W poniedziałek rano Twój zespół przysięga, że ten tydzień jest pod kontrolą.
W środę dział projektowy zajmuje się ostatnimi zmianami, dział rozwoju czeka na teksty, a ktoś nagle przypomina sobie o „szybkim zadaniu”, które w rzeczywistości zajmuje cały dzień. Wszyscy są zajęci, ale nie wiadomo, czy zajmują się właściwymi sprawami — a tablice monday.com nie pokazują pełnego obrazu sytuacji. W takich sytuacjach pomocne jest proste, uporządkowane zarządzanie zasobami.
Zamiast zgadywać, kto może podjąć się danego zadania, możesz skorzystać z bezpłatnych szablonów zarządzania zasobami Monday.com, aby w jednym miejscu sprawdzić obciążenie pracą, możliwości i priorytety. Odpowiedni szablon ułatwia zmianę harmonogramów, przydzielanie zadań przed wypaleniem pracowników i ochronę czasu potrzebnego na głęboką koncentrację — bez konieczności przebudowywania systemu od podstaw za każdym razem, gdy zmienia się plan. Nie zapomnij wytrwać do końca. Jako bonus udostępnimy również kilka ekscytujących szablonów ClickUp.
Szablony do zarządzania zasobami w skrócie
Rzućmy okiem na najlepsze darmowe szablony do zarządzania zasobami Monday.com i ClickUp:
| Nazwa szablonu | Pobierz szablon | Idealne dla | Najlepsze funkcje | Format wizualny |
| Szablon zarządzania zasobami Monday | Pobierz ten szablon | Kierownicy projektów, zespoły operacyjne, koordynatorzy zasobów | Widok mapy, integracja z Excel, widoki tabeli/osi czasu/matrycy/Gantt | Tablica Monday/Oś czasu/Wykres Gantt |
| Szablon alokacji zasobów Monday | Pobierz ten szablon | Kierownicy projektów, kierownicy zespołów, kierownicy działów | Miesięczne agregaty, elementy, wykorzystanie %, filtry | Tablica/tabela Monday |
| Szablon zarządzania zadaniami zespołu Monday | Pobierz ten szablon | Kierownicy zespołów, menedżerowie, zespoły międzyfunkcyjne | Grupy oparte na czasie, etykiety oznaczone kolorami, automatyzacje | Tablica/kalendarz Monday |
| Szablon Monday do śledzenia budżetu | Pobierz ten szablon | Kierownicy finansowi, kierownicy projektów, zespoły operacyjne | Kategorie wydatków, budżet a rzeczywiste wydatki, wskaźniki kolorystyczne, widok wykresu | Tablica/wykres Monday |
| Szablon Monday do śledzenia projektów budowlanych | Pobierz ten szablon | Wykonawcy, firmy budowlane, kierownicy projektów | Śledzenie faz, paski postępu, porównanie budżetu, dodawanie elementów | Tablica/oś czasu Monday |
| Szablon zarządzania wydarzeniami Monday | Pobierz ten szablon | Menedżerowie wydarzeń, marketing, pracownicy operacyjni | Formularze RSVP, pulpity nawigacyjne, wykresy Gantt, śledzenie budżetu | Tablica Monday/Oś czasu/Wykres Gantt |
| Szablon wniosków finansowych Monday | Pobierz ten szablon | Zespoły finansowe, zaopatrzenie, zatwierdzanie | Niestandardowe formularze, wykresy obciążenia pracą, automatyzacja przepływu pracy | Tablica/wykres Monday |
| Szablon planu zarządzania projektami Monday | Pobierz ten szablon | Kierownicy projektów, liderzy zespołów, koordynatorzy | Podział na fazy, tagi statusu, zadania połączone, automatyzacje | Tablica/oś czasu Monday |
| Szablon planowania zasobów ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Koordynatorzy projektów, kierownicy zespołów, kierownicy operacyjni | Niestandardowe statusy/pola, widoki listy/Gantta/kalendarza/obciążenia pracą | Lista ClickUp/Gantt/Kalendarz/Obciążenie pracą |
| Szablon przydzielania zasobów ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Agencje, zespoły obsługujące klientów, zarządzanie projektami | Śledzenie budżetu, etapy oznaczone kolorami | Tablica/lista/obciążenie pracą ClickUp |
| Szablon zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp | Pobierz darmowy szablon | HR, kierownicy operacyjni, kierownicy zespołów | Paski obciążenia, kolorowe osie czasu, pola niestandardowe/widoki | Lista/tablica/obciążenie pracą ClickUp |
| Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Zespoły międzyfunkcyjne, kierownicy operacyjni, kierownicy projektów | Podział według typu zasobów, pola niestandardowe/statusy, wiele widoków | Tablica/oś czasu/formularz ClickUp |
| Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Kierownicy zespołów, kierownicy działów, kierownicy projektów | Paski obciążenia pracą, wskaźniki ryzyka, śledzenie czasu, zależności | Lista/tablica/obciążenie pracą ClickUp |
| Szablon planowania zasobów wstecznych ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Liderzy, stratedzy, zespoły projektowe | Planowanie wsteczne, oś czasu, delegowanie zadań, widoki tablicy | Tablica/oś czasu ClickUp |
| Szablon planowania konta ClickUp | Pobierz darmowy szablon | Zespoły sprzedaży, menedżerowie ds. klientów, powodzenie klientów | Etapy konta, śledzenie przychodów, pola stanu zdrowia, wykres Gantt/oś czasu | Lista ClickUp/Wykres Gantt/Oś czasu |
| Szablon planowania ClickUp Pi | Pobierz darmowy szablon | Zespoły agile, praktycy SAFe, kierownicy projektów | Tablice sprintów, śledzenie zależności, tablica ROAM, tablica suchościeralna | ClickUp Tablica/lista/Tabela |
Czym są szablony do zarządzania zasobami Monday.com?
Szablony do zarządzania zasobami Monday.com to gotowe tablice cyfrowe, które pomagają organizacjom w systematycznym planowaniu, harmonogramowaniu i przydzielaniu zasobów w ramach wielu projektów.
Szablony te automatyzują śledzenie przypisania zasobów, dzięki czemu można sprawdzić, kto nad czym pracuje, aby poprawić dystrybucję obciążenia pracą.
Dzięki tym szablonom możesz przydzielać członków zespołu, ustalać terminy i śledzić postępy w czasie rzeczywistym, zapewniając, że zasoby nie są ani nadmiernie przydzielane, ani niewykorzystywane. Dodatkowo masz jasny widok podziału zadań i elementów, co pozwala na szczegółowy nadzór nad projektem.
Co sprawia, że szablon zarządzania zasobami Monday.com jest dobry do przydzielania zasobów?
Oto, na co należy zwrócić uwagę w szablonie do zarządzania zasobami Monday.com:
- Konfigurowalne widoki: oferuje osie czasu, wykresy Gantt, tablice Kanban i widoki kalendarza zasobów, aby wizualizować pracę w dowolny sposób.
- Śledzenie zasobów w czasie rzeczywistym: zapewnia aktualizacje na żywo dotyczące przypisanych zadań, postępów i obciążenia pracą, zapobiegając nadmiernemu obciążeniu lub niewykorzystaniu zasobów.
- Funkcje automatyzacji: usprawniają powtarzalne czynności, takie jak aktualizacje statusu, powiadomienia i przypomnienia o terminach.
- Integracja z narzędziami innych firm: Tworzy połączenie z zewnętrznymi platformami, takimi jak Microsoft Teams, Google Drive, Zoom i Salesforce, aby scentralizować pracę.
- Raportowanie i analityka: oferuje pulpity nawigacyjne i raporty do monitorowania wykorzystania zasobów, postępów projektów i wydajności zespołu w celu podejmowania decyzji opartych na danych.
- Priorytetowanie zadań i zależności: umożliwienie zespołom przypisywania priorytetów, śledzenia zależności i wizualizacji wąskich gardeł w celu lepszego planowania zasobów.
🧠 Ciekawostka: Ponad 3600 lat temu egipskie państwo w Deir el-Medina (wioska zbudowana dla budowniczych grobowców królewskich) stosowało wczesną formę zarządzania zasobami i zapewniania dobrobytu pracownikom. Rzemieślnicy otrzymywali miesięczne wynagrodzenie w postaci zboża, mieli zapewnione zakwaterowanie, a nawet mieli dostęp do służby. Co ciekawe, otrzymywali również płatne zwolnienia lekarskie i mieli dostęp do lekarzy na miejscu.
Szablony do zarządzania zasobami Monday.com
Oto najlepsze darmowe szablony do zarządzania zasobami od Monday.com, które pomogą Ci bez wysiłku planować, śledzić i optymalizować obciążenie pracą Twojego zespołu.
1. Szablon zarządzania zasobami Monday
Ten szablon zarządzania zasobami zapewnia pełną widoczność zasobów zespołu, umożliwiając efektywny przydział zadań. Dodatkowo etykiety i wskaźniki statusu pozwalają szybko uzyskać kluczowe informacje. Możesz zaprosić członków zespołu do udostępniania tablicy. Pomaga to ograniczyć mikrozarządzanie i pozwala kierownictwu skupić się na strategii.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Skorzystaj z widoku mapy, aby zobaczyć, gdzie znajduje się lokalizacja zasobów, wraz z kluczowymi szczegółami, takimi jak czas trwania i właściciel.
- Eksportuj i importuj dane bez przeszkód dzięki integracji z programem Excel, zamieniając arkusze kalkulacyjne w interaktywne tablice.
- Przełączaj się między widokami tabela, Oś czasu, matryca i Gantt, aby analizować przydzielanie zadań z różnych perspektyw.
📌 Idealne dla: kierowników projektów, zespołów operacyjnych i koordynatorów zasobów, którzy zarządzają wieloma aktywami i potrzebują przejrzystości, aby zapobiec niewłaściwemu przydzielaniu zadań.
🔍 Czy wiesz, że... Tabula Peutingeriana, rzymska mapa z IV wieku, służyła jako narzędzie do zarządzania zasobami. Pomagała przywódcom planować ruchy wojsk, szlaki handlowe i linie zaopatrzeniowe w całym imperium.
2. Szablon przydzielania zasobów Monday
Zbyt często menedżerowie przydzielają zadania w oparciu o terminy, a nie rzeczywiste możliwości pracowników, co prowadzi do wypalenia zawodowego lub niedotrzymania terminów. Ten szablon alokacji zasobów Monday przenosi nacisk na widoczność obciążenia pracą. Zapewnia on ogólne podsumowanie dostępności każdego członka zespołu, a jednocześnie pozwala przeanalizować godziny poświęcone na poszczególne projekty.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Zobacz miesięczne zestawienia dla każdego pracownika, w tym szacowaną liczbę godzin, faktycznie przepracowane godziny, pozostałą dostępność i procent wykorzystania.
- Rozwiń wiersze dotyczące pracowników na podpozycje, aby uzyskać szczegółowy podział harmonogramu projektu, porównując szacunki z rzeczywistymi wynikami.
- Szybko zauważaj członków zespołu, którzy mają za dużo lub za mało zadań.
- Korzystaj z funkcji wyszukiwania, filtrów i opcji „grupuj według”, aby podzielić dane według pracowników, projektów lub działów.
📌 Idealne dla: kierowników projektów, liderów zespołów i kierowników działów, którzy muszą optymalizować obciążenie pracą, zapobiegać wypaleniu zawodowemu i zapewniać sprawiedliwą dystrybucję zadań między zespołami.
📖 Przeczytaj również: Jak zoptymalizować zarządzanie zasobami IT: najlepsze praktyki i techniki
3. Szablon zarządzania zadaniami zespołu Monday
Codzienne spotkania, długie łańcuchy e-maili i spotkania dotyczące aktualizacji statusu często bardziej spowalniają pracę zespołów niż im pomagają. Ten szablon eliminuje zbędne informacje, zapewniając wszystkim wspólną tablicę, na której można śledzić zadania do wykonania w danym tygodniu, kolejne kroki i osoby odpowiedzialne. Dzięki prostocie funkcji „przeciągnij i upuść” można go szybko dostosować do zmieniających się priorytetów zespołu, dzięki czemu postój w postępie nie ulega.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Organizuj pracę według grup czasowych, takich jak Ten tydzień i Następny tydzień, z automatycznym obliczaniem łącznej liczby godzin.
- Szybko przeglądaj priorytety dzięki kolorowym etykietom oznaczającym pilność i status zadania.
- Śledź postępy w stosunku do terminów dzięki kolumnom dat i wizualnym alertom dotyczącym zaległych elementów.
- Wyeliminuj powtarzające się aktualizacje dzięki automatyzacji, która powiadamia właścicieli o zmianach statusu lub postępach w realizacji zadań.
📌 Idealne dla: kierowników zespołów, kierowników działów i zespołów międzyfunkcyjnych poszukujących przejrzystego sposobu koordynowania tygodniowego obciążenia pracą i zapewnienia odpowiedzialności wszystkich pracowników.
🧠 Ciekawostka: W średniowieczu klasztory (zwłaszcza benedyktyńskie) przestrzegały bardzo ścisłego harmonogramu dnia. Harmonogram ten (horarium) dzielił dzień na czas modlitwy, pracę fizyczną, naukę, posiłki itp. Rutynowe czynności były podyktowane regułami, takimi jak Reguła św. Benedykta. Dzięki temu energia, czas i umiejętności każdego mnicha były równomiernie rozłożone między obowiązki duchowe i praktyczne.
4. Szablon Monday do śledzenia budżetu
Zarządzanie zasobami bez kontrolowania budżetu ostatecznie spowoduje zboczenie z kursu. Ten szablon narzędzia do śledzenia budżetu pomaga połączyć planowanie finansowe bezpośrednio z zarządzaniem zasobami, pokazując dokładnie, w jaki sposób fundusze są przydzielane, wydawane i dostosowywane w ramach poszczególnych projektów.
Dołączaj pliki wsparcia, takie jak faktury lub paragony, bezpośrednio do elementów wydatków i korzystaj z wierszy podsumowujących, aby uzyskać widok całkowitych budżetów i wydatków na poziomie grupy.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Podziel wydatki na kategorie, takie jak Operacyjne i Różne, aby uzyskać uporządkowany widok finansów.
- Śledź każdy element za pomocą kolumn przedstawiających wydatki budżetowe i rzeczywiste oraz sprawdzaj różnicę obliczana automatycznie w czasie rzeczywistym.
- Natychmiast wykrywaj nadmierne wydatki dzięki kolorowym wskaźnikom (zielony oznacza prawidłowy poziom, czerwony oznacza przekroczenie budżetu).
- Przejdź do widoku wykresu , aby uzyskać szybki podział zasobów i sprawdzić, na co wydawane są Twoje pieniądze.
📌 Idealne dla: menedżerów finansowych, kierowników projektów i zespołów operacyjnych, którzy potrzebują jasnego powiązania między alokacją zasobów a stanem budżetu, aby utrzymać się na właściwej drodze.
🎥 Obejrzyj: Jako kierownik projektów, Twój czas jest Twoim największym zasobem. Zobacz, jak wykorzystać AI do zwiększenia wydajności i zaoszczędzić 90 minut każdego dnia:
5. Szablon Monday do śledzenia projektów budowlanych
Ten szablon do śledzenia projektów budowlanych zapewnia widok poszczególnych etapów budowy, umożliwiając monitorowanie postępów, budżetów i obowiązków. Pozwala on nadzorować zamówienia, harmonogramy i zadania wykonawców z poziomu tej samej tablicy.
Od zapytań ofertowych po aktualizacje na poziomie piętra — konfigurowalny szablon zarządzania zasobami Monday.com zapewnia spójność działań zespołów terenowych i biurowych.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Śledź każdy etap budowy dzięki kolumnom statusu dla pozwoleń, fundamentów, konstrukcji szkieletowej i prac elektrycznych.
- Użyj pasków postępu, aby wizualizować zakończone informacje lub poszczególne etapy na pierwszy rzut oka.
- Trzymaj się budżetu, porównując zaplanowane zadania z aktualizacjami w czasie rzeczywistym, aby uniknąć kosztownych przekroczeń.
- W miarę rozszerzania zakresu projektu łatwo dodawaj nowe poziomy lub elementy projektu za pomocą przycisku + Dodaj.
📌 Idealne dla: Generalnych wykonawców, firm budowlanych i zarządzających projektami, którzy muszą wizualnie śledzić postępy budowy, unikać przekraczania terminów i zapewnić spójność działań wszystkich zainteresowanych stron od etapu planowania do realizacji.
🔍 Czy wiesz, że... Rzymianie zarządzali zasobami wodnymi tak, jak my zarządzamy dziś budżetami. Pierwszy akwedukt, Aqua Appia, dystrybuował zasoby (wodę) po całym mieście, a urzędnicy stosowali śledzenie podaży i popytu, aby zapobiec niedoborom. Był to jeden z najwcześniejszych w historii systemów alokacji zasobów na dużą skalę.
6. Szablon zarządzania wydarzeniami Monday
Szablon zarządzania wydarzeniami Monday.com centralizuje wszystkie elementy Twojego wydarzenia, pomagając w planowaniu, śledzeniu i realizacji z zachowaniem przejrzystości. Od potwierdzeń udziału po pulpity nawigacyjne wydatków kampanii — zapewnia kompleksowy widok, jednocześnie utrzymując porządek w szczegółach.
Otrzymujesz wspólną przestrzeń, w której planiści, dostawcy i interesariusze mogą współpracować w czasie rzeczywistym, dodawać aktualizacje i natychmiast zobaczyć, jak decyzje wpływają na harmonogramy lub budżety. Służy również jako archiwum, umożliwiając ocenę przeszłych wydarzeń, wyciąganie wniosków z wyników i udoskonalanie procesów.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Automatycznie zbieraj potwierdzenia udziału za pomocą formularzy i aktualizuj listę gości w czasie rzeczywistym.
- Korzystaj z pulpitów i osi czasu Gantt, aby śledzić postępy, terminy i budżety z pełnym przekonaniem.
- Porównaj planowane i rzeczywiste wydatki dzięki przejrzystym limitom budżetowym i zestawieniom wydatków według kanałów.
- Przechowuj faktury, paragony i zdjęcia z wydarzeń tuż obok odpowiednich zadań, aby mieć do nich szybki dostęp.
📌 Idealne dla: menedżerów wydarzeń, zespołów marketingowych i pracowników operacyjnych organizujących wszelkiego rodzaju wydarzenia, takie jak małe spotkania wewnętrzne oraz duże konferencje i uroczystości.
7. Szablon wniosków finansowych Monday
Zespoły finansowe często borykają się z napływającymi zgłoszeniami, co utrudnia im nadążanie za priorytetami. Ten szablon Monday centralizuje wszystkie zgłoszenia w wizualnej przestrzeni roboczej. Dzięki konfigurowalnym formularzom każde zgłoszenie jest zakończone, co eliminuje potrzebę wielokrotnej komunikacji.
Oprócz przyjmowania zadań możesz śledzić postępy, przypisywać własność i monitorować terminy w czasie rzeczywistym. Wizualne wykresy i widoki list zapewniają zarówno widok ogólny, jak i szczegółowe informacje, umożliwiając zrównoważenie obciążenia pracą i ustalenie priorytetów zadań.
🌟 Oto dlaczego spodoba ci się to rozwiązanie:
- Wizualizuj obciążenie pracą swojego zespołu za pomocą wykresów słupkowych, uporządkowanych według osób przypisanych i statusu.
- Organizuj zgłoszenia według statusów, takich jak Otwarte, W trakcie realizacji i Zakończone.
- Skonfiguruj automatyzację przepływu pracy w ramach platformy, aby uwolnić zespoły do wykonywania ważnych zadań.
📌 Idealne dla: zespołów finansowych zarządzających zwrotami kosztów, wnioskami o zakupy, zatwierdzeniami i innymi sprawami finansowymi.
8. Szablon planu zarządzania projektami Monday
Ten szablon organizuje każdy etap projektu w przejrzyste, możliwe do realizacji fazy, dzięki czemu można zobaczyć, co należy zrobić, kto ma to wykonać i w jakim terminie. Osie czasu, tagi statusu i zintegrowane linki sprawiają, że śledzenie postępów jest intuicyjne i przejrzyste. Można również połączyć zadania z wymaganymi zasobami do zarządzania projektami.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Podziel projekty na fazy, takie jak Inicjacja, Planowanie/Realizacja i Realizacja, aby uzyskać uporządkowany cykl pracy.
- Śledź postęp zadań dzięki przejrzystym etykietom statusu: W trakcie realizacji, Zakończone lub Zablokowane.
- Połącz zadania z dokumentami, zasobami lub innymi tablicami zasobów, aby mieć do nich szybki dostęp.
- Stwórz połączenie zadań z powiązanymi tablicami, wydarzeniami lub spotkaniami, korzystając z wbudowanych automatyzacji.
📌 Idealne dla: kierowników projektów, liderów zespołów i koordynatorów, którzy potrzebują szczegółowego, opartego na fazach planu do zarządzania zadaniami i przydzielania zasobów.
📖 Przeczytaj również: Czym jest zarządzanie zasobami marketingowymi (MRM): procesy, korzyści i najlepsze praktyki
Ograniczenia zarządzania projektami Monday.com
Monday.com to solidna platforma do zarządzania projektami, zadaniami i cyklem pracy w zespole, oferująca konfigurowalne tablice, automatyzacje i integracje.
Mimo to, w miarę rozszerzania się projektów lub podejmowania przez zespoły bardziej złożonych zadań, mogą pojawić się pewne istotne wyzwania:
- Podstawowe powiązania zadań: Tworzenie zależności między zadaniami nie jest wystarczająco szczegółowe, co może utrudniać planowanie projektów wieloetapowych.
- Ograniczone funkcje zaawansowane: Narzędzia takie jak zaawansowane raportowanie, śledzenie czasu i wykresy Gantt wymagają subskrypcji wyższego poziomu, co może być kosztowne dla mniejszych zespołów.
- Brak edycji dokumentów w aplikacji: pliki muszą być zarządzane zewnętrznie, co wymaga dodatkowych kroków dla zespołów zajmujących się projektami o dużej ilości zawartości.
- Częste powiadomienia: bez starannych ustawień aktualizacje i alerty mogą się gromadzić, utrudniając skupienie się na elementach priorytetowych.
- Ograniczona funkcja aplikacji mobilnej: duże tablice i pulpity nawigacyjne mogą być uciążliwe na smartfonach lub tabletach, ograniczając wydajność w podróży.
- Podstawowe informacje dotyczące złożonych projektów: Raportowanie i analizy międzyplatformowe są powierzchowne i często wymagają eksportu danych lub dodatkowych aplikacji, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.
🔍 Czy wiesz, że... Inkowie zarządzali zasobami poprzez ludzi, a nie pieniądze, stosując podatek od pracy. Każdy obywatel pracował przy projektach publicznych, takich jak budowa dróg, tarasów rolniczych lub świątyń. Imperium prowadziło śledzenie, kto gdzie i jak długo pracował.
Alternatywne szablony Monday.com
Smutna (i codzienna) rzeczywistość zarządzania zasobami często oznacza wysyłanie wiadomości do ludzi na Slacku, żeby zapytać o ich możliwości, wpatrywanie się w przestarzałe arkusze kalkulacyjne i nadzieję, że nie przeciążysz kogoś, kto już jest w trudnej sytuacji.
ClickUp zmienia zasady gry jako pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na sztucznej inteligencji. Zamiast przeszukiwać różne narzędzia, aby dowiedzieć się, kto może podjąć się danego zadania, w jednym miejscu widzisz obciążenie pracą, dostępność i zobowiązania projektowe wszystkich osób.
Koniec z chaotyczną pracą, zgadywaniem i przypadkowym przydzielaniem tej samej osobie trzech zadań jednocześnie. Szablony zarządzania zasobami i pulpity nawigacyjne ClickUp oferują możliwości, których arkusze kalkulacyjne nigdy nie były w stanie zapewnić.
Oto kilka szablonów oferowanych przez narzędzie do zarządzania obciążeniem pracą, które pozwalają precyzyjnie usprawnić pracę. 👇
Szablon planowania zasobów ClickUp
Szablon planowania zasobów ClickUp został stworzony, aby zapewnić Ci kompleksowy przegląd wszystkich zmiennych elementów Twoich projektów. Możesz wizualizować zadania i zasoby w jednym miejscu, co pozwala Ci szybko sprawdzić, kto jest przypisany do danego zadania, kiedy jest ono zaplanowane i w jaki sposób wykorzystywane są zasoby.
Szablon planowania zasobów centralizuje godziny pracy, podwykonawców, dostępność personelu i wyniki dla klientów, unikając wąskich gardeł w zasobach. W ten sposób możesz zmaksymalizować obciążenie projektu, jednocześnie utrzymując motywację zespołów i zapewniając satysfakcję klienta.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Śledź postęp zadań dzięki niestandardowym statusom ClickUp, takim jak w trakcie realizacji, Weryfikacja klienta i zakończone.
- Dodaj kontekst dzięki polom niestandardowym ClickUp, takim jak Przydzielony budżet, Koordynator projektu i Notatki dotyczące zasobów.
- Przełączaj się między widokami lista, Gantt i kalendarz , aby przeglądać projekty pod każdym kątem.
- Zapobiegaj wypaleniu zawodowemu dzięki funkcji widok obciążenia pracą, która pokazuje obciążenie poszczególnych osób i zespołów w czasie rzeczywistym.
📌 Idealne dla: koordynatorów projektów, kierowników zespołów i menedżerów operacyjnych, którzy muszą zrównoważyć obciążenie pracą, budżety i terminy w wielu projektach.
🚀 Przyjazna wskazówka: Chcesz aktywnie planować zasoby i obciążenie pracą? Wypróbuj ClickUp Brain. Jego menedżer projektów AI analizuje dostępność, umiejętności i bieżące zobowiązania Twojego zespołu, dzięki czemu możesz wykorzystać sztuczną inteligencję do automatyzacji zadań. Działając kontekstowo w Twoim obszarze roboczym, rozumie Twoje zadania, dokumenty, zespoły, terminy i generuje aktualizacje, podsumowania, raporty i raporty z postępów.
A co masz do zrobienia? Po prostu podaj odpowiedź w języku naturalnym! Oto kilka przykładowych podpowiedzi:
- Wygeneruj aktualizację statusu projektu X, obejmującą postępy w ciągu ostatniego tygodnia, nadchodzące zadania i wszelkie przeszkody.
- Podsumuj wszystkie komentarze i zadania w folderze Y, aby zidentyfikować opóźnione elementy i zadania bez osób przypisanych.
- Stwórz stand-up podsumowanie dla zespołu marketingowego: co zostało zrobione wczoraj, co jest planowane na dziś, i co stanowi blok dla postępów.
2. Szablon przydzielania zasobów ClickUp
Podczas gdy poprzedni szablon pomaga zrównoważyć obciążenie pracą i harmonogramy, szablon przydzielania zasobów ClickUp zapewnia, że każda osoba zostanie przydzielona dokładnie tam, gdzie może wywrzeć największy wpływ. W przeciwieństwie do podstawowych szablonów planowania wydajności, ten szablon pozwala również dostosować budżety, wyniki i obowiązki zespołu do oczekiwań klienta w czasie rzeczywistym.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Śledź koszty za pomocą pól niestandardowych, takich jak Całkowity budżet, Kierownik kreatywny i Etapy projektu.
- Monitoruj przepływ projektu za pomocą etapów oznaczonych kolorami: do zrobienia, Pomysły, Przygotowanie, Realizacja i Dostawa.
- Uzyskaj dostęp do sześciu niestandardowych widoków, takich jak Obciążenie pracą zespołu, Według klientów i Proces dostawy, aby mieć kontrolę nad każdym aspektem.
- Utrzymuj porządek na tablicy dzięki funkcji Ukryj zamknięte i szybko dodawaj zadania za pomocą przycisku + Nowe zadanie.
📌 Idealne dla: agencji, zespołów obsługujących klientów i zarządzających projektami, którzy potrzebują sposobu na przydzielanie zasobów między wielu klientów, jednocześnie śledząc budżety lub obowiązki.
3. Szablon zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp
Szukasz równowagi między terminami a możliwościami ludzkimi? Szablon zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp jest właśnie dla Ciebie. Ten szablon pozwala dokładnie sprawdzić, kto osiągnął maksymalne obciążenie, kto ma jeszcze możliwości, aby podjąć się dodatkowych zadań, oraz jak obciążenie pracą całego zespołu ma się do terminów realizacji projektów. Możesz również ujawnić wymagania dotyczące umiejętności i szczegóły dotyczące konkretnych ról, aby odpowiednie osoby były zawsze przydzielane do odpowiednich projektów.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Wizualizuj obciążenie pracą za pomocą dziennych pasków wydajności, które pokazują dostępność, równowagę i nadmierną alokację w czasie rzeczywistym.
- Wcześnie wykrywaj ryzyka dzięki oznaczonym kolorami harmonogramom zadań, które przedstawiają zadania od początku do końca jako mapa.
- Zapisz ważne szczegóły w polach niestandardowych, takich jak Obciążenie, Typ projektu, Kierownik liniowy i Zatwierdzenie wdrożenia.
- Przełączaj się między pięcioma niestandardowymi widokami, w tym obciążenie pracą zespołu, Zasoby i Status przeglądu.
📌 Idealne dla: zespołów HR, kierowników operacyjnych i kierowników zespołów, którzy muszą zarządzać obciążeniem zespołów w ramach wielu projektów.
📮 ClickUp Insight: 16% menedżerów ma trudności z integracją aktualizacji z wielu narzędzi w spójny widok. Gdy aktualizacje są rozproszone, poświęcasz więcej czasu na zbieranie informacji, a mniej na kierowanie zespołem.
Wynik? Niepotrzebne obciążenia administracyjne, pominięte informacje i brak spójności. Dzięki kompleksowemu obszarowi roboczemu ClickUp menedżerowie mogą scentralizować zadania, dokumenty i aktualizacje, ograniczając ilość zbędnych czynności i ujawniając najważniejsze informacje dokładnie wtedy, gdy są one potrzebne.
💫 Rzeczywiste wyniki: Zbierz 200 specjalistów w jednym obszarze roboczym ClickUp, korzystając z dostosowywalnych szablonów i funkcji śledzenia czasu, aby zmniejszyć koszty ogólne i skrócić czas realizacji zadań w wielu lokalizacjach.
4. Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp
Szablon matrycy zasobów projektu ClickUp zapewnia uporządkowany sposób śledzenia wszystkich rodzajów zasobów w jednym zorganizowanym widoku. Dzięki temu łatwiej jest połączyć ze sobą przydzielanie zasobów, śledzenie kosztów i osie czasu projektów. Masz również widoczność w szczegółach, takich jak stawki dzienne, własność działów i status zasobów. W ten sposób nigdy nie zaskoczą Cię konflikty dostępności lub przekroczenia budżetu.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Organizuj zasoby według typu (ludzie, sprzęt, obiekty, oprogramowanie), aby uzyskać przejrzysty podział dostępności.
- Śledzenie kluczowych szczegółów dzięki polom niestandardowym, takim jak Dział, Ilość, Stawka dzienna i Typ zasobów.
- Dbaj o terminowość projektów dzięki oznaczonym kolorami niestandardowym statusom, takim jak Zaplanowane, Rozpoczęte, Wstrzymane i Zakończone.
- Uzyskaj dostęp do siedmiu niestandardowych widoków, w tym Tablica, Oś czasu i Formularz wprowadzania zasobów, które zapewniają elastyczną wizualizację.
📌 Idealne dla: międzyfunkcyjnych, kierowników operacyjnych i liderów projektów, którzy potrzebują widoczności we wszystkie rodzaje zasobów.
5. Szablon obciążenia pracą pracowników ClickUp
Dzięki szablonowi obciążenia pracą pracowników ClickUp możesz wreszcie przejąć kontrolę nad dystrybucją zadań w zespole. Oznacza to, że możesz bez obaw przydzielać zadania, sprawiedliwie rozdzielać obowiązki i chronić swój zespół przed wypaleniem zawodowym.
To narzędzie do planowania wydajności ułatwia również ustalanie oczekiwań. Łączy indywidualne obciążenia pracą z terminami realizacji projektów, ułatwiając ustalanie realistycznych osi czasu i dostosowywanie priorytetów.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Natychmiastowo oceniaj obciążenie dzięki indywidualnym paskom obciążenia pracą, pokazującym godziny przypisane w porównaniu z dostępnymi.
- Wcześnie sygnalizuj ryzyko za pomocą czerwonych wskaźników obciążenia, aby uniknąć przeciążenia pracowników i wypalenia zawodowego.
- Organizuj projekty, korzystając z pól niestandardowych, takich jak Zespół, Data końcowa, Data kontynuacji i Zamknięte zgłoszenia.
- Korzystaj z funkcji śledzenia czasu projektu w ClickUp, tagowania i ostrzeżeń o zależnościach, aby zadania były realizowane zgodnie z terminami.
📌 Idealne dla: kierowników zespołów, kierowników działów i kierowników projektów, którzy chcą mieć pewność, że żaden pracownik nie jest niedostatecznie wykorzystywany lub przepracowany.
Oto, co Nicole Brisova, kierownik ds. rozwoju operacyjnego w Walk the Room, miała do powiedzenia na temat korzystania z ClickUp:
Korzystanie z ClickUp pomogło nam lepiej planować, szybciej realizować zadania i efektywnie organizować nasze zespoły, a od momentu mojego dołączenia do firmy nasz zespół produkcyjny podwoił swoją wielkość! Nie byłoby to możliwe, gdybyśmy nie mieli solidnej struktury alokacji zasobów i zarządzania projektami.
Korzystanie z ClickUp pomogło nam lepiej planować, szybciej realizować zadania i efektywnie organizować nasze zespoły, a od momentu dołączenia do firmy nasz zespół produkcyjny podwoił swoją wielkość! Nie byłoby to możliwe, gdybyśmy nie mieli solidnej struktury alokacji zasobów i zarządzania projektami.
6. Szablon ClickUp do planowania zasobów wstecz
Szablon tablicy do planowania wstecznego ClickUp pozwala zacząć od mety i cofnąć się do teraźniejszości. Określ swój ostateczny cel, a następnie zaplanuj mapy kamieni milowych, osie czasu i oddelegowane zadania w odwrotnej kolejności, upewniając się, że nie pominiesz niczego ważnego. Interaktywna tablica ClickUp pomaga podzielić długoterminowe projekty na mniejsze, wykonalne kroki.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Określ swój ostateczny cel w kolumnie Wynik i oprzyj na nim swój plan.
- Przeprowadź burzę mózgów na scenie Identyfikacji , aby uchwycić wszystko, co jest potrzebne.
- Stwórz odwróconą chronologiczną widok osy czasu podziałany według lat, aby ułatwić planowanie długoterminowe.
- Przydzielaj obowiązki za pomocą kolumny „Deleguj”, dzięki czemu własność będzie jasno określona.
- Przełączaj się między widokami Planowanie wsteczne i Zacznij tutaj, aby płynnie poruszać się po projektach.
📌 Idealne dla: liderów, strategów i zespołów projektowych, którzy poszukują narzędzia do zarządzania zasobami i chcą podzielić ambitne cele na realistyczne, krok po kroku plany.
📖 Przeczytaj również: Jak obliczyć obciążenie zasobów w zarządzaniu projektami
7. Szablon planowania konta ClickUp
Zarządzanie kontami klientów to nie tylko prowadzenie dokumentacji, ale także stymulowanie wzrostu. Korzystając z szablonu planowania kont ClickUp, możesz uporządkować wszystkie szczegóły dotyczące związków z klientami w jednym miejscu.
Ten szablon pozwala zharmonizować działania zespołu z celami klientów, śledzić stan kont w czasie rzeczywistym i identyfikować możliwości wzmocnienia relacji. Od pozyskiwania nowych klientów po monitorowanie przychodów z największych kont — zawsze będziesz miał uporządkowany widok postępów.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Używaj funkcji śledzenia, aby śledzić każdego klienta na różnych scenach, takich jak wdrożenie, aktywność, utrzymanie lub zagrożenie.
- Natychmiast wykrywaj wartościowe możliwości dzięki polom miesięcznych przychodów i kondycji konta.
- Monitoruj postępy wizualnie dzięki paskom realizacji i liczbie zadań dla poszczególnych kont.
- Przełączaj się między widokami Oś czasu, Gantta i Konta na etapie, aby zarządzać zadaniami krótkoterminowymi i strategiami długoterminowymi.
📌 Idealne dla: zespołów sprzedaży, menedżerów ds. klientów i liderów ds. powodzenia klienta, którzy chcą budować silniejsze związki z klientami.
🚀 Szybki trik: Zarządzanie zasobami polega na podejmowaniu szybszych decyzji w sytuacji zmieniających się priorytetów. ClickUp Brain MAX integruje wiele wiodących w branży modeli AI, takich jak Claude, Gemini i ChatGPT, bezpośrednio w Twoim obszarze roboczym, eliminując potrzebę stosowania zbędnych rozwiązań AI. Możesz również używać funkcji Talk to Text, aby zadawać pytania, dyktować i wydawać komendy głosowe. Jeśli więc jesteś w podróży, zawsze możesz poprosić Brain MAX o analizę obciążenia pracą, sporządzenie planów dotyczących zasobów lub generowanie natychmiastowych aktualizacji statusu podczas przeglądania zadań.
Oto kilka podpowiedzi głosowych, które możesz wydać MAX:
- Pokaż mi, którzy członkowie zespołu projektowego mają w tym tygodniu mniej niż 60% obciążenia pracą i zaproponuj zadania, które mogę im przydzielić.
- Prognozuj zapotrzebowanie na zasoby i projekty na następny sprint i zaznacz obszary, w których brakuje nam obciążenia programistycznego.
- Przygotuj aktualizację dla klienta, wyjaśniającą nasz plan zasobów na najbliższe dwa tygodnie, korzystając z danych dotyczących zadań z tablicy marketingowej
Oto wprowadzenie do działania tego oprogramowania do śledzenia zasobów:
8. Szablon planowania Pi autorstwa ClickUp
Szablon planowania ClickUp Pi dzieli pracę na przejrzyste sprinty, dostosowuje zespoły do wspólnych celów i śledzi zależności — wszystko to w ramach tablic ClickUp Whiteboards. Korzystając z tej struktury, możesz poprowadzić swoje zespoły przez Program Increments (PI), organizować funkcje, przypisywać zadania do konkretnych sprintów, dodawać funkcje śledzenia czasu i monitorować postępy na tablicy programowej wysokiego poziomu.
🌟 Oto dlaczego Ci się spodoba:
- Śledź zależności za pomocą wizualnych linii na Tablicy, aby zapobiegać powstawaniu wąskich gardeł.
- Przydzielaj zadania zespołom za pomocą tablic zespołowych, aby szczegółowo zarządzać obciążeniem pracą.
- Identyfikuj i eliminuj ryzyko w czasie rzeczywistym dzięki Tablicy ROAM i kategoriom ryzyka.
- Przełączaj się między widokami Tablica, Lista i Tablica, aby planować, śledzić i dostosowywać pracę.
📌 Idealne dla: zwinnych zespołów, praktyków SAFe i kierowników projektów koordynujących wiele sprintów lub zespołów, które muszą skutecznie dostosowywać priorytety, zarządzać zależnościami i ograniczać ryzyko.
🔍 Czy wiesz, że... W XVI-wiecznej Wenecji funkcjonował jeden z najwcześniejszych systemów zasobów produkcyjnych. Wenecka stocznia wykorzystywała cykl pracy oparty na linii montażowej do budowy statków. Dzięki wyspecjalizowanym zespołom i ścisłym harmonogramom były one w stanie wyprodukować w pełni uzbrojoną galerę w ciągu jednego dnia.
Efektywna alokacja zasobów dzięki ClickUp
Posiadanie solidnego szablonu do zarządzania zasobami może całkowicie zmienić sposób, w jaki Twój zespół planuje, śledzi i wykonuje zadania. Monday.com oferuje zakres przydatnych szablonów, które stanowią uporządkowany punkt wyjścia.
Szablony te mają jednak charakter ogólny i nie są w pełni połączone z Twoimi indywidualnymi cyklami pracy.
ClickUp przejmuje kontrolę. Jego szablony zarządzania zasobami są w pełni konfigurowalne i można je bezpośrednio połączyć z cyklem pracy, dzięki czemu zadania, osie czasu i priorytety pozostają dostosowane do rzeczywistego obciążenia zespołu.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś! ✅