Czy miałeś kiedyś ochotę utonąć w morzu zadań i obowiązków, próbując nadążyć za pracą, rodziną i wszystkim innym, co życie rzuca ci pod nogi? Zdarza się to najlepszym z nas. Ale jest na to sposób: system Getting Things Done (GTD). 🛟
System GTD, stworzony przez guru wydajności Davida Allena, ma na celu zmniejszenie stresu i niepewności związanej z niekończącym się natłokiem zadań. Oferuje ustrukturyzowane podejście do zarządzania zadaniami, umożliwiając poprawę wydajności i zarządzania czasem, usprawnienie cyklu pracy i przekształcenie rozproszonych myśli w wykonalne plany.
W tym kompleksowym przewodniku omówimy proste, ale potężne zasady GTD, abyś mógł pokonać swoją listę do zrobienia i przejąć kontrolę nad swoim czasem i życiem. Pokażemy ci również, jak wdrożyć podstawy GTD za pomocą ClickUp wiodąca platforma wydajności i zarządzania projektami.
System GTD: Początki
Początki systemu GTD sięgają wczesnych lat 80-tych, kiedy to David Allen, obecnie znany konsultant ds. wydajności, po raz pierwszy zaczął uczyć organizacje i osoby prywatne, jak poprawić wydajność i zmniejszyć stres.
Allen odkrył, że wiele osób nie radzi sobie z nowoczesnym środowiskiem pracy charakteryzującym się ciągłymi przerwami, rosnącym obciążeniem pracą i zmieniającymi się priorytetami. Zauważył, że rosnąca złożoność i ilość informacji w życiu osobistym i zawodowym ludzi odbija się na ich samopoczuciu fizycznym i psychicznym. Najbardziej zauważalne efekty, jakie zaobserwował Allen, obejmowały:
- Stres i przytłoczenie: Ludziom coraz trudniej byłośledzenie zadań, commitów i pomysłów, co prowadziło do uczucia niepokoju i zmniejszonej wydajności
- Problemy z ustalaniem priorytetów: Konkurencyjne wymagania i zmieniające się priorytety utrudniały jednostkom podjęcie decyzji, na czym skupić się w następnej kolejności
- Brak jasności: Tradycyjne techniki organizacyjne i zarządzania czasem oraz narzędzia, takie jak listy do zrobienia i notatki, często powodowały zamieszanie i nieefektywność
Aby rozwiązać problem zarządzania zajętym życiem w coraz bardziej złożonym świecie, Allen opracował przełomowe podejście do zarządzania życiem zawodowym i prywatnym: system GTD. Model ten, wprowadzony po raz pierwszy w 2001 roku, kładzie nacisk na rejestrowanie wszystkich zadań i pomysłów, organizowanie zadań w łatwe do zarządzania kategorie, regularne aktualizowanie list zadań i podejmowanie działań w oparciu o priorytety.
Oparta na samodyscyplinie, metodologia GTD pozwala odciążyć się i uniknąć żalu z powodu nie zrobienia czegoś, co prowadzi do większej wydajności i spełnienia. Zanurzmy się głębiej w jej podstawowe zasady.
Dodatkowa lektura: Zmagasz się z samodyscypliną? Sprawdź kilka przykładów i wskazówek, które pomogą Ci zbudować lepsze nawyki .
Czym jest system Getting Things Done (GTD)?
System GTD to praktyczna metoda skutecznego i łatwego radzenia sobie z zadaniami i obowiązkami. Jest to ustrukturyzowane podejście do zarządzania zadaniami, które zmniejsza obciążenie psychiczne związane ze śledzeniem osobistych i zawodowych list do zrobienia.
Ten system wydajności opiera się na zasadzie przenoszenia zadań z umysłu do zewnętrznego systemu. To uwalnia zasoby poznawcze, pozwalając skoncentrować się na wykonywanym zadaniu, zamiast martwić się o to, co będzie dalej.
Cykl pracy GTD obejmuje pięć kluczowych kroków. Oto krótki przegląd każdego z nich:
- Zaczynasz od zapisania wszystkich zadań i pomysłów, które przychodzą ci do głowy. Może to być wszystko, od spotkania biznesowego po listę zakupów. Przechwytywanie ich na zewnątrz, powiedzmy w narzędziu cyfrowym,oprogramowanie do zarządzania zadaniamilub notatniku, gwarantuje, że nic nie umknie uwadze 🗒️
- Precyzujesz zadania, dzieląc je w razie potrzeby na możliwe do wykonania kroki. Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem projektu, możesz zdecydowaćco musi zostać zrobione aby posunąć każdy rezultat do przodu
- Organizujesz zadania, przypisując im etykiety i etykiety lub kategoryzując je w projekty. Pomaga to zarządzać obciążeniem pracą i skutecznie ustalać priorytety zadań
- Zaangażuj się w swoje zadania, koncentrując się na jednym zadaniu w danym czasie. Nie tylko zwiększa to wydajność, ale także zapewnia wysoką jakość pracy
- Wreszcie, refleksja polega na regularnym przeglądaniu listy zadań i projektów, aby upewnić się, że system działa sprawnie. Pozwala to być na bieżąco z commitami, ponownie oceniać priorytety i wprowadzać niezbędne poprawki
Sugerowana lektura: Getting Things Done Davida Allena
Aby lepiej zrozumieć system GTD, warto sięgnąć po przełomową książkę Davida Allena książka o wydajności , Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, jest najlepszym źródłem informacji. Jest to ostateczny przewodnik po metodzie GTD, pełen spostrzeżeń i praktycznych porad od samego twórcy. Został zaprojektowany, aby pomóc ci poruszać się po zawiłościach współczesnego życia zawodowego, dostarczając strategii efektywnego zarządzania zadaniami i commitami.
Getting Things Done: Sztuka bezstresowej wydajności autorstwa Davida Allena
Allen zagłębia się w psychologiczne aspekty wydajności, wyjaśniając, dlaczego tradycyjne listy do zrobienia i techniki zarządzania czasem często zawodzą. Jego podejście koncentruje się na uwolnieniu umysłu, pozwalając ci pozostać na zadaniu i być bardziej kreatywnym. Styl pisania jest konwersacyjny i wciągający, dzięki czemu złożone koncepcje stają się przystępne.
Nie zniechęcaj się jednak początkową złożonością systemu GTD. Książka dzieli proces na łatwe do opanowania części, prowadząc cię przez każdy krok za pomocą praktycznych porad i wyczyszczonych wyjaśnień. Jest to zasób, do którego można wracać raz po raz, aby odkryć nowe spostrzeżenia, które pomogą ci osiągnąć cele związane z wydajnością .
Bonus: Ciekawskie dusze mogą odkryć kilka innych książki na temat ostrości tutaj .
5 kroków systemu GTD
W Getting Things Done David Allen udostępnia mądrość Marka Twaina: _Tajemnicą robienia postępów jest zaczynanie. Sekretem rozpoczęcia pracy jest podzielenie złożonych, przytłaczających zadań na małe, łatwe do wykonania, a następnie rozpoczęcie od pierwszego z nich
Filozofia ta leży u podstaw systemu GTD i jego pięciu kluczowych kroków. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.
Via: Scoutups.com
Krok 1: Przechwytywanie
Za każdym razem, gdy coś przychodzi ci do głowy - czy to zadanie do wykonania, wydarzenie, pomysł, czy rekomendacja książki - pierwszy krok systemu GTD nakazuje ci to przechwycić. Oznacza to szybkie przechowywanie informacji w zewnętrznym systemie, który Allen nazywa skrzynką odbiorczą. 📥
Skrzynka odbiorcza może być dowolnym fizycznym lub cyfrowym repozytorium danych wejściowych, o ile nie przechowujesz informacji w swoim mózgu (słowami Allena, twoja głowa jest kiepskim biurem). Zapewnia to, że wszystko jest starannie udokumentowane, nic nie ginie w chaosie, a pomysły nigdy się nie wymykają.
Jak mówi David Allen - Twój umysł jest po to, by mieć pomysły, a nie po to, by je trzymać. Dlatego zapisuj wszystko, co dzieje się w twojej głowie, od zadań po pomysły, w zaufanym systemie, niezależnie od tego, czy jest to tradycyjny długopis i papier, czy też cyfrowej aplikacji GTD . I nie martw się, jeśli twoje notatki są nieuporządkowane i chaotyczne - uporządkujesz je w następnym kroku.
Allen zaleca rozpoczęcie przechwytywania myśli od zrobienia tego, co nazywa "przeczesywaniem umysłu w otwartych pętlach". Oznacza to aktywne wyszukiwanie w umyśle pomysłów, które mogą wymagać działania w pewnym momencie w przyszłości, nawet jeśli nie myślisz o nich aktywnie.
Cel przechwytywania myśli? Uwolnienie przestrzeni umysłowej do skoncentrowanej pracy poprzez dokumentowanie wszystkiego, co przyciąga uwagę, gdy tylko się pojawi. Według Allena: _Wielkim sekretem celów i wizji nie jest przyszłość, którą opisują, ale zmiana teraźniejszości, którą wywołują
Krok 2: Wyjaśnij
Po zapisaniu wszystkiego, następnym krokiem GTD jest wyjaśnienie tego. Oznacza to przejrzenie każdego elementu w skrzynce odbiorczej utworzonej w poprzednim kroku i nadanie mu sensu i struktury.
Co najważniejsze, musisz zdecydować, czy dane elementy nadają się do działania.
Jeśli element nadaje się do działania, możesz myśleć o nim jak o zadaniu i określić kolejny krok, który pozwoli ci posunąć go naprzód - oto jak to zrobić:
- Wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty: Do zrobienia od razu
- Zadanie może zostać oddelegowane: Przydziel je komuś innemu
- Zadanie musi zostać zrobione, ale nie natychmiast: Ustaw termin wykonania
- Zadanie obejmuje więcej niż jeden krok: Zaplanuj projekt
Z drugiej strony, jeśli element nie nadaje się do działania, możesz go wyrzucić, inkubować do potencjalnego przyszłego działania lub zapisać jako odniesienie. 🗑️
Ten proces wyjaśniania pomaga uporządkować bałagan, zidentyfikować zadania, które naprawdę mają znaczenie i odrzucić te, które nie są warte twojego czasu.
Krok 3: Organizacja
Organizowanie jest zazwyczaj zrobione jednocześnie z wyjaśnianiem i polega na utorowaniu drogi do faktycznego wykonania zadań uchwyconych i wyjaśnionych w poprzednich dwóch krokach. Im lepiej zorganizujesz swoje zadania, tym łatwiej będzie wykonać następny krok (Engage).
Allen zaleca organizowanie zadań w różne hierarchiczne kategorie, takie jak obszary zainteresowania, projekty i listy działań. Możesz klasyfikować swoje zadania według różnych etykiet i etykiet, które im przypiszesz. Zadania można grupować na podstawie ich terminu, pilności, priorytetu, a nawet ilości czasu potrzebnego na ich wykonanie. Wszystko polega na stworzeniu systemu, który działa dla Ciebie.
Konsekwencja jest kluczowa na tym kroku. Trzymaj się wybranej metody organizacji, a przekonasz się, że zadania wydają się łatwiejsze do wykonania. Zaczniesz dostrzegać postępy i poczujesz się spełniony.
Pamiętaj o słowach Allena: Możesz zrobić wszystko, ale nie wszystko.
Krok 4: Zaangażowanie
Zaangażowanie to wszystko do zrobienia. Położyłeś już solidne fundamenty, więc nadszedł czas, aby zaufać systemowi i podjąć działania. Cały sens poprzednich kroków polegał na konsekwentnym dostarczaniu odpowiedzi na pytanie: _Co zrobić dalej?
Weź pod uwagę kontekst, dostępny czas, poziom energii i to, co chcesz zrobić priorytet zadań . Nie rzucaj się od razu na najbardziej atrakcyjne zadanie. Bądź strategiczny, podążaj za swoim systemem i pozwól mu się prowadzić.
Jak powiedział Allen: Gdy wystarczająco dużo właściwych kroków działania zostało podjętych, jakaś sytuacja zostanie stworzona, która pasuje do twojego początkowego obrazu wyniku na tyle blisko, że możesz nazwać to zrobionym
Krok 5: Przegląd
Scena przeglądu w systemie GTD to strategiczna obrona przed chaosem, zapewniająca, że nic nie umknie uwadze. Ten krok wymaga regularnego przeglądania listy zadań, sortowania i porządkowania w razie potrzeby, aby system był aktualny. 🌸
To szansa na upewnienie się, że wszystko jest na właściwym miejscu i że skupiasz się na właściwych rzeczach. Może się okazać, że niektóre zadania nie są już istotne, a inne nagle stały się pilne. Jest to również czas na ponowną ocenę swoich celów, uzgodnienie zadań z priorytetami.
System GTD obejmuje dwa rodzaje przeglądów:
- Przeglądy codzienne: Są to szybkie przeglądy zrobione każdego dnia, na początku lub na końcu. Rzuć okiem na swój kalendarz i listę kolejnych działań, aby zobaczyć, co należy zrobić danego dnia
- Przeglądy tygodniowe: Jest to podstawa GTD i nie podlega negocjacjom. Poświęć 1-2 godziny w każdy weekend, aby oczyścić umysł i upewnić się, że uchwyciłeś i wyjaśniłeś wszystkie przychodzące zadania i pomysły. Przejrzyj swoje projekty, aktywne plany projektów, listę następnych działań, listę oczekujących i listę "kiedyś/może"
David Allen uważa cotygodniowy przegląd za "krytyczny czynnik powodzenia", ponieważ regularne ponowne rozważanie swojego systemu zapewnia, że nie jesteś tylko zajęty, ale skupiasz się na właściwych zadaniach.
Popularne zastosowania systemu GTD
Wkrótce po tym, jak Allen wprowadził system GTD w 2001 roku, stał się on jedną z najpopularniejszych i najczęściej omawianych metod zwiększania wydajności, szczególnie wśród rosnącej kohorty specjalistów ds. technologii i wiedzy w USA.
Pomysły Allena były stale prezentowane i omawiane w wiodących magazynach w latach 2000 i na początku 2010 roku. W 2005 , Wired określił system GTD jako nowy kult dla ery informacji, podczas gdy Magazyn Time nazwał ją w 2007 roku definiującą samopomocową książką Business swoich czasów.
Ponadto, system GTD był często wzmiankowany na popularnych w tamtym czasie blogach internetowych, jak np Lifehacker i nieistniejący już The Simple Dollar. Był on również promowany przez osoby publiczne, takie jak gospodarz radiowy Howard Stern oraz bloger i podcaster Merlin Mann. W międzyczasie wiele międzynarodowych firm, takich jak General Mills, i ich dyrektorzy generalni wdrożyli te zasady do swoich działań.
Chociaż system GTD nie jest tak popularny jak dwie dekady temu i spotkał się nawet z krytyką jednak jego prostota i wszechstronność nadal sprawiają, że jest to popularna metoda zarządzania czasem i zadaniami zarówno wśród profesjonalistów, studentów, jak i osób pozostających w domu.
Bonusowa wskazówka: Zacznij wdrażać kroki systemu GTD z tymi darmowe szablony cyklu pracy !
Przykład systemu Getting Things Done
Wyobraźmy sobie, że jesteś menedżerem ds. marketingu nadzorującym ambitną kampanię marketingową. Oto jak mógłbyś zastosować GTD aby poprawić zarządzanie czasem i wydajności, podbić swoje zadania i zakończyć projekt z sukcesem:
- Złap zadania, pomysły i obowiązki związane z kampanią. Mogą to być fajne pomysły na posty w mediach społecznościowych, wrażenia z ostatniego spotkania z klientem lub ważny e-mail. W każdym przypadku, przenieś te elementy ze swojej głowy do zewnętrznej skrzynki
- Wyjaśnij każdy element w skrzynce odbiorczej, decydując, czy można go wykorzystać, czy nie. Jeśli tak, określ kolejne kroki. Na przykład, odpowiedź na e-mail zwykle zajmuje mniej niż dwie minuty i powinna być zrobiona natychmiast. W międzyczasie możesz zdecydować się na zaplanowanie lub oddelegowanie zadań takich jak "Utwórz wizualizacje do postów w mediach społecznościowych", które są ważne, ale nie muszą być zakończone od razu
- Organizuj zadania na różne kategorie kontekstów. Na przykład "Tworzenie wizualizacji do postów w mediach społecznościowych" może należeć do kategorii "Tworzenie zawartości", podczas gdy "Koordynacja z zespołem projektowym" będzie należeć do kategorii "Współpraca w Teams" Specjalną kategorią zadań mogą być tak zwane zadania jednorazowe. Zajmują one więcej niż dwie minuty, ale nie stanowią całego projektu lub wymagają wielu kroków, takich jak zatwierdzenie wizualizacji w mediach społecznościowych
- Zaangażuj zadania, które wyjaśniłeś i zorganizowałeś, postępując zgodnie z instrukcjamiplan wydajności który opracowałeś przy użyciu metody GTD
- Okresowo przeglądaj swoją listę zadań, aby dostosować priorytety i upewnić się, że podążasz we właściwym kierunku
Wyzwania związane z korzystaniem z systemu Getting Things Done
Chociaż system GTD może znacznie zwiększyć wydajność zawodową i osobistą, nie jest on pozbawiony wyzwań, z którymi trzeba się zmierzyć. Niektóre z najbardziej znaczących to:
- Wstępne ustawienia: Ustawienie systemu GTD wymaga czasu i wysiłku, a także okresu adaptacji do nowego cyklu pracy i nawyków
- Konsekwencja: Stosowanie systemu jest niekończącym się procesem, który wymaga dyscypliny i poświęcenia, co może nie być możliwe w okresach wzmożonego ruchu lub w nagłych wypadkach
- Złożoność: Możesz czuć się przytłoczony ilością zadań, które musisz rejestrować, przetwarzać i organizować
- Brak elastyczności: GTD to z góry określone ramy, więc mogą być zbyt ograniczające i nie zawsze mogą uwzględniać nagłe zmiany lub nieoczekiwane zadania
- Zmiana kontekstu : System GTD wymaga grupowania zadań w zależności od kontekstu, takiego jak lokalizacja lub wymagane narzędzia. Ciągłe przełączanie się między różnymi typami zadań i narzędziami potrzebnymi do zarządzania nimi może być rozpraszające i zmniejszać wydajność pracy
Na szczęście istnieją inne metody zarządzania wydajnością i zadaniami, które można wykorzystać jako alternatywy lub narzędzia uzupełniające system GTD. Należą do nich przede wszystkim:
- Matryca Eisenhowera : W przeciwieństwie do systemu GTD, metoda ta z natury kategoryzuje zadania w oparciu o ich pilność i ważność. Jest to wizualne narzędzie, które dzieli zadania na cztery ćwiartki
- Technika Pomodoro : Polega na podzieleniu pracy na interwały zwane Pomodoro, trwające zazwyczaj 25 minut i oddzielone krótkimi przerwami
- Kanban : Pozwala wizualizować zadania jako karty na tablicy, gdzie różne kolumny reprezentują różne sceny zadania, takie jak To Do, In Progress i Done. Wystarczy przenieść karty do różnych kolumn, aby zmienić status zadania
A gdybyśmy ci powiedzieli, że nadal możesz korzystać z systemu GTD bez godzenia się na jego limity lub uciekania się do alternatyw? Dobre wieści! Z ClickUp, platformą wydajności typu "wszystko w jednym", która pozwala korzystać z dowolnej metody zarządzania zadaniami i czasem jak profesjonalista, nie musisz iść na żadne kompromisy!
Jak wdrożyć system GTD z ClickUp
Z ponad 1000 gotowych szablonów różne narzędzia do współpracy i zarządzania czasem oraz ponad 15 konfigurowalnych widoków aby być na bieżąco z zadaniami i projektami, ClickUp wyposaża Cię we wszystko, czego potrzebujesz, aby odblokować bezprecedensową wydajność. 💪
Jeśli jesteś nowy w systemie GTD i potrzebujesz skrótu do ustawienia wszystkiego, pokochasz ClickUp's Szablony GTD . Zapewniają one gotowe ramy do przechwytywania, przetwarzania i zakończenia zadań. Oto nasze najlepsze propozycje:
- Szablon do zrobienia zadań ClickUp
- Szablon ClickUp Getting Things Done Framework do zrobienia rzeczy gotowych
- Szablon prostej listy do zrobienia ClickUp Getting Things Done
Szablon Getting Things Done (GTD) pomaga uporządkować wszystkie pomysły w jednej centralnej lokalizacji
Zobaczmy, jak można wykorzystać ClickUp do skutecznego wdrożenia każdego z pięciu kroków systemu GTD: 👇
Krok 1: Uchwyć wszystko
Nie stresuj się organizowaniem lub wyszczególnianiem wszystkiego; pierwszym krokiem jest wyrzucenie myśli z głowy do łatwo dostępnej, scentralizowanej lokalizacji.
ClickUp pozwala bez wysiłku przechwytywać myśli i pomysły dzięki funkcji Funkcja notatnika . Jest idealna do notowania szybkich przypomnień, notatki ze spotkań lub cokolwiek innego, co przyjdzie ci do głowy. Wystarczy kliknąć ikonę notatnika w prawym dolnym rogu ekranu i gotowe. Każda notatka ma swój tytuł i datę, a nawet można ją później rozwinąć lub dodać.
Zapisuj szybkie notatki, pomysły i przypomnienia za pomocą Notatnika ClickUp
Jeśli chcesz przenieść swoje notatki na wyższy poziom, skorzystaj z Dokumenty ClickUp . Jest to redaktor tekstu i system zarządzania dokumentami platformy, który umożliwia tworzenie, edytowanie i współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
Dodając połączenia, obrazy, zakładki i tabele do dokumentów, możesz dodać więcej głębi i kontekstu do swoich myśli, aby lepiej uchwycić te otwarte pętle, o których wzmiankowaliśmy wcześniej. Możesz także tworzyć zagnieżdżone podstrony, połączone ze sobą dokumenty i tworzyć kategorie dla łatwego dostępu i wyszukiwania.
Uzyskaj szybki widok wszystkich połączonych podstron i powiązań w ClickUp Docs, aby zachować porządek i utrzymać połączenie w pracy
Krok 2: Wyjaśnij sprawy w górę
Mając swoje pomysły, przemyślenia, obrazy i połączone elementy zapisane i uporządkowane w Notatniku i Dokumentach, nadszedł czas, aby zdecydować, co z nimi zrobić. Jeśli stwierdzisz, że dany element nadaje się do działania, utwórz zadanie dla niego używając Zadania ClickUp wszechmocny pakiet do zarządzania zadaniami na platformie.
W ramach każdego zadania ClickUp można opisać, co musi zostać zrobione, podzielić zadanie na mniejsze podzadania , przypisywanie komentarzy dla siebie lub swojego zespołu w celu uzyskania dodatkowych informacji lub dodania przypomnień.
Upewnij się, że Twoje komentarze są widoczne, przypisując je użytkownikom bezpośrednio w zadaniach i uzyskaj szybki widok przypisanych komentarzy na liście kontrolnej
Funkcja ta pozwala wyjaśnić każde zadanie w najdrobniejszych szczegółach, dodając obrazy, połączone pliki lub całe dokumenty jako materiały referencyjne. Można również załączyć listy kontrolne i listy do zrobienia oraz ustawienie terminów płatności dla bardziej złożonych zadań, których nie ukończysz od razu.
Łatwo i szybko ustawiaj daty rozpoczęcia i zakończenia w ramach zadania lub używaj ustawień warunkowych, aby powtarzać daty lub tworzyć nowe zadanie po jego zakończeniu
ClickUp pozwala również na dodawać poziomy priorytetów do swoich zadań, aby szybko określić kolejność ich wykonywania, co jest istotnym elementem systemu GTD. Istnieją cztery poziomy: Urgent, High, Normal i Low, każdy oznaczony kolorową flagą priorytetu dla łatwej identyfikacji.
Ustaw priorytety w ClickUp, aby lepiej rozróżnić, co należy zrobić teraz, a co może poczekać
Krok 3: Zorganizuj się
Teraz, gdy dodałeś jak najwięcej szczegółów do swoich zadań, nadszedł czas, aby je uporządkować i pogrupować w oparciu o wcześniej zdefiniowane kryteria, takie jak złożoność, kontekst, poziom wysiłku, priorytet i inne.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych kryteriów filtrowania i sortowania zadań, możesz je opatrzyć etykietą Etykiety zadań lub utwórz Pola niestandardowe aby dodać dodatkowy poziom organizacji. Tworząc relacje i zależności można szybko przeskakiwać między powiązanymi zadaniami i ustalić jasną kolejność ich wykonywania.
Usprawnij organizację zadań, dodając niestandardowe etykiety i korzystaj z opcji filtrowania w widokach listy i tablicy, aby precyzyjnie identyfikować zadania o najwyższym priorytecie
Z Funkcja hierarchii w ClickUp pozwala w pełni zastosować metodę GTD poprzez organizowanie zadań w celu ich dopracowania i podjęcia odpowiednich działań. Umożliwia ona układanie zadań z udostępnianymi atrybutami w listy, podczas gdy kilka powiązanych list może tworzyć formularz Folder. Możesz zgrupować wiele folderów w Przestrzeń, która jest najszerszą jednostką organizacyjną w obszarze roboczym ClickUp.
Uporządkuj zadania i szybciej je lokalizuj, korzystając z funkcji hierarchii projektów ClickUp
ClickUp posiada jeszcze jedną unikalną funkcję do grupowania i śledzenia powiązanych zadań- Cele ClickUp . Użyj go, aby ustawić mierzalne i określone w czasie cele do zakończenia długoterminowych projektów i celów oraz monitorować postępy w ich realizacji za pomocą automatycznego śledzenia czasu. Możesz także tworzyć oddzielne foldery dla ważnych celów osobistych i zespołowych.
Uporządkuj swoje cele i OKR w łatwych w użyciu folderach w ClickUp Goals
Krok 4: Zaangażuj się i zacznij działać
Krok Engage to moment, w którym zakasujesz rękawy i zabierasz się za realizację swoich zadań. Z wyczyszczonym umysłem i wszystkim zorganizowanym, wszystko co pozostało do zrobienia to, no cóż, zrobione.
ClickUp może pomóc ci w tym kroku systemu GTD dzięki współpracy w czasie rzeczywistym i funkcji funkcje zarządzania czasem które usprawniają cykl pracy i zwiększają wydajność. Oto nasze ulubione:
- Tablice : Te nieskończone płótna doskonale nadają się do wspólnej burzy mózgów i tworzenia pomysłów. Możesz przejść od pomysłów do działania w kilka sekund, przekształcając obiekty na Tablicach w zadania
- Mapy myśli : Używaj ich do rysowania połączeń między pomysłami i zadaniami, aby ułatwić planowanie i realizację
- Śledzenie czasu w projekcie : Rejestruj czas spędzony na zadaniach, ustaw szacowany czas i dodawaj notatki z dowolnego urządzenia
- Widok czatu **Natywne narzędzie komunikacyjne ClickUp pozwala udostępniać aktualizacje i płynnie współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym
Krok 5: Przejrzyj proces
Sprawdzanie postępów i statusu ma kluczowe znaczenie dla skuteczności systemu GTD. Regularne przeglądanie i aktualizowanie listy zadań gwarantuje, że podążasz we właściwym kierunku. Pozwala to reagować na nagłe zmiany, identyfikować obszary wymagające poprawy i zastanawiać się nad swoją pracą.
Konfigurowalne widoki ClickUp pozwalają na wizualizację i monitorowanie zadań i projektów pod każdym możliwym kątem, dzięki czemu możesz na bieżąco śledzić swoje postępy. Poniższe widoki mają kluczowe znaczenie w kontekście systemu GTD:
- Widok Tablicy : Tablica w stylu Kanban, która zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich zadań i ich statusów
- Widok obciążenia pracą : Ilustruje ilość pracy przypadającą na członka zespołu w danym okresie
- Widok Gantta : Wizualizuje i planuje postępy projektu, zarządza zasobami oraz identyfikuje kamienie milowe i blokady
- Widok osi czasu : Umożliwia planowanie i wizualizację zadań w widoku liniowym
- Widok kalendarza : Pozwala zarządzać osią czasu, planować zadania i szybko przeglądać szczegóły pracy
Ponad 15 widoków ClickUp zapewnia organizacjom rozwiązanie dla każdego zespołu
ClickUp: Ostateczne rozwiązanie dla GTD Mastery
Podczas gdy metoda GTD doskonale sprawdza się w porządkowaniu umysłu i strukturyzowaniu zadań, nie dodaje ona magicznie godzin do twojego dnia. Jeśli jesteś przeciążony zadaniami, efektywne zarządzanie czasem jest koniecznością.
Jak podkreśla David Allen, teraz jest odpowiedni moment, aby zapanować nad tym, co możemy, z właściwymi ludźmi i we właściwym czasie
Dzięki wszechstronnym funkcjom i szablonom ClickUp, wdrożenie systemu GTD staje się bardziej dostępne niż kiedykolwiek. Zarejestruj się już dziś za Free aby przejąć kontrolę nad swoim czasem i z łatwością zrobić wszystko! 👏