เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์สำหรับการจัดลำดับความสำคัญและการเพิ่มประสิทธิภาพ: คู่มือ

ลองนึกภาพว่าคุณเริ่มต้นวันใหม่ด้วยกองงานที่รอทำมากมาย มันอาจทำให้รู้สึกท่วมท้นใช่ไหมล่ะ?

เอาล่ะ วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานให้เสร็จคืออะไร? เริ่มต้นด้วยการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ แน่นอน

การจัดทำรายการงานอย่างง่ายช่วยให้คุณมองเห็นสิ่งต่าง ๆ อย่างชัดเจนและวางแผนได้อย่างเหมาะสม

อย่างไรก็ตาม ตอนนี้คุณกำลังเผชิญกับปัญหาที่สอง—งานใดที่คุณควรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก และงานใดที่ควรจัดตารางไว้ทีหลัง? และมีอะไรในรายการนั้นบ้างที่คุณสามารถข้ามไปได้ก่อน?

การจัดลำดับความสำคัญของงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย งานวิจัยจากวารสาร Journal of Consumer Researchในปี 2018 พบว่าคนส่วนใหญ่มีแนวโน้มที่จะเลือกงานที่เร่งด่วนมากกว่างานที่สำคัญ ซึ่งมักจะให้ผลตอบแทนที่มากกว่า

นั่นหมายความว่าเรามีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับงานที่มีกำหนดส่งมากกว่า และเลื่อนงานที่ไม่มีกำหนดออกไปก่อน ไม่ว่างานนั้นจะสำคัญเพียงใดก็ตาม

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อเราต้องเผชิญกับกรอบเวลา เรามักจะมองข้ามสิ่งที่สำคัญกว่าเพื่อสิ่งที่เร่งด่วนกว่า แม้ว่าผลตอบแทนในท้ายที่สุดจากงานที่สำคัญจะมากกว่าก็ตาม

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการทำความเข้าใจคุณค่าของงานบางอย่างในขณะที่ระบุงานที่สามารถลบออกจากรายการที่ต้องทำของคุณได้ เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (บางคนเรียกมันว่าเมทริกซ์การจัดการเวลาเช่นกัน)

แล้ว Eisenhower Matrix คืออะไร? เราได้สร้างคู่มือที่สะดวกนี้ขึ้นมาเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้เกี่ยวกับมันทั้งหมด

มาเริ่มกันเลย! ⏳

อะไรคือเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์?

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพและการจัดการงานที่จัดประเภทงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ โดยคุณต้องแบ่งงานออกเป็นสี่ส่วน:

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้คุณจัดลำดับงานให้เป็นระเบียบ รู้ว่าอะไรควรทำก่อน และประหยัดเวลาและทรัพยากร

บางครั้ง การเริ่มต้นด้วยงานเพียงงานเดียวอาจขัดขวางความก้าวหน้าของงานอื่นๆ ได้ เมทริกซ์ช่วยให้คุณสร้างความชัดเจนโดยแยกงานออกโดยใช้พารามิเตอร์ที่พิสูจน์แล้ว

ทำไมถึงตั้งชื่อว่า เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์?

แนวคิด 'Eisenhower Matrix' ได้รับการตั้งชื่อตาม ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา

เราย้อนเวลากลับไปสักนิดกันเถอะ ⏪

ก่อนที่ไอเซนฮาวร์จะดำรงตำแหน่งประธานาธิบดี เขาได้มีอาชีพทหารที่โดดเด่น โดยรับราชการเป็นนายพลในกองทัพสหรัฐฯ และดำรงตำแหน่งผู้บัญชาการทหารสูงสุดฝ่ายสัมพันธมิตรในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง แม้ในระหว่างดำรงตำแหน่งประธานาธิบดี เขาก็ยังมีส่วนร่วมในปฏิบัติการที่ได้รับการยกย่องอย่างสูงหลายครั้ง รวมถึงการก่อตั้งองค์การนาซาและการยุติสงครามเกาหลี

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า เขาทราบวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างผลลัพธ์ที่คงอยู่และเชิงบวก

ในฐานะผู้นำทหารชั้นสูง และต่อมาในฐานะประธานาธิบดี ไอเซนฮาวร์ถูกท้าทายอย่างต่อเนื่องด้วยภารกิจและ 우선ลำดับที่ขัดแย้งกัน

เขามีกรอบแนวคิดในการจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากความเร่งด่วนและความสำคัญ ความคิดนี้ได้รับการพัฒนาและถูกขนานนามว่า 'เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์' หรือ 'เมทริกซ์การตัดสินใจไอเซนฮาวร์' กว่าสามทศวรรษต่อมา สตีเฟน โควีย์ ได้นำภูมิปัญญาของไอเซนฮาวร์มาผนวกเข้ากับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายนี้ ในหนังสือขายดีของเขา นิสัยที่ 7 ของคนที่มีประสิทธิผลสูง

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ยังมีชื่อเรียกอื่นๆ อีก เช่นเมทริกซ์การจัดการเวลา เมทริกซ์ลำดับความสำคัญ กล่องไอเซนฮาวร์ วิธีไอเซนฮาวร์ และเมทริกซ์เร่งด่วน-สำคัญ

วิธีการสี่ส่วนของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: ความเร่งด่วนกับความสำคัญ

สี่ส่วนหรือสี่ช่องของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยแยกงานออกจากกัน โดยแบ่งตามสองพารามิเตอร์คือ ความเร่งด่วนและความสำคัญ จุดตัดของสองพารามิเตอร์นี้ให้เราสี่ส่วนซึ่งประกอบด้วยงาน:

เมทริกซ์ช่วยให้เราเข้าใจว่าอะไรทำให้งานสำคัญกลายเป็นงานเร่งด่วน เนื่องจากเรามักมองสิ่งต่าง ๆ อย่างไม่รอบคอบเนื่องจากความเครียดจากการทำงานอย่างต่อเนื่อง

แต่สิ่งใดคือสิ่งที่เร่งด่วน และสิ่งใดคือสิ่งที่สำคัญ?

ด่วน

เรื่องเร่งด่วนเหล่านี้ทำให้คุณต้องเผชิญกับกำหนดเวลาที่เข้มงวดและต้องการความสนใจทันที ซึ่งรวมถึงกิจกรรมที่คุณต้องทำให้เสร็จในไม่เช่นนั้นจะต้องเผชิญกับผลลัพธ์ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ คุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่ถ้าคุณมุ่งเน้นไปที่มันมากเกินไป คุณอาจละเลยงานสำคัญที่มีผลตอบแทนมากกว่า

ตัวอย่าง:

สำคัญ

ความสำคัญเป็นเรื่องส่วนตัวและสามารถกำหนดได้โดยค่านิยมและเป้าหมายส่วนบุคคล งานเหล่านี้มีส่วนช่วยในการบรรลุเป้าหมายระยะยาวของคุณ การจัดการกับงานเหล่านี้จำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบและความพยายามอย่างมีจุดมุ่งหมาย

ตัวอย่าง:

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์รวมปัจจัยที่เร่งด่วนและสำคัญของการทำงานและจัดประเภทออกเป็นสี่ส่วน:

นี่คือลักษณะของเมทริกซ์ 👇

ตอนนี้ มาดูแต่ละส่วนแยกกัน

ควอดแรนต์ที่ 1: ทำทันที—เร่งด่วนและสำคัญ

งานเร่งด่วนและสำคัญต้องการการดำเนินการทันทีจากคุณ งานเหล่านี้มีกำหนดเวลาที่เร่งด่วนและมีผลกระทบที่สำคัญหากไม่เสร็จสิ้นตามเวลาที่กำหนด ในทั้งสองกรณี การตอบสนองในโหมดวิกฤตกลายเป็นสิ่งจำเป็น

ตัวอย่าง:

งานในควอดแรนท์ที่ 1 เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะวางแผนวันของคุณดีเพียงใด บางสิ่งก็อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ

อย่างไรก็ตาม ปัญหาคือเมื่อคุณมุ่งเน้นไปที่งานเหล่านี้มากเกินไป และละเลยเป้าหมายระยะยาวที่มีความสำคัญต่อคุณ

โคฟีย์เตือนว่า การใช้เวลาทั้งวันอยู่ในโหมดวิกฤต แก้ปัญหาเฉพาะหน้า จะค่อยๆ สูบพลังงานของคุณจนหมด และล่อให้คุณหลุดเข้าไปอยู่ในควอดแรนต์ที่ 4

ควอดแรนต์ที่ 2: กำหนดเวลา—ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ

งานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนไม่มีวันกำหนดที่แน่นอน แต่มีความจำเป็นสำหรับการได้รับผลตอบแทนในระยะยาว

เนื่องจากงานเหล่านี้ไม่มีกำหนดเวลาที่เร่งด่วน จึงง่ายที่จะเลื่อนออกไปเพื่อทำงานที่เร่งด่วนกว่า

ตัวอย่าง:

ต่างจากไตรมาสที่ 1 ซึ่งเน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ไตรมาสที่ 2 คือช่วงเวลาที่คุณต้องวางแผนอย่างอดทนและจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายที่มีความหมาย

แต่ภารกิจเหล่านี้ถูกหยุดชะงักไปตลอดกาล เนื่องจากไม่มีกำหนดเวลาที่แน่นอน

การระบุพื้นที่ที่ 2 สำหรับการจัดการเวลาส่วนตัว โคฟีย์แนะนำให้มองภารกิจเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาที่ต้องแก้ไข แต่เป็นโอกาสที่จะเติบโตทั้งในทางอาชีพและในฐานะบุคคล

ควอดแรนท์ 3: มอบหมายงาน—เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

ส่วนนี้รวมถึงงานยุ่งทั้งหมดที่ไม่เพิ่มคุณค่าต่อเป้าหมายระยะยาวของคุณ งานเหล่านี้ไม่ใช่การใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดและควรจ้างคนภายนอกหรือมอบหมายให้ผู้อื่นทำ

ตัวอย่าง:

งานในควอดแรนต์นี้ไม่จำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญของคุณ; พวกมันเป็นเพียงงานที่เร่งด่วนแต่ไม่ใช่สำหรับคุณ เมื่อคุณใช้เวลามากเกินไปในการทำงานในควอดแรนต์นี้ คุณอาจสูญเสียการควบคุมตารางเวลาของคุณ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องมอบหมายกิจกรรมนี้ให้ผู้อื่น

ลองคิดดูสิ:

ส่วนสำคัญของควอดแรนต์นี้คือการเรียนรู้ที่จะพูดว่า ไม่ หยุดรับความรับผิดชอบที่ไม่ควรตกมาที่คุณ ทำเฉพาะสิ่งที่คุณต้องทำ ไม่ใช่สิ่งที่คุณทำได้!

แน่นอนว่าจะมีบางครั้งที่ท่านไม่สามารถมอบหมายงานบางอย่างในควอดแรนต์นี้ได้ หากเป็นเช่นนั้น ท่านยังสามารถทำงานเพื่อให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นจะไม่ครอบงำวันหรือสัปดาห์ของท่านได้ ตัวอย่างเช่น ท่านอาจ:

ควอดแรนต์ 4: ลบ—ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

งานในควอดแรนต์นี้ควรถูกโยนทิ้งลงถังขยะ งานที่ไม่จำเป็นเหล่านี้เป็นการเสียเวลาและไม่ได้มีส่วนช่วยในการเติบโตทั้งส่วนตัวหรือทีมของคุณเลย แต่หากคุณปล่อยปละละเลยให้ตัวเองทำสิ่งเหล่านี้ คุณจะเสียเวลาไปหลายชั่วโมงโดยเปล่าประโยชน์และสุดท้ายก็เต็มไปด้วยความเสียใจ

ตัวอย่าง:

เฮ้ นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องเสียสละความสนุกสนานไปทั้งหมด แม้แต่ไอเซนฮาวร์ยังจัดสมดุลระหว่างงานที่ยุ่งและเครียดด้วยการออกรอบกอล์ฟเพื่อผ่อนคลายและลดความเครียด

โคฟีย์กล่าวว่าเคล็ดลับอยู่ที่การบาลานซ์ คุณต้องมีความตั้งใจเกี่ยวกับเวลาว่างของคุณเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากมัน

การศึกษาวิจัยของวารสารจิตวิทยาประยุกต์ระบุว่าลักษณะของเวลาว่างที่คุณใช้มีอิทธิพลทางอ้อมต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สิ่งที่คุณเลือกทำในเวลาว่างสามารถกำหนดรูปแบบสัปดาห์การทำงานของคุณได้

ตัวอย่างเช่น การออกกำลังกายสามารถกระตุ้นให้คุณมีแรงจูงใจได้ และโยคะกับการทำสมาธิสามารถช่วยให้คุณผ่อนคลายระหว่างวันทำงานได้เช่นกัน ในทำนองเดียวกัน การทำกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ การอาสาสมัคร หรือการใช้เวลากับครอบครัวและเพื่อนฝูงก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้

อย่างไรก็ตาม นี่คือเคล็ดลับบางประการในการใช้เมทริกซ์อย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับการจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยเมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์

1. อย่าทำให้ส่วนใดส่วนหนึ่งอิ่มตัวมากเกินไป

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจมีงานมากมายในรายการที่ต้องทำ แต่โปรดอย่าใส่มากเกินไปในแต่ละช่องสี่เหลี่ยม เพราะจะทำให้เมทริกซ์ของคุณดูรกและยากต่อการจัดการ

โดยทั่วไป เราขอแนะนำให้คุณใส่ ไม่เกินสิบ งานหรือกิจกรรมในแต่ละช่อง การมีรายการงานยาวเกินไปจะนำไปสู่การจัดการงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เรามั่นใจว่าจะมีงานบางอย่างที่คุณสามารถยกเว้นได้ก่อนที่จะจดรายการที่ต้องทำลงในช่องต่างๆ ของตาราง คุณสามารถลองสร้างตารางหลายชุดหรือรวมเข้าด้วยกันเป็นตารางหลักเพื่อจัดการกับโครงการและงานที่มีความสำคัญแต่ยุ่งเหยิงได้อย่างเป็นระเบียบ

2. ใช้ตัวแบ่งงานที่มองเห็นได้

การสร้างภาพเป็นวิธีที่พิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน มันช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดได้ในพริบตา

วิธีที่ดีที่สุดในการมองเห็นงานให้สอดคล้องกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือการจัดรหัสสี—ง่ายแต่มีประสิทธิภาพ

ClickUp Tasksใช้วิธีการที่คล้ายกันเพื่อช่วยให้คุณมองเห็นงานของคุณได้ชัดเจนขึ้น คุณสามารถกำหนดสีให้กับงาน, กำหนดความสำคัญ, ใช้ป้ายชื่อ, และแม้กระทั่งกรองงานตามแท็กได้

นี่คือวิธีที่คุณสามารถ จัดรหัสสีให้กับงานของคุณ:

ในขณะเดียวกัน คุณสามารถแปลงสิ่งเหล่านี้ลงในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ของคุณได้อย่างง่ายดายตามที่คุณเห็นสมควร สิ่งที่เป็นสีแดงให้อยู่ในควอดแรนท์ที่ 1 สีเหลืองอยู่ในควอดแรนท์ที่ 2 และอื่นๆ

3. หลีกเลี่ยงการจัดการที่มากเกินไป

การจัดการ Eisenhower Matrix ของคุณมากเกินไปเป็นรูปแบบหนึ่งของการผัดวันประกันพรุ่ง อย่าติดอยู่กับการคัดกรองงานทุกชิ้นอย่างละเอียด แต่ให้ใช้ClickUp Brainเพื่อบอกคุณอย่างรวดเร็วว่าควรทำงานอะไรต่อไป งานใดใกล้ถึงกำหนดส่ง งานใดล่าช้าแล้ว เป็นต้น

นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการใช้เวลามากเกินไปในการมอบหมายงานให้กับแต่ละควอดแรนต์ กำหนดเวลาให้ตัวเอง 30-50 นาทีต่อเดือน/สัปดาห์ (ขึ้นอยู่กับปริมาณงานของคุณ) และออกแบบเมทริกซ์ของคุณให้เสร็จภายในระยะเวลาดังกล่าว

4. กำจัดก่อน

กำจัดรายการในรายการที่ต้องทำของคุณที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ มอบหมายให้หลุมดำที่เหมาะสม—ควอดแรนท์ 4

การกำจัดงานเหล่านี้จะช่วยให้มีเวลา (และพื้นที่ในความคิด) มากขึ้นในการจัดการงานอื่นๆ ของคุณได้ดีขึ้น ตรวจสอบรายการที่ต้องทำของคุณและลบรายการเหล่านี้ออกก่อนที่จะจัดลำดับความสำคัญของสี่ส่วนที่เหลือ

5. แยกเรื่องส่วนตัวออกจากเรื่องงาน

บทเรียนธุรกิจแรกของเราในโรงเรียนคือ 'ปฏิบัติต่อธุรกิจของคุณเสมือนเป็นองค์กรแยกต่างหาก' หลักการนี้ยังคงใช้ได้เมื่อปรับใช้กรอบ Eisenhower ของคุณ

นี่คือเหตุผล

การผสมผสานเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายทางอาชีพอาจทำให้คุณรู้สึกหนักใจได้. มันไม่ได้ให้น้ำหนักที่เหมาะสมกับงาน ทำให้บางคนให้ความสำคัญกับงานส่วนตัวมากกว่าเป้าหมายทางอาชีพ ในขณะที่บางคนทำตรงกันข้าม.

คุณเห็นไหมว่า ส่วนประกอบที่เร่งด่วนและสำคัญในงานส่วนตัวจะสูงกว่างานอาชีพเสมอ (เนื่องจากมีความเชื่อมโยงทางอารมณ์)

ในขณะเดียวกัน งานและภารกิจส่วนตัวของคุณมีกรอบเวลา ทรัพยากร และวิธีการที่แตกต่างกัน ซึ่งแต่ละอย่างต้องการกระบวนการคิดที่ไม่เหมือนกัน

ดังนั้น การจับคู่สิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันจึงไม่ใช่ความคิดที่ดีนัก เพราะจะเพิ่มจำนวนงานในแต่ละช่อง และบางครั้งยังก่อให้เกิดความขัดแย้งอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม หากคุณชอบแนวคิดของไอเซนฮาวร์และต้องการนำไปใช้ทั้งสองด้าน เราขอแนะนำให้สร้าง เมทริกซ์ที่แตกต่างกันสำหรับงานส่วนตัวและงานอาชีพของคุณ แยกเป้าหมายส่วนตัวและเป้าหมายอาชีพออกจากกัน และจัดการกับแต่ละเป้าหมายอย่างอิสระ

6. ติดตามเวลาการทำงานหลังการจัดตารางงาน

ติดตามและประเมินการใช้เวลาของคุณในแต่ละสัปดาห์โดยใช้เมทริกซ์ บันทึกกิจกรรมเป็นช่วงละ 30 นาทีโดยใช้สเปรดชีตหรือแอปจัดการงานเฉพาะทาง เช่น ClickUp

จากนั้น จัดเรียงงานที่เสร็จสิ้นแล้วเป็นสี่ส่วนตามความสำคัญและความเร่งด่วน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณ

ตรวจสอบดูว่าสิ่งต่าง ๆ ถูกจัดวางในแต่ละควอดแรนต์อย่างไร และพิจารณาว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนอะไรหรือไม่ เพื่อให้เกิดความสมดุลที่ดีที่สุด ควรพยายามจัดงานส่วนใหญ่ไว้ใน ควอดแรนต์ 2

7. ปรับปรุงเมทริกซ์ของคุณให้ดียิ่งขึ้น

ปรับเมทริกซ์ตามผลการปฏิบัติงานของคุณในช่วงระยะเวลาทดสอบเมทริกซ์หนึ่งสัปดาห์

ปรับปรุงให้เหมาะสมตามระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับงานและโครงการต่างๆ บางทีคุณอาจประเมินงานบางอย่างผิดพลาดเมื่อจัดวางไว้ในแต่ละช่อง ใช้ประสบการณ์นี้เพื่อทำความเข้าใจโครงการและงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น เพื่อให้คุณสามารถจัดสมดุลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ผู้ที่มีผลงานยอดเยี่ยมใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ผู้คนจากทุกสาขาอาชีพใช้ Eisenhower Matrix ไม่ว่าจะเป็นนักดับเพลิงผู้กล้าหาญหรือซีอีโอที่ชาญฉลาด หลักฐานถึงประโยชน์ของมันยังคงหลั่งไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่อง

วาซิล อีวาโนฟ ผู้ก่อตั้งและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ KeepSolidให้การรับรองถึงข้อได้เปรียบของเมทริกซ์ เขาได้ผ่านการใช้เครื่องมือเพิ่มผลผลิตมากมาย โดยกล่าวว่า "ในฐานะประธานเจ้าหน้าที่บริหาร ผมได้ลองใช้เครื่องมือจัดการงานหลายชนิดที่แตกต่างกัน…[ซึ่ง] ไม่ช่วยให้ผมบาลานซ์ความสำคัญได้…ผมพบว่าอันตรายใหญ่ที่สุดของการใช้แพลตฟอร์มจัดการงานหลายตัวคือพวกมันทำให้ผมรู้สึกผิด ๆ ว่าตัวเองควบคุมได้ "

จากนั้น เขาได้เลือก Eisenhower Matrix

การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เพื่อพัฒนาความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับความหมายที่แท้จริงของ ประสิทธิผล ทำให้ฉันสามารถสร้างแนวคิดเกี่ยวกับเครื่องมือใหม่ๆ…

แอปพลิเคชันนับไม่ถ้วนใน Play Store และ App Store โปรโมตEisenhower Matrixเพื่อช่วยให้บุคคลจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีเหตุผล บริษัทเทคโนโลยีหลายแห่งยังได้ใช้โอกาสนี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอีกด้วย

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในฐานะเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลองใช้ดูแล้วคุณจะเห็นด้วยกับตัวเอง!

ตัวอย่างและแม่แบบของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ก่อนที่เราจะเข้าสู่ตัวอย่าง ขอแนะนำให้คุณรู้จักกับเทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ของ ClickUp สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานและการบริหารเวลาของคุณ เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบงานและจดบันทึกไอเดียต่างๆ ก่อนที่จะแปลงเป็นรายการที่ต้องดำเนินการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลต ClickUp Eisenhower Matrixช่วยให้คุณจัดประเภทงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน ประโยชน์ของเทมเพลตนี้ ได้แก่:

ตอนนี้คุณมีเทมเพลตแล้ว มาทำความเข้าใจวิธีการใช้งานในสถานการณ์ต่างๆ กัน

กรณีการใช้งานที่ 1: การบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ช่วยให้การจัดลำดับความสำคัญของงานง่ายขึ้นโดยการแยกความเร่งด่วนออกจากความสำคัญ เหมาะสำหรับการจัดการทรัพยากร การทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา และการจัดการความต้องการหลายอย่างพร้อมกัน

สำหรับหัวหน้าทีม การจัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาดช่วยหลีกเลี่ยงการให้พนักงานทำงานหนักเกินไปหรือไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่

ด้วยมุมมองที่ชัดเจนของปริมาณงาน ผู้นำสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดายว่าสมาชิกทีมแต่ละคนมีความยุ่งแค่ไหนในระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ สองสัปดาห์ หรือหนึ่งเดือน ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวเวอร์ในการบริหารโครงการช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมทั้งหมด มันช่วยให้คุณติดตามงานทุกชิ้นและเน้นงานที่เร่งด่วนเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

กรณีการใช้งานที่ 2: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล

การจัดหมวดหมู่ของงานตาม เมทริกซ์ความเร่งด่วนและความสำคัญจะช่วยให้คุณบริหารจัดการเวลาและพลังงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริง ๆ

แนวทางเชิงกลยุทธ์นี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดีและป้องกันการหมดไฟ ทำให้คุณมีสมาธิและมีแรงจูงใจในการบรรลุเป้าหมายของคุณ

กรณีการใช้งานที่ 3: การปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีม

เมทริกซ์สำหรับการทำงานร่วมกันของทีมช่วยปรับปรุงวิธีการทำงานของเรา ทำให้การทำงานราบรื่นขึ้นในที่ทำงาน

การจัดหมวดหมู่ภารกิจตามความเร่งด่วนและความสำคัญ จะช่วยให้คุณและทีมของคุณมีความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ ซึ่งนำไปสู่การประสานงานและการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ซึ่งส่งผลให้ทีมมีประสิทธิภาพและสอดคล้องกันมากขึ้น ทำงานเป็นหนึ่งเดียว สมาชิกสนับสนุนซึ่งกันและกัน และผลักดันโครงการให้สำเร็จลุล่วง

ความท้าทายในการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

แม้ว่า Eisenhower Matrix จะเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ แต่ก็ยังมีช่องว่างในแง่ของการจัดลำดับความสำคัญในบางแง่มุมของการบริหารโครงการ มาดูความท้าทายเหล่านี้กัน:

ยังคงมีรายละเอียดปลีกย่อยที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข

แม้ว่าจะมีประโยชน์ แต่เมทริกซ์นี้ ทำให้ความซับซ้อนของโครงการหลายชั้นดูง่ายเกินไป ซึ่งทำให้เมทริกซ์นี้ตีความงานบางอย่างผิดพลาดในแง่ของปัจจัย งานบางอย่างอาจมีองค์ประกอบทั้งความเร่งด่วนและความสำคัญ—เมทริกซ์นี้ไม่สามารถช่วยคุณแยกแยะความแตกต่างในรายละเอียดเหล่านี้ได้

ตัวอย่างเช่น การตอบอีเมลของลูกค้าอาจเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ อย่างไรก็ตาม เมทริกซ์อาจพิจารณาว่าเรื่องนี้สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

การจัดประเภทเชิงอัตวิสัย

การกำหนดว่าอะไรคือ 'เร่งด่วน' หรือ 'สำคัญ' นั้นเป็นเรื่องที่ขึ้นอยู่กับมุมมองของแต่ละบุคคลหรือทีม ซึ่งอาจแตกต่างกันได้ ความแตกต่างนี้อาจนำไปสู่ การตีความและการจัดหมวดหมู่ที่แตกต่างกัน

สมมติว่าคุณมีการประชุมทีม ซึ่งมีความสำคัญจากมุมมองของคุณ อย่างไรก็ตาม อาจไม่สำคัญสำหรับสมาชิกบางคนในทีม เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ขาดความยืดหยุ่นในเรื่องนี้ จึงเหมาะสำหรับการใช้งานส่วนบุคคลมากกว่า

ClickUp ช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายนี้ได้ พร้อมนำเสนอเครื่องมือ, กระบวนการทำงาน, และแนวทางที่สอดคล้องกันเพื่อสร้าง Eisenhower Matrix ที่เน้นการทำงานเป็นทีม

ไม่ค่อยมีความเคลื่อนไหว

เมทริกซ์อาจไม่คำนึงถึง การเปลี่ยนแปลงในลำดับความสำคัญของงาน ตามกาลเวลา งานที่ถือว่าไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญในวันนี้อาจกลายเป็นงานเร่งด่วนและสำคัญในภายหลังได้ และเมทริกซ์อาจไม่สามารถปรับตัวได้แบบไดนามิกต่อการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้

แต่—คุณควรรับมือกับความท้าทายเหล่านี้อย่างไร? เราทราบถึงเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยปรับสมดุลข้อบกพร่องเหล่านี้:

ตามที่คุณเห็น ความท้าทายหลายประการเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ เช่น ClickUp ดังนั้น มาดูกันว่าเราจะผสาน Eisenhower Matrix เข้ากับ ClickUp ได้อย่างไร

วิธีการนำเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์มาใช้ใน ClickUp

ClickUp เป็นศูนย์รวมบริการครบวงจรสำหรับทุกความต้องการในการจัดการโครงการของคุณ ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่มันสามารถช่วยคุณผสาน Eisenhower Matrix เข้าไปได้ด้วย

ClickUp Whiteboardsมอบผืนผ้าใบเชิงภาพสำหรับการวาด สร้าง และเชื่อมโยงแนวคิดต่างๆ ใช้เพื่อวาดเมทริกซ์ Eisenhower และจดบันทึกงานต่างๆ ขณะทำงานร่วมกับทีมของคุณในขณะที่คุณเพิ่มงาน

จากนั้น เปลี่ยนรายการงานให้เป็นบัตรงานแบบโต้ตอบได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว มอบหมายบัตรงานให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสม ใช้ธงความสำคัญและแท็กเพื่อมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมรับประกันการซิงค์ข้อมูลอย่างสมบูรณ์ตลอดกระบวนการ

คุณยังสามารถได้ผลลัพธ์ที่คล้ายกันด้วยClickUp Docs ซึ่งสมาชิกในทีมหลายคนสามารถทำงานร่วมกันได้โดยการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับคำแนะนำและไอเดียต่างๆ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของงานเป็นทีมและได้รับการยอมรับจากทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่กำลังทำและเหตุผลที่ทำ

ในClickUp Tasks คุณสามารถใช้แท็กที่ปรับแต่งได้เพื่อติดป้ายกำกับงานบางงานว่าสำคัญหรือเร่งด่วน ฟีเจอร์ลำดับความสำคัญของงานยังช่วยให้คุณกำหนดรหัสสีให้กับงานตามลำดับความสำคัญได้อีกด้วย มุมมอง ClickUp Kanban มีประโยชน์สำหรับการมองเห็นภาพรวม

และคุณสามารถแบ่งปันทั้งหมดนี้ผ่านClickUp Chat หรือ ช่องทางอื่นๆ ได้

โดยรวมแล้ว Eisenhower Matrix เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับงานที่อาจขัดแย้งกันในแง่ของความเร่งด่วนและความสำคัญ แม้ว่าเมทริกซ์นี้อาจมีข้อบกพร่องบางประการ แต่ก็ยังคงเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับทีมในการจัดลำดับความสำคัญของงานประจำวัน แพลตฟอร์มเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่าง ClickUp สามารถช่วยในการดำเนินการเมทริกซ์นี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ลองใช้ Eisenhower Matrix และดูผลลัพธ์ที่มีต่อประสิทธิภาพของโครงการของคุณ เริ่มจัดลำดับความสำคัญวันนี้ลงทะเบียนใช้ ClickUp ฟรี!

แบบทดสอบสั้นเกี่ยวกับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ฉันหวังว่าคุณจะตั้งใจฟังนะ เพราะตอนนี้ถึงเวลาทำแบบทดสอบแล้ว 🥁

เรามาใช้สิ่งนี้เป็นการทบทวนเกี่ยวกับ Eisenhower Matrix เพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ในกระบวนการทำงานของธุรกิจได้อย่างง่ายดาย

หากคุณตอบคำถามทั้งหมดถูกต้อง ไอศกรีมเป็นของเรา! 🍦

คำถามที่ 1:

เอลอน มัสก์ ตื่นนอนในตอนเช้า. นี่คือสิ่งที่อยู่ในตารางของเขา:

ก) ทำงานเกี่ยวกับโลโก้ใหม่สำหรับ X

ข) การเตรียมการปล่อยจรวด SpaceX

c) กินพิซซ่าแอนโชวี่กับโจ โรแกน

d) ตอบกลับนักลงทุนสำหรับ SpaceX

ลองจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านี้จากสูงไปต่ำ

คำถามที่ 2:

ในฐานะผู้จัดการโครงการที่ต้องสร้างสมดุลระหว่างความต้องการเร่งด่วนกับเป้าหมายระยะยาว สี่เหลี่ยมใดในตาราง Eisenhower Matrix ที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จที่ยั่งยืนในระยะยาว?

ก) ควอดแรนต์ที่ 1 และควอดแรนต์ที่ 2

ข) ควอดแรนต์ที่ 2 และควอดแรนต์ที่ 3

ค) ควอดแรนต์ 3 และควอดแรนต์ 4

ง) ควอดแรนต์ที่ 1 และควอดแรนต์ที่ 4

คำถามที่ 3:

ในการจัดการกับคำขอในนาทีสุดท้ายและกำหนดเวลาที่กระชั้นชิด ควอแดรนต์ใดของ Eisenhower Matrix เน้นการจัดการที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันความรู้สึกท่วมท้น?

ก) ควอดแรนต์ 1

ข) ควอดแรนต์ 2

ค) ควอดแรนต์ 3

d) ควอดแรนต์ 4

คำถามที่ 4:

คุณกำลังเป็นเจ้าภาพจัดงาน 'ปาร์ตี้การผัดวันประกันพรุ่ง' ซึ่งงานต่างๆ ได้รับเชิญให้มาแต่มาสายอย่างมีสไตล์ คุณในฐานะเจ้าภาพตระหนักว่าคุณกำลังผัดวันประกันพรุ่งกับงานหนึ่งงานอยู่ นั่นคือการสร้างรายชื่อแขกสำหรับงานปาร์ตี้

การผัดวันประกันพรุ่งในการสร้างรายชื่อแขกของคุณอยู่ในช่องใดของตาราง Eisenhower Matrix?

ก) ควอดแรนท์ที่ 1 (งานเร่งด่วนและสำคัญ – บุคคลสำคัญ)

ข) ควอดแรนต์ที่ 2 (งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – งานที่มักทำสาย)

ค) ควอดแรนท์ที่ 3 (เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ – ผู้แอบอ้าง)

d) ควอดแรนท์ที่ 4 (ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ – สิ่งที่ไม่เกิดขึ้น)

นี่คือคำตอบของคุณ แต่อย่าคิดโกงนะ ลีアム นีสัน จะตามหาคุณเจอ และ...คุณก็รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป

คำตอบ: