ในยุคที่เต็มไปด้วยสิ่งรบกวนทางดิจิทัลนี้ พวกเราทุกคนต่างถูกทรมานด้วยภาระหน้าที่และงานส่วนตัวที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่น่าแปลกใจเลยที่พวกมันดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นเร็วกว่าที่เราจะจัดการให้เสร็จในรายการสิ่งที่ต้องทำของเราได้ ✔️
แต่เราไม่ได้มาที่นี่เพื่อบ่นในวันนี้—แต่เพื่อเอาชนะความท่วมท้น! ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ผู้เชี่ยวชาญด้านผลิตภาพได้มุ่งเน้นไปที่หลายวิธีที่จะช่วยคุณ จัดการงานส่วนตัวของคุณและควบคุมเวลาของคุณ และเราได้รวบรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ให้คุณแล้ว!
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันที่ต้องการปรับแต่งวิธีการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น หรือเป็นมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มต้นเส้นทางการจัดการงาน เรามีคำแนะนำสำหรับคุณ ในบทความนี้ เราจะอธิบาย:
- ประโยชน์หลักของการติดตามงานประจำวัน
- เคล็ดลับในการจัดการงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เครื่องมือและแม่แบบสำหรับการติดตามงาน
ดังนั้น คุณพร้อมหรือยังที่จะสำรวจวิธีที่ดีที่สุดในการลดความเครียด เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำลายเป้าหมายเหล่านั้นให้สำเร็จ?
ประโยชน์ของการติดตามงานในที่ทำงาน
เราทุกคนรู้ดีว่างานที่ไร้ระเบียบนำไปสู่สิ่งใด: ความเครียด ความวิตกกังวล และความนับถือตนเองต่ำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงาน 🫠
แต่การติดตามงานอย่างละเอียดไม่ได้มีประโยชน์แค่การลดความเครียดเท่านั้น! ข้อดีอื่นๆ ได้แก่:
- ประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น—เมื่อรายการงานที่ต้องทำของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม จิตใจของคุณจะปลอดโปร่งขึ้น ทำให้คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาในที่ทำงานได้อย่างง่ายดาย และไล่ตามเป้าหมายการเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การสอดคล้องกับเป้าหมาย: การติดตามงานภายในทีมช่วยให้สมาชิกทุกคนดำเนินการไปสู่เป้าหมายเดียวกันและสร้างความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน
- การจัดการเวลาที่ดีขึ้น: การติดตามงานช่วยให้คุณจัดสรรเวลาได้อย่างชาญฉลาด คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่สำคัญโดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น วันที่กำหนดส่งหรือความเร่งด่วน และแบ่งเวลาทำงานของคุณได้อย่างเหมาะสม
- ความรับผิดชอบ: เมื่อมีการติดตามงาน จะไม่มีที่ว่างสำหรับความคลุมเครือ ทุกคนจะทราบถึงสิ่งที่คาดหวังจากตนเอง ส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งความรับผิดชอบ
- การแสดงความคืบหน้า: การได้เห็นว่าคุณมาไกลแค่ไหนแล้วนั้น เป็นสิ่งที่น่าภาคภูมิใจอย่างแท้จริง การติดตามงานช่วยให้คุณมองเห็นความคืบหน้าที่เกิดขึ้น ซึ่งช่วยเสริมสร้างขวัญกำลังใจและแรงจูงใจในการมุ่งมั่นต่อไปเมื่อคุณบรรลุ KPIหรือตัวชี้วัดการเติบโตส่วนบุคคล
- การตัดสินใจที่ดีขึ้น: การมีภาพรวมของทุกงานและสถานะของงานทำให้การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเป็นเรื่องง่ายขึ้น
15 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญในการติดตามงานในที่ทำงาน
เรามีคลังสมบัติของวิธีที่จะช่วยให้คุณติดตามงานของคุณได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่เทคนิคที่พิสูจน์แล้วว่าได้ผลไปจนถึงเครื่องมือและกลยุทธ์สมัยใหม่ เราพร้อมดูแลคุณครบทุกด้าน 💫
1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
การมีความชัดเจนเกี่ยวกับทุกสิ่งที่คุณต้องทำจะช่วยให้ติดตามงานประจำวันได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ การจินตนาการถึงการบรรลุเป้าหมายของคุณอย่างสำเร็จสามารถเพิ่มแรงจูงใจและความมุ่งมั่นได้
กำหนดวัตถุประสงค์หลัก 2-3 ข้อสำหรับแต่ละวัน วัตถุประสงค์เหล่านี้ควรมีส่วนช่วยโดยตรงต่อเป้าหมายรายสัปดาห์และรายเดือนของคุณ
วิธีที่ดีที่สุดในการตั้งเป้าหมายคือการทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายนั้นเป็นเป้าหมายแบบ SMART กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถวัดผลได้ สามารถบรรลุได้ มีความเกี่ยวข้อง และมีการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละงานและโครงการ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: รักษาความก้าวหน้าด้วยไทม์ไลน์ที่ชัดเจน เป้าหมายที่วัดผลได้ และการติดตามความคืบหน้าอัตโนมัติด้วยClickUp Goals
2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่เชื่อถือได้
ในการต่อสู้เพื่อการติดตามงานที่มีประสิทธิภาพ หนึ่งในอาวุธที่ทรงพลังที่สุดที่คุณมีคือเครื่องมือจัดการงานเองเครื่องมือยุคใหม่อย่างClickUpนำนวัตกรรมและประสิทธิภาพมาสู่ปลายนิ้วของคุณ ทำให้การติดตามงานง่ายขึ้น ด้วยคุณสมบัติเช่น:
- การแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้เพื่อให้คุณติดตามได้ทันเวลาพร้อมการเตือนความจำที่ตรงเวลา
- การทำงานอัตโนมัติของงานเพื่อดำเนินการงานที่ทำซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา
- การติดตามความคืบหน้าเพื่อแสดงการเคลื่อนไหวและอัปเดตข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการส่งมอบ
- การวิเคราะห์ที่สร้างรายงานเชิงลึกเพื่อระบุจุดที่ควรปรับปรุง
- การแชท การจัดการงาน และความรู้แบบบูรณาการ—ทั้งหมดพร้อมการสนับสนุนจาก AI
ClickUp มาพร้อมกับชุดเครื่องมือจัดการงานที่ใช้งานง่าย ออกแบบมาเพื่อการจัดการหลายงานได้อย่างราบรื่น และจัดระเบียบและบริหารโครงการในทุกขนาด
อะไรดีกว่า? ด้วยClickUp Brain คุณสามารถลดเวลาและพลังงานทางจิตใจที่ใช้ในการสร้างและติดตามงานได้อย่างมาก ผู้ช่วย AI ผสานการประมวลผลภาษาธรรมชาติและคำสั่งที่สร้างไว้ล่วงหน้า ทำให้คุณสามารถ:
- สร้างงานและกำหนดเวลาโครงการได้ในไม่กี่วินาที
- สร้างรายการดำเนินการและงานย่อยในบริบทของงาน
- สรุปความคิดเห็นในหัวข้อและบันทึกการประชุมเพื่อให้ทราบความคืบหน้าของงาน
หากคุณกำลังนำทีมข้ามสายงานขนาดใหญ่ ให้ใช้มุมมองงานของ ClickUp เป็นผู้ช่วยจัดการงานของคุณเลยเลย์เอาต์นี้จะมอบภาพรวมที่ครอบคลุมของงานที่ทีมของคุณได้รับ กำหนดส่ง และสมดุลของปริมาณงานให้คุณ
มุมมองแบบตารางมีประสิทธิภาพไม่แพ้กัน โดยให้รูปแบบคล้ายสเปรดชีตสำหรับการติดตามงาน คอลัมน์ที่ปรับแต่งได้รองรับการบันทึกข้อมูลอย่างละเอียด การจัดเรียง การกรอง และการดำเนินการแบบกลุ่มอย่างรวดเร็ว
3. กำหนดเวลาทุกอย่างในปฏิทินของคุณ
การควบคุมปฏิทินของคุณเป็นกลยุทธ์ที่ทรงพลังในการจัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ การมีงานและการประชุมทั้งหมดอยู่ในที่เดียวช่วยให้คุณติดตามทุกอย่างและหลีกเลี่ยงการพลาดงานสำคัญ
ทำตามคำแนะนำการจัดตารางเวลาต่อไปนี้เพื่อให้คุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล:
- การจัดสรรเวลา:จัดสรรเวลาเป็นช่วง ๆสำหรับงานต่าง ๆ, การประชุม, และการพักผ่อน. การทำเช่นนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และทำให้มีการมุ่งเน้นอย่างเต็มที่. จัดตารางงานที่มีความสำคัญสูงไว้ในช่วงเวลาที่คุณมีประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด.
- เวลาสำรอง: เพิ่มเวลาสำรองระหว่างงานและการประชุมเพื่อรองรับความล่าช้าหรือการเกินเวลาที่ไม่คาดคิด
- จัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน:จัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อลดการสลับบริบทและเพิ่มประสิทธิภาพ
- งานที่ทำซ้ำ: กำหนดเวลาสำหรับงานและประชุมที่ทำซ้ำล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความเร่งรีบในนาทีสุดท้าย
- การซิงค์ปฏิทิน: ซิงค์ปฏิทินงานและปฏิทินส่วนตัวของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงการนัดหมายที่ทับซ้อนกัน
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: การผสาน Google Calendar ของคุณกับClickUp Calendarจะช่วยให้คุณเห็นทุกอย่างในมุมมองเดียวที่ง่ายดาย
4. จดรายการสิ่งที่ต้องทำ
สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันโดยอิงจากปฏิทินและเป้าหมายโดยรวมของคุณ ตรวจสอบและปรับรายการนี้เป็นประจำเพื่อสะท้อนถึงลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาที่เปลี่ยนแปลง
การจดบันทึกสิ่งที่ต้องทำในรายการตรวจสอบช่วยลดความเครียดจากการต้องคอยเตือนตัวเองเกี่ยวกับงานที่ต้องทำ นอกจากนี้ การเขียนงานประจำวันยังช่วยให้คุณวางแผนว่าจะทำงานเหล่านั้นอย่างไรและเมื่อใด
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: เครื่องมืออย่างรายการสิ่งที่ต้องทำออนไลน์ของ ClickUpช่วยให้คุณเพิ่มงานลงในรายการได้จากทุกที่ เพิ่มการจัดรูปแบบ สี และลิงก์ให้กับรายการ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบหรือเชื่อมโยงกับงานอื่น ๆ เพื่อเปลี่ยนรายการให้เป็นกระบวนการทำงานที่ชัดเจนและนำไปปฏิบัติได้จริง คุณยังสามารถบันทึกทุกรายการเป็นเทมเพลตเพื่อใช้ซ้ำกับงานที่ต้องทำเป็นประจำได้อีกด้วย
5. ตั้งค่าการแจ้งเตือนและระบบอัตโนมัติ
ปกป้องตัวเองจากการทำงานหนักทางความคิดโดยการตั้งการเตือนสำหรับกำหนดเวลา การประชุม และงานสำคัญต่างๆ
เครื่องมืออัตโนมัติสามารถช่วยคุณจัดตารางงานที่ทำซ้ำ ๆ, ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติ, และจัดการกระบวนการทำงานได้
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: อย่าลืมติดตามสิ่งที่ต้องทำอยู่เสมอด้วยฟีเจอร์การแจ้งเตือนของ ClickUpซึ่งคุณสามารถจัดการได้จากเบราว์เซอร์ เดสก์ท็อป หรืออุปกรณ์มือถือของคุณ
ไว้วางใจ ClickUp Reminders ให้ช่วยคุณด้วยคุณสมบัติเช่น:
- ตั้งการแจ้งเตือนรายวันสำหรับคุณและเพื่อนร่วมทีมของคุณ
- การได้รับสรุปงานของแต่ละวันทำงาน
- จัดการการแจ้งเตือนขณะเดินทางจากเบราว์เซอร์ เดสก์ท็อป และอุปกรณ์มือถือ
6. จัดลำดับความสำคัญของงานตามความพยายามหรือความเร่งด่วน
เมื่อพูดถึงการจัดการงานให้อยู่หมัด นี่คือเคล็ดลับเล็ก ๆ ที่จะช่วยให้ชีวิตคุณง่ายขึ้นมาก: จัดลำดับความสำคัญของงานตามปัจจัยต่าง ๆ เช่น ความเร่งด่วนหรือความยากที่ต้องใช้ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้ใช้เทคนิค กินกบก่อนซึ่งหมายถึงการจัดการกับงานที่ไม่น่าทำหรือท้าทายที่สุดก่อน จะช่วยเสริมสร้างความรู้สึกสำเร็จและคลายความกังวลได้
ต้องการความช่วยเหลือในการค้นหาว่า กบ ของคุณคืออะไรใช่ไหม? ใช้ประโยชน์จากEisenhower Matrix!
มันเป็นกล่องสี่ช่องที่เรียบง่ายซึ่งช่วยให้คุณวางแผน, มองเห็นภาพ, และกำหนดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญ, แยกแยะกิจกรรมที่ไม่เร่งด่วนซึ่งคุณสามารถมอบหมายให้ผู้อื่นหรือไม่ต้องทำเลย
หากคุณต้องการรู้สึกควบคุมได้มากขึ้นและลดความเครียดลง ให้หันมาใช้เทมเพลต ClickUp Eisenhower Matrix มันช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วด้วย เครื่องมือสำเร็จรูปสำหรับจับงานสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือช่วยภาพนี้เปรียบเสมือนเข็มทิศสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นว่าสิ่งใดที่ต้องได้รับความสนใจโดยทันที เจาะลึกในแต่ละช่องเพื่อกำหนดว่าสิ่งใดควร ทำ (กบของคุณ), จัดตารางเวลา (ลูกอ๊อด?), มอบหมาย หรือ ยกเลิก!
7. กำหนดวันครบกำหนดเพื่อให้สามารถติดตามกำหนดเวลาได้
ฉันรักเส้นตาย ฉันชอบเสียงหวือหวาที่มันทำเมื่อมันผ่านไปอย่างรวดเร็ว
ฉันรักเส้นตาย ฉันชอบเสียงหวือหวาที่มันทำเมื่อมันผ่านไปอย่างรวดเร็ว
อา กำหนดส่งงาน หัวใจของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ! 💓
แม้ว่าเราอาจเกลียดพวกเขามากเพียงใด พวกเขาก็ช่วยเหลือเรา:
- เพิ่มโครงสร้างและความเป็นระเบียบให้กับกระบวนการทำงานของเรา เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดหลุดรอดไป
- บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดส่งงาน
- ขจัดความสับสนและกระตุ้นให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง
วิธีหนึ่งที่แน่นอนในการลดความเครียดจากกำหนดเวลาที่ใกล้เข้ามาคือการกำหนดวันครบกำหนดในภารกิจต่างๆ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ด้วยเทมเพลตงานของ ClickUp คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขวันที่ครบกำหนดได้อย่างง่ายดายในมุมมองต่างๆ เช่น แผนภูมิแกนต์, กระดาน, ปฏิทิน, และมุมมองตาราง ซึ่งช่วยให้มีความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้ในการมองเห็นกำหนดเวลา
ลองใช้เทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำที่เราชื่นชอบเพื่อวางแผนและจัดระเบียบกำหนดส่งงานของคุณได้รวดเร็วกว่าที่เคย:
8. แบ่งงานใหญ่เป็นงานย่อยเพื่อจัดการได้ดีขึ้น
หลายคนในพวกเราทำผิดพลาดโดยการเพิ่มงานที่ไม่ชัดเจนลงในรายการสิ่งที่ต้องทำของเรา ตัวอย่างเช่น ลองนึกถึงช่างก่อสร้างชื่อบ๊อบที่เพิ่ม "สร้างบ้านใหม่" เป็นรายการที่ต้องทำ นั่นจะสมเหตุสมผลหรือไม่? ไม่เลย! เขาควรเพิ่มรายการเช่น "สรุปแบบแปลนอาคาร" และ "กันน้ำวัสดุดิบ" ลงในรายการของเขา—นั่นคือเส้นแบ่งระหว่างงานกับการจัดการโครงการ
ข้อสรุป: แบ่งงานใหญ่ให้กลายเป็นงานย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น นี่ไม่ใช่แค่เคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ แต่เป็นกลยุทธ์ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทำให้โครงการของคุณดูไม่น่ากลัวอีกต่อไป
เริ่มต้นด้วยการระบุองค์ประกอบหลักของงาน และกำหนดงานย่อยสำหรับแต่ละองค์ประกอบ เมื่อคุณทำเครื่องหมายเสร็จในแต่ละงานย่อย คุณจะเข้าใกล้ความสำเร็จของโครงการมากขึ้นอีกขั้น
สมมติว่าคุณกำลังจัดการแคมเปญการตลาดขนาดใหญ่สำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ในกรณีนี้ทางลัดคือการใช้เทมเพลตแผนงานการจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อแบ่งงานของคุณออกเป็นส่วนย่อยและติดตามความคืบหน้าในที่เดียว
ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถ ตั้งค่างานย่อย เช่น ออกแบบสื่อส่งเสริมการขาย และ รันโฆษณาบนโซเชียลมีเดีย สำหรับแคมเปญการตลาดของคุณได้ มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณพร้อมการควบคุมการเข้าถึงที่เฉพาะเจาะจง เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละคนมีความรับผิดชอบที่ชัดเจน จากนั้นคุณสามารถมองเห็นความคืบหน้าของโครงการผ่านไทม์ไลน์และแผนภูมิแกนต์เห็นได้ว่าแต่ละงานเริ่มต้นและสิ้นสุดเมื่อใด และทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนสำหรับวันเปิดตัวใหญ่! 🥳
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ClickUp Brain สามารถสร้างงานย่อยสำหรับงานของคุณได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณเพิ่มงานย่อยหลายรายการให้กับงานได้ในพริบตา!
9. จัดตั้งสายการบังคับบัญชาที่รับผิดชอบพร้อมการมอบหมายงาน
ความสำเร็จของทีมขึ้นอยู่กับความพยายามร่วมกัน และการ ยอมรับการมอบหมายงาน คือกฎทองสำหรับการติดตามว่าใครรับผิดชอบอะไร 🎖️
การวางแผนเครือข่ายการมอบหมายงานอย่างชาญฉลาดช่วยให้มั่นใจว่าทุกงานสามารถเชื่อมโยงกับลำดับชั้นของอำนาจ ความรับผิดชอบ และความรับผิดชอบได้ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีทีมที่ทำงานทางไกลซึ่งมักขาดการประสานงาน
บังคับใช้การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพและมาตรฐานการสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้คุณมีผู้รับผิดชอบสำหรับทุกงาน
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:ด้วยฟีเจอร์ความคิดเห็นที่มอบหมายใน ClickUp คุณสามารถสร้างรายการที่ต้องดำเนินการได้ทันทีและมอบหมายให้ผู้อื่นหรือแม้แต่ตัวคุณเอง
ใช้ประโยชน์จากเทมเพลตรายการสิ่งที่ต้องทำในปฏิทิน ClickUpและมุมมอง ตามบทบาท เพื่อทำให้การมอบหมายงานภายในองค์กรของคุณง่ายขึ้น คุณยังสามารถตั้งเป้าหมายที่สามารถติดตามได้สำหรับพนักงานแต่ละคนและวัดความคืบหน้าของพวกเขาผ่านบัตรคะแนนรายสัปดาห์
10. ใช้ป้ายกำกับหรือแท็กเพื่อจัดหมวดหมู่ภารกิจ
เคยรู้สึกไหมว่าสิ่งที่ต้องทำของคุณเหมือนจิ๊กซอว์ที่วุ่นวายและขาดชิ้นส่วนสำคัญไปบ้าง? นั่นแหละคือจุดที่ป้ายกำกับและแท็กเข้ามาช่วยได้ พวกมันเปรียบเสมือนเชอร์ล็อก โฮล์มส์ในการติดตามงาน ทำให้แต่ละงานมีตัวตนที่ชัดเจนและง่ายต่อการมองเห็นและจัดลำดับความสำคัญ 🕵️
ตัวอย่างเช่นทีมที่มีความคล่องตัว ชอบใช้เทมเพลตการจัดการงานของ ClickUpสำหรับการสปรินต์ มันช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญของงานด้วย ธงสี โดยติดป้ายกำกับว่าเป็น เร่งด่วน, สูง, ปกติ, หรือ ต่ำ ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวบ่งชี้ทางสายตาสำหรับทีม
เทมเพลตนี้มีฟิลด์ที่กำหนดเองในตัวเพื่อแสดงว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ, เมื่อไหร่ที่ต้องทำ, และอาจใช้เวลานานเท่าใด ติดตามความคืบหน้าของงานผ่านสถานะต่างๆ เช่น กำลังดำเนินการ, กำลังตรวจสอบ, แก้ไข, และ เสร็จสิ้น
11. ใช้ตัวกรองและฟังก์ชันการค้นหาเพื่อค้นหาภารกิจเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว
คุณรู้ไหมว่าการหาเข็มในกองฟางนั้นยากแค่ไหน? ทีมขนาดใหญ่มักประสบปัญหาในการหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานเมื่อจำเป็น และสิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อผลลัพธ์สุดท้ายของคุณ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ด้วยฟีเจอร์Connected Search ของ ClickUp คุณสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วทันที แทนที่จะต้องเสียเวลาค้นหาในรายการงานที่ไม่มีที่สิ้นสุด
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้ประโยชน์จากแดชบอร์ดและ มุมมองรายการใน ClickUp เพื่อสแกนความคืบหน้าของงานและกำหนดเวลาของคุณได้ในไม่กี่วินาที
ด้วยทุกแผนใน ClickUp คุณจะมีตัวเลือกในการเลือกตัวกรอง เช่น:
- ตามสถานะ: กรองงานตามสถานะ เช่น เสร็จสิ้น, กำลังดำเนินการ, หรือ รอดำเนินการ, เพื่อให้คุณสามารถระบุงานที่ต้องการความสนใจได้อย่างรวดเร็ว
- ตามวันที่: ตรวจสอบงานตามกำหนดเวลาและดูว่ามีงานใดที่ต้องทำเมื่อใด
- โดยผู้รับมอบหมาย: มีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์การทำงานเป็นทีม เนื่องจากคุณสามารถติดตามงานของสมาชิกแต่ละคนในทีมได้
12. สร้างการเชื่อมโยงงานเพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างงาน
การกำหนดความเชื่อมโยงระหว่างงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามงานที่เชื่อมโยงกัน มันเหมือนกับการบอกว่า "งาน A คุณต้องรอให้งาน B เสร็จก่อนจึงจะเริ่มได้"
คุณจะได้รับอินเทอร์เฟซแบบภาพเพื่อกำหนดและติดตาม งานที่ขึ้นกับงานอื่น เพื่อให้มั่นใจว่าทุกอย่างดำเนินไปตามลำดับที่ถูกต้อง
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ClickUp ช่วยให้คุณกำหนดการพึ่งพาเหล่านี้ได้โดยตรงในรายการงานหรือมุมมองของคุณ
แม่แบบงานส่วนใหญ่ใน ClickUp ช่วยให้คุณวาดแผนงานหรือเส้นทางสำหรับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ได้ คุณสามารถลองใช้แม่แบบรายการกิจกรรมใน ClickUpเพื่อกำหนดไทม์ไลน์งานอย่างละเอียดสำหรับทีมของคุณ สร้างลิงก์ระหว่างงานและเอกสารเพื่อสร้างฐานข้อมูลขั้นสูงสำหรับกระบวนการทำงานของคุณ
13. ใช้ประโยชน์จากความคิดเห็นและบันทึกของงาน
หากคุณจมอยู่กับงานมากมายจนแทบไม่มีเวลาหายใจ คุณมักจะพลาดบริบทของงานที่ต้องส่งมอบได้ง่าย ตัวอย่างเช่น คุณตรวจสอบรายการงานของคุณและพบรายการที่ชื่อว่า "ตรวจสอบสินค้าคงคลังเก่าและส่งรายงาน " ตอนนี้คุณจำไม่ได้แล้วว่าต้องตรวจสอบสินค้าคงคลังใดและต้องส่งรายงานให้ใคร! 😅
คุณจะพบว่าการเพิ่มความคิดเห็นและบันทึกย่อให้กับงานของคุณสามารถให้คำแนะนำที่ชัดเจน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามงานโดยรวมของคุณ ClickUp มีฟีเจอร์ที่เปลี่ยนเกมเพื่อป้องกันสถานการณ์ที่ หลงทางในบริบท คุณสามารถใช้:
- หมายเหตุเชิงบริบท: ใช้โน้ตดิจิทัลแบบติดได้เพื่อจดบันทึกข้อคิดเห็นหรือความคิดที่เกี่ยวข้องกับงานสำหรับการอ้างอิงในอนาคต
- คำแนะนำในการสอน: เพิ่มคำแนะนำที่ละเอียดภายในงานเพื่อช่วยชี้แนะผู้รับมอบหมาย ลดข้อผิดพลาดและความสับสน
- บันทึกความก้าวหน้า: การอัปเดตความคิดเห็นของงานอย่างสม่ำเสมอเกี่ยวกับความคืบหน้าของคุณสามารถสร้างบันทึกที่ครอบคลุมได้ ช่วยป้องกันการซ้ำซ้อนของงาน
- การตรวจทาน: การแบ่งปันข้อเสนอแนะและคำแนะนำร่วมกันผ่านการตรวจทานสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ของงานที่ดีขึ้น
14. ลดสิ่งรบกวน
📮ข้อมูลเชิงลึก: 92% ของพนักงานใช้วิธีการที่ไม่สอดคล้องกันในการติดตามรายการที่ต้องดำเนินการ ซึ่งส่งผลให้เกิดการตัดสินใจที่พลาดและการดำเนินการล่าช้า ไม่ว่าคุณจะส่งบันทึกติดตามผลหรือใช้สเปรดชีต กระบวนการมักจะกระจัดกระจายและไม่มีประสิทธิภาพโซลูชันการจัดการงานของ ClickUpช่วยให้การแปลงบทสนทนาเป็นงานเป็นไปอย่างราบรื่น—เพื่อให้ทีมของคุณสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและทำงานร่วมกันอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน
การกำจัดสิ่งรบกวนจะช่วยให้คุณมีสมาธิและควบคุมงานของคุณได้ดีขึ้น นี่คือเคล็ดลับที่เราชื่นชอบในประเด็นนี้:
- จัดสรรช่วงเวลาเฉพาะสำหรับงานที่ต้องการความตั้งใจและไม่ถูกรบกวน
- ใช้วิธีการเช่นเทคนิคโพโมโดโรเพื่อแบ่งงานออกเป็นช่วงเวลาที่มุ่งเน้นพร้อมกับการพักสั้นๆ
- ป้องกันการเสียสมาธิโดยการปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นบนอุปกรณ์ของคุณ
- ตั้งค่าตัวกรองอีเมลเพื่อจัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของข้อความที่เข้ามาโดยอัตโนมัติ
- สร้างพื้นที่ทำงานที่สะอาดและเป็นระเบียบเพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิมากขึ้น
- หยุดพักจากอุปกรณ์ดิจิทัลเป็นประจำเพื่อชาร์จพลังและหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้า
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: การแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ใน ClickUp ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะรับการแจ้งเตือนเมื่อใดและอย่างไร
15. ตรวจสอบและปรับปรุงรายการงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เป็นระเบียบ
ทุกวัน ให้เวลาสักนิดเพื่อตรวจสอบรายการที่ต้องทำของคุณอย่างเป็นมิตร เราทราบดีว่าอาจฟังดูน่าเบื่อ แต่เชื่อเราเถอะ คุณกำลังทำให้วันพรุ่งนี้ง่ายขึ้นเท่านั้น ใช้เวลาสักครู่เพื่อดูว่าคุณได้ทำสำเร็จอะไรไปแล้วบ้าง และมีอะไรที่ต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่ ให้การตรวจสอบนี้เป็นกิจวัตรประจำวันของคุณและคุณจะกลายเป็นนักรบงานที่ไม่มีใครสามารถเอาชนะได้!
การพูดถึงการจัดการงานให้เสร็จ(GTD)วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเดวิดอัลเลนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดความวุ่นวายทางจิตใจ นำมาตรการแก้ไขตนเองมาใช้ และทำงานให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการวางแผนและติดตามงานผ่าน 5 ขั้นตอน:
- จับภาพ
- ชี้แจง
- จัดระเบียบ
- สะท้อน
- มีส่วนร่วม
เทมเพลต ClickUp Getting Things Doneได้รับแรงบันดาลใจจากวิธีการนี้และผสมผสานกับเครื่องมือสมัยใหม่ เช่น มุมมองที่สร้างไว้ล่วงหน้า, ฟิลด์ที่กำหนดเอง, และเอกสาร มันคือเครื่องมือที่คุณต้องใช้เพื่อจัดลำดับความสำคัญ, ติดตาม, ดำเนินการ, และที่สำคัญที่สุดคือ จัดระเบียบงานอย่างแม่นยำในแบบที่ David Allen จะอนุมัติ!
วิธีติดตามงาน: ทีละขั้นตอน
แม้จะมีเครื่องมือจัดการงานที่ดีที่สุด การจัดการกับงานมากมายในแต่ละวันก็อาจรู้สึกเหมือนกับการต้อนแมวจรจัดหากไม่มีแผนการ
ดังนั้น มาทำตามขั้นตอนนี้ทีละขั้นตอนกันเถอะ—นี่คือแผนที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น:
- ดาวน์โหลด แอปติดตามงานตามที่คุณต้องการ: คุณสามารถสมัครใช้ ClickUpหรือแอปเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ ที่คุณชื่นชอบได้
- วางแผนขั้นตอนการทำงาน งานประจำ และรายการสิ่งที่ต้องทำ: เมื่อคุณตั้งค่าแอปเรียบร้อยแล้ว ให้เริ่มต้นด้วยพื้นฐาน สร้างเป้าหมายหลัก แบ่งออกเป็นงานย่อย กำหนดพารามิเตอร์การเสร็จสิ้นที่คาดหวัง และมอบหมายว่าใครจะทำอะไร
- จัดลำดับความสำคัญให้ถูกต้อง: ใช้ระบบในการจัดลำดับความสำคัญของงานประจำวัน เช่น เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์หรือป้ายกำกับความสำคัญ และตั้งการแจ้งเตือนเพื่อให้คุณทำงานได้ตามแผน
- เริ่มต้น การจัดสรรเวลา: หากวันของคุณมักถูกรบกวนจากสิ่งที่ไม่คาดคิด เราขอแนะนำให้ฝึกการจัดสรรเวลา ซึ่งหมายถึงการจัดเวลาเฉพาะในแต่ละวันสำหรับงานที่ไม่สามารถเลื่อนได้วิธีจัดการเวลานี้ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของการทำงานโดยไม่เสียสมาธิ
- เสร็จสิ้นการผสานปฏิทินของคุณ: ผสานแอปจัดการงานหรือรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณกับปฏิทินเพื่อดูงานที่ค้างอยู่ควบคู่กับการนัดหมายและการประชุม ตัวอย่างเช่นคุณสามารถซิงค์ปฏิทิน ClickUp ของคุณกับปฏิทินภายนอกใด ๆเพื่อทำให้วันของคุณเป็นระเบียบมากขึ้น
- สร้างนิสัยการติดตามงานให้เป็นระเบียบ: เมื่อคุณได้กำหนดขั้นตอนการทำงานเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือกลับมาตรวจสอบแอปติดตามงานของคุณบ่อยเท่าที่คุณต้องการเพื่อดูความคืบหน้า
แหล่งข้อมูลเพิ่มเพื่อช่วยคุณจัดการงานประจำวันอย่างมีประสิทธิภาพ:
- วิธีมีวันทำงานที่มีประสิทธิผล: เคล็ดลับและเครื่องมือ
- วิธีใช้การบล็อกเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: เคล็ดลับและแบบฟอร์ม
- แอปวางแผนประจำวันที่ดีที่สุด
- วิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
- วิธีสร้างแผนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยแม่แบบ
- วิธีติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานต่างๆ
- วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยกิจวัตรยามเช้าแบบต่ำโดปามีน
บริหารจัดการงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือจัดการงาน
การนำกลยุทธ์การจัดตารางงานและการติดตามงานมาใช้อย่างต่อเนื่องสามารถช่วยให้คุณจัดการกับสิ่งที่ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนแรกอาจเป็นสิ่งที่ยากที่สุดที่จะเริ่มต้น แต่เครื่องมือการจัดการโครงการอย่าง ClickUp ช่วยให้การจัดการงานง่ายขึ้นมากสำหรับทีมโครงการทุกที่
ClickUp เป็นโซลูชันการจัดการงานและประสิทธิภาพการทำงานแบบครบวงจร อเนกประสงค์ ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในทุกพื้นที่ทำงาน ด้วยการรวมงานประจำวัน การสื่อสารของทีม และความรู้ขององค์กรไว้ในที่เดียว การทำงานให้สำเร็จจึงง่ายกว่าที่เคย
ด้วย การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานในตัว เครื่องมือติดตามเวลาและการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานประจำ คุณสามารถปรับแต่งวันทำงานของคุณได้ตามต้องการ!
สมัครบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้และเริ่มจัดการงานประจำวันของคุณอย่างมืออาชีพ!