ในขณะที่เกือบทุกคนพบว่าตัวเองอยู่ในบทบาทผู้นำในบางช่วงเวลา การเป็นผู้จัดการโครงการมาพร้อมกับความรับผิดชอบที่เป็นเอกลักษณ์และบางครั้งก็คาดเดาไม่ได้
ในฐานะผู้จัดการโครงการและผู้นำทีม คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและการดำเนินงานที่ยอมรับของบริษัท แต่คุณก็ต้องเปิดรับฟังความคิดเห็นและปรับกระบวนการทำงานของคุณตามความจำเป็นด้วย
นั่นคือจุดที่แม่แบบการจัดการโครงการมีประโยชน์!
ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีการและเคล็ดลับในการบริหารโครงการที่จะช่วยให้คุณรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ และมอบเทมเพลตการบริหารโครงการที่ยอดเยี่ยมใน ClickUp ให้คุณใช้เพื่อทำงานนี้
1. กำหนดความรับผิดชอบของคุณ
เช้าวันจันทร์ และคุณมีการสัมภาษณ์กับผู้สมัครงานใหม่สามคน
คุณยังมีประชุมกับพนักงานปัจจุบันอีก 13 ครั้ง และจำนวนอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณก็เพิ่มขึ้นจนเกินจุดที่ควบคุมได้แล้ว
คุณทำอย่างไรให้มันตรงอยู่เสมอ?
ก่อนอื่น จินตนาการถึงจุดโฟกัสหลักของคุณในฐานะผู้จัดการให้เป็นภาพชัดเจน จากนั้นแยกบทบาทหลักของคุณออกเป็นส่วนย่อย ๆ ที่สามารถจัดการได้มากขึ้นอย่างเป็นระบบ
ระบบลำดับชั้นของ ClickUpทำให้กระบวนการนี้ง่ายดาย คุณสามารถสร้างโปรเจ็กต์สำหรับแต่ละกลุ่มที่คุณดูแลอยู่ภายในพื้นที่กลางเพียงแห่งเดียวได้ จากนั้น ใช้รายการของคุณภายในแต่ละโปรเจ็กต์เพื่อแยกส่วนต่าง ๆ ของโปรเจ็กต์ออกมา นี่คือตัวอย่าง:
พื้นที่: การจัดการ > โครงการ: พนักงาน > รายการ: พนักงาน 1, พนักงาน 2, เป็นต้น
แพลตฟอร์มยังมีเทมเพลตโปรเจ็กต์สำเร็จรูปที่คุณสามารถนำไปใช้ในทีมของคุณได้ทันทีเพื่อเริ่มต้น:
2. ติดตามความคืบหน้าของคุณแบบเรียลไทม์
บางครั้ง การกำหนดวันครบกำหนดสำหรับโครงการหรืองานเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอเมื่อคุณต้องจัดการงานหลายอย่างที่ถูกมอบหมายให้กับกลุ่มคนจำนวนมาก การรู้ว่าทุกอย่างอยู่ในขั้นตอนใดอาจเป็นเรื่องยากมาก
ทางออกคืออะไร? หาวิธีรับการอัปเดตแบบทันทีจากทีมทั้งหมดของคุณ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
ใน ClickUp คุณสามารถตั้งค่านี้ได้อย่างง่ายดายด้วยฟิลด์ที่กำหนดเอง
สร้างคอลัมน์งานที่ไม่ซ้ำกันเพื่อจัดการข้อมูลติดต่อสถานะความคืบหน้า ลิงก์ไปยังเอกสารสำคัญ และอื่นๆ
เมื่อผู้รับมอบหมายงานอัปเดตข้อมูลในฟิลด์เหล่านี้ คุณจะได้รับการสรุปภาพรวมระดับสูงของขั้นตอนการทำงานของทุกคนในที่เดียว:
คุณสามารถสร้างขั้นตอนการทำงานสถานะที่กำหนดเองสำหรับแต่ละโครงการของคุณได้อีกด้วย เพื่อนร่วมทีมสามารถย้ายงานจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อให้คุณทราบเสมอว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน:
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่สำคัญของ ClickUp ที่คุณควรตรวจสอบคือการรายงาน
รายงานช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของเพื่อนร่วมทีมได้จากหลากหลายมุมมอง ภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ ดูได้ว่างานใดได้รับการดำเนินการแล้ว ใครมีรายการที่ต้องดำเนินการที่เกินกำหนด และอื่นๆ อีกมากมาย:
สุดท้ายอย่าลืมตรวจสอบฟีเจอร์พอร์ตโฟลิโอของ ClickUp ด้วย พอร์ตโฟลิโอช่วยให้คุณรวบรวมแผนงานที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดไว้ในภาพรวมระดับสูงสุด เพื่อให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและสถานะของทุกสิ่งในทีมได้อย่างง่ายดาย
3. วางแผนล่วงหน้าเสมอ
การเป็นผู้จัดการส่วนหนึ่งหมายถึงการจัดการกับคำขอที่หลากหลายและแตกต่างกัน ไม่ว่าคุณจะรับผิดชอบในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่ ดูแลทีมขาย หรือวางแผนงานใหญ่ มีความเป็นไปได้สูงที่คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่เพื่อนร่วมงานหลายคนมองมาที่คุณเพื่อขอการดำเนินการ
แล้วคุณจะจัดการกับคำขอทั้งหมดนี้อย่างไรให้ทันเวลา พร้อมทั้งยังคงความชัดเจนและความเด็ดขาดที่เพื่อนร่วมทีมของคุณต้องการ?
คุณจำเป็นต้องคิดล่วงหน้าและจัดสรรเวลาที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จ กำหนดว่าโครงการต้องเริ่มเมื่อใด สิ้นสุดเมื่อใด และทุกขั้นตอนในระหว่างนั้น
ด้วยมุมมองเวลาของ ClickUp คุณสามารถลากและวางงานที่ยังไม่ได้กำหนดเวลาเพื่อเพิ่มวันที่เริ่มต้นและวันที่ครบกำหนดได้โดยตรงบนปฏิทินของคุณ
คุณยังสามารถกำหนดรหัสสีตามสถานะ หรือกรองปฏิทินตามผู้รับผิดชอบเพื่อดูว่าใครกำลังทำงานอะไรอยู่
ไม่แน่ใจว่าจะกำหนดเวลาสำหรับงานใดงานหนึ่งเมื่อใด?
ลองเพิ่มประมาณเวลาที่คาดว่าจะใช้ในการทำงานให้เสร็จ เพื่อช่วยให้คุณจัดตารางเวลาในปฏิทินได้อย่างเหมาะสมเมื่อคุณพร้อม
สรุป
ไม่ว่าขอบเขตความรับผิดชอบในการบริหารของคุณจะมากน้อยเพียงใด ก็มีเครื่องมือที่คุณสามารถนำมาใช้เพื่อช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นและรวดเร็วยิ่งขึ้นอยู่เสมอ แทนที่จะพยายามจดจำทุกงานและทุกการประชุมด้วยกระดาษโน้ตติดผนัง (หรือแย่กว่านั้นคือจำไว้ในหัว) ทำไมไม่ลองประสานงานทุกอย่างไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่เชื่อมโยงกันอย่างลงตัวล่ะ?