5 ตัวอย่างการบริหารโครงการจริงสำหรับทีมของคุณ

ไม่ว่าจะเป็นโครงการบ้านหรือธุรกิจ ไม่ว่าจะเรียบง่ายหรือซับซ้อน การเริ่มต้นอย่างแข็งแกร่งด้วยกลยุทธ์และแผนการดำเนินงานที่ถูกต้องคือเคล็ดลับสำคัญในการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จ

คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ (และทำได้ดี) ด้วยทัศนคติที่มุ่งมั่น, วิธีการบริหารโครงการที่เหมาะสม, และเครื่องมือที่เหมาะสม.

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบพื้นฐานของการบริหารโครงการ รวมถึงปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญและขั้นตอนต่าง ๆ ตลอดจนวิธีที่เครื่องมือบริหารโครงการสามารถช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นจากนั้น เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการทำงานจริงผ่านตัวอย่างการบริหารโครงการจริง 5 โครงการ! 👌

4 ขั้นตอนของวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

การบริหารโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้นอาจมาพร้อมกับกระบวนการที่ยาวนานและซับซ้อน ดังนั้น เพื่อช่วยให้ทุกคนทำงานได้ง่ายขึ้น จึงได้มีการนำแนวคิดเรื่องวงจรชีวิตของโครงการมาใช้

วงจรชีวิตของโครงการ หรือกระบวนการบริหารโครงการ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ได้แก่ การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ และการปิดโครงการ ซึ่งเป็นเส้นทางที่มีโครงสร้างที่โครงการของคุณต้องผ่านเพื่อช่วยให้โครงการก้าวจากความคิดไปสู่การสำเร็จ และเพื่อให้แน่ใจว่าเป้าหมายของโครงการได้รับการส่งมอบในแต่ละขั้นตอน

มาดูกันว่าผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้างในแต่ละขั้นตอน:

1. ระยะเริ่มต้น

ให้ทุกคนมีส่วนร่วม ผู้จัดการโครงการกำหนดเป้าหมายขององค์กร ลูกค้า หรือผู้รับบริการ ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ทีมงาน และขอบเขตของงานในโครงการ พร้อมทั้งกำหนดวัตถุประสงค์ที่สามารถวัดผลได้สำหรับทีมงาน

2. ระยะการวางแผน

เตรียมและวางแผนโครงการอย่างมีกลยุทธ์ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างแผนโครงการโดยละเอียดและกำหนดตารางเวลาโครงการซึ่งรวมถึงเหตุการณ์สำคัญหลักของโครงการและอธิบายงานหรือผลลัพธ์ที่ประกอบเป็นแต่ละเหตุการณ์สำคัญ สิ่งนี้มีความสำคัญเพราะแผนโครงการให้กลยุทธ์และรายการตรวจสอบโครงการเพื่อช่วยในการจัดการทรัพยากร งบประมาณ และระยะเวลาอย่างเหมาะสมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

3. ระยะการดำเนินการ

ถึงเวลาลงมือแล้ว ในระยะนี้ หน้าที่หลักของผู้จัดการโครงการคือการกำกับดูแลความพยายามของทีมและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจในสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา งานที่ต้องทำ และวิธีการและเวลาในการทำงานเหล่านั้นให้เสร็จสิ้นเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลาของโครงการ

4. ระยะปิด

ถึงเวลาสรุปโครงการแล้ว ผู้จัดการโครงการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของตนได้ทำผลงานตามที่ขอไว้ทั้งหมดแล้ว จากนั้นนำผลงานสุดท้ายไปเสนอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียลงนามรับรอง และปิดโครงการอย่างเป็นทางการ

📌 ประเด็นสำคัญ:

โดยการปฏิบัติตามวงจรชีวิตของโครงการ คุณกำลังทำให้แน่ใจว่าคุณ:

ปัจจัยสำคัญสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ

ปัจจัยสำคัญสำหรับการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จอาจแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ แต่มีปัจจัยบางประการที่ควรคงไว้เสมอไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการประเภทใดหรืออยู่ในอุตสาหกรรมใดก็ตาม:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมอบความยืดหยุ่นให้กับทีมอย่างไร

ด้วยปัจจัยมากมายที่สามารถส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยให้ทุกคนและทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องและนำหน้าอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นได้

แอปการจัดการโครงการที่ดีสามารถลดภาระในการจัดการโครงการจากไหล่ของคุณได้มาก โดยมอบเครื่องมือที่จำเป็นให้กับทีมเพื่อให้พวกเขาสามารถมองเห็นภาพรวมของงานในระดับสูง ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ สร้างขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้การทำงานร่วมกันราบรื่นและสนุกสนานยิ่งขึ้น

ClickUp หนึ่งในนั้นช่วยผู้จัดการโครงการและทีมวางแผน บริหารจัดการ ติดตามโครงการ และทำงานร่วมกันได้ในที่เดียว แพลตฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ช่วยให้ทีมมีความยืดหยุ่นและเครื่องมือขั้นสูงที่จำเป็นในการสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดซึ่งเหมาะสมกับความต้องการและความชอบของโครงการมากที่สุด

ด้วยงานโครงการ เอกสาร และการสื่อสารทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียวที่เชื่อมต่อกันและขับเคลื่อนด้วย AI ClickUp คือแอปที่ครบครันสำหรับผู้จัดการโครงการ

และเนื่องจากแพลตฟอร์มนี้สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ ทีมงานใน ClickUp จึงพร้อมที่จะจัดการกับโครงการทุกประเภทและสนับสนุนวิธีการบริหารโครงการทุกประเภท รวมถึงแนวทางที่พบบ่อยที่สุด เช่น Waterfall, Agile (Scrum และ Kanban), Lean, Six Sigma และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณสมบัติสำคัญของ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่:

ตอนนี้ มาดูตัวอย่างการจัดการโครงการในชีวิตจริงกันบ้าง และเรียนรู้ว่าผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมอื่นๆ ได้ส่งมอบโครงการอย่างประสบความสำเร็จโดยใช้วิธีการและเครื่องมือที่เหมาะสมอย่างไร!

5 ตัวอย่างการจัดการโครงการและเคล็ดลับสู่ความสำเร็จในการส่งมอบโครงการ

1. ตัวอย่างโครงการการตลาด: การสร้างกระบวนการทำงานแบบข้ามสายงาน

Jakub Grajcar ผู้จัดการฝ่ายการตลาดที่ STX Next เป็นผู้นำทีมผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาและสื่อสังคมออนไลน์ เป็นผู้นำกลยุทธ์การสร้างโอกาสทางการตลาดและการสร้างการรับรู้แบรนด์ของแผนกการตลาด และทำงานร่วมกับหลายแผนกเพื่อส่งมอบโครงการต่างๆ วันทำงานปกติของทีมประกอบด้วยการดำเนินการส่งมอบเนื้อหาไม่ต่ำกว่าห้าชิ้น โดย Jakub มักจะตรวจสอบโครงการต่างๆ มากกว่า 10 โครงการในเวลาเดียวกัน

ปัญหาคืออะไร?

การทำงานร่วมกับแผนกออกแบบผลิตภัณฑ์ของเราเป็นกระบวนการที่วุ่นวายมาก ทีมของเราประสบปัญหาในการสื่อสารเนื่องจากเราขาดความโปร่งใสของโครงการ—เรามักไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนว่างานใดอยู่ระหว่างการพิจารณาหรือยังต้องดำเนินการเพิ่มเติม

เราต้องการระบบที่สามารถให้ฉันและหัวหน้าฝ่ายออกแบบผลิตภัณฑ์ได้รับภาพรวมของกระบวนการทั้งหมด และเข้าใจงานที่กำลังดำเนินการอยู่และงานที่กำลังจะมาถึงได้อย่างชัดเจน

เป้าหมาย?เพื่อช่วยปรับปรุงการร่วมมือระดับโลกข้ามแผนก และกระบวนการตลาดเนื้อหา, เร่งการเสร็จสิ้นและส่งมอบโครงการ, และให้ทีมอยู่ในทิศทางเดียวกันเกี่ยวกับเป้าหมาย, ระยะเวลาของโครงการ, และอื่น ๆ โดยการสร้างกระบวนการทำงานข้ามแผนกและมาตรฐานกระบวนการใน ClickUp.

นี่คือวิธีที่ Jakub และทีมของเขาดำเนินการตามโครงการนี้:

ระยะเริ่มต้น

ระยะการวางแผน

ระยะการดำเนินการ

รายการตรวจสอบงาน:

ระยะปิด

เมื่อสิ้นสุดโครงการ Jakub และทีมภายใน STX Next ได้ทดสอบเทมเพลต Marketing Sprints และแดชบอร์ดใหม่เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ และการตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติทั้งหมดใน ClickUp ได้รับการตั้งค่าอย่างถูกต้อง

รับแม่แบบฟรี

📌 ใช้เทมเพลตโฟลเดอร์ Marketing Sprint นี้เพื่อช่วยในการ วางแผนโครงการ ทำให้กิจกรรมโครงการมองเห็นได้ชัดเจนและเป็นระเบียบ และปรับปรุงกระบวนการของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เริ่มต้นได้ทันทีด้วยมุมมองบอร์ดและรายการที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า ความสามารถในการประมาณการงาน และการทำงานอัตโนมัติที่ปรับแต่งได้!

2. ตัวอย่างโครงการ SEO: การขยายการผลิตเนื้อหา

อาเดล พายันต์, ผู้เชี่ยวชาญด้าน SEO ของ ClickUp, มีหน้าที่รับผิดชอบในการค้นคว้าโอกาสและสร้างเอกสารสรุปเนื้อหาสำหรับนักเขียนเพื่อใช้เป็นแนวทางในการเขียนบทความสำหรับหน้าบล็อก. และเพื่อเขียนเอกสารสรุปเนื้อหาที่น่าสนใจ เธอต้องทำการค้นคว้าคำค้นหา,วิเคราะห์คู่แข่งขัน, และทำภารกิจที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่สำคัญ, และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสรุปเนื้อหาละเอียดและง่ายต่อการติดตามสำหรับนักเขียน.

ปัญหาคืออะไร?

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดในกระบวนการทำงานของบล็อก SEO ของเราคือการมุ่งเน้นไปที่การขยายการผลิตเนื้อหาโดยไม่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของแต่ละบล็อก

เป้าหมายคืออะไร?

เพื่อสร้างระบบที่ชัดเจนและสามารถทำซ้ำได้เพื่อช่วยให้ทีม SEO ของเราเพิ่มปริมาณของบรีฟโดยไม่ลดคุณภาพของบรีฟ และลดการสื่อสารที่ไม่จำเป็น

นี่คือวิธีที่อาเดลดำเนินโครงการนี้:

ระยะเริ่มต้น

ระยะการวางแผน

ระยะการดำเนินการ

รายการตรวจสอบงาน:

ระยะปิด

รับแม่แบบฟรี

📌ใช้เทมเพลต SEO Content Briefนี้เพื่อระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน และแบ่งปันกับนักเขียนของคุณเพื่อปรับปรุงการส่งมอบเนื้อหา

สำหรับเคล็ดลับการจัดการโครงการ SEO เพิ่มเติม โปรดอ่านบทความของผู้จัดการ SEO ระดับอาวุโสของ ClickUp: เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ.

3. โครงการเสริมสร้างศักยภาพลูกค้า: เปิดตัวโปรแกรมใหม่

โรบิน วิสเนอร์, ผู้ดูแลระบบ LMS ของ ClickUp, รับผิดชอบในการนำเสนอโครงการใหม่เพื่อให้ลูกค้าของ ClickUp ได้สัมผัสกับวิธีการเรียนรู้ที่สนุกและมีส่วนร่วมในการใช้งาน ClickUp และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้คุณสมบัติต่าง ๆ ภายในแพลตฟอร์ม

ทีม Customer Enablement ซึ่งโรบินเป็นสมาชิก ได้เปิดตัวClickUp University(CUU) ในเดือนพฤศจิกายน 2021 โปรแกรมใหม่นี้ได้รับการตอบรับที่ดีอย่างล้นหลามจากผู้ใช้ ClickUp และในที่สุดก็ทำให้ทีมได้รับไฟเขียวให้เปิดตัวตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อช่วยยกระดับประสบการณ์ของผู้ใช้ให้ดียิ่งขึ้น

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ เธอได้เป็นผู้นำในการริเริ่มโครงการ CUU Certificates ซึ่งเป็นโปรแกรมที่จัดตั้งขึ้นเพื่อยกย่องความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของผู้ใช้ ClickUp และมอบรางวัลให้แก่ผู้ที่สอบผ่านการทดสอบในหลักสูตร

ปัญหาคืออะไร?

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับโครงการขนาดนี้คือการบริหารจัดการข้ามทีมจำนวนมากที่มีลำดับความสำคัญที่แข่งขันกัน

เป้าหมายคืออะไร?

มอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพและเปิดตัวโปรแกรมการรับรองใหม่ให้ตรงตามกำหนดเวลา เพื่อสร้างกระบวนการที่วัดผลได้สำหรับลูกค้าในการเริ่มต้นใช้งานอย่างประสบความสำเร็จและยกระดับประสบการณ์ในฐานะผู้ใช้ ClickUp

นี่คือวิธีที่โรบินและสมาชิกทีมโครงการทำให้เกิดขึ้น:

ระยะเริ่มต้น

ระยะการวางแผน

ระยะการดำเนินการ

รายการตรวจสอบงาน:

ระยะปิด

รับแม่แบบฟรี

📌ใช้เทมเพลตแบบฟอร์มความคิดเห็นนี้เพื่อปรับแต่งการรวบรวมความคิดเห็นของคุณ ดูความคิดเห็นทั้งหมดของคุณในที่เดียว และปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการของคุณ

โบนัส:ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับฟรีแลนซ์

4. ตัวอย่างโครงการการศึกษา: การสร้างแดชบอร์ดรายงานข้อมูลทั่วทั้งบริษัท

มอรี เกรแฮม ผู้อำนวยการฝ่ายบริการศิษย์เก่าและผู้บริจาค (ADS) แห่งมหาวิทยาลัยเวคฟอเรสต์ เป็นผู้นำและบริหารจัดการแคมเปญระดมทุน ความสัมพันธ์กับศิษย์เก่า อัตลักษณ์ของแบรนด์ และสิ่งพิมพ์ต่าง ๆ ภายในชุมชนของมหาวิทยาลัยเวคฟอเรสต์

ปัญหาคืออะไร?

เนื่องจากทีมต่างๆ ทำงานบนแพลตฟอร์มที่แยกจากกัน จึงทำให้เกิดการทำงานแบบแยกส่วนซึ่งนำไปสู่การทำงานซ้ำซ้อนและการสื่อสารในทีมที่ไม่ดี เรายังขาดการมองเห็นข้อมูลของเรา ซึ่งส่งผลกระทบต่อความสามารถในการตัดสินใจทางธุรกิจที่แข็งแกร่งสำหรับองค์กร

เป้าหมายคืออะไร?

เพื่อค้นหาเครื่องมือการจัดการโครงการใหม่ที่ใช้งานง่ายสำหรับทุกแผนก และเพื่อสร้างแดชบอร์ดธุรกิจที่แสดงและอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยปรับปรุงการมองเห็นโครงการทั่วทั้งองค์กร

นี่คือวิธีที่ Morey และแผนก ADS ดำเนินโครงการนี้:

ระยะเริ่มต้น

ระยะการวางแผน

ระยะการดำเนินการ

รายการตรวจสอบงาน

ลองใช้ ClickUp Brain

ระยะปิด

📌 สร้างแดชบอร์ดแบบกำหนดเองใน ClickUp เพื่อรับภาพรวมระดับสูงของทุกโครงการของคุณ ไฮไลต์ KPI สถานะโครงการ และความคืบหน้า เพื่อให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันและสอดคล้องกันตลอดเวลา

5. ตัวอย่างโครงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์: การเปิดตัวคุณสมบัติใหม่ของผลิตภัณฑ์

เพื่อขยายรายการคุณสมบัติของ ClickUp สำหรับการจัดการโครงการให้มากขึ้น บริษัทได้จัดตั้งโครงการใหญ่เพื่อสร้างและเปิดตัวคุณสมบัติใหม่ของผลิตภัณฑ์อย่างประสบความสำเร็จ นั่นคือClickUp Whiteboards โดยมีZach Blodgett ผู้จัดการผลิตภัณฑ์กลุ่มของ ClickUp เป็นผู้นำโครงการ

วิสัยทัศน์ของบริษัทคือการสร้างเครื่องมือการร่วมมือทางดิจิทัลที่ทรงพลังแต่ใช้งานง่าย ซึ่งผู้จัดการโครงการ ผู้บริหาร และสมาชิกทีมสามารถใช้เพื่อยกระดับกระบวนการคิดสร้างสรรค์ การวางแผน และการดำเนินการของพวกเขา

ปัญหาคืออะไร?

ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดคือขนาดของทีมและเส้นตายที่ใกล้เข้ามาอย่างรวดเร็ว เส้นตายไม่สามารถเลื่อนได้ และเรามีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากจาก GTM, ฝ่ายขาย, ฝ่ายกำหนดราคาและบรรจุภัณฑ์, ฝ่ายการเติบโต, ฝ่ายสนับสนุน, CSM, EPD เราต้องมั่นใจว่าทุกคนรู้ว่าอะไรกำลังจะถูกส่งออกไป อะไรคือขั้นตอนถัดไป และควรพูดคุยเกี่ยวกับ Whiteboards อย่างไร

เป้าหมายคืออะไร?

ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อช่วยจัดการงาน, สื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วโลก, และลดความเสี่ยงและปัญหาการติดขัดเพื่อให้สามารถส่งมอบคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ได้รับความคาดหวังสูงได้ภายในระยะเวลาที่ตกลงไว้

นี่คือวิธีที่แซคและบริษัทเปิดตัวโครงการใหม่ให้ประสบความสำเร็จ:

ระยะเริ่มต้น

ระยะการวางแผน

ระยะการดำเนินการ

รายการตรวจสอบงาน:

ระยะปิด

นี่คือลุคสุดท้าย—ลองดูสิ!

📌 สร้างแนวทางทีละขั้นตอนว่าองค์กรของคุณจะนำผลิตภัณฑ์ออกสู่ตลาดอย่างไร และใช้เทมเพลตกลยุทธ์การเข้าสู่ตลาดนี้เพื่อช่วยให้คุณส่งผลิตภัณฑ์ได้เร็วขึ้น!

จัดการทุกโปรเจกต์ได้อย่างมั่นใจด้วย ClickUp

การบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จเริ่มต้นจากการเข้าใจเป้าหมายสูงสุดของโครงการ การเข้าใจองค์ประกอบสำคัญที่นำไปสู่แผนโครงการที่ชาญฉลาด และการสร้างกลยุทธ์ที่ราบรื่นและสามารถนำไปปฏิบัติได้เพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น—โปรดดูตัวอย่างการบริหารโครงการข้างต้นเพื่อช่วยจุดประกายไอเดีย

คุณยังจำเป็นต้องดำเนินการตามวิธีการที่เหมาะสมเพื่อเป็นแนวทางตลอดกระบวนการทั้งหมด และใช้ประโยชน์จากวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้คุณดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามเป้าหมาย

เพื่อให้ชีวิตของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่นClickUpเพื่อช่วยรักษาทุกอย่างให้เป็นระเบียบและนำงานทั้งหมดของคุณมาไว้ที่ศูนย์กลางเดียว ใช้มันเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ จัดการความเสี่ยงและทรัพยากรของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ทำงานร่วมกับองค์กรทั้งหมดของคุณ และอีกมากมาย

ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, รวมโปรเจ็กต์, ความรู้, และการแชทไว้ในที่เดียว—ทั้งหมดขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็วและชาญฉลาดขึ้น.

ด้วยรายการคุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งได้และใช้งานได้จริงอย่างครอบคลุม คุณจะพร้อมอย่างเต็มที่ในการจัดการกับแนวทางการบริหารโครงการทุกประเภท จัดการโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการพร้อมกัน ตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด สนับสนุนทีมงานที่ทำงานระยะไกลและแบบผสมผสานของคุณ และส่งมอบโครงการที่มีคุณภาพตรงเวลาทุกครั้งอย่างมั่นใจ

(เสียงเอฟเฟกต์ "ง่ายมาก" 😉)