ไม่มีเวลาจะพูดว่า "สวัสดี, ลาก่อน" ฉันสายแล้ว, ฉันสายแล้ว, ฉันสายแล้ว!
ไม่มีเวลาจะพูดว่า "สวัสดี, ลาก่อน" ฉันสายแล้ว, ฉันสายแล้ว, ฉันสายแล้ว!
ใครไม่เคยรู้สึกแบบนั้นบ้าง?
สมมติว่าคุณเป็นส่วนหนึ่งของทีมการตลาดที่กำลังทำงานเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในระยะเวลาที่จำกัด ทุกอย่างดูเหมือนจะไปได้ดีจนกระทั่งคุณพลาดกำหนดเวลา หนึ่งกำหนดเวลาที่พลาดนำไปสู่การพลาดอีกกำหนดเวลา และทันใดนั้น เหมือนกับแถวของโดมิโนที่ล้มลง แคมเปญทั้งหมดของคุณก็ตกอยู่ในความเสี่ยง
เครื่องมือติดตามเวลาที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยคุณจัดระเบียบงานและทำให้โครงการงานและงานส่วนตัวของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณสามารถระบุได้ว่าความพยายามใดมีผลกระทบมากที่สุดและปัจจัยใดที่อาจทำให้ความคืบหน้าของงานล่าช้า
พร้อมที่จะเรียนรู้วิธีการติดตามเวลาในภารกิจและโครงการอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง? มาเริ่มกันเลย
ทำไมการติดตามเวลาจึงมีความสำคัญ
การติดตามเวลาไม่ได้มีประโยชน์เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยชี้ให้เห็นว่างานส่วนตัวและงานที่เกี่ยวข้องกับอาชีพใดที่ขับเคลื่อนความสำเร็จ และงานใดที่เป็นเพียงงานยุ่งที่สามารถตัดออกหรือทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ ต่อไปนี้คือ ประโยชน์ของการติดตามเวลา:
การติดตามประสิทธิภาพการทำงาน
การติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณช่วยให้คุณเห็นได้อย่างชัดเจนว่าทรัพยากรถูกใช้ไปตรงไหนบ้าง สิ่งนี้จะช่วยให้เห็นความไม่มีประสิทธิภาพอย่างชัดเจน เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีความสำคัญสูงซึ่งช่วยขับเคลื่อนความก้าวหน้า
การเข้าใจอย่างชัดเจนว่าแต่ละงานใช้เวลาเท่าไรยังช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณจัดการปริมาณงานได้ดีขึ้น เมื่อสมาชิกในทีมเข้าใจว่าเวลาของพวกเขาถูกจัดสรรอย่างไร พวกเขาจะสามารถจัดการงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดความเหนื่อยล้า ซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่ความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้น
ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ดีสามารถช่วยให้คุณเริ่มต้นสิ่งนี้ได้
การจัดสรรทรัพยากร
การติดตามเวลาอย่างถูกต้องให้ข้อมูลที่คุณต้องการสำหรับการวางแผนโครงการในอนาคต
สมมติว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดูแลทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามเวลา คุณจะสังเกตเห็นว่าขั้นตอนการทดสอบใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้เสมอ ในกรณีนี้ คุณจะทราบว่าจะต้องจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมในครั้งต่อไป
การจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่เพิ่มภาระให้กับทีมของคุณ
ความรับผิดชอบ
การติดตามเวลาช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบโดยการแสดงให้เห็นว่าใครทำงานอะไรและนานแค่ไหน ความโปร่งใสนี้ช่วยให้คุณเห็นพนักงานที่มีผลงานดีในทีมของคุณ แก้ไขปัญหาต่างๆ และทำให้มั่นใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมอย่างยุติธรรมในการจัดการงาน
ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกในทีมคนหนึ่งบันทึกเวลาทำงานยาวนานอย่างต่อเนื่อง อาจบ่งชี้ว่าพวกเขามีภาระงานมากเกินไป การกระจายงานหรือปรับกำหนดเวลาให้เหมาะสม จะช่วยให้การกระจายงานเป็นธรรมมากขึ้น และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีต่อสุขภาพสำหรับทุกคน
6 วิธีที่แตกต่างกันในการติดตามเวลาสำหรับงาน
การติดตามเวลาในการบริหารโครงการสามารถทำได้ด้วยตนเอง, อัตโนมัติ, หรือการผสมผสานของทั้งสองวิธี
การเลือกวิธีการติดตามเวลาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานของทีมคุณ ลักษณะของโครงการ และความแม่นยำที่ต้องการ แต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสียของตัวเอง มาสำรวจไปพร้อมกัน
1. การบันทึกเวลาด้วยตนเอง
การติดตามเวลาแบบแมนนวลเกี่ยวข้องกับพนักงานบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละรายการโดยการกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มหรือสเปรดชีต
ข้อดี:
- ง่ายและไม่ต้องการเครื่องมือพิเศษ
- ปรับแต่งได้ตามความต้องการเฉพาะ
- ไม่มีความจำเป็นต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ตหรือซอฟต์แวร์
- คุ้มค่า
ข้อเสีย:
- มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากความผิดพลาดของมนุษย์และความหลงลืม
- ใช้เวลาในการดูแลรักษา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขนาดใหญ่
- เวลาที่ใช้ไปกับงานเล็ก ๆ ที่ทำซ้ำ ๆ อาจไม่ได้รับการติดตามอย่างถูกต้อง
- ยากต่อการวิเคราะห์และสร้างรายงาน
2. แอปจับเวลา
แอปเหล่านี้มีตัวจับเวลาเริ่มและหยุดสำหรับการทำงานในภารกิจต่างๆ คุณสามารถจัดหมวดหมู่รายการเวลาตามโครงการ ลูกค้า หรือแท็กได้ ตัวอย่างเช่น Toggl, Clockify, Harvest เป็นต้น
ข้อดี:
- การติดตามที่แม่นยำพร้อมบันทึกแบบเรียลไทม์
- สร้างรายงานและข้อมูลเชิงลึกโดยอัตโนมัติ
- สามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือการจัดการโครงการได้
ข้อเสีย:
- ต้องใช้ความมีวินัยในการเริ่ม/หยุดตัวจับเวลา
- อาจทำให้เสียสมาธิได้หากสลับงานบ่อยครั้ง
- คุณสมบัติบางอย่างถูกล็อกไว้เบื้องหลังแผนการชำระเงิน
3. การติดตามเวลาอัตโนมัติ
คุณสามารถใช้เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่มีตัวจับเวลาในตัวเพื่อติดตามกิจกรรมการทำงานและบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการติดตามเวลาและส่งผลให้การรายงานมีความแม่นยำ การติดตามเวลาโดยอัตโนมัติสามารถใช้เพื่อระบุกิจกรรมที่เสียเวลาและงานที่ทำซ้ำๆ ได้
ข้อดี:
- การติดตามแบบไม่ต้องใช้มือ ลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง
- ให้ข้อมูลเชิงลึกโดยละเอียดเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน
- ช่วยระบุกิจกรรมที่เสียเวลา
ข้อเสีย:
- อาจต้องปรับด้วยตนเองเพื่อความแม่นยำ
- หากไม่ได้ดำเนินการอย่างโปร่งใส พนักงานบางคนอาจมองว่าเป็นการล่วงล้ำ
- อาจจัดประเภทงานผิดหากไม่ได้กำหนดค่าอย่างเหมาะสม
- มาพร้อมกับเส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน
3. บันทึกเวลาทำงาน
พนักงานหรือสมาชิกในทีมบันทึกเวลาทำงานรายวันหรือรายสัปดาห์ในเอกสารหรือเครื่องมือที่ใช้ร่วมกัน บ่อยครั้งที่ใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานในสภาพแวดล้อมองค์กรสำหรับการจ่ายเงินเดือนและการเรียกเก็บเงิน
ข้อดี:
- มีประโยชน์สำหรับการติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้
- ดีสำหรับการรับผิดชอบร่วมกันของทั้งทีม
- สามารถผสานรวมกับระบบ HR และระบบเงินเดือนได้
ข้อเสีย:
- อาศัยการรายงานด้วยตนเอง ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่ถูกต้อง
- อาจรู้สึกน่าเบื่อและเต็มไปด้วยขั้นตอนทางราชการ
- ไม่เหมาะสำหรับการติดตามแบบเรียลไทม์
4. การติดตามตามปฏิทิน
ด้วยปฏิทิน ทีมสามารถกำหนดช่วงเวลาทำงานล่วงหน้าหรือบันทึกเวลาที่ทำงานไปแล้วได้ล่วงหน้า กิจกรรมในปฏิทินยังสามารถใช้เป็นบันทึกการทำงานที่ทำไปแล้วได้อีกด้วย
ข้อดี:
- ช่วยในการวางแผนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
- มองเห็นได้ง่ายว่าเวลาถูกใช้ไปอย่างไร
- เหมาะสำหรับผู้ที่ปฏิบัติตามตารางเวลาที่มีโครงสร้าง
ข้อเสีย:
- มีความแม่นยำน้อยกว่าในการติดตามการขัดจังหวะและการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- ต้องการวินัยในการบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง
- ไม่ให้บริการรายงานหรือการวิเคราะห์อัตโนมัติ
5. การติดตามด้วยไบโอเมตริกซ์และฮาร์ดแวร์
วิธีการติดตามเวลานี้ใช้สำหรับการบันทึกการเข้าออกงานและการติดตามงานที่ทำงานเป็นกะ พนักงานจะบันทึกเวลาเข้า/ออกงานโดยใช้เครื่องสแกนลายนิ้วมือหรือบัตร RFID
ข้อดี:
- ความแม่นยำสูงในการติดตามชั่วโมงการทำงาน
- มีประโยชน์สำหรับการบังคับใช้นโยบายในสภาพแวดล้อมสำนักงาน
- ลดการทุจริตเวลา (เช่น การลงเวลาแทนกัน)
ข้อเสีย:
- ไม่มีประโยชน์สำหรับการติดตามงานเฉพาะเจาะจง
- ค่าใช้จ่ายสูงในการติดตั้งและบำรุงรักษา
- ข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวเกี่ยวกับข้อมูลชีวมิติ
6. เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีการติดตามเวลา
ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ผู้ใช้สามารถบันทึกเวลาได้โดยตรงในภารกิจ ข้อมูลเวลาจะถูกเชื่อมโยงกับความคืบหน้าของโครงการ และสามารถติดตามและรายงานได้
ข้อดี:
- การติดตามแบบรวมศูนย์ภายในกระบวนการทำงานของโครงการ
- ให้ข้อมูลเชิงลึกเฉพาะโครงการ
- ช่วยในการจัดทำงบประมาณและการวางแผนทรัพยากร
ข้อเสีย:
- อาจทำให้รู้สึกหนักใจหากติดตามงานเล็ก ๆ ทุกอย่าง
- มักต้องการแผนพรีเมียมสำหรับการรายงานขั้นสูง
- อาจไม่เหมาะสำหรับฟรีแลนซ์รายบุคคล
วิธีติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานและโครงการโดยใช้ ClickUp
จากที่เราได้เห็นมาจนถึงตอนนี้ การติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานและโครงการเฉพาะเป็นสิ่งสำคัญในการทำความเข้าใจวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ การใช้เครื่องมือจัดการเวลาที่ดีก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำให้ถูกต้อง
ClickUpเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานนี้ เพราะสามารถผสานการทำงานเข้ากับทุกขั้นตอนของคุณได้อย่างราบรื่น ด้วยคุณสมบัติเช่น การมอบหมายงานที่ง่าย การจัดทำเอกสาร และการทำงานร่วมกัน คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของทีมคุณในทุกงานได้ในที่เดียว
นี่คือขั้นตอนในการใช้ClickUp เพื่อช่วยคุณในการจัดการเวลา
ขั้นตอนที่ 1: สร้างโปรเจกต์และงาน
เริ่มต้นด้วยการสร้างงานจากแดชบอร์ด ClickUp ของคุณโดยตรง จากนั้นคุณสามารถมอบหมายงานจากแดชบอร์ดไปยังทีมหรือสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้องได้
คุณยังสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองและจัดระเบียบงานของคุณในมุมมองต่างๆ (รายการ, กระดาน, แผนงาน, ฯลฯ) เพื่อให้เริ่มต้นได้ง่ายขึ้น คุณสามารถเลือกเทมเพลตการติดตามเวลาสำหรับการจัดการโครงการได้อีกด้วย
ขั้นตอนที่ 2: บันทึกชั่วโมงการทำงานในแต่ละงาน
เมื่อสร้างงานทั้งหมดและมอบหมายให้กับคนที่เหมาะสมแล้ว พวกเขาสามารถเริ่มติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละงานได้ ผ่านการติดตามเวลาของ ClickUp สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือคลิกที่ปุ่มก่อนเริ่มทำงานและคลิกอีกครั้งเมื่อเสร็จสิ้น
ส่วนที่ดีที่สุดคือใครก็ตามสามารถติดตามเวลาของตนได้จากอุปกรณ์ใดก็ได้ เครื่องมือจัดการเวลานี้ยังมีตัวเลือกหลากหลายเพื่อช่วยให้พวกเขาเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือตัวเลือกที่ควรรู้บางประการ
หมายเหตุ
การเพิ่มบันทึกในรายการเวลาจะช่วยให้มีรายละเอียดเกี่ยวกับความสำเร็จของคุณในแต่ละช่วงเวลาที่ติดตาม
การเพิ่มรายละเอียดของงานช่วยส่งเสริมการสื่อสารที่ดีขึ้นระหว่างสมาชิกในทีม และช่วยให้ชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับคำถามใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดสรรเวลาในระหว่างการหารือเกี่ยวกับระยะเวลา
ป้ายกำกับ
การสร้างและใช้ป้ายกำกับกับงานต่างๆ ช่วยให้การจัดระเบียบและการกรองรายการเวลาเป็นเรื่องง่าย ด้วยการจัดหมวดหมู่ของงานตามลูกค้า ระยะโครงการ หรือสมาชิกในทีม คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น
มันทำให้การวิเคราะห์เวลาที่ใช้ในแต่ละด้านง่ายขึ้น ช่วยให้คุณสามารถสังเกตแนวโน้มและปรับปรุงการจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้
การบันทึกเวลาเป็นเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการติดตามสิ่งที่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณเรียกเก็บเงินสำหรับทุกชั่วโมงของงานที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ที่คุณทำ แต่ยังหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
สิ่งนี้ช่วยให้กระบวนการเรียกเก็บเงินของคุณง่ายขึ้น ซึ่งสามารถช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่และเพิ่มผลกำไรของคุณในที่สุด
การจัดเรียง
การจัดเรียงงานตามเวลาที่ใช้จะช่วยให้เห็นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของทีมและชี้ให้เห็นถึงจุดที่อาจปรับปรุงได้
การระบุงานที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดการณ์ไว้ช่วยให้ผู้จัดการสามารถแก้ไขปัญหาคอขวดได้อย่างมีประสิทธิภาพล่วงหน้า ทำให้โครงการดำเนินไปตามแผนที่วางไว้
โรลอัพ
คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถวัดการใช้ทรัพยากรโดยรวมและสถานะของโครงการได้ ทำให้ง่ายต่อการวางแผนกลยุทธ์สำหรับการจัดสรรทรัพยากรในอนาคตและการวางแผนระยะเวลา
การดูเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับงานและงานย่อยต่างๆ จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างครบถ้วน ซึ่งช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนได้ตามความจำเป็นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของโครงการ
แก้ไขเวลา
ตัวเลือกในการปรับเวลาที่ติดตามด้วยตนเองมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาบันทึกที่แม่นยำ
ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการจัดสรรเวลาใหม่ การมีความยืดหยุ่นในการแก้ไขช่วยให้การติดตามเวลาของคุณยังคงแม่นยำ
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างงบประมาณเวลาเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้น
ขั้นตอนที่ 3: ใช้รายงานการติดตามเวลา
ClickUp มีฟีเจอร์รายงานที่ละเอียดซึ่งช่วยให้คุณสามารถดูและวิเคราะห์เวลาที่ใช้ไปกับงานต่างๆ ได้
ตามที่เราได้เห็น คุณสามารถใช้ตัวเลือกต่าง ๆ ที่มีอยู่ในตัวติดตามเวลาของ ClickUp เพื่อจัดเรียงรายการเวลา ดูเวลาที่ติดตามสะสม และแม้กระทั่งแยกแยะระหว่างชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ซึ่งช่วยให้คุณประเมินประสิทธิภาพของทีมและระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงหรือการอัตโนมัติ
คุณสมบัติหลักของ ClickUp สำหรับการติดตามเวลา
มาดูคุณสมบัติหลักของ ClickUp อย่างละเอียดกัน
การติดตามเวลาการทำงาน
การติดตามเวลาโครงการของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละชิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสามารถสร้างรายการเวลาได้โดยตรงจากมุมมองงาน นอกจากนี้ยังสามารถระบุจำนวนเวลาที่ทำงาน เลือกช่วงวันที่และเวลา และติดป้ายกำกับรายการว่าสามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่เรียกเก็บเงิน
นอกจากนี้ คุณยังสามารถวิเคราะห์การใช้เวลาของคุณได้ด้วยเทมเพลตการวิเคราะห์เวลาของ ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณระบุรูปแบบและปรับปรุงประสิทธิภาพได้
นอกจากนี้คุณสามารถใช้เทมเพลต ClickUp Time Boxเพื่อการจัดการเวลาที่มีโครงสร้างมากขึ้น มันช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่และให้คุณควบคุมการจัดสรรเวลาและทรัพยากรของคุณได้มากขึ้น
การประมาณเวลาและการจัดตารางเวลา
ใน ClickUp คุณสามารถตั้งเวลาประมาณการสำหรับงานได้ ซึ่งช่วยในการวางแผนและจัดสรรทรัพยากรเมื่อจัดการงาน คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถประเมินระยะเวลาที่งานอาจใช้ได้ แต่ยังช่วยในการจัดการกำหนดเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสามารถประเมินประสิทธิภาพของทีมได้โดยการรวมการประมาณการกับเวลาที่ติดตามจริงและปรับกระบวนการทำงานให้เหมาะสม สำหรับการวางแผนโครงการที่ดีขึ้นแม่แบบการจัดสรรเวลาของ ClickUpสามารถช่วยกระจายเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพในหลากหลายงาน
การติดตามเวลาของงานย่อย
ClickUp ช่วยให้คุณบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานหลักและงานย่อยได้ ซึ่งช่วยให้มีภาพรวมที่ครอบคลุมว่าเวลาถูกจัดสรรไปที่ใดบ้างตลอดทั้งโครงการ ทำให้สามารถวางแผนงบประมาณและจัดการปริมาณงานได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
การผสานรวมการติดตามเวลา
ClickUp รองรับการผสานการทำงานกับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอื่น ๆ หลากหลายรูปแบบ ช่วยให้คุณสามารถซิงโครไนซ์กระบวนการทำงานของคุณได้อย่างราบรื่น
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังใช้แอปติดตามเวลาภายนอกเช่น Toggl คุณสามารถผสานการทำงานกับ ClickUp ได้เพื่อรวมการจัดการเวลาของคุณไว้ในที่เดียว คุณสมบัตินี้มอบความยืดหยุ่นให้คุณมากขึ้น คุณสามารถใช้เครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้วต่อไปได้ในขณะที่ได้รับประโยชน์จากความสามารถในการจัดการโครงการของ ClickUp
เราใช้การผสานกับ Toggl สำหรับการติดตามเวลา. เราใช้การผสานกับ Sharepoint สำหรับการแชร์ไฟล์. การผสานที่มีอยู่นั้นมากมายและช่วยให้เราสามารถจัดการทุกการผลิตผ่านอินเตอร์เฟซเดียวได้.
เราใช้การผสานกับ Toggl สำหรับการติดตามเวลา. เราใช้การผสานกับ Sharepoint สำหรับการแชร์ไฟล์. การผสานที่มีอยู่นั้นมากมายและช่วยให้เราสามารถจัดการทุกการผลิตผ่านอินเตอร์เฟซเดียวได้.
เคล็ดลับและเทคนิคขั้นสูงในการติดตามเวลา
เพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์การติดตามเวลาของคุณในแอปจัดการงานด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้
เคล็ดลับ 1: เลือกวิธีการติดตามเวลาที่เหมาะสม
เลือกวิธีการที่เหมาะกับกระบวนการทำงานของคุณ (เช่น การติดตามด้วยตนเอง, แอปที่ใช้ตัวจับเวลา, เครื่องมืออัตโนมัติ) ตัวอย่างเช่น ใช้ การติดตามอัตโนมัติ หากคุณมักลืมบันทึกเวลา
เคล็ดลับที่ 2: ใช้ระบบอัตโนมัติในการติดตามเวลา
การนำเครื่องมืออัตโนมัติและเครื่องมือจัดการเวลาด้วย AIมาใช้สามารถบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับงานได้อย่างแม่นยำและป้องกันความผิดพลาดของมนุษย์ คุณสามารถเริ่มและหยุดการติดตามเวลาโดยอัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงสถานะของงาน
ตัวอย่างเช่น ด้วยฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติของ ClickUp คุณสามารถตั้งค่าให้ติดตามเวลาโดยอัตโนมัติเมื่อมีการย้ายงานไปยังสถานะ "กำลังดำเนินการ" และหยุดเมื่อย้ายไปยังสถานะ "เสร็จสมบูรณ์"
อ่านเพิ่มเติม:10 แม่แบบการบล็อกเวลา (รายสัปดาห์, รายวัน, และรายเดือน)
เคล็ดลับที่ 3: ผสานการติดตามเวลาเข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ
เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณอาจพิจารณาการผสานรวมซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของคุณกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่คุณใช้อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น เครื่องมือจัดการโครงการเช่น ClickUp อนุญาตให้คุณเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันปฏิทิน ซอฟต์แวร์บัญชี และระบบจัดการโครงการได้
การผสานรวมนี้ช่วยให้ข้อมูลการติดตามเวลาของคุณไหลลื่นข้ามแพลตฟอร์มได้อย่างไร้รอยต่อ ทำให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานและจัดการฟังก์ชันอื่น ๆ เช่น การเรียกเก็บเงิน
การใช้แบบฟอร์มบันทึกเวลาทำงานอัตโนมัติเป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำเช่นนี้
เคล็ดลับที่ 4: กำหนดเวลาที่สมเหตุสมผล
ใช้ข้อมูลการติดตามเวลาที่ผ่านมาเพื่อกำหนดประมาณการที่เป็นจริงสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำในอนาคต ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการวางแผนของคุณและตั้งความคาดหวังที่เหมาะสม คุณยังสามารถฝึกฝนเทคนิค Pomodoroเพื่อจัดการเวลาของคุณได้อีกด้วย
เคล็ดลับที่ 5: ใช้ข้อมูลการติดตามเวลาเพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงาน
สร้างรายงานการติดตามเวลาอย่างละเอียดและวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมได้เพื่อระบุรูปแบบของประสิทธิภาพการทำงาน ค้นหาภารกิจที่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้อย่างต่อเนื่องและประเมินว่าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติมหรือดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว
การวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกสำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ
เคล็ดลับที่ 6: กำหนดหมวดหมู่ของงานให้ชัดเจน
แบ่งโครงการออกเป็นงานเฉพาะหรือหมวดหมู่ (เช่น การประชุม, การวิจัย, การดำเนินการ) เพื่อให้การติดตามและรายงานเป็นไปอย่างตรงเวลาและง่ายขึ้น
ใช้การตั้งชื่องานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกันเพื่อให้รายงานมีความหมายมากขึ้น
เคล็ดลับที่ 7: จัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ
ใช้ข้อมูลการติดตามเวลาเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่มีผลกระทบสูงและปรับลำดับความสำคัญของงานตามความจำเป็น. สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมุ่งเน้นทรัพยากรของคุณไปที่กิจกรรมที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อผลกำไรของคุณ.
นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตของทีมคุณ
เคล็ดลับที่ 8: ตรวจสอบและปรับเวลาที่ใช้
การติดตามเวลาที่บันทึกไว้ช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปตามกำหนดเวลา ตรวจสอบเวลาที่ใช้ไปกับทุกงานอย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุและแก้ไขปัญหาคอขวดก่อนที่จะทำให้ความคืบหน้าของคุณหยุดชะงัก
เคล็ดลับที่ 9: หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันขณะติดตาม
ทำงาน ทีละงาน เพื่อให้บันทึกมีความถูกต้อง หากคุณเปลี่ยนงาน ให้หยุดจับเวลาสำหรับงานที่เสร็จสิ้นแล้วและเริ่มงานใหม่
เคล็ดลับที่ 10: ใช้การติดตามเวลาเพื่อการปรับปรุง ไม่ใช่การเฝ้าระวัง
หากติดตามเวลาสำหรับทีม ให้ใช้เพื่อข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ใช่การควบคุมอย่างละเอียดเกินไป ส่งเสริมการติดตามอย่างซื่อสัตย์โดยไม่กลัวการตรวจสอบ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับการติดตามเวลาโครงการ
ด้วยเทมเพลตการวิเคราะห์เวลาของ ClickUp คุณสามารถติดตามว่าทีมของคุณใช้เวลาอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถใช้ทรัพยากรของคุณได้อย่างคุ้มค่าที่สุด
ใช้คุณสมบัติที่กำหนดเอง 11 รายการ เช่น ชั่วโมงที่ไม่ได้ใช้งาน, ต้นทุนแรงงานทั้งหมด, ต้นทุนแรงงานต่อชั่วโมง, แผนก, และจำนวนแรงงาน เพื่อบันทึกข้อมูลสำคัญและมองเห็นเวลาที่ใช้ไปกับงานได้อย่างง่ายดาย
เทมเพลตการติดตามเวลาสำหรับที่ปรึกษาของ ClickUpช่วยให้คุณติดตามชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างง่ายดาย ตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และอื่นๆ อีกมากมาย—ทั้งหมดนี้สามารถทำได้อย่างเรียลไทม์พร้อมกับการทำงานร่วมกับลูกค้าของคุณ ด้วยเทมเพลตนี้คุณสามารถ:
- จัดการงานและเป้าหมายของลูกค้าในที่เดียว
- ติดตามและรายงานชั่วโมงที่สามารถเรียกเก็บเงินได้อย่างถูกต้อง
- มองเห็นความคืบหน้าและรักษาความเป็นระเบียบตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจนถึงเสร็จสิ้น
วิธีเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการติดตามเวลาในโครงการ
การติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพสามารถปรับปรุงผลผลิต, การจัดสรรทรัพยากร, และการวางแผนโครงการได้ อย่างไรก็ตาม คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกเครื่องมือติดตามเวลาที่เหมาะสมสำหรับโครงการและข้อกำหนดของทีมของคุณ
นี่คือบางสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อเปรียบเทียบตัวเลือกของคุณ:
- คุณสมบัติหลักที่คุณต้องการจากโซลูชันการติดตามเวลาของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรายงานออนไลน์หรือไม่ หรือความสามารถในการทำงานร่วมกันของทีมที่เฉพาะเจาะจง
- ค่าใช้จ่ายของซอฟต์แวร์และว่ามันเหมาะกับงบประมาณของคุณ
- การผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่น ๆ
- รีวิวจากลูกค้าที่สามารถช่วยคุณประเมินได้ว่าเครื่องมือนี้ตรงกับความต้องการของคุณหรือไม่
- จะง่ายเพียงใดในการใช้งานและทำให้ทีมต่างๆ นำไปใช้
การเอาชนะความท้าทายทั่วไปในการติดตามเวลา
แม้จะมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม การติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานต่างๆ ก็ยังคงมีความท้าทายอยู่ การทำให้ทีมมีส่วนร่วมและเพียงแค่ติดตามให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกต้องเป็นอุปสรรคที่พบบ่อย แต่การจัดการกับสิ่งเหล่านี้จะทำให้การติดตามเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. การแก้ไขการต่อต้านของผู้ใช้ต่อการติดตามเวลาที่ใช้ในโครงการ
การทำให้ทุกคนรู้สึกสบายใจกับการติดตามเวลาในการทำงานอาจเป็นเรื่องยาก
สมาชิกในทีมบางคนอาจรู้สึกว่ามันเป็นเพียงงานเพิ่มเติมหรือกังวลว่ามันจะถูกใช้เพื่อควบคุมการทำงานของพวกเขาอย่างละเอียดเกินไป
เพื่อเอาชนะสิ่งนี้ ให้พวกเขาเข้าใจว่าการติดตามเวลาเป็นประโยชน์ต่อทุกคนอย่างไร—เช่น การมองเห็นโครงการที่ดีขึ้น การกระจายงานที่ยุติธรรมขึ้น และความเครียดน้อยลงเกี่ยวกับกำหนดเวลา ทำให้เป็นกระบวนการที่ร่วมมือกัน และแสดงให้พวกเขาเห็นถึงข้อดี
2. การบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง
ความสม่ำเสมอเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานแต่ละอย่างอย่างถูกต้อง
ตั้งการแจ้งเตือนเพื่อบันทึกเวลาเป็นประจำจนกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรประจำวัน อย่าลืมใช้แอปติดตามเวลาที่ดีเช่น ClickUp ซึ่งทำให้การติดตามเวลาเป็นเรื่องง่าย
3. การสร้างสมดุลระหว่างการติดตามเวลาอย่างละเอียดกับประสิทธิภาพในการทำงาน
การติดตามเวลาอย่างละเอียดมีประโยชน์ แต่หากทำมากเกินไปอาจกลายเป็นภาระหนักได้
มุ่งเน้นการติดตามงานสำคัญอย่างละเอียดในขณะที่รักษาความเรียบง่ายของงานประจำ คุณสามารถใช้เทมเพลตการจัดการเวลาฟรีเพื่อทำให้งานง่ายขึ้นได้อีกด้วย ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ต้องการโดยไม่ทำให้กระบวนการซับซ้อนหรือใช้เวลามากเกินไปสำหรับทีมของคุณ
พร้อมที่จะบริหารโครงการของคุณให้ดีขึ้นหรือไม่?
การติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นรากฐานสำคัญของการบริหารโครงการที่ประสบความสำเร็จ ขั้นตอนง่ายๆ เช่น การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน การใช้เครื่องมือบริหารโครงการที่มีฟีเจอร์ติดตามเวลา และการตรวจสอบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ ล้วนเป็นพื้นฐานที่นำไปสู่การบริหารเวลาที่ดีขึ้น
ClickUp สามารถทำให้การติดตามเวลาของโครงการเป็นเรื่องง่ายเหมือนปอกกล้วยเข้าปาก มันให้การจัดการงานที่สะดวกและผสานการทำงานกับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างราบรื่น ความหลากหลายของมันช่วยให้ทีมโครงการสามารถติดตามเวลาที่ใช้ไปกับงานต่าง ๆ แบบเรียลไทม์ กำหนดเส้นตาย และจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อคุณนำกลยุทธ์เหล่านี้ไปใช้ ให้ระลึกไว้ว่าการติดตามเวลาอย่างต่อเนื่องสามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการโครงการของคุณได้ โดยให้ข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยขับเคลื่อนการปรับปรุง
ก้าวไปข้างหน้า—เริ่มใช้ ClickUp ฟรีวันนี้และยกระดับการจัดการโครงการของคุณ