Nikt nie lubi spotkania, które mogło być e-mailem. Według raportu ostatnie badanie dotyczące frekwencji na spotkaniach, niepotrzebne spotkania mogą potencjalnie kosztować firmę 25 000 USD na pracownika rocznie!
Każde spotkanie zespołu nie jest jednak stratą czasu. Zarówno planowane, jak i improwizowane spotkania mają swoje miejsce w powodzeniu biznesu.
Jednak spotkania ad hoc częściej zakłócają cykl pracy niż te regularne, ponieważ odbywają się niespodziewanie. Z drugiej strony, są one świetne do praktycznego podejmowania decyzji, gdy wystąpią nieprzewidziane okoliczności lub pojawią się nowe możliwości, dając ci przewagę na bardzo konkurencyjnych rynkach.
**Jak więc wykorzystać spotkania ad hoc do zrobienia kroku naprzód w swoim biznesie, a nie do zwiększenia bezproduktywności?
- Kiedy zwołać spotkanie ad hoc?
- Jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie je przeprowadzić
- Jak uniknąć typowych pułapek podczas organizowania spotkań w ostatniej chwili?
Bonus: Przedstawimy narzędzia w ClickUp, które mogą przekształcić nieustrukturyzowane spotkania ad hoc w sesje o dużej wydajności, skoncentrowane na pożądanych rezultatach. Zanurzmy się!
Czym jest spotkanie ad hoc i czym różni się od spotkania planowanego?
Termin ad hoc oznacza w tym celu lub w razie potrzeby. Spotkanie ad hoc lub improwizowane to rodzaj spotkania, które jest organizowane spontanicznie, zazwyczaj w celu zajęcia się konkretnym problemem lub okazją w trybie pilnym. W większości przypadków sprawa pojawia się niespodziewanie i wymaga natychmiastowej uwagi.
W przeciwieństwie do regularnych zaplanowane spotkania spotkania ad hoc nie są planowane z wyprzedzeniem. W wyniku tego, takie nieplanowane spotkania, jeśli są organizowane często, mogą zatrzymać z góry ustalony przepływ czyjegoś dnia i zakłócić głęboką pracę.
Oto przegląd kluczowych różnic między spotkaniami ad hoc i planowanymi:
Najlepszy czas na zwołanie spotkania ad hoc
Doświadczony lider zespołu lub kierownik projektu korzysta z zaimprowizowanych spotkań tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne ze względu na kwestie związane z wydajnością.
Mamy tendencję do bycia najbardziej wydajnymi, gdy skupiamy się na jednym zadaniu, a nieplanowane spotkania przerywają ten proces stan przepływu . Ponadto, bez względu na to, jak krótkie jest spotkanie, zajmuje ono średnio ponad 23 minuty, aby odzyskać koncentrację po rozproszeniu uwagi! 😅
Oto pytanie za milion dolarów: Jak rozpoznać, czy natychmiastowe zwołanie nieplanowanego spotkania jest bardzo ważne? Może się wydawać, że pilny problem wymaga szybkiej rozmowy z teamem, ale czy to naprawdę najlepszy wybór, czy tylko odruchowa reakcja?
Oto pięć najczęstszych scenariuszy, w których spotkanie ad hoc może być właściwe:
- W wydarzeniu kryzysowym lub nagłym, które ma wpływ na Business
- Jeśli istnieją pilne informacje lub aktualizacje, które muszą zostać udostępniane zespołowi i wymagają dalszych wyjaśnień lub dyskusji
- Jeśli pojawi się nagła okazja, która wymaga szybkiej dyskusji i podjęcia decyzji, aby ją wykorzystać
- Gdy wymagana jest natychmiastowa informacja zwrotna lub wkład w pilny problem, projekt lub decyzję
- Gdy konieczne jest uzgodnienie działań zespołu, ponieważ nieoczekiwany obrót wydarzeń doprowadził do zamieszania w zespole
Szybka lista kontrolna: Czy spotkanie ad hoc jest konieczne?
Nawet w niektórych z wyżej wymienionych sytuacji mogą istnieć lepsze sposoby na rozwiązanie danego problemu niż zwoływanie spotkania od razu.
Pamiętaj, że koszt spotkania ad hoc zależy od tego, czym w danym momencie zajmuje się Twój zespół. Jeśli pracują oni nad terminem, którego niedotrzymanie kosztowałoby organizację fortunę, to jest to zupełnie inna sytuacja niż typowy dzień w biurze.
Podejmując decyzję, czy zwołać spotkanie w trybie nagłym, czy zarezerwować dyskusję na regularne spotkanie lub wysłać e-mail, należy rozważyć następujące kwestie:
- Czy problem jest zarówno pilny, jak i ważny? \Wskazówka: Jeśli masz wątpliwości, użyj matryca Eisenhowera aby określić status priorytetu]
- Czy wymaga dyskusji grupowej z natychmiastową informacją zwrotną od członków Teams?
- Czy temat jest zbyt złożony, by wysłać go e-mailem?
- Czy poufność jest problemem? Czy masz dobry powód, aby uniknąć pozostawienia śladu cyfrowego?
- Czy można zebrać niezbędne osoby w krótkim czasie? Czy współpracownicy w określonych strefach czasowych będą mieli problem?
- Co będzie kosztować biznes więcej, spotkanie ad hoc czy opóźnienie?
Jeśli wziąłeś pod uwagę wszystkie te czynniki i zdecydowałeś się na spotkanie ad hoc, dowiedzmy się, jak najlepiej je wykorzystać.
7 podstawowych kroków do przeprowadzenia wydajnego spotkania ad hoc
A whopping 92% pracowników uważa, że spotkania są kosztowne i nieproduktywne . 👀
Jeśli nie chcesz przyczynić się do tej ponurej statystyki, musisz upewnić się, że Twoje spotkania są skoncentrowane, skuteczne i korzystne dla wszystkich uczestników. Przeanalizujmy siedem podstawowych kroków, aby zoptymalizować logistykę spotkań ad hoc.
Krok 1: Zdefiniuj cele i przygotuj agendę
Pozwalanie dyskusji na zbaczanie z tematu to bilet w jedną stronę do bezproduktywnego spotkania. Potrzebujesz dobrze zdefiniowanych celów, aby nadać spotkaniu konkretny kierunek. A
pomaga w ustaleniu priorytetów dla danego tematu i ustawieniu jasnych rezultatów, którymi należy się zająć
Podczas gdy większość menedżerów rozpoczyna spotkania ad hoc bez formalnej agendy, pewien poziom przygotowania nie zaszkodzi. Znajomość agendy, powiedzmy nawet 15 minut wcześniej, pozwala uczestnikom zebrać myśli, istotne dane lub wszelkie niezbędne materiały, prowadząc do sesji skoncentrowanej na intencjach. Pod koniec spotkania można ocenić, czy cele zostały osiągnięte, częściowo osiągnięte lub czy wymagają dalszych działań.
Potrzebujesz szybkiego i łatwego sposobu na stworzenie i udostępnianie jasnej agendy nieplanowanego spotkania? To pestka z
.
Ta platforma wydajności typu "wszystko w jednym" umożliwia tworzenie dokumentacji w ramach
i udostępnianie go zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Uczestnicy mogą korzystać z interaktywnych funkcji ClickUp, takich jak komentarze lub listy kontrolne, aby dodać swoje uwagi lub pytania przed spotkaniem.
Udostępnianie, ustawienie uprawnień lub eksportowanie dokumentów do użytkowników wewnętrznych lub zewnętrznych w ClickUp 3.0
Platforma oferuje wybór bezpłatnych spotkań i
które pozwalają stworzyć profesjonalnie wyglądającą agendę w ciągu kilku minut. Na przykład, możesz wypróbować szablon
Szablon spotkania ClickUp All Hands
dla zaplanowanych spotkań w całej firmie lub
Szablon spotkania ClickUp Scrum
do zaimprowizowanych sesji z mniejszymi grupami.
Łatwo zarządzaj logistyką, czasem i planem następnego spotkania firmowego dzięki szablonowi
Szablon autorstwa ClickUp
Krok 2: Zidentyfikuj i powiadom właściwych uczestników
Odpowiedni dobór uczestników prowadzi do większej wydajności spotkań. Nieistotny członek zespołu może być mniej zaangażowany, ponieważ jego czas jest praktycznie zmarnowany. Z drugiej strony, nieuwzględnienie kluczowych osób może oznaczać brak kluczowych spostrzeżeń lub informacji. Oto kilka sugestii, kogo należy uwzględnić:
- Osoby, które są bezpośrednio zaangażowane w daną sprawę lub posiadają wiedzę specjalistyczną w tym zakresie
- Członek teamu, który ma autorytet do podejmowania decyzji, jeśli celem spotkania jest podjęcie decyzji o sposobie działania
- Uczestnicy, którzy mogą zaoferować różnorodne punkty widzenia, aby uniknąć echa
- Idealnie byłoby, gdyby w spotkaniu uczestniczyły osoby, na które podejmowane decyzje mają bezpośredni wpływ. Nie zawsze jednak jest to możliwe
Wielkość grupy powinna być łatwa do zarządzania, aby zapewnić optymalną wydajność, zwłaszcza jeśli jest to spotkanie wirtualne. Jeśli korzystasz z ClickUp jako swojego aplikacja do współpracy , może pomóc zidentyfikować, kto aktualnie pracuje nad odpowiednimi zadaniami lub projektami. Przeglądaj Widok zespołu w ClickUp 3.0 aby zobaczyć, którzy członkowie mają obciążenie, aby wziąć udział w spotkaniu.
Możesz skorzystać z niestandardowych powiadomień platformy i Wzmianki opcje bezpośredniego dotarcia do konkretnych członków Teams i zaproszenia ich na sesję.
Zobacz obciążenie pracą całego zespołu lub pojedynczej osoby w widoku zespołu ClickUp 3.0
Krok 3: Zachęcaj do uczestnictwa
Aktywne uczestnictwo odróżnia powodzenie spotkania od tego, które mogło być tylko e-mailem. Główną wartością zaimprowizowanych, jednorazowych spotkań jest interaktywna wymiana pomysłów i doświadczeń
wspólne rozwiązywanie problemów
.
Skuteczne moderowanie spotkań polega na zachęcaniu kluczowych uczestników do zabierania głosu, aby dominujące głosy nie przyćmiły sesji. Mimo to, różni ludzie mają różne style komunikacji, a niektórzy mogą czuć się bardziej komfortowo udostępniając swoje przemyślenia na piśmie.
z funkcją czatu mogą być bardzo pomocne w zachęcaniu do uczestnictwa w środowiskach zdalnych lub hybrydowych. W ten sposób uczestnicy, którzy mogą nie czuć się komfortowo zabierając głos, mogą dzielić się swoimi uwagami za pośrednictwem czatu. ⌨️
Zdalne teamy z nakładającymi się godzinami pracy mogą jednak mieć trudności z synchronicznymi spotkaniami. W takich przypadkach należy użyć
lub
codzienne oprogramowanie standup
ze wsparciem spotkań asynchronicznych, aby ułatwić zaangażowanie każdego uczestnika. Ostatecznym celem jest stworzenie środowiska spotkania, w którym każdy może efektywnie uczestniczyć, niezależnie od preferowanego stylu komunikacji lub lokalizacji.
Bonus: Poznaj
Szablon spotkania ClickUp Daily Standup
aby upewnić się, że głos każdego uczestnika ma wystarczającą widoczność.
Wszyscy uczestnicy mogą udostępniać swoje przemyślenia dzięki szablonowi Daily Stand Up firmy ClickUp
Krok 4: Zarządzanie czasem podczas spotkania
Upewnienie się, że spotkanie ad hoc się nie przeciągnie jest kluczowe dla utrzymania wydajności i zaangażowania uczestników. Zwróć uwagę na te siedem wskazówek, jak utrzymać sesję na właściwym torze:
- Rozpocznij na czas
- Trzymaj się programu
- Przydziel określone przedziały czasowe dla każdego elementu porządku obrad
- Rozważ użycie czasomierza do przestrzegania ustalonych przedziałów czasowych
- Przydziel komuś rolę sekretarza czasu, aby delikatnie przypomniał o limicie czasowym
- Zachęcaj do zwięzłości w mowie, aby zaoszczędzić czas
- Zarezerwuj kilka ostatnich minut na szybkie podsumowanie
Z
natywne śledzenie czasu w ClickUp
możesz śledzić czas spotkań na różnych platformach - pulpit, telefon komórkowy lub przeglądarka internetowa - dzięki darmowej aplikacji
. Najlepsze jest to, że ClickUp integruje się z najlepszymi aplikacjami do spotkań, dzięki czemu możesz wygodnie zaplanować sesje nawet podczas spotkania Slack lub Zoom.
Dodawaj notatki do zarejestrowanych wpisów czasowych, odnosząc się do tego, co zostało omówione lub postanowione. Może to pomóc w ustaleniu odpowiedzialności za działania następcze po spotkaniu.
Śledzenie czasu, ustawienie szacowanego czasu, dodawanie notatek i widok raportów czasu z dowolnego miejsca dzięki globalnemu timerowi w ClickUp
Krok 5: Dokumentowanie decyzji i elementów działań
Notatki sporządzane podczas efektywnych spotkań ad hoc powinny być zwięzłe i ściśle skoncentrowane na krytycznych aspektach. Dokumentuj wszystkie najważniejsze decyzje w swoim
. Stanowi to wsparcie dla działań podejmowanych po spotkaniu i służy jako podsumowanie dla tych, którzy nie byli obecni.
Dodatkowo, zapisz konkretne zadania do przydzielenia, w tym kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i termin jego wykonania.
ClickUp oferuje kompleksowy zestaw funkcji, dzięki którym sporządzanie notatek staje się dziecinnie proste. Jego Free
zapewniają spójność podczas spotkań, pomagając utrzymać standardowy format do przechwytywania kluczowych informacji.
**umożliwia przechwytywanie notatek za pomocą nagłówków, punktorów, kolorów i innych elementów wizualnych, zapewniając przejrzystą strukturę
są identyfikowane podczas spotkania, notatki dokumentujące to mogą być natychmiast konwertowane na możliwe do śledzenia zadania z terminami, osobami przypisanymi i priorytetami.
Bez wysiłku przechwytuj notatki, edytuj z bogatym formatem i przekształcaj je w zadania, które można śledzić, dostępne z dowolnego miejsca w ClickUp Notepad
Krok 6: Przypisywanie i śledzenie kolejnych zadań
Jak właśnie zauważyliśmy, protokoły ze spotkań są ściśle połączone z zadaniami uzupełniającymi. Jeśli masz zadania do przypisania na koniec sesji, oznacza to, że spotkanie nie było tylko biernym forum dyskusyjnym, ale katalizatorem działań i postępu.
Użycie
aby przypisać nowe elementy działań do jednej lub więcej osób. Członkowie Teams mogą dodawać komentarze bezpośrednio do zadań, ułatwiając przejrzystą współpracę.
Dostępne na platformie niestandardowe podzadania i listy kontrolne w ramach zadań pomagają podzielić złożone działania następcze na łatwe do zarządzania kroki. Dźwignia
aby dołączyć określone informacje o zadaniu (takie jak połączone strony internetowe lub pliki projektowe). Śledzenie zadań jest łatwe dzięki:
- Niestandardowe statusy -takie jak To Do, In Progress, Done
- Ponad 15 widoków (widok listy, widok tablicy itp.)
Wizualizuj postępy i śledź kolejne zadania za pomocą ponad 15 widoków ClickUp
Czasami zadanie utworzone po spotkaniu jest zależne od zakończenia już istniejącego lub istniejące zadanie zależy teraz od nowo przydzielonego zadania uzupełniającego.
pozwala na ustawienie
zależności między połączonymi zadaniami
pomagając wpleść kolejne zadania w istniejący cykl pracy.
Krok 7: Przegląd i refleksja
Spotkanie dobiegło końca, ale czy zakończyło się ono powodzeniem? Refleksja nad tym, co zadziałało, a co nie, jest cenna dla poprawy spotkań w ostatniej chwili w przyszłości.
Zbieranie informacji zwrotnych
od uczestników może pomóc w zrozumieniu ich perspektywy i tego, co należy zmienić następnym razem. Oto niektóre z pytań, które można zadać:
- Jakie były Twoje ogólne wrażenia ze spotkania?
- Co wyróżniało się najbardziej?
- W jakim stopniu spotkanie przyczyniło się do zrobienia założonych celów?
- Czy uważasz, że spotkanie było konieczne, czy też cele można było osiągnąć w inny sposób?
- Jak komfortowo czułeś się uczestnicząc w spotkaniu? Jakie czynniki wpłynęły na twój poziom zaangażowania?
- Czy przestrzeń spotkania była wygodna?
- Co można poprawić, aby umożliwić bardziej efektywne spotkania w krótkim czasie?
Szukasz odpowiednich narzędzi do zbierania opinii? Możesz niestandardowo
aby dołączyć konkretne pytania istotne dla spotkania ad hoc, a następnie po prostu udostępniać je uczestnikom za pomocą połączonego linku.
Odpowiedzi na formularze opinii mogą być automatycznie przekształcane w zadania w ClickUp. Jest to szczególnie przydatne, jeśli opinie sugerują elementy działań lub obszary wymagające poprawy.
Przeciągnij i upuść niestandardowe pola do widoku formularza, aby tworzyć kompleksowe ankiety lub zbierać opinie w ClickUp 3.0
3 najczęstsze wyzwania związane ze spotkaniami ad hoc /%img/
To, jak szybko Twój Business dostosowuje się i reaguje na pojawiające się sytuacje, może kształtować jego przyszłość. Spotkania ad hoc oferują elastyczność pozwalającą uzyskać natychmiastową reakcję niezbędną do zarządzania takimi sytuacjami. Jednak ta właśnie zwinność niesie ze sobą własny zestaw wyzwań. Przyjrzyjmy się im - nie tylko po to, aby zrozumieć ich konsekwencje, ale także po to, aby skutecznie nimi zarządzać.
1. Zakłócenie cyklu pracy
Wspomnieliśmy już, że wzmianki negatywnie wpływają na wydajność i zmniejszają zdolność do
angażowania się w głęboką pracę
. Jednak mają one również negatywny wpływ na morale pracowników.
Zbyt duża liczba spotkań może powodować stres, zmuszając pracowników do nieoczekiwanej zmiany priorytetów. To może
prowadzić do niepokoju
o dotrzymanie terminów lub efektywne zarządzanie obciążeniem pracą, zwłaszcza jeśli pracują nad zadaniami, w których czas jest kluczowy. Poczucie nieefektywności może być demotywujące i wpływać na ogólną satysfakcję z pracy.
Rozwiązanie
Zastosowanie
aby zaplanować wyznaczone okresy
lub quiet hours dla zwiększenia wydajności. Bloki te można ustawić w kalendarzu, podczas których nie można zaplanować żadnych spotkań, zapewniając nieprzerwany czas pracy.
2. Brak struktury
Jedyną rzeczą gorszą od siedzenia na spotkaniu ad hoc, podczas gdy praca się piętrzy, jest siedzenie na spotkaniu ad hoc, które zmieniło się w niekończący się gabfest. Bez jasnej struktury uczestnicy mogą angażować się w dyskusje, które nie są bezpośrednio związane z zamierzonym celem spotkania, co prowadzi do marnowania czasu i zmniejszenia efektywności. Źle zorganizowane spotkania mogą zakończyć się bez osiągnięcia zamierzonego rezultatu.
Rozwiązanie
Nawet w pośpiechu, poświęć chwilę na nakreślenie podstawowej struktury spotkania. Może to być tak proste, jak określenie głównego celu spotkania i kilku kluczowych punktów dyskusji.
Ustaw ścisły limit czasowy dla spotkania i trzymaj się go. Rozważ poproszenie uczestników o wstawanie podczas spotkania -może to być niezręczne na spotkaniach online, ale może ożywić szacunek wszystkich do ograniczeń czasowych. 😏
3. Nadużywanie i zależność
Spotkania ad hoc oferują natychmiastową informację zwrotną i powab natychmiastowego rozwiązywania pilnych problemów, co może być atrakcyjne. Nowi lub młodsi menedżerowie mogą mieć poczucie, że oczekuje się od nich częstych spotkań w celu zademonstrowania ich proaktywnego przywództwa i zaangażowania. Mogą wierzyć, że jest to sposób na pozostanie w kontakcie i bycie na bieżąco, zwłaszcza jeśli wciąż budują relacje ze swoim zespołem w zdalnych lub hybrydowych środowiskach pracy.
Rozwiązanie
Spotkania ad hoc nie są sesje budowania zespołu . Ustal jasne wytyczne dotyczące tego, kiedy zwołać zaimprowizowane spotkanie, a kiedy skorzystać z komunikacji asynchronicznej. Twój Teams może używać
narzędzia do zarządzania projektami
jak ClickUp, aby śledzić postępy i drobne problemy. Na przykład, jeśli pytanie można rozwiązać za pomocą szybkich komentarzy lub aktualizacji projektu w udostępnianym dokumencie, eliminuje to potrzebę spotkania.
Zwiększanie wydajności spotkań ad hoc dzięki ClickUp
Istnieje nieodłączne napięcie między spontanicznym charakterem spotkań ad hoc a naszymi wysiłkami, aby
zaplanować je i skutecznie nimi zarządzać
. W tej epickiej bitwie porządku z chaosem, ClickUp jest jednym z rozwiązań, które może utrzymać spotkania w równowadze. 💯
Zapoznaj się z funkcjami
do obsługi wszystkiego, od planowania po działania następcze
Na przykład
ułatwia szybkie znalezienie odpowiedniego czasu na spotkanie. Możesz sprawdzić harmonogramy członków zespołu, aby uniknąć konfliktów i znaleźć czas, który zminimalizuje zakłócenia. Ustaw spotkanie jako zadanie w ClickUp i oznacz uczestników, aby wysyłać im powiadomienia.
Użyj widoku kalendarza ClickUp, aby wybrać najlepszy czas na spotkanie
Nie jest łatwo odtworzyć szybką współpracę twarzą w twarz w zdalnych Teams, ale dzięki ClickUp Whiteboards jest to niewiarygodnie bliskie. Tablice pozwalają uczestnikom spotkania wizualizować pomysły, procesy lub strategie - wszystko na wirtualnym płótnie. Jest to szczególnie przydatne podczas sesji burzy mózgów, gdzie wizualna reprezentacja może stymulować kreatywne myślenie i pomagać w organizowaniu myśli.
Uczestnicy mogą wnosić swój wkład jednocześnie dzięki czemu Tablica staje się przestrzenią współpracy, w której każdy może dodawać, edytować i komentować w czasie rzeczywistym. Sprzyja to poczuciu pracy zespołowej i zapewnia aktywne zaangażowanie wszystkich współpracowników.
Burza mózgów, strategie lub mapa cyklu pracy z wizualnie współpracującymi tablicami ClickUp
ClickUp pomaga również w zarządzaniu logistyką i zawartością spotkania. Możesz tworzyć szczegółowe protokoły ze spotkań i korzystać z pomocy
aby je podsumować do wykorzystania w przyszłości.
Oprócz pomocy w prowadzeniu łatwych do przejrzenia podsumowań kluczowych punktów spotkań, ClickUp pozwala nagrywać spotkania online za pomocą
, darmowy rejestrator ekranu platformy. Nagranie można przeglądać w celu przejrzenia ważnych segmentów lub udostępniania go współpracownikom, którzy nie byli obecni na spotkaniu. Jest to bardzo przydatne w przypadku długoterminowych projektów, które wymagają częstego przypominania sobie wcześniejszych decyzji i dyskusji.
Poprowadź spotkanie ad hoc we właściwym kierunku z ClickUp
Spotkania ad hoc to miecz obosieczny - oferują zwinność i skupienie, ale mogą obniżyć wydajność zespołu, jeśli nie będziesz ostrożny. Dlaczego nie przekształcić tego wyzwania w szansę dzięki ClickUp?
ClickUp zwiększa wydajność spotkań ad hoc poprzez dostarczanie narzędzi do lepszej organizacji, współpracy i kontynuacji, zapewniając, że te spontaniczne spotkania są tak wydajne i wpływowe, jak to tylko możliwe.
Nie pozwól, aby potencjał Twoich spotkań ad hoc pozostał niewykorzystany.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś
! 🌟