Przeciętna organizacja korzysta z 305 aplikacji SaaS. 🤯
Dlatego szablony systemów zarządzania firmą mają tak kluczowe znaczenie. Nie tylko dlatego, że zapewniają strukturę, ale także dlatego, że odpowiednie szablony mają bezpośrednie połączenie z przydzielaniem, śledzeniem, dokumentowaniem i weryfikacją zadań.
Dzięki szablonowi systemu zarządzania firmą możesz ograniczyć liczbę narzędzi używanych na co dzień i pilotować pracę we właściwym kierunku w ramach większego systemu.
W tym wpisie na blogu przyjrzymy się najlepszym szablonom systemów zarządzania firmą, które zostały stworzone, aby nieco ułatwić Ci pracę!
Czym jest szablon systemu zarządzania firmą?
Szablon systemu zarządzania firmą to gotowe miejsce pracy, które można wykorzystać do prowadzenia codziennych operacji w jednym miejscu. Zapewnia spójną strukturę do organizowania osób, projektów, procesów i śledzenia wydajności, dzięki czemu praca nie jest rozproszona w nieuporządkowanych dokumentach, arkuszach kalkulacyjnych i czatach.
Szablony te zazwyczaj zawierają:
- Struktura organizacyjna i role/obowiązki
- Standardowe procedury operacyjne (SOP)
- Dokumentacja polityki
- Przetwarzaj cykle pracy i dokumentację
- Środki kontroli jakości
- Protokoły komunikacyjne
- Wskaźniki wydajności i KPI
Na co zwrócić uwagę w szablonach do zarządzania firmą
Wybierając szablony do zarządzania firmą, należy zwrócić uwagę na:
- Elastyczność dostosowywania: Twoje cykle pracy są wyjątkowe. Czy możesz łatwo modyfikować pola, statusy i widoki, aby dopasować je do sposobu działania swojego zespołu, czy też szablon ma sztywną, niezmienną strukturę?
- Widoczność międzyfunkcjonalna : Praca nie odbywa się w izolowanych działach. Twój szablon powinien zapewnić wsparcie dla wielu zespołów i pokazać, jak inicjatywy łączą się w całej firmie.
- Możliwości automatyzacji : Powtarzalne zadania administracyjne obniżają wydajność. Poszukaj szablonów dostępnych na platformie, która pozwala zautomatyzować aktualizacje statusu, powiadomienia i przydzielanie zadań bez konieczności wykonywania wysiłku ręcznego.
- Skalowalność: Czy ten szablon będzie nadal działał, gdy Twój zespół podwoi swoją wielkość? Poszukaj struktur, które mogą rosnąć wraz z Twoją firmą, zamiast stać się wąskim gardłem.
- Wsparcie integracji: Szablon powinien znajdować się na platformie, która zapewnia połączenie z istniejącymi narzędziami, takimi jak Figma i Google Drive.
10 darmowych szablonów systemów zarządzania firmą
ClickUp, pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na sztucznej inteligencji, oferuje bibliotekę ponad 1000 gotowych do użycia szablonów, które pozwolą Ci zarządzać firmą bez konieczności łączenia dziesiątek różnych narzędzi.
A najlepsze jest to, że szablony nie leżą w folderze i nie zbierają kurzu. Po wybraniu szablonu systemu zarządzania firmą można go umieścić tuż obok zadań, które obsługuje: zadań, dokumentów, widoków, pulpitów nawigacyjnych, agentów i innych elementów, które są połączone i obsługiwane przez AI.
Przyjrzyjmy się najlepszym szablonom systemów zarządzania firmą 👇
1. Szablon ClickUp Book of Work
Szablon ClickUp Book of Work zapewnia menedżerom samodzielny dokument, w którym mogą sprawdzić, do czego zespół się zobowiązuje w określonym okresie, z widocznością wysiłku i zapotrzebowania budżetowego dla poszczególnych inicjatyw. Jest on podzielony na dwie kategorie: Projekty niezbędne i Projekty opcjonalne, dzięki czemu można oddzielić prace, które muszą zostać wykonane, od tych, które zależą od obciążenia pracą.
Wykorzystaj je, aby stworzyć uporządkowaną „książkę” dla swojej firmy, zawierającą nagłówek z kluczowymi informacjami, takimi jak nazwa firmy i dane kontaktowe. Następnie pogrupuj projekty, aby ułatwić i ujednolicić dyskusje dotyczące ustalania priorytetów.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Podziel zaplanowaną pracę na projekty niezbędne i opcjonalne, aby ułatwić ustalanie priorytetów i kompromisów podczas cykli planowania.
- Uporządkuj przeglądy kierownicze dzięki jednolitemu formatowi w stylu dokumentu, który podsumowuje zobowiązania w określonym okresie czasowym.
- Zadbaj o zgodność realizacji z planowaniem, tworząc zadania ClickUp dla każdego projektu i przenosząc je przez niestandardowe statusy ClickUp w miarę postępu prac.
✅ Idealne dla: kierowników PMO i kierowników operacyjnych koordynujących portfolio projektów między zespołami.
2. Szablon najlepszych praktyk ClickUp
Szablon ClickUp General Best Practice zawiera gotową listę kontrolną do konfiguracji idealnych cykli pracy w firmie i budowania spójnych nawyków w całym zespole. Został zaprojektowany, aby pomóc zespołom w codziennym korzystaniu z obszaru roboczego ClickUp.
W szablonie najlepsze praktyki są uporządkowane w przejrzyste kategorie i powiązane z rolami odpowiedzialnymi za wykonywanie pracy, dzięki czemu zadania związane z wdrażaniem są łatwe do przydzielenia, sprawdzenia i wykonania.
Możesz również dostosować szablon do swoich wymagań.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Zorganizuj prace związane z wdrożeniem według kategorii, takich jak szkolenia, komunikacja i konfiguracja, dzięki czemu wytyczne będą łatwe do przestrzegania podczas wdrażania ClickUp.
- Oznaczaj zadania według roli, w tym indywidualnych współpracowników, menedżerów i administratorów, aby każdy wiedział, które najlepsze praktyki mają do niego zastosowanie.
- Podziel ustawienia na wykonalne kroki, obejmujące zadania i podzadania, które obejmują podstawowe działania, takie jak tworzenie zadań, przydzielanie zadań, terminy wykonania i priorytety.
✅ Idealne dla: administratorów obszarów roboczych i kierowników operacyjnych odpowiedzialnych za wdrażanie.
🚀 Zalety ClickUp: Skorzystaj z pomocy superagentów ClickUp, gdy masz już dość AI, która tylko udziela odpowiedzi.
Super agenci są stworzeni, aby działać w Twoim obszarze roboczym ClickUp jako członkowie zespołu z pełnym kontekstem obszaru roboczego. W rzeczywistości mogą oni wykonywać wieloetapowe cykle pracy przez całą dobę, korzystając z narzędzi, wyzwalaczy, wiedzy i pamięci, które im zapewnisz. Na tym polega różnica między proszeniem sztucznej inteligencji o pomoc a delegowaniem pracy do czegoś, co może ją wykonać.
Dowiedz się więcej o Super Agents z wideo, które stworzyliśmy specjalnie dla Ciebie 👇
3. Szablon pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami ClickUp
Szablon pulpitu nawigacyjnego do zarządzania projektami ClickUp konsoliduje cały plan projektu w jednej osi czasu, zawierającej wykresy Gantta, które ilustrują połączenia między etapami pracy od rozpoczęcia do dostarczenia. Jest to dobry punkt wyjścia, gdy projekt ma zależności, nakładające się fazy i terminy, które wymagają ściślejszej koordynacji.
Po opracowaniu harmonogramu szablon umożliwia również śledzenie danych liczbowych i sygnałów, które mają wpływ na realizację, od zmian budżetowych po powagę problemów.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Planuj i dostosowuj osie czasu za pomocą wykresów Gantt ClickUp, uwzględniając powiązania między zadaniami i sekwencjonowanie w stylu kamieni milowych.
- Przechowuj kluczowe wskaźniki projektu, korzystając z niestandardowych atrybutów, takich jak koszt planowany, koszt rzeczywisty, pozostały budżet, poziom problemu i faza projektu, aby zachować kontekst finansowy i dostawy blisko pracy.
- Monitoruj realizację zadań za pomocą jednego spojrzenia dzięki grupowaniu zadań według statusu i osób przypisanych, dzięki czemu własność i postępy są widoczne przez cały cykl życia projektu.
✅ Idealne dla: kierowników projektów w dziedzinie zarządzania projektami PMO i kierowników ds. wdrożeń odpowiedzialnych za kontakty z klientami, realizujących projekty wieloetapowe.
4. Szablon planu zadań zarządzania projektami ClickUp
Szablon planu zadań zarządzania projektami ClickUp określa podstawowe prace przygotowawcze, które należy wykonać przed rozpoczęciem realizacji każdego projektu, umożliwiając w jednym miejscu zapisanie informacji o kierowniku projektu, zespole projektowym, nazwie projektu oraz bieżącym stanie realizacji.
Otwierają się one gotową do użycia listą zadań, która obejmuje podstawowe elementy większości zadań w projekcie, od zdefiniowania koncepcji i celów po budżetowanie, planowanie ryzyka i komunikację.
A gdy szczegóły projektu krążą w kilku lokalizacjach, skorzystaj z ClickUp Brain MAX, najbardziej kompletnego towarzysza AI na komputerze stacjonarnym. Pomaga on natychmiast uzyskać odpowiedni kontekst i przekształcić go w kolejne kroki. Może to być wszystko — od sporządzenia planu komunikacji po wygenerowanie wstępnego briefu projektu z obszaru roboczego.
Co więcej, możesz używać różnych modeli LLM do różnych rodzajów pytań, a wszystko to w jednej aplikacji.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Zacznij od uporządkowanej listy kontrolnej, która obejmuje kluczowe kroki planowania, takie jak tworzenie harmonogramu, budżetowanie, konfiguracja schematu organizacyjnego, zarządzanie ryzykiem i planowanie komunikacji.
- Najważniejsze informacje o projekcie są widoczne u góry dzięki polom dla kierownika projektu, zespołu projektowego, nazwy projektu i statusu realizacji.
- Podziel planowanie pracy na podzadania, aby każdy krok ustawień miał jasno określonego właściciela, postępy i działania następcze.
✅ Idealne dla: kierowników projektów i liderów wdrożeń rozpoczynających nowe projekty dla klientów lub projekty wewnętrzne.
📮 ClickUp Insight: 45% respondentów naszej ankiety twierdzi, że przez tygodnie pozostawia otwarte zakładki związane z pracą. Dla kolejnych 23% te cenne zakładki zawierają wątki czatu AI wypełnione kontekstem.
Zasadniczo ogromna większość użytkowników outsourcuje pamięć i kontekst do niestabilnych zakładek przeglądarki. Powtórz za nami: zakładki nie są bazami wiedzy. 👀
ClickUp Brain MAX zmienia zasady gry. Ta superaplikacja AI umożliwia przeszukiwanie obszaru roboczego, interakcję z wieloma modelami AI, a nawet używanie komend głosowych do pobierania kontekstu z jednego interfejsu. Ponieważ MAX działa na komputerze, nie zajmuje przestrzeni w zakładkach i może zapisywać rozmowy do momentu ich usunięcia!
5. Szablon integracji oprogramowania ClickUp
Szablon integracji oprogramowania ClickUp przedstawia prace integracyjne jako sekwencję zadań krok po kroku, z możliwością śledzenia każdego zlecenia od momentu jego przyjęcia do realizacji. Został stworzony z myślą o kompleksowym śledzeniu, od wczesnych kontroli, takich jak dostępność i ceny, poprzez wybór dostawcy, zamówienia zakupu i monitorowanie płatności.
Szablon dzieli również wysiłki integracyjne na dedykowane listy, w tym Integracje danych, Integracje systemów i Integracje procesów. Pomaga to zachować widoczność różnych strumieni pracy bez mieszania wymagań lub osi czasu.
A gdy integracje dotyczą wielu narzędzi, ClickUp Integrations zapewnia, że wszystkie cykle pracy i narzędzia są połączone z Twoim obszarem roboczym.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Śledź zgłoszenia na poszczególnych etapach, takich jak „Potrzebne informacje”, „W trakcie” i „Do zrobienia”, dzięki czemu przeszkody i kolejne kroki są widoczne w całym procesie.
- Zarządzaj wieloma strumieniami pracy za pomocą oddzielnych list integracji danych, systemów i procesów.
- Obsługuj cykle pracy w stylu zamówień, z takimi szczegółami zadań jak osoby przypisane, terminy i priorytety, a także przestrzenią na kluczowe odniesienia, takie jak QPA, PO i PR.
✅ Idealne dla: kierowników ds. operacji IT i specjalistów ds. wdrażania koordynujących wdrożenia wielu systemów.
⭐ Dodatkowa lektura: Jak stosować strategie scentralizowanej komunikacji
6. Szablon komunikacji pracowniczej ClickUp
Szablon komunikacji pracowników ClickUp zapewnia centralne miejsce do mapowania przepływu wewnętrznych aktualizacji między zespołami. Dodaj powtarzające się strumienie komunikacji, a następnie wypełnij Metodę i Odbiorców dla każdego z nich, aby oczekiwania były jasne i powtarzalne.
Połącz je z ClickUp Docs, aby przekształcić swoje standardy komunikacyjne w aktywną wiki, zablokować dostęp za pomocą odpowiednich uprawnień i połączyć dokument bezpośrednio z zadaniami lub lokalizacjami, w których pracują zespoły. Gdy ktoś potrzebuje polityki w trakcie projektu, możesz wskazać mu dokładną sekcję za pomocą linków do stron lub nawet linków do bloków.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Mapa komunikacji według zespołów i celów, korzystając z sekcji takich jak „Spotkania wewnętrzne”, „Rozwiązania” i „Marketing”.
- Śledź czas poświęcony na przygotowywanie komunikatów, spotkań i aktualizacji dzięki funkcji śledzenia czasu ClickUp.
- Dodaj zależności ClickUp , gdy jedna aktualizacja musi nastąpić przed drugą (na przykład: notatka kierownictwa → ogłoszenie zespołu).
✅ Idealne dla: menedżerów ds. zasobów ludzkich i kierowników ds. komunikacji wewnętrznej, którzy ustalają normy komunikacyjne w całej firmie.
7. Szablon ClickUp Agile Scrum Management
Szablon ClickUp Agile Scrum Management działa jak system operacyjny dla zespołów inżynierów w ramach większej struktury zarządzania firmą. Organizuje on wykonywanie zadań związanych z błędami i sprintami w określone etapy, takie jak Otwarte, Triage, Potrzebne informacje i W trakcie opracowywania, zapewniając kierownictwu spójny widok na postępy i kamienie milowe.
W tle współpracuje również z ClickUp for Agile Teams, wspierając planowanie sprintów, widoczność zaległości i koordynację międzyfunkcyjną.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Przekierowuj przychodzące problemy poprzez spójny cykl pracy, korzystając ze statusów takich jak Otwarte, Triaż, Potrzebne informacje i W trakcie opracowywania.
- Ujednolicaj decyzje dotyczące priorytetów dzięki polom Priorytet (P0–P4), Waga (S1–S3), Źródło, Środowisko i Typ zgłoszenia.
- Zadbaj o mierzalność realizacji sprintów dzięki funkcjom Sprinty i Punkty sprintu, a także widokom takim jak Zgłoszone błędy, Według funkcji i Moje przesłane zgłoszenia błędów.
✅ Idealne dla: Scrum masterów i kierowników ds. inżynierii zarządzających realizacją sprintów i klasyfikacją błędów.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: ClickUp został stworzony z myślą o nowoczesnych zespołach Agile, które chcą planować, realizować zadania i uczyć się w jednym obszarze roboczym (bez rozpraszania się 😵💫).
Obejrzyj to wideo, aby zobaczyć, jak ClickUp zapewnia wsparcie dla nowoczesnej realizacji projektów w metodologii Agile od początku do końca, od backlogu do wydania, bez konieczności korzystania z wielu narzędzi.
8. Szablon zarządzania wdrożeniami ClickUp
Szablon zarządzania wdrożeniami ClickUp organizuje wdrożenia klientów w jednym systemie, a każdy klient jest śledzony na poszczególnych etapach, takich jak Zgłoszone i Usługa w trakcie.
Jeśli potrzebujesz widoczności portfela we wszystkich wdrożeniach, skorzystaj z pulpitów nawigacyjnych ClickUp, aby wyświetlić status, terminy i sygnały dotyczące przychodów w jednym widoku. Karty ClickUp AI dodają warstwę podsumowującą wszystkie potrzebne informacje, bez konieczności przeglądania każdego wiersza klienta.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Śledź zaangażowanie każdego klienta według statusu, z oddzielnymi sekcjami dla „Zgłoszone” i „W trakcie postępu”.
- Przechowuj pola krytyczne dla wdrożenia, takie jak poziom wsparcia, segment, oczekiwane przychody, zgłoszenie serwisowe i umowa sprzedaży wraz z datami i priorytetami.
- Przejrzyj wszystkie usługi w jednym miejscu, korzystając z funkcji „Wszystkie usługi”, a następnie użyj pulpitów nawigacyjnych i kart AI, aby wyświetlić obciążenie pracą i sygnały ryzyka w całym portfolio.
✅ Idealne dla: Success Managerów i kierowników ds. wdrożeń zarządzających wieloma wdrożeniami u klientów.
9. Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp
Szablon planu zarządzania zakresem ClickUp to gotowy do użycia dokument służący do zdefiniowania zakresu przed rozpoczęciem pracy, o przejrzystej strukturze, która pozwala wszystkim członkom zespołu zorientować się, jakie będą wyniki projektu. Zaczyna się od tytułu projektu, kierownika projektu i daty raportu, a następnie przechodzi przez części, które większość zespołów zazwyczaj dokumentuje w pośpiechu.
W środku znajdziesz sekcje poświęcone opisu problemu, opisu możliwości, celom projektu, zakresowi projektu/poza zakresem oraz zatwierdzeniu, co ułatwia wczesne ustalenie granic i ochronę projektu przed niespodziankami w ostatniej chwili.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Opisz zakres projektu w jednym dokumencie z sekcjami dotyczącymi problemów, możliwości, celów oraz elementów objętych/nieobjętych zakresem.
- Ogranicz nieporozumienia dzięki sekcji zatwierdzeń, która formalizuje proces zatwierdzania przed rozpoczęciem realizacji.
- Skorzystaj z automatyzacji ClickUp, aby kontynuować działania następcze po zatwierdzeniach, takie jak aktualizacja statusów lub przypisywanie właścicieli po zatwierdzeniu zakresu.
✅ Idealne dla: kierowników projektów i kierowników ds. realizacji zarządzających projektami z udziałem wielu interesariuszy.
10. Szablon Vertex42 CRM dla małych firm
Dla małych zespołów biznesowych, które nie są jeszcze gotowe na w pełni funkcjonalny system CRM, ten oparty na arkuszach kalkulacyjnych szablon CRM dla małych firm firmy Vertex42 oferuje prosty sposób śledzenia związków z klientami i procesów sprzedaży.
Jest to lekka opcja do zarządzania danymi klientów bez skomplikowanego systemu.
Dlaczego spodoba ci się ten szablon:
- Przechowuj wszystkie informacje o klientach i potencjalnych klientach w jednym uporządkowanym arkuszu kalkulacyjnym, aby mieć zawsze pod ręką kluczowe dane, takie jak dane kontaktowe i nazwa firmy.
- Śledź postępy transakcji od pierwszego kontaktu do jej zamknięcia, monitorując jej przebieg na różnych etapach.
- Zachowaj przejrzystą historię swoich związków, rejestrując wszystkie interakcje i planując zadania następcze dla każdego kontaktu.
✅ Idealne dla: Założycieli jednoosobowych firm i koordynatorów sprzedaży w małych przedsiębiorstwach, którzy prowadzą śledzenie potencjalnych klientów i działań następczych.
Stwórz idealne centrum dowodzenia dla swojej firmy dzięki ClickUp
Szablon systemu zarządzania firmą stanowi dobry punkt wyjścia, ale prawdziwą wartością jest to, co dzieje się po jego skonfigurowaniu.
Czy ludzie faktycznie korzystają z niego na co dzień? Czy aktualizacje są na bieżąco? Czy decyzje są podejmowane w jednym miejscu? Czy liderzy mogą zobaczyć, co się dzieje, bez konieczności śledzenia statusu?
To właśnie różnica między biblioteką szablonów a systemem zarządzania.
ClickUp pomaga przekształcić szablony w rzeczywisty cykl pracy. Możesz dokumentować przebieg pracy, przypisywać własność i utrzymywać widoczność priorytetów w jednym obszarze roboczym, korzystając z AI i szablonów w warstwie.
Zacznij korzystać z ClickUp już dziś!
Często zadawane pytania
Szablon zarządzania projektami koncentruje się na pojedynczej inicjatywie z określoną datą rozpoczęcia i datą końcową. Szablon zarządzania firmą obejmuje bieżące, międzydziałowe operacje, takie jak alokacja zasobów i standaryzacja procesów.
Tak, te szablony są bardzo skuteczne dla zespołów małych firm. Zapewniają niezbędną strukturę i widoczność od samego początku, poprawiając efektywność operacyjną i zapobiegając chaosowi, który często towarzyszy rozwojowi.
AI przekształca statyczne szablony w dynamiczne systemy. Na przykład ClickUp Brain może automatycznie generować raporty statusu na podstawie danych z szablonu lub podsumowywać postępy w poszczególnych działach, eliminując konieczność wykonywania pracy ręcznej.