แผนผังกระบวนการเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการบริหารโครงการ 💡
มันช่วยให้คุณแยกงานและกระบวนการที่ซับซ้อนออกเป็นภาพที่เข้าใจง่าย ด้วยแผนผังกระบวนการ คุณจะมีปัญหาน้อยลงในการระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงรวมถึงจุดที่อาจเกิดปัญหาในโครงการใด ๆ
เครื่องมือหลากหลายประเภทสามารถใช้สร้างแผนผังกระบวนการได้ รวมถึงClickUp, Excel หรือแม้แต่ Word 💻
ข่าวดีคืออะไร?
คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มต้นจากศูนย์เมื่อสร้างแผนผังกระบวนการที่ดูน่าสนใจ สามารถแชร์และแก้ไขได้ และในบทความนี้ เราจะนำเสนอภาพรวมของเทมเพลตแผนผังกระบวนการ 10 แบบ เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นวางแผนกระบวนการของคุณได้อย่างง่ายดาย
อะไรคือแบบแผนการแผนภาพกระบวนการ?
แม่แบบแผนผังกระบวนการคือแผนภาพที่แสดงภาพกระบวนการและรายละเอียดขั้นตอนแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในงานนั้นๆ ออกแบบมาเพื่อช่วยผู้จัดการโครงการ—ไม่ว่าจะในบทบาทใดก็ตาม—ในการระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและจุดที่อาจเกิดปัญหาในกระบวนการทำงานของโครงการ
อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบแผนการแผนผังกระบวนการดี?
แม่แบบการแผนผังกระบวนการที่มั่นคงคือทุกสิ่งที่คุณคาดหวังไว้—เป็นวิธีที่ชัดเจน กระชับ และจัดระเบียบอย่างเป็นภาพในการดูกระบวนการทำงานของทีมคุณ ควรอ่านและเข้าใจได้ง่าย รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในการดำเนินโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น
แม่แบบที่ดีใช้สัญลักษณ์แผนผังกระบวนการ ลูกศร และกล่องเพื่อแสดงขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ แผนผังกระบวนการจำเป็นต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมกับกรณีการใช้งานเฉพาะ
ตัวอย่างเช่น ในฐานะผู้จัดการ คุณอาจต้องการใช้แผนผังกระบวนการแบบสวิมเลนเพื่อแสดงภาพว่าใครในทีมของคุณรับผิดชอบแต่ละขั้นตอนในกระบวนการ 🏊
ในทางกลับกันการสร้างแผนผังกระบวนการแบบโฟลว์ชาร์ต—พร้อมด้วยสัญลักษณ์การแผนผังกระบวนการ—จะช่วยให้คุณมองเห็นภาพ ทุกขั้นตอน ในกระบวนการที่แก้ปัญหาเฉพาะได้
วิธีสร้างแผนผังกระบวนการ
การสร้างแผนผังกระบวนการเริ่มต้นด้วยการกำหนดขอบเขตของโครงการ ซึ่งรวมถึงการระบุเป้าหมายและ วัตถุประสงค์หลัก ของโครงการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ และงานที่ต้องดำเนินการ 📝
ขั้นตอนต่อไปคือการแยกแต่ละงานออกเป็นขั้นตอนย่อย ๆ และวิเคราะห์ว่าขั้นตอนใดเชื่อมโยงกันและเชื่อมโยงอย่างไร จากนั้นใช้เครื่องมือแผนผังกระบวนการเพื่อสร้างแผนผัง
ClickUp มาพร้อมกับเครื่องมือในตัวที่ให้คุณใช้รูปทรง ฉลาก และลูกศรเพื่อช่วยในการมองเห็นการไหลของงานและแสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานต่าง ๆ ได้ คุณยังสามารถเพิ่มสีและฉลากลงในเทมเพลตแผนผังกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อีกด้วย
ตอนนี้ คุณจะทำอย่างไร?
การสร้างแผนผังกระบวนการด้วย ClickUpMind Mapsนั้นง่ายและใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติ ขั้นแรก เลือก + ดู ที่ด้านบนของพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ แล้วคลิกไอคอนเพื่อสร้างแผนผังความคิดใหม่
จากนั้นคุณจะเลือกได้ระหว่างสองตัวเลือก: โหมดงาน หรือ โหมดว่างเปล่า
โหมดงาน
โหมดนี้จะแสดงทุกงานที่อยู่ภายในแผนผังความคิดของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงพื้นที่ทำงานได้ง่ายขึ้น เพราะสามารถลากกิ่งเพื่อปรับตำแหน่งของโหนดได้อย่างสะดวก
คุณยังสามารถสร้าง แก้ไข และลบงานได้ตามต้องการ ในแง่ของการทำแผนผังกระบวนการทางธุรกิจ โหมดงานช่วยระบุจุดติดขัด ขั้นตอนสำคัญที่เกี่ยวข้อง และงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสมาชิกทีมหลายคนซึ่งทำงานข้ามแผนกของคุณ
โหมดว่างเปล่า
หากคุณต้องการทำงานกับโหมดว่างเปล่า คุณสามารถสร้างแผนผังความคิดที่มีโหนดไม่เชื่อมต่อได้ ด้วยโหมดว่างเปล่า คุณสามารถสร้างโหนดได้มากเท่าที่ต้องการ และจากนั้นสามารถเปลี่ยนเป็นงานในรายการที่คุณเลือกได้อย่างง่ายดาย
จากนั้น เริ่มต้นด้วยโหมดหลัก ให้คลิกที่ + งาน เพื่อเริ่มสร้างแผนผังความคิดของคุณ เพิ่มชื่อสำหรับแต่ละงานแล้วกด Enter เพื่อสร้างงานนั้น
เมื่อคุณเพิ่มสาขาและโหนด คุณสามารถใช้การเข้ารหัสสีเพื่อแสดงขั้นตอนแต่ละขั้นตอนได้อย่างถูกต้อง เมื่อคุณเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถบันทึกและแชร์แผนภาพกระบวนการของคุณกับทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย
10 แม่แบบแผนผังกระบวนการเพื่อกำหนดโครงร่างโครงการถัดไปของคุณ
ดูสิ—เราชอบแผนผังกระบวนการที่มีรายละเอียดครบถ้วน และเราก็ชอบเทมเพลตที่ช่วยให้คุณติดตามกระบวนการทั้งหมดได้เช่นกัน อีกทั้งยังมีตัวเลือกมากมายให้เลือกใช้เมื่อต้องวางแผนผังกระบวนการโครงการถัดไปของคุณ
นั่นคือเหตุผลที่เราได้รวบรวมแม่แบบแผนผังกระบวนการที่ดีที่สุด 10 แบบไว้ให้คุณพิจารณา—พร้อมตัวอย่างการใช้งานที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละแบบ
1. แม่แบบไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการ ClickUp
เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการ ClickUpเป็นทรัพยากรที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้จัดการโครงการและนักสร้างสรรค์ทุกคน เทมเพลตแผนผังกระบวนการนี้จะช่วยให้พวกเขาเห็นภาพการไหลของงานในแต่ละขั้นตอนได้อย่างชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณจะค้นพบกิจกรรมที่สำคัญที่สุดในแต่ละขั้นตอน เพื่อให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะช่วยให้คุณก้าวหน้าไปข้างหน้า
นี่คือเทมเพลตที่เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น ด้วย ClickUpWhiteboards คุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขแผนผังกระบวนการได้ตามต้องการ แทนที่จะต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการที่สามารถแชร์ได้ คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการ บันทึกไว้ และแชร์กับทีมได้อย่างง่ายดาย
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยรูปแบบคอลัมน์ที่มีสีสันและจัดระเบียบอย่างเป็นระบบ พร้อมปรับให้เหมาะสมสำหรับการติดตามความก้าวหน้าของโครงการ นอกจากนี้ยังมีป้ายกำกับสำหรับแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ รวมถึงเป้าหมาย กิจกรรม และรายการที่ต้องดำเนินการ
มันมาพร้อมกับสถานะสองแบบ, ช่องข้อมูลที่กำหนดเองหนึ่งช่อง, และประเภทการดูสามแบบ—ดังนั้นคุณมีความยืดหยุ่นมากมายในที่นี้
2. แม่แบบแผนผังกระบวนการ ClickUp
แผนผังการไหลเป็นภาพที่แสดงอย่างง่ายของกระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้น โดยทั่วไปจะแสดงด้วยรูปทรงเฉพาะ ป้ายกำกับ และเส้นเชื่อมต่อจากจุดเริ่มต้นถึงจุดสิ้นสุดในแผนผังกระบวนการของคุณ
เทมเพลตแผนผังกระบวนการ ClickUp Process Map Flowchartนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำความเข้าใจลำดับขั้นตอนอย่างมีเหตุผลของงานหรือกระบวนการ ช่วยให้คุณสามารถแยกโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว เทมเพลตแผนผังกระบวนการนี้จะช่วยให้คุณจัดเรียงและปรับแต่งได้อย่างสะดวกขณะมองเห็นภาพโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ
เทมเพลตนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสร้างแผนภาพกระบวนการทำงานที่ซับซ้อน และยังสามารถปรับแต่งสี รูปร่าง ป้ายกำกับ และเส้นให้เหมาะสมกับความต้องการของทุกโครงการได้
ด้วยสถานะสองแบบและประเภทการแสดงผลสองประเภท คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มสร้างแผนผังงานจากศูนย์
3. แม่แบบแผนผังกระบวนการ PDCA ของ ClickUp
วางแผน, ทำ, ตรวจสอบ, และดำเนินการ. นี่คือสี่ขั้นตอนของแบบแผนกระบวนการ PDCA. ด้วยแบบแผนนี้, โครงการจะง่ายต่อการดำเนินการ—ทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้นมาก.
แผนผังกระบวนการโดยละเอียดถูกสร้างขึ้นรอบแต่ละขั้นตอนทั้งสี่ เพื่อให้งานในแต่ละขั้นตอนสามารถจัดการได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณแยกและจัดหมวดหมู่ของงานเรียบร้อยแล้ว จะสามารถระบุงานที่สำคัญที่สุดได้ง่ายขึ้นมาก
แผนผังกระบวนการ PDCA เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการยกระดับการวางแผนกระบวนการของคุณให้ดียิ่งขึ้น เพราะมันให้คุณเห็นมุมมองที่แตกต่างของโครงการโดยรวมของคุณ หากคุณเป็นผู้นำทีมและต้องการภาพที่ง่ายต่อการทำงานร่วมกัน ให้ใช้แผนผังกระบวนการ PDCA
เมื่อจัดการโครงการ มีงานมากมายที่ต้องจัดการ—ไม่น่าแปลกใจเลย อย่างไรก็ตาม การจำไว้ว่าการทำแผนผังกระบวนการจะช่วยให้แบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นส่วนเล็กๆ ที่จัดการได้ ใครบ้างที่ไม่ชอบความเรียบง่าย?
4. แม่แบบงานแผนผังกระบวนการ ClickUp
ด้วยการทำแผนผังกระบวนการ คุณจะมาตรฐานงานที่ทำซ้ำซึ่งรวมกันเพื่อดำเนินธุรกิจของคุณแม่แบบงานการทำแผนผังกระบวนการของ ClickUpนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการแยกและติดตามงานแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการใดๆ รวมถึงคอลัมน์ที่ปรับแต่งได้ เช่น เวลา, ทรัพยากร, และ ค่าใช้จ่าย
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถวัดเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรที่เกี่ยวข้องกับแต่ละงานได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ แต่ละงานยังสามารถมอบหมายให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะได้ ซึ่งช่วยให้ติดตามและจัดการโครงการที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น
หนึ่งในข้อดีของการทำแผนผังกระบวนการคือคุณไม่เพียงแค่เข้าใจงานและขั้นตอนของโครงการอย่างชัดเจนเท่านั้น แต่ยังเข้าใจว่าใครรับผิดชอบอะไรด้วย การใช้เทมเพลตแผนผังกระบวนการของ ClickUp นี้ช่วยเพิ่มความชัดเจนในการรับผิดชอบของแต่ละคนในโครงการ
และบ่อยครั้งเกินกว่าจะนับ การติดตามความรับผิดชอบเหล่านี้เป็นเรื่องปวดหัวหากไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ร่วมกันกับทีม ดังนั้น ให้ทีมของคุณ (และตัวคุณเอง) เข้าใจกระบวนการของคุณมากขึ้นด้วยแผนผังกระบวนการ เพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดการกระบวนการปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. แม่แบบงานแผนผังกระบวนการง่าย ๆ ของ ClickUp
ลองนึกภาพว่าคุณมีแผนที่ที่ชัดเจนซึ่งแสดงการไหลของกิจกรรมในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเฉพาะ นั่นคือเหตุผลที่คุณสามารถสร้างแผนผังกระบวนการได้อย่างง่ายดายโดยใช้แผนผังกระบวนการแบบง่ายของ ClickUp
ผู้จัดการโครงการใช้แม่แบบแผนผังกระบวนการเพื่อแยกงานที่ซับซ้อนของโครงการออกเป็นขั้นตอนที่ง่ายและปฏิบัติตามได้ ช่วยระบุพื้นที่ในกระบวนการปัจจุบันของคุณที่เวิร์กโฟลว์สามารถปรับปรุงให้ราบรื่นขึ้นได้
ตัวอย่างเช่น แผนผังกระบวนการในระดับสูงของคุณสามารถช่วยลดจำนวนงานเพื่อให้อยู่ในงบประมาณของโครงการและค้นหาพื้นที่ที่สามารถปรับปรุงด้านโลจิสติกส์ได้
เช่นเดียวกับเทมเพลตอื่น ๆ ของ ClickUp คุณสามารถมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้า และวัดความสำเร็จได้โดยไม่ต้องเริ่มต้นจากศูนย์ด้วยเทคนิคการวางแผนกระบวนการเลย
6. แม่แบบแผนผังกระบวนการแบบ Swimlane ของ ClickUp
ตามที่เราได้หารือไว้ก่อนหน้านี้ แผนผังกระบวนการแบบ Swimlane เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการโครงการ และเทมเพลตแผนผังกระบวนการแบบ Swimlaneของ ClickUp เป็นสิ่งที่คุณต้องมีหากคุณต้องการระบุผู้รับผิดชอบสำหรับงานต่างๆ ในกระบวนการทำงานของคุณ
เทมเพลตนี้ใช้เพื่อให้ทุกคนอยู่ในเลนของตัวเอง ทำให้การไหลของกระบวนการแสดงงานย่อยและเหตุการณ์ที่อยู่ในเลนเฉพาะของแต่ละคน การใช้เทมเพลตการแผนผังกระบวนการทางธุรกิจเช่นนี้เหมาะสำหรับกระบวนการที่ซับซ้อนซึ่งต้องการการทำให้เรียบง่าย
กังวลเกี่ยวกับการมอบหมายความรับผิดชอบมากเกินไปให้กับสมาชิกในทีมเพียงคนเดียว และไม่ได้กระจายทรัพยากรอย่างเท่าเทียมกันหรือไม่?แผนผังกระบวนการแบบสวิมเลนช่วยให้คุณจัดสรรความรับผิดชอบใหม่ได้อย่างชัดเจนตามความเหมาะสม
นี่คือเทมเพลตที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ที่ต้องการเริ่มต้นกระบวนการแบบสวิมเลน และมาพร้อมกับสถานะสองแบบและประเภทการดูสองแบบ
7. แม่แบบแผนผังความคิดแบบง่ายของ ClickUp
เริ่มโครงการใหม่ใช่ไหม? อย่าลืมระดมความคิดด้วย! ใช้แม่แบบแผนผังความคิดแบบง่ายของ ClickUpเพื่อจดบันทึกและไอเดียที่ผุดขึ้นมาในหัวได้อย่างง่ายดาย ระดมความคิดเหล่านั้นร่วมกัน เพื่อให้โครงการไม่เกิดขึ้นโดยลำพัง
พร้อมกับสถานะสองแบบและประเภทการดูสามแบบแม่แบบแผนผังความคิดนี้ช่วยให้คุณสร้างโหนด เชื่อมโยงแนวคิด และจัดเรียงกระบวนการจัดการงานของคุณใหม่ได้อย่างง่ายดาย จนกว่าจะได้รูปแบบที่เหมาะสมกับคุณ
8. แผนภูมิกระบวนการ Excel สำหรับแม่แบบแผนผังงานพื้นฐาน
เมื่อทุกอย่างล้มเหลว ยังมี Excel ให้พึ่งพาเสมอ ไม่มีใครบอกได้ว่าอะไรเป็นไปได้ด้วยมัน รวมถึงการสร้างแผนผังกระบวนการที่ช่วยให้คุณตัดงานที่ทำซ้ำๆ ออก หรือสร้างงานใหม่ด้วยจุดอ้างอิงที่วางแผนไว้อย่างดี
เทมเพลตแผนผังกระบวนการใน Excelนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องอธิบายกระบวนการซ้ำแล้วซ้ำอีก ทำให้คุณประหยัดเวลาได้จริง ⌛
ด้วยอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและความสามารถในการสร้างและจัดรูปแบบตารางได้อย่างง่ายดาย เทมเพลตของ Excel ช่วยให้คุณสามารถวางแผนกระบวนการได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วเพียงแค่ไม่กี่คลิก เทมเพลตนี้มีรูปทรง เส้น และลูกศรหลากหลายรูปแบบเพื่อแสดงลำดับขั้นตอนของกระบวนการ
แม้ว่าจะมีโปรแกรมทางเลือกอื่น ๆ สำหรับ Excelอยู่มากมาย แต่แม่แบบบางตัวของ Excel ก็สามารถเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีได้
9. แม่แบบแผนผังกระบวนการปรับปรุงธุรกิจ PowerPoint สำหรับทีมสไลด์
คุณทราบหรือไม่ว่ามีแม่แบบแผนผังกระบวนการมากมายที่สามารถใช้สร้างงานนำเสนอ PowerPoint ได้เช่นกัน?แม่แบบแผนผังกระบวนการสำหรับ PowerPointช่วยให้การสร้างงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพและดึงดูดสายตาเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเป็นเรื่องง่าย เพียงแก้ไขเล็กน้อยเท่านั้น
มันใช้ไอคอน, รูปร่าง, และลูกศรที่เข้าใจง่ายเพื่ออธิบายแต่ละขั้นตอนของการวิเคราะห์กระบวนการ เช่น กำหนด, วัด, วิเคราะห์, ปรับปรุง, และ ควบคุม ซึ่งให้การแสดงผลที่เข้าใจง่ายในรูปแบบภาพ
ในบรรดาแผนผังกระบวนการระดับสูงในรายการนี้ มีห้องสมุดของภาพที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและองค์ประกอบที่ปรับแต่งได้เพื่อเสริมสร้างสไลด์ให้ดูมีความเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น
10. แม่แบบแผนผังกระบวนการแบบเลน TemplateLab
TemplateLab มีแม่แบบแผนผังกระบวนการ Swimlaneที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถใช้ใน Microsoft Word หรือ PowerPoint ได้
ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถระบุพื้นที่ที่อาจปรับปรุงได้ เช่น การกำจัดของเสีย เพิ่มประสิทธิภาพ และลดต้นทุน. แบบจำลองสวิมเลนนี้เหมาะสำหรับการมองเห็นและติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพ การรับประกันความพึงพอใจของลูกค้า และการปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการโดยรวม.
เมื่อคุณพบขั้นตอนที่ซับซ้อนมากขึ้นในกระบวนการ แผนผังกระบวนการจะช่วยให้คุณลดความซับซ้อนหรือแม้กระทั่งกำจัดขั้นตอนเหล่านั้นออกไป เพื่อให้ระบบมีความชัดเจนยิ่งขึ้น
โบนัส:การทำแผนผังกระบวนการด้วย AI!
แม่แบบเป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของกระบวนการที่มองเห็นได้
แผนผังกระบวนการช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจนและจัดระเบียบได้ดีขึ้นในขณะที่กำลังสร้างกระบวนการและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม แม่แบบแผนผังกระบวนการเป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของเครื่องมือที่ช่วยในการปรับปรุงโครงการใดๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ
ด้วยระบบอัตโนมัติของ ClickUp พื้นที่ทำงานที่ปรับแต่งได้ งานที่สามารถมอบหมายได้ การติดตามเวลา และคุณสมบัติแผนผังการทำงานอื่นๆ คุณสร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นในการจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนหรือโครงการต่างๆ ทั่วทั้งทีมของคุณ
หากคุณต้องการตัวอย่างเพิ่มเติม โปรดไปที่ศูนย์เทมเพลต ClickUpซึ่งมีตัวเลือกมากมายหลายร้อยแบบที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นโครงการของคุณได้ง่ายขึ้นและเข้าใจได้มากขึ้น ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด!