Wszyscy widzieliśmy, jak proces wdrażania klientów może się nie udać.
Rozproszone e-maili z informacjami o rozpoczęciu współpracy. Szczegóły umowy zagubione w wątku. Klienci wypełniający ten sam formularz dwa razy. To, co powinno budować zaufanie, w pierwszym tygodniu powoduje nieporozumienia.
Wprowadź: wdrażanie klientów oparte na AI.
Od automatycznego generowania zadań początkowych po tworzenie spersonalizowanych dokumentów powitalnych i synchronizację danych klientów między narzędziami — sztuczna inteligencja może zautomatyzować powtarzalne zadania, które spowalniają proces wdrażania klientów.
Jeśli zastanawiasz się, jak zautomatyzować proces wdrażania klienta za pomocą AI, ten post jest dla Ciebie.
Udostępniamy, jak ustawić przepływ wdrażania klientów oparty na sztucznej inteligencji, który pozwoli Twojemu zespołowi zaoszczędzić wiele godzin, zachwyci klientów od pierwszego dnia i będzie skalowalny wraz z rozwojem Twojej firmy. A co najlepsze? Przedstawimy Ci narzędzie, które pozwoli Ci zrobić to wszystko w jednym miejscu. Tak, będzie to ClickUp!
⭐ Funkcjonalny szablon
Skorzystaj z szablonu ClickUp dotyczącego wdrażania klientów, aby szybko tworzyć przepływy pracy związane z wdrażaniem, zamiast zaczynać od zera za każdym razem, gdy pozyskujesz nowego klienta. Szablon ten oferuje wstępnie skonfigurowane sekwencje zadań, zautomatyzowane reguły przypisywania zadań, odwzorowane zależności oraz śledzenie kamieni milowych, które dostosowuje się do konkretnych wymagań klienta.
Czym jest wdrażanie klientów i dlaczego wymaga automatyzacji
Wdrażanie klientów to proces powitania nowych klientów w firmie i przeprowadzenia ich od momentu rejestracji do sukcesu wdrożenia produktu. Obejmuje on gromadzenie danych klientów, ustawienie ich kont, zapewnianie szkoleń i ustanawianie kanałów komunikacji, aby klienci osiągnęli pożądane wyniki dzięki Twojej usłudze (bez ciągłych kontaktów).
Jeśli proces wdrażania klientów jest fragmentaryczny, spowoduje to tarcia i wpłynie na ogólne wrażenia związane z produktem lub usługą. Potrzebujesz zautomatyzowanego procesu wdrażania klientów, ponieważ:
- procesy ręczne nie są skalowalne*: każdy nowy klient wymaga takich samych czasochłonnych ustawień, co powoduje powstawanie wąskich gardeł, które opóźniają uruchomienie i frustrują rozwijające się firmy
- Niejasna własność zadań powoduje wydłużenie osi czasu: bez reguł automatyzacji przypisywania zadań zadania pozostają nieprzypisane, a członkowie zespołu zakładają, że ktoś inny się nimi zajmuje
- Powtarzające się wprowadzanie danych ma na wyniku błędy: ręczne przenoszenie informacji o klientach między systemami zwiększa ryzyko literówek, pominięcia szczegółów i niekompletnych zapisów
- Opóźnienia w kontaktach z klientami powodują utratę ich zaufania: Niespójna komunikacja może sprawić, że klient zacznie wątpić w Twój profesjonalizm i zaangażowanie w jego powodzenie
- Brak widoczności hamuje postęp: Bez centralnego systemu zarządzania klientami trudno jest określić, którzy klienci osiągają postępy, a które kroki powodują problemy
👀 Czy wiesz, że... 74% przedsiębiorstw posiada obecnie dedykowany zespół ds. wdrażania nowych klientów. Firmy nie traktują już wdrażania nowych klientów jako kwestii drugorzędnej, ale jako kluczowy element swojej strategii rozwoju i utrzymania klientów.
📚 Przeczytaj również: Jak stworzyć listę kontrolną wdrażania nowych klientów (+ szablony)
Korzyści płynące z automatyzacji procesu wdrażania nowych klientów za pomocą AI
Najlepsze doświadczenia związane z wdrażaniem nowych klientów mają miejsce, gdy wszystko przebiega sprawnie, a klienci czują się wysłuchani. Niestety, większość klientów nie ma takich doświadczeń. Badania pokazują, że 90% klientów uważa, że firmy mogłyby poprawić sposób wdrażania nowych klientów.
Cóż, automatyzacja procesów wdrażania nowych klientów za pomocą AI wypełnia tę lukę oczekiwań. Oto, w jaki sposób automatyzacja może przyczynić się do ogólnej satysfakcji klientów:
Szybsza realizacja i mniej pracy ręcznej
Automatyzacja przepływu pracy oparta na sztucznej inteligencji (np. automatyczne gromadzenie dokumentów, wprowadzanie danych i weryfikacja) ogranicza długie łańcuchy wymiany e-maili i czas poświęcany na powtarzalne zadania administracyjne, skracając proces wdrażania nowych klientów z kilku tygodni do kilku dni.
📌 Alumni Ventures, firma zajmująca się inwestycjami venture capital, zautomatyzowała weryfikację KYC/AML oraz część procesu akredytacji inwestorów, nawiązując współpracę z platformą fintech opartą na AI, iCapital. Automatyzacja nie tylko skróciła czas wdrażania inwestorów o 66% (z około 30 minut do około 10), ale także zmniejszyła wskaźnik rezygnacji dzięki poprawie komfortu użytkowania.
Spersonalizowane doświadczenia klienta na dużą skalę
AI może analizować profile klientów, branże i potrzeby, aby zaproponować dostosowane zasoby, pakiety powitalne lub moduły szkoleniowe, zapewniające płynne wdrażanie nowych klientów. Zamiast procesu „jednego rozmiaru dla wszystkich”, klienci czują się docenieni od pierwszego dnia.
Jak powiedział Ryan Bezenek, wiceprezes ds. IT w Ariat International
Chodzi o tworzenie połączeń między danymi, których jako człowiek mógłbyś nie dostrzec. AI ma niezwykłą zdolność wydobywania informacji o konsumentach, o których nigdy byś nie pomyślał.
Chodzi o tworzenie połączeń między danymi, których jako człowiek mógłbyś nie dostrzec. AI ma niezwykłą zdolność wydobywania informacji o konsumentach, o których nigdy byś nie pomyślał.
Mniej błędów i lepsza zgodność z przepisami
Ręczne wdrażanie często powoduje błędy w umowach, kontrolach KYC/AML lub wprowadzaniu danych. Walidacja oparta na AI zapewnia dokładność, zakończoność i zgodność dokumentów z przepisami, zmniejszając ryzyko.
⚡ Archiwum szablonów: Bezpłatne szablony formularzy rejestracyjnych klientów w programie Word i ClickUp
Proaktywne zaangażowanie i wskazówki
Chatboty i asystenci AI mogą natychmiast odpowiadać na często zadawane pytania, prowadzić klientów przez portale i wskazywać kolejne kroki bez interwencji człowieka. Innymi słowy, narzędzia AI do wdrażania nowych klientów mogą utrzymać zaangażowanie klientów przez cały proces.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Skorzystaj z niestandardowych agentów autopilota ClickUp, aby zautomatyzować określone zadania związane z wdrażaniem klientów, takie jak automatyczne odpowiadanie na często zadawane pytania w kanałach czatu z klientami lub uruchamianie automatycznych przypomnień za pomocą wyzwalaczy na podstawie określonych aktualizacji pól niestandardowych.
Ciągłe doskonalenie
Sztuczna inteligencja śledzenie punktów rezygnacji i wzorców zaangażowania podczas wdrażania. Twój zespół ds. powodzenia klienta wie, gdzie klienci napotykają trudności, i może udoskonalić przepływ procesu. Dzięki temu wdrażanie staje się procesem opartym na danych i podlegającym ciągłemu doskonaleniu.
Musisz wiedzieć nie tylko, co należy zautomatyzować, ale także czego nie należy do automatyzacji.
📌 Na przykład, możesz chcieć zachować kluczowe interakcje w procesie obsługi klienta, takie jak rozmowy inauguracyjne, osobiste spotkania i przeglądy kamieni milowych, prowadzone przez ludzi. Humanizacja tych interakcji z klientami stanowi podstawę długotrwałych związków.
Ponadto, human-in-the-loop jest ważny w przypadku sytuacji granicznych i obsługi wyjątków. Chatboty w oprogramowaniu do wdrażania nowych klientów tylko jeszcze bardziej sfrustrują klienta. Twój menedżer ds. powodzenia klienta (CSM) powinien interweniować, jeśli dokumenty klienta nie odpowiadają standardowym formatom lub jeśli ma on nietypowe wymagania dotyczące wdrożenia.
Oto porady Jonathana Murraya, dyrektora ds. strategii w Mad Op, dotyczące integracji AI ze strategią doświadczeń:
AI może wykonywać powtarzalne zadania, analizować dane i udzielać szybkich odpowiedzi, ale klienci nadal pragną autentycznych, spersonalizowanych interakcji. Ludzcy menedżerowie ds. obsługi klienta budują zaufanie, rozumieją subtelne potrzeby i tworzą emocjonalne połączenia.
AI może wykonywać powtarzalne zadania, analizować dane i udzielać szybkich odpowiedzi, ale klienci nadal pragną autentycznych, spersonalizowanych interakcji. Ludzcy menedżerowie ds. obsługi klienta budują zaufanie, rozumieją subtelne potrzeby i tworzą emocjonalne połączenia.
⚡ Archiwum szablonów: bezpłatne szablony wiadomości e-mail dotyczących wdrażania (dla klientów lub pracowników)
Kluczowe kroki cyklu pracy opartego na AI
Korzyści płynące z wdrożenia sztucznej inteligencji do procesu wdrażania nowych klientów są oczywiste. Nadszedł czas, aby przejść od teorii do praktyki. Oto dokładne kroki, które należy wykonać, aby stworzyć cykl pracy automatyzacji wdrażania klienta opartego na AI.
Krok 1: Przyjmowanie i zbieranie formularzy
Być może najbardziej pomijanym problemem związanym z wdrażaniem nowych klientów jest proces przyjmowania. Formularze, które służą wyłącznie do zbierania informacji, ale utrudniają podjęcie działań na ich podstawie, powtarzające się pytania i ręczne wprowadzanie danych frustrują klientów i pochłaniają czas CSM. Jest to podstawowa praca, ale rzadko wnosi bezpośrednią wartość do doświadczeń klientów.
🤖 Wskazówka dotycząca AI: Skorzystaj z narzędzi do przyjmowania klientów opartych na AI, aby wstępnie wypełnić informacje o kliencie z systemu CRM lub umów, zweryfikować odpowiedzi w czasie rzeczywistym i automatycznie zsynchronizować dane z obszarem roboczym. Dzięki temu klienci nie muszą powtarzać tych samych informacji, a Twój zespół od samego początku dysponuje uporządkowanymi, wiarygodnymi danymi.
Oto jak wygląda to w praktyce:
- Formularze adaptacyjne: Dynamiczne formularze dostosowują pytania w zależności od typu klienta lub branży, dzięki czemu różne segmenty klientów widzą tylko te informacje, które są dla nich istotne
- Automatyczne wypełnianie i sprawdzanie poprawności: AI wstępnie wypełnia znane pola i sprawdza dane, takie jak e-mail lub szczegóły rozliczeniowe, aby ograniczyć liczbę błędów
- Płynne kierowanie: Dane wejściowe są natychmiast kategoryzowane i kierowane do odpowiedniego zespołu — finansowego, inżynierów ds. wdrażania lub pulpitów CSM
- Przyjazne dla klienta doświadczenie: proces ten jest dla klientów bardzo łatwy, co od samego początku świadczy o profesjonalizmie i przygotowaniu firmy
Pytanie brzmi: jak aktywować tę funkcję w ramach swoich cykli pracy?
Wskazówka: Korzystaj z ClickUp, aplikacji do pracy, która ma wszystko.
ClickUp automatyzuje proces wdrażania klientów poprzez scentralizowanie formularzy, gromadzenia dokumentów i przydzielania zadań w jednym zintegrowanym obszarze roboczym AI . Zamiast tracić czas na niekończące się łańcuchy e-maili lub żonglowanie rozproszonymi arkuszami kalkulacyjnymi, zespoły otrzymują usprawniony, oparty na sztucznej inteligencji cykl pracy z pełnym kontekstem pracy. Efekt? Cykle wdrażania skracają się z tygodni do dni, a klienci odnoszą bardziej pozytywne i profesjonalne pierwsze wrażenie.
W jaki sposób pomaga ClickUp?
Dzięki ClickUp Forms możesz użyć wbudowanej logiki warunkowej, aby dostosować pytania do branży, zastosowania, ograniczeń i aspiracji klienta. Zebrane dane nie są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym. Każde przesłane formularza może automatycznie wygenerować zadanie ClickUp z niestandardowymi polami, które rejestrują i wyświetlają wszystkie te informacje w jednym miejscu. Formularze te można dostosować do własnych potrzeb i łatwo stworzyć za pomocą intuicyjnego kreatora typu „przeciągnij i upuść”.
Jeśli jednak chcesz stworzyć formularz rejestracyjny od podstaw, ten wideo pokaże Ci, jak to zrobić:
Możesz również skorzystać z ClickUp Automatyzacji, aby mieć pewność, że dane zebrane za pomocą formularzy trafiają bezpośrednio do bazy danych klientów przechowywanej w ClickUp. Nie będziesz musiał ręcznie przenosić ani zarządzać informacjami o klientach między systemami ani martwić się o utratę danych w wątkach e-mailowych.
Po przesłaniu formularza (i utworzeniu zadania) można ustawić automatyczne wyzwalacze, takie jak:
- Przypisanie zadania do konkretnej osoby
- Zmiana statusu zadania niestandardowego. Przykład: Gdy jedno zadanie zostanie oznaczone jako zakończone (np. „Wysłano dostęp dla klienta”), Automatyzacje natychmiast tworzy lub odblokowuje kolejne zadanie, takie jak „Zaplanuj rozmowę inauguracyjną”
- Wysyłanie wiadomości e-mail z powiadomieniami do interesariuszy, w tym przypomnień, aby zachęcić wewnętrzny zespół lub klientów do podjęcia działań w przypadku opóźnień
- Dodawanie osób obserwujących, które otrzymują powiadomienia o aktywności zadania
🧠 Ciekawostka: ClickUp posiada narzędzie AI Automatyzacja Builder, w którym można opisać prostym językiem, co chcesz zautomatyzować, a ClickUp tworzy wyzwalacze/akcje (które mogą obejmować wyzwalacze przesyłanych formularzy).
Gdy przesłane formularze zamienią się w zadania, możesz użyć ClickUp Brain, najbardziej zakończonej i kontekstowej sztucznej inteligencji do pracy, aby je przeanalizować. Jest to również pomocne w wizualizacji trendów lub wskaźników pochodzących z odpowiedzi w formularzach.
🎺 Zaleta ClickUp: ponieważ cały przepływ danych z formularza onboardingu klienta trafia do systemu CRM ClickUp, przekazanie sprawy z działu sprzedaży do działu powodzenia przebiega płynnie. Informacje o kliencie, umowy i cele nie pozostają tylko w formularzu. Znajdują się one w centralnym hub, do którego dostęp mają wszyscy interesariusze. Oznacza to koniec poszukiwania rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych lub brakujących informacji, a klienci mają poczucie, że Twój zespół zna ich już od pierwszego dnia.
Krok 2: Automatyzacja zadań i harmonogramu
Tradycyjnie przegląda się formularze rejestracyjne i ręcznie określa kolejne kroki, takie jak wysłanie linków dostępowych, przygotowanie dokumentów rejestracyjnych lub ustawienie narzędzi. Następnie te działania należy przekształcić w zadania i przypisać je odpowiednim członkom zespołu wraz z terminami realizacji.
Praca, która jest powtarzalna, niespójna i podatna na błąd ludzki.
🤖 Wskazówka dotycząca AI: AI odciąża Twój zespół. W jaki sposób? Pozwala automatycznie tworzyć listy zadań, przypisywać ich właścicieli i dodawać osie czasu na podstawie danych klientów.
Jak to wygląda w praktyce:
- Automatycznie generowane listy zadań: agenci AI mogą tworzyć listy kontrolne wdrożenia w oparciu o typ klienta, branżę lub wielkość umowy, zapewniając, że żadne kroki nie zostaną pominięte
- Inteligentne przypisywanie zadań: zadania są automatycznie kierowane do odpowiednich właścicieli — inżynierów ds. wdrożeń, specjalistów ds. rozliczeń lub menedżerów ds. obsługi klienta — dzięki czemu odpowiedzialność jest jasno określona od początku do końca
- Automatyzacja harmonogramu: terminy i zależności są natychmiast mapowane, co zmniejsza opóźnienia, które często występują, gdy zespoły ręcznie tworzą harmonogramy
- Dynamiczne aktualizacje: W miarę zakończonych przez klientów kamieni milowych, AI może dostosowywać osie czasu i zmieniać priorytety w czasie rzeczywistym
Aby wprowadzić to w życie, potrzebne są narzędzia do automatyzacji oraz narzędzia AI, które zapewniają połączenie procesu przyjmowania klientów bezpośrednio z realizacją podczas procesu wdrażania.
W jaki sposób pomaga ClickUp?
Wiesz już, że ClickUp wykorzystuje odpowiedzi z formularzy jako wyzwalacze cykli pracy wdrażania. Kiedy klient wypełnia formularz, ClickUp Automations przekształca otrzymane odpowiedzi w zadania do wykonania.
📌 Na przykład zakończony formularz rejestracyjny może automatycznie wygenerować folder projektu zawierający wszystkie wymagane zadania związane z wdrażaniem. Gdy status zadania ulegnie zmianie (np. „Wysłano dostęp dla klienta”), zadania następcze, takie jak „Zaplanuj rozpoczęcie” lub „Wyślij dokumenty szkoleniowe”, mogą zostać utworzone automatycznie.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak korzystać z automatyzacji, obejrzyj ten wideo.
Aby zapewnić spójność podczas wdrażania każdego klienta, dostępne są szablony zarządzania zadaniami. Można załadować gotowe listy kontrolne wdrożenia z predefiniowanymi podzadaniami, osobami przypisanymi, terminami, a nawet zależnościami.
Klient SaaS otrzymuje szablon „Wdrożenie techniczne” zawierający ustawienia API, konfigurację SSO i zadania testowe w środowisku sandbox. Natomiast klient konsultingowy otrzymuje szablon „Rozpoczęcie i odkrywanie” zawierający harmonogram warsztatów, wywiady z interesariuszami i zadania związane z dostosowaniem zakresu.
Dodatkowo ClickUp Brain dodaje warstwę inteligencji do automatyzacji i szablonów. Może:
- Przeanalizuj odpowiedzi z formularza rejestracyjnego, aby zalecić, który szablon lub listę zadań zastosować
- Automatyczne przypisywanie właścicieli na podstawie obciążenia pracą, wiedzy specjalistycznej lub typu klienta
- Ujawnia ryzyka, takie jak zaległe zadania, powtarzające się przeszkody lub powolne zależności, aby menedżerowie ds. obsługi klienta mogli proaktywnie interweniować
Pola AI i agenci Autopilot w ClickUp kategoryzują, podsumowują i wyodrębniają elementy, dzięki czemu ludzie nie muszą czytać każdej odpowiedzi w całości.
📌 Na przykład po wstępnej selekcji formularza na podstawie takich pól jak „typ klienta” lub „złożoność wniosku” pole AI Assign Field w ClickUp może wybrać odpowiednią osobę przypisaną do zadania. Lub na podstawie widoku obciążenia pracą (kto jest mniej zajęty) może przydzielić zadanie osobie, która ma wolne obciążenie. Podobnie pole AI Prioritize Field pomaga w ustalaniu priorytetów zadań, które wymagają podjęcia działań w pierwszej kolejności.
🤔 Czy wiesz, że? Średni proces wdrażania nowych klientów korporacyjnych może trwać nawet 100 dni. Dzięki automatyzacji procesów wiodące firmy skracają czas wdrażania o co najmniej 30%.
⚡ Archiwum szablonów: Szablony wdrażania pracowników w programie Excel i ClickUp
Krok 3: Generowanie e-maila powitalnego i dokumentów
Wyzwaniem związanym z automatyzacją wdrażania, przed którym staje większość zespołów, jest zależność od jednego uniwersalnego szablonu lub ręczne dostosowywanie każdej wiadomości do każdego klienta. Prawidłowo zrobione, zapewni to klientowi poczucie, że dokonał właściwego wyboru.
Istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że menedżerowie ds. obsługi klienta będą spędzać godziny na personalizowaniu wiadomości e-mail i ręcznym aktualizowaniu przewodników dotyczących wdrażania. Jeśli coś pójdzie nie tak, klient będzie miał powody, by wątpić, czy Twój zespół rozumie jego potrzeby.
Co gorsza, klienci potrafią rozpoznać, kiedy wiadomość została napisana w pośpiechu lub skopiowana i wklejona.
🤖 Wskazówka dotycząca sztucznej inteligencji: Sztuczna inteligencja zmienia tę dynamikę, umożliwiając skalowalność personalizacji i spójności w różnych dokumentach. Dzięki temu menedżerowie ds. sukcesu klienta mogą skupić się na relacjach z klientami, zamiast na redagowaniu wiadomości e-mail i dokumentów.
Jak to wygląda w praktyce:
- Spersonalizowane wiadomości powitalne: Tworzone automatycznie, z językiem dostosowanym do branży, wielkości klienta lub regionu przy użyciu AI do pisania e-mail
- dokumenty wdrażające na dużą skalę: *AI tworzy i aktualizuje przewodniki lub podręczniki, pobierając informacje bezpośrednio z bazy wiedzy — koniec z nieaktualnymi plikami PDF
- Niestandardowe plany powodzenia: Na podstawie danych z formularza rejestracyjnego AI generuje indywidualny plan działania dla klienta, który określa kamienie milowe, osoby odpowiedzialne i oczekiwane wyniki
- Spójny przekaz marki: Nawet w przypadku zawartości generowanej przez AI, zespoły mogą szkolić modele w zakresie tonu i stylu, dzięki czemu każda wiadomość będzie spójna z wizerunkiem marki i profesjonalna
Aby proces ten przebiegał płynnie, należy zapewnić połączenie kontekstu przyjmowania klientów z generowaniem zawartości i dokumentacją opartą na AI.
W jaki sposób pomaga ClickUp?
ClickUp Brain płynnie integruje się z ClickUp Dokument, aby wzbogacić Twoją zawartość o AI. Możesz tworzyć i przechowywać zawartość związaną z wdrażaniem w jednym miejscu. Pomyśl o wiadomościach e-mail, umowach serwisowych, przewodnikach dotyczących wdrażania, dokumentacji technicznej i nie tylko.
Możesz również osadzić zadania bezpośrednio w Dokumentach, dzięki czemu przewodnik powitalny dla klienta będzie zawierał elementy praktyczne (np. „Ukończ konfigurację piaskownicy” odsyła bezpośrednio do zadania ClickUp). Wszyscy, w tym zespół wsparcia, inżynierowie i klienci, mogą wspólnie komentować, edytować i śledzić postępy.
Dzięki wbudowanej kontroli wersji dokumenty są natychmiast aktualizowane we wszystkich połączonych widokach. Innymi słowy, gdy Twój wewnętrzny zespół aktualizuje proces, każdy klient widzi najnowsze wytyczne bez konieczności ponownego wysyłania plików.
ClickUp Brain współpracuje z Docs, aby materiały wdrożeniowe wykraczały poza statyczne szablony. Na podstawie danych z formularza rejestracyjnego Brain może tworzyć dokumenty wdrożeniowe dostosowane do konkretnego klienta.
Brain może również stworzyć plan powodzenia lub przewodnik szkoleniowy dostosowany do potrzeb klienta, wykorzystując Twoją bazę wiedzy jako źródło. Możesz nawet podsumować złożone informacje w języku przyjaznym dla klienta. Na przykład może skondensować instrukcje ustawień technicznych w przejrzystą, nietechniczną listę kontrolną dla użytkowników biznesowych.
Krok 4: Planowanie spotkania inauguracyjnego
Rozmowa inauguracyjna to moment, w którym wdrażanie przechodzi od planowania do działania. Jest to czas, w którym klient spotyka cały zespół i kładzie podwaliny pod powodzenie partnerstwa. Jak na ironię, jest to również jeden z najtrudniejszych kroków do prawidłowego wykonania.
Samo planowanie może być koszmarem, biorąc pod uwagę przegapione e-maile między strefami czasowymi, konflikty w ostatniej chwili i opóźnienia, które powodują, że wdrażanie nowych klientów opóźnia się o tygodnie.
🤖 Wskazówka dotycząca AI: AI eliminuje te utrudnienia, za pomocą automatyzacji całego procesu — od rezerwacji, przez przygotowania, aż po działania następcze.
Jak to wygląda w praktyce:
- Asystenci planowania AI: Zautomatyzowane narzędzia do planowania mogą skanować kalendarze w różnych strefach czasowych i sugerować najlepszy termin dla wszystkich, eliminując konieczność wymiany wielu e-maili
- Automatycznie generowane agendy: odpowiedzi z formularzy rejestracyjnych są bezpośrednio wprowadzane do ustrukturyzowanych agend
- Data powstania listy zadań: działania omówione podczas spotkania inauguracyjnego są automatycznie przekształcane w zadania z właścicielami i terminami
- Notatka AI : Dzięki transkrypcji i podsumowywaniu w czasie rzeczywistym każda dyskusja jest dokumentowana do wykorzystania w przyszłości
W jaki sposób pomaga ClickUp?
ClickUp oferuje kalendarz oparty na sztucznej inteligencji, który dostosowuje się do Twoich priorytetów i planuje idealny harmonogram w oparciu o Twoje zadania i wydarzenia. W przeciwieństwie do samodzielnych narzędzi do planowania, kalendarz ClickUp integruje się bezpośrednio z przepływem pracy w zarządzaniu projektami.
Oto, w jaki sposób funkcje kalendarzy ClickUp mogą pomóc w automatyzacji procesu wdrażania klientów:
- Automatyczne planowanie linków: Poproś ClickUp Brain o zaplanowanie rozmowy, a znajdzie on dogodny dla obu stron termin i wyśle zaproszenie
- Wyszukiwanie w kalendarzu: Natychmiastowe wyszukiwanie zaplanowanych spotkań, zadań lub wydarzeń w kalendarzu ClickUp
- Synchronizacja między platformami: automatycznie pobieraj linki do spotkań i informacje o połączeniach z Zoom, Google Meet i Microsoft Teams i dołączaj do spotkań bezpośrednio z ClickUp
Realizacja spotkań staje się jeszcze bardziej płynna dzięki funkcji AI Notetaker w ClickUp. Dołącza ona do rozmowy inauguracyjnej, nagrywa ją i transkrybuje, tworząc przeszukiwalny zapis, który można szybko i łatwo przejrzeć.
Wideo pokazuje, jak wykorzystać AI do sporządzania notatek i przekształcania dyskusji w zadania, które można zrealizować, za pomocą ClickUp AI Notetaker i kalendarz.
Oto, w jaki sposób ClickUp zapewnia połączenie notatek ze spotkań z pozostałą częścią pracy:
| Miejsce docelowe | Co się stanie z Notetakerem? |
| Notatki ze spotkań + dokumenty | Zapisuje pełną transkrypcję, podsumowanie spotkania i wideo w ClickUp Doc |
| Notatki ze spotkań + zadania | Przekształca elementy spotkania w przypisane zadania z terminem |
| Notatki ze spotkań + czat | Automatyczne publikowanie podsumowań rozmów bezpośrednio w ClickUp Chat za pomocą sztucznej inteligencji |
🌟 Bonus: Dzięki funkcji Talk to Text w ClickUp możesz wykroczyć poza proste transkrypcje tekstu. Ten asystent głosowy pomaga zwiększyć wydajność czterokrotnie w porównaniu z pisaniem na klawiaturze.
Jest on dostępny w Brain MAX, superaplikacji AI na komputery stacjonarne. Natychmiast przekształca rozmowy w ustrukturyzowany tekst — podsumowania, elementy do wykonania, a nawet pełne dokumenty wdrożeniowe.
Krok 5: Śledzenie postępów i powiadomienia
Wdrażanie klientów zazwyczaj angażuje wiele zespołów. Sprzedawcy przekazują dane klientów, specjaliści ds. wdrażania konfigurują narzędzia, menedżerowie ds. powodzenia klienta pomagają w adaptacji, a zespoły wsparcia lub operacyjne zajmują się wyjątkami.
Bez udostępnianego widoku takie przekazywanie zadań łatwo się psuje, co prowadzi do rozbieżności w oczekiwaniach, pominięcia zależności i opóźnień, które frustrują zarówno klientów, jak i zespoły wewnętrzne.
🤖 Wskazówka dotycząca sztucznej inteligencji: Narzędzia do wdrażania klientów oparte na sztucznej inteligencji pomagają w śledzeniu wskaźników zakończonych i identyfikowaniu przeszkód, które spowalniają wdrażanie. Tego rodzaju widoczność pozwala podjąć krok na wczesnym etapie, zanim pojawią się problemy.
W jaki sposób pomaga ClickUp?
Pulpit ClickUp zapewnia scentralizowaną widoczność w procesie wdrażania każdego klienta dzięki konfigurowalnym kartom (tj. średni czas zakończenia i wyniki satysfakcji klienta) oraz wskaźnikom postępu, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym w miarę zakończenia zadań przez klientów i przechodzenia przez kolejne sceny cyklu pracy.
📌 Na przykład menedżerowie mogą śledzić kamienie milowe, przeglądać zaległe zadania i wykrywać wąskie gardła, podczas gdy menedżerowie ds. obsługi klienta i zespoły wsparcia dokładnie wiedzą, kiedy należy podjąć krok. Wynik jest przejrzysty, co oznacza, że klienci są na bieżąco informowani, zespoły pozostają zgrane, a projekty są realizowane bez typowych dla tego procesu silosów i nadmiernych nakładów na raportowanie.
💡 Porada dla profesjonalistów: Skorzystaj z gotowych agentów autopilota ClickUp, aby jeszcze bardziej usprawnić śledzenie postępów. Agenci tacy jak Daily Report lub Weekly Report mogą automatycznie publikować aktualizacje na czacie lub wysyłać je e-mailem, podsumowując zakończone zadania, osiągnięte kamienie milowe i zgłoszone ryzyka.
Praktyczne przykłady zastosowań wdrażania opartego na /AI
Przyjrzyjmy się teraz kilku rzeczywistym przykładom firm, które zautomatyzowały swoje cykle pracy wdrażania nowych klientów za pomocą automatyzacji /AI:
Przykład zastosowania Pigment w procesie automatyzacji wdrażania nowych pracowników
Pigment, platforma do planowania biznesowego, przekształciła proces wdrażania nowych pracowników, korzystając z automatycznych cykli pracy ClickUp po potrojeniu liczby pracowników w ciągu sześciu miesięcy. Firma zastąpiła fragmentaryczne łańcuchy e-maili i statyczne listy kontrolne dotyczące wdrażania nowych pracowników scentralizowanymi sekwencjami wdrażania opartymi na AI, które wyzwalały się automatycznie na podstawie profili nowych pracowników.
Automatyzacja ClickUp połączyła istniejące narzędzia, takie jak Salesforce, Outreach i Gong, w ujednolicone cykle pracy, zapewniając płynną współpracę między działami.
Wynik:
Czas wdrażania nowych klientów w firmie Pigment został skrócony do 2 dni (z 30 dni), a wydajność tego procesu wzrosła o 88%. Zmniejszono bariery komunikacyjne między zespołami, a skalowanie stało się łatwiejsze.
Skorzystaj z szablonu ClickUp CRM, aby uzyskać wstępnie skonfigurowany system zarządzania klientami z automatycznymi wyzwalaczami przepływu pracy i pulitami raportowymi. Szablon ten eliminuje konieczność wielomiesięcznych ustawień i jest gotowy do użycia z funkcjami śledzenia procesu sprzedaży i przepływu pracy związanego z komunikacją z klientami.
Szablon CRM pozwala scentralizować wszystkie informacje kontaktowe w połączonych ze sobą trackerach, dzięki czemu gdy potencjalny klient przekształca się w rzeczywistego klienta, wszystkie jego informacje automatycznie przepływają do procesu wdrażania bez konieczności przełączania się między systemami.
RBC Wealth Management
Doradcy finansowi w RBC musieli kiedyś korzystać z 26 systemów, aby wdrożyć klientów. Otwarcie nowego konta zajmowało wówczas od trzech do siedmiu dni. Takie fragmentaryczne podejście powodowało złe wrażenia i frustrację doradców. Sytuacja była na tyle poważna, że firma straciła 25% swoich pracowników, którzy przeszli do firm dysponujących lepszą technologią.
Aby rozwiązać problem silosów, firma RBC wdrożyła system automatyzacji oparty na sztucznej inteligencji i niskim poziomie kodowania, który skonsolidował cykl pracy związany z wdrażaniem nowych klientów w ramach jednej platformy.
Wynik:
Czas otwarcia konta skrócił się drastycznie z 7 dni do zaledwie 24 minut. Zwiększyła się satysfakcja doradców, wzrosła retencja klientów, a proces wdrażania nowych klientów stał się przewagą konkurencyjną tej firmy.
📮 ClickUp Insight: „Zawsze spada to na te same osoby!” – tak udostępnia 65% pracowników, jeśli chodzi o niewidoczne zadania.
(Na przykład poprzez zapewnienie wsparcia nowego pracownika podczas pierwszego tygodnia wdrażania lub organizując weekendową pracę, aby zamknąć krytyczne zadania. 👀)
Jednak ta nierównomierna dystrybucja może szybko stać się pożywką dla niechęci, wypalenia zawodowego i złej dynamiki zespołu.
Rozwiązanie? Zbierz swój zespół na krótką sesję burzy mózgów i zaplanuj mapę wszystkich zadań związanych z obsługą klienta za pomocą zadań ClickUp. Sporządź listę zadań z jasno określonymi właścicielami (którzy mają wystarczające zasoby, aby zapewnić wsparcie) i gotowe!
Typowe błędy, których należy unikać
Nawet mając najlepsze intencje, większość zespołów popełnia przewidywalne błędy podczas automatyzacji procesu wdrażania. Błędy te (jeśli nie zostaną poprawione) mogą sprawić, że automatyzacja, która miała zaoszczędzić czas, stanie się źródłem frustracji klientów i wewnętrznego zamieszania.
1. Nadmierna automatyzacja
Teams często próbują tworzyć złożone cykle pracy z wieloma wyzwalaczami i warunkami, nie testując najpierw prostszych wersji ani nie przeprowadzając testów beta. Gdy automatyzujesz cały proces wdrażania klientów za jednym razem (zwłaszcza jeśli w ścieżce klienta występuje wiele punktów kontaktu), nie da się dokładnie zlokalizować problemu, gdy coś się zepsuje.
✅ Rozwiązanie: Zacznij od automatyzacji mniejszych zadań, tj. przekształcania przesłanych formularzy w zadania i automatyzacji wiadomości e-mail dotyczących wdrażania. Stopniowo zwiększaj złożoność cyklu pracy, gdy każda część okaże się niezawodna.
2. Brak ustawień pętli informacji zwrotnej
Automatyzacja nie jest działaniem jednorazowym. Nie można po prostu ją skonfigurować i przejść do innych projektów bez monitorowania wydajności lub zbierania opinii klientów.
Nigdy nie wiadomo, gdzie klient napotyka problemy, które kroki powodują opóźnienia lub czy tracisz potencjalne możliwości dodatkowej sprzedaży podczas fazy wdrażania.
✅ Rozwiązanie: Stwórz pulpity nawigacyjne do śledzenia przepływu pracy związanego z wdrażaniem. Niektóre kluczowe elementy, które należy monitorować, to wskaźniki zakończonych, wyniki satysfakcji klientów i czas poświęcony na każdy krok.
🧠 Ciekawostka: Nie jesteś fanem liczb? A co, gdyby Twój pulpit mógł mówić do Ciebie prostym językiem? Sprawdź karty AI w pulpitach ClickUp, które pokazują najważniejsze trendy, podsumowują wnioski i dają Ci konkretne informacje bez zbędnego wysiłku!
3. Brak szkolenia zespołu
Automatyzacja działa tylko tak dobrze, jak osoby nią zarządzające. Jeśli Twój zespół nie jest przeszkolony w zakresie korzystania z narzędzi AI, przeglądania zautomatyzowanych przepływów pracy lub podejmowania kroku w przypadku wystąpienia wyjątków, proces wdrażania nowych klientów szybko się załamuje.
Wynik? CSM tracą zaufanie do systemu, klienci otrzymują niespójne doświadczenia, a cenny czas jest marnowany na naprawianie błędów.
✅ Rozwiązanie: Przeszkol swój zespół, aby zrozumiał nie tylko, jak działa automatyzacja, ale także kiedy należy ją wyłączyć. Stwórz wewnętrzne podręczniki dotyczące wdrażania nowych klientów, które obejmują zarządzanie oczekiwaniami i komunikację z klientami. Ponadto pracownicy muszą wiedzieć, jak monitorować automatyzację.
4. Wyeliminowanie czynnika ludzkiego z procesu
Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, ale całkowite wyeliminowanie czynnika ludzkiego sprawia, że proces wdrażania nowych klientów staje się mechaniczny i bezosobowy. Klienci chcą mieć pewność, że ich drogą prowadzi ekspert, a nie tylko seria automatycznych komunikatów.
✅ Rozwiązanie: Zaprojektuj hybrydowy cykl pracy, w którym AI zajmuje się powtarzalnymi zadaniami, a ludzie wykonują krok w ważnych momentach. Na przykład:
- AI planuje rozmowy, tworzy projekty agend i kompiluje raporty z postępów
- Ludzie prowadzą spotkania inauguracyjne, wyjaśniają złożone decyzje i budują relacje
- Nawet jeśli aktualizacje są obsługiwane przez AI, należy regularnie sprawdzać stan realizacji, aby osobiście nawiązać połączenie z klientem
5. Ogólna personalizacja
Jak na ironię, wiele zespołów wpada w pułapkę nazywania swojego wdrażania „spersonalizowanym”, podczas gdy jest to tylko szablon z nazwą klienta umieszczoną na górze. W takim przypadku równie dobrze można tego nie robić.
✅ Rozwiązanie: Wykorzystaj kontekstową AI, która łączy się z systemami CRM, formularzami i systemami zarządzania projektami. W ten sposób może ona odwoływać się do konkretnych osi czasu projektów, wyzwań biznesowych i niestandardowych wymagań w każdej komunikacji.
📍 Pamiętaj: 90% konsumentów jest skłonnych zapłacić więcej, jeśli proces wdrażania jest spersonalizowany. Jako firma nie możesz już sobie pozwolić na stosowanie jednego uniwersalnego podejścia do wdrażania nowych klientów. Spersonalizuj interakcje z klientem.
📚 Przeczytaj również: Jak stworzyć swój CRM w ClickUp
Zautomatyzuj procesy wdrażania klientów za pomocą ClickUp
Podsumujmy, powtarzając najważniejszą rzecz: automatyzując procesy wdrażania klientów, zacznij od małych kroków. Może to być coś tak prostego, jak automatyzacja e-maili wdrożeniowych. Gdy już opanujesz tę umiejętność, przejdź do następnego kroku.
ClickUp to przyjazne dla początkujących narzędzie, które pomaga krok po kroku, jeden proces roboczy na raz, rozpocząć korzystanie z wdrażania klientów opartego na sztucznej inteligencji. Gromadzi ono zadania, formularze, dane klientów, komunikację i zarządzanie projektami w jednym miejscu, zapewniając, że sztuczna inteligencja (ClickUp Brain) ma wszystkie potrzebne informacje i nie działa w izolacji.
Zarejestruj się bezpłatnie w ClickUp i zacznij automatyzować proces wdrażania klientów.