คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการวางแผนการจัดการความต้องการ

ทุกผลิตภัณฑ์และบริการขับเคลื่อนโดยความต้องการทางธุรกิจและลูกค้าหลายประการที่เรียกว่าข้อกำหนด

แต่คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าผลลัพธ์สุดท้ายสอดคล้องกับข้อกำหนดทั้งหมดเหล่านี้?

ง่าย: ด้วยการวางแผนการจัดการความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ

ในบทความนี้ เราจะสำรวจการวางแผนการจัดการความต้องการ เหตุใดจึงมีความสำคัญ และวิธีการสร้างแผนการจัดการความต้องการที่มั่นคง

กระซิบบอก! เรามีข้อเสนอสุดพิเศษ:เครื่องมือที่จะทำให้การวางแผนการจัดการความต้องการเป็นเรื่องง่าย.

มาใส่หน้ากาก ดาลี กันเถอะ 🎭

การวางแผนการจัดการความต้องการคืออะไร?

การวางแผนการจัดการความต้องการ ประกอบด้วยการกำหนดวิธีการที่คุณจะระบุ เอกสาร วิเคราะห์ นำไปใช้ ติดตาม และควบคุมความต้องการของโครงการ

มาลองใช้แผนการที่ไม่มีทางพลาดของศาสตราจารย์จากMoney Heist เพื่อเป็นตัวอย่างกัน

ศาสตราจารย์ จะเป็นผู้วางแผนการจัดการข้อกำหนดของเรา การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับแผนของเขาในขณะที่ทีมของเขากำลังปล้นธนาคารคือข้อกำหนด ข้อกำหนดเหล่านี้จะเปลี่ยนแปลงขอบเขตของโครงการ (การปล้น)

โบนัส:แม่แบบ PRD

ขณะนี้การวางแผนการจัดการความต้องการของเขาจะรวมถึง:

เขาจะต้องคิดหาวิธีติดตามและควบคุมความต้องการของโครงการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาด้วย ขอบคุณคนที่มีความทะเยอทะยานเกินตัวอย่างโตเกียวในทีมของเขา

การวางแผนการจัดการความต้องการเกี่ยวข้องกับหลายสิ่งหลายอย่าง โดยเริ่มต้นจากการกำหนดขอบเขตของโครงการและดำเนินต่อไปตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

แต่ ทำไมมันถึงสำคัญ?

แผนการจัดการความต้องการช่วยให้มั่นใจว่าทุกความต้องการได้รับการบันทึก วิเคราะห์ และแก้ไข รวมถึง:

แน่นอน แผนการจัดการความต้องการมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดการขอบเขตโครงการ

แต่คุณจะสร้างมันขึ้นมาได้อย่างไร? มาค้นหาคำตอบกัน

9 ขั้นตอนในการสร้างแผนการจัดการความต้องการที่ประสบความสำเร็จ

นี่คือขั้นตอนสำหรับการวางแผนการจัดการความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ:

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดขอบเขตของโครงการ

ขอบเขตของโครงการประกอบด้วยการกำหนดและบันทึกเป้าหมายของโครงการ, ผลลัพธ์ที่ต้องการ, งานที่ต้องทำ, ค่าใช้จ่าย, และกำหนดเวลา

โดยปกติแล้วคุณจะระบุขอบเขตของโครงการภายใต้แผนการจัดการขอบเขตในเอกสารกำหนดขอบเขตโครงการหรือแผนโครงการจากนั้นคุณสามารถคัดลอกข้อมูลจากตรงนั้นได้อย่างง่ายดาย

หากไม่มีแผนการจัดการขอบเขต ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะขาดข้อมูลสำคัญที่จำเป็นในการระบุการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดในโครงการ นอกจากนี้ยังจะยากต่อการตัดสินใจว่าคุณควรดำเนินการตามข้อกำหนดที่เสนอหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2: ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

แผนการจัดการของคุณควรระบุถึงมาตรการที่คุณจะดำเนินการเพื่อระบุตัวตนของพวกเขา

เพียงเท่านั้นคุณจึงจะสามารถวางแผนความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้

คุณสามารถจัดการประชุม, ดำเนินการสัมภาษณ์, หรือระดมความคิดกับทีมของคุณเพื่อระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณได้ คุณสามารถเลือกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละคนได้ด้วยตนเองหากจำเป็น, เช่นเดียวกับที่ศาสตราจารย์ ทำ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับการจัดการความต้องการ

แผนของคุณควรระบุให้ชัดเจนว่าใครจะเป็นผู้ รับผิดชอบ ในการดำเนินงานด้านการจัดการข้อกำหนดทั้งหมด

มันสามารถเป็นผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ธุรกิจ หรือสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมของคุณ

จำได้ไหมว่าศาสตราจารย์มอบหมายให้เบอร์ลินเป็นผู้รับผิดชอบแผนนี้?

เขารับผิดชอบในการรวบรวมความคิดเห็นของทีมและตัดสินใจว่าแนวคิดเหล่านั้นสอดคล้องกับแผนโครงการหรือไม่

ในทำนองเดียวกัน แผนการจัดการของคุณจะกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบในการกำกับดูแลกระบวนการจัดการข้อกำหนดทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4: จัดการข้อกำหนดที่ขัดแย้งกัน

เป็นเรื่องปกติที่จะมี ข้อกำหนดที่ขัดแย้งกัน จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการต่างๆ และทีมโครงการของคุณ

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าของคุณอาจต้องการแอปที่ดึงข้อมูลผู้ใช้ 1,000 รายการในคราวเดียว ในขณะที่ทีมพัฒนาอาจพบว่าไม่เหมาะสมในทางปฏิบัติ

เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนั้น ให้ทำตามคำแนะนำของศาสตราจารย์ เขาคาดการณ์ทุกความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทีมของเขาและตำรวจ และวางแผนการดำเนินการไว้ล่วงหน้า

ในทำนองเดียวกัน คุณจำเป็นต้องระบุในแผนของคุณด้วยว่าจะทำอย่างไรให้ลูกค้าและทีมพัฒนาเห็นพ้องต้องกันในฟีเจอร์ของแอปที่จะใช้แก้ไขความขัดแย้งในข้อกำหนดนี้

เช่นเดียวกัน คุณและนักวิเคราะห์ของคุณอาจต้องทำการวิเคราะห์ธุรกิจเพื่อระบุความขัดแย้งดังกล่าวและนำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาสู่ข้อตกลง

ขั้นตอนที่ 5: วางแผนกลยุทธ์ในการจัดลำดับความสำคัญของความต้องการ

โครงการที่ซับซ้อนมีข้อกำหนดหลายประการ

นั่นคือเหตุผลที่แผนการจัดการความต้องการของคุณควรกำหนดวิธีการเพื่อ จัดลำดับความสำคัญ ของความต้องการเหล่านั้น ซึ่งรวมถึงการระบุความต้องการที่มีความสำคัญต่อภารกิจหลักและสิ่งที่คุณสามารถมอบหมายสำหรับสปรินต์ถัดไปได้

ตัวอย่างเช่น การช่วยทีมหนีจากตำรวจเป็นข้อกำหนดที่สำคัญกว่าสำหรับศาสตราจารย์มากกว่าการรวบรวมเงินสดทั้งหมดจากตู้นิรภัยของธนาคาร

ในขณะที่ให้ความสำคัญกับข้อกำหนดของโครงการ คุณควรพิจารณาข้อกำหนดทางเทคนิค อิทธิพลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก เป็นต้น เพื่อประกอบการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล

ขั้นตอนที่ 6: กำหนดเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับของข้อกำหนด

การตรวจสอบย้อนกลับของข้อกำหนด หมายถึง วิธีการที่คุณจะติดตามข้อกำหนดของโครงการตลอดวงจรชีวิตของโครงการ โดยทั่วไปจะทำผ่าน เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับ

เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับเป็นเอกสารที่แสดงแผนที่และติดตามข้อกำหนดของผู้ใช้กับกรณีทดสอบ

ขณะจัดการกับความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับของข้อกำหนด คุณควรมีฐานข้อมูลข้อกำหนดเพื่อให้ทีมของคุณทราบว่าอะไรได้ถูกตกลงกับลูกค้าแล้ว

ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลความต้องการในกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์อาจเป็นผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบแล้วอย่างสมบูรณ์พร้อมชุดคุณสมบัติที่ได้รับการอนุมัติ

ลองดูเมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับของ ClickUp!

ขั้นตอนที่ 7: จัดการความต้องการที่เปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าแผนโครงการของคุณจะละเอียดถี่ถ้วนเพียงใดก็ตาม

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณควรกำหนดระเบียบวิธีในการจัดการ ข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลง เมื่อใดก็ตามที่เกิดขึ้น

สำหรับเรื่องนี้ แผนการจัดการความต้องการของคุณสามารถมี "กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง" ได้

แม้แต่ศาสตราจารย์ก็มีหนึ่ง ซึ่งเบอร์ลินเป็นคนเดียวที่รู้

แผนนี้จะอธิบายกระบวนการในการบันทึกการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ซึ่งจะรวมถึงประเด็นสำคัญบางประการ เช่น:

ขั้นตอนที่ 8: สื่อสารข้อกำหนดของโครงการ

การวางแผนการจัดการความต้องการของคุณควรกำหนดกลไกสำหรับการ สื่อสาร ความต้องการของผู้ใช้ไปยังทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วย

ในแผนของคุณ คุณควรระบุ:

ศาสตราจารย์ใช้สายโทรศัพท์ในการสื่อสารกับเบอร์ลินหลังจากบรรลุแต่ละเป้าหมายสำคัญ เบอร์ลินจะแจ้งให้สมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมทราบต่อไป

ขั้นตอนที่ 9: ระบุเครื่องมือสำหรับการจัดการข้อกำหนด

สุดท้ายนี้ คุณควรอธิบาย เครื่องมือการจัดการความต้องการ ใดๆ ที่คุณจะใช้ในการบันทึก ติดตาม และจัดการความต้องการ

หากคุณต้องการติดตามข้อกำหนดทั้งหมดและดูแลความคืบหน้าของโครงการ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือจัดการข้อกำหนดอย่างClickUp!

ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ได้รับการจัดอันดับสูงซึ่งใช้โดยทีมที่มีประสิทธิภาพทั่วโลกเพื่อจัดการวงจรชีวิตของโครงการและการวางแผนการจัดการความต้องการ

ในฐานะซอฟต์แวร์การจัดการความต้องการ มันรวบรวมทีมของคุณเข้าด้วยกันเพื่อวางแผนและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ มาดูกันว่า:

ก. ติดตามความคืบหน้าด้วยการดู

ด้วย ClickUp คุณสามารถติดตามโครงการและแผนการจัดการความต้องการตั้งแต่ต้นจนจบด้วย มุมมองหลากหลาย

มองเห็นงานของคุณด้วยมุมมองมากกว่า 15 แบบใน ClickUp รวมถึงรายการ กระดาน และปฏิทิน

คุณสามารถมองเห็นงานในรูปแบบรายการ กระดาน หรือปฏิทินได้

คุณยังสามารถดูงานที่เชื่อมโยงกันหรือขั้นตอนของแผนการจัดการข้อกำหนดในมุมมองแผนภูมิแกนต์ของเรา และติดตามความคืบหน้าของแผนงานของคุณได้

สำหรับการวางแผนการจัดการความต้องการอย่างง่ายดาย คุณยังได้รับมุมมองอื่น ๆ เช่น:

ข. ไม่พลาดรายการที่ต้องดำเนินการด้วยความคิดเห็นที่มอบหมาย

ให้เพื่อนร่วมงานรับผิดชอบต่อรายการงานขนาดเล็กภายใต้กระบวนการจัดการของคุณด้วย ความคิดเห็นที่มอบหมาย ของ ClickUp

ClickUp ช่วยให้คุณสร้างรายการดำเนินการได้โดยตรงภายในความคิดเห็นใด ๆ เพื่อให้สิ่งสำคัญไม่หลุดรอดไป ผู้ที่ได้รับมอบหมายสามารถแก้ไขความคิดเห็นเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วเมื่อดำเนินการแล้ว

C. ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลต

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ต้องบริหารจัดการหลายโครงการ ให้ใช้ เทมเพลต ของ ClickUp เพื่อสร้างเทมเพลตแผนการจัดการความต้องการ และนำกลับมาใช้ใหม่สำหรับโครงการในอนาคตเพื่อประหยัดเวลา

คุณสามารถเข้าถึงศูนย์กลางเทมเพลตได้อย่างง่ายดายจาก Spaces, Folders, Lists หรือ tasks.

สร้างแม่แบบการจัดการข้อกำหนดของคุณเองใน ClickUp หรือใช้แม่แบบที่เตรียมไว้แล้วจากศูนย์แม่แบบ

คุณสามารถสร้างหรือปรับแต่งเทมเพลตของคุณสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณได้

แต่นั่นไม่ใช่ทั้งหมด

ClickUp มีฟีเจอร์การจัดการโครงการที่หลากหลาย เช่น:

นอกจากนี้แผนฟรีตลอดชีพของ ClickUp ยังรองรับฟีเจอร์อันทรงพลังหลากหลายรูปแบบ เพื่อการวางแผนจัดการความต้องการได้อย่างง่ายดาย

และหากคุณสมบัติเหล่านี้ยังไม่เพียงพอที่จะทำให้คุณตัดสินใจใช้ ClickUp ลองดูว่าทำไม ClickUp จึงเป็นเครื่องมือการจัดการธุรกิจอันดับ1สำหรับทีมของคุณ

เมื่อคุณมีแผนการจัดการความต้องการที่มั่นคงแล้ว คุณสามารถดำเนินการตามแผนได้ โดยปรับแผนตามความจำเป็นเมื่อใดก็ตามที่จำเป็น

ต้องการคำแนะนำในการเขียนแผนการจัดการฉบับแรกของคุณหรือไม่?

ไม่ต้องกังวล เราได้เตรียมแม่แบบที่สะดวกไว้ให้คุณแล้ว

3 แม่แบบแผนการจัดการความต้องการ

นี่คือแม่แบบการวางแผนการจัดการความต้องการสามแบบสำหรับผู้จัดการโครงการ:

1.แม่แบบแผนการจัดการความต้องการ

2.แบบฟอร์มเอกสารการวิเคราะห์ความต้องการ

3.ตัวอย่างแผนการจัดการข้อกำหนด

คุณสามารถใช้หนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้เป็นตัวอย่างแผนการจัดการความต้องการสำหรับความต้องการของคุณได้

ต้องการเทมเพลตการจัดการผลิตภัณฑ์อื่น ๆ หรือไม่? ตรวจสอบบทความนี้ได้เลย

อย่างไรก็ตาม ในขณะที่คุณกำลังร่างแผนของคุณ คุณควรระวังข้อผิดพลาดทั่วไปในการวางแผนความต้องการที่อาจเกิดขึ้นเพื่อหลีกเลี่ยง

4 ข้อผิดพลาดในการวางแผนการจัดการความต้องการที่ควรหลีกเลี่ยง

การวางแผนการจัดการความต้องการอาจเป็นเรื่องท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อต้องรับมือกับโครงการที่ซับซ้อน เป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดในขั้นตอนต่างๆ

นี่คือสี่ข้อผิดพลาดทั่วไปที่คุณสามารถหลีกเลี่ยงได้ในฐานะผู้จัดการโครงการ:

1. การกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ถูกต้อง

หากคุณไม่ทำแผนที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณอย่างถูกต้อง ทีมของคุณอาจลงเอยด้วยการทำงานตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ถูกต้อง

นอกจากนี้ การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างถูกต้องก็มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากความต้องการทางธุรกิจหลายประการจะมาจากพวกเขา

2. ขาดการสื่อสาร

หากคุณไม่สื่อสารกับทีมโครงการ ลูกค้า และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างดี คุณอาจประสบปัญหาเกี่ยวกับข้อกำหนด

การสื่อสารภายในทีมยังสามารถช่วยให้ปัญหาปรากฏขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากร

นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะไม่มีอะไรจะพูด ก็ให้พูดว่า "ไม่มีอะไรจะพูด"

อย่าให้ลูกค้าคิดว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นในโครงการ

3. ไม่ทำให้แผนเป็นแบบวนซ้ำ

เราทราบดีอยู่แล้วว่าข้อกำหนดมีการเปลี่ยนแปลงหลายครั้งตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

หากการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ไม่ได้รับการนำมาใช้ ผลลัพธ์จะไม่เป็นไปตามที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการ

อย่างไรก็ตาม หากแผนไม่ได้ปฏิบัติตามวิธีการแบบวนซ้ำ เช่น Agile ทีมโครงการอาจติดอยู่กับเพียงชุดแรกของข้อกำหนดเท่านั้น

4. การใช้ MS Word และ MS Excel สำหรับการวางแผน

Word และ Excel อาจเป็นเครื่องมือที่ทีมใช้บ่อยที่สุดในการบันทึกข้อกำหนด

อย่างไรก็ตาม ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ การจัดการเวอร์ชันเอกสารอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งยากจริง ๆ

เมทริกซ์การตรวจสอบย้อนกลับที่สร้างขึ้นในแผ่นงาน Excel สามารถกลายเป็นเครือข่ายของคอลัมน์ที่อ้างอิงถึงเอกสารที่ไม่มีที่สิ้นสุดได้เช่นกัน 😰

โบนัส:แม่แบบเมทริกซ์

3 คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการข้อกำหนด

นี่คือคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับกระบวนการจัดการข้อกำหนด:

1. อะไรคือข้อกำหนด?

ข้อกำหนด คือสิ่งที่จำเป็นหรือต้องการ

ควรมีความจำเป็น มีความเฉพาะเจาะจง เข้าใจได้ ถูกต้อง เป็นไปได้ และทดสอบได้

ตัวอย่างเช่น หากทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ของคุณสร้างแอปบล็อกเวลา คุณลักษณะการติดตามเวลาอาจเป็นหนึ่งในข้อกำหนด

2. ทำไมฉันควรจัดการความต้องการ?

การจัดการความต้องการไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการและการดำเนินงานของโครงการของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยในการ:

3. กระบวนการจัดการข้อกำหนดคืออะไร?

กระบวนการจัดการข้อกำหนดประกอบด้วย:

พร้อมที่จะ สร้าง แผนการจัดการความต้องการที่แข็งแกร่งหรือไม่?

แน่นอน การเขียนแผนการจัดการความต้องการที่สมบูรณ์แบบนั้นต้องใช้เวลา ศาสตราจารย์วางแผนการปล้นมาตั้งแต่อายุ 19 ปี และมันกลายเป็นแผนที่ ค่อนข้าง ดี! *😎

ไม่ว่าจะใช้เวลานานแค่ไหน แผนการจัดการความต้องการของคุณควรตรวจสอบทุกขั้นตอนที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

เครื่องมือการจัดการความต้องการที่ชาญฉลาดเช่น ClickUp สามารถช่วยคุณทำได้รวดเร็ว

ด้วย ClickUp คุณสามารถทำงานร่วมกันและแก้ไขเอกสารข้อกำหนดหรือแผนการจัดการโครงการ จัดเรียงความขัดแย้งของข้อกำหนด และทำให้งานประจำเป็นไปอย่างราบรื่นได้อย่างง่ายดาย

มันคือสุดยอดของทีมเวิร์คที่แท้จริงที่คอยสนับสนุนคุณในทุกย่างก้าว

ทำไมต้องรอ?

ลองใช้ ClickUp ฟรีเพื่อสร้างแผนการจัดการความต้องการที่มั่นคงเหมือนกับ อาจารย์ และเราเดิมพันว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณจะมีคำเดียวที่จะพูด...