A volte, anche i progetti, i processi e le riunioni più complessi necessitano di un semplice riepilogo/riassunto. È in questi casi che occorre un rapporto di riepilogo del progetto.
Che si tratti di un libro mastro o di un riepilogo/riassunto dei rendiconti finanziari, il report giusto può fare la differenza nell'aiutarti a semplificare il project management dei tuoi progetti. Ti consentono di ridurre concetti complessi in semplici sinossi che tengono aggiornati il tuo team di progetto e gli altri stakeholder senza richiedere troppo tempo.
Ma ovviamente non vuoi creare ogni riepilogo/riassunto di progetto da zero. Hai bisogno di strutture di project management che ti consentano di dedicare più tempo possibile al lavoro vero e proprio e il minor tempo possibile alla reportistica, il tutto mantenendo i report chiari e utili.
Ti sembra un'attività impossibile? Non con un modello di riepilogo del progetto che soddisfa le tue esigenze e il tipo di progetto! Approfondiamo l'argomento.
Che cos'è un modello di riepilogo del progetto?
Un modello di riepilogo del progetto è un report con spazi da compilare per riassumere rapidamente i dettagli del progetto e lo stato attuale del lavoro a tutte le parti interessate. È sintetizzato nei dettagli più specifici richiesti, in genere su una sola pagina o schermata, in modo che i membri del team di progetto possano vedere esattamente ciò che devono sapere a colpo d'occhio.
Allo stesso tempo, il modello di riepilogo del progetto deve essere flessibile e personalizzabile per tutti i tipi di project manager o gestori del team. I riepiloghi di progetto, o proposte di progetto, riassumono i dettagli più importanti, come le attività cardine e le tempistiche del progetto, senza spiegare eccessivamente i processi.
Questo tipo di documento dovrebbe anche essere adattato al tuo pubblico di destinazione.
Il tuo cliente ha davvero bisogno di conoscere tutti i dettagli? Oppure il tuo team legale richiede una spiegazione più approfondita?
Il modello di riepilogo del progetto può cambiare a seconda della fase del progetto. Probabilmente vorrai includere un riepilogo esecutivo del progetto nella tua proposta generale, ma devi sapere che tali dettagli potrebbero modificare i risultati finali del progetto una volta iniziato il lavoro vero e proprio.
Cosa rende efficace un modello di report di riepilogo/riassunto di progetto?
Poiché i report di riepilogo dei progetti devono essere flessibili, anche i modelli su cui sono basati devono esserlo. Non esiste un modello di riepilogo dei progetti "migliore" valido per tutti, semplicemente perché tipi diversi di progetti e destinatari richiedono un approccio unico.
Tenendo presente questo, i migliori modelli di report di riepilogo del progetto condividono alcune funzionalità comuni:
- Una semplice sezione panoramica che consente all'autore o al responsabile del progetto di riepilogare il progetto in poche parole o frasi.
- Una panoramica delle attività cardine del progetto, delle sequenze, dei budget e di qualsiasi altra risorsa tangibile che funga da guida per il lavoro.
- Un posto ben visibile dove elencare il titolare del progetto, in modo che chiunque possa contattarlo per domande o note.
- Una panoramica dei KPI di project management e dello stato del progetto nel raggiungimento degli stessi.
- Una sezione dedicata a conclusioni chiare, concise e attuabili che delinea i prossimi passaggi necessari per il team del progetto.
Oltre a ciò, si tratta solo di trovare il modello di report di riepilogo del progetto più adatto alle tue esigenze. Esamina alcune delle opzioni più popolari nell'elenco sottostante prima di fare la tua scelta.
11 modelli di riepilogo di progetto da utilizzare
Non sai da dove iniziare? Non preoccuparti: abbiamo trovato i modelli giusti per te. Dai un'occhiata ai nostri preferiti in questo elenco di 11 modelli gratis di riepilogo/riassunto del progetto per effettuare il monitoraggio dei progressi, fornire informazioni finanziarie o un semplice riepilogo dei dettagli del progetto.
Indipendentemente dal settore in cui operi, siamo certi che in questo elenco troverai uno o più modelli adatti alle tue esigenze.
1. Modello di riepilogo del progetto ClickUp
Gli aggiornamenti sui progetti non dovrebbero essere sparsi in email o persi durante le riunioni. Il modello di riepilogo del progetto ClickUp riunisce tutto in un unico documento organizzato e di facile lettura che mantiene allineati il tuo team e le parti interessate.
Con questo modello personalizzabile, puoi delineare gli obiettivi del progetto, le attività cardine, le tempistiche, le responsabilità del team e i risultati, tutto in un unico posto. Si tratta di una panoramica di alto livello del tuo progetto, progettata per comunicare lo stato del progetto in modo chiaro ed efficiente.
Essendo un documento ClickUp, supporta la collaborazione in tempo reale, consentendo ai team di commentare, modificare e rimanere aggiornati man mano che il progetto evolve. È anche possibile incorporare attività, collegare documenti e taggare i colleghi direttamente all'interno del documento per collegare il riepilogo/riassunto al flusso di lavoro.
Utilizza questo modello per migliorare la visibilità, ridurre i malintesi e fornire rapidamente informazioni utili ai responsabili delle decisioni, senza dover cercare tra note o fogli di calcolo sparsi.
Che si tratti di aggiornamenti per i team interni o per i clienti, questo modello di riepilogo del progetto ti aiuta a presentare una panoramica professionale e accurata che fa risparmiare tempo e aumenta la chiarezza del progetto.
2. Modello di riepilogo/riassunto esecutivo ClickUp
Inizieremo con un modello tanto semplice quanto efficace. Il modello di riepilogo esecutivo di ClickUp trasmette tutte le informazioni necessarie in modo rapido, in un formato facile da completare.
Come la maggior parte dei modelli di riepilogo esecutivo, questo report include una sezione panoramica insieme a una descrizione del prodotto/servizio, un'analisi di mercato e una sintesi finanziaria. Combinati, i campi di queste sezioni sono progettati per riepilogare un piano aziendale completo. Tuttavia, questo modello di report di riepilogo può essere facilmente adattato anche per riepilogare un piano di prodotto.
Per chi ha difficoltà con le parole, la codifica a colori rende il modello di riepilogo del progetto facile da seguire. Lo stesso vale per una sezione conclusiva di facile consultazione che include campi per raccomandazioni e informazioni di contatto. Mettendo tutto insieme, questo modello di rapporto di riepilogo del progetto risulta estremamente intuitivo e completo.
3. Modello di rapporto di riepilogo ClickUp
È ora di approfondire un po' di più. Il modello di rapporto di riepilogo/riassunto di ClickUp rimane comunque di alto livello, ma approfondisce alcuni dei dettagli che i tuoi stakeholder e il team del progetto ti chiedono continuamente.
Oltre alla sezione introduttiva, troverai alcuni campi espandibili che ti aiuteranno a includere informazioni quali:
- Rischi e problemi del progetto
- Risoluzioni proposte per tali problemi
- Altre conclusioni
- Elementi da intraprendere
- Raccomandazioni per il futuro
Ma soprattutto, i riepiloghi di progetto come questo raccolgono tutte le informazioni complesse in un formato semplice e di facile consultazione. Funzionano perfettamente insieme a un modello di rapporto sullo stato di avanzamento che fornisce maggiori dettagli sulla Sequenza del progetto. E se entrambi i rapporti risiedono sulla stessa piattaforma, l'integrazione risulta ancora migliore.
4. Modello di riepilogo/riassunto del programma ClickUp
Non c'è niente di meglio di una soluzione semplice per riassumere un problema complesso. Il modello di riepilogo del programma di ClickUp è progettato appositamente per questa versatilità, aiutandoti a creare una rapida panoramica di un'azienda o di un piano di progetto più ampio.
È difficile sopravvalutare quanto sia semplice questo modello di riepilogo/riassunto del progetto. Inizia con una sintesi del problema per cui è necessario il progetto, quindi passa alle note salienti su come il progetto lo risolve.
Come bonus, puoi personalizzare l'intestazione non solo con il nome della tua azienda, ma anche con il tuo logo e le informazioni di contatto. Considera il modello di riepilogo/riassunto del programma come una copertina.
Se il tuo pubblico di riferimento riceve solo questi pochi dettagli, saprà comunque esattamente perché il progetto esiste e come risolve il problema che è stato progettato per risolvere. E in fondo, non è proprio questo il senso del project management?
5. Modello di rapporto di riepilogo delle buste paga ClickUp
A chi non piace occuparsi delle buste paga? La verità è che alcuni dei calcoli finanziari e delle comunicazioni più delicati possono essere semplificati notevolmente con il giusto modello di modello di report di riepilogo del progetto. Il modello di report di riepilogo delle buste paga di ClickUp può diventare il modello di riepilogo del progetto ideale per la tua azienda.
Scarica questo modello di busta paga e otterrai campi compilabili che consentono di creare una panoramica semplice delle informazioni relative alle buste paga di tutti i tuoi dipendenti, tra cui:
- Informazioni di base sui dipendenti
- Pagamenti e detrazioni
- Attività dall'inizio dell'anno
- Crediti per ferie retribuite
- Riepilogo della retribuzione netta
- Commenti e osservazioni aggiuntivi
Poiché tutto avviene in ClickUp, puoi anche effettuare il monitoraggio di chi è il proprietario di ogni rapporto di riepilogo del progetto, chi ha contribuito e la data dell'ultimo aggiornamento. In questo modo, avrai sempre a disposizione le informazioni più recenti mentre calcoli, valuti e effettui la condivisione di importanti dati relativi alle buste paga.
6. Modello di riepilogo/riassunto dei conti finanziari ClickUp
A proposito di finanze: i budget diventano rapidamente complessi e, senza il report giusto, è facile perdere traccia delle singole spese. È qui che entra in gioco il modello di riepilogo/riassunto dei conti finanziari di ClickUp.
Si tratta di un semplice rapporto di riepilogo del progetto basato su due dimensioni: conti individuali e gruppi di conti. La visualizzazione per impostazione predefinita si concentra sui conti come voci di linea, consentendo di tenere traccia di elementi come contanti, mobili, crediti, attrezzature del negozio e altro ancora.
Nel frattempo, i gruppi contabili creano categorie generali, come contanti, attrezzature e crediti, che saranno importanti per la proposta complessiva del progetto.
Ma questo è solo l'inizio. Una volta creato il riepilogo/riassunto, puoi anche visualizzare una vista basata su elenchi o note per i gruppi di conti, oppure aggiungere campi personalizzati come il tipo di conto, credito o debito e altro ancora. Indipendentemente dalla vista o dai campi personalizzati scelti, la panoramica rimane semplice, aiutando te e il tuo team a tenere sotto controllo i budget in qualsiasi momento.
Bonus: prova questi modelli di contabilità!
7. Modello di documentazione del progetto ClickUp
A volte basta una buona documentazione di progetto per aiutare tutti a rimanere in linea con gli obiettivi e continuare a giustificare il lavoro agli stakeholder esterni. Il modello di documentazione di progetto di ClickUp è l'occasione perfetta per conservare tali informazioni.
Si tratta di un modello particolarmente utile per il tuo team di progetto. Evidenzia i membri chiave del team, insieme ai loro ruoli e responsabilità nel progetto. Descrivi le azioni, i metodi e le linee guida che tutti i membri del progetto devono seguire per portarlo avanti. Puoi anche collegare il piano del progetto, la Sequenza e il budget o riassumerli.
Sembra complicato? Questo modello ti assicura che non lo sia. Basta compilare alcuni campi e sarà pronto per essere condiviso con tutti coloro che vogliono sapere in cosa consiste il progetto e come verrà svolto il lavoro.
8. Modello di riepilogo/riassunto esecutivo ClickUp lavagna online
Proprio come il primo modello di riepilogo del progetto in questo elenco, il modello di riepilogo esecutivo Whiteboard di ClickUp ti aiuta a creare un riepilogo esecutivo. Ma ecco il vantaggio: questo modello utilizza la lavagna online Whiteboard di ClickUp, rendendolo ancora più flessibile come risultato.
Probabilmente conosci già la soluzione lavagna online di ClickUp come strumento di comunicazione visivo e intuitivo. I team possono utilizzarlo per lavorare insieme, fare brainstorming e visualizzare idee complesse. Ora, immagina quanto potrebbe essere efficace un riepilogo/riassunto esecutivo che utilizza gli stessi concetti di base.
Per essere sicuri, il tuo riassunto esecutivo probabilmente deve provenire da un unico input. Tuttavia, la stessa funzionalità drag-and-drop che rende così interessante la funzionalità di lavagna online di ClickUp può aiutarti anche in questo caso, creando riassunti flessibili per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
9. Modello di report della bacheca ClickUp
Ah, le riunioni del consiglio di amministrazione. Tutti ne abbiamo bisogno, ma (a volte) le temiamo. Immagina la differenza che potresti fare con un modello di report semplice e snello che fornisce al consiglio tutte le informazioni necessarie a colpo d'occhio. Questo è ciò che può fare il modello di report per il consiglio di amministrazione di ClickUp.
Inizia con il branding aziendale di base e i punti salienti della reportistica. Da lì, puoi passare alla reportistica sulle entrate, sulla produttività e su altre aree chiave di interesse. Le prestazioni commerciali e la reportistica sui KPI, insieme a una valutazione onesta di eventuali sfide e ostacoli, hanno tutti una propria sezione dedicata.
Naturalmente, puoi anche collegare a report più lunghi che vanno oltre i punti salienti. Ad esempio, il tuo consiglio di amministrazione potrebbe essere interessato a un piano di produttività progettato per affrontare gli ostacoli attuali. Finché tutto è creato in ClickUp, i link sono naturali e intuitivi.
10. Modello di riepilogo dello stato del progetto in MS Word
Se hai solo bisogno di una rapida panoramica dello stato di un progetto, questo modello di riepilogo dello stato del progetto potrebbe fare al caso tuo. Comprende quattro sezioni di base, ciascuna delle quali è stata progettata per occupare un singolo paragrafo:
- Una panoramica del progetto, compresa la data di inizio, lo scopo e gli eventuali KPI. Questa sezione deve rimanere coerente con ogni rapporto.
- Un elenco degli amministratori, ovvero i principali responsabili, le parti interessate e le aziende coinvolte nella realizzazione del progetto.
- Lo stato del progetto, con spazio per aggiungere quanti più dettagli possibili sui progressi verso l'obiettivo e qualsiasi altro punto saliente.
- Un elenco puntato dei problemi che potrebbero impedire il successo del progetto se non vengono affrontati.
Come per molti modelli presenti in questo elenco, il vantaggio di questa opzione è la sua semplicità. È sufficiente Microsoft Word per creare un riepilogo/riassunto accattivante e di facile consultazione dello stato del progetto ogni volta che ne avete bisogno.
11. Modello di riepilogo/riassunto del progetto di Documenti Google
Questo modello di riepilogo esecutivo del progetto è simile alla versione MS Word sopra riportata, anche se contiene alcune sfumature oltre ad essere progettato specificamente per i documenti Google:
- Una sezione dedicata ai vantaggi del progetto, che illustra in modo più dettagliato perché il progetto deve essere completato.
- Ambito del progetto, che consente di evidenziare esattamente cosa è possibile realizzare e cosa no, nonché quali risorse sono necessarie.
- Gestione del progetto, progettata per fornire un contesto su come verrà eseguito il progetto
Il modello è facilmente stampabile e scaricabile, il che lo rende perfetto per la condivisione rapida delle informazioni fondamentali su qualsiasi progetto con soggetti esterni o secondari.
Riepilogo dei migliori modelli di riepilogo del progetto
A cosa serve un modello se non semplifica il tuo lavoro? E a cosa serve un modello di riepilogo del progetto se non ti aiuta a riassumere rapidamente il tuo progetto?
Come puoi vedere, abbiamo pensato a tutto noi. Scegli uno dei modelli sopra indicati per iniziare a semplificare la comunicazione relativa al tuo progetto. Tutti questi modelli possono aiutarti a creare quei report rapidi di cui i tuoi principali stakeholder hanno bisogno per rimanere aggiornati.
E se hai bisogno di andare oltre, perché non ottimizzare l'intero sistema di project management?
Utilizza ClickUp come app di produttività per porre fine a tutte le app di produttività. È molto più di una semplice gestione di progetti e attività: offre lavagne online, dashboard, funzionalità di chat, definizione degli obiettivi e molto altro ancora. E, sì, include anche tutti i modelli di riepilogo del progetto necessari per avere successo in qualsiasi settore e per qualsiasi pubblico.
I riepiloghi di progetto e i documenti di ClickUp sono solo l'inizio. La nostra libreria di modelli contiene innumerevoli altri modelli, dalla contabilità alla progettazione, dalle attività commerciali all'assistenza. Con una versione gratuita che include 100 MB di spazio di archiviazione gratuito, attività e membri illimitati e oltre 1.000 integrazioni, è difficile trovare un motivo per non registrarsi.