ห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการ

Aditya ทำงานเป็นผู้ช่วยฝ่ายการเติบโตที่AirTract ซึ่งเป็นแหล่งรวมคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่ผู้คนสามารถถามคำถาม เขียนบทความ แบ่งปัน และเรียนรู้จากคอร์สออนไลน์ทั้งแบบเสียค่าใช้จ่ายและฟรี เขาสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาตรีสาขาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ และมีประสบการณ์ทำงานในสายงานการตลาดดิจิทัลมาเป็นเวลาสองปี นอกจากนี้ เขายังเป็นนักอ่านตัวยงและแฟนกีฬาตัวยงอีกด้วย

การบริหารโครงการคือการพัฒนาและดำเนินการแผนที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะที่กำลังดำเนินการอยู่ สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งคุณและทีมของคุณจะผ่านไปตามลำดับขณะนำโครงการจากจุดเริ่มต้นไปจนถึงจุดสิ้นสุด

ขั้นตอนของการบริหารโครงการเป็นกระบวนการที่เป็นระบบและดำเนินการเป็นขั้นตอน ซึ่งทั้งผู้จัดการและผู้นำจำเป็นต้องปฏิบัติตามเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างถูกต้องและสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีในอนาคต

ประสิทธิภาพพื้นฐานของโครงการขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่เหมาะสมเพียงไม่กี่ขั้นตอนเพื่อให้การจัดการโครงการขององค์กรมีความแข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพ ขั้นตอนเหล่านี้สามารถใช้เป็นแนวทางเบื้องต้นเพื่อทำความเข้าใจรายงานความคืบหน้าของโครงการใดโครงการหนึ่ง

หากคุณต้องการให้แผนของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการ!

ห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการ

ตามสถาบันการจัดการโครงการ (หรือที่รู้จักในนามของ PMI) การจัดการโครงการคือความรู้, เทคนิค, ทักษะ, และเครื่องมือที่ช่วยขยายขอบเขตของการมีส่วนร่วมและกิจกรรมขององค์กรใด ๆ ให้สามารถบรรลุเป้าหมายของโครงการนั้น ๆ ได้

โดยปกติแล้ว กระบวนการควบคุมและกำกับโครงการจะถูกแบ่งออกเป็นห้าขั้นตอนพื้นฐานตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น ไม่ว่าแผนของคุณจะเป็นการเปิดตัวธุรกิจใหม่หรือการสร้างแผนการตลาด ทุกทีมบริหารจะต้องผ่านทั้งห้าขั้นตอนนี้

มาดูห้าขั้นตอนเหล่านี้กัน:

ข้อกำหนดของขั้นตอนโครงการ: ความคิดเห็นเชิงวิพากษ์

แต่ละโครงการมีความต้องการเฉพาะตัวและมีเส้นทางที่ต้องปฏิบัติตาม ขั้นตอนต่างๆ ในวงจรชีวิตของโครงการช่วยให้ทีมบริหารจัดการสามารถจัดการกับแต่ละโครงการได้อย่างอิสระและดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ ขั้นตอนเหล่านี้ยังช่วยให้มั่นใจว่ามีกระบวนการดำเนินงานที่เป็นระบบและรักษาประสิทธิภาพของทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ฉันรู้ว่าคุณกำลังคิดว่า "มันสำคัญจริงๆ หรือ?"

คำตอบคือใช่! ห้าขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญเพราะช่วย:

มาเรียนรู้เกี่ยวกับห้าขั้นตอนเหล่านี้ และวิธีที่พวกมันช่วยให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จ!

ขั้นตอนที่ 1: การเริ่มต้น

การเริ่มต้นที่เป็นรูปธรรมจะแสดงเส้นทางสู่ความสำเร็จและยัง วางรากฐาน สำหรับทุกขั้นตอนอื่น ๆ ในวงจรชีวิตของมันด้วย ก่อนอื่นให้ตรวจสอบแนวคิดและไอเดียของโครงการของคุณอย่างละเอียดเพื่อพิจารณาว่าแนวคิดนั้นเป็นประโยชน์หรือไม่สำหรับองค์กร

ในระยะนี้ ทีมตัดสินใจจะระบุวิธีการที่เป็นไปได้จริงในการทำให้โครงการทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์ ระยะนี้ยังเป็นที่รู้จักในนามของ การเริ่มต้นอย่างเป็นทางการ ซึ่งเริ่มต้นด้วยการออกคำสั่งโครงการ โดยทั่วไปแล้ว คำสั่งนี้จะอธิบายถึงวัตถุประสงค์หลักและเป้าหมายของโครงการ และยังให้สิทธิ์ในการใช้งบประมาณของโครงการด้วย

ขั้นตอนนี้เริ่มต้นด้วย:

การเริ่มต้นโครงการโดยทั่วไปจำเป็นต้องมีองค์ประกอบสำคัญบางประการเพื่อดำเนินการ เอกสารการเริ่มต้นโครงการ(PID) ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

เมื่อคุณทำทุกอย่างเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาวางแผนโครงการของคุณ!

ขั้นตอนที่ 2: การวางแผน

ขั้นตอนการวางแผนมุ่งเน้นไปที่แผนแม่บทสำหรับเป้าหมาย งบประมาณ และระยะเวลาของโครงการนั้น ๆ นี่คือแผนที่ทางที่ช่วยให้คุณก้าวหน้าและนำทีมไปอย่างถูกต้อง ในระหว่างขั้นตอนนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถนำทักษะของพนักงานมาใช้เพื่อเพิ่มผลผลิตขององค์กรได้

ขั้นตอนการวางแผนโครงการประกอบด้วย:

ขั้นตอนการวางแผนมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการบริหารโครงการ. ในระยะนี้ ทีมของคุณจะได้รับแผนที่ทางที่เหมาะสมของสิ่งที่โครงการต้องการเพื่อให้บรรลุความสำเร็จในที่สุดในฐานะทีม!

แล้วต่อไปคืออะไร? ถึงเวลาลงมือทำงานแล้ว!

ขั้นตอนที่ 3: การดำเนินการ

เมื่อทีมพร้อมอย่างสมบูรณ์ที่จะดำเนินการหรือเปิดตัวผลลัพธ์ขั้นตอนการดำเนินโครงการจะช่วยให้คุณควบคุมและจัดการโครงการทุกโครงการ ใช้สถานะของโครงการของคุณเพื่อให้การไหลของงานเป็นไปอย่างถูกต้องและเป็นระเบียบ ผู้จัดการโครงการจะต้องใช้ทักษะการจัดการและทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์เพื่อกระตุ้นทีม เพิ่มระดับประสิทธิภาพให้เป็นไปตามแผน และอื่นๆ

การจัดการโครงการอาจต้องการสิ่งเหล่านี้สำหรับขั้นตอนการดำเนินการ:

ผู้เชี่ยวชาญบางคนกล่าวว่าการดำเนินการและการส่งเสริมการขายเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนเดียวกันที่ตามมา

หลังจากที่คุณได้ทำขั้นตอนในระยะนี้เสร็จสิ้นแล้ว คุณจำเป็นต้องช่วยเหลือทีมการตลาดของคุณให้สามารถโชว์ผลงานที่คุณได้ทำไว้ได้! ซึ่งอาจรวมถึงการสร้างแพ็กเกจโปรโมชั่นสำหรับบริการหรือสินค้าที่คุณส่งมอบให้เพื่อนำไปใช้ในงานแสดงสินค้า (trade show) ได้ด้วย ตอนนี้ทีมการตลาดของคุณจำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสินค้า ราคา และแม้กระทั่งภาพถ่ายสินค้าเพื่อใช้ในการโปรโมตสินค้าของคุณต่อหน้าลูกค้า

แล้วไงต่อ? คุณทำเสร็จแล้วใช่ไหม?

รอเดี๋ยวก่อน! ยังมีอีกสองด่าน!

ขั้นตอนที่ 4: การตรวจสอบและควบคุม

ในระยะนี้ ผู้จัดการสามารถวัดผลการดำเนินงาน ความคืบหน้า และจัดการกับปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ ขั้นตอนการติดตามและควบคุมเป็นจุดสำคัญของการบริหารโครงการโดยรวม

มีตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI)ที่แตกต่างกันเพื่อติดตามโครงการ เช่น การรักษางบประมาณที่วางแผนไว้อย่างดี การยึดมั่นตามกรอบเวลาที่สัญญาไว้ การส่งมอบผลิตภัณฑ์ภายในกำหนดเวลา และอื่นๆ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือขั้นตอนนี้สามารถวัดผลได้ง่ายและถูกใช้อย่างต่อเนื่องโดยผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 5: ปิดโครงการ

เราได้มาถึงขั้นตอนสุดท้ายของการบริหารโครงการแล้ว ซึ่งคุณสามารถประเมินความสำเร็จของโครงการที่คุณได้ทำเสร็จแล้วได้ การประเมินนี้มอบบทเรียนและประเมินกระบวนการโดยรวมเพื่อปรับปรุงโครงการต่อไปของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือขั้นตอนสุดท้ายของวงจรชีวิตการบริหารโครงการของคุณ

[รูปแบบขั้นตอนการทำงานการจัดการโครงการแบบเป็นขั้นตอน]

ด้วยขั้นตอนทั้งหมดนี้ การบริหารโครงการอาจกลายเป็นเรื่องที่วุ่นวายมาก นี่คือจุดที่เครื่องมือการบริหารโครงการเข้ามามีบทบาทพวกมันช่วยให้คุณวางแผนโครงการได้อย่างง่ายดายClickUpเป็นหนึ่งในเครื่องมือดังกล่าวที่สามารถให้การสนับสนุนที่ยอดเยี่ยม

เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีเอกสาร,การแจ้งเตือน, เป้าหมาย, ปฏิทิน, และกล่องข้อความ. ด้วยคุณสมบัติที่สามารถปรับแต่งได้เต็มที่และเป็นกรรมสิทธิ์, ClickUp ทำงานได้กับทีมทุกขนาดและทุกอุตสาหกรรม ให้ทีมใด ๆ สามารถใช้แอปเดียวกันเพื่อวางแผน, จัดระเบียบ, และร่วมมือกัน.

การสร้างมุมมองที่กำหนดเองซึ่งคุณสามารถบันทึกและแชร์กับใครก็ได้ รวมถึงแผนภูมิปริมาณงานที่แสดงสิ่งที่แต่ละคนกำลังทำงานอยู่ ช่วยให้การจัดการโครงการใดๆ เป็นเรื่องง่าย

กระบวนการบริหารโครงการมีความแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร อย่างไรก็ตาม เหล่านี้คือองค์ประกอบพื้นฐานของโครงการที่ประสบความสำเร็จ ทีมบริหารทั่วโลกใช้ขั้นตอนทั้งห้าของการบริหารโครงการนี้ในการดำเนินโครงการให้สำเร็จลุล่วง พร้อมรับประโยชน์มากมาย

การบริหารโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่ท่วมท้น ไม่ว่าคุณจะกำลังจัดการโครงการที่มีขนาดใดก็ตาม ตราบใดที่คุณปฏิบัติตาม ห้าขั้นตอนของการบริหารโครงการ *