Philip Dormer Stanhope, brytyjski mąż stanu, powiedział: "Dbaj o minuty, a godziny same się o siebie zatroszczą".
Śledzenie czasu to coś więcej niż tylko rutynowa czynność wykonywana przez profesjonalistów; jest to niezbędny element zarządzania zadaniami i poprawy wydajności, ponieważ pozwala dokładnie określić, na co poświęcasz swój czas. Dzięki tym informacjom możesz lepiej planować i ustalać priorytety zadań oraz pracy swojego zespołu.
Bez dokładnego śledzenia czasu ryzykujesz nieprawidłowe zarządzanie zadaniami, nieefektywność, zwiększony stres, wypalenie zawodowe i opóźnienia w realizacji projektów.
Na szczęście funkcja time tracker w Arkuszach Google oferuje rozwiązanie, niezależnie od tego, czy jesteś zapracowanym profesjonalistą zajmującym się wieloma projektami, menedżerem zarządzającym dużym zespołem, czy też osobą, która codziennie polega na danych dotyczących śledzenia czasu.
W tym przewodniku przeprowadzimy Cię przez kroki konfiguracji śledzenia czasu w Arkuszach Google, abyś mógł być bardziej produktywny i zorganizowany.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
Śledzenie czasu zwiększa wydajność, odpowiedzialność i zarządzanie kosztami. Arkusze Google oferują podstawową, konfigurowalną kartę czasu pracy, ale brakuje im automatyzacji i skalowalności.
📊 Śledzenie czasu w Arkuszach Google
- Twórz tygodniowe karty czasu pracy zawierające szczegóły zadań i rejestry czasu.
- Użyj formuł do obliczenia godzin pracy.
- Zapisz jako szablon do ponownego użycia.
⚠️ Ograniczenia
- Ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne i podatne na błędy.
- Brak automatyzacji i śledzenia w czasie rzeczywistym.
- Nie jest idealnym rozwiązaniem dla dużych zespołów.
✅ ClickUp: lepsza alternatywa Zautomatyzuj śledzenie czasu dzięki globalnym timerom ClickUp, integracjom, śledzeniu godzin rozliczeniowych i analizom opartym na sztucznej inteligencji.
Dlaczego warto śledzić czas w karcie czasu pracy w Arkuszach Google?
Najpierw odpowiedzmy na pytanie: czy śledzenie czasu w Arkuszach Google jest konieczne i korzystne?
Odpowiedź jest jednoznaczna: tak! Korzystanie z karty czasu pracy w Arkuszach Google do zarządzania i planowania czasu to wygodny i dostępny sposób na efektywne zarządzanie zasobami.
Prowadząc rejestr czasu pracy, możesz mieć pewność, że zadania są wykonywane zgodnie z planem. Pomaga to również w rozliczaniu członków zespołu z ich pracy i zapewnia dotrzymywanie terminów. Ponadto śledzenie czasu w Arkuszach Google może pomóc w identyfikacji nieefektywnych obszarów i obszarów, w których można poprawić wydajność.
Oto kilka zalet korzystania z funkcji śledzenia czasu w Arkuszach Google:
Zarządzanie kosztami
W przypadku freelancerów lub firm, które rozliczają klientów na podstawie przepracowanych godzin, Arkusze Google umożliwiają śledzenie i kategoryzowanie godzin rozliczeniowych i nierozliczeniowych. Praktyka ta prowadzi do dokładnego zarządzania fakturami i kosztami.
Alokacja zasobów
Śledzenie czasu w Arkuszach Google pomaga zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby. Informacje te można wykorzystać do efektywnego przydzielania zadań, tak aby projekty o wysokim priorytecie otrzymały niezbędną uwagę.
Elastyczność i niestandardowe dostosowanie
Arkusze Google umożliwiają dostosowanie kart czasu pracy do konkretnych potrzeb. Możesz dodawać, usuwać lub modyfikować kolumny, formuły i formaty, aby dostosować je do wymagań i preferencji dotyczących śledzenia.
Łatwy dostęp i udostępnianie
Ponieważ Arkusze Google są oparte na chmurze, możesz uzyskać dostęp do swoich kart czasu pracy z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Możesz również łatwo udostępniać karty czasu pracy członkom zespołu lub interesariuszom, aby zapewnić przejrzystość i współpracę.
Jak korzystać z Arkuszy Google do śledzenia czasu?
Arkusze Google mogą być wykorzystywane jako potężne narzędzie do śledzenia czasu, jeśli wiesz, jak to zrobić. Oto kroki, które należy wykonać, aby utworzyć prostą kartę czasu pracy do śledzenia czasu w Arkuszach Google:
Krok 1: Utwórz podstawową strukturę szablonu tygodniowej karty czasu pracy
Otwórz Arkusze Google i utwórz nowy arkusz kalkulacyjny. Tutaj przygotujesz podstawowy szablon karty czasu pracy. Nadaj dokumentowi odpowiedni tytuł, np. "Tygodniowy time tracker". Następnie utwórz nagłówki kolumn dla najważniejszych informacji, które pomogą Ci śledzić każde zadanie i czas poświęcony na jego wykonanie.
Utwórz kolumny dla następujących elementów:
- Data zawiera datę każdego dnia tygodnia
- Dzień, aby określić dzień tygodnia (poniedziałek, wtorek, środa itp. )
- Zadanie – lista zadań, nad którymi pracowano
- Czas rozpoczęcia do rejestrowania czasu rozpoczęcia każdego zadania
- Czas zakończenia, aby zapisać czas zakończenia każdego zadania
- Czas trwania automatycznie oblicza czas trwania każdego zadania
Krok 2: Format arkusza
Oto jak sformatować każdą kolumnę, aby Twój tygodniowy time tracker był funkcjonalny i atrakcyjny wizualnie:
- Format daty: Zaznacz kolumnę "Data", przejdź do menu Format, wybierz opcję Liczba, a następnie wybierz opcję Data
- Format dnia i zadania: Zaznacz kolumnę "Dzień", przejdź do menu Format, wybierz opcję Numer i wybierz opcję Zwykły tekst, aby ręcznie wprowadzić dzień tygodnia. Teraz wykonaj tę samą czynność dla kolumny "Zadanie", aby ręcznie utworzyć listę zadań bez problemów z formatowaniem
- Format czasu: Zaznacz kolumnę "Czas rozpoczęcia", przejdź do menu Format, wybierz opcję Liczba, a następnie Czas. Zrób to samo dla kolumny "Czas zakończenia"
- Format czasu trwania: Zaznacz kolumnę "Czas trwania", przejdź do menu Format, wybierz opcję Liczba, a następnie opcję Czas trwania
Krok 3: Wprowadź codzienne czynności
Teraz, gdy arkusz ma już strukturę i format, zacznij wypełniać kolumny:
- Kolumny "Data" i "Dzień": Zacznij od wypełnienia tych kolumn dla całego tygodnia, aby utworzyć przejrzystą oś czasu i śledzić swoje zadania dzień po dniu
- Kolumna zadań: W tej kolumnie należy sporządzić listę zadań wykonywanych każdego dnia, aby łatwo przeglądać i analizować wykorzystanie czasu
- Kolumny "Czas rozpoczęcia" i "Czas zakończenia": Zapisz czas rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania w odpowiednich kolumnach, aby obliczyć dokładny czas trwania każdej czynności i określić, jak wykorzystujesz swój czas
Krok 4: Oblicz czas trwania
Po wypełnieniu pozostałych szczegółów nadszedł czas, aby obliczyć różnicę czasu między czasem zakończenia a czasem rozpoczęcia każdej czynności wykonanej w danym tygodniu.
W pierwszej komórce kolumny "Czas trwania" wprowadź następującą formułę, ale z rzeczywistymi odwołaniami do komórek "Czas zakończenia" i "Czas rozpoczęcia".
=(komórka czasu zakończenia – komórka czasu rozpoczęcia)
Na przykład: =E2-D2
Na koniec skopiuj formułę do kolumny "Czas trwania" dla całego tygodnia.
Krok 5: Zapisz arkusz tygodniowego time trackera jako szablon
Ponieważ jest to tygodniowy arkusz śledzenia czasu, będziesz go używać około czterech razy w miesiącu. Najlepiej zapisać ten arkusz jako szablon, aby uniknąć wielokrotnego tworzenia formatu.
Oto jak zapisać to jako szablon:
- Najpierw zmień tytuł arkusza kalkulacyjnego służącego do śledzenia czasu i dodaj słowo "Szablon" na końcu tytułu. Na przykład: "Szablon tygodniowego time trackera"
- Następnie kliknij ikonę folderu widoczną obok tytułu (patrz ilustracja powyżej)
- Wybierz istniejący folder w dysku Google Drive, aby zapisać szablon, lub utwórz nowy folder przeznaczony specjalnie dla szablonów
Pamiętaj, że tę prostą kartę czasu pracy można modyfikować do własnych potrzeb, a nawet wykorzystać do śledzenia czasu pracy pracowników nad zadaniami.
Szablony śledzenia czasu w Arkuszach Google
Podobnie jak w przypadku karty czasu pracy tygodniowej, możesz utworzyć szablon karty czasu pracy w Arkuszach Google na dzień, dwa tygodnie, a nawet miesiąc.
Oto kilka darmowych szablonów kart czasu pracy, z których możesz skorzystać. Używaj ich w obecnej formie lub dostosuj do swoich potrzeb:
1. Szablon dziennej karty czasu pracy
Szablon jest przeznaczony dla profesjonalistów, którzy chcą śledzić każdą godzinę dnia w celu lepszego zarządzania zadaniami. Obejmuje to kierowników projektów, konsultantów i freelancerów. Można go również używać do identyfikowania zadań, na które należy poświęcić mniej lub więcej czasu. Dzięki temu szablonowi można uzyskać przejrzystą widoczność czasu i zadań oraz w razie potrzeby wprowadzać zmiany. Jest to szczególnie ważne, jeśli używasz kart czasu pracy do rozliczania klientów.
Przeczytaj również: Kontrola projektów: jak stosować kontrolę projektów (wraz z szablonami)
2. Szablon tygodniowej karty czasu pracy
Oto kolejny szablon do śledzenia czasu pracy w tygodniu, który doskonale nadaje się dla profesjonalistów do efektywnego zarządzania czasem. Pozwala on śledzić godziny spędzone każdego dnia na różnych projektach, identyfikować zadania czasochłonne i optymalizować cykl pracy.
Szablon może automatycznie obliczyć łączną liczbę przepracowanych godzin i całkowite zarobki, usprawniając cały proces fakturowania i zapewniając sprawiedliwe wynagrodzenie.
3. Szablon miesięcznej karty czasu pracy
Ta miesięczna karta czasu pracy jest szablonem, który pomoże Ci śledzić godziny pracy w ciągu miesiąca. Dzięki niej możesz łatwo rejestrować czas rozpoczęcia i zakończenia pracy. Możesz dodatkowo kategoryzować godziny jako regularne, nadgodziny, zwolnienia lekarskie, urlop i inne rodzaje nieobecności
Pomaga nie tylko obliczyć łączną liczbę godzin przepracowanych w każdej kategorii, ale zawiera również sekcje służące do obliczania wynagrodzenia na podstawie różnych stawek godzinowych. Te funkcje sprawiają, że szablon jest niezwykle przydatny do szacowania łącznej liczby godzin przepracowanych przez pracowników, dzięki czemu pracodawcy mogą efektywnie zarządzać kosztami pracy.
Bonus: Oprócz tych szablonów istnieje wiele innych fantastycznych szablonów do śledzenia czasu, które możesz wypróbować!
Limity śledzenia czasu w Arkuszach Google
Arkusze Google (lub nawet Kalendarz Google) mogą nie być idealnym rozwiązaniem dla wszystkich potrzeb związanych ze śledzeniem czasu, zwłaszcza gdy wymagania rosną pod względem skali i złożoności. Mimo że Arkusze Google są bezpłatne i łatwe w użyciu, mają pewne ograniczenia:
Wymaga żmudnego wysiłku ręcznego
Jeśli korzystasz z Arkuszy Google, wiesz już, że wymaga to znacznego nakładu pracy ręcznej. Konfiguracja arkusza, codzienne wprowadzanie danych i zapewnienie prawidłowego formatowania są czasochłonne.
Dla profesjonalistów, którzy już zarządzają dużym obciążeniem pracą, zadanie to może stać się uciążliwe i odwracać ich uwagę od kluczowych obowiązków służbowych. Warto więc rozważyć użycie dedykowanego oprogramowania do śledzenia czasu.
Podatność na błędy
Jedną z głównych wad korzystania z Arkuszy Google do śledzenia czasu jest podatność na błędy. Ręczne wprowadzanie danych może prowadzić do pomyłek, takich jak nieprawidłowa godzina lub data, które mogą zakłócić działanie całego systemu śledzenia. Nawet proste literówki lub błędy w formułach mogą skutkować niedokładnymi obliczeniami czasu.
Brak przejrzystości
Gdy wiele osób potrzebuje dostępu do karty czasu pracy i możliwości jej edycji, mogą pojawić się problemy z przejrzystością. Zmiany wprowadzone przez jednego użytkownika mogą nie być od razu widoczne dla innych (chyba że współpracują oni w czasie rzeczywistym), co prowadzi do nieporozumień i rozbieżności danych.
Ponadto nie ma możliwości sprawdzenia, czy wprowadzone dane są prawidłowe. W ciągu dnia często występują liczne przerwy, takie jak rozmowy prywatne i przerwy na lunch, co utrudnia dokładne śledzenie każdej przepracowanej minuty.
Nieodpowiednie dla firm zatrudniających wielu pracowników
Chociaż Arkusze Google mogą sprawdzać się w przypadku osób indywidualnych lub małych zespołów, nie są praktyczne dla większych firm. Im więcej wpisów i formuł wprowadzisz, tym bardziej arkusz staje się nieuporządkowany i złożony. Dlatego śledzenie czasu dla setek zadań pracowników może być chaotyczne i ograniczające w przypadku prostego formatu arkusza kalkulacyjnego.
Zwiększa złożoność ze względu na funkcję formuły
Użytkownicy muszą biegle posługiwać się funkcjami tworzenia i rozwiązywania problemów w Arkuszach Google, aby zapewnić dokładność obliczeń. Dla osób, które nie są zaznajomione z funkcjami arkuszy kalkulacyjnych, może to prowadzić do frustracji i błędów oraz zmniejszyć ogólną wydajność procesu śledzenia czasu.
Najlepsza alternatywa dla śledzenia czasu w Arkuszach Google
Jak już wspomnieliśmy, śledzenie czasu w Arkuszach Google może być niekorzystne pod wieloma względami. Nie jest to jednak jedyna opcja. Kilka alternatyw dla Arkuszy Google, takich jak ClickUp, może zautomatyzować proces śledzenia czasu, stać się Twoją codzienną aplikacją do planowania, pomóc w realizacji projektów i zaoferować wiele więcej.
Funkcje ClickUp
ClickUp to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, które pozwala na:
- Organizuj, ustalaj priorytety i śledź zadania za pomocą ClickUp Tasks, aby realizować projekty bez opóźnień
- Twórz i edytuj zawartość dokumentów ClickUp Docs wspólnie z współpracownikami
- Umożliwiaj szybszą współpracę dzięki narzędziom komunikacyjnym, takim jak ClickUp Chat i ClickUp Comments
- Zautomatyzuj powtarzalne zadania dzięki automatyzacji ClickUp
- Współpracujcie, zbierajcie pomysły i twórzcie wizualny plan za pomocą tablic ClickUp
- Twórz cele, zarządzaj nimi i śledź ich realizację dzięki ClickUp Goals
- Wizualizuj cykle pracy projektów w jednym miejscu dzięki pulpitom ClickUp
- Generuj podsumowania projektów i uzyskaj odpowiedzi na podstawie zadań i dokumentów dzięki ClickUp Brain
Jeśli chodzi o śledzenie czasu, ClickUp to narzędzie do śledzenia czasu, które pozwala skupić się na zadaniach i pracować szybciej i bez problemów.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić swoje procesy pracy, wypróbuj gotowe szablony do zarządzania projektami ClickUp!
Narzędzie do śledzenia czasu ClickUp
Narzędzie ClickUp do śledzenia czasu pozwala organizować, analizować i optymalizować cykl pracy za pomocą kilku kliknięć. W jednym pulpicie nawigacyjnym upraszcza monitorowanie i zarządzanie godzinami pracy. Umożliwia śledzenie czasu zadania, ustawianie szacowanych terminów realizacji i przeglądanie kompleksowych raportów dotyczących wykorzystanego czasu.
Oto kluczowe funkcje narzędzia ClickUp do śledzenia czasu:
- Wsparcie wielu urządzeń: Śledź czas na telefonie komórkowym, komputerze stacjonarnym lub w przeglądarce internetowej dzięki bezpłatnemu rozszerzeniu ClickUp dla przeglądarki Chrome
- Integracje: Synchronizuj czas śledzony w innych popularnych aplikacjach, takich jak Toggl, Harvest i Everhour, bezpośrednio z ClickUp, przechowując wszystkie dane w jednym miejscu
- Notatki i etykiety: Dodawaj szczegółowe notatki do wpisów dotyczących czasu i kategoryzuj je za pomocą etykiet, aby zapewnić lepszą organizację i łatwiejszy dostęp
- Globalne śledzenie czasu: Rozpocznij śledzenie czasu lub zatrzymaj je na dowolnym urządzeniu, a nawet przełączaj się między zadaniami za pomocą globalnego timera
- Czas rozliczeniowy: Oznacz konkretne wpisy czasu jako rozliczeniowe, aby usprawnić fakturowanie i śledzenie wydatków
- Sortowanie i filtrowanie: Łatwe sortowanie zadań według czasu, jaki na nie poświęcono, oraz filtrowanie wpisów dotyczących czasu według daty, statusu, priorytetu, etykiet i innych kryteriów
Wyobraź sobie, że zarządzasz projektem z wieloma członkami zespołu i zadaniami. Możesz skonfigurować narzędzie ClickUp Time Tracking, aby monitorować, ile czasu każdy członek zespołu spędza na przypisanych zadaniach, korzystając z globalnego timera na swoich urządzeniach.
Pod koniec tygodnia możesz wygenerować raport, aby zobaczyć zestawienie godzin spędzonych na każdym zadaniu, zidentyfikować wszelkie wąskie gardła i upewnić się, że godziny rozliczeniowe są dokładnie zapisane do fakturowania.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Przed rozpoczęciem śledzenia czasu upewnij się, że uzyskałeś zgodę swoich pracowników. Możesz poinformować ich, że działanie to ma na celu wyłącznie pomiar czasu poświęconego na zadania. Pomoże to zbudować zaufanie wśród pracowników i zapobiegnie postrzeganiu tego jako ingerencji w ich prywatność. Przejrzystość i otwarta komunikacja to kluczowe elementy skutecznego śledzenia czasu.
Ponadto dzięki narzędziu ClickUp Time Tracking możesz wyświetlić śledzony czas według dnia, tygodnia, miesiąca lub dowolnego niestandardowego zakresu wraz ze szczegółowymi kartami czasu pracy. Karty te zapewniają szczegółowy widok poszczególnych zadań i wpisów czasu, pokazując sumy czasu pogrupowane według dat.
Działa jako narzędzie do zarządzania czasem, ponieważ pozwala również szacować i planować czas, porównując czas śledzony z szacowanym. Dodatkowo możesz zobaczyć ilość czasu pozostałego na wykonanie zadania przez każdą osobę, co pomaga określić, czy jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celów.
Szablon karty czasu pracy ClickUp Services
Aby usprawnić śledzenie czasu, możesz również skorzystać z szablonu karty czasu pracy ClickUp Services. Obsługuje on wiele zespołów usługowych, które co tydzień śledzą godziny pracy. ClickUp jest bogaty w funkcje i łatwo dostosowuje się do potrzeb, dzięki czemu idealnie nadaje się dla zespołów, które muszą monitorować czas, koszty i zasoby dla każdej świadczonej usługi.
Szablon karty czasu pracy ClickUp Services zawiera takie funkcje, jak:
- Niestandardowe statusy do śledzenia statusu karty czasu pracy za pomocą etykiet, takich jak Zatwierdzone, Wymaga uwagi, W trakcie przeglądu i Do przeglądu
- Widoki niestandardowe umożliwiają dostęp do różnych widoków, takich jak przewodnik wprowadzający, podział tygodniowy, podział miesięczny, podsumowanie pracowników i dziennik karty czasu pracy
- Pola niestandardowe do użycia atrybutów, takich jak całkowite wynagrodzenie, płatne godziny urlopu, płatne godziny chorobowe, stawka godzinowa i podpis pracownika
- Funkcje zarządzania projektami poprawiające ostrzeżenia o zależnościach, śledzenie usług zespołu za pomocą etykiet i powiadomienia e-mail
Dzięki temu szablonowi do zarządzania czasem możesz śledzić godziny pracy i czas rozliczeniowy w jednym miejscu, sprawdzać, jak wykorzystywane są zasoby w różnych projektach, oraz łatwo zarządzać przydzielaniem zasobów. Zawiera również wykresy i diagramy, które pozwalają wizualizować postępy, oraz integruje się z aplikacjami takimi jak Stripe i PayPal, ułatwiając rozliczenia i śledzenie płatności.
Bonus: Jeśli chcesz śledzić wszystkie działania swoich pracowników i lepiej zarządzać ich obciążeniem pracą, rozważ wypróbowanie oprogramowania do monitorowania pracowników w celu optymalizacji cyklu pracy.
Zacznij korzystać z ClickUp i nigdy nie strać kontroli nad swoim czasem!
ClickUp doskonale nadaje się do śledzenia czasu we wszystkich obszarach, niezależnie od tego, czy chodzi o zadania osobiste, projekty freelancerów, czy usługi rozliczane przez pracowników. Arkusze Google są bezpłatne i proste, ale nie oferują tak bogatego zestawu funkcji, jak ClickUp.
ClickUp oferuje kompleksowe funkcje śledzenia czasu, które usprawniają procesy pracy, skalują działalność i przyczyniają się do osiągnięcia powodzenia.
Od zarządzania zadaniami osobistymi po obsługę złożonych zadań freelancerów lub pracowników — ClickUp sprawia, że śledzenie czasu jest płynne i wydajne.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zautomatyzuj śledzenie czasu z łatwością!