Os gerentes de operações são como regentes de orquestra. Assim como o maestro coordena todos os diferentes instrumentistas e garante a apresentação de uma performance musical harmônica, um gerente de operações supervisiona e coordena tarefas e recursos para manter a empresa em sincronia.
Seja revisando processos para remover redundâncias e tornar os fluxos de trabalho econômicos ou gerenciando programas de garantia de qualidade em ritmo acelerado, um gerente de operações vai além para manter as luzes acesas em uma empresa 💡
Para entender a complexidade desse cargo, confira nossa visão de um dia na vida de um gerente de operações. Além das tarefas diárias, exploraremos vários aspectos dessa importante função, incluindo:
- Qualificações desejáveis
- Ferramentas e técnicas usadas pelos gerentes de operações
Entendendo a função de um gerente de operações
Um gerente de operações desempenha muitas funções em uma organização. Ele está envolvido em vários processos e procedimentos vitais - desde
e eficiente
à garantia de qualidade. Normalmente, eles se comunicam com outros departamentos e divisões de uma empresa, mas também podem lidar com clientes ocasionalmente.
Devido à natureza dinâmica do trabalho, eles precisam ter sólidos conhecimentos técnicos e comerciais e a confiança necessária para tomar decisões cruciais rapidamente. Eles também devem ter uma ampla gama de habilidades sociais, como
e comunicação.
Nas seções a seguir, detalharemos as três principais funções de um gerente de operações:
1. Planejamento e priorização para aumentar a eficiência
O gerente de operações deve primeiro entender completamente os objetivos gerais de negócios da organização. Seu trabalho é alinhar as metas de alto nível da empresa com as metas das equipes de operações, criando um
.
Durante o processo de criação de estratégias, o gerente de operações se concentra em:
- Planejamento de operações: O gerente de operações define as ações que a organização ou equipes específicas devem realizar e estabelece prazos para elas. Esses planos serão a base do planejamento de operações do gerente de operações planejamento de capacidade e estratégias de gerenciamento de riscos
- Priorização: O gerente de operações consultará outros gerentes seniores para decidir quais atividades devem ser colocadas no topo da lista de tarefas da equipe.
Priorização de alguns objetivos de cada vez evita problemas de qualidade no futuro - Decisão sobre as métricas de desempenho: O gerente de operações precisa dedicar tempo para determinar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que marcarão o sucesso da operação e contribuirão para a saúde da empresa nas demonstrações financeiras
2. Projeto de processos, monitoramento e gerenciamento de programas de garantia de qualidade
Considerando as metas da empresa, as leis e os padrões do setor, o gerente de operações elabora políticas e fluxos de trabalho para toda a organização. Ele deve atualizar essas políticas e melhorar os processos à medida que novas informações chegam.
O gerente de operações deve coordenar com outros departamentos envolvidos no fornecimento de produtos e serviços. Isso pode incluir a execução de
programas para verificar a eficiência da produção, a relação custo-benefício da logística atual e a alocação ideal de recursos humanos (RH).
Se o desempenho operacional não for satisfatório, o gerente poderá reprojetar ou
para torná-los econômicos e obter resultados favoráveis.
O gerente de operações também supervisiona as operações à medida que elas se desenrolam, tanto no local quanto no campo. Além de tudo, ele monitora os orçamentos, realizando uma análise de custo-benefício para avaliar o impacto financeiro das decisões operacionais. 💵
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3. Gerenciamento de funcionários
Um ótimo gerente de operações geralmente colabora com o gerente de RH para fazer o seguinte:
- Manter o controle dos horários dos funcionários
- Integrar novos funcionários
- Programar o trabalho de forma eficaz, de acordo com os conjuntos de habilidades e a disponibilidade dos funcionários
- Documentar as melhores práticas e procedimentos operacionais padrão (SOPs)
- Elaborar programas de treinamento impactantes para melhorar a eficiência das equipes de produção
- Implementar novos sistemas de controle de presença e tempo dos funcionários
- Escrever manuais de processos para aumentar a eficiência e a produtividade da equipe
- Implementar medidas de segurança em fábricas e escritórios
Dica profissional: Para avaliar a capacidade da equipe e distribuir tarefas de forma eficaz, os gerentes podem usar o
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Um dia típico na vida de um gerente de operações
Cada dia é único para um gerente de operações. Descrevemos abaixo o que um dia comum envolve.
Pela manhã
Normalmente, o gerente de operações é uma das primeiras pessoas a chegar ao escritório. Isso permite que ele esvazie a cabeça para poder enfrentar os desafios do dia. Primeiro, ele se certifica de que tudo está em ordem para que os processos operacionais sejam iniciados. 🌄
Para ver o que está reservado para o dia e fazer planos eficazes, o gerente de operações revisa sua
lista de tarefas
e calendário. Eles também verificam sua caixa de entrada de e-mail para ver se algum problema precisa ser resolvido com urgência.
Dica profissional: Os gerentes de operações altamente produtivos geralmente usam uma solução de gerenciamento de tarefas como
para manter tudo organizado digitalmente. Por exemplo,
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Resolução de problemas diários (com exemplos)
A maior parte do dia do gerente de operações é dedicada à resolução de problemas emergentes. 🚨
Por exemplo, o fornecedor informa que está atrasado na entrega de matérias-primas devido às condições climáticas. Nesse caso, o gerente de operações avalia o estoque existente, prioriza a produção dos produtos mais urgentes e informa os clientes sobre possíveis atrasos. Ele também pode entrar em contato com fornecedores alternativos para minimizar as interrupções.
No caso de uma quebra repentina de equipamento, o gerente de operações convoca ou reúne uma equipe para fazer os reparos imediatamente. Se não for possível um conserto rápido, o gerente determina como concluir todo o trabalho usando o maquinário disponível e evitar atrasos na produção.
Outro cenário estressante de solução de problemas surge quando um funcionário-chave precisa tirar uma licença médica inesperada por um período indefinido. Nesse caso, o gerente de operações tem a tarefa de encontrar um substituto temporário.
Portanto, ao longo do dia, o gerente de operações precisa estar pronto para lidar com esses problemas inesperados e, para isso, sua
o jogo deve ser de alto nível.
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. O modelo permite que eles listem todas as soluções para um problema, atribuam classificações de valor e risco e visualizem a posição de cada opção na matriz do quadro branco. Quando a solução ideal surgir, o gerente poderá
para que a equipe possa começar a trabalhar nele o mais rápido possível.
Reuniões
Os gerentes de operações geralmente participam ou lideram muitas reuniões e chamadas ao longo do dia, como, por exemplo, com:
- Outros gerentes: Normalmente, o gerente de operações organiza reuniões semanais com todos os gerentes e chefes de departamento. Durante essa reunião, eles recapitulam o trabalho anterior trabalho da semana anterior e planejam a próxima. Essa é uma oportunidade de trazer à tona os problemas e revisar os relatórios
- Clientes: Os clientes, especialmente os novos, tendem a ter muitas perguntas e preocupações. O gerente de operações aborda algumas delas, explicando como a empresa realizará o trabalho para o qual foi contratada
- Executivos seniores: O gerente de operações leva os problemas de processo ou de qualidade até a gerência sênior, como o CEO (Chief Executive Officer) e o GM (General Manager), para obter soluções oportunas
Dica profissional: Ter uma visão clara
e cumpri-la garante que essas conversas sejam eficientes e proveitosas. Com o ClickUp, os gerentes podem criar modelos de pauta para diferentes casos de uso a fim de acelerar os preparativos para reuniões futuras.
Modelo de agenda de reunião do ClickUp
Fim do dia
O gerente de operações precisa ficar até o fim do dia para o caso de emergências de última hora. Geralmente, ele encerra o dia verificando novamente sua caixa de entrada, agendando reuniões e preparando tarefas para o dia seguinte. 🌇
Como o setor pode influenciar o dia a dia de um gerente de operações
As tarefas diárias de um gerente de operações variam de acordo com o setor em que ele atua. Confira quatro exemplos específicos do setor e responsabilidades relevantes:
- Construção civil: Gerenciar a aquisição de materiais para os locais de construção, rastrear o uso de recursos, garantir a manutenção de equipamentos, despachar equipamentos e trabalhadores da construção, monitorar os preços dos fornecedores, gerenciamento do orçamento do projeto
- Tecnologia da informação (TI): Monitorar, manter e otimizar a infraestrutura de rede, supervisionar operações de segurança e transferências de dados, gerenciar atualizações de hardware e software, analisar o desempenho do sistema e propor melhorias, resolver dificuldades técnicas significativas
- Cuidados com a saúde: Pedido e acompanhamento do inventário (equipamentos e suprimentos médicos), manutenção de registros de pacientes, estabelecimento de políticas e procedimentos da instalação, garantia de conformidade, elaboração de estratégias para otimizar a experiência do paciente
- Varejo: Criação e manutenção de relacionamentos com clientes, gerenciamento de estoque, monitoramento de pedidos, remessas, geração de vendas, investigação de reclamações e sugestões de clientes
Habilidades e requisitos para um gerente de operações
Dada a versatilidade e a importância do gerenciamento de operações, os candidatos devem possuir as qualificações e habilidades adequadas para serem considerados para a função. Descubra quais são essas qualificações e habilidades nas seções abaixo.
Requisitos técnicos
Os recrutadores podem buscar o seguinte ao contratar gerentes de operações:
- Educação: Normalmente, um diploma de bacharel ou superior em Gerenciamento de Operações, Administração de Empresas ou área relacionada. O diploma indica o conhecimento teórico do indivíduo
- Experiência profissional comprovada: A experiência em gerenciamento de operações é ideal, mas um histórico em outras funções de liderança também funciona
- Habilidades difíceis: Algumas das mais procuradas incluem proficiência em análise de dados, gerenciamento de orçamento e gerenciamento de projetos metodologias como a ágil e Lean Six Sigma . É desejável ter experiência com softwares relevantes de negócios e gerenciamento
- Certificações: Embora nem sempre sejam necessárias, as certificações demonstram o desejo do gerente de continuar desenvolvendo suas habilidades. Válido
certificações para gerentes de operações
incluir:
- Certificação de gerente certificado (CMC)
- Profissional de gerenciamento de projetos (PMP)
- Supervisão e gerenciamento de segurança certificados (CSM)
- Contador de gerenciamento certificado (CMA)
- Habilidades específicas do setor: O conhecimento e a experiência no setor específico podem aumentar as chances de o gerente ser bem-sucedido na função
Perspicácia e administração de negócios
Um gerente de operações deve ter habilidades analíticas para entender
e reconhecer o que deve ser feito para manter a empresa funcionando e crescendo. Eles também devem ser capazes de pensar estrategicamente, avaliar riscos e oportunidades e ter o conhecimento básico para navegar pelas demonstrações financeiras.
Habilidades de gerenciamento de tempo e operações
Como precisa fazer malabarismos com muitas tarefas e recursos, um gerente de operações deve ser organizado. Seu trabalho é criar cronogramas enquanto considera
e disponibilidade dos funcionários.
Os gerentes de operações costumam usar gráficos de Gantt (
) para criar e monitorar cronogramas de projetos.
O modelo de linha de tempo Gantt do ClickUp oferece uma maneira eficaz e atraente de visualizar o cronograma de tarefas de qualquer projeto
Habilidades interpessoais e de comunicação
Os gerentes de operações interagem com quase todas as partes envolvidas no negócio. Isso inclui a equipe, outros gerentes, executivos, distribuidores e clientes. É por isso que eles devem ser corteses e manter relacionamentos sólidos. Eles devem ser capazes de compartilhar ideias de forma eficaz em qualquer meio.
Habilidades de gerenciamento e treinamento
Ao gerenciar a equipe, o gerente de operações é responsável por treinar os funcionários, ajudando-os a desenvolver suas habilidades processuais e
.
Ferramentas e técnicas usadas pelos gerentes de operações para tarefas diárias
As diretrizes a seguir podem ajudar os gerentes de operações a se tornarem excepcionais em seu trabalho.
1. Aproveite o poder do software e da automação
Depois de obter uma compreensão profunda de todos os processos operacionais, comece a introduzir a tecnologia. Isso permitirá que você e sua equipe trabalhem com mais eficiência, automatizem algumas tarefas rotineiras e evitem períodos de inatividade relacionados a atrasos administrativos. Alguns dos softwares comuns usados pelos gerentes de operações incluem:
- Ferramentas de gerenciamento de projetos
- Sistemas de comunicação
- Ferramentas de help desk
- Soluções de gerenciamento de processos de negócios
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e sua versão nativa
recursos de gerenciamento de projetos
para agendar e atribuir tarefas. Divida-as em subtarefas ou listas de verificação e especifique dependências para criar um fluxo de trabalho contínuo em toda a equipe.
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são as favoritas entre os gerentes de operações!
Visualize todos os trabalhos futuros e agende tarefas com facilidade usando o ClickUp
Isso não é tudo - agilize as operações de suporte ao cliente e colete feedback usando o
Visualização de formulário personalizável do ClickUp
. A plataforma transformará automaticamente as respostas em tarefas para economizar o tempo que você gastaria processando-as manualmente.
Para se comunicar com equipes ou indivíduos e resolver problemas rapidamente, use a função
ou marque os colegas de equipe nos comentários das tarefas. E se quiser fazer um brainstorming de novas estratégias e mapear processos em uma configuração mais visual, use
e
que oferecem suporte à colaboração em tempo real.
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para equipes de operações!
2. Os dados são seus melhores amigos
Se você não estiver medindo o desempenho, é difícil dizer o quanto suas operações são bem-sucedidas. Os dados permitem que você seja objetivo e acompanhe o progresso incremental. Também são a chave para identificar gargalos antes que eles se transformem em problemas significativos.
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3. Não tenha medo de analisar os concorrentes
Você deve analisar as operações e métricas que as empresas e os gerentes que você admira usam. Pense em como você pode implementá-las em seus fluxos de trabalho. No entanto, tenha cuidado para não exagerar. Algumas táticas podem não funcionar em seu nicho específico.
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.
4. Supervisione, mas não microgerencie
Muitos gerentes de operações dificultam as coisas para si mesmos ao microgerenciar TODOS os funcionários - isso não vai funcionar.
O objetivo é que os funcionários trabalhem de forma independente sem precisar de supervisão constante. Embora você deva supervisionar o trabalho para garantir que as operações diárias ocorram sem problemas, é importante investir em
e confiar na sua equipe. Dessa forma, você pode se concentrar em tarefas mais cruciais - simplificar os fluxos de trabalho e o desempenho.
O ClickUp permite que você acompanhe o progresso de longe à medida que o trabalho é concluído. Você pode
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. Dessa forma, você pode ter uma visão geral rápida dos processos da equipe ou de toda a empresa em tempo real.
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5. Equilibre eficiência e qualidade
No mundo das operações, nem a eficiência nem a qualidade devem ser prejudicadas. Embora nem sempre seja possível atingir ambas ao máximo, é essencial tornar sua estratégia de operações forte em ambos os aspectos. A busca constante por esse equilíbrio reforçará a lucratividade e a sustentabilidade de sua empresa, posicionando-a como líder de mercado. ⚖️
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Nesta prévia da vida diária de um gerente de operações, você aprendeu sobre os deveres e desafios específicos que a função implica. Embora o trabalho seja complexo, com a abordagem, as habilidades e a motivação corretas, qualquer gerente de operações pode impulsionar a eficiência e a inovação com excelentes resultados.
Ter uma ferramenta para apoiar esses processos pode ajudá-lo a chegar lá mais rapidamente.
hoje mesmo e use um de seus muitos
e recursos para trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil! 😉