Stel je een parallelle wereld voor waarin je over eindeloze tijd en middelen beschikt. Je zou ambitieuze projecten kunnen uitvoeren, eindeloze prioriteiten kunnen nastreven en dat allemaal zonder stress.
Helaas, zo werkt het niet. Als projectmanager beheert u op elk moment meerdere projecten en prioriteiten.
U staat altijd onder druk: van tijd, middelen en al het andere.
Om al uw projecten tot een goed einde te brengen, moet u ze op een meedogenloze manier beheren.
We hebben een lijst samengesteld met de drie beste projectmanagementsoftwareprogramma's om meerdere prioriteiten en projecten te beheren, ondanks de bijbehorende chaos en obstakels.
De beste PM-software om meerdere prioriteiten te beheren — in één oogopslag
Hieronder ziet u hoe de drie beste projectmanagementsoftwareprogramma's voor het beheren van meerdere prioriteiten zich tot elkaar verhouden:
| Naam van de tool | Meest geschikt voor | Belangrijkste functies | Prijzen* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | AI-aangedreven projectmanagement en samenwerking | Taakbeheer en prioritering, AI-aangedreven contextuele intelligentie, AI-agenten zonder code | Free Forever; aangepaste aanpassing aan uw onderneming mogelijk |
| Asana | Project bijhouden en cross-functionele teamwerkstroom | Mijn taken, AI Studio, Portfolios, AI Teammates | Gratis; betaalde abonnementen beginnen bij $13,49/gebruiker/maand |
| Trello | Visuele taakbeheer en samenwerking | Visuele borden en kaarten, checklist, Butler-automatisering, Power-Ups | Gratis; betaalde abonnementen beginnen bij $ 6/gebruiker/maand |
👀 Wist u dat? Een projectmanager werkt op elk moment aan meerdere projecten. Ze hebben superkrachten nodig om voor alle projecten hetzelfde niveau van focus en outputkwaliteit te garanderen. Want de kosten van slechte projectprestaties zijn een enorme verspilling van investeringen – 11,4% om precies te zijn.
Waar moet u op letten bij projectmanagementsoftware om meerdere prioriteiten te beheren?
Wanneer elke taak urgent lijkt, hebben projectmanagers niet zozeer behoefte aan meer projectplanning, maar aan meer duidelijkheid.
Hier zijn enkele sleutelfuncties waar u op moet letten in een projectmanagementtool om meerdere prioriteiten effectief te beheren:
- Geef taken visueel prioriteit: Zoek naar projectmanagementsoftware met prioriteitsvlaggen, labels of aangepaste velden die aangeven wat eerst aandacht nodig heeft. Dit helpt u bij het beheren van taaktoewijzingen en het bijhouden van meerdere projecten in meerdere teams zonder verwarring.
- Gebruik meerdere weergaven om werk vanuit verschillende invalshoeken te evalueren: Door te schakelen tussen de weergaven Lijst, Bord, Kalender en Gantt/Tijdlijn kunt u projecten, ongeacht hun complexiteit, gemakkelijker plannen en zien hoe verschuivende prioriteiten van invloed zijn op tijdlijnen.
- Houd de werklast en teamcapaciteit bij: Kies een projectmanagementtool die de teamcapaciteit en werklast weergeeft, zodat u dezelfde mensen niet overbelast met meerdere clientprojecten of interne werkstromen.
- Stel afhankelijkheden en automatische herplanning in: Als één taak vertraging oploopt, moeten andere taken automatisch worden aangepast. Dit helpt risico's te verminderen en ondersteunt risicobeheer voor complexe projecten of projecten met hoge inzet.
- Centraliseer de communicatie binnen taken: zoek naar ingebouwde samenwerkingstools die gesprekken, goedkeuringen en bestanden rechtstreeks aan taken koppelen. Dit bespaart u veel tijd wanneer u meerdere projecten bijhoudt.
- Automatiseer herinneringen, overdrachten en updates: wanneer prioriteiten veranderen, moeten automatiseringen statussen bijwerken, eigenaren op de hoogte stellen en taken naar de juiste fase verplaatsen, waardoor handmatige inspanningen om projecten efficiënt te beheren worden verminderd.
- Naadloze integraties: Uw projectmanagementsoftware moet kunnen worden geïntegreerd met bestaande apps in uw tech stack, zoals e-mail, chat en bestandsopslag, om contextwisselingen bij het beheren van projecten te voorkomen.
🧠 Leuk weetje: Het woord 'prioriteit' komt van het Latijnse prioritas, wat 'eerste in rang of volgorde' betekent. Historisch gezien werd het in het enkelvoud gebruikt, wat impliceerde dat er maar één prioriteit tegelijk kon zijn. De meervoudsvorm, 'prioriteiten', werd pas in de 20e eeuw gangbaar, toen kenniswerkers tegelijkertijd met meerdere projecten, deadlines en belanghebbenden moesten jongleren.
De beste projectmanagementsoftware om meerdere prioriteiten te beheren
Hoe we software beoordelen bij ClickUp
Ons redactieteam volgt een transparant, op onderzoek gebaseerd en leveranciersonafhankelijk proces, zodat u erop kunt vertrouwen dat onze aanbevelingen zijn gebaseerd op de werkelijke waarde.
Hier volgt een gedetailleerd overzicht van hoe we software beoordelen bij ClickUp.
Uw client wil een update over de deliverables van vorige week en uw team wacht op feedback over een concept. U scant uw projectbord, maar kunt de bottleneck niet vinden.
Dat is waar de nachtmerrie van een projectmanager uit bestaat.
Hier vindt u projectmanagementsoftware met functies die speciaal zijn ontworpen om meerdere projecten te beheren:
ClickUp (het beste voor AI-gestuurd projectmanagement en samenwerking)
ClickUp for Projectmanagement is de alles-in-één app voor werk die projectmanagement, taakbeheer en teamcommunicatie combineert in één platform, versneld door AI-automatisering van de volgende generatie.
Hieronder vindt u de belangrijkste functies van de projectmanagement van ClickUp, waarmee u moeiteloos meerdere projecten kunt beheren (en uw gezond verstand kunt behouden):
Blijf gefocust met ClickUp-taak prioriteiten
ClickUp-taken vormen de bouwstenen van elk project in uw werkruimte. U kunt een taak aanmaken voor 'Landingspagina lanceren' en deze vervolgens opsplitsen in subtaaken zoals 'Tekst schrijven' en 'QA-test' met behulp van deze taakbeheerfunctie. Wijs ze toe aan de juiste teamleden, voeg tags, deadlines en beschrijvingen toe en koppel ze zelfs aan elkaar.
Om meer verantwoordelijkheid te creëren, kunt u elke taak markeren met een van de vier prioriteiten die ClickUp-taak Prioriteiten biedt. Kies uit Urgent, Hoog, Normaal of Laag, zodat uw team altijd weet wat eerst aandacht nodig heeft.
Uw marketingteam dat een productlancering plant, kan bijvoorbeeld het volgende markeren:
- Dringend: Bug bij het afrekenen verhelpen vóór de lancering
- Hoog: Advertentieontwerpen afronden
- Normaal: Plan posts op sociale media
- Laag: Plan een retrospectieve vergadering
Taken kunnen worden gesorteerd op prioriteit en tijdsinschatting, waardoor elk teamlid een duidelijk dagelijks stappenplan krijgt.
ClickUp Dependencies voegt een extra contextlaag toe. Markeer een ontwerptaken als 'blok' voor de ontwikkeling en de prioriteit ervan geeft onmiddellijk de urgentie aan aan de juiste personen. U kunt ook filters opslaan om aangepaste weergaven te maken, zoals alleen hoge en urgente taken weergeven die deze week moeten worden uitgevoerd.
Deze video laat zien hoe u taken als een professional kunt prioriteren:
Werk slimmer met ClickUp Brain
In vergelijking met traditionele projectmanagementtools voegt ClickUp Brain contextuele intelligentie toe aan uw projectwerkstroom.
Het begrijpt de context van uw werkplek en de verschillende projecten die u beheert.
ClickUp Brain is ontworpen om taken, documenten en gesprekken in één intelligent systeem in verbinding te brengen. Hier leest u hoe u AI kunt gebruiken voor workflowbeheer:
- AI Knowledge Manager: In plaats van eindeloos door documenten te zoeken, vraag je gewoon: 'Wat is de status van onze Q4-campagne?' of 'Toon me de feedback van de client van het gesprek van vorige week. ' Het haalt direct antwoorden uit taken, documenten en chatten.
- AI Project Manager: Automatiseer vervelende updates zoals het schrijven van dagelijkse stand-ups of voortgangsoverzichten door het te vragen: 'Vat de voltooide taken voor het mobiele app-project van deze week samen' .
- AI Writer for Werk: Heeft u een e-mail nodig om een client op de hoogte te brengen? Brain kan deze binnen enkele seconden opstellen, afgestemd op uw toon en rol. Geef de opdracht: 'Schrijf een e-mail aan belanghebbenden waarin u uitlegt waarom de release is uitgesteld en wat er nog te doen is om dit op te lossen' en voilà ✨
Door ClickUp Brain rechtstreeks in uw werkstroom te integreren, bent u minder tijd kwijt aan het bijhouden van projectgegevens (leveringstermijnen, projectrisico's, enz.) en houdt u meer tijd over voor het nemen van strategische beslissingen.
Deze video laat zien hoe u projectmanagement kunt stroomlijnen met ClickUp Brain:
Automatiseer prioriteiten met ClickUp automatisering
Met ClickUp Automatisering kunt u regels zonder code opstellen die acties in meerdere projecten triggeren. Met behulp van eenvoudige "als dit, dan dat"-logica kunt u prioriteitwijzigingen, toewijzingen, statusupdates en overdrachten automatiseren. Handmatig bijhouden is niet nodig.
U kunt automatiseringen instellen om de prioriteit of eigendom bij te werken wanneer:
- Een taak krijgt een bepaalde status
- Een deadline nadert of is verstreken
- Een taak wordt aangemaakt in een specifieke lijst of project.
- Een aangepast veld, zoals Prioriteit of Klantnaam, wordt bijgewerkt.
Voorbeelden:
- Wijs automatisch een taak toe aan de projectleider wanneer Prioriteit = Hoog
- Verplaats taken naar 'Geblokkeerd' wanneer een afhankelijkheid vertraging oploopt.
AI-agenten doen het zware werk voor u
ClickUp Autopilot Agents gaan nog een stap verder in automatisering door direct te reageren op prioriteitswijzigingen zodra deze zich voordoen. In tegenstelling tot op regels gebaseerde automatiseringen, monitoren deze AI-agents continu taken, opmerkingen en documenten en werken ze vervolgens de prioriteiten bij of stellen ze eigenaren op de hoogte op basis van de context.
U kunt een vooraf gebouwde Autopilot Agent gebruiken of een aangepaste agent bouwen voor uw werkstroom.
Gebruik vooraf gebouwde Autopilot-agents wanneer u snelle, gebruiksklare automatisering wilt voor veelvoorkomende werkstroom, zoals dagelijkse/wekelijkse statusrapporten of automatische updates.
Aan de andere kant zijn Custom Autopilot Agents de beste keuze wanneer u agents nodig hebt die uw eigen logica volgen (meerdere stap triggers, voorwaarden of werkruimte-specifieke regels) om prioriteiten op een aangepaste manier te beheren.
Belangrijkste functies van ClickUp
- Documentprocessen: Bewaar SOP's, projectbriefings en strategienaantekeningen op één plek, altijd direct gekoppeld aan de taken die ze ondersteunen met behulp van ClickUp Docs.
- Stroomlijn interne gesprekken: gebruik ClickUp Chat om feedback te bespreken, updates te delen, teamgenoten te vermelden en werk klaar te krijgen in dezelfde projectmanagementtool.
- Beheer projecten en werk in realtime: houd urgente, geblokkeerde en goedkeuring vereisende taken in meerdere projecten bij met ClickUp Dashboard.
- Visualiseer uw werkstroom: Schakel tussen meer dan 15 weergaven om prioriteiten te plannen, opnieuw te beoordelen en te herschikken op basis van veranderende projectbehoeften.
- Houd tijd bij voor een betere prioritering: zie waar uw team tijd aan besteedt, vergelijk dit met schattingen en pas prioriteiten aan met ClickUp Tijdsregistratie.
- Visualiseer werkstroom samen: in kaart brengen van afhankelijkheden, brainstorm ideeën, reorganiseer taken en stel prioriteiten opnieuw vast in realtime met ClickUp Whiteboards.
- Integreer met uw tech stack: gebruik ClickUp-integraties voor naadloze gegevensoverdracht tussen de tools die uw team en clients gebruiken.
Voordelen van ClickUp
- Aangepaste functies en flexibiliteit die kunnen worden aangepast aan elk team of projecttype.
- Tijdsregistratie en werklastbeheer voor een optimale toewijzing van middelen in complexe projecten
- Gedetailleerde rapportage en realtime dashboards voor duidelijkheid over alle projecten heen
Nadelen van ClickUp
- Een uitgebreide reeks functies kan nieuwe gebruikers overweldigen.
Prijzen van ClickUp
Beoordelingen en recensies van ClickUp
- G2: 4,7/5 (meer dan 10.000 beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (meer dan 4.000 beoordelingen)
Waarom het geweldig is voor het beheren van meerdere prioriteiten
Met AI-aangedreven projectuitvoering elimineert ClickUp de kosten van het wisselen tussen tools en centraliseert het taakbeheer. Het werk vordert zonder dat u op zoek hoeft te gaan naar updates. Het zet context om in actie door taken automatisch te taggen, toe te wijzen en te escaleren.
ClickUp brengt taken, documenten, tijdlijnen, chats en AI samen in één Converged AI Workspace, zodat elke prioriteit afgestemd blijft op dezelfde bron van waarheid.
Wat zeggen echte gebruikers over ClickUp?
Deze G2-recensie zegt eigenlijk alles:
ClickUp heeft een enorme verandering teweeggebracht in het organiseren van projecten en het op één lijn houden van mijn team. Ik vind het geweldig hoe aanpasbaar het is: of ik nu een Kanban-bord, een Gantt-diagram of gewoon een eenvoudige lijst nodig heb, het is er allemaal. De mogelijkheid om documenten te maken, doelen bij te houden en zelfs te chatten binnen het platform bespaart ons het heen en weer schakelen tussen meerdere tools. Dat gezegd hebbende, kan de flexibiliteit in het begin een beetje overweldigend zijn. Het kostte ons team enige tijd om de beste installatie te vinden, en het inwerken van nieuwe leden vereist enige training.
ClickUp heeft een enorme verandering teweeggebracht in het organiseren van projecten en het op één lijn houden van mijn team. Ik vind het geweldig hoe aanpasbaar het is: of ik nu een Kanban-bord, een Gantt-diagram of gewoon een eenvoudige lijst nodig heb, het is er allemaal. De mogelijkheid om documenten te maken, doelen bij te houden en zelfs te chatten binnen het platform bespaart ons het heen en weer schakelen tussen meerdere tools. Dat gezegd hebbende, kan de flexibiliteit in het begin een beetje overweldigend zijn. Het kostte ons team enige tijd om de beste installatie te vinden, en het inwerken van nieuwe leden vereist een beetje training.
2. Asana (het beste voor gestructureerde projectbijhouden en cross-functionele teamwerkstroom)
Asana is taakbeheersoftware die uw takenlijsten op één centrale locatie samenbrengt. Door uw werk in verbinding te brengen met uw nog te doen helpt het u om taken effectief te prioriteren.
In tegenstelling tot verspreide plakbriefjes biedt Asana u een uniform weergave van alles wat u te doen staat in meerdere projecten en teams.
De weergave MyTasks brengt alle toegewezen taken samen in een overzichtelijke lijst. Het beheert ook taakrelaties. Wanneer een deliverable van invloed is op meerdere projecten, kunt u een taak aan meerdere projecten toewijzen in plaats van duplicaten te maken.
De functie Portfolio's dient als missiecontrole voor projectmanagers die toezicht houden op meerdere initiatieven. Met het dashboard kunt u zien welke projecten achterlopen op schema en waar uw team mogelijk overbelast is, voordat problemen uit de hand lopen.
Asana AI integreert intelligente functies rechtstreeks in uw werkstroom. AI biedt inzichten in projectplannen, kan vragen over volgende stappen beantwoorden en samenvattingen van de laatste voortgang genereren. Met AI Studio kunt u zonder code AI-workflows bouwen om repetitieve taken te automatiseren zonder afhankelijk te zijn van technische teams.
Belangrijkste functies van Asana
- Gebruik AI om projectplannen te schrijven en samenvattingen van taken, projecten of portfolio's te genereren, zodat u op de hoogte blijft zonder elk detail te hoeven lezen.
- Zet AI-teamgenoten in die projectgegevens monitoren, risico's of knelpunten identificeren en acties voor u voorstellen.
- Plan capaciteit en breng de werklast in evenwicht met behulp van Resource Management om te zien wie overbelast is en prioriteiten te verschuiven voordat er knelpunten ontstaan.
- Maak dagelijkse taken verbonden aan bedrijfsdoelen met behulp van de functies Doelen en rapportage, zodat u prioriteiten kunt beheren met het oog op impact.
- Maak regels, formulieren en automatisering om werk tussen fasen te verplaatsen zonder handmatige tussenkomst, waardoor wrijving tussen projecten wordt verminderd.
Voordelen van Asana
- Flexibel voor complexe, multi-user projects en resourceplanning
- Brede automatisering, sjablonen en integraties om handmatig werk te verminderen
Asana nadelen
- Tenzij elke update aan elke persoon wordt getagd, zien teamleden deze niet, wat het doel van gedeelde projectzichtbaarheid in projectmanagementsoftware tenietdoet.
- Asana maakt afhankelijkheden mogelijk, maar biedt geen automatische herplanning. In dat geval moet u op zoek gaan naar andere alternatieven voor Asana.
Prijzen van Asana
- Free
- Starter: $13,49/maand per gebruiker
- Geavanceerd: $30,49/maand per gebruiker
- Onderneming: Aangepaste prijzen
- Enterprise+: Aangepaste prijzen
Beoordelingen en recensies van Asana
- G2: 4,4/5 (meer dan 12.300 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (meer dan 13.500 beoordelingen)
Waarom het geweldig is voor het beheren van meerdere prioriteiten
Asana koppelt projecten, afhankelijkheden en werkbelastingen aan elkaar voor een eenvoudig zichtbaarheid en snelle aanpassingen. Gelaagde weergaven ondersteunen het bijhouden van taken op verschillende schaalniveaus, zelfs als prioriteiten verschuiven. Automatiseringen en realtime updates zorgen voor cross-functionele samenwerking zonder de doelen uit het oog te verliezen.
Wat zeggen echte gebruikers over Asana?
Uit een G2-recensie:
De lay-out van Asana is zeer aantrekkelijk en interactief, met veel functies zoals automatiseringen, velden die rechtstreeks vanuit aangemaakte aanvraagformulieren in uw project worden ingevuld, en een waanzinnige hoeveelheid rapportage op meerdere niveaus van een werkstroom. Het integreert ook met een heleboel externe platforms die bedrijven regelmatig gebruiken, waardoor alles op één plek samenkomt voor uw verschillende teams en clients.
De lay-out van Asana is zeer aantrekkelijk en interactief, met veel functies zoals automatiseringen, velden die rechtstreeks vanuit aangemaakte aanvraagformulieren in uw project worden ingevuld, en een waanzinnige hoeveelheid rapportagemogelijkheden op meerdere niveaus van een werkstroom. Het integreert ook met een heleboel externe platforms die bedrijven regelmatig gebruiken, waardoor alles op één plek samenkomt voor uw verschillende teams en clients.
🧠 Leuk weetje: Psycholoog Bluma Zeigarnik ontdekte dat mensen de neiging hebben om onafgemaakte of onderbroken taken beter te onthouden dan voltooide taken. Dit fenomeen, bekend als het Zeigarnik-effect, suggereert dat onafgemaakte taken een cognitieve spanning creëren waardoor ze top-of-mind blijven, wat het geheugen versterkt.
3. Trello (het beste voor visueel taakbeheer met behulp van borden)
Het plannen en inplannen van een enkel project is eenvoudig vanuit het oogpunt van capaciteit. Maar wanneer meerdere projecten tegelijkertijd worden uitgevoerd met een gescheiden weergave, stapelen de taken zich al snel op. Voordat u het weet, moet u drie taken tegelijkertijd uitvoeren.
De tool voor projectmanagement en visuele samenwerking Trello helpt u al deze prioriteiten en uw capaciteit proactief te beheren.
Om te begrijpen hoeveel uw team op een bepaald moment aan het doen is, biedt Trello verschillende weergaven.
De kalenderweergave toont aankomende werkzaamheden, zodat u bepaalde dagen of weken niet overbelast. Het dashboard geeft werkbelastingstatistieken weer, zoals deadlines en toegewezen kaarten, om knelpunten te voorkomen.
De tabel verzamelt taken van alle borden in één sorteerbare lijst. En Tijdlijn brengt taken in kaart in een Gantt-stijl.
U kunt relevante bronnen, zoals bijlagen en gesprekken, aan kaarten toevoegen. Centraliseer opmerkingen, statusupdates en projectgesprekken op kaarten.
Maak geavanceerde checklists om details van projecttaken vast te leggen. Gebruik dashboard om elke maand alle taken op uw Trello-borden bij te houden, zoals achterstallige taken of projecten.
Trello Inbox AI analyseert Slack- en Teams-berichten die zijn opgeslagen in Trello Inbox om deadlines, prioriteiten en actiepunten te extraheren.
Belangrijkste functies van Trello
- Stel regels in om automatisch kaarten te verplaatsen, teamleden toe te wijzen of checklist te maken op basis van specifieke triggers met Butler, de automatiseringstool van Trello.
- Breid de mogelijkheden van uw werkruimte uit door deze te verbinden met uw bestaande tech stack met Power-Ups.
- Met Trello Inbox kunt u taken vastleggen uit vergader-aantekeningen, berichten, e-mail en spraaknotities.
- Taak sleepen en neerzetten vanuit uw Trello inbox of -borden rechtstreeks naar uw Planner.
- Met vooraf opgestelde sjablonen voor projectmanagement kunt u alle details met betrekking tot meerdere projecten op een gestructureerde manier vastleggen.
Voordelen van Trello
- Intuïtieve interface die zowel mobiele als desktoptoegang ondersteunt voor werk onderweg
- Integreert met meer dan 200 tools via Power-Ups
Trello nadelen
- Voor geavanceerde rapportage en projectoverschrijdende bijhouden zijn betaalde Power-Ups vereist.
- Voor grotere of complexe projecten zijn vaak meerdere borden nodig om georganiseerd te blijven.
Prijzen van Trello
- Free
- Standaard: $ 6/maand per gebruiker
- Premium: $12,50/maand per gebruiker
- onderneming: $17,50/maand (jaarlijks gefactureerd)
Trello-beoordelingen en recensies
- G2: 4,5/5 (meer dan 13.700 beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (meer dan 23.600 beoordelingen)
Waarom het geweldig is voor het beheren van meerdere prioriteiten
Trello benadrukt de prioritering van projecten door middel van visuele aanwijzingen, waardoor snelle veranderingen tussen verschillende boards mogelijk worden. Automatisering en integraties stroomlijnen de verplaatsing van taken naarmate plannen evolueren. Dit is vooral effectief voor dynamische omgevingen.
Wat zeggen echte gebruikers over Trello?
Dit is wat een Capterra-gebruiker te zeggen had:
Ik gebruik Trello al meer dan tien jaar. De gratis versie heeft verschillende iteraties ondergaan, maar biedt nog steeds veel waarde voor je geld – vooral in een bureau-/adviesinstallatie waar de prijs per zetel voor incidenteel gebruik door clients onbetaalbaar is. Ik merk dat mijn clients het gebruiksgemak in vergelijking met alternatieven erg waarderen.
Ik gebruik Trello al meer dan tien jaar. De gratis versie heeft verschillende iteraties ondergaan, maar biedt nog steeds veel waarde voor je geld – vooral in een bureau-/adviesinstallatie waar de prijs per zetel voor incidenteel gebruik door clients onbetaalbaar is. Ik merk dat mijn clients het gebruiksgemak in vergelijking met alternatieven erg waarderen.
📮 ClickUp Insight: Slechts 7% van de professionals zegt voornamelijk op AI te vertrouwen voor taakbeheer en organisatie. Een reden hiervoor zou kunnen zijn dat de meeste tools slechts beperkte gebieden bestrijken, zoals kalenders, takenlijsten of e-mail.
Met ClickUp gaat AI nog een stap verder. Het verbindt uw e-mail, communicatie, agenda, taken en documenten op één plek. U kunt zelfs vragen: "Wat zijn mijn prioriteiten vandaag?" en ClickUp Brain scant uw werkruimte om u een duidelijke, op urgentie gebaseerde lijst te geven. Op die manier brengt ClickUp de kracht van vijf of meer apps samen in één eenvoudige superapp.
Andere opmerkelijke vermeldingen
Hier zijn enkele andere projectmanagementtools die prioriteitconflicten voorkomen:
- Monday. com: Hiermee kunt u prioriteiten toewijzen, werkbelastingen visualiseren en follow-ups voor meerdere projecten automatiseren. In de tijdlijn-, kalender- en werklastweergaven worden capaciteitproblemen vroegtijdig zichtbaar, zodat u de werkbelasting opnieuw in evenwicht kunt brengen.
- Notion: Combineert taken, documenten, vergadering aantekeningen en databases op één plek, zodat er niets verloren gaat in verspreide tools. Dankzij gekoppelde databases kunt u zien hoe taken in verschillende projecten met elkaar verband houden, waardoor u gemakkelijker verschuivende prioriteiten kunt opsporen en deze op één plek kunt bijwerken.
- Jira: Voor product- en engineeringteams gebruikt Jira sprints, backlogs en het bijhouden van afhankelijkheden om prioriteiten te rangschikken. Roadmaps laten zien hoe veranderingen in het ene project andere projecten beïnvloeden, waardoor knelpunten bij het beheren van parallelle initiatieven worden voorkomen.
- Smartsheet: Een PM-tool in spreadsheetstijl met Gantt-, Grid- en kaart-weergaven. Het bijhouden van kritieke paden en het beheren van afhankelijkheden maken het eenvoudig om prioriteiten te herzien en planning aan te passen. Handig wanneer meerdere tijdlijnen tegelijkertijd lopen.
- Wrike: Dankzij realtime dashboards en statusgestuurde automatisering worden wijzigingen in prioriteiten direct zichtbaar. Werklastgrafieken laten zien welke teamgenoten overbelast zijn, terwijl aanvraagformulieren binnenkomend werk routeren zonder bestaande prioriteiten te verstoren.
- Airtable: Een taakbeheerder in databasestijl die gerelateerde projecten met elkaar verbindt via gekoppelde records. Weergaven zoals Galerij, Kanban en Tijdlijn helpen u bij het visualiseren van verschuivende prioriteiten en capaciteit tussen teams.
- Teamwork: Ontwikkeld voor bureaus die meerdere klanten tegelijkertijd bedienen. Tijdsregistratie, werklastgrafieken en winstgevendheid op projectniveau helpen teams prioriteit te geven aan werk dat omzet genereert.
💡 Pro-tip: Volgens de 'Peak-End '-regel beoordelen mensen ervaringen grotendeels op basis van hoe ze zich voelden op het hoogtepunt en aan het einde, niet op basis van de totale duur. Bij taakbeheer kan het vroeg voltooien van sleutelprioriteiten of het afsluiten van de dag met kleine overwinningen de motivatie een boost geven.
Hoe u meerdere prioriteiten effectief kunt beheren (tips + best practices)
Tools kunnen u slechts tot op zekere hoogte helpen. Wanneer u moeite heeft om werk voor meerdere projecten te organiseren en te beheren, helpen deze strategieën u om alles op schema te houden:
Sla uw werkstroom op en maak er sjablonen van
Stel je voor: je hebt net de marketingcampagne voor het laatste kwartaal van het jaar afgerond en je maakt je klaar voor het volgende jaar. Je weet niet meer hoe de instelling van het dashboard voor rapportage was.
Bovendien beheert u meerdere projecten. U weet niet zeker wat de oorspronkelijke componenten zijn, dus hoe kunt u de campagne repliceren zonder cruciale taken en details over het hoofd te zien?
✅ Oplossing: Maak sjablonen voor belangrijke werkstroom. Op die manier kunt u bij het starten van een nieuw project de gegevens eenvoudig plug-and-play gebruiken. Ga sneller en efficiënter aan de slag.
💡 Pro-tip: gebruik de sjabloon voor statusrapporten voor meerdere projecten van ClickUp om al uw projecten toegankelijk en georganiseerd te houden.
U krijgt een weergave van alle noodzakelijke details, waaronder de projectfase, status, kosten, kwaliteit en tijdlijnen. Met tag, subtaken, prioriteit labels en meerdere toegewezen personen wordt u op de hoogte gebracht wanneer er vertragingen en belemmeringen zijn.
2. Stel meedogenloos prioriteiten voor werk
Wanneer u meerdere prioriteiten beheert, voelt alles urgent aan.
U springt van taak naar taak, beantwoordt berichten en woont vergaderingen bij. Aan het einde van de dag is uw werkelijke prioriteit nog steeds niet gedaan.
✅ Oplossing: Pas de Ivy Lee-methode toe.
Schrijf aan het einde van elke werkdag de zes belangrijkste taken voor de volgende dag op en rangschik ze op volgorde van prioriteit. Concentreer u op het één voor één voltooien van deze taken en ga pas verder met de volgende taak als u de vorige hebt voltooid.
⚒️ Snelle tip: Aan het einde van de dag, wanneer uw hersenen moe zijn, kunt u ClickUp Brain gebruiken om uw leven gemakkelijker te maken. Gebruik het om:
- Spreek uw prioriteit-lijst in plaats van deze te typen. Brain MAX's Talk to Text legt uw stem vast en zet uw gedachten om in taken.
- ClickUp Brain doorzoekt taken, chats, documenten, bijlagen – zelfs binnen pdf's – en geeft u het antwoord met zijn Enterprise Search. U verspilt geen tijd met het doorzoeken van projectgegevens en krijgt direct wat u nodig hebt.
- De AI Notetaker neemt automatisch deel aan gesprekken, transcribeert, haalt actiepunten eruit, wijst ze toe aan de juiste persoon en koppelt ze terug aan het project.
- Maak een einde aan de wildgroei aan AI met één app voor al uw werk. Brain maakt de prioriteiten tussen taken, documenten, berichten, spreadsheets, vergader-aantekeningen en zelfs apps van derden met elkaar in verbinding, zodat het belangrijkste werk onmogelijk te negeren blijft.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor het bijhouden van meerdere projecten, zodat uw projecten op rolletjes lopen
3. Bepaal in het begin doelen, plannen en verwachtingen
Zonder een standaard projectplanningsproces of een duidelijke projectmanagement-methodologie wordt elk nieuw project anders beheerd.
Het resultaat? De resultaten worden inconsistent, projectmanagers vinden het wiel opnieuw uit en teams werken vanuit verschillende aannames. Niemand heeft een uniform weergave van prioriteiten, eigendom of tijdlijnen.
✅ Oplossing: Plan het proces en de verantwoordelijkheden nog voordat het project van start gaat.
Op projectniveau kunt u doelen, mijlpalen, afhankelijkheden en feedback-/goedkeuringsstappen schetsen. Op programmaniveau kunt u doelstellingen op teamniveau vaststellen en laten zien hoe deze in verbinding staan met de bedrijfsdoelstellingen.
Wanneer verwachtingen vooraf worden gedefinieerd, wordt teamsamenwerking eenvoudiger en wordt uitvoering herhaalbaar, vooral wanneer uw taakbeheersoftware sjablonen en projectstarters ondersteunt.
⚒️ Snelle hack: Zodra u de doelen, mijlpalen, deliverables en eigendom in uw project-document hebt uiteengezet, voegt u AI-kaarten toe aan uw ClickUp-dashboard om die verwachtingen zichtbaar te houden en automatisch bij te werken.
Gebruik AI-kaarten om:
- Toon het doel en de projectstatus in realtime
- Voeg een AI Executive Summary Card toe aan uw project dashboard voor een overzicht op hoog niveau van de status, kosten, tijdlijn en risico's.
- Gebruik een AI StandUp Card in startpagina, zodat elke eigenaar precies kan zien waarvoor hij vandaag verantwoordelijk is.
4. Breng werklasten in evenwicht door naar het werk in verschillende projecten te kijken
Wanneer u elk project op een andere plek plant, kunt u niet zien al het werk dat iemand voor verschillende projecten doet.
U vertrouwt erop dat de persoon u laat weten of de werklast te laag of te hoog is. U komt er pas achter als deadlines worden gemist of wanneer ze zich uiteindelijk uitspreken. Dit doet afbreuk aan het hele doel van efficiënte toewijzing van middelen.
✅ Oplossing: De eerste stap om dit op te lossen is al uw projecten op één plek beheren (hint: projectmanagementtool). Vervolgens wilt u alle taken in elk project zien en aan wie ze zijn toegewezen.
Op basis hiervan kunt u taken verwijderen of delegeren om projecten op schema te houden en burn-out te voorkomen. Maar vergeet niet dat niet alle PM-tools voorzien zijn van tools voor resourcebeheer of een filter voor de werklastweergave. Kies dus verstandig.
💡 Pro-tip: Met de werklastweergave van ClickUp kunt u de beschikbare capaciteit van elke persoon visualiseren op basis van tijdsinschattingen, story points of aangepaste inspanningsvelden. De capaciteit van elke persoon wordt weergegeven in rood, groen of geel, zodat u in één oogopslag hun werklast kunt zien.
👀 Wist u dat? 'Multitasking' is een verkeerde benaming. Het menselijk brein kan niet twee of meer taken tegelijkertijd uitvoeren. Onderzoek wijst uit dat wanneer we meerdere taken tegelijkertijd proberen uit te voeren, ons brein 'taakwisselingen' uitvoert. De toegenomen vraag naar de neurocognitieve systemen die controle en aanhoudende aandacht ondersteunen, leidt tot tragere prestaties en meer fouten in vergelijking met het focussen op één taak.
Effectief prioriteiten stellen met de projectmanagement van ClickUp
Zeg vaarwel tegen de chaos van concurrerende prioriteiten door deze eenvoudige maar krachtige strategieën te implementeren.
In combinatie met een projectmanagementtool zoals ClickUp kunt u de voortgang van projecten bijhouden, georganiseerd blijven en elke keer weer de projectdoelen behalen.
Meld u gratis aan bij ClickUp om taken optimaal te prioriteren.