฉพาะตัวและพื้นที่ความเชี่ยวชาญของแต่ละบุคคล
โดยการมอบบทบาทตามความแข็งแกร่งและความสนใจ คุณจะสร้างทีมที่มีความสมดุลและพร้อมรับมือกับงานได้ นอกจากนี้ ช่องว่างในทักษะใด ๆ ก็สามารถระบุได้ง่ายขึ้นเมื่อทำเช่นนี้แล้ว ซึ่งช่วยให้คุณสามารถแก้ไขปัญหาได้ล่วงหน้า
ตัวอย่างเช่น หากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการนำซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมาใช้ในองค์กร บทบาทและความรับผิดชอบอาจจะเป็นดังนี้:
- ผู้จัดการโครงการ: รับผิดชอบในการกำกับดูแลโครงการทั้งหมด ให้แน่ใจว่าเป้าหมายหลักได้รับการบรรลุ ความเสี่ยงได้รับการจัดการ และงานของทีมได้รับการดำเนินการจนเสร็จสมบูรณ์
- ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที: รับผิดชอบในการประเมินความต้องการทางเทคนิค, กำหนดค่าซอฟต์แวร์, และผสานรวมกับระบบที่มีอยู่
- ผู้ประสานงานการฝึกอบรม: มีหน้าที่พัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมสำหรับสมาชิกทีมที่มีอยู่และสมาชิกใหม่ เพื่อให้พวกเขาสามารถเรียนรู้ซอฟต์แวร์ได้
- ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลง: พัฒนากลยุทธ์เพื่อรับมือกับการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงและรับรองการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่อย่างราบรื่น
- ผู้นำด้านการสื่อสาร: สร้างแผนการสื่อสารเพื่อให้สมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงความคืบหน้าของโครงการและแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใด ๆ
5. กำหนดแนวทางการสื่อสาร
ร่วมมือกับทีมของคุณในการสร้างแนวทางในกฎบัตรทีมสำหรับการสื่อสารที่ออกแบบมาเพื่อลดความเข้าใจผิด การมีแนวทางเชิงรุกในการจัดการกับปัจจัยนี้จะช่วยให้คุณรักษาความก้าวหน้าของโครงการในกรณีที่มีปัญหาเกิดขึ้น
พิจารณาองค์ประกอบสำคัญบางประการเมื่อเขียนแนวทางการสื่อสารของคุณ:
- ช่องทางการสื่อสารที่ต้องการ: พูดคุยกันว่าช่องทางใดเหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นอีเมล การส่งข้อความทันที หรือแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจใช้อีเมลสำหรับการอัปเดตอย่างเป็นทางการ และใช้การส่งข้อความทันทีสำหรับคำถามด่วนหรือการระดมความคิด
- กำหนดการประชุม: กำหนดตารางการประชุมเป็นประจำเพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงที อาจเป็นการประชุมอัปเดตสถานะรายสัปดาห์ การตรวจสอบความคืบหน้าทุกสองสัปดาห์ หรือการทบทวนความก้าวหน้าประจำเดือน อย่าลืมเคารพเวลาของทุกคนและทำให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายและเกิดประสิทธิผล
- ระยะเวลาการตอบกลับที่คาดหวัง: กำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับระยะเวลาการตอบกลับ โดยคำนึงถึงความเร่งด่วนของเรื่องและปริมาณงานของสมาชิกในทีม ตัวอย่างเช่น คุณอาจตกลงกันว่าอีเมลควรได้รับการตอบกลับภายใน 24 ชั่วโมง ในขณะที่ข้อความโต้ตอบแบบทันทีควรได้รับการตอบกลับภายใน 2 ชั่วโมง หากเป็นไปได้
- การแบ่งปันข้อมูล: กำหนดวิธีการและเวลาในการแบ่งปันการอัปเดตโครงการเอกสาร และทรัพยากรอื่น ๆ ระหว่างสมาชิกในทีม อาจเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน การใช้เครื่องมือจัดการโครงการ หรือการส่งรายงานความคืบหน้าเป็นประจำ
6. กำหนดกระบวนการตัดสินใจ
กับทีมของคุณ, หารือและตกลงเกี่ยวกับกระบวนการตัดสินใจที่คุณจะปฏิบัติตามตลอดโครงการ. การกำหนดกระบวนการที่ชัดเจนไว้ในเอกสารโครงการไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันความขัดแย้ง แต่ยังทำให้แน่ใจว่าเสียงของทุกคนได้รับการฟัง.
พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อกำหนดกระบวนการตัดสินใจของคุณ:
- แบบจำลองการตัดสินใจ: ตัดสินใจเลือกแบบจำลองที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทีมของคุณ เช่น การตัดสินใจโดยฉันทามติ การลงคะแนนเสียงข้างมาก หรือการมอบหมายให้บุคคลหนึ่งเป็นผู้ตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเลือกการตัดสินใจโดยฉันทามติสำหรับโครงการใหญ่ และการลงคะแนนเสียงข้างมากสำหรับตัวเลือกที่เล็กกว่าและไม่สำคัญมากนัก
- กระบวนการยกระดับปัญหา: กำหนดกระบวนการยกระดับปัญหาที่ชัดเจนเมื่อเกิดความขัดแย้งหรืออุปสรรคขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการนำบุคคลที่สามที่เป็นกลางเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือยกระดับปัญหาไปยังผู้มีอำนาจตัดสินใจในระดับที่สูงขึ้นภายในองค์กร
- โครงสร้างการประชุม:กำหนดโครงสร้างสำหรับการประชุมตัดสินใจที่ส่งเสริมการอภิปรายอย่างเปิดเผยและการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดวาระการประชุม การมอบหมายผู้ดำเนินการ และการสร้างกระบวนการสำหรับการบันทึกและติดตามการตัดสินใจ
- การมีส่วนร่วมและความครอบคลุม: ส่งเสริมให้สมาชิกทุกคนในทีมมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกระบวนการตัดสินใจ โดยให้แน่ใจว่ามีการพิจารณาความคิดเห็นที่หลากหลาย อาจรวมถึงการขอความคิดเห็นจากสมาชิกที่เงียบกว่าหรือการสร้างช่องทางการให้ข้อเสนอแนะแบบไม่ระบุตัวตน
7. สร้างและบันทึกกลยุทธ์การแก้ไขข้อขัดแย้ง
การมีแผนที่วางไว้จะช่วยให้การรับมือกับสถานการณ์ที่ท้าทายง่ายขึ้น และรักษาบรรยากาศทีมที่ดีไว้ได้ ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของการประสบความสำเร็จของโครงการ
เริ่มต้นด้วยการหารือเกี่ยวกับประเภทของความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในโครงการข้อขัดแย้งเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของโครงการ ความคิดเห็นที่แตกต่างกันเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับงาน หรือการสื่อสารที่ไม่สอดคล้องกันเป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น จากนั้น ให้สำรวจแนวทางแก้ไขและกลยุทธ์ที่อาจนำมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหาความขัดแย้งเหล่านี้
ตัวอย่างเช่น คุณอาจตกลงที่จะใช้การฟังอย่างตั้งใจและการสื่อสารแบบเปิดเป็นขั้นตอนแรกในการแก้ไขข้อขัดแย้ง กระตุ้นให้สมาชิกในทีมแสดงความรู้สึกและความคิดเห็นอย่างเปิดเผย พร้อมทั้งเปิดใจรับฟังมุมมองของผู้อื่นด้วย
กลยุทธ์อีกประการหนึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการใช้ผู้ไกล่เกลี่ยที่เป็นกลาง ซึ่งอาจมาจากภายในทีมหรือบุคคลภายนอก เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการสนทนาและนำทางทีมไปสู่การแก้ไขปัญหาที่ทุกฝ่ายยอมรับได้ บทบาทของผู้ไกล่เกลี่ยคือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนได้แสดงความคิดเห็นและส่งเสริมการตัดสินใจที่ยุติธรรมและสมดุล
โปรดบันทึกกลยุทธ์การแก้ไขข้อขัดแย้งของคุณไว้ในกฎบัตรทีม เพื่อให้ทุกคนทราบถึงแนวทางที่ตกลงกันไว้ในการจัดการกับข้อขัดแย้ง
📮 ClickUp Insight: ทีมที่มีประสิทธิภาพต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ชิ้นถึง 4 เท่าในขณะที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยการจำกัดเครื่องมือไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUp รวบรวม งาน โครงการ เอกสาร วิกิ การแชท และการโทรของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ชัดเจน และช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ
8. กำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพและเกณฑ์การประเมิน
ทำงานร่วมกับทีมของคุณอย่างใกล้ชิด ตกลงเกี่ยวกับตัวชี้วัดที่จะนำมาใช้เพื่อวัดความก้าวหน้าและประเมินประสิทธิภาพ 📈
เริ่มต้นด้วยการทบทวนวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการของคุณ จากนั้นระบุตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ที่สอดคล้องกับเป้าหมายเหล่านั้น ตัวอย่างเช่นหากหนึ่งในเป้าหมายของโครงการคือการปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า คุณอาจเลือกตัวชี้วัดเช่น คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า, คะแนนผู้ส่งเสริมสุทธิ (Net Promoter Score), หรือจำนวนคำขอการสนับสนุนที่ได้รับการแก้ไขภายในระยะเวลาที่กำหนด
เมื่อคุณได้กำหนดตัวชี้วัด KPI ของคุณแล้ว ให้หารือกับทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการติดตามและวัดความก้าวหน้า คุณอาจตัดสินใจใช้เครื่องมือจัดการโครงการที่มีความสามารถในการติดตาม เช่น ClickUp หรือสร้างแดชบอร์ดที่กำหนดเองเพื่อแสดงตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุด
โปรดจำไว้ว่า ความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญ—ให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้และเข้าใจว่างานของพวกเขาช่วยสนับสนุนโครงการโดยรวมอย่างไร
สุดท้าย กำหนดช่วงเวลาที่สม่ำเสมอสำหรับการทบทวนผลงานของทีม เช่น การประเมินผลรายเดือนหรือรายไตรมาส วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามความก้าวหน้าได้ตลอดเวลา ปรับปรุงตามความจำเป็น และเฉลิมฉลองความสำเร็จของทีม
9. รวมทรัพยากรและเครื่องมือ
ระบุเครื่องมือและทรัพยากรที่ทีมจะใช้ในการทำงานร่วมกันและดำเนินการตามงานที่กำหนด พร้อมทั้งให้แนวทางในการเข้าถึงเครื่องมือเหล่านี้
ตัวอย่างเช่น สำหรับทีมออกแบบเว็บไซต์ รายการเครื่องมือและทรัพยากรอาจประกอบด้วย:
- ซอฟต์แวร์ออกแบบ (เช่น Figma, Adobe XD)
- เครื่องมือการจัดการโครงการ (เช่น ClickUp)
- เครื่องมือสื่อสาร (เช่น Zoom)
10. ทบทวนและสรุปกฎบัตรของทีม
ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือแชร์ร่างกฎบัตรกับสมาชิกทีมทุกคนเพื่อตรวจสอบ รวบรวมความคิดเห็นของพวกเขาและนำข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์มาปรับปรุงในร่าง เสร็จสิ้นเอกสารและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกทีมทุกคนลงนามเพื่อแสดงถึงความมุ่งมั่นของพวกเขา
อ่านเพิ่มเติม: การปลดล็อกศักยภาพทีม: กลยุทธ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
ตัวอย่างกฎบัตรทีม
เพื่อช่วยอธิบายแนวคิดที่เราได้พูดคุยกัน ลองมาดูตัวอย่างกฎบัตรทีมสมมติสำหรับทีมออกแบบเว็บไซต์กัน
- วัตถุประสงค์ของทีม: ปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และเพิ่มยอดขายออนไลน์ผ่านการออกแบบเว็บไซต์ใหม่
- วัตถุประสงค์: เพิ่มอัตราการเปลี่ยนแปลงของเว็บไซต์ขึ้น 15% และลดอัตราการตีกลับลง 10% ภายในระยะเวลาสามเดือน
- สมาชิกทีมและบทบาท ผู้จัดการโครงการ: ดูแลโครงการและประสานงานความพยายามของทีม นักออกแบบเว็บไซต์: สร้างการออกแบบและเลย์เอาต์ของเว็บไซต์ นักพัฒนาเว็บไซต์: นำการออกแบบและฟังก์ชันการทำงานของเว็บไซต์ไปใช้ นักเขียนเนื้อหา: พัฒนาข้อความที่น่าสนใจสำหรับแต่ละเว็บไซต์ ผู้เชี่ยวชาญด้าน UX: ทำการทดสอบผู้ใช้และให้คำแนะนำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ของผู้ใช้
- ผู้จัดการโครงการ: ดูแลโครงการและประสานงานความพยายามของทีม
- นักออกแบบเว็บไซต์: สร้างการออกแบบทางสายตาและโครงสร้างของเว็บไซต์
- นักพัฒนาเว็บ: ดำเนินการออกแบบและฟังก์ชันการทำงานของเว็บไซต์
- นักเขียนเนื้อหา: พัฒนาข้อความที่น่าสนใจสำหรับแต่ละเว็บไซต์
- ผู้เชี่ยวชาญด้าน UX: ดำเนินการทดสอบผู้ใช้และให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ให้ดีที่สุด
- แนวทางการประชุม: การประชุมทางวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ทุกสัปดาห์, การอัปเดตประจำวันผ่าน Slack, และอีเมลสำหรับการสื่อสารที่ไม่เร่งด่วน กระบวนการตัดสินใจ: การตัดสินใจทำโดยการเห็นพ้องร่วมกัน โดยผู้จัดการโครงการมีสิทธิ์ตัดสินใจขั้นสุดท้ายในกรณีที่มีความเห็นไม่ตรงกัน กลยุทธ์การแก้ไขข้อขัดแย้ง: การสื่อสารอย่างเปิดเผย, การฟังอย่างตั้งใจ, และการไกล่เกลี่ยเมื่อจำเป็น ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ: อัตราการแปลงเว็บไซต์, อัตราการตีกลับ, และคะแนนความพึงพอใจของผู้ใช้จากแบบสำรวจหลังการเปิดตัว
- ผู้จัดการโครงการ: ดูแลโครงการและประสานงานความพยายามของทีม
- นักออกแบบเว็บไซต์: สร้างการออกแบบทางสายตาและโครงสร้างของเว็บไซต์
- นักพัฒนาเว็บ: ดำเนินการออกแบบและฟังก์ชันการทำงานของเว็บไซต์
- นักเขียนเนื้อหา: พัฒนาข้อความที่น่าสนใจสำหรับแต่ละเว็บไซต์
- ผู้เชี่ยวชาญด้าน UX: ดำเนินการทดสอบผู้ใช้และให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ให้ดีที่สุด
แม่แบบกฎบัตรทีม
แม่แบบกฎบัตรทีม คือโครงสร้างหรือโครงร่างที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถสร้างกฎบัตรทีมได้อย่างง่ายดาย โดยมีทุกส่วนและเนื้อหาที่จำเป็นครบถ้วน แม่แบบนี้ช่วยให้เกิดความสม่ำเสมอ ประหยัดเวลา และทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การกรอกรายละเอียดที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวก แทนที่จะต้องเริ่มต้นสร้างกฎบัตรใหม่ทั้งหมด
นี่คือตัวอย่างของแบบแผนกฎบัตรทีมที่คุณสามารถนำไปใช้ได้
ClickUp Team Project Charter
เอกสารกำหนดขอบเขตโครงการทีม ClickUpเป็นเทมเพลตที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมาย บทบาท และความรับผิดชอบของทีม การสร้างเอกสารกำหนดขอบเขตทีมบริหารโครงการด้วยเทมเพลตนี้สามารถช่วยปรับปรุงทิศทางของทีมได้อย่างมาก
หากคุณกำลังมองหาเทมเพลตที่ครอบคลุมและใช้งานง่ายเพื่อสร้างกฎบัตรทีมและรักษาโครงการของคุณให้อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง นี่คือเทมเพลตที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ
เทมเพลตแผนการจัดการทีม ClickUp
การมีทีมที่บริหารจัดการอย่างดีเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของธุรกิจใด ๆด้วยเทมเพลตแผนการจัดการทีมของ ClickUp คุณสามารถรักษาความเป็นระเบียบของทีมและมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย
ใช้แม่แบบกฎบัตรทีมนี้กับทีมข้ามสายงานของคุณเพื่อให้ทราบว่าคนอื่นกำลังทำงานอะไรอยู่และรับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยให้การจัดการทีมงานระยะไกลง่ายขึ้น
แม่แบบทีมบริหารโครงการโดย ClickUp
หากคุณกำลังบริหารทีมขนาดใหญ่ที่มีการทำงานข้ามสายงานแม่แบบทีมการจัดการโครงการโดย ClickUpจะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างบทบาทและความรับผิดชอบเพื่อดำเนินการโปรแกรมของคุณ
แบบแผนการจัดการทีมขั้นสูงมีข้อกำหนดสำหรับการบันทึกข้อมูลเฉพาะ เช่น แผนก, ตัวชี้วัดความสำเร็จ, ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก, และอื่น ๆ
เคล็ดลับสำหรับการจัดทำและรักษาข้อตกลงของทีม
เมื่อคุณได้จัดทำกฎบัตรทีมของคุณแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทำให้แน่ใจว่ากฎบัตรนั้นยังคงเป็นเอกสารที่มีชีวิตชีวาและใช้งานได้จริง ซึ่งจะเป็นแนวทางให้กับทีมของคุณตลอดทั้งโครงการ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้:
- สร้างความร่วมมือจากสมาชิกในทีม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจและสนับสนุนกฎบัตรของทีม ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผย และแก้ไขข้อกังวลหรือคำถามที่เกิดขึ้น
- ทำให้เรียบง่าย: มุ่งเน้นที่ความชัดเจนและความกระชับเพื่อให้กฎบัตรง่ายต่อการอ้างอิง ในขณะเดียวกัน อย่าลังเลที่จะปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการของทีมคุณ
- ทบทวนและปรับปรุงกฎบัตรอย่างสม่ำเสมอ: เมื่อโครงการดำเนินไป เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทบทวนกฎบัตรของทีมเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงมีความเกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่อง ปรับปรุงเอกสารตามความจำเป็นเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในขอบเขต วัตถุประสงค์ หรือองค์ประกอบของทีม
- อ้างอิงกฎบัตรของทีมของคุณ: ส่งเสริมให้ทีมของคุณอ้างอิงกฎบัตรตลอดโครงการ โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนหรือมีความขัดแย้ง สิ่งนี้จะช่วยรักษาความสอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการและทำให้มั่นใจว่าทุกคนกำลังทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
- ส่งเสริมการสื่อสารและการให้ข้อเสนอแนะอย่างเสรี: สร้างวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้างภายในทีมของคุณ ที่สมาชิกทุกคนรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันความคิดเห็นและข้อกังวลเกี่ยวกับโครงการ สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเท่านั้น แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยความไว้วางใจและความร่วมมืออีกด้วย
สร้างกฎบัตรทีมที่มีประสิทธิภาพด้วย ClickUp
การพัฒนาเอกสารกำหนดบทบาทของทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นขั้นตอนสำคัญในการรับประกันความสำเร็จของทีมคุณ ด้วยการให้แผนที่ชัดเจนที่ระบุบทบาท, ความรับผิดชอบ, และความคาดหวังไว้, เอกสารกำหนดบทบาทของทีมที่จัดทำอย่างดีจะช่วยปรับปรุงการสื่อสาร, การร่วมมือ, และผลลัพธ์ของโครงการได้อย่างมาก
ใช้ ClickUp Docs เพื่อสร้างกฎบัตรทีมที่ครอบคลุมหรือสร้างกระดานกฎบัตรทีมใน Whiteboards สำหรับการแสดงผลที่ชัดเจนยิ่งขึ้นหรือไทม์ไลน์ ให้ ClickUp นำทางคุณในการสร้างกฎบัตรทีมของคุณเองและสัมผัสผลกระทบเชิงบวกที่มีต่อประสิทธิภาพของทีมและความสำเร็จของโครงการโดยรวม