Biorąc pod uwagę ilość technologii stworzonych w celu usprawnienia komunikacji, współpraca międzyfunkcyjna powinna być łatwiejsza niż kiedykolwiek.
- Skontaktuj się ze współpracownikami w Slacku
- Udostępniaj pliki i dokumenty za pośrednictwem Dysku Google
- Przydzielaj zadania w narzędziu do zarządzania projektami
Ale widzisz: wszystkie te narzędzia są od siebie odłączone.
Twoi kierownicy zarządzania projektami próbują zrozumieć rozmowy prowadzone za pomocą wielu różnych narzędzi. Nikt nie ma jednolitego widoku na to, co zostało postanowione.
A gdyby istniał sposób, aby połączyć spotkania, decyzje i elementy w jednym miejscu — dokładnie tam, gdzie odbywa się praca? Przedstawiamy: ClickUp SyncUps, narzędzie oszczędzające czas.
Poniżej pokazujemy, jak kierownicy projektów mogą wykorzystać ClickUp SyncUp do synchronizacji projektów międzyfunkcyjnych.
Czym jest ClickUp SyncUp i jakie korzyści daje kierownikom projektów?
ClickUp SyncUp to funkcja spotkania wideo i audio wbudowana bezpośrednio w obszar roboczy ClickUp. Umożliwia ona prowadzenie rozmów indywidualnych lub grupowych z zespołem oraz łączenie dyskusji z rzeczywistymi zadaniami i dokumentami bez utraty kontekstu.
SyncUps jest częścią ClickUp Chat i oferuje pełen zestaw funkcji, w tym udostępnianie ekranu i nagrywanie rozmów oraz generowane przez AI podsumowania po każdej nagranej rozmowie.
Dla kierowników projektów poszukujących odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami, które umożliwia spójną i łatwą do śledzenia synchronizację międzyfunkcyjną, SyncUp staje się pomostem między komunikacją a realizacją.
Najważniejsze funkcje ClickUp Sync Up, które pokochają kierownicy projektów
Czym więc SyncUps różni się od aplikacji do wideokonferencji i komunikacji zespołowej, takich jak Zoom czy Microsoft Teams? Dlaczego bezpośrednia integracja obszaru roboczego jest tak korzystna dla osób zajmujących się zarządzaniem projektami? Sprawdźmy to.
Możliwość odwoływania się do zadań i tworzenia do nich linków podczas SyncUps
Kierownicy projektów mogą połączać dyskusje SyncUp z zadaniami ClickUp w czasie rzeczywistym, co ułatwia śledzenie postępów i organizowanie zadań.
Każda dyskusja pozostaje wykonalna, a członkowie zespołu mają lepsze zrozumienie tego, co należy zrobić. Każdy, kto ma dostęp do kanału lub czatu ClickUp (gdzie odbyło się spotkanie SyncUp), może zobaczyć wszystkie powiązane zadania, najeżdżając kursorem na wiadomość SyncUp.
❌ Gdy spotkania i praca odbywają się na oddzielnych platformach czatowych, konkretne elementy i działania następcze mogą zostać utracone lub opóźnione.
✅ Dzięki SyncUp Twoja praca i spotkania odbywają się w tym samym miejscu. Decyzje natychmiast przekształcają się w zadania, co zapewnia płynną realizację projektu.
🎥 Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak zautomatyzować notatki ze spotkań i zadania za pomocą ClickUp.
📮 ClickUp Insight: Około 41% profesjonalistów preferuje komunikację zespołową za pomocą komunikatorów internetowych. Chociaż umożliwiają one szybką i sprawną wymianę informacji, wiadomości są często rozproszone między wieloma kanałami, wątkami lub bezpośrednimi wiadomościami, co utrudnia późniejsze odzyskanie informacji.
Dzięki zintegrowanemu rozwiązaniu, takiemu jak ClickUp Chat, Twoje wątki czatu są przypisane do konkretnych projektów i zadań, dzięki czemu rozmowy są kontekstowe i łatwo dostępne.
Wbudowana funkcja nagrywania i transkrypcji
Nagrane SyncUps są przechowywane w Clips Hub, a link do nagrania można udostępnić dowolnej osobie, aby uzyskać szybki przegląd.
Podsumowania AI i elementy do wykonania
Otrzymujesz kompleksowe podsumowanie wygenerowane przez AI, które możesz dodać do dokumentu jednym kliknięciem.
Udostępnij dokument wszystkim osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu, aby mogły szybko uzyskać przegląd kluczowych elementów bez konieczności oglądania całego SyncUp.
Jeśli masz wielojęzyczny lub rozproszony po całym świecie zespół, dzięki ClickUp Brain każdy może przetłumaczyć notatki ze spotkania na język, który rozumie, bez konieczności polegania na innych.
ClickUp Brain może również przekształcić elementy zidentyfikowane podczas spotkania w zadania, które można śledzić.
Oznacza to, że gdyby Tom otrzymał zadanie ukończenia dokumentacji API do czwartku, ClickUp Brain może utworzyć zadanie z tym terminem i automatycznie przypisać je Tomowi.
Jest to szczególnie pomocne w zarządzaniu zadaniami, gdy przeskakujesz z jednego spotkania na drugie i nie jesteś w stanie dokładnie dokumentować każdego z nich.
📚 Czytaj więcej: Jak wykorzystać AI do sporządzania notatek ze spotkań? (Przykłady zastosowań i narzędzia)
Udostępnianie ekranu i współpraca nad dokumentami
Wyobraź sobie następującą sytuację: organizujesz międzyfunkcyjne spotkanie SyncUp. Wyświetlasz plan działania, udostępniasz swój ekran i otwierasz dokument do wspólnej edycji.
Każdy zespół zaangażowany w SyncUp może natychmiast przystąpić do działania. Dział marketingu dopracowuje notatki dotyczące komunikatów, dział inżynierii zaznacza przeszkody bezpośrednio w dokumencie, a dział projektowania aktualizuje kamienie milowe w czasie rzeczywistym.
Po spotkaniu nie musisz zbierać opinii z różnych kanałów lub zespołów. Wychodzisz z uzgodnionym planem.
Integracja z cyklami pracy ClickUp
SyncUp jest w pełni zintegrowany z cyklem pracy ClickUp. Elementy wymagające działania, które omawiasz podczas tych spotkań, są przekształcane w zadania z terminami (co usprawnia śledzenie wydajności). Następnie możesz ustawić automatyzacje ClickUp oparte na wyzwalaczach, aby wysyłać przypomnienia, gdy zbliżają się terminy, lub publikować komentarze w zadaniach, gdy zmienia się ich status.
Na przykład, gdy zbliża się termin realizacji → zostaw komentarz dla osoby przypisanej do zadania.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z ClickUp Super Agents, aby zautomatyzować rutynowe zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak generowanie codziennych raportów z projektu, zestawianie aktualizacji dotyczących spotkań zespołu oraz natychmiastowe odpowiadanie na często zadawane pytania na kanałach czatu.
W związku z tym przedstawiamy najlepszych agentów AI do spotkań, których warto rozważyć 👇
👀 Czy wiesz, że... Według badań ClickUp 40% profesjonalistów chce realizować elementy natychmiast po każdym spotkaniu. Jednak ze względu na podział kanałów komunikacji między e-mailem (42%) a komunikatorami internetowymi (41%) elementy te są często rozproszone w całym miejscu pracy.
Jak kierownicy projektów mogą wykorzystać SyncUp do spotkań międzyfunkcyjnych?
Współpraca międzyfunkcyjna nie jest pozbawiona wyzwań. Jeśli jesteś gotowy, aby je pokonać, mamy dla Ciebie rozwiązanie.
Skorzystaj z platformy do zarządzania projektami ClickUp, aby zarządzać i organizować komunikację, dane projektowe, dokumentację, zadania i wyniki projektów w jednym miejscu, zapewniając płynną realizację projektów.
Organizuj spotkania, łącz dyskusje z rzeczywistą pracą i przekształcaj decyzje w zadania, które można śledzić. Wszystko to w jednym obszarze roboczym.
SyncUp znajduje się w tej zintegrowanej przestrzeni roboczej, dzięki czemu każda rozmowa międzyfunkcyjna pozostaje połączona z projektem, który ma być realizowany.
Oto, jak kierownicy projektów mogą wykorzystać ClickUp SyncUp do synchronizacji projektów międzyfunkcyjnych i zarządzania zadaniami.
1. Wyznacz jasny cel spotkania
Przed zaplanowaniem spotkania międzyfunkcyjnego należy określić, czego oczekujesz od tego spotkania. Może to być:
- Dostosowanie priorytetów sprintu
- Finalizacja raportu o statusie projektu
- Przeglądanie planu rozwoju produktu
- Rozwiązywanie problemów między inżynierią a projektowaniem
- Finalizacja kamieni milowych projektu
Niezależnie od tematu spotkania, pamiętaj, aby przesłać agendę przed spotkaniem.
Dodatkowa wskazówka: daj członkom zespołu możliwość rezygnacji z udziału w projekcie, jeśli nie ma on związku z ich pracą.
Użyj ClickUp Docs, aby sporządzić porządek spotkania. Uwzględnij punkty do omówienia i oczekiwane wyniki. Członkowie zespołu mogą wcześniej przygotować zapytania i wątpliwości.
Jeśli masz mało czasu, połącz dokumenty + ClickUp Brain, aby błyskawicznie stworzyć uporządkowany plan spotkania. ClickUp Brain może nakreślić tematy, zaproponować pytania i pomóc dopracować cele, dzięki czemu będziesz przygotowany do spotkania.
Ponieważ dokumenty są w pełni edytowalne, można osadzać w nich tabele, arkusze kalkulacyjne, pulpity nawigacyjne lub linki referencyjne w celu dodania dodatkowego kontekstu. Dzięki temu uczestnicy mają jasny punkt wyjścia przed rozpoczęciem SyncUp.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony do zarządzania projektami dla wszystkich rodzajów projektów
2. Skonfiguruj dedykowany kanał czatu
ClickUp eliminuje potrzebę korzystania z wielu narzędzi komunikacyjnych dzięki ClickUp Chat. Jest to zunifikowana platforma, która centralizuje całą komunikację zespołu w wątkach, kanałach i wiadomościach prywatnych.
Uwaga: SyncUp jest częścią ClickUp Chat i można z niego korzystać tylko po aktywowaniu funkcji Chat.
Następnie utwórz specjalny kanał w ClickUp Chat dla swojego projektu międzyfunkcyjnego. Kanał ten będzie służył jako centralny hub współpracy zespołu, zapewniając wszystkim członkom zespołu dostęp do informacji i umożliwiając im śledzenie dyskusji związanych z projektem, zadań, plików, dokumentów, osi czasu projektu i połączeń SyncUp.
Jakie są tego zalety? Pozwala to uniknąć przełączania się między zadaniami podczas spotkania.
Możesz również zaprosić zewnętrznych interesariuszy do udziału w SyncUp. Upewnij się tylko, że mają oni dostęp do kanału czatu.
👀 Czy wiesz, że... Prawie 84% liderów marketingu doświadcza problemów związanych ze współpracą — zbyt wielu spotkań, niejasnych decyzji i opóźnionych wniosków projektowych, które szkodzą kondycji projektu.
Chociaż istnieje wiele przyczyn tego typu konfliktów, scentralizowanie współpracy zespołu i pracy w jednym miejscu może znacznie zmniejszyć nakłady związane z koordynacją i pozwolić zespołom na dalszy rozwój bez konieczności ciągłego dostosowywania się.
3. Rozpocznij natychmiastową synchronizację SyncUp
Kliknij ikonę telefonu w prawym górnym rogu kanału czatu, aby uruchomić SyncUp. Po uruchomieniu SyncUp w kanale pojawi się wiadomość umożliwiająca innym dołączenie do spotkania. Przełącz ustawienia mikrofonu i kamery, aby przygotować się do spotkania.
Można nawet nagrywać zawartość audio i wideo, aby móc z niej skorzystać w przyszłości.
📮 ClickUp Insight: Ponad połowa respondentów codziennie korzysta z trzech lub więcej narzędzi, zmagając się z „ rozproszeniem aplikacji ” i chaotycznym cyklem pracy.
Chociaż może się to wydawać produktywne i intensywne, w rzeczywistości kontekst po prostu gubi się między aplikacjami, nie wspominając już o energii traconej na pisanie. ClickUpBrainGPT łączy wszystko w jedno: wystarczy raz wypowiedzieć polecenie, a aktualizacje, zadania i notatki trafią dokładnie tam, gdzie powinny w ClickUp. Koniec z przełączaniem się między aplikacjami, koniec z chaosem — tylko płynna, scentralizowana wydajność.
4. Korzystaj z funkcji udostępniania ekranu do wspólnego przeglądania
Podczas SyncUp udostępnij swój ekran (zakładkę, okno lub cały ekran), aby przejrzeć dokumentację projektu lub zademonstrować konkretny cykl pracy.
Udostępnianie ekranu umożliwia zespołowi współpracę w czasie rzeczywistym. Łatwiej jest wypełnić luki w wiedzy i zapewnić jasność, które w innym przypadku trudno byłoby przekazać.
Ułatwia to współpracę w miejscu pracy, zapewniając wszystkim członkom zespołu wspólny punkt odniesienia. Twoi współpracownicy będą Ci za to wdzięczni — wszyscy będą mieli jasność co do swoich zadań i obowiązków.
5. Współpracuj z AI, która rozumie Ciebie i Twoją pracę
ClickUp Brain działa jako dedykowana przestrzeń robocza AI. Pobiera kontekst z zadań, dokumentów, przestrzeni, bazy wiedzy i połączonych aplikacji.
Nie korzystasz z izolowanego narzędzia AI. Pracujesz z inteligencją kontekstową, która rozumie Twoje projekty, Twój zespół i Twoją historię.
Możesz również wybrać inteligencję, która pasuje do danej sytuacji. Na przykład, spośród wielu modeli AI, użyj:
- Claude: Do opisywania strategii i długich uzasadnień
- ChatGPT: Do dopracowywania tekstów i komunikacji z klientami
- Gemini: Do badań, analizy dużych ilości danych i awarii technicznych
Dzięki zaawansowanej funkcji Enterprise Search możesz błyskawicznie pobierać informacje z dowolnego miejsca w swoim obszarze roboczym: zadań, dokumentów, plików, komentarzy, nagranych SyncUps, a nawet źródeł zewnętrznych, takich jak Google Drive, GitHub, SharePoint i szeroko pojęta sieć.
Potrzebujesz aktualizacji zależności z ostatniego sprintu? Pliku projektu, do którego odwołano się dwa tygodnie temu? Ryzyka zgłoszonego w rozmowie? ClickUp Brain wyświetli to w ciągu kilku sekund.
Wbudowana warstwa wyszukiwania internetowego pozwala gromadzić dane rynkowe, porównywać najlepsze praktyki, badać pojawiające się trendy lub weryfikować założenia.
Zamiast zmagać się z rozrostem sztucznej inteligencji, ClickUp Brain staje się jedyną warstwą AI w całym cyklu pracy projektu.
⚡ Archiwum szablonów: Darmowe szablony raportów o statusie projektu
Typowe ograniczenia i sposoby ich obejścia
Natychmiastowość ClickUp SyncUp poprawia komunikację opartą na współpracy. Należy jednak pamiętać o pewnych limitach. Obejmują one:
Ograniczona liczba uczestników
Wyzwanie: ClickUp SyncUps oferuje wsparcie dla współpracy międzyfunkcyjnej dla maksymalnie 200 uczestników w ramach jednej rozmowy, w której jednocześnie może mówić 24 osoby.
Istnieją ograniczenia związane z rolami dotyczące tego, kto może zainicjować SyncUp w kanale. Maksymalny czas trwania SyncUp wynosi 10 godzin, co nie powinno stanowić limitu; jeśli jednak tak jest, zawsze można natychmiast rozpocząć nowy SyncUp.
✅ Rozwiązanie: W przypadku spotkań międzyfunkcyjnych z udziałem ponad 200 osób, zorganizuj równoległe spotkania SyncUps dla różnych działów, a następnie udostępnij nagrania.
Ograniczenia dotyczące powiadomień
Wyzwanie: Użytkownicy czasami nie otrzymują natychmiastowych powiadomień o przychodzących połączeniach SyncUp, co prowadzi do opuszczania spotkań.
✅ Rozwiązanie: Poproś członków zespołu o włączenie powiadomień na komputerach i urządzeniach mobilnych dla kanałów ClickUp Chat, na których odbywają się ważne spotkania SyncUps. Kilka minut przed rozpoczęciem spotkania opublikuj krótkie przypomnienie na kanale.
💡 Porada dla profesjonalistów: W przypadku członków zespołu, którzy korzystają z urządzeń mobilnych, upewnij się, że aplikacja ClickUp ma włączone uprawnienia do powiadomień, mikrofonu i aparatu. Mobilne SyncUps pozwalają użytkownikom dołączać do rozmów i śledzić dyskusje w podróży.
Brak pokoi do rozmów
Wyzwanie: Niektóre narzędzia do spotkań online, takie jak Zoho Meetings, umożliwiają tworzenie pokoi do dyskusji, w których można osobno omówić konkretne tematy przed ponownym zebraniem się wszystkich uczestników.
✅ Rozwiązanie: Rozpocznij oddzielne SyncUps w różnych kanałach czatu dla dyskusji podzespołów.
Na przykład, jeśli podczas spotkania dotyczącego wprowadzenia produktu na rynek inżynierowie i projektanci muszą osobno omówić szczegóły techniczne, mogą oni przejść do kanału swojego działu, aby szybko przeprowadzić SyncUp, a następnie powrócić do głównego kanału projektu.
Inną opcją jest zaplanowanie tych poddyskusi jako odrębnych SyncUps przed lub po głównym spotkaniu międzyfunkcyjnym.
Wymagania dotyczące nagrywania do transkrypcji
Wyzwanie: Tylko nagrane SyncUps są przechowywane w Clips Hub i mogą być transkrybowane lub podsumowywane przez ClickUp Brain. Pamiętaj, aby nacisnąć przycisk nagrywania na początku każdego spotkania.
✅ Rozwiązanie: Uczyń nagrywanie domyślnym nawykiem podczas wszystkich ważnych spotkań międzyfunkcyjnych. Wyznacz osobę (lub siebie), która będzie rozpoczynać nagrywanie na początku każdego spotkania SyncUp.
Limit przechowywania nagrań
Wyzwanie: Użytkownicy Free Planu mają limit przestrzeni dyskowej na nagrania SyncUp, która może się szybko zapełnić, jeśli często organizujesz spotkania międzyfunkcyjne.
✅ Rozwiązanie: Zaktualizuj oprogramowanie. Jeśli nie jest to możliwe, ustal priorytety spotkań, które muszą zostać nagrane, i usuń starsze nagrania, które nie są już aktualne. Możesz również pobrać ważne nagrania na zewnętrzny nośnik danych i usunąć je z ClickUp, aby zwolnić przestrzeń.
👀 Czy wiesz, że... Prawie 83% zaawansowanych cyfrowo firm wykorzystuje potencjał zespołów międzyfunkcyjnych, aby zachować „zwinność” i „przewagę konkurencyjną”. Jednak większość z tych firm ma trudności z pozyskaniem odpowiednich zasobów, aby to osiągnąć.
Wskazówki dotyczące maksymalnego wykorzystania SyncUp w projektach międzyfunkcyjnych
Oto kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc kierownikom zarządzania projektami w pełni wykorzystać możliwości SyncUps, zamiast traktować je jako kolejną platformę do czatowania:
- Korzystaj z asynchronicznych aktualizacji: używaj SyncUps oszczędnie, tylko w przypadku dyskusji, które naprawdę wymagają wkładu wielu działów w czasie rzeczywistym. Pamiętaj, że nie potrzebujesz spotkania (które pochłania czas Twojego zespołu), aby przekazać coś, co można łatwo powiedzieć w wiadomości lub nagrać jako ClickUp Clip.
- Twórz szablony agendy wielokrotnego użytku: Ustandaryzuj strukturę spotkań, aby uwzględnić przeszkody, wymagane decyzje, aktualizacje postępów i kolejne kroki, dzięki czemu dyskusje będą miały jasno określony cel. Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, zapewnia szablony wielokrotnego użytku, które pozwalają ustandaryzować gromadzenie informacji.
- Wykorzystaj Brain do przygotowania przed spotkaniem: Poproś ClickUp Brain o podsumowanie ostatnich działań lub wyświetlenie zaległych zadań przed SyncUp. Dzięki temu szybko otrzymasz przegląd, na jakim etapie są prace.
- Oznaczaj działy w połączonych zadaniach: używaj pól niestandardowych lub tagów działów (podczas łączenia zadań), aby łatwo śledzić zależności między zadaniami międzyfunkcyjnymi, co prowadzi do lepszych wyników projektu.
- Użyj Clipów do asynchronicznych prezentacji: jeśli chcesz pokazać, jak coś działa, lub omówić proces, nagraj Clip i udostępnij go na kanale. Członkowie zespołu mogą go obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie i zostawić komentarze z pytaniami opatrzone datą i godziną.
Usprawnij synchronizację projektów międzyfunkcyjnych dzięki ClickUp SyncUp
Projekty międzyfunkcyjne wymagają środowiska sprzyjającego współpracy, w którym zespoły nie muszą śledzić aktualizacji i zmagać się z trudnościami w znalezieniu wspólnej płaszczyzny porozumienia.
Przy tak wielu zmiennych elementach w różnych działach kierownikom zarządzania projektami trudno jest śledzić postępy i przeszkody.
Współpraca komunikacyjna za pośrednictwem SyncUps zbliża interesariuszy bez konieczności formalnego planowania spotkań lub oczekiwania na potwierdzenie.
Ponieważ są one zintegrowane bezpośrednio z oprogramowaniem do zarządzania projektami, każde spotkanie można przekształcić w element do wykonania i śledzić go co do minuty.
Chcesz zacząć korzystać z SyncUps? Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp.
Często zadawane pytania
Nie, ClickUp SyncUp został stworzony specjalnie do prowadzenia natychmiastowych spotkań audio i wideo w ramach obszaru roboczego ClickUp. Dzięki połączeniu spotkań z zadaniami, dokumentami i pracą eliminujesz rozproszenie kontekstu, które w przeciwnym razie mogłoby się pojawić.
W spotkaniu SyncUp może wziąć udział nawet 200 osób, a jednocześnie rozmawiać może 24 osoby.
Tak, zewnętrzni interesariusze mający dostęp do kanałów mogą dołączyć do SyncUp za pomocą linku z zaproszeniem.
Nie do końca. SyncUp najlepiej sprawdza się w przypadku dyskusji wymagających współpracy i podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym. W przypadku rutynowych aktualizacji statusu i ogólnych raportów z postępów projektu bardziej efektywne są wiadomości e-mail lub (jeszcze lepiej) czat ClickUp i komentarze do zadań.
ClickUp Brain może generować podsumowania spotkań na podstawie nagrań SyncUp i przekształcać działania do wykonania w zadania, które można śledzić. Sztuczna inteligencja może przypisywać zadania odpowiednim osobom i ustalać terminy zgodnie z ustaleniami z spotkania.