วิธีการเขียนข้อเสนอโครงการ (ตัวอย่างและแม่แบบ)

เมื่อคุณเริ่มโครงการใหม่กับลูกค้า หนึ่งในสิ่งแรกที่คุณต้องให้ความสำคัญคือการสร้างความไว้วางใจจากพวกเขา ให้ความมั่นใจกับลูกค้าของคุณด้วยข้อเสนอโครงการที่แข็งแกร่ง—แถลงการณ์ที่ชี้แจงอย่างชัดเจนว่าหน่วยงานของคุณจะทำอะไรเพื่อช่วยให้ลูกค้าบรรลุเป้าหมายของพวกเขา

ข้อเสนอนี้เป็นพื้นฐานของ "การวินิจฉัย" และ "แผนการรักษา" ซึ่งแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจสถานการณ์ของลูกค้าและระบุสิ่งที่หน่วยงานของคุณจะสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ลูกค้าบรรลุเป้าหมาย

เพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้าในโครงการที่คุณเสนอด้วยคู่มือนี้ ซึ่งอัดแน่นไปด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนข้อเสนอ ตัวอย่างข้อเสนอโครงการ และเทมเพลตข้อเสนอโครงการฟรี เพื่อช่วยให้คุณเสริมความแข็งแกร่งในการนำเสนอของคุณ

โครงการเสนอคืออะไร?

ข้อเสนอโครงการคือเอกสารที่ระบุสิ่งที่หน่วยงานของคุณจะสร้างขึ้นและวัตถุประสงค์ที่คุณวางแผนจะบรรลุผ่านการทำงาน เอกสารนี้เป็นเอกสารสำคัญของโครงการ และมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้การสนับสนุน

โครงการนี้สรุปรายละเอียดของโครงการของคุณ และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกตื่นเต้นเกี่ยวกับโครงการนี้. โครงการนี้ควรอธิบายแนวทางวินิจฉัยและแนวทางแก้ไขของคุณเพื่อให้พวกเขาไปถึงจุดที่พวกเขาต้องการจะไปถึง.

ก่อนที่เราจะลงลึกในหัวข้อนี้ เรามาทำความเข้าใจให้ชัดเจนเกี่ยวกับความสับสนของเอกสารโครงการประเภทต่างๆ ที่อาจดูเหมือนกับข้อเสนอโครงการ

โครงการเสนอโครงการ vs. โครงการประกาศใช้

โครงการเสนอ เปรียบเสมือนการนำเสนอ; มันถูกสร้างขึ้นก่อนที่โครงการจะได้รับการอนุมัติ และมีวัตถุประสงค์เพื่อโน้มน้าวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจให้อนุมัติโครงการ.

ตัวอย่างข้อเสนอโครงการ: ข้อเสนอเพื่อพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอาจเน้นปัญหาของกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ, ทางแก้ปัญหาที่เสนอ (แอปพลิเคชันมือถือ), และประโยชน์ที่คาดหวัง.

เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว กฎบัตรโครงการ จะทำให้การตัดสินใจเป็นทางการขึ้น มันเปรียบเสมือน สัญญา หรือ ประกาศเจตจำนง สำหรับโครงการ ซึ่งมอบอำนาจให้ผู้จัดการโครงการดำเนินการต่อไปได้

ตัวอย่างเอกสารโครงการ: หลังจากที่โครงการแอปได้รับการอนุมัติแล้ว เอกสารโครงการอาจกำหนดขอบเขตของแอป (เช่น คุณสมบัติเช่นการจัดการงานและการติดตามเวลา) ระบุผู้จัดการโครงการ และกำหนดเป้าหมายระดับสูงเช่น "การสร้างต้นแบบเสร็จสิ้นภายใน 2 เดือน"

โครงการเสนอโครงการ vs. แผนโครงการ

แผนโครงการและข้อเสนอโครงการมีองค์ประกอบบางอย่างที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งอาจทำให้เกิดความสับสนได้ อย่างไรก็ตาม แผนโครงการ จะเริ่มมีบทบาทก็ต่อเมื่อข้อเสนอโครงการได้รับการอนุมัติแล้วเท่านั้น

แผนนี้เปรียบเสมือนพิมพ์เขียว; มันให้รายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการดำเนินโครงการ การติดตามผล และการปิดโครงการ

ตัวอย่างแผนโครงการ: แผนโครงการสำหรับแอปอาจประกอบด้วยงานเฉพาะ เช่น "ออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้" ทรัพยากรที่มอบหมาย กำหนดเวลาโดยละเอียด และกลยุทธ์การลดความเสี่ยง (เช่น การฝึกอบรมผู้ใช้เพื่อเพิ่มการยอมรับ)

โครงการเสนอโครงการ vs. กรณีธุรกิจ

กรณีศึกษาทางธุรกิจถูกใช้ในองค์กรเพื่ออธิบายความจำเป็นของโครงการหรือเพื่อจัดลำดับความสำคัญของโครงการหนึ่งเหนือโครงการอื่น ดังนั้นแม้ว่ามันจะเกี่ยวข้องกับข้อเสนอโครงการ แต่มันจะมาก่อนข้อเสนอ (หรืออยู่เคียงข้างกัน) และมุ่งเน้นไปที่เหตุผลของโครงการ

คิดถึงกรณีธุรกิจเป็นเหตุผลที่ละเอียดซึ่งแสดงให้เห็นว่าโครงการสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์อย่างไร และทำไมจึงคุ้มค่าที่จะดำเนินการต่อไป

ตัวอย่างกรณีธุรกิจ: กรณีธุรกิจสำหรับแอปพลิเคชันอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่พนักงานเสียไปกับกระบวนการทำงานด้วยตนเอง ผลตอบแทนจากการลงทุนที่คาดการณ์ไว้ของแอปพลิเคชัน และความเสี่ยง เช่น อัตราการยอมรับใช้งานที่ต่ำ

มาดูการเปรียบเทียบเอกสารโครงการเหล่านี้ในตารางเพื่อให้เห็นชัดเจนยิ่งขึ้น เราจะยังคงใช้ตัวอย่างโครงการสำหรับแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเรา

องค์ประกอบของข้อเสนอโครงการ

โครงการที่ดีควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เกี่ยวข้อง (Who), สิ่งที่ต้องการแก้ไข (What), สถานที่ (Where), เวลา (When), และวิธีการ (How) ของการแก้ไขปัญหาที่คุณนำเสนอ. นี่คือโครงร่างของสิ่งที่โครงการของคุณต้องมี:

ไม่แน่ใจว่าจะเชื่อมโยงทั้งหมดนี้เข้าด้วยกันอย่างไรใช่ไหม? ไม่ต้องกังวล เราจะพูดถึงเรื่องนั้นในภายหลัง!

ประเภทของข้อเสนอโครงการ

มีสถานการณ์ที่แตกต่างกันอยู่ไม่กี่ประการที่คุณจะต้องส่งข้อเสนอโครงการให้กับลูกค้า:

ประโยชน์ของการเขียนข้อเสนอสำหรับโครงการ

ข้อเสนอโครงการที่เขียนอย่างดีเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าการจ้างเอเจนซี่ของคุณคือโอกาสที่ดีที่สุดสำหรับความสำเร็จของพวกเขา

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ข้อเสนอโครงการมีประโยชน์หลักบางประการ:

วิธีเขียนข้อเสนอโครงการใน 8 ขั้นตอน (พร้อมตัวอย่างประกอบ)

โครงการเสนอสามารถเป็นจุดขายใหญ่หรือโอกาสที่พลาดไปได้; ความแตกต่างอยู่ที่กระบวนการพัฒนาของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนโครงการเสนอให้รวมการสื่อสารของทีมไว้ที่เดียว จากนั้นคุณสามารถสร้างกระบวนการวางแผนที่ชัดเจนเพื่อไม่ให้สิ่งใดหลุดรอดไปได้

ขั้นตอนที่ 1: เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของข้อเสนอ

ก่อนเขียน ให้ถามตัวเองว่าใครจะเป็นผู้อ่านโครงการนี้ และพวกเขาสนใจอะไร—เป็นความเป็นไปได้, ROI, หรือสิ่งอื่น ๆ?

พิจารณาว่าข้อเสนอมีเป้าหมายเพื่อบรรลุอะไร—คุณต้องการได้รับการอนุมัติโครงการหรือได้รับการสนับสนุนจากผู้สนับสนุน? คุณกำลังมองหาแหล่งเงินทุนหรือไม่?

ปรับโทนเสียง, จุดมุ่งเน้น, และระดับของรายละเอียดให้สอดคล้องกับความคาดหวังของพวกเขา ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารอาจต้องการประโยชน์และความเสี่ยงในระดับสูง ในขณะที่ผู้สนับสนุนอาจสนใจรายละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณและระยะเวลา

ขั้นตอนที่ 2: เขียนบทสรุปสำหรับผู้บริหารที่น่าสนใจ

สรุปผู้บริหารคือภาพรวมสั้น ๆ ของข้อเสนอโครงการของคุณในเพียงไม่กี่ย่อหน้า จุดประสงค์คือเพื่อดึงดูดความสนใจ

สร้างบทสรุปสำหรับผู้บริหารโดยเน้นที่ปัญหาที่ต้องการแก้ไข, วิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอ, และประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ ทำให้มันน่าสนใจ—บทสรุปของคุณอาจเป็นสิ่งเดียวที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางคนอ่าน!

มาดูตัวอย่างของสรุปผู้บริหารในโครงการโดยใช้แนวคิดเดียวกันกับแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่าง:

"ความไม่มีประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานแบบแมนนวลทำให้องค์กรของเราสูญเสียเวลาประมาณ 500 ชั่วโมงต่อเดือน ข้อเสนอนี้ได้ระบุแผนการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือเพื่อเพิ่มผลผลิตที่สามารถทำให้การติดตามงานเป็นระบบอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพได้ ด้วยการลงทุนจำนวน 50,000 ดอลลาร์สหรัฐ คาดว่าเราจะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ถึง 120% ภายในสองปี ผ่านการเพิ่มผลผลิตของพนักงาน"

ขั้นตอนที่ 3: ตั้งค่าพื้นหลังสำหรับโครงการ

อธิบายปัญหาหรือโอกาสที่เป็นแรงผลักดันของโครงการ พูดถึง:

หากเคยพยายามหาวิธีแก้ไขมาก่อนแล้ว โปรดระบุข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ดำเนินการและสิ่งที่ได้เรียนรู้จากความพยายามนั้น

ตัวอย่าง: กลับมาที่ตัวอย่างแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกครั้ง ลองเขียนรายละเอียดเบื้องหลังลงไป

"การจัดการงานในปัจจุบันพึ่งพาขั้นตอนการทำงานด้วยมือเป็นอย่างมาก ซึ่งนำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาด. การศึกษาแสดงให้เห็นว่า 70% ของพนักงานเสียเวลาเฉลี่ย 3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับงานที่ซ้ำซ้อน. การทำให้กระบวนการทำงานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติเป็นโอกาสที่สำคัญในการเพิ่มผลผลิต."

ขั้นตอนที่ 4: เสนอวิธีแก้ปัญหาของคุณ

ระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณกำลังเสนอและเหตุผลว่าทำไมจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณสามารถอธิบายแนวทางในการดำเนินโครงการได้อย่างละเอียด

รวม:

ตัวอย่าง:"เราขอเสนอการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือเพื่อเพิ่มผลผลิตพร้อมฟีเจอร์การจัดการงานและการติดตามเวลา แอปพลิเคชันนี้จะช่วยลดความพยายามในการทำงานด้วยตนเอง ปรับปรุงความแม่นยำในการติดตาม และให้ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถนำไปใช้ได้ผ่านการวิเคราะห์"

ขั้นตอนที่ 5: เน้นประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น

ระบุเหตุผลที่ผู้ชมของคุณควรอนุมัติโครงการนี้ เน้นประโยชน์และผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้ โดยใช้ตัวชี้วัดและการคาดการณ์เมื่อเป็นไปได้

หากส่วนนี้ยาวเกินไป ให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มรายการจุดสำคัญในรูปแบบหัวข้อย่อยเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น

ตัวอย่าง:

ขั้นตอนที่ 6: จัดทำกำหนดการหรือแผนงานในระดับสูง

สรุปวิธีการดำเนินการโครงการของคุณ มองสิ่งนี้เหมือนแผนที่เส้นทางขนาดเล็กที่รวมถึงจุดสำคัญหลัก, ระยะเวลาโดยประมาณ,และงบประมาณโครงการโดยประมาณ

คุณสามารถใช้ไทม์ไลน์หรือแผนภูมิแกนต์เพื่อแสดงข้อมูลนี้ออกมาให้เห็นภาพได้

ตัวอย่าง:

ขั้นตอนที่ 7: ประเมินความเสี่ยงและให้กลยุทธ์การลดความเสี่ยง

ทุกโครงการมีความเสี่ยง คุณต้องการแสดงให้เห็นในข้อเสนอของคุณว่าคุณได้พิจารณาถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นแล้ว และมีแผนในการจัดการกับปัญหาเหล่านั้น

ตัวอย่าง:

"เพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการนำมาใช้ เราจะจัดให้มีการอบรมและโปรแกรมทดลองกับพนักงาน 10 คน ก่อนการเปิดตัวอย่างเป็นทางการ"

ขั้นตอนที่ 8: ปิดท้ายอย่างแข็งแกร่งด้วยการกระตุ้นให้ดำเนินการ

เมื่อคุณได้นำเสนอประเด็นของคุณแล้ว จงสรุปด้วยการขอร้องที่ชัดเจนและน่าดึงดูดใจ

กรุณาทบทวนข้อสังเกตของคุณเกี่ยวกับมูลค่าที่คาดหวังของโครงการ ระบุสิ่งที่คุณต้องการ (การอนุมัติ, การสนับสนุนทางการเงิน, ฯลฯ) และเสนอระยะเวลาที่เหมาะสม

ตัวอย่าง:

"เราเชื่อว่าโครงการนี้เป็นโอกาสที่ไม่เหมือนใครในการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและสอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของเรา เราขอความเห็นชอบจากท่านในการจัดสรรงบประมาณ 50,000 ดอลลาร์เพื่อเริ่มต้นเฟส 1 ภายในวันที่ 1 กุมภาพันธ์ของปีหน้า"

เคล็ดลับการเขียนข้อเสนอโครงการที่ชนะใจกรรมการ

นี่คือคำแนะนำและข้อเสนอแนะจากผู้เชี่ยวชาญที่คุณควรปฏิบัติตามเพื่อสร้างข้อเสนอโครงการที่สมบูรณ์แบบ:

ก. ศึกษาข้อมูลผลิตภัณฑ์และอุตสาหกรรมของลูกค้าเป้าหมายของคุณ

ลูกค้าเป้าหมายของคุณต้องการคำแถลงที่แสดงว่าคุณเข้าใจประวัติของพวกเขา การสร้างแบรนด์ อุตสาหกรรม และลูกค้าของพวกเขา แสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเข้าใจพวกเขาและสิ่งที่สำคัญสำหรับพวกเขาโดยการทำการวิจัยสำหรับข้อเสนอโครงการของคุณ

ขณะทำการวิจัยของคุณ โปรดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

อย่าลืมบันทึกข้อมูลทั้งหมดที่คุณค้นพบไว้ในเทมเพลตแผนการวิจัยผู้ใช้ของClickUp เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงการวิเคราะห์ของคุณได้อย่างง่ายดายในข้อเสนอโครงการของคุณ!

ข. ระดมความคิดกับทีมภายในของคุณ

พร้อมด้วยข้อมูลการวิจัยของคุณแล้ว รวบรวมทีมของคุณ! ถึงเวลาที่จะร่วมมือกับทีมภายในของคุณเพื่อหาวิธีแก้ไขความต้องการของลูกค้า ก่อนที่คุณจะเขียนมันลงบนกระดาษ

ระดมความคิดร่วมกันโดยใช้เครื่องมือที่ช่วยให้ทีมสามารถแสดงความคิดเห็นและพูดคุยเกี่ยวกับมุมมองเฉพาะของแต่ละคนในโครงการได้ – จนในที่สุดจะได้แนวคิดที่ดีที่สุด

แผนผังความคิดของ ClickUpและกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริงของ ClickUpเหมาะอย่างยิ่งสำหรับวัตถุประสงค์นี้

ลองใช้ ClickUp Whiteboards

c. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

คุณสามารถสร้างข้อเสนอโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้เครื่องมือจัดการโครงการ. นี่คือเครื่องมือจัดการโครงการClickUp ที่จะช่วยคุณ:

d. รักษาให้กระชับ ชัดเจน และเน้นภาพ

ผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีภารกิจมากมายและจะชื่นชมความกระชับ

ให้ข้อเสนอของคุณอยู่ในขอบเขตของสองสามหน้า และให้ข้อความของคุณง่ายและกระชับ. นอกจากนี้ ให้ทีมโครงการภายในของคุณมีโอกาสตรวจสอบและยกประเด็นการแก้ไขที่ต้องการก่อนส่งข้อเสนอโครงการ.

ใช้แผนภูมิ กราฟ หรืออินโฟกราฟิกเพื่อแบ่งข้อความให้ดูเป็นระเบียบและทำให้ข้อมูลเข้าใจง่ายขึ้น

e. ใช้แบบฟอร์มข้อเสนอโครงการ

ประหยัดเวลาและรักษาความเป็นแบรนด์ในข้อเสนอโครงการของคุณด้วยเทมเพลตมาตรฐาน คุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองหรือใช้เทมเพลตข้อเสนอโครงการของ ClickUp ได้เลย มันช่วยให้คุณจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญ และจัดการข้อเสนอสำหรับลูกค้าของคุณในที่เดียว

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

f. ติดตามผล

อย่าปล่อยให้ลูกค้าเป้าหมายหลุดมือไป ติดตามทุกขั้นตอนของข้อเสนอโครงการของคุณเพื่อให้คุณทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการติดต่อกับลูกค้าเป้าหมายและทีมของคุณติดต่อกับพวกเขาครั้งล่าสุดเมื่อใด

การติดตามวงจรชีวิตของลูกค้าแบบเรียลไทม์เป็นเรื่องง่ายใน ClickUp ด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง คุณสามารถกำหนดขั้นตอนต่างๆ ของข้อเสนอโครงการผ่านฟิลด์ที่กำหนดเอง มอบหมายบทบาท ตั้งค่าวันครบกำหนดสำหรับการติดตามผลประจำ และติดแท็กสมาชิกในทีมได้

คุณยังสามารถส่งอีเมลและแสดงความคิดเห็นของลูกค้าได้โดยตรงจากหน้าต่างงาน ซึ่งช่วยให้คุณมีบันทึกการตรวจสอบที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารกับลูกค้าแต่ละราย

ใช้ ClickUp สำหรับโครงการเสนอครั้งต่อไปของคุณ

เราหวังว่าตัวอย่างข้อเสนอโครงการ, แม่แบบ, และคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นในการสร้างเอกสารที่ชนะใจ

แก่นแท้ของข้อเสนอโครงการที่ประสบความสำเร็จ คือทีมที่ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ และนั่นคือสิ่งที่ ClickUp ช่วยให้คุณสามารถทำได้

เรานำเครื่องมือ เอกสาร ทีมงาน แดชบอร์ด งบประมาณ และกระบวนการทำงานทั้งหมดของคุณมารวมไว้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเดียวเพื่อลดการสลับบริบทและกระบวนการทำงานแบบแยกส่วนที่เกิดจากการใช้เครื่องมือหลายอย่าง

อะไรดีกว่า?

เรามีการผสานรวมแอปมากกว่า 1,000รายการและคลังเทมเพลตฟรีที่สร้างโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยให้การสร้างกระบวนการทำงานเป็นเรื่องง่าย คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาอันมีค่าไปกับการสร้างทุกขั้นตอนและกระบวนการตั้งแต่เริ่มต้นอีกต่อไป

มันมาถึงแล้ว รอคุณอยู่ใน ClickUp เริ่มต้นวันนี้—ฟรีทั้งหมด—และดูว่าทำไมบริษัทมากมายถึงเปลี่ยนมาใช้ ClickUp