รายการสิ่งที่ต้องทำที่ยาวเหยียดสามารถทำให้แม้แต่คนที่กระตือรือร้นที่สุดรู้สึกท่วมท้นได้ และเมื่อเป้าหมายอันทะเยอทะยานของคุณถูกพันกับงานบ้านที่น่าเบื่อหน่าย วงจรปัญหาก็ยิ่งเลวร้ายลง
วิธีไอวี ลี เป็นกรอบการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่ดูเรียบง่ายแต่ทรงพลัง ซึ่งสัญญาว่าจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานและบรรลุผลสำเร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ด้วยการบริหารจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
ด้วยการมุ่งเน้นไปที่เพียงหกภารกิจสำคัญในแต่ละวัน จะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นและรู้สึกเครียดน้อยลง มาดูกันว่าทำอย่างไร!
วิธีไอวี ลี คืออะไร?
วิธีไอวี ลี เป็นเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพที่เน้นการให้ความสำคัญและจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน ความงดงามของมันอยู่ที่ความเรียบง่าย: ในตอนท้ายของแต่ละวันทำงาน ให้เขียนสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จในวันพรุ่งนี้หกอย่างที่สำคัญที่สุด จัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหกตามลำดับความสำคัญ เมื่อคุณเริ่มวันทำงาน ให้มุ่งเน้นไปที่งานแรกเพียงอย่างเดียวจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ จากนั้นจึงไปยังงานที่สอง แล้วงานที่สาม และต่อไปเรื่อยๆ
วิธีการจัดการเวลาที่ตรงไปตรงมานี้ช่วยแก้ปัญหาพื้นฐานของการรู้สึกท่วมท้นจากรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่มีวันสิ้นสุด โดยการบังคับให้คุณเลือกและจัดลำดับความสำคัญเพียงหกงาน วิธีไอวี ลี ช่วยตัดความยุ่งเหยิงและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ
ประวัติของวิธีไอวี ลี
ไอวี่ เลดเบตเตอร์ ลี ผู้บุกเบิกด้านประชาสัมพันธ์ เป็นผู้คิดค้นเทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนี้
ประมาณปี 1918 ชาร์ลส์ เอ็ม. ชวาบ นักอุตสาหกรรมที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงและเป็นผู้นำบริษัทเบธเลเฮม สตีล คอร์ปอเรชั่น ได้แสวงหาวิธีที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานของเขา เขาได้พบกับไอวี่ ลี เพื่อขอคำปรึกษา
เรื่องเล่าว่า ชวาบได้เรียกร้องว่า "แสดงให้ฉันเห็นวิธีที่จะทำให้งานมากขึ้น" ลีได้ตอบกลับอย่างไม่ธรรมดาว่า "ให้ฉันใช้เวลา 15 นาที กับผู้บริหารแต่ละคนของคุณ"
ลีเสี่ยงดวงกับความมีประสิทธิภาพของวิธีของเขา เขาบอกชวาบว่า "ไม่มีอะไรเว้นแต่ว่ามันจะได้ผล หลังจากสามเดือน คุณสามารถส่งเช็คให้ผมได้ตามที่คุณคิดว่ามันคุ้มค่ากับคุณ"
ผลลัพธ์พูดแทนตัวเองได้ หลังจากนำวิธีการของไอวี ลีมาใช้เป็นเวลาสามเดือน ชวาบได้ส่งเช็คจำนวนมหาศาลให้กับลี ซึ่งเชื่อว่ามีมูลค่าประมาณ 500,000 ดอลลาร์ในปัจจุบัน นี่ได้ตอกย้ำชื่อเสียงของวิธีการนี้ในฐานะเครื่องมือทรงพลังในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
แม้จะมีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ วิธีการไอวี ลี ยังคงเรียบง่ายอย่างน่าทึ่ง โดยเน้นการให้ความสำคัญและการจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ
บทความแนะนำ: ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีไอวี ลี
หากคุณต้องการเข้าใจวิธีการของไอวี ลีอย่างละเอียดมากขึ้น ฉันขอแนะนำให้คุณอ่านแหล่งข้อมูลต่อไปนี้:
- วิธีไอวี ลี: กิจวัตรประจำวันซึ่งผู้เชี่ยวชาญแนะนำเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด: เจมส์ คลี어ผู้เขียนหนังสือขายดี Atomic Habits นำเสนอข้อมูลเชิงลึกอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับเทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพนี้ในบทความนี้ เขาสำรวจปัจจัยสำคัญที่ทำให้วิธีไอวี ลีมีประสิทธิภาพ
มันต้องการให้คุณทำสิ่งเดียวในเวลาเดียวกัน. สังคมสมัยใหม่ชื่นชอบการหลายอย่างพร้อมกัน. ความเชื่อผิดเกี่ยวกับการหลายอย่างพร้อมกันคือ การที่ยุ่งอยู่เสมอนั้นเท่ากับการเป็นคนที่ดีขึ้น. ความจริงตรงกันข้ามคือสิ่งที่เกิดขึ้น.
มันต้องการให้คุณทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งเพียงอย่างเดียว. สังคมสมัยใหม่ชื่นชอบการหลายอย่างพร้อมกัน. ความเชื่อผิดเกี่ยวกับการหลายอย่างพร้อมกันคือ การที่ยุ่งอยู่เสมอนั้นเท่ากับการเป็นคนที่ดีขึ้น. ความจริงตรงกันข้ามคือสิ่งที่เกิดขึ้น.
- วิธีไอวี ลี: กิจวัตรประจำวันผู้เชี่ยวชาญแนะนำเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด โดย ซิกานดาร์ ซามี: หนังสือเล่มนี้รวบรวมหลักการพื้นฐานของวิธีไอวี ลีในรูปแบบที่ง่ายต่อการเข้าใจ สามารถใช้เป็นคู่มืออ้างอิงอย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการทบทวนกลยุทธ์การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป
- ฟรีเพื่อโฟกัส โดย ไมเคิล ไฮแอตต์: หนังสือเล่มนี้สำรวจพลังของการจัดลำดับความสำคัญและสามารถเป็นเพื่อนคู่คิดที่มีคุณค่าในการทำความเข้าใจวิธีการไอวี ลี มันเน้นการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ถูกต้องมากกว่าการเพียงแค่ทำมากขึ้น นอกจากนี้ยังเสนอโครงสร้างหยุด-ตัด-ทำ เพื่อระบุเป้าหมายใหญ่ ปฏิเสธงานที่ไม่จำเป็น และนำกิจกรรมที่ช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายของคุณมากขึ้น
องค์ประกอบหลักของวิธีการไอวี ลี
วิธีการไอวี ลี สร้างขึ้นบนหลักการสำคัญสามประการ:
1. การจัดลำดับความสำคัญ: เมื่อสิ้นสุดวันทำงานแต่ละวัน ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อระบุหกงานที่สำคัญที่สุดที่คุณต้องทำให้สำเร็จในวันถัดไป
ถามตัวเองว่า 'อะไรคือหกสิ่งที่ฉันต้องทำให้เสร็จสิ้นอย่างเด็ดขาดในวันพรุ่งนี้เพื่อให้รู้สึกว่าวันนี้ประสบความสำเร็จ?' คัดเลือกอย่างไม่ลังเล—หกงานคือขีดจำกัด
2. การจัดลำดับงาน: เมื่อคุณได้ระบุงานทั้งหกแล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญตามความสำคัญ เริ่มต้นด้วยงานที่สำคัญที่สุด งานที่จะมีผลกระทบมากที่สุดต่อเป้าหมายของวันนั้น อย่าเพิ่งเริ่มงานที่สองจนกว่างานแรกจะเสร็จสมบูรณ์
เคล็ดลับสั้น ๆ: ตามรายงานของ Harvard Business Review ผู้ทำงานด้านความรู้สามารถกู้คืนเวลาได้ถึง20% ของสัปดาห์การทำงานโดยการระบุงานที่ไม่สำคัญและมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน
3. การทำงานทีละอย่าง: ทุ่มเทพลังงานทั้งหมดของคุณไปกับการทำภารกิจแรกในรายการให้เสร็จสมบูรณ์ อย่าให้ตัวเองถูกรบกวนจากอีเมล โซเชียลมีเดีย และการขัดจังหวะอื่นๆ เมื่อภารกิจแรกเสร็จสิ้นแล้ว ให้ย้ายไปทำภารกิจที่สอง
เมื่อคืนที่ผ่านมา ตัวอย่างเช่น ฉันให้ความสำคัญกับการเขียนบทความ (บทความนี้เลย!) เป็นงานที่สำคัญที่สุดสำหรับวันนี้ ด้วยการโฟกัสอยู่กับงานนี้เพียงอย่างเดียว ฉันสามารถทำมันเสร็จได้ในสภาพที่ไหลลื่นก่อนที่จะมีสิ่งใดมาทำให้เสียสมาธิ ผลที่ตามมาคือ ฉันรู้สึกถึงความภาคภูมิใจในทันทีหลังจากที่ทำภารกิจนี้เสร็จ มันสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับทั้งวัน
เมื่อสิ้นสุดวันทำงานของคุณ ให้เป็นนิสัยในการทบทวนรายการงานสำคัญของคุณอีกครั้ง ย้ายงานที่ยังทำไม่เสร็จไปไว้ด้านบนของรายการงานในวันถัดไป นอกจากนี้ ให้เพิ่มงานใหม่ที่สำคัญสำหรับวันถัดไปด้วย
ประโยชน์ของวิธีไอวี ลี
วิธีการของไอวี ลีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ประโยชน์แก่คุณด้วย:
- มุ่งเน้นที่ชัดเจนและลดสิ่งรบกวน: ด้วยการระบุเพียงหกงานที่สำคัญในแต่ละวัน วิธีการนี้ช่วยกำจัดความยุ่งเหยิงของรายการสิ่งที่ต้องทำที่ไม่มีที่สิ้นสุด ทำให้ฉันสามารถทุ่มเทความสนใจทั้งหมดไปยังสิ่งที่สำคัญที่สุด ลดสิ่งรบกวน และสร้างสภาวะของการทำงานอย่างลึกซึ้ง
- ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณ: วิธีการของไอวี ลี บังคับให้คุณเผชิญหน้ากับความสำคัญของคุณอย่างตรงไปตรงมา การเลือกเพียงหกงานต้องใช้การพิจารณาอย่างรอบคอบถึงการกระทำที่จะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด นอกจากนี้ กระบวนการนี้ยังแปลไปสู่ความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณและขั้นตอนที่จำเป็นในการบรรลุเป้าหมายเหล่านั้น
- การขจัดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ: พลังใจของเราเป็นทรัพยากรที่มีจำกัด ทุกการตัดสินใจ—ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่—ล้วนทำให้พลังใจลดลงส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง วิธีไอวี ลี ช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจโดยการขจัดความลังเลใจเกี่ยวกับ 'จะทำอะไรต่อไปดี?' เมื่อกำหนดงานที่สำคัญที่สุดไว้ล่วงหน้าแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นวันทำงานของคุณได้อย่างมีทิศทางที่ชัดเจน
- ความรู้สึกประสบความสำเร็จ: การเสร็จสิ้นงานที่เลือกมาอย่างดีหกงานนั้นให้ความรู้สึกมีคุณค่า วิธีไอวี ลี ช่วยส่งเสริมทัศนคติที่มุ่งสู่ชัยชนะ ซึ่งสามารถเป็นแรงจูงใจที่ทรงพลังและกระตุ้นให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป
เคล็ดลับการใช้เทคนิคไอวี ลีอย่างมีประสิทธิภาพ
นี่คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากวิธีการของไอวี ลี:
- จัดสรรเวลาเฉพาะในตอนท้ายของแต่ละวันทำงานเพื่อระบุหกงาน สำหรับวันถัดไป. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าถึงงานด้วยจิตใจที่ปลอดโปร่งและหลีกเลี่ยงการเลื่อนงานออกไป
- เมื่อเลือกงานหกอย่างของคุณ ให้คิดอย่างสมเหตุสมผลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในหนึ่งวัน อย่าให้รายการของคุณหนักเกินไป เพราะอาจทำให้คุณรู้สึกท้อแท้และทำให้ความก้าวหน้าของคุณหยุดชะงักได้
- ในขณะที่วิธีการของไอวี ลี เน้นการมีสมาธิ แต่มันไม่ได้สนับสนุนให้คุณทำงานจนเหนื่อยล้า จัดตารางเวลาพักสั้น ๆ ตลอดทั้งวัน เพื่อฟื้นฟูจิตใจและรักษาระดับพลังงานของคุณ
- ติดตามงานที่คุณทำเสร็จในแต่ละวัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้สึกถึงความสำเร็จและกระตุ้นให้คุณใช้วิธีนี้ต่อไป
- เมื่อสิ้นสุดแต่ละสัปดาห์ ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนรายการงานของคุณ ระบุงานที่เกิดขึ้นซ้ำหรือพื้นที่ที่คุณสามารถปรับปรุงการจัดลำดับความสำคัญได้
การใช้งานที่ได้รับความนิยมและตัวอย่างของวิธีการไอวี ลี
ความสำเร็จของชวาบกับวิธีไอวี ลี คล้ายกับน้ำกระเซ็นในสระนิ่ง ข่าวแพร่กระจายออกไป เริ่มจากวงการอุตสาหกรรม ผู้บริหารที่กระหายความได้เปรียบในสภาพแวดล้อมการแข่งขันที่ดุเดือด ต่างรีบคว้าข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับ 'วิธีมหัศจรรย์' ของลี
บทความปรากฏในวารสารการค้า ชื่นชมความเรียบง่ายและประสิทธิภาพของการมุ่งเน้นเพียงหกงานประจำวัน ในที่สุดข่าวก็แพร่กระจายออกไปไกลกว่าโรงงานเหล็กและโรงงานอุตสาหกรรม นักธุรกิจ นักเขียน และแม้แต่การเมืองก็เริ่มทดลองใช้วิธีไอวี ลี
เรื่องราวเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความรู้สึกควบคุมชีวิตในแต่ละวันได้ถูกแบ่งปันอย่างกว้างขวาง วิธีการที่ไม่ซับซ้อน—เพียงปากกา กระดาษ และความมีวินัยเล็กน้อย—ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ไม่ว่าจะประกอบอาชีพใดก็ตาม
วันนี้ หลักการพื้นฐานของมันสอดคล้องกับกรอบการทำงานเพื่อเพิ่มผลผลิตมากมาย แนวคิดของการจัดลำดับความสำคัญของงานและการมุ่งเน้นไปที่งานเดียวในแต่ละครั้งเป็นรากฐานของการจัดการโครงการสมัยใหม่
อย่างไรก็ตาม ข้อวิจารณ์บางประการเกี่ยวกับวิธีนี้ ได้แก่ การทำให้เรื่องซับซ้อนน้อยเกินไป ความยืดหยุ่นที่จำกัด และการขาดการประมาณเวลา ซึ่งเป็นความท้าทายทั่วไปที่ยังคงมีอยู่ในปัจจุบัน
แม้จะมีความท้าทายเหล่านี้ ข้อความหลักของวิธีการของไอวี ลี ที่เน้นการจัดลำดับความสำคัญและการมุ่งเน้นยังคงมีคุณค่าอยู่ เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับใครก็ตามที่รู้สึกท่วมท้นกับรายการสิ่งที่ต้องทำ และความเรียบง่ายของมันทำให้ง่ายต่อการผสานเข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่แล้ว
ความยืดหยุ่นของวิธีการไอวี ลี สามารถปรับให้เหมาะกับสไตล์การทำงานและความชอบที่แตกต่างกันได้. นี่คือตัวอย่างไม่กี่อย่าง:
- รายการสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัล: ฉันชอบใช้แอปจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัลในการจัดการงานของฉัน คุณสามารถปรับแต่งแอปเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายเพื่อให้เข้ากับวิธีการของ Ivy Lee—โดยปกติฉันจะสร้างรายการแยกต่างหากสำหรับหกงานที่สำคัญที่สุดสำหรับวันถัดไป
- การจดบันทึกแบบ Bullet Journal: ผู้ที่ชื่นชอบการจดบันทึกแบบ Bullet Journal สามารถนำวิธีของ Ivy Lee มาใช้ได้โดยการจัดหน้าบันทึกประจำวันเพื่อระบุและจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญที่สุดหกงาน และทบทวนความคืบหน้าเมื่อสิ้นสุดวัน
- การทำงานเป็นทีม: นี่อาจเป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าสำหรับทีมเช่นกัน ผู้นำทีมสามารถใช้แนวทางนี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายทีมและมอบหมายงานตามความสำคัญ
- การจัดการโครงการ: ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ Ivy Lee Methodเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานประจำวันที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะ เพื่อให้แน่ใจว่างานดำเนินไปตามแผนและตรงตามกำหนดเวลา
- งานสร้างสรรค์: นักเขียน, ศิลปิน, และผู้เชี่ยวชาญด้านสร้างสรรค์อื่น ๆ สามารถใช้เทคนิคการผลิตเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานที่เกี่ยวข้องกับการคิดค้น, การค้นคว้า, การดำเนินการ, และการแก้ไข
- การเรียนรู้: นักเรียนสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องศึกษา, งานที่ได้รับมอบหมาย, และงานโครงการได้, ทำให้พวกเขามีสมาธิและหลีกเลี่ยงการเรียนแบบเร่งรีบในนาทีสุดท้าย
เคล็ดลับจากผู้ใช้ Reddit:
ฉันทำบางอย่างแบบนี้ รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอาจมีงานมากกว่านี้ก็ได้ และคุณต้องคอยอัปเดตให้เป็นปัจจุบัน สิ่งที่ฉันทำคือนำรายการงานที่ต้องมอบหมายหรือเกี่ยวข้องกับทีมทั้งหมดไปไว้ด้านบน (ไม่ว่าจะเป็นงานที่อยู่ในขั้นตอนสำคัญของกระบวนการซึ่งต้องพึ่งพาคนอื่น) ทุกอย่างที่เหลืออยู่ในรายการด้านล่างนี้ ฉันพิมพ์หน้า 1 แล้วเริ่มเขียนทันทีที่ด้านบน ไม่มีทางที่ฉันจะไปถึงหน้า 2 ได้ เรื่องใหม่และบันทึกจะถูกเขียนไว้ที่ด้านหลังของหน้า และรายการจะถูกอัปเดตบนแล็ปท็อปของฉันก่อนที่ฉันจะปิดเครื่องในตอนเย็น
ฉันปล่อยให้รายการนั้นควบคุมฉันแทนที่จะเป็นอีเมล ฉันจะเช็คอีเมลหลังจากที่ทำส่วนของการมอบหมายงานเสร็จแล้ว และย้ายงานใหม่ทั้งหมดไปยังรายการนั้น อีเมลเป็นเพียงสิ่งที่คนอื่นกำลังเพิ่มเข้าไปในรายการของคุณ ดังนั้นคุณจะสูญเสียการควบคุมทั้งหมดหากคุณปล่อยให้มันควบคุมวันของคุณ [sic]
ฉันทำแบบนี้เหมือนกัน รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณอาจมีงานมากกว่านี้ก็ได้ และคุณต้องคอยอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอ สิ่งที่ฉันทำคือจะนำงานที่ต้องมอบหมายหรือเกี่ยวข้องกับทีมเวิร์กทั้งหมดไปไว้ด้านบนสุด (ไม่ว่าจะเป็นงานใดก็ตามที่อยู่ในขั้นตอนสำคัญของกระบวนการซึ่งต้องพึ่งพาคนอื่น) ทุกอย่างที่เหลืออยู่ในรายการด้านล่างนี้ ฉันพิมพ์หน้า 1 แล้วเริ่มเขียนทันทีที่ด้านบน ไม่มีทางที่ฉันจะไปถึงหน้า 2 ได้ ข้อมูลใหม่และบันทึกจะถูกเขียนไว้ที่ด้านหลังของหน้า และรายการจะถูกอัปเดตบนแล็ปท็อปของฉันก่อนที่ฉันจะปิดเครื่องในตอนเย็น
ฉันปล่อยให้รายการนั้นควบคุมฉันแทนที่จะเป็นอีเมล ฉันจะเช็คอีเมลหลังจากที่ทำส่วนของการมอบหมายงานเสร็จแล้ว และย้ายงานใหม่ทั้งหมดไปยังรายการนั้น อีเมลก็แค่สิ่งที่คนอื่นมาเพิ่มในรายการของคุณ ดังนั้นคุณจะสูญเสียการควบคุมทั้งหมดถ้าคุณปล่อยให้มันควบคุมวันของคุณ [sic]
วิธีง่าย ๆ นี้มีประสิทธิภาพสูงมาก เพราะคุณช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ และเก็บพลังงานไว้สำหรับงานที่มีความสำคัญที่สุดของคุณ หากคุณไม่สามารถทำภารกิจทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้ คุณสามารถเพิ่มงานที่ยังไม่ได้ทำลงในรายการของคุณสำหรับวันถัดไปได้
วิธีง่าย ๆ นี้มีประสิทธิภาพสูงมาก เพราะคุณช่วยลดความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ และเก็บพลังงานไว้สำหรับงานที่มีความสำคัญที่สุดของคุณ หากคุณไม่สามารถทำภารกิจทั้งหมดให้เสร็จสิ้นได้ คุณสามารถเพิ่มภารกิจที่ยังไม่เสร็จลงในรายการของคุณสำหรับวันถัดไปได้
ความท้าทายในการใช้วิธีไอวี ลี
ขอให้ชัดเจน: วิธีไอวี ลี มีข้อท้าทายอยู่ไม่น้อย ฉันได้พยายามนำมาใช้ในหลายที่ทำงานและในบทบาทที่แตกต่างกัน และนั่นคือตอนที่ฉันสังเกตเห็นบางจุดที่มันไม่สามารถมีประสิทธิภาพได้เท่าที่ควร
- ความไม่ยืดหยุ่น: จำนวนงานที่จำกัด (หกงาน) อาจรู้สึกจำกัดสำหรับผู้ใช้บางรายที่มีปริมาณงานมาก อาจมีบางวันที่ต้องให้ความสนใจกับงานมากกว่าหกงาน
- ความสามารถในการปรับตัวที่จำกัด: ฉันรู้สึกว่าวิธีการนี้อาจไม่เหมาะสมสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความเปลี่ยนแปลงสูง ซึ่งลำดับความสำคัญอาจเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับงานที่มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน อาจมีประสิทธิภาพน้อยกว่าสำหรับโครงการที่ไม่มีกำหนดเวลาสิ้นสุดหรือโครงการที่ดำเนินอยู่ต่อเนื่อง
- ความยากลำบากในการประมาณงาน: การวางกลยุทธ์เวลาที่จำเป็นในการทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จอย่างแม่นยำอาจเป็นเรื่องยาก การประเมินระยะเวลาของงานต่ำเกินไปอาจนำไปสู่ความรู้สึกท้อแท้เมื่อรายการไม่เสร็จสิ้น
นี่คือวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางเลือกบางประการที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์:
- เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์: วิธีการไอวี ลี ให้ความสำคัญกับการจัดลำดับความสำคัญของงาน แต่ไม่ได้คำนึงถึงความเร่งด่วนเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์จัดประเภทงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ ช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้น ไปที่งานที่สำคัญและต้องทำทันทีควบคู่ไปกับงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดกำหนดเวลา
- เทคนิคโพโมโดโร: วิธีการของไอวี่ ลีไม่ได้กล่าวถึงเรื่องการโฟกัสหรือความเสี่ยงที่จะรู้สึกท่วมท้นและไม่สามารถจัดการกับปริมาณงานได้ อย่างไรก็ตาม เทคนิคโพโมโดโรมุ่งเน้นการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพโดยเว้นช่วงพักให้ร่างกายได้ผ่อนคลาย ช่วงเวลานับถอยหลังและการพักตามกำหนดช่วยแก้ปัญหาของวิธีการไอวี่ ลี ด้วยการส่งเสริมการทำงานอย่างมีสมาธิในปริมาณที่จัดการได้ ป้องกันการหมดไฟ และช่วยให้คุณมีพลังงานตลอดทั้งวัน
- การจัดการงานให้เสร็จสิ้น (GTD): แม้ว่าวิธีการของไอวี่ ลีจะมีความเข้มงวดด้วยรายการประจำวันเพียงรายการเดียวแต่เทคนิคการจัดการงานให้เสร็จสิ้น (GTD) ก็มีความยืดหยุ่น
GTD นำเสนอระบบที่ครอบคลุมสำหรับการบันทึกงานและโครงการทั้งหมดของคุณ จากนั้นประมวลผลและจัดระเบียบให้เป็นขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้คุณจัดการกับปริมาณงานที่มากขึ้นและปรับตัวตามลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงได้
คุณสามารถหันไปใช้โซลูชันทางเทคโนโลยีเพื่อเอาชนะความท้าทายในวิธีการของไอวี ลี ได้เสมอ ตัวอย่างเช่นClickUpมีแพลตฟอร์มการจัดการงานที่หลากหลายพร้อมเครื่องมือเฉพาะเพื่อช่วยเหลือคุณในทุกขั้นตอน
วิธีการนำวิธีไอวี ลีมาใช้ผ่าน ClickUp
นี่คือคู่มือทีละขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้วิธี Ivy Lee กับ ClickUp:
ขั้นตอนที่ 1: ระบุงาน 6 อันดับแรกของคุณโดยใช้ ClickUp Tasks และรายการสิ่งที่ต้องทำ
สร้างรายการงานเฉพาะโดยใช้ClickUp Tasksหรือแอป ClickUp Online To-Do List. ชื่อสามารถเป็นอะไรก็ได้เช่น 'งานสำคัญ 6 อย่างของพรุ่งนี้'. นี่จะเป็นรายการงานประจำวันของคุณสำหรับงานที่สำคัญที่สุด 6 อย่าง.
คุณสามารถเลือกมุมมองแบบรายการ (List view) ที่เรียบง่ายภายในงานใน ClickUp เพื่อดูงานสำคัญทั้งหมดของคุณในที่เดียว เมื่อสิ้นสุดวันทำงานแต่ละวัน ให้สร้างรายการใหม่สำหรับวันทำงานถัดไปและเพิ่มงานที่ยังค้างอยู่ทั้งหมดลงในรายการใหม่
ขั้นตอนที่ 2: จัดลำดับความสำคัญของงานและกำหนดวันครบกำหนดตามความเร่งด่วนและความสำคัญ
ใช้ลำดับความสำคัญของงานใน ClickUpเพื่อจัดอันดับงานของคุณจากสำคัญที่สุดไปน้อยที่สุด คุณสามารถลากและวางงานไปยังรายการลำดับความสำคัญที่เหมาะสมได้: ฉุกเฉิน, สูง, ปกติ, และต่ำ
งานที่อยู่บนสุดกลายเป็นสิ่งที่คุณต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก (สอดคล้องอย่างสมบูรณ์กับวิธีการของไอวี ลี ที่เน้นการจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน)
จงทุ่มเทกับการจัดลำดับความสำคัญของคุณและจำกัดรายการของคุณให้เหลือเพียงหกงานที่สำคัญที่สุดสำหรับวันนั้นเท่านั้น โดยปกติฉันจะลบหรือย้ายงานที่ไม่สำคัญไปยังรายการ 'วันถัดไป' หรือ 'ภายหลัง' แยกต่างหาก
การมีตัวบ่งชี้ทางสายตาสำหรับระดับความสำคัญ (เช่น การจัดรหัสสี ระบบดาว) ในรายการงานทั้งหกของคุณ สามารถช่วยให้คุณจดจำงานสำคัญหกอันดับแรกได้ทันที และเก็บงานเหล่านั้นไว้ในความคิดของคุณตลอดเวลา
อีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถใช้เทมเพลต ClickUp Priority Matrix ที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้ ซึ่งช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่งานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ และสามารถปรับแต่งให้รองรับงานได้มากกว่าหกงาน
ใช้แม่แบบเพื่อ:
- จัดลำดับความสำคัญของงาน: ระดมความคิดและระบุงานที่สำคัญที่สุดจากทุกสิ่งที่อยู่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณมองเห็นลำดับความสำคัญได้ชัดเจนขึ้น เพื่อให้คุณประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญของแต่ละงานได้อย่างรวดเร็ว
- ปรับปรุงงานหลักของคุณ: เมื่อคุณเข้าใจลำดับความสำคัญได้ดีแล้ว ให้เลือกงานที่สำคัญที่สุดจากเมทริกซ์และคัดกรองให้เหลือเพียงหกงานที่สำคัญที่สุดสำหรับวันนั้น
แม่แบบการจัดลำดับความสำคัญนี้สามารถเป็นขั้นตอนเบื้องต้นเพื่อช่วยคุณระบุตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับงาน Ivy Lee หกงานประจำวันของคุณ
กำหนดวันที่ครบกำหนดที่สมจริงให้กับแต่ละงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำงานได้ตามแผนและหลีกเลี่ยงความรู้สึกหนักใจ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ภายในงานใน ClickUp โดยเปิดงานแต่ละงานและคลิกที่ช่องวันที่ด้านบนเพื่อเลือกวันที่และเวลาครบกำหนด
คุณยังสามารถใช้รหัสสีกับวันที่เพื่อระบุได้ว่างานใดล่าช้าหรือเสร็จสิ้นตามกำหนด
โดยค่าเริ่มต้น วันที่และเวลาจะถูกตั้งค่าเป็นเขตเวลาท้องถิ่นของคุณ วันที่ครบกำหนดที่ไม่มีเวลาตั้งค่าไว้จะถือว่าครบกำหนดเวลา 4 นาฬิกาเช้าตามเขตเวลาท้องถิ่นของผู้สร้างงาน
ขั้นตอนที่ 3: มุ่งเน้นที่งานหนึ่งงานในแต่ละครั้งด้วยปฏิทินและตัวจับเวลาของ ClickUp
ClickUp มีฟีเจอร์หลายอย่างที่จะช่วยให้คุณมีสมาธิอย่างลึกซึ้งและหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน:
- กำหนดช่วงเวลาเฉพาะใน มุมมองปฏิทิน ClickUp เพื่อมุ่งเน้นการทำให้งานเฉพาะเสร็จสมบูรณ์ จากรายการ '6 งานสำคัญสำหรับวันพรุ่งนี้' ของคุณ เทคนิคนี้ช่วยให้คุณเตรียมตัวทางจิตใจสำหรับแต่ละงานและลดการขัดจังหวะให้น้อยที่สุด
- ขณะทำงานกับงานหนึ่ง ปิดการแจ้งเตือนและลดสิ่งรบกวน แพลตฟอร์มศูนย์กลางของ ClickUp รวบรวมงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ช่วยขจัดความจำเป็นในการสลับระหว่างแอปต่างๆ และลดแรงจูงใจในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- ผสานการทำงานของ ClickUp กับแอปติดตามเวลา เช่น Toggl Track หรือ PomoDone Integration ของ ClickUp เพื่อ นำเทคนิค Pomodoro มาใช้. วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการทำงานในช่วงเวลา 25 นาทีที่มุ่งเน้นกับงานหนึ่งๆ โดยมีช่วงพักสั้นๆ ระหว่างแต่ละช่วง การตั้งเวลาช่วยคุณให้คงสมาธิกับงานที่ทำอยู่และป้องกันการเหนื่อยล้า
ขั้นตอนที่ 4: ติดตามงานของคุณด้วยเทมเพลต ClickUp
คุณสมบัติที่ฉันชื่นชอบที่สุดสำหรับการนำวิธีการของไอวี ลีมาใช้บนแพลตฟอร์ม ClickUp คือClickUp Daily Planner Template— มันให้ภาพรวมที่ชัดเจนของงานทั้งหมดของฉัน คุณสามารถใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานที่สำคัญที่สุดหกงานและปรับตารางเวลาประจำวันของคุณได้ตามต้องการ
จัดระเบียบงานเป็นหมวดหมู่ จัดลำดับความสำคัญตามความเร่งด่วน และแสดงผลความคืบหน้าด้วยกราฟและแผนภูมิ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากเทมเพลตนี้ได้มากที่สุด:
- ใช้มุมมองตารางเพื่อดูภาพรวมของนิสัยของคุณ และวิธีง่ายๆ ในการทำเครื่องหมายงานที่เสร็จสิ้นแล้ว
- มุมมองรายการจะช่วยให้คุณจัดระเบียบและกรองงาน เพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิ
- ใช้ มุมมองคู่มือเริ่มต้น เพื่อตั้งค่าพฤติกรรมและเป้าหมายของคุณ
- จัดระเบียบงานให้เป็นสองสถานะที่แตกต่างกัน, เปิดและเสร็จสิ้น, เพื่อติดตามความคืบหน้า
- อัปเดตสถานะเพื่อให้คุณทราบความคืบหน้า
- ติดตามและวิเคราะห์พฤติกรรมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีประสิทธิภาพสูงสุด
เช่นเดียวกัน,แบบแผนการวางแผนรายสัปดาห์ของ ClickUpเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการติดตามงานหลายอย่างในสัปดาห์เดียว. คุณสามารถมองเห็นสัปดาห์ข้างหน้าได้ในมุมมองที่ครอบคลุมเพียงครั้งเดียว และติดตามกำหนดเวลา, กิจกรรม, และการประชุมได้.
คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อ:
- สร้างงานพร้อมสถานะที่กำหนดเอง เช่น เปิดและเสร็จสมบูรณ์ เพื่อติดตามความคืบหน้า
- จัดหมวดหมู่และเพิ่มคุณสมบัติหรือฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อจัดการงานของคุณ และมองเห็นแผนงานของคุณสำหรับสัปดาห์ได้อย่างง่ายดาย
- เปิดสองมุมมองที่แตกต่างกันใน ClickUp ที่ตั้งค่าไว้ต่างกัน เช่น คู่มือเริ่มต้นใช้งานและกระดานวางแผน เพื่อช่วยคุณวางแผนการทำงานประจำสัปดาห์
- ปรับปรุงการวางแผนรายสัปดาห์ด้วยผู้รับผิดชอบหลายคน การติดตามเวลา วันที่ครบกำหนด และป้ายกำกับความสำคัญ
ค้นหาจุดสมดุลแห่งประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
ประสบการณ์ของฉันกับวิธีไอวี ลี นั้นเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง
ฉันเกือบจะมองว่ามันเป็นเกมการจัดการเวลา ด้วยการมุ่งเน้นไปที่จำนวนงานที่กำหนดในแต่ละวัน ฉันจัดระเบียบงานของฉันเพื่อความสำเร็จและรู้สึกถึงการควบคุมใหม่ที่มีต่อวันทำงานของฉัน
แม้ว่าวิธีการจะมีข้อจำกัด แต่ ClickUp ก็ให้ความยืดหยุ่นและฟีเจอร์ที่ช่วยแก้ไขข้อจำกัดเหล่านั้นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฉันได้มากยิ่งขึ้น
กุญแจสู่ความสำเร็จอยู่ที่การค้นหาวิธีที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ ทดลองใช้แนวทางต่าง ๆ และอย่ากลัวที่จะปรับวิธีการของไอวี ลี ให้เหมาะกับความต้องการและสไตล์การทำงานของคุณ
สมัครใช้ ClickUpวันนี้!