Una ricerca di Gartner mostra che la scarsa qualità dei dati costa alle organizzazioni in media 12,9 milioni di dollari all'anno. Che si tratti di un team composto da una sola persona o da mille, tale costo è determinato dallo stesso fattore: la frammentazione.
Quando la cronologia dei clienti risiede in uno strumento e il tuo lavoro quotidiano in un altro, ti ritrovi costantemente a lottare per trovare il contesto necessario a portare avanti un affare.
Il tuo CRM dovrebbe essere la base su cui si svolge effettivamente il tuo lavoro.
Questa guida ti spiega come creare un CRM altamente performante in ClickUp. Unisci i tuoi dati e le tue attività per porre fine al "carico di passare da un'app all'altra" e unificare le tue relazioni. 📈
Che cos'è un CRM?
Un sistema CRM (Customer Relationship Management) è uno strumento che archivia i dati di contatto, effettua il monitoraggio delle interazioni e gestisce le trattative lungo la tua pipeline commerciale. Offre al tuo team una visione condivisa di ogni relazione con il cliente, in modo che i follow-up, la titolarità e lo stato delle trattative rimangano sempre visibili.
In pratica, il miglior CRM non si limita a memorizzare le informazioni sui clienti, ma aiuta il tuo team a capire quale sia il passo da fare e dove si trovi il lavoro da svolgere.
In pratica, il miglior CRM non si limita a memorizzare le informazioni sui clienti, ma aiuta il tuo team a capire quale sia il passo da fare e dove si trovi il lavoro da svolgere.
In parole semplici, un CRM ti aiuta a rispondere a domande come:
- Cosa bisogna fare ora?
- Chi è questo cliente?
- Da dove proviene questo lead?
- Qual è stata l'ultima conversazione?
- In quale fase si trova l'affare?
📮 Approfondimento ClickUp: il 35% degli intervistati è passato dai fogli di calcolo a un altro strumento e lo utilizza tuttora, mentre un altro 25% sta valutando attivamente di cambiare.
Questo livello di cambiamento suggerisce che i team non sono legati ai fogli di calcolo quanto piuttosto alla familiarità. Molti sembrano essere alla ricerca di sistemi che offrano maggiore supporto man mano che il lavoro diventa più complesso.
ClickUp offre ai team un modo per effettuare questa transizione senza perdere slancio. La piattaforma include modelli predefiniti per il monitoraggio dei progetti, il CRM, l'inventario, la gestione del tempo e centinaia di altri casi d'uso, consentendo ai team di partire con un approccio strutturato invece di ricrearli da zero.
Visualizzazioni come Elenco, Tabella, Bacheca e Gantt risultano familiari agli utenti di fogli di calcolo, mentre le automazioni, l'assistenza IA e i dashboard integrati e senza codice aiutano i team a superare i limiti degli aggiornamenti manuali.
Perché creare il tuo CRM in ClickUp invece di utilizzare fogli di calcolo o uno strumento separato?
Molti strumenti CRM sono efficaci nell'archiviazione dei contatti e nel monitoraggio delle fasi delle trattative. Ma per i team in crescita, la sfida maggiore è ciò che ruota attorno alla trattativa: passaggi di consegne interni, note delle riunioni, proposte, attività di onboarding, consegna al cliente, rinnovi e reportistica.
Quando tali informazioni risiedono in strumenti separati, il tuo CRM diventa un registro della relazione, ma non il luogo in cui la relazione si sviluppa effettivamente.
ClickUp risolve questo problema riunendo dati dei clienti, attività, documenti, dashboard, chat e IA in un unico spazio di lavoro. Ciò significa che il tuo CRM può affiancare il lavoro necessario per acquisire, integrare e fidelizzare i clienti, invece di funzionare come un sistema scollegato.
Come creare un CRM in ClickUp: guida passo passo per ogni passaggio
I dati dei clienti sparsi tra fogli di calcolo, email e CRM obsoleti sono un problema comune per i team di vendita. Le informazioni sulle trattative risiedono in uno strumento, le attività in un altro e nulla collega i due.
Le informazioni sulle trattative risiedono in un sistema, le attività in un altro e il contesto del cliente va perso nel mezzo. ClickUp ti aiuta a creare un CRM che va oltre il semplice monitoraggio della pipeline. La sua gerarchia flessibile — Spazi, Cartelle, Elenchi e personalizzazione a livello di attività — ti consente di creare un sistema per lead, account, trattative, follow-up, onboarding e reportistica in un unico posto.
E poiché ClickUp combina IA, automazioni, documenti, dashboard e gestione del lavoro nello stesso spazio di lavoro, il tuo CRM può diventare un vero e proprio sistema operativo per le attività rivolte ai clienti, non solo un database.
Ecco come effettuare l’impostazione, passaggio dopo passaggio. 🛠️
Passaggio 1: Inizia con un modello CRM di ClickUp
Vai al Centro modelli di ClickUp (accessibile dal tuo avatar nell'area di lavoro o digitando /Template in qualsiasi punto di ClickUp), cerca CRM e applica il modello CRM di ClickUp a uno spazio o a una cartella.
Il modello CRM di ClickUp ti offre un punto di partenza immediato per organizzare contatti, trattative, fasi e lavoro di follow-up, senza dover creare il tuo sistema da zero.
È dotato di una struttura di cartelle che si allinea alle fasi della tua pipeline, insieme alle visualizzazioni di ClickUp come Elenco, Bacheca e Tabella. Inoltre, include campi personalizzati precaricati per aiutarti a tenere traccia del valore dell'affare, dei dettagli di contatto, della fonte del lead e della priorità. Tutto è configurato per riflettere un flusso di lavoro di vendita reale fin dal primo giorno.
Da lì, potrai personalizzarlo in base al tuo processo nei passaggi successivi.
👀 Lo sapevi? Dopo aver chiuso il 2025 a 112,91 miliardi di dollari, il mercato globale del Customer Relationship Management dovrebbe raggiungere i 126,17 miliardi di dollari quest'anno. Entro il 2034, il settore dovrebbe quasi triplicare, raggiungendo l'incredibile cifra di 320,99 miliardi di dollari, mantenendo un tasso di crescita annuale costante (CAGR) del 12,4%.
Passaggio 2: aggiungi delle viste per gestire e dare priorità ai contatti
Un CRM diventa molto più utile quando puoi visualizzare chiaramente i tuoi dati.
Le viste di ClickUp ti consentono di organizzare gli stessi dati CRM in modi diversi a seconda di ciò che ti serve visualizzare. Per aggiungere una vista, clicca sulla barra delle viste nella parte superiore di qualsiasi spazio, cartella o elenco e seleziona la vista desiderata.
Ecco le quattro visualizzazioni più utili per il tuo sistema CRM:
- La vista Bacheca mostra la tua pipeline sotto forma di bacheca Kanban, dove ogni colonna rappresenta una fase dell'affare. Trascina le schede tra le colonne man mano che gli affari avanzano nella pipeline, offrendo al tuo team una panoramica in tempo reale dello stato della pipeline
- La vista Tabella funziona come un foglio di calcolo, dove ogni riga rappresenta un contatto o un'opportunità e ogni colonna un campo. È l'opzione migliore per effettuare la modifica in blocco dei record, confrontare i valori tra le opportunità o esportare i dati
- La vista Elenco organizza i contatti e le trattative in un elenco di attività che può essere raggruppato per stato, assegnatario o qualsiasi campo personalizzato. Usala per filtrare in base a segmenti specifici, come tutte le trattative aperte assegnate a un determinato rappresentante
- La vista Calendario mappa le attività in base alla data di scadenza, così puoi vedere i follow-up imminenti senza dover passare a un'app di calendario separata
💡 Consiglio da esperto: prima di una riunione importante, non perdere 20 minuti a setacciare mesi di thread di commenti e vecchi documenti per capire a che punto è un affare.
Basta chiedere a ClickUp Brain di riassumerti l'intera cronologia della relazione. In pochi secondi ti fornirà i punti critici, l'ultima interazione e i passaggi successivi. Potrai così presentarti al tuo incontro con il contesto completo e senza lo stress della preparazione.
Passaggio 3: aggiungi campi personalizzati per tenere traccia delle informazioni di contatto
Un semplice elenco di attività con solo i nomi offre poco valore. Senza dati strutturati, i rappresentanti non possono filtrare per fonte dei lead, ordinare per valore dell'affare o effettuare il monitoraggio dei contatti recenti.
I campi personalizzati di ClickUp trasformano un semplice elenco di attività in un database di contatti ricercabile e filtrabile. Ogni campo memorizza un dato specifico direttamente nel record dell'attività.
Per aggiungere un campo personalizzato, clicca sull'icona + sopra qualsiasi colonna della vista Elenco o Tabella, scegli un tipo di campo e assegnagli un nome. Puoi aggiungere tutti i campi necessari al tuo processo, che verranno applicati in modo coerente a tutti i record presenti in quell'elenco o cartella.
Ecco i tipi di campo più importanti per il monitoraggio CRM:
| Tipo di campo | Ideale per |
|---|---|
| Salvare gli indirizzi email dei contatti direttamente nella scheda | |
| Telefono | Registrare i numeri di telefono in modo che i rappresentanti non debbano cercare tra i contatti |
| Elenco a discesa | Classificazione per fonte del lead, settore, fase della trattativa o regione |
| Valuta | Monitoraggio del valore delle trattative e ordinamento della pipeline in base al potenziale di fatturato |
| Data | Registrazione delle date dell'ultimo contatto, delle scadenze per il follow-up e dei periodi di rinnovo |
| Etichette | Assegnazione di tag ai contatti con più attributi per il filtraggio intersettoriale |
| Testo | Aggiungi note libere, come lo stile di comunicazione preferito di un contatto |
| Numero | Monitoraggio del numero di dipendenti, della durata dei contratti o di qualsiasi altro dato numerico |
🤖 La configurazione dei campi personalizzati ti permette di organizzare i tuoi dati, ma diventare AI Native ti consente di sfruttarli al meglio.
Ma Pat Henderson di path8 Productions dimostra che non è necessario essere un esperto di tecnologia per creare un'azienda "autonoma".
Utilizzando ClickUp Agent Builder, Pat ha trasformato i suoi documenti e dati interni in un agente AI privato e affidabile. Invece di passare la giornata a rispondere a domande sullo stato dei progetti o sulle procedure di sistema, il team di Pat invia semplicemente un messaggio diretto all'agente.
Perché funziona per i team in crescita:
- Nessuna allucinazione: poiché l'agente è programmato per leggere solo i tuoi documenti di sistema verificati, non inventerà risposte né fornirà consigli generici
- Nessuna curva di apprendimento tecnica: se riesci a descrivere il tuo flusso di lavoro in parole semplici, puoi creare un agente
- Scalabilità immediata: puoi creare più agenti per diversi reparti (Commerciale, Operazioni, Produzione) che operano tutti sulla base della stessa unica fonte di verità
Guarda questo Clip per scoprire come path8 è diventata un'azienda nativa per l'IA senza alcuna esperienza precedente in materia:
Passaggio 4: Crea stati personalizzati per la tua pipeline commerciale
Gli stati predefiniti delle attività come "Aperto" e "Chiuso" non hanno molto senso nel contesto commerciale.
Gli stati personalizzati di ClickUp ti consentono di sostituire quelli per impostazione predefinita con fasi della pipeline in linea con il tuo effettivo processo di vendita. Ogni stato diventa una colonna nella tua vista Bacheca, quindi quando un rappresentante aggiorna lo stato di un'opportunità, la scheda si sposta automaticamente lungo la bacheca.
Per configurarle, vai alle impostazioni del tuo Spazio o della tua Cartella, apri la scheda "Stati" e aggiungi le tue fasi.
Ecco una struttura di base che copre la maggior parte dei processi commerciali B2B:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Nuovo lead | Il contatto è stato inserito nella pipeline ma non è stato ancora qualificato |
| Qualificato | Il lead soddisfa i tuoi criteri e vale la pena seguirlo |
| Proposta inviata | È stata effettuata la condivisione di un preventivo o di una proposta, attualmente in fase di revisione |
| Negoziazione | Entrambe le parti stanno lavorando attivamente per raggiungere un accordo |
| Chiuso Vincitore | L'affare è stato concluso e completato |
| Chiuso Perso | L'affare non è andato avanti, con un motivo registrato per la revisione |
Ecco alcune cose da fare una volta definiti gli stati:
- Assegna un codice colore a ciascuna fase in modo che i colli di bottiglia della pipeline siano immediatamente visibili sulla bacheca
- Aggiungi un campo "Motivo" ai record "Chiusi persi" in modo che il tuo team possa individuare eventuali tendenze nel tempo
Cinque o sette fasi coprono bene la maggior parte delle pipeline. Se ti ritrovi ad aggiungerne altre, di solito è segno che due fasi svolgono la stessa funzione e possono essere unite.
Passaggio 5: collega i record con le relazioni di ClickUp
I record non collegati rallentano il lavoro dei rappresentanti. Senza collegamenti chiari tra contatti, aziende e trattative, ricostruire la cronologia prima di una chiamata significa dover setacciare più schede e strumenti.
ClickUp Relazioni risolve questo problema collegando le tue attività ad altre all'interno della tua area di lavoro. Ogni collegamento è bidirezionale, quindi se colleghi un'opportunità a un contatto, il record del contatto riflette automaticamente tale connessione.
Per aggiungere una relazione, apri un'attività qualsiasi, scorri fino alla sezione Relazioni e cerca l'attività che desideri collegare. Ecco le connessioni più comuni che vale la pena impostare:
- Contatti dell'azienda: Visualizza tutte le persone associate a un account in un unico posto
- Dall'affare al contatto: scopri chi sta portando avanti ogni trattativa senza dover setacciare i thread di email
- Dall'affare al progetto: Mantieni allineati i reparti commerciali e consegna su ciò che è stato promesso e su ciò che è in corso
- Contatta l'assistenza tramite ticket: fornisci ai rappresentanti il contesto completo sui problemi in sospeso prima di una chiamata
👀 Lo sapevi? Le prime testimonianze di un "CRM" provengono dalla Mesopotamia (l'odierno Iraq). I mercanti utilizzavano tavolette di argilla per registrare le interazioni economiche e sociali, creando di fatto il primo database clienti nel 5000 a.C.
Storia di un cliente: Wallester Wallester aveva bisogno di una visione più chiara delle relazioni con i clienti in tutte le fasi: generazione di lead, onboarding e assistenza continua. Con ClickUp, il team ha riunito tutto questo percorso in un unico spazio di lavoro integrato, invece di suddividerlo tra sistemi scollegati tra loro.
ClickUp ci ha fornito una visione chiara dell'intero percorso del cliente. Dalla generazione di lead all'onboarding dei clienti e all'assistenza continua, tutto è interconnesso. Possiamo vedere a che punto si trova ogni cliente e rispondere più rapidamente: questo ha migliorato sia la velocità che la qualità del servizio.
ClickUp ci ha fornito una visione chiara dell'intero percorso del cliente. Dalla generazione di lead all'onboarding dei clienti e all'assistenza continua, tutto è in connessione. Possiamo vedere a che punto si trova ogni cliente e rispondere più rapidamente: questo ha migliorato sia la velocità che la qualità del servizio.
Passaggio 6: Crea attività per le tue trattative e i tuoi contatti
Una volta definita la struttura, inizia a creare record. Ogni attività rappresenta un contatto o un'opportunità. Molti team utilizzano elenchi separati per i contatti e le opportunità, collegati tramite le Relazioni create nel passaggio precedente.
Quando crei un'attività di ClickUp, compila i campi personalizzati (nome dell'azienda, email, valore dell'affare) e assegnala a un membro del team.
Imposta una data di scadenza per il prossimo follow-up e aggiungi note o allegati nella descrizione dell'attività. Tieni traccia dei processi in più passaggi, come le chiamate di onboarding o le revisioni dei contratti, utilizzando le liste di controllo di ClickUp in ogni attività.
⚡️ Creare manualmente le attività e compilare i campi è un buon modo per imparare la configurazione del sistema. Ma se sei a capo di un reparto che deve muoversi alla velocità della luce, hai bisogno di ClickUp Accelerator. Si tratta di una suite chiavi in mano di livello aziendale che consolida oltre 20 strumenti disconnessi in un unico spazio di lavoro convergente basato sull'IA.
Inoltre, potrai essere operativo in soli 20 giorni.
- Implementazione guidata da esperti: usufruisci di ore mensili con un partner di servizi che ti aiuterà ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro e a garantire che il tuo team sia nativo per l'IA fin dal primo giorno
- 10 Super Agenti per reparto: avrai a disposizione colleghi virtuali basati sull'IA, creati appositamente per il tuo flusso di lavoro, che tu operi nel marketing, nei servizi o nel project management
- Convergenza completa dell'IA: ClickUp AI collega i tuoi documenti, le tue attività e le tue chat, fornendo all'IA il contesto necessario per automatizzare completamente il tuo lavoro
- Accesso diretto ai migliori modelli di linguaggio (LLM): ottieni ChatGPT, Claude, Gemini e altri modelli di linguaggio di punta in un unico posto senza dover gestire più sottoscrizioni
Suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo CRM ClickUp
Il tuo CRM è pronto. Ma senza le giuste abitudini quotidiane, le trattative continuano a sfuggirti.
Ecco come garantire il corretto funzionamento della tua pipeline dopo la configurazione.
Integra ClickUp con i tuoi strumenti preferiti
Usa le integrazioni di ClickUp per effettuare la connessione e tenere tutte le tue attività commerciali sotto lo stesso tetto.
Collega facilmente Everhour, Outlook, Slack, Zendesk e migliaia di altri strumenti utilizzando le integrazioni native. È semplice e aiuta a far funzionare tutto in modo fluido.
Automatizza le attività ripetitive del CRM
L'assegnazione manuale delle trattative, l'invio di promemoria e l'utilizzo di liste di controllo riducono il tempo dedicato alle attività commerciali. Secondo una ricerca sul CRM, le aziende che implementano un sistema CRM registrano un aumento medio del 29% del fatturato.
Elimina il lavoro ripetitivo con le automazioni di ClickUp: regole di trigger e azione che puoi impostare senza codice. Clicca sull'icona del fulmine in qualsiasi Spazio, Cartella o Elenco, scegli il tuo trigger e definisci l'azione.
Ad esempio:
- Quando lo stato cambia in "Qualificato": assegna automaticamente l'opportunità a un addetto commerciale
- Quando arriva una data di scadenza: pubblica un promemoria di follow-up su Slack o crea una nuova attività
- Quando è impostata la fonte del lead: applica un modello di lista di controllo per quel tipo di lead
💡 Suggerimento da esperto: In passato, creare flussi di lavoro automatizzati significava concatenare complicati trigger "se/allora" e mappare campi infiniti. Ora basta dire a ClickUp Brain cosa vuoi in un linguaggio semplice. Digita: "Quando lo stato di un'opportunità cambia in 'Chiusa - Vincita', crea un'attività di avvio e assegnala al team di onboarding", e ClickUp AI creerà l'automazione.
Usa i dashboard di ClickUp per la reportistica CRM
Monitora lo stato della pipeline in tempo reale creando una dashboard ClickUp. Al suo interno, puoi sovrapporre widget visivi per una maggiore personalizzazione.
Aggiungi widget come:
- Grafico a barre (affari nel tempo)
- Grafico a torta (opportunità per fase)
- Calcolo (valore totale della pipeline)
- Tabella (elenco dettagliato delle trattative)
Filtra ogni widget in base alla tua cartella CRM per mantenere i dati ben organizzati.
🎥 Oltre al monitoraggio interno della pipeline, puoi anche creare dashboard rivolte ai clienti per effettuare la condivisione dello stato di avanzamento dei progetti, dei risultati attesi e delle metriche chiave con i clienti. Guarda questo tutorial passo passo per scoprire come creare dashboard personalizzate per i clienti in ClickUp:
Accedi al tuo CRM dall'app mobile di ClickUp
Le trattative non aspettano che torni alla tua scrivania. Aggiorna lo stato delle trattative dopo una riunione, aggiungi note o controlla i dashboard della pipeline da qualsiasi luogo utilizzando l'app mobile ClickUp su iOS o Android. Rimani informato sulle modifiche alle attività e sui prossimi follow-up grazie alle notifiche push, così nulla si bloccherà mentre sei fuori sede.
Crea un CRM dove il tuo team lavora già
Il tuo CRM non deve necessariamente essere una piattaforma separata e costosa. I requisiti fondamentali (dati di contatto strutturati, una pipeline visiva, follow-up automatizzati e reportistica) possono essere integrati nell'area di lavoro in cui il tuo team gestisce i progetti e comunica.
Man mano che il tuo team cresce, puoi aggiungere nuovi campi, automazioni e visualizzazioni senza dover migrare a uno strumento diverso. Il tuo CRM può risiedere proprio dove il tuo team lavora già.
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Domande frequenti
ClickUp può sostituire uno strumento CRM dedicato?
Sì. ClickUp può sostituire uno strumento CRM dedicato e ti consente di gestire l'intera pipeline all'interno del tuo spazio di lavoro grazie a flussi di lavoro CRM, campi personalizzati e dashboard. Inoltre, ClickUp Brain e gli agenti AI possono aiutarti a redigere aggiornamenti, riassumere il contesto dell'account e automatizzare i follow-up.
Come posso importare i dati CRM esistenti in ClickUp?
Puoi importare contatti e trattative tramite upload CSV direttamente in un elenco ClickUp. ClickUp mappa le colonne del tuo foglio di calcolo ai campi personalizzati in modo che la struttura dei dati venga trasferita. Per una sincronizzazione continua da un altro CRM, utilizza una connessione Zapier o Make per mantenere i dati aggiornati automaticamente.
Qual è la differenza tra il CRM di ClickUp e strumenti come HubSpot o Salesforce?
HubSpot e Salesforce sono CRM appositamente progettati con funzionalità avanzate di automazione delle vendite e del marketing. ClickUp è uno spazio di lavoro convergente in cui il CRM coesiste con la project management, i documenti e la comunicazione del team. I tuoi dati di vendita non sono isolati dal resto del tuo lavoro. I CRM dedicati si concentrano sulle funzionalità commerciali; ClickUp elimina la proliferazione di strumenti centralizzando tutto.
Quali tipi di team traggono i maggiori vantaggi dalla creazione di un CRM in ClickUp?
I team di vendita, le agenzie, le startup e i team operativi che già utilizzano ClickUp per il project management ne traggono il massimo valore. Evitano di aggiungere un altro strumento e mantengono i dati dei clienti collegati ai flussi di lavoro di consegna.