Samenwerking in kleine bedrijven: meer dan e-mail en Slack

We weten allemaal dat we veel te veel apps gebruiken om dingen gedaan te krijgen.

Maar hier is een feit dat je versteld zal doen staan: we schakelen nu ongeveer 1200 keer per dag tussen apps. 🤯

Dat betekent dat we elke week bijna 4 uur verliezen met het opnieuw wennen aan al deze verschillende tools. Dat is bijna een tiende van ons werkweek-volume!!!

Voor kleine bedrijven, vooral bedrijven op afstand die afhankelijk zijn van meerdere samenwerkingstools, is dit als een belasting voor de productiviteit die u elke dag betaalt. In tegenstelling tot grotere bedrijven heeft u niet de luxe van extra personeel om de gaten op te vullen.

Daarom kan moderne samenwerking op afstand niet beperkt blijven tot Slack en e-mail. Die tools zijn geweldig voor communicatie, maar ze zijn niet ontworpen om uw projecten te beheren, verantwoordelijkheden bij te houden of iedereen op één lijn te houden wanneer niemand in dezelfde ruimte zit.

In deze blog laten we je zien hoe je de versnipperde werkstroom van je team kunt samenvoegen tot één samenwerkingssysteem, met tools voor samenwerking op afstand die geschikt zijn voor kleine bedrijven.

Laten we beginnen!

Wat zijn tools voor samenwerking op afstand voor teams?

Tools voor samenwerking op afstand zijn digitale platforms voor verspreide teams, waarmee je op één overzichtelijke plek kunt communiceren, projecten kunt beheren en bestanden kunt delen. Als het centrale zenuwstelsel van een externe of hybride werkplek gaan deze tools veel verder dan alleen berichten versturen. Ze bieden een gestructureerde omgeving waar echt werk wordt verzet.

Er zijn verschillende soorten tools voor samenwerking op afstand, waaronder:

🤝 Vriendelijke herinnering: Hoewel u voor elk onderdeel afzonderlijke tools kunt gebruiken, combineert een Converged Workspace —een enkel platform waar projecten, documenten en gesprekken samenkomen—zoals ClickUp deze categorieën in één platform. Met een dergelijke tool hoeft u niet voortdurend tussen apps te schakelen, waardoor uw team gefocust en op één lijn blijft.

Waarom kleine bedrijven meer nodig hebben dan Slack en e-mail

Als u al e-mail en misschien een chat-app zoals Slack gebruikt, zou het werk toch niet zo... ongeorganiseerd moeten aanvoelen, toch?

Eh... fout.

Ja, Slack en e-mail zijn geweldig in wat ze doen. Maar ze zijn voor slechts één ding gemaakt: gesprekken. Ze zijn geweldig voor snelle updates en heen-en-weer-communicatie, maar ze zetten deze gesprekken niet om in duidelijke volgende stappen.

Het resultaat?

Dit leidt tot Work Sprawl. Uw team wordt gedwongen om te jongleren met meerdere apps die niet met elkaar communiceren... alleen maar om één enkel project te voltooien.

📌 Voor een team van vijf personen betekent dat meer dan 20 uur per week aan coördinatie. Dat is alsof je een halve medewerker verliest aan administratieve chaos.

Daarom hebt u een speciaal samenwerkingssysteem nodig dat verder gaat dan e-mail en Slack en dat de kloof tussen praten en doen overbrugt.

Voordelen van het gebruik van samenwerkingstools naast e-mail en Slack

Het gebruik van meer dan alleen e-mail is niet alleen een 'leuke' upgrade, het maakt het werk ook lichter. Projecten verlopen sneller, iedereen is op dezelfde golflengte en u bent veel minder tijd kwijt aan het ontwarren van misverstanden.

En het beste? U hebt geen IT-team nodig om dit voor elkaar te krijgen. De juiste samenwerkingstool kan u structuur bieden zonder dat het complexer wordt.

Dit zijn de belangrijkste voordelen die u kunt verwachten ✨

De beste tools voor samenwerking op afstand voor kleine teams

In een ideale wereld zou u één app hebben die uw teamsamenwerking voorgoed zou verbeteren. Maar in werkelijkheid heeft u waarschijnlijk een aantal apps nodig om zo veel mogelijk productief te zijn: berichten, projecttracking, documenten en misschien zelfs een Whiteboard voor planning.

Je zou denken dat het vinden van goede tools een uitdaging is. Maar wat nog moeilijker is, is het voorkomen van 'toolmoeheid' die ontstaat door het gebruik van te veel losstaande apps.

Om u te helpen een betere keuze te maken (en een overdaad aan apps te voorkomen), zetten we hieronder de belangrijkste categorieën tools voor virtuele teamsamenwerking op een rijtje.

👉🏼 En als u op zoek bent naar een oplossing voor de lange termijn, is het de moeite waard om te kijken naar platforms die zijn ontwikkeld voor het consolideren van tools, zoals ClickUp, waarmee u meerdere categorieën in één verbonden werkruimte kunt onderbrengen (met integraties wanneer u die nog nodig hebt).

Communicatie- en berichtenplatforms

Communicatietools zijn essentieel voor dagelijks werk op afstand. Ze zijn ontworpen voor snelle afstemming: "Kun je dit even nakijken?" "Wat is de status?" "Hebben we vandaag een vergadering?"

Slack, Microsoft Teams en Discord zijn populair omdat ze het gemakkelijk maken om gesprekken gaande te houden, vooral met specifieke projectkanalen, threads en snelle oproepen die direct zijn ingebouwd.

Maar hier zit een addertje onder het gras: berichten hebben geen ingebouwde structuur. Een chatthread kan aanvoelen als productief, terwijl het daadwerkelijke werk vaag blijft, zonder eigendom of deadlines die er aan zijn gekoppeld.

U hebt een communicatietool nodig die gesprekken overzichtelijk houdt en verbinding legt met uw projecten.

Kies een communicatietool op basis van de volgende functies:

En als u onze aanbeveling wilt voor een tool die dit allemaal (en meer!) kan, probeer dan ClickUp Chat! Het is een van de sterkste alternatieven voor teams die willen communiceren binnen hun projectwerkruimte.

In ClickUp Chat kunt u chatten en:

In plaats van actiepunten naar een aparte tool te kopiëren, wordt uw chat een overzichtelijke, doorzoekbare contextlaag – precies daar waar uw team al plant, bouwt en levert.

Tools voor projectmanagement en taakvolging

Projectmanagementtools zorgen ervoor dat 'we moeten dit doen' verandert in 'hier is het plan, hier is de eigenaar, hier is de deadline'. Ze helpen teams om taken, opdrachten, afhankelijkheden, tijdlijnen en werkstroom bij te houden zonder dat ze op hun geheugen hoeven te vertrouwen.

U kunt kiezen uit speciaal ontwikkelde opties zoals ClickUp for Project Teams, Asana, Trello en Monday.com, en nog veel meer. Deze tools zijn vooral handig voor kleine teams die behoefte hebben aan duidelijkheid zonder dat het te ingewikkeld wordt.

Het nadeel? Buiten ClickUp zijn veel van deze tools nog steeds afhankelijk van een aparte communicatie-app, waardoor je uiteindelijk het werk op de ene plek plant en het op een andere plek bespreekt. Zo sluipt de fragmentatie weer terug.

ClickUp-taaken lost dit op door krachtige projecttracking te combineren met ingebouwde samenwerking. Uw team kan werk plannen in verschillende weergaven, terwijl threaded comments op taken het gesprek gekoppeld houden aan het werk zelf.

U krijgt meer dan 15 ClickUp-weergaven om projecten te beheren, afhankelijk van hoe uw team denkt, zoals:

Het bijhouden van voortgang is eenvoudig met ClickUp Dashboards. Voeg aanpasbare kaarten toe om KPI's bij te houden, zoals voltooide versus achterstallige taken, de werklast van het team en sprint burndown.

En met ClickUp Automations kunt u het drukke werk uit projectupdates halen. Stel eenmaal een automatisering in met behulp van de if-then-builder en zie hoe taken zichzelf toewijzen bij statuswijzigingen en eigenaren worden gewaarschuwd wanneer risico's worden gesignaleerd.

Belangrijkste functies om te evalueren in tools voor projectmanagement:

Kleine bedrijven zijn dol op ClickUp voor projectmanagement:

Met ClickUp staat alles op één plek. Mijn klanten kunnen gebruikers zijn en taken, deadlines en inputkopieën en elementen voor de opdrachten aanmaken. Wanneer ze een datum invoeren, worden de deadlines automatisch toegevoegd en synchroniseerd met mijn kalender. Voorheen gebeurde het bijhouden van opdrachten volledig via e-mail en waren de papieren documenten een puinhoop, maar nu staat alles bij de juiste taak. ClickUp heeft mijn leven als zelfstandige ondernemer met een klein bedrijf VERANDERD.

En de nummers spreken voor zich:

Samenwerken aan documenten en bestanden delen

Is de kennis van uw bedrijf verspreid over Google Documenten, Dropbox en lokale harde schijven? Wanneer uw projectbriefings, SOP's en aantekeningen over vergaderingen in verschillende systemen staan, moet uw team heen en weer schakelen tussen tools en proberen te onthouden waar de 'definitieve definitieve versie' zich bevindt.

Hierdoor creëert u niet alleen informatiesilo's, maar beïnvloedt u ook belangrijke bedrijfsprocessen. Het inwerken van nieuwe medewerkers wordt een nachtmerrie en mensen kunnen uiteindelijk met verouderde informatie aan de slag gaan.

Het lijdt geen twijfel dat tools zoals Google Workspace, Notion, Dropbox Paper en Confluence uitstekend geschikt zijn om content aan te maken, kennis te delen en een interne wiki of kennisbank op te zetten.

Maar al deze informatie moet zich bevinden op de plek waar je werkt. ClickUp Docs houdt documentatie gekoppeld aan de uitvoering. Documenten kunnen naast je taken en projecten worden geplaatst, waardoor het gemakkelijker wordt om van plannen → schrijven → uitvoeren over te gaan zonder voortdurend van tool te wisselen.

En voor teams die wat hulp nodig hebben om hun content op pagina’s te zetten, biedt ClickUp Brain, de ingebouwde, contextbewuste AI van ClickUp, alle ondersteuning die je nodig hebt. Gebruik het om sneller te schrijven, samen te vatten en antwoorden te vinden, vooral wanneer je in één keer door documenten, taken en gesprekken moet zoeken.

Onthoud dat een goede tool voor documentsamenwerking het volgende moet bieden:

Visuele samenwerking en Whiteboard

Soms is de snelste manier om samen te werken niet door meer berichten te schrijven, maar door ideeën visueel weer te geven.

Dat is waar whiteboardtools uitblinken. Ze zijn perfect voor brainstormen, het in kaart brengen van werkstroomen, het plannen van lanceringen, het schetsen van wireframes of het omzetten van rommelige gedachten in iets dat het hele team kan zien.

Tools zoals Miro, FigJam en Lucidchart zijn ideaal voor:

Het probleem is wat er na de Whiteboard-sessie gebeurt.

Te vaak wordt het bord een 'museum voor geweldige ideeën' en moet het echte werk nog ergens anders worden gedaan.

U hebt een tool nodig die de kloof tussen ideeën en actie overbrugt. Dat is precies waar ClickUp Whiteboards voor dienen. Uw team kan brainstormen op een oneindig canvas en vervolgens vormen omzetten in taken – compleet met toegewezen personen en deadlines – zonder het werk in een ander systeem opnieuw te hoeven doen.

Deze video laat u zien hoe:

Een krachtige tool voor visuele samenwerking, zoals ClickUp Whiteboards, omvat:

Hoe u de juiste samenwerkingssoftware voor uw team kiest

Dus je bent klaar om verder te gaan dan e-mail en Slack. Geweldig voor je. 😄

Maar nu sta je voor een miljoen tools die allemaal beloven de samenwerking te stroomlijnen en de productiviteit te verhogen.

Gebruik dit handige overzicht om een goede keuze te maken (en te voorkomen dat u weer spijt krijgt van een nieuwe, glimmende tool):

Integratiemogelijkheden

Uw team werkt al met een aantal essentiële tools, zoals Google Agenda, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma, enzovoort. Uw samenwerkingstool mag u niet dwingen om deze tools te verlaten. Hij moet ze juist met elkaar verbinden.

Als het niet kan worden geïntegreerd, krijg je uiteindelijk hetzelfde probleem in een nieuwe vorm: bestanden op de ene plek, taken op een andere plek, gesprekken weer ergens anders... en niemand weet wat 'de bron van de waarheid' is.

Gebruiksgemak en acceptatie

We weten dat kleine bedrijven zoals het uwe geen tijd hebben voor een ingewikkelde implementatie of een onboardingvideo van 47 minuten. 🤷🏻‍♀️

U wilt iets dat uw team snel onder de knie heeft en waarin het na verloop van tijd kan groeien. Een overzichtelijke, intuïtieve gebruikersinterface en een eenvoudige installatie voor kernwerkstroomen (projecten, taken, documenten) zijn daarbij van groot belang. Nog beter zijn kant-en-klare sjablonen waarmee u aan de slag kunt zonder voor elk proces het wiel opnieuw uit te vinden.

De krachtigste software ter wereld is nutteloos als uw team deze te ingewikkeld vindt om te gebruiken. Kleine bedrijven kunnen het zich niet veroorloven om wekenlang te besteden aan training en implementatie. U hebt een tool nodig die vanaf dag één intuïtief is en waarmee uw team de productiviteit onmiddellijk kan verhogen.

✅ ClickUp werkt hier goed omdat u het geleidelijk kunt invoeren: begin met Taken + Documenten en voeg vervolgens aangepaste velden en automatiseringen toe zodra uw team ermee vertrouwd is. En dankzij de ingebouwde bibliotheek met meer dan 1000 sjablonen kunt u binnen enkele minuten herhaalbare werkstroomopzetten opzetten.

Klanten van ClickUp zijn het erover eens:

ClickUp heeft veel unieke functies en add-ons die u misschien niet in andere PM-opties aantreft, zoals tijdsregistratie, ingebouwde chat en uitgebreide mogelijkheden voor resourcebeheer. Als u een klein bedrijf of start-up bent, biedt ClickUp veel sjablonen en eenvoudige manieren om aan de slag te gaan zonder uren te hoeven investeren in een aangepaste installatie. U krijgt dat gevoel van een op maat gemaakte grote doos in een toegankelijker product.

De intuïtieve interface maakt het gemakkelijk om meteen aan de slag te gaan, maar het blijft ongelooflijk krachtig naarmate je meer functies leert kennen en gebruikt. Bovendien kan het naadloos worden geïntegreerd met mijn e-mail, kalenders en CRM-software, wat mijn werkstroom verbetert. Ik vind de beschikbare sjablonen ook erg handig, omdat ze de installatie vereenvoudigen en me tijd besparen.

Schaalbaarheid en prijzen

Uw kleine onderneming blijft niet voor altijd klein. De samenwerkingstool die u vandaag kiest, moet u kunnen ondersteunen terwijl u groeit. Het laatste wat u wilt, is eindelijk georganiseerd zijn... en dan tegen een muur aanlopen omdat uw tool niet geschikt is voor nieuwe teams, nieuwe werkstroomen of complexere projecten.

Let goed op de prijsniveaus en wat ze omvatten. Veel 'gratis' abonnementen hebben verborgen limieten op het gebied van gebruikers, opslagruimte of functies, waardoor u sneller dan u denkt moet upgraden. Kies een platform dat een duidelijk en eerlijk upgradepad biedt.

Veiligheid en compliance

Veiligheid is niet alleen een probleem voor grote ondernemingen. Als u werkt met klanten, aannemers, werknemersinformatie, facturen of interne IP, beschikt u al over gevoelige gegevens die het waard zijn om te worden beschermd.

Werken op afstand brengt ook extra risico's met zich mee: bestanden worden gedeeld tussen verschillende apparaten, er wordt overal ingelogd en 'even snel via WhatsApp versturen' wordt een gewoonte.

Zoek naar:

Bouw uw stack voor samenwerking op afstand voor kleine bedrijven met ClickUp

Kleine teams besteden uiteindelijk meer tijd aan het reconstrueren van context dan aan het voortzetten van projecten.

ClickUp lost dit op door te fungeren als een geconvergeerde werkruimte: één veilig platform waar uw team projecten kan plannen, in realtime kan samenwerken, beslissingen kan documenteren en de voortgang kan bijhouden. En met AI ingebouwd in de werkstroom kunt u sneller werken zonder de kosten en veiligheidsrisico's van AI Sprawl.

Zo ziet dat er in de praktijk uit:

Wanneer moet u chatten en wanneer opmerkingen of documenten gebruiken?

Zelfs met een alles-in-één tool als ClickUp kan uw team nog steeds in verwarring zijn over waar informatie moet worden geplaatst. Moet een snelle update een chatbericht of een taakcommentaar zijn? Waar documenteert u een definitieve beslissing?

Hier is een eenvoudige gids om uw team te helpen altijd het juiste kanaal te gebruiken 🛠️

Het uitgangspunt is simpel: hoe permanenter of belangrijker de informatie, hoe dichter deze bij het werk moet staan waarnaar deze verwijst. Omdat al deze kanalen binnen ClickUp bestaan, kan uw team moeiteloos tussen deze kanalen schakelen.

Best practices voor asynchrone samenwerking voor kleine teams

Werken op afstand (en flexibele werktijden) veranderen de manier waarop communicatie moet werken, vooral nu bijna een derde van de vergaderingen zich over meerdere tijdzones uitstrekt. Je kunt niet meer zomaar iemand op de schouder tikken voor een snel antwoord. Asynchrone samenwerking houdt je team op één lijn en productief, ongeacht waar of wanneer ze werken.

Een asynchrone mindset aannemen betekent gewoontes ontwikkelen rond duidelijke, gedocumenteerde communicatie.

Goede samenwerking op afstand komt niet alleen door het kiezen van de juiste tools. Het komt doordat uw team de juiste gewoontes rondom deze tools ontwikkelt. Met een paar bewuste asynchrone werkwijzen kan uw kleine onderneming op koers blijven terwijl u groeit, zonder dat elke update weer een nieuwe vergadering vereist.

Klaar om de communicatie, taken en documenten van uw team in één werkruimte te consolideren? Meld u aan voor een gratis ClickUp-account!

Veelgestelde vragen (FAQ's)

Projectmanagementsoftware is gericht op het organiseren van taken en werkstroomen, terwijl tools voor teamsamenwerking bredere communicatie omvatten. Moderne platforms zoals ClickUp combineren beide, zodat u niet hoeft te kiezen.

Ja, een geconvergeerde werkruimte zoals ClickUp is ontworpen om uw interne chat, documentatie en taakbeheer te consolideren. U kunt nog steeds e-mail gebruiken voor externe communicatie, maar al uw interne werk kan op één plek worden ondergebracht.

Begin met één pijnpunt, zoals het bijhouden van taken, in plaats van alles in één keer te migreren. Gebruik de nieuwe tool voor een periode naast je oude systemen, zodat je team eraan kan wennen en de voordelen ervan kan ontdekken.

Basisabonnementen zijn ideaal om mee te beginnen, maar groeiende bedrijven hebben vaak behoefte aan geavanceerde functies, zoals onbeperkte integraties of verbeterde veiligheid. Zoek een platform met een duidelijk upgradepad waarmee u kunt opschalen zonder tegen een muur aan te lopen.