La maggior parte delle persone usa OneNote come un taccuino digitale. Scrivi qualcosa, dimentichi dove l'hai messo e non lo ritrovi più. Quella non è una base di conoscenza, è un cimitero di buone idee.
Una vera base di conoscenze funziona in modo diverso. Crea connessioni tra ciò che impari, fa emergere ciò di cui hai bisogno e diventa sempre più utile col passare del tempo. OneNote ha tutto ciò che ti serve per crearne una, se sai come impostarla nel modo giusto.
Questa guida offre un sistema chiaro e dettagliato e spiega come creare una base di conoscenze in OneNote. Tratteremo anche ClickUp come potente alternativa per chi desidera portare la propria gestione delle conoscenze a un livello ancora superiore.
Che cos'è una knowledge base di OneNote?
Una base di conoscenza di OneNote è un sistema strutturato e ricercabile integrato in OneNote in cui puoi archiviare, organizzare e stabilire connessioni con tutto ciò che vale la pena conservare.
Considerala come la tua Wikipedia personale, costruita attorno al tuo lavoro, al tuo modo di pensare e alla tua vita. A differenza di un insieme casuale di note, una base di conoscenza in OneNote ha uno scopo preciso. I tuoi appunti sono collegati tra loro, seguono una struttura coerente e sono organizzati in modo da poter trovare facilmente ciò che cerchi. È la differenza tra una biblioteca e una pila di libri.
Una base di conoscenze in OneNote può contenere qualsiasi cosa: appunti delle riunioni, ricerche, procedure operative standard, riferimenti ai progetti, registri di apprendimento, idee e altro ancora.
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Prima di addentrarti nei dettagli di OneNote, guarda questa panoramica per comprendere i principi fondamentali e le best practice per la creazione di qualsiasi base di conoscenza interna che il tuo team utilizzerà.
Vantaggi dell'utilizzo di OneNote come base di conoscenza
OneNote offre un modo semplice per iniziare a gestire le conoscenze. Ecco i vantaggi principali:
- Nessun costo aggiuntivo: se il tuo team dispone già di sottoscrizioni a Microsoft 365, puoi iniziare subito a creare la tua knowledge base senza alcuna spesa aggiuntiva
- Interfaccia familiare: la maggior parte dei dipendenti ha già utilizzato OneNote, il che riduce notevolmente la curva di apprendimento e ne favorisce l'adozione
- Accesso multipiattaforma: il tuo team può visualizzare e modificare la knowledge base su Windows, Mac, browser web e dispositivi mobili, con tutte le modifiche in corso di sincronizzazione automatica
- Tipi di contenuto flessibili: non sei limitato al solo testo. Puoi incorporare immagini, allegare file, creare tabelle, registrare note audio e persino includere diagrammi scritti a mano in una singola pagina
- Ricerca integrata: la funzione di ricerca di OneNote è in grado di trovare contenuti in tutti i tuoi blocchi appunti. Utilizza persino il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per individuare il testo all'interno di immagini e screenshot
- Collaborazione in tempo reale: più membri del team possono collaborare in tempo reale, effettuando la stessa modifica sulla stessa pagina contemporaneamente per aggiornare i documenti insieme.
- Accesso offline: puoi visualizzare e effettuare le modifiche alla tua base di conoscenze anche senza una connessione a Internet. Le modifiche verranno eseguite automaticamente durante la prossima sincronizzazione.
🧠 Curiosità: uno dei primi esempi di manuale d'uso è il Meccanismo di Antikythera, un antico computer analogico greco risalente al 100 a.C. Le istruzioni erano infatti incise direttamente sulle sue lastre di bronzo. Questi manuali spiegavano come utilizzare gli ingranaggi per prevedere le eclissi e le traiettorie planetarie, rendendolo la prima interfaccia utente documentata al mondo.
Come creare una base di conoscenze in OneNote
Creare un wiki funzionale in OneNote è semplice e richiede meno di un'ora per la configurazione iniziale. I passaggi seguenti funzionano su OneNote per Windows, Mac e sul web, anche se l'interfaccia potrebbe presentare lievi variazioni.
Queste istruzioni saranno chiare e concise. 🛠️
Passaggio n. 1: crea un nuovo blocco appunti
Per prima cosa, apri OneNote e seleziona Nuovo. Assegna al tuo blocco appunti un nome chiaro e descrittivo che tutti possano comprendere, come "Base di conoscenza aziendale" o "Wiki [Reparto]".
Successivamente, sceglierai dove salvarla. Questa scelta è importante per la condivisione:
- OneDrive: Ideale per le basi di conoscenza personali o per team molto piccoli in cui una sola persona gestisce la condivisione
- SharePoint: La scelta giusta per le basi di conoscenza a livello di reparto o aziendale. Il salvataggio su un sito SharePoint garantisce che il blocco appunti sia di proprietà del team
🔍 Lo sapevi? Prima che la carta di pasta di legno diventasse economica, i documenti di alta qualità venivano realizzati su pergamena. Si trattava letteralmente di pelle di vitello tesa. Poiché era molto costosa, gli scribi spesso raschiavano via il testo vecchio per scriverci sopra cose nuove. Questi documenti "riciclati" sono chiamati palinsesti.
Passaggio n. 2: imposta le sezioni per le categorie
Ora, crea delle sezioni che fungano da categorie principali per la tua base di conoscenza. Considerale come i capitoli principali del tuo wiki.
Se hai molti argomenti, puoi raggruppare le sezioni correlate in un gruppo di sezioni. Ad esempio, un gruppo "Reparti" potrebbe contenere sezioni dedicate a Marketing, Commerciale e Ingegneria.
Inizia con cinque-otto sezioni principali per evitare di sopraffare gli utenti. Potrai sempre aggiungerne altre in seguito. Usa nomi chiari e orientati all'azione. Ad esempio, "Processo di inserimento" è molto meglio di un titolo generico come "Nuovi assunti".
Ecco una struttura semplice per iniziare:
- Introduzione e onboarding
- Politiche e procedure
- Guide su strumenti e software
- Contatti e ruoli del team
- Modelli e risorse
- Domande frequenti (FAQ)
💡 Suggerimento da esperto: Prendi l'abitudine di inserire la data dell'ultimo aggiornamento in cima a ogni pagina. Questo piccolo dettaglio rassicura i lettori sul fatto che le informazioni siano aggiornate e affidabili.
Passaggio n. 3: Aggiungi e organizza le pagine
All'interno di ogni sezione, crea pagine per singoli articoli, guide o argomenti.
Per creare una struttura logica, puoi trasformare le pagine in sottopagine. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse su una pagina nel riquadro di navigazione e selezionare Crea sottopagina. In questo modo la pagina viene indentata e collegata visivamente alla pagina principale che si trova sopra di essa.
Una convenzione di denominazione coerente è fondamentale per mantenere la tua base di conoscenze facilmente navigabile. È inoltre buona norma creare una pagina Indice all'inizio di ogni sezione. Questa può contenere collegamenti agli articoli più importanti all'interno di quella categoria, fungendo da guida rapida per quell'argomento.
Passaggio n. 4: crea e formatta i tuoi contenuti
Quando scrivi i tuoi contenuti, dai priorità alla chiarezza e alla leggibilità. Nessuno vuole leggere un muro di testo. Usa gli strumenti di formattazione integrati in OneNote per rendere le tue informazioni facili da assimilare.
- Usa i titoli: Suddividi gli articoli lunghi in parti logiche con titoli e sottotitoli (usa scorciatoie come Ctrl+Alt+1 per il Titolo 1)
- Aggiungi elementi visivi: uno screenshot o un diagramma ben posizionato può spiegare un processo complesso molto più rapidamente del solo testo
- Mantieni i paragrafi brevi: cerca di scrivere due o tre frasi per paragrafo, in modo che il contenuto sia facile da leggere su qualsiasi dispositivo
- Contrassegna gli elementi importanti: applica tag predefiniti come Da fare, Importante o Domanda per mettere in evidenza le informazioni chiave o le azioni da intraprendere
Puoi anche creare un modello di pagina da una pagina esistente, il che è utile per tipi di documenti ricorrenti come appunti di riunioni o riepiloghi/riassunti di progetto. In questo modo ogni voce avrà un layout coerente.
🔍 Lo sapevi? Durante la missione Apollo 11, scattò un allarme 1202 perché il computer del modulo lunare era sovraccarico di dati. La missione stava per essere interrotta. Tuttavia, un giovane ingegnere di nome Jack Garman aveva documentato ogni possibile codice di errore su un "promemoria" sulla sua scrivania. Riconobbe immediatamente il codice e disse al team che era sicuro procedere, salvando così la missione.
Passaggio n. 5: collega tra loro pagine e sezioni collegate
I collegamenti interni sono ciò che trasforma un semplice blocco appunti in un vero e proprio wiki OneNote interconnesso. Aiutano gli utenti a scoprire informazioni correlate senza doverle cercare.
Per creare un collegamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome di una pagina o sezione qualsiasi e effettua la selezione Copia collegamento alla pagina/sezione. Quindi, evidenzia il testo che desideri trasformare in un collegamento e incollalo. Per un flusso di lavoro più veloce, digita due parentesi quadre [[ seguite dal nome della pagina a cui desideri effettuare la connessione e OneNote ti suggerirà le pagine da collegare.
Crea una pagina di indice principale all'inizio del tuo blocco appunti con collegamenti a ciascuna sezione principale. Questo ti offre un punto di partenza centrale per navigare nell'intera base di conoscenze.
Passaggio n. 6: Condivisione e collaborazione con il tuo team
Il modo in cui effettui la condivisione e la collaborazione con il tuo team dipende da dove hai salvato la tua knowledge base. Se il tuo blocco appunti è archiviato in SharePoint, puoi gestire l'accesso tramite il tuo sito SharePoint o il canale Microsoft Teams associato.
Se si trova in OneDrive, fai clic sul pulsante Condividi in OneNote e invita i membri del team tramite email. Puoi impostare le autorizzazioni su Può modificare per i collaboratori o su Può visualizzare per l'accesso in sola lettura.
| Posizione di spazio di archiviazione | Ideale per | Metodo di condivisione |
| OneDrive | Uso personale o in piccoli team | Condividi tramite invito via email |
| SharePoint | A livello di reparto o aziendale | Condividi tramite il sito SharePoint o Teams |
Ricorda il principale limite di condivisione di OneNote: le autorizzazioni sono impostate a livello di blocco appunti. Non è possibile limitare l'accesso a una pagina o a una sezione specifica, quindi pianifica la struttura del blocco appunti di conseguenza.
🠠 Curiosità: La parola "file" deriva dal latino filum , che significa "thread". Prima che esistessero le cartelle o i cloud digitali, gli impiegati effettuavano il monitoraggio dei documenti praticando letteralmente un foro nell'angolo del foglio e legandoli insieme con un pezzo di spago.
Suggerimenti per organizzare la tua base di conoscenze in OneNote
Hai creato la tua base di conoscenze in OneNote, ma il lavoro non è finito. Senza una manutenzione continua, anche il wiki più organizzato può trasformarsi in una discarica digitale. Questo porta i membri del team a ricadere nelle vecchie abitudini, come chiedere ai colleghi informazioni che non riescono a trovare, vanificando così l'intero scopo di avere un repository centrale.
Per evitare che ciò accada, è necessario stabilire fin dall'inizio un solido quadro di governance del progetto. Queste abitudini manterranno la tua base di conoscenze una risorsa viva e affidabile.
- Assegna un titolare: una knowledge base senza un titolare è come un orfano. Designa una persona (o un piccolo comitato) che si occupi di mantenere la struttura, archiviare i vecchi contenuti e garantire il rispetto degli standard
- Crea una guida di stile: un semplice documento di una pagina che descriva le convenzioni di denominazione, le regole di formattazione e come utilizzare i tag garantirà la coerenza dei contenuti, indipendentemente da chi li crea
- Usa un modello di pagina coerente: per i contenuti ricorrenti, come le guide pratiche o le note delle riunioni, crea e utilizza un modello. In questo modo ogni articolo avrà una struttura prevedibile, rendendo più facile per gli utenti trovare ciò di cui hanno bisogno
- Archivia invece di eliminare: quando un documento diventa obsoleto, spostalo in una sezione dedicata all'Archivio invece di eliminarlo. In questo modo le informazioni vengono conservate nel caso in cui fossero necessarie per contestualizzare il passato
💡 Suggerimento da esperto: Pianifica un'attività ricorrente ogni tre mesi per controllare la knowledge base. È l'occasione giusta per aggiornare i contenuti obsoleti, correggere i link non funzionanti e individuare eventuali lacune informative.
Limiti di OneNote come base di conoscenza
La tua knowledge base su OneNote è stata un ottimo inizio, ma ora il tuo team sta crescendo. Il blocco appunti sta diventando lento, i nuovi assunti non riescono a trovare nulla e sei preoccupato che le informazioni sensibili siano troppo accessibili. Lo strumento che una volta era una soluzione sta diventando parte del problema.
Si tratta di un percorso comune. Sebbene OneNote sia affidabile all'inizio, i suoi limiti diventano più evidenti man mano che il tuo team e la tua knowledge base crescono.
- Nessuna autorizzazione granulare: non è possibile limitare l'accesso a una pagina o a una sezione specifica. Se devi condividere le politiche delle risorse umane con i manager ma non con l'intero team, devi creare un blocco appunti completamente separato, il che comporta un aumento del carico di lavoro.
- Cronologia delle versioni limitata: OneNote tiene traccia delle versioni delle pagine, ma ripristinare i contenuti o confrontare le modifiche tra due versioni non è semplice. Se qualcuno cancella accidentalmente un paragrafo importante, recuperarlo può essere una sfida
- Nessun flusso di lavoro di approvazione: non esistono flussi di lavoro di approvazione; i contenuti sono disponibili non appena vengono scritti, il che può portare alla condivisione di informazioni inesatte
- Ricerca incoerente: sebbene la ricerca di OneNote sia potente, può diventare lenta e restituire risultati irrilevanti nei blocchi appunti molto grandi, costringendo gli utenti a cercare manualmente ciò di cui hanno bisogno
- Sfide di scalabilità: Man mano che un blocco note cresce fino a contenere centinaia di pagine e file incorporati, dovrai affrontare notevoli sfide di scalabilità: le prestazioni diminuiscono e la semplice navigazione basata sulle schede diventa poco maneggevole
- Nessuna analisi: non hai modo di sapere quali articoli vengono visualizzati, quali termini vengono cercati o quali pagine sono obsolete. Quando si tratta di migliorare la tua knowledge base, vai alla cieca
- Collegamenti piatti: OneNote ti consente di creare collegamenti ad altre pagine, ma non mostra i backlink (ovvero quali altre pagine rimandano a questa pagina). Ciò rende difficile comprendere come le informazioni siano collegate tra loro o aggiornare o eliminare una pagina in modo sicuro senza interrompere i collegamenti altrove
🔍 Lo sapevi? La Grande Biblioteca di Alessandria fu il primo tentativo di documentare tutto ciò che esisteva nel mondo conosciuto. La cosa era presa così sul serio che ogni nave che attraccava nel porto doveva consegnare i propri rotoli. La biblioteca li copiava, conservava gli originali e restituiva le copie ai titolari.
ClickUp come alternativa alla Knowledge Base di OneNote
I team spesso adottano strumenti per prendere appunti per archiviare idee, ricerche e documentazione interna. Col passare del tempo, questi appunti si distaccano dal lavoro effettivo che supportano. Le persone cercano in più app, copiano link nelle chat e perdono il contesto durante le attività quotidiane.
ClickUp risolve questo problema attraverso un Converged AI Workspace in cui la documentazione coesiste con progetti, attività e discussioni. La conoscenza rimane collegata all'esecuzione, il che riduce la proliferazione dei servizi SaaS ed elimina il continuo cambio di contesto.
Crea una base di conoscenze strutturata utilizzando ClickUp Documenti
ClickUp Docs funge da base per la gestione delle conoscenze all'interno dell'area di lavoro. I team organizzano i documenti insieme al lavoro che essi supportano, in modo che le informazioni rimangano pertinenti e facili da individuare.
Supponiamo che un team di prodotto gestisca una knowledge base per l'inserimento dei nuovi ingegneri. Il team crea un documento con il titolo "Guida all'inserimento degli sviluppatori" che include istruzioni di configurazione, standard di codifica e link agli strumenti interni. Lo stesso documento è collegato direttamente alle attività di inserimento in ClickUp, in modo che ogni nuovo assunto possa consultare la documentazione mentre completa i passaggi richiesti.
Gli strumenti di modifica del testo avanzato all'interno di Docs rendono la documentazione facile da strutturare e da consultare. I team formattano le informazioni in modo chiaro attraverso:
- Titoli che organizzano ampie sezioni di documentazione
- Tabella che elenca dati strutturati come parametri API o accesso agli strumenti
- Emoji che evidenziano note chiave o suggerimenti rapidi
- Blocchi di codice che contengono esempi tecnici o script
Ad esempio, un manuale per sviluppatori potrebbe includere una tabella che elenca gli ambienti di gestione temporanea e produzione, mentre i blocchi di codice contengono richieste API di esempio che gli ingegneri copiano durante la configurazione.
Organizza le informazioni in modo logico utilizzando le sottopagine
Man mano che la documentazione cresce, la struttura diventa fondamentale. ClickUp Docs supporta le sottopagine nidificate che creano chiare gerarchie di conoscenza.
Ad esempio, un team di marketing crea un documento centrale denominato "Base di conoscenza del marchio". Le sottopagine suddividono il contenuto in sezioni quali linee guida sulla voce del marchio, modelli per i social media, schemi di pianificazione delle campagne e liste di controllo per la revisione dei contenuti.
Ogni sottopagina è dedicata a un argomento specifico, il che semplifica la navigazione anche quando la documentazione si espande.
📖 Leggi anche: Come gestire la documentazione (best practice e strumenti)
Condividi le tue conoscenze direttamente tramite commenti e menzioni
La documentazione richiede spesso chiarimenti o aggiornamenti. ClickUp Docs supporta commenti e menzioni che mantengono tali conversazioni collegate al contenuto.
Supponiamo che un product manager esamini un documento relativo alla roadmap e noti dettagli sulle funzionalità/funzioni ormai obsoleti.
Evidenziano la sezione, taggano il responsabile tecnico e richiedono tempistiche aggiornate. Il tecnico risponde nello stesso thread di commenti e effettua immediatamente la modifica al documento. I team risolvono i dubbi senza dover aprire strumenti di comunicazione aziendali separati.
Ascolta il parere di un utente reale dell'app:
Uso ClickUp ovunque. È fondamentale per il mio flusso di lavoro quotidiano, il piano dei progetti e la mia base di conoscenze. Adoro il fatto che tutto sia in un unico posto. Nel corso degli anni ho utilizzato molti strumenti per aiutarmi a tenere traccia del lavoro e ClickUp risolve tutti i miei problemi. Mi piace la flessibilità che ClickUp offre: ho creato tantissimi elenchi, dalla gestione delle attività, ai lavori di ristrutturazione, al project management, ai progetti software, agli investimenti immobiliari, ai verbali delle riunioni e alle informazioni di monitoraggio. Ritengo che sia uno strumento indispensabile per qualsiasi attività, dalle imprese individuali alle grandi aziende.
Uso ClickUp ovunque. È fondamentale per il mio flusso di lavoro quotidiano, il piano dei progetti e la mia base di conoscenze. Adoro il fatto che tutto sia in un unico posto. Nel corso degli anni ho utilizzato molti strumenti per aiutarmi a tenere traccia del lavoro e ClickUp risolve tutti i miei problemi. Mi piace la flessibilità che ClickUp offre: ho creato tantissimi elenchi, dalla gestione delle attività, ai lavori di ristrutturazione, al project management, ai progetti software, agli investimenti immobiliari, ai verbali delle riunioni e alle informazioni di monitoraggio. Ritengo che sia uno strumento indispensabile per qualsiasi attività, dalle imprese individuali alle grandi aziende.
Recupera le informazioni all'istante utilizzando ClickUp Brain
Man mano che la documentazione cresce, la ricerca diventa essenziale. ClickUp Brain aiuta i team a trovare le risposte tra documenti, attività e conversazioni.
Supponiamo che un Success Manager abbia bisogno della politica di escalation attuale per gli account delle aziende. Invece di sfogliare più documenti, pone direttamente una domanda a ClickUp Brain.
🌟 Prova questo prompt: Riassumi il processo di escalation dell'azienda ed elenca i team responsabili.
ClickUp Brain analizza i documenti esistenti e fornisce una spiegazione concisa insieme a link alla documentazione pertinente.
Riduci la proliferazione dell'IA utilizzando ClickUp Brain MAX
Molti team si affidano a strumenti di IA separati per scrivere, cercare e riepilogare le informazioni. ClickUp Brain MAX centralizza queste funzionalità all'interno dell'area di lavoro di ClickUp.
Ad esempio, un responsabile della ricerca detta le note delle riunioni utilizzando la funzione "Talk to Text". Brain MAX converte l'input vocale in documentazione strutturata all'interno di un documento.
In seguito, lo stesso sistema effettua ricerche tra attività, documenti e discussioni di progetto per far emergere il contesto pertinente. I team riducono la frammentazione degli strumenti e mantengono un unico livello di conoscenza intelligente in tutto l'area di lavoro.
ClickUp supporta anche l'accesso mobile, che rende le conoscenze disponibili al di fuori dell'ambiente desktop. L'app mobile consente l'accesso ai documenti offline, così i team possono consultare la documentazione durante i viaggi, il lavoro sul campo o in caso di connessione limitata.
Una volta che il dispositivo si riconnette, la sincronizzazione degli aggiornamenti avviene automaticamente e mantiene l'allineamento in tutto l'area di lavoro.
Crea una base di conoscenze che si adatta alle tue esigenze utilizzando ClickUp
OneNote è un pratico punto di partenza per una knowledge base, specialmente per i team che già operano nell'ecosistema Microsoft. Il suo successo dipende in gran parte dalla definizione di una struttura chiara, da una manutenzione costante e da una chiara titolarità; principi fondamentali per qualsiasi processo chiave, dalla gestione della conoscenza alla definizione degli obiettivi di onboarding.
Ma man mano che il tuo team cresce, crescono anche le tue esigenze di gestione delle conoscenze.
È qui che ClickUp si distingue come alternativa più scalabile. Invece di tenere la documentazione separata dall'esecuzione, ClickUp collega le conoscenze direttamente al lavoro. Con Docs, i team creano una documentazione strutturata e gerarchica che coesiste con i progetti e le attività.
Man mano che la documentazione si espande, ClickUp Brain trasforma il modo in cui i team cercano e recuperano le informazioni. Aggiungi commenti integrati, menzioni, cronologia delle versioni, modelli e documentazione collegata alle attività, e avrai un sistema intelligente che si evolve insieme al tuo flusso di lavoro.
Iscriviti oggi stesso a ClickUp.
Domande frequenti (FAQ)
1. Più membri del team possono effettuare contemporaneamente delle modifiche a una base di conoscenze in OneNote?
Sì, OneNote supporta la co-creazione in tempo reale, il che significa che più persone possono effettuare delle modifiche alla stessa pagina contemporaneamente e vedere le modifiche apportate dagli altri man mano che vengono effettuate
2. Come si confronta un wiki di OneNote con un software dedicato alle basi di conoscenza?
OneNote è ottimo per le esigenze di base, ma manca di funzionalità avanzate come autorizzazioni granulari, flussi di lavoro di approvazione e analisi che gli strumenti dedicati alle basi di conoscenza forniscono per una migliore governance e scalabilità
3. OneNote è adatto per una knowledge base a livello aziendale?
Può funzionare per le organizzazioni più piccole, ma le aziende più grandi spesso incontrano problemi relativi alle autorizzazioni, alle prestazioni e alla gestione dei contenuti che rendono una soluzione dedicata una scelta più pratica
4. Cosa succede alla mia base di conoscenze di OneNote se qualcuno lascia il team?
Se il blocco appunti è archiviato in un sito SharePoint condiviso, rimane accessibile. Tuttavia, se è stato archiviato nell'OneDrive personale di un dipendente in uscita, un amministratore dovrà trasferire la titolarità prima che l'account venga disattivato per evitare la perdita di dati.