Jest poniedziałkowy poranek, a Twoja skrzynka odbiorcza jest już przepełniona. Dzisiaj pracę rozpoczyna trzech nowych pracowników, dział IT nie skonfigurował jeszcze ich kont, nie wysłano e-maili powitalnych, a ktoś właśnie zapytał, gdzie jest lista kontrolna dotycząca wdrażania nowych pracowników... po raz kolejny.
Jeśli pracujesz w dziale HR, doskonale znasz ten chaos.
Wdrażanie nowych pracowników powinno być ekscytujące — zarówno dla firmy, jak i dla nowego pracownika. Jednak gdy Twój zespół jest zasypany powtarzalnymi zadaniami, doświadczenie to traci na jakości. Dobra wiadomość? Nie musisz już wykonywać wszystkich tych czynności ręcznie. Z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja dla działu HR.
W tym poście pokażemy, jak zautomatyzować procesy HR za pomocą AI, aby zapewnić szybsze i inteligentniejsze wdrażanie nowych pracowników — bez utraty ludzkiego wymiaru.
Dlaczego warto zautomatyzować procesy HR za pomocą AI?
Według IBM Institute for Business Value 87% ankietowanych liderów uważa, że sztuczna inteligencja raczej wzbogaci ich role niż je zastąpi. Dział zasobów ludzkich znajduje się u progu tej zmiany, krok w większe, bardziej znaczące możliwości.
Oto dlaczego warto stosować AI w HR:
- Zwiększ wydajność: Nikt nie zajął się HR, bo uwielbia śledzić zasady dotyczące urlopów. Automatyzacja tych zadań administracyjnych oznacza mniej ręcznego wprowadzania danych i mniej błędów.
- Podejmuj mądrzejsze decyzje: Analiza wydajności oparta na AI pomaga działowi HR zidentyfikować pracowników o wysokim potencjale poprzez śledzenie postępów w szkoleniach, informacji zwrotnych i wyników.
- Wspieraj utrzymanie pracowników (i swój własny zespół): Sztuczna inteligencja w HR daje Ci czas na wykonywanie zadań, które mają znaczenie, takich jak strategie utrzymania pracowników i tworzenie sprzyjającego środowiska pracy, które zapewnia zaangażowanie i lojalność pracowników.
- Zwiększ satysfakcję pracowników: Narzędzia do automatyzacji HR zapewniają wsparcie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, w tym odpowiedzi na pytania dotyczące zasad i przewodnictwo dla pracowników w procesie wdrażania nowych pracowników. Szybsze odpowiedzi i spersonalizowana pomoc oznaczają usprawniony proces rekrutacji i bardziej zadowolonych pracowników, którzy od pierwszego dnia czują się wspierani.
- Zachowaj zgodność z przepisami: Możesz być na bieżąco z przepisami, dokładnością dokumentacji i zgodnością z przepisami bez dodatkowej pracy administracyjnej. Dodatkowo system oferuje prognozę trendów siły roboczej i podsuwa działowi kadr odpowiednie podpowiedzi, aby dostosować się do nich, aby uzyskać przewagę konkurencyjną.
👀 Czy wiesz, że... Według McKinsey & Company firmy, które wyróżniają się w zarządzaniu talentami, osiągają o 300% większy przychód na pracownika niż przeciętna firma. Mimo to wiele zespołów HR nadal spędza wiele godzin na wypełnianiu formularzy i zarządzaniu danymi płacowymi.
Kluczowe procesy HR, które można zautomatyzować za pomocą AI
Decydując, który proces HR nadaje się do automatyzacji, poszukaj wąskich gardeł, które konsekwentnie opóźniają wyniki.
Niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie rozmów kwalifikacyjnych, czy sprawdzanie zgodności z przepisami, największe przeszkody w cyklu pracy działu HR są często najłatwiejszym celem dla AI. Obejmują one:
1. Rekrutacja i weryfikacja CV
Ręczne przeglądanie setek CV to jedno z największych utrudnień dla funkcji HR. Dzięki sztucznej inteligencji możesz skanować aplikacje, wyciągać informacje o umiejętnościach i oceniać kandydatów pod kątem wymagań stanowiska.
Dzięki ClickUp Brain możesz szybko uzyskać dostęp do informacji o kandydatach, opinii, a nawet notatek z rozmów kwalifikacyjnych z Twojego obszaru roboczego ClickUp i innych połączonych aplikacji HR.
Oto jak możesz wykorzystać Brain do przygotowania się do rozmowy kwalifikacyjnej.
2. Planowanie rozmów kwalifikacyjnych
Ile e-maili trzeba wysłać, aby umówić się na jedną rozmowę kwalifikacyjną? Zbyt wiele. Asystenci planowania oparci na AI sprawdzają kalendarze, sugerują terminy, wysyłają przypomnienia, a nawet zajmują się zmianami planów w ostatniej chwili, dzięki czemu menedżerowie ds. rekrutacji mają więcej czasu, aby skupić się na doświadczeniach pracowników.
💡 Porada dla profesjonalistów: Zamiast korzystać z wielu narzędzi, użyj kalendarza ClickUp opartego na sztucznej inteligencji, aby zebrać wszystko w jednym miejscu. Organizuje on rozmowy kwalifikacyjne, kamienie milowe wdrażania nowych pracowników, wydarzenia zespołowe i wnioski urlopowe w ujednoliconej osi czasu. Możesz oznaczyć kolorem rodzaje wydarzeń, przeciągać i upuszczać, aby zmienić harmonogram, a nawet pozwolić sztucznej inteligencji automatycznie blokować czas na kluczowe priorytety w oparciu o dane dotyczące zadań i celów.
3. Dokumentacja wdrożeniowa
Poszukiwanie dokumentów tożsamości, formularzy podatkowych i umów jest powtarzalne i wymaga dużej zgodności z przepisami.
Korzystając z portali samoobsługowych dla pracowników, nowi pracownicy mogą przesyłać dokumenty, które są następnie automatycznie weryfikowane, bezpiecznie przechowywane i oznaczane w przypadku błędów. Im płynniejszy proces, tym lepsze pierwsze wrażenie — i tym silniejsza podstawa zaangażowania pracowników.
⚡ Porada dla profesjonalistów: Jeśli utknąłeś w procesie wdrażania nowych pracowników, pomocny może okazać się szablon listy kontrolnej ClickUp Onboarding Checklist Template. Wszystko, od rejestrowania danych pracowników po wysyłanie ankiet po zakończeniu wdrażania, jest gromadzone, przypisywane i śledzone w jednym miejscu.
4. Zarządzanie danymi pracowników
Bazy danych HR często nie nadążają za aktualizacjami adresów, danych bankowych lub kontaktów pracowników.
Systemy AI synchronizują aktualizacje z formularzy opartych na AI bezpośrednio z podstawowymi platformami HR, co zmniejsza liczbę błędów i zapewnia dokładność danych. Oznacza to, że kierownictwo działu HR może polegać na czystych danych do analiz predykcyjnych, które zapewniają wsparcie długoterminowego planowania.
🎥 Obejrzyj wideo o tym, jak mądrze wykorzystać AI w rekrutacji:
👀 Przyjazna wskazówka: Nieaktualne dane pracowników powodują ciche błędy, które mają wpływ na listę płac, zgodność z przepisami i raportowanie. Skorzystaj z bezpłatnych szablonów HR, aby scentralizować informacje o pracownikach i zapewnić spójność dokumentacji.
5. Szkolenia i ścieżki edukacyjne
Korzystając z narzędzi AI, możesz analizować rolę, doświadczenie i wyniki pracownika, aby rekomendować dostosowane ścieżki rozwoju. Dzięki personalizacji rozwoju Twoje zespoły HR mogą poprawić zaangażowanie pracowników, a także zarządzanie wynikami.
👀 Czy wiesz, że... Firma Unilever w ramach programu Compass zobowiązała się do wyposażenia każdego pracownika w umiejętności przydatne w przyszłości. Badania przeprowadzone przez firmę pokazują, że pracownicy, którzy wzięli udział w tych warsztatach, zwiększyli swoją ogólną wydajność o 41%.
6. Administracja płacami i świadczeniami
Platformy AI automatyzują obliczanie wynagrodzeń, zwrotów kosztów i generowanie odcinków wypłaty, a także upraszczają rejestrację świadczeń dzięki kontrolom uprawnień z przewodnikiem.
📮 ClickUp Insight: 32% pracowników uważa, że automatyzacja pozwoliłaby zaoszczędzić tylko kilka minut, ale 19% twierdzi, że mogłaby ona zapewnić 3–5 godzin oszczędności tygodniowo. W rzeczywistości nawet najmniejsze oszczędności czasu sumują się w dłuższej perspektywie.
Na przykład oszczędność zaledwie 5 minut dziennie na powtarzalnych zadaniach może wynieść ponad 20 godzin zysku w każdym kwartale, które można przeznaczyć na bardziej wartościowe, strategiczne zadania.
Dzięki ClickUp automatyzacja drobnych zadań, takich jak przypisywanie terminów lub oznaczanie członków zespołu, zajmuje mniej niż minutę. Masz wbudowane agenty AI do automatycznego tworzenia podsumowań i raportów, a niestandardowe agenty obsługują określone cykle pracy. Odzyskaj swój czas!
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma STANLEY Security skróciła czas poświęcany na tworzenie raportów o co najmniej 50% dzięki konfigurowalnym narzędziom do raportowania ClickUp, dzięki czemu jej zespoły mogą skupić się mniej na formatowaniu, a bardziej na prognozie.
7. Ocena wyników
Oceny często się opóźniają, ponieważ menedżerowie muszą zajmować się zbyt dużą ilością danych. AI może zająć krok i kompilować wskaźniki, agregować informacje zwrotne 360° oraz generować podsum owania, dzięki czemu zarządzanie wydajnością staje się bardziej spójne, przejrzyste i oparte na danych.
W ten sposób pracownicy otrzymują bardziej sprawiedliwe oceny, a dział HR zyskuje informacje przydatne do przyszłych analiz predykcyjnych.
⚡ Porada dla profesjonalistów: Pulpity nawigacyjne ClickUp centralizują kluczowe analizy HR — od wyników i zaangażowania pracowników po trendy dotyczące rotacji kadr — w jednym, dostosowywalnym widoku. Dzięki analizom opartym na AI zespoły HR mogą śledzić wzorce, wykrywać sygnały ostrzegawcze i podejmować decyzje oparte na danych szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
8. Wsparcie dla pracowników i pomoc techniczna HR
Chatboty oparte na AI i przetwarzaniu języka naturalnego natychmiast odpowiadają na często zadawane pytania, eskalują złożone problemy i rejestrują powtarzające się tematy.
Dzięki ClickUp Knowledge Management możesz stworzyć scentralizowaną bazę wiedzy HR, w której pracownicy mogą łatwo uzyskać dostęp do zasad, szczegółowych informacji o świadczeniach i przewodników dotyczących wdrażania nowych pracowników.
Możesz również ustawić gotowe agenty autopilota ClickUp lub stworzyć własne niestandardowe agenty, które będą odpowiadać na zapytania związane z HR.
Na przykład instancja kanału zespołu HR otrzymuje wiele pytań. Kierownik ds. partnerów ds. kadr chce wykorzystać AI do udzielania odpowiedzi na niektóre z tych pytań i zwolnienia czasu swojego zespołu. Tworzy on w kanale niestandardowego agenta Autopilot, który ma odpowiadać na pytania tylko wtedy, gdy odpowiedź znajduje się w bazie wiedzy, do której ma dostęp. Określa, że agent Autopilot powinien odpowiadać tylko wtedy, gdy wiadomość użytkownika zawiera jasny i bezpośredni przykład. Podaje nawet agentowi Autopilot przykłady pytań.
9. Zarządzanie odejściami
Proces odchodzenia pracowników jest równie ważny jak wdrażanie nowych, ale często brakuje odpowiednich procedur.
AI automatyzuje listy kontrolne dotyczące usprawniania, dezaktywacji systemu i ankiet dotyczących odejść. Analizując dane ankietowe za pomocą analiz predykcyjnych, można odkryć wzorce odejść i wzmocnić strategie zatrzymywania pracowników, zapewniając jednocześnie zgodność z przepisami na każdym kroku.
📚 Czytaj więcej: Najlepsze pytania do zadawania podczas rozmowy końcowej
👀 Czy wiesz, że... Wraz z rozwojem sztucznej inteligencji potencjał automatyzacji zadań takich jak wykorzystywanie wiedzy specjalistycznej i zarządzanie ludźmi wzrósł do prawie 60%. Są to obszary, które kiedyś uważano za zbyt ludzkie, aby je zautomatyzować.
Jak zautomatyzować procesy HR za pomocą AI
Masz dość przechodzenia między różnymi narzędziami tylko po to, aby zarządzać jednym procesem HR?
ClickUp łączy wszystkie aplikacje służbowe, dane, czaty, automatyzacje i cykle pracy w pierwszym na świecie zintegrowanym obszarze roboczym opartym na sztucznej inteligencji. Nie musisz już przełączać się między aplikacjami, dokumentami SOP, czatami i wiadomościami e-mail w celu uzyskania zatwierdzeń. Tego typu rozproszenie pracy kończy się teraz, ponieważ dzięki ClickUp jeden obszar roboczy wystarczy do zatrudniania, zarządzania i wspierania prężnej kadry pracowniczej.
Twój zespół HR może skupić się na ludziach, a nie na papierkowej robocie, ponieważ ma dostęp do 100% kontekstu i jednego miejsca, w którym ludzie i agenci mogą wspólnie pracować.
Wyobraź sobie, że tworzysz agenta do zarządzania wydajnością za pomocą ClickUp Agents. Powiadamia on menedżerów o zbliżającym się sezonie ocen wydajności, prowadzi ich przez proces wypełniania danych, odpowiada na pytania w naturalny sposób na podstawie istniejących standardowych procedur operacyjnych, planuje przypomnienia, podsumowania i nie tylko, a następnie przekazuje wynik kierownikowi działu HR.
A to tylko wierzchołek góry lodowej.
Aby Ci pomóc, przygotowaliśmy przewodnik krok po kroku dotyczący automatyzacji procesów HR, zawierający praktyczne wskazówki.
Krok 1: Znajdź i przygotuj mapę odpowiednich procesów do automatyzacji
Skoncentruj się na powtarzalnych, opartych na regułach i wymagających dużego nakładu pracy zadaniach HR. Pomyśl o: płacach, zarządzaniu urlopami, weryfikacji kandydatów, listach kontrolnych wdrażania nowych pracowników i raportowaniu zgodności.
Przed wdrożeniem AI należy zwizualizować obecne procesy za pomocą schematów blokowych lub tablic. Pozwoli to zidentyfikować wąskie gardła i nieefektywności, które można wyeliminować dzięki automatyzacji.
Zamiast zapełniać ściany sali konferencyjnej karteczkami samoprzylepnymi, użyj tablic ClickUp Whiteboards, aby cyfrowo stworzyć mapę procesów HR.
Korzystając z tablic jako wirtualnego obszaru roboczego, cały zespół może współpracować w czasie rzeczywistym. Niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie, czy na miejscu, zajmując się planowaniem zasobów ludzkich, naszkicuj aktualny przepływ procesu wdrażania nowych pracowników. Oznacza to, że możesz narysować mapę od momentu „kandydat przyjmuje ofertę” aż do „otrzymuje laptopa i pierwszą wypłatę”.
A kiedy zauważysz wąskie gardło w procesie sprawdzania przeszłości kandydatów, przekształć je w zadanie ClickUp bezpośrednio z tablicy. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, możesz skorzystać z szablonu ClickUp HR SOP, który jest wbudowany w tablice.
Ta struktura obejmuje cały cykl życia pracownika w formacie wizualnym. Możesz podzielić procesy HR na poszczególne etapy, w tym profilowanie stanowiska, ogłaszanie ofert pracy i zatrudnianie. Każdy z nich jest zdefiniowany za pomocą kroków, uczestników, danych wejściowych i wyników.
👀 Czy wiesz, że: W okresie trzech lat organizacje korzystające z ClickUp osiągnęły szacunkowy zwrot z inwestycji (ROI) na poziomie 384%, według Forrester Research. Organizacje te wygenerowały około 3,9 mln USD dodatkowych przychodów dzięki projektom zrealizowanym lub ulepszonym dzięki ClickUp.
Krok 2: Określ cele
Wyznacz cele SMART (konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie). Oto kilka przykładów wyników, do których możesz dążyć:
- Zwiększ zaangażowanie kandydatów o 30% w ciągu następnego kwartału dzięki komunikacji automatyzacji i spersonalizowanym punktom kontaktu.
- Zmniejsz liczbę ręcznych zapytań dotyczących kadr o 40% w ciągu najbliższych 6 miesięcy, wdrażając portale samoobsługowe i wsparcie czatu oparte na AI.
- Skróć średni czas rekrutacji o 25% w ciągu najbliższych 90 dni dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy selekcji, planowania i przekazywania informacji zwrotnych.
W tym miejscu większość projektów automatyzacji HR kończy się niepowodzeniem: zespoły są podekscytowane technologią, ale zapominają o mierzeniu tego, co naprawdę ważne. Nie bądź takim zespołem!
📮 ClickUp Insight: Prawie 88% respondentów naszej ankiety korzysta obecnie z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, aby uprościć i przyspieszyć wykonywanie zadań osobistych. Chcesz osiągnąć te same korzyści w pracy?
ClickUp służy pomocą! ClickUp Brain może pomóc Ci zwiększyć wydajność o 30% dzięki mniejszej liczbie spotkań, szybkim podsumowaniom generowanym przez AI i zautomatyzowanym zadaniom.
📚 Czytaj więcej: Ulepszanie procesów HR dzięki strategiom i przykładom
Krok 3: Wybierz odpowiednie narzędzia AI
Jak spośród wszystkich narzędzi dostępnych na rynku wybrać to właściwe, które pozwoli zadanie zrobione?
Oto kilka ważnych kwestii, które warto wziąć pod uwagę:
- Integracja przede wszystkim: Twoje /AI/ powinno współpracować z istniejącymi systemami HRIS, płacowymi, ATS i narzędziami do współpracy. Jeśli nie będzie mogło komunikować się z Twoimi obecnymi systemami, poświęcisz więcej czasu na naprawianie silosów danych niż na oszczędzanie czasu.
- Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): przydatne do analizowania CV, chatbotów i analizy nastrojów. Dzięki NLP AI może czytać CV tak jak rekruter, odpowiadać na często zadawane pytania pracowników w formie rozmowy, a nawet skanować ankiety z opiniami w celu określenia trendów zaangażowania.
- Skalowalność: Zacznij od niewielkich zmian, ale upewnij się, że narzędzie rozwija się wraz z Twoimi potrzebami — od automatyzacji rutynowych zadań, takich jak proces wdrażania nowych pracowników, po zarządzanie wydajnością w całym przedsiębiorstwie.
- Łatwość obsługi: Jeśli menedżerowie HR nie będą w stanie korzystać z systemu bez wsparcia działu IT, jego wdrożenie będzie przebiegało powoli. Poszukaj interfejsów, które są intuicyjne i wymagają minimalnego nakładu pracy, aby się ich nauczyć.
Przykład w praktyce: Załóżmy, że Twoim celem jest „skrócenie średniego czasu rekrutacji o 25% w ciągu najbliższych 90 dni dzięki zautomatyzowanym cyklom pracy selekcji, planowania i przekazywania informacji zwrotnych”. W takim przypadku powinieneś poszukać:
- Narzędzie rekrutacyjne oparte na AI z funkcją NLP, które w ciągu kilku minut przegląda CV.
- Asystent planowania oparty na AI, który rozwiązuje problem chaosu w kalendarzu
- Pulpit analityczny z funkcją prognozowania pokazuje z wyprzedzeniem, gdzie występują wąskie gardła (opóźnienia w rozmowach kwalifikacyjnych, czas oczekiwania na ofertę).
Twój AI-pilot do obsługi cyklu pracy HR
Zamiast dodawać kolejne samodzielne narzędzie do swojego zestawu HR, ClickUp Brain wprowadza sztuczną inteligencję bezpośrednio do cykli pracy, którymi już zarządzasz w ClickUp. Pomyśl o tym jak o połączonym asystencie AI, który działa w różnych zadaniach, dokumentach, celach i tablicach.
Oto różne sposoby, w jakie Twój zespół HR może wykorzystać Brain:
⭐ Odpowiadaj na pytania natychmiast: zapytaj Brain: „Jaki jest status wdrażania nowej pracownicy Sarah?” lub „Którzy kandydaci oczekują na weryfikację przeszłości?”, a odpowiedź zostanie pobrana bezpośrednio z Twojego obszaru roboczego.
⭐ Podsumuj dokumenty HR w kilka sekund: długie podręczniki dla pracowników, aktualizacje zasad lub instrukcje szkoleniowe mogą przytłaczać nowych pracowników. Brain skraca je do łatwych do przyswojenia streszczeń, dzięki czemu pracownicy chętniej się z nimi zapoznają.
⭐ Przekształcaj rozmowy w działania: po podsumowaniu rozmowy kwalifikacyjnej lub rozmowie wdrożeniowej Brain może automatycznie generować zadania, takie jak „Zaplanuj sesję szkoleniową” lub „Wyślij prośbę o sprzęt IT”, oszczędzając Ci kłopotu z wykonywaniem dodatkowych czynności.
⭐ Scentralizuj wiedzę: Niezależnie od tego, czy chodzi o standardowe procedury operacyjne, cykle pracy związane z zapewnieniem zgodności z przepisami, czy podręczniki dotyczące zarządzania wydajnością, Brain zapewnia jedno, zawsze aktualne źródło informacji zamiast rozproszonych plików.
🌟 Bonus: ClickUp Brain MAX przenosi wszystko, co oferuje ClickUp Brain, na wyższy poziom. Być może korzystałeś z ChatGPT do pisania, Claude do analizy i innych narzędzi AI do różnych zadań. Brain MAX łączy je wszystkie w jednym miejscu.
Rozumie cały ekosystem HR, taki jak proces rekrutacji, dane pracowników i związki w zespole. Wystarczy poprosić go o „stworzenie planu wdrażania nowego pracownika marketingu”, aby otrzymać spersonalizowany plan dostosowany do rzeczywistych procesów.
To nie wszystko. Możesz również używać ClickUp Brain MAX do:
- Natychmiastowe wyszukiwanie w ClickUp, Google Drive, GitHub, OneDrive, SharePoint i WSZYSTKICH podłączonych aplikacjach + w Internecie w celu lokalizacji plików, dokumentów i załączników.
- Użyj funkcji Talk to Text, aby zadawać pytania, dyktować i wydawać komendy głosowe — bez użycia rąk, w dowolnym miejscu.
Porzuć rozbudowane narzędzia AI dzięki ClickUp Brain MAX, używaj głosu do wykonywania zadań, tworzenia dokumentów, przydzielania zadań członkom zespołu i nie tylko.
Krok 4: Standaryzacja i czyszczenie danych
Nawet najmądrzejsza sztuczna inteligencja nie przyniesie oczekiwanych wyników, jeśli dane kadrowe są nieuporządkowane. Duplikaty rekordów pracowników, nieaktualne informacje o wynagrodzeniach i niespójne formaty powodują błędy i całkowicie zakłócają cykl pracy w ramach automatyzacji.
Przed wdrożeniem AI poświęć trochę czasu na standaryzację i oczyszczenie danych, aby Twoje systemy mówiły tym samym językiem.
Dlaczego ma to znaczenie?
- Ponieważ AI nie jest w stanie określić, który rekord pracownika jest prawidłowy, gdy istnieją dwa rekordy z różnymi tytułami pracy.
- Ponadto niedokładne zapisy mogą powodować błędy w raportowaniu, których poprawianie podczas audytów może być uciążliwe.
- Ponadto automatyzacja zależy od spójnych wyzwalaczy — jeśli pole „Dział” czasami zawiera wartość „Sprzedaż”, a czasami „Zespół sprzedaży”, przepływy pracy zakończą się niepowodzeniem.
Dzięki ClickUp dla zespołów HR czyszczenie danych staje się scentralizowane i ustandaryzowane.
Oto jak to zrobić:
Pola niestandardowe zapewniające dokładność
Rejestruj dane pracowników, takie jak dział, role, kierownik lub lokalizacja, korzystając z list rozwijanych i wstępnie ustawionych opcji w polach niestandardowych. Eliminuje to domysły i zapobiega powstawaniu wielu wariantów dla każdego z tych wyzwalaczy.
Zależności w celu egzekwowania porządku
W procesach takich jak wdrażanie nowych pracowników niektóre kroki zależą od zakończonych innych. Na przykład weryfikacja ID przed wydaniem sprzętu. Funkcja „Zależności” w ClickUp zapewnia przepływ danych we właściwej kolejności, dzięki czemu nic nie umknie uwadze, a automatyzacje wyzwalają się we właściwym czasie.
Automatyzacja zapewniająca spójność danych
Automatyzacje ClickUp umożliwiają zespołom HR tworzenie samodzielnie działających cyklów pracy. Składają się one z trzech elementów:
- Wyzwalacze: zdarzenie, które uruchamia automatyzację, np. „Zadanie przeniesione do wdrażania” lub „Zaktualizowane pole niestandardowe”.
- Warunki: reguły filtrujące, kiedy automatyzacja powinna zostać uruchomiona, np. „tylko jeśli zatwierdzenie kierownika jest puste”.
- Działania: co dzieje się dalej, np. przypisanie zadania, opublikowanie komentarza lub aktualizacja statusu
Na przykład, gdy do systemu zostanie dodane nowe CV, wykorzystaj AI do automatyzacji daty powstania zadań dla kandydatów. Zostanie ono również przypisane do kierownika ds. rekrutacji, a status zostanie ustawione na „Wstępna ocena”.
Platforma zapewniła nam jedną lokalizację do zwiększania wydajności procesów. Zespół ClickUp składa się z wybitnych członków, którzy są zawsze otwarci na opinie i ciężko pracują, aby wdrażać zmiany w oparciu o te opinie. To system wsparcia, jakiego jeszcze nie widziałem. Wszystkie zespoły mogą skorzystać z automatyzacji, a ClickUp zapewnia ją dosłownie w każdym scenariuszu, z jakim się spotkałem. Jednak DUŻĄ zaletą ClickUp jest uproszczenie procesów i narzędzi w jednym obszarze roboczym.
Platforma zapewniła nam jedno miejsce do zwiększania wydajności procesów. Zespół ClickUp składa się z wybitnych członków, którzy są zawsze otwarci na opinie i ciężko pracują, aby wdrażać zmiany w oparciu o te opinie. To system wsparcia, jakiego jeszcze nie widziałem. Wszystkie zespoły mogą skorzystać z automatyzacji, a ClickUp zapewnia ją dosłownie w każdym scenariuszu, z jakim się spotkałem. Jednak DUŻĄ zaletą ClickUp jest uproszczenie procesów i narzędzi w jednym obszarze roboczym.
Krok 5: Pilotaż, szkolenia i zarządzanie zmianami
Rozpocznij od niewielkiego projektu pilotażowego. Wybierz jeden proces, na przykład planowanie rozmów kwalifikacyjnych lub często zadawane pytania dotyczące zasad, aby przeprowadzić ten projekt pilotażowy. Zbierz opinie od rekruterów, menedżerów i pracowników, a następnie udoskonal cykl pracy przed wdrożeniem go w całej organizacji.
To również buduje zaufanie Twojej organizacji HR do wdrażania automatyzacji.
Na tej scenie użyj ClickUp Dokument, aby stworzyć przewodniki krok po kroku, FAQ i materiały wdrożeniowe dla swojego zespołu HR. W miarę udoskonalania pilotażowego projektu możesz aktualizować dokumentację w czasie rzeczywistym, aby wszyscy byli na bieżąco. Dokumenty służą również jako stały zapis tego, „co się sprawdziło”, a „co nie”, co ułatwia późniejsze skalowanie.
Nawet przy dobrze zaprojektowanym pilotażu Twój zespół HR może nadal tonąć w powtarzających się zapytaniach. Zamiast zwiększać nakład pracy ręcznej, jest to idealna scena, aby przetestować agenty Autopilot ClickUp , które reagują, działają i uczą się wraz z Twoim zespołem.
Przykład w praktyce: Wdrażasz automatyzację w zakresie często zadawanych pytań dotyczących zasad.
Rekruter wpisuje: „Jaki jest okres próbny dla nowych pracowników?”. Agent Autopilot rozpoznaje zapytanie, sprawdza dokument z zasadami i odpowiada, podając dokładną klauzulę. Jeśli dokument jest nieaktualny lub niejasny, dowiesz się o tym natychmiast, otrzymując informację zwrotną, która pozwoli Ci udoskonalić zarówno automatyzację, jak i dokumentację.
Ten wideo pokaże Ci, jak ustawić swojego pierwszego agenta Autopilot w ClickUp:
📚Przeczytaj również: Najlepsze kursy AI dla specjalistów HR, aby pozostać na czele
Krok 6. Przeszkol i podnieś kwalifikacje swojego zespołu HR
Automatyzacja działa tylko tak dobrze, jak ludzie, którzy za nią stoją. Chcesz pokazać AI jako narzędzie zwiększające wydajność, a nie jako czarną skrzynkę. Biorąc pod uwagę, że 65% zespołów HR i liderów już korzysta z generatywnej sztucznej inteligencji w pewnym zakresie.
Najważniejsze podstawy, na które należy zwrócić uwagę podczas wprowadzania automatyzacji opartej na AI w funkcji HR:
- Skup się na umiejętnościach ludzkich, a nie tylko na technologii. AI zajmuje się rozpoznawaniem wzorców i powtarzalnymi zadaniami, ale dział HR nadal odpowiada za empatię, ocenę sytuacji i rozwiązywanie konfliktów. Podnoszenie kwalifikacji w zakresie inteligencji emocjonalnej i zarządzania zmianą jest równie ważne, jak nauka obsługi nowych narzędzi.
- Naucz interpretacji, a nie ślepego zaufania. AI może oznaczyć kandydata jako „o wysokim potencjale” lub przewidzieć ryzyko odejścia, ale dział HR musi zweryfikować kontekst. Szkolenie powinno kłaść nacisk na to, jak odpowiedzialnie kwestionować, interpretować i działać w oparciu o wyniki AI.
- Stwórz grono ekspertów ds. sztucznej inteligencji w dziale HR. Znajdź kilka osób, które jako pierwsze zaczną korzystać z nowych narzędzi, będą eksperymentować z nimi, dokumentować najlepsze praktyki i szkolić innych. Nauka pod okiem innych pracowników często przynosi lepsze efekty niż nakazy odgórne.
- Połącz połączenie szkoleń z wpływem na działalność firmy. Spraw, aby wartość była namacalna. Nie umieszczaj pozycji tego jako „nauki obsługi narzędzia”. Przedstaw to jako sposób na przyspieszenie procesu wdrażania nowych pracowników, płynniejsze doświadczenia pracowników i większą retencję.
💡 Porada dla profesjonalistów: Użyj ClickUp Clips, aby stworzyć krótkie nagrania ekranu pokazujące dokładnie, jak działa nowa automatyzacja. Możesz nagrać 2-minutowe klipy pokazujące „Przetwarzanie wniosków urlopowych za pomocą sztucznej inteligencji”. Udostępnij te krótkie samouczki bezpośrednio w swoich dokumentach szkoleniowych.
Krok 7: Monitoruj i konsekwentnie wprowadzaj ulepszenia
Automatyzacja HR nie jest zadaniem typu „ustaw i zapomnij”. Nawet najinteligentniejsze cykle pracy mogą zboczyć z kursu, jeśli nie są monitorowane, testowane i udoskonalane w miarę upływu czasu. Polityki ewoluują, zmieniają się zasady zgodności, a oczekiwania pracowników ulegają zmianom. Twoja automatyzacja musi nadążać za wszystkimi tymi zmianami.
Jak to zrobić?
- Kwartalny audyt: Przejrzyj automatyzacje, aby upewnić się, że wyzwalacze, warunki i działania są nadal aktualne.
- Śledź wskaźniki KPI: dostosuj monitorowanie do celów SMART — czas rekrutacji, dokładność danych, satysfakcja pracowników itp.
- Zbieraj opinie: użyj formularzy ClickUp, aby zebrać opinie rekruterów, menedżerów i pracowników na temat tego, co działa (a co nie).
- Ciągłe udoskonalanie: drobne poprawki, takie jak aktualizacja szablonu, zaostrzenie wyzwalacza lub zmiana sekcji FAQ, składają się na bardziej wydajny system.
Dzięki pulpitom ClickUp możesz śledzić wydajność swoich automatyzacji w czasie rzeczywistym. Sprawdź, czy czas rekrutacji maleje, czy cele dotyczące dokładności danych są osiągane lub czy spada liczba zgłoszeń pracowników do pomocy technicznej.
Przykład w praktyce: Twoim celem jest zmniejszenie liczby ręcznych zapytań HR o 40%. Pulpit nawigacyjny ClickUp może pokazać, czy liczba zgłoszeń do pomocy technicznej spada, a formularze zbierają opinie na temat pytań bez odpowiedzi. Razem dają one zarówno liczby, jak i kontekst, które pozwalają jeszcze bardziej udoskonalić automatyzację.
Najlepsze narzędzia AI do automatyzacji HR
Opracowałeś już mapę procesów i wyznaczyłeś cele. Teraz omówimy kilka narzędzi AI dla działu HR, które mogą zająć się powtarzalnymi zadaniami, podczas gdy Ty skupisz się na ludzkiej stronie HR.
| Nazwa narzędzia | Podstawowa funkcja | Mocne strony | Przykład zastosowania |
| ClickUp | Kompleksowe zarządzanie pracą i automatyzacja HR | Centralizuje zadania HR na jednej platformie, łączy sztuczną inteligencję (ClickUp Brain) z automatyzacją, pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym i zintegrowanymi dokumentami, tworząc jedno źródło informacji. | Zespoły HR, które chcą usprawnić rekrutację, wdrażanie nowych pracowników, oceny wyników i zgodność z przepisami w jednym wspólnym obszarze roboczym. |
| Multiplikator | Globalna obsługa płac i pracodawca rejestrujący (EOR) | Silna globalna zgodność z przepisami w ponad 150 krajach, wielowalutowa lista płac i wsparcie dla kontrahentów. | Firmy zatrudniające lub zarządzające międzynarodowymi pracownikami i kontrahentami, zachowując zgodność z lokalnymi przepisami |
| Leena AI | Chatbot HR i samoobsługa pracowników | Konwersacyjna AI do obsługi często zadawanych pytań dotyczących zasad i zapytań dotyczących HR, analizy nastrojów oraz integracji z platformami HRIS. | Przedsiębiorstwa, które chcą oferować wsparcie HR przez całą dobę i uwolnić menedżerów HR od mało wartościowych zapytań. |
| ClearCompany | Zarządzanie wydajnością i cyklem życia talentów | Skuteczne narzędzia do ustalania celów, solidne analizy, planowanie sukcesji i zintegrowane zarządzanie talentami w całym cyklu życia pracownika. | Organizacje, które potrzebują ustrukturyzowanego zarządzania wydajnością i długoterminowego rozwoju talentów |
| Moveworks | Automatyzacja HR oparta na rozmowach | Chatbot klasy korporacyjnej z routingiem cyklu pracy, integrujący zgłoszenia HR i IT oraz automatyzujący rozwiązywanie zgłoszeń na dużą skalę. | Zespoły HR/IT w Enterprise poszukujące jednej platformy konwersacyjnej do wsparcia pracowników i zarządzania cyklem pracy |
| Deel | Globalna rekrutacja i płace | Uproszczenie zatrudniania pracowników zagranicznych, automatyzacja procedur związanych z przestrzeganiem przepisów i rozliczeniami podatkowymi oraz szybkie wdrażanie nowych pracowników i pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin. | Zespoły pracujące głównie zdalnie, które potrzebują niezawodnego globalnego systemu rekrutacji i zgodnej z przepisami listy płac |
Jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp
Nasz zespół redakcyjny stosuje przejrzysty, poparty badaniami i niezależny od dostawców proces, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nasze rekomendacje opierają się na rzeczywistej wartości produktów.
Oto szczegółowy opis tego , jak oceniamy oprogramowanie w ClickUp.
Typowe błędy, których należy unikać podczas wdrażania automatyzacji HR
Automatyzacja w HR nie polega na zastępowaniu ludzi, ale raczej na eliminowaniu powtarzalnych zadań, które uniemożliwiają zespołom HR wykonywanie swojej pracy w najlepszy możliwy sposób.
Oto typowe wyzwania związane z HR, na które należy zwrócić uwagę:
1. Przeoczenie zmiany kulturowej
Dlaczego tak się dzieje: Projekty automatyzacji są realizowane przez dział IT bez aktywnego udziału działu HR, co zagraża strategicznej roli tego ostatniego.
✅ Rozwiązanie: Wyraźnie komunikuj „dlaczego” — w jaki sposób automatyzacja pozwala działowi HR skupić się na kulturze, zaangażowaniu i utrzymaniu pracowników. Połącz to z małymi, widocznymi sukcesami (takimi jak szybsze planowanie rozmów kwalifikacyjnych), aby budować zaufanie i dynamikę w całej organizacji.
2. Ignorowanie zagrożeń związanych z cyberbezpieczeństwem
Dlaczego tak się dzieje: kierownicy działów HR zakładają, że cyberbezpieczeństwo leży w gestii działu IT, pomijając fakt, że dane HR — płace, umowy, oceny wyników — należą do najbardziej wrażliwych w organizacji.
✅ Rozwiązanie: Wymagaj szyfrowania wszystkich danych pracowników, stosuj ścisłą kontrolę dostępu opartą na roli i przeprowadzaj regularne audyty bezpieczeństwa.
ClickUp oferuje solidne mechanizmy kontroli uprawnień i ścieżki audytu, dzięki czemu tylko upoważnieni użytkownicy mogą mieć widok na poufne informacje kadrowe.
3. Zaniedbywanie prywatności pracowników
Dlaczego tak się dzieje: W pośpiechu związanym z automatyzacją zespoły HR czasami wdrażają AI, która monitoruje komunikację, prowadzi śledzenie wydajności lub przetwarza wrażliwe dane. Nie wyjaśniając tego jasno pracownikom, powodują nieufność.
✅ Rozwiązanie: Jasno komunikuj, jakie dane są gromadzone, w jaki sposób będą wykorzystywane i jakie zabezpieczenia chronią informacje o pracownikach.
📌 ClickUp pomaga chronić prywatność dzięki szczegółowym ustawieniom uprawnień, widokom prywatnym i dziennikom audytowym, zapewniając pracownikom pewność, że ich dane osobowe są chronione i dostęp do nich mają wyłącznie uprawnione osoby.
4. Niedocenianie czasu potrzebnego na wdrożenie
Dlaczego tak się dzieje: Pamiętaj, że narzędzia do automatyzacji nie są gotowe do użycia od razu po podłączeniu. Jeśli nie docenisz czasu potrzebnego na czyszczenie danych, testowanie cyklu pracy, szkolenie użytkowników i zarządzanie zmianami, doprowadzi to do pośpiesznego wdrożenia i frustracji zespołów.
✅ Rozwiązanie: Ustal realistyczne osie czasu, zaczynając od pilotażu i stopniowo wprowadzając automatyzację. W swoim planie uwzględnij czas na testy, informacje zwrotne i iteracje.
📚 Czytaj więcej: Jak zespoły HR wykorzystują generatywną AI – przykłady zastosowań i przypadki użycia
Zatrudnij ClickUp, aby zautomatyzować cykl pracy HR
Systemy AI są gotowe do przejęcia zadań wykonywanych ręcznie, o ile jesteś gotowy je im powierzyć.
Odpowiednie narzędzia sprawiają, że proces rekrutacji przebiega płynnie i jest mniej stresujący dla działu HR.
ClickUp, aplikacja do pracy, oferuje szeroki zestaw funkcji, które pomogą Ci na każdym kroku.
Dzięki ClickUp Brain, Brain MAX i Autopilot Agents zyskujesz kompleksowy obszar roboczy ClickUp, w którym każdy proces HR przebiega płynnie. Ponadto dokumenty, tablice i cele obejmują wszystkie pozostałe aspekty cyklu pracy w dziale HR.
Gotowy do automatyzacji procesów HR? Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo.